Digitale adviseur

Loop je vast, of heb je een vraag die te groot is om zelf op te lossen en te klein om een consultant in te schakelen? Stel jouw vraag dan aan Zaalberg, onze digitale adviseur.

Zaalberg is jouw toegang tot een netwerk met kennis over allerlei onderwerpen: van de nieuwe selectielijst, informatieveiligheid tot bewaartermijn, van de implementatie en gevolgen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) tot het toepassen van metadatamodellen.

De kennis van een adviseur, maar dan online.

Kom je er niet uit? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder!

Maak kennis met Zaalberg

Meest recente vragen

Beste Zaalberg,

Wat is een juiste benadering voor het zaaktype en de archivering voor benoemingen of activiteiten van Kinderburgemeesters? Is dit het zaaktype ‘representatie’ en met een bewaartermijn van 1 jaar. Elk jaar is er weer nieuwe vertegenwoordiging/ benoeming.

Antwoord: 

De benoeming van een kinderburgemeester is geen zaaktype dat beschikbaar is in het model-DSP. Het is een lokale keuze van een gemeente om een kinderburgemeester te benoemen.
U dient de benoeming te zien als een vorm van aanwijzing. Representatie is dat zeker niet. Representatie is meer het regelen van speeches, bezoeken en het doen van condoleances en gelukwensen. Dit is dan ook zeker niet het zaaktype dat hierop van toepassing is.
De benoeming van een kinderburgemeester komt meer in de buurt van de benoeming van een burgemeester. Uiteraard is de procedure anders, maar de bewaartermijn (bewaren) is hetzelfde. Vanuit cultuurhistorische oogpunt wilt u de benoeming van een kinderburgemeester permanent bewaren (let dan wel op privacygevoelige persoonsgegevens).

Activiteiten van de kinderburgemeester zullen dan inderdaad meer onder ‘Representatie’ vallen met een bewaartermijn van 1 jaar.
U dient dan wel te beoordelen of u misschien activiteiten wilt uitzonderen van vernietiging.
Zowel voor de burgemeester als de kinderburgemeester geldt dat bijvoorbeeld speeches en andere handelingen een beeld kunnen schetsen hoe de functie wordt uitgevoerd. Deze documenten kunnen cultuurhistorische waarde hebben waarom u ze wilt uitzonderen van vernietigen en, op basis van de uitzonderingencategorie, permanent wilt bewaren.

Beste Zaalberg,

Onder welk procestypenummer valt ontheffing arbeidsverplichtingen / re-integratie ontheffing arbeidsverplichtingen?
(Uitkering – Sociaal Domein)

Antwoord: 

De huidige selectielijst heeft geen specifieke bewaartermijn voor een ontheffing voor een arbeidsverplichting. Dat betekent dat u moet kijken naar een mogelijk generieke uitkomst.
Een ontheffing valt standaard onder Hoofdproces 11. Als u vervolgens kijkt naar de mogelijke resultaten onder hoofdproces 11, dan zijn er 3 mogelijke resultaten die u kunt kiezen:
11.1
11.1.1 of
11.1.2
Zelf kiezen we voor 11.1.2 omdat een dergelijke ontheffing vaak ook meteen een einddatum heeft en dus geldt voor een afgebakende periode. De bewaartermijn komt dan uit op 1 jaar + de afgebakende periode.

Beste Zaalberg,

Aan mij is, door de functionaris informatiebeveiliging van de gemeente, een vraag gesteld m.b.t. bewaartermijnen logbestanden Suwinet. Ik heb zelf gezocht maar kan hier geen goed antwoord op vinden. Zoals ik het lees moet de gemeente dit zelf bepalen aan de hand van een aantal aanknopingspunten. Kunt u mij hier een antwoord op geven zodat ik dit kan delen met de functionaris informatiebeveiliging? Als deze bewaartermijnen niet echt zijn vastgelegd, welke aanknopingspunten kunnen we dan hanteren?

Antwoord: 

Allereerst moet duidelijk zijn wat bedoeld wordt met ‘loggegevens’. De definitie in artikel 12.4.1 van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid zegt daarover:
Logbestanden van gebeurtenissen die gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen registreren, behoren te worden gemaakt, bewaard en regelmatig te worden beoordeeld.

Voor deze logbestanden zijn geen duidelijke bewaartermijnen. Artikel 12.4.2.2 van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid noemt daarvoor een bewaartermijn maar zegt:
Ten behoeve van de loganalyse is op basis van een expliciete risicoafweging de bewaarperiode van de logging bepaald. Binnen deze periode is de beschikbaarheid van de loginformatie gewaarborgd.

Resultaat 19.1.24 verwijst nog naar artikel 12.4.3.2, maar deze bestaat niet meer. Dit resultaat heeft het over een bewaartermijn van 6 maanden. Of dit voldoende is voor de logbestanden voor Suwinet is niet duidelijk, al lijkt het wel redelijk.
De eigenlijke bewaartermijn van deze logbestanden zal afhankelijk zijn van de frequentie van eventuele audits die loggegevens meenemen in het beoordelen of er beveilgingrisico’s hebben opgetreden.
Probleem is dat er voorbeelden zijn geweest van hacks en datalekken die langer teruggingen dan 6 maanden. Omdat in die gevallen geen logbestanden meer beschikbaar waren was heel lastig na te gaan tot welke gegevens de hackers toegang hadden. Het ging in dit geval niet over Suwinet maar het laat wel zien dat er nog veel vragen zijn over wat de correcte bewaartermijn van logbestanden is. Vandaar de tekst van artikel 12.4.2.2.

Beste Zaalberg,

Welke bewaartermijn en volgens welke categorie (cf Gemeentelijke Selectielijst gemeenten 1996) hebben zaken van een verleende en/of geweigerde aanvraag individuele jeugdzorghulpverlening?

Antwoord: 

Gemeenten hebben pas sinds 2015 de jeugdzorg. In 2017 is de nieuwe gemeentelijke selectielijst van kracht geworden. Dat betekent dat voor de jaren 2015 en 2016 de gemeentelijke selectielijst van 1996 (actualisatie 2012) van toepassing was. De Jeugdwet 2015 komt echter niet als zodanig terug in die selectielijst.
Wel de voorganger van de Jeugdwet, de Wet op de jeugdzorg (2005-2014) wordt daarin vermeld. Onder cat. 3.8.2 staan bewaartermijnen voor de jeugdgezondheidzorg:
15 jaar na laatste contact
Deze bewaartermijn stond overigens ook in de versie van de Jeugdwet vanaf 2015 t/m 2019. In 2020 is de bewaartermijn naar 20 jaar na afhandeling gegaan en is inmiddels 20 jaar na laatste wijzing.

Voor geweigerde aanvragen staan geen specifieke bewaartermijnen in de selectielijst 1996. Advies is om deze niet langer te bewaren dan 3 jaar waarbij verwezen naar worden naar cat. 2.7, al gaat dat eigenlijk over vergunningen.

Beste Zaalberg,

Wij vragen ons af in hoeverre sociale intranet gearchiveerd dient te worden. Vanuit provisa is er een advies om dit eens per jaar te doen. Maar in de richtlijnen van archiveren overheidswebsites en vergelijkbare richtlijnen wordt intranet uitgesloten van de scope. Wettelijk kan ik geen kaders vinden voor archivering. In de selectielijst van provisa zie ik voor interne communicatie een bewaartermijn van 1 jaar staan.

Archiveren van een sociale intranet kent ook uitdagingen als:
* Intranet bevat vaak personeelsgegevens zoals een smoelenboek/wieiswie,
• is afgesloten van buiten, harvesten kan niet zomaar;
• heeft besloten groepen;
• ziet er voor iedere medewerker anders uit als het gaat om tijdlijn en groepen;
* iedereen kan posten waarbij personeelsgegevens gekoppeld zit aan het bericht.

Nu vroeg ik mij af wat is jullie advies m.b.t. archivering van sociale intranet is. En als dit gearchiveerd dient te worden hoe lang dit dan te bewaren.

Antwoord: 

De provinciale selectielijst geeft onder proces 49 alleen aan dat de website bewaard moet worden. Het gaat dan om “het publiceren van communicatie-uitingen die in belangrijke mate het beeld van de provincie bij de burgers bepalen of waaraan rechten kunnen worden ontleend”.
Intranet is wel een ‘document’ en heeft daarmee een bewaartermijn. Er zijn echter geen wettelijke bepalingen over het bewaren van een intranetomgeving. Dat geldt overigens ook voor de website, alleen wordt deze in diverse selectielijsten wel aangewezen als een document dat permanent bewaard moet worden. Er wordt dan gewezen naar het feit dat een website een historisch beeld geeft over hoe een organisatie communiceert zijn haar klanten.
Binnen de provinciale selectielijst is ‘intranet’ als een document of proces niet specifiek terug te vinden.
Er kan wel verwezen worden naar:
– Proces 47 Verstrekken van eenvoudige inlichtingen (V 1 jaar)
– Proces 48 Geven van publieksvoorlichting (V 10 jaar) waarbij een personeelslid dan even beschouwd moet worden als ‘publiek’.
Op intranet worden publicaties of mededelingen gedaan waaraan een personeelslid rechten kan ontlenen. Dat zou een reden kunnen zijn om te kiezen voor Proces 48 (V 10 jaar).
Aan de andere kant geeft u zelf al aan dat intranet vaak ook veel persoonsgegevens van personeelsleden zoals een smoelenboek bevat wat een reden is om intranet niet langer te bewaren dan noodzakelijk (proces 47 V 1 jaar).
Dan is er een redenatie dat intranet kan worden gezien als een document dat historische waarde heeft en dat deze op basis van de uitzonderingencategorie soms permanent bewaard zou kunnen worden. Dit laatste kan natuurlijk alleen als de persoonsgegevens worden verwijderd en dat zal nogal wat voeten in de aarde hebben. U geeft zelf echter al aan dat het technisch gezien een heel karwei is om intranet te bewaren. Daarom kiezen de meeste organisaties ervoor om het intranet niet te bewaren en te verwijzen naar proces 47. Voorwaarde is echter wel dat alle communicatie richting medewerkers waaraan die medewerkers rechten kunnen ontlenen, op een andere locatie worden bewaard.

Met andere woorden: omdat het bewaren van intranet heel complex is, wordt het meestal niet gedaan. Dat zou eigenlijk wel moeten omdat een intranet ook een document is dat onder de selectielijst valt. Zorg er dus voor dat als een intranet niet wordt bewaard, de informatie die op intranet staat en waaraan rechten kunnen worden ontleend, buiten intranet worden bewaard. Als u dat doet, kan het bewaren van intranet onder proces 47 vallen (V 1 jaar). De informatie die daarop staat valt dan onder proces 48 (v 10 jaar).

Beste Zaalberg,

We lopen vast met betrekking tot de bewaartermijnen in Moor (kabels en leidingen). De verleende vergunningen hebben we op 20 jaar gezet (i.s.m. de archivaris), omdat het eigenlijk na vervallen belang is 1 jaar. Maar wat te doen met de Telecom instemmingsbesluiten, mogen deze wel 1 jaar vernietigd worden na verlenen?

Antwoord: 

U moet verschil maken tussen vergunningen voor het aanleggen en hebben van kabels of leidingen en instemmingsverzoeken om werkzaamheden uit te voeren.
De eerste dient u lang te waren omdat die kabels en/of leidingen vaak lang in de grond liggen.
Instemmingsverzoeken gaan vaak om eenmalig (meestal) onderhoud te mogen uitvoeren aan kabels of leidingen. Na einde van de werkzaamheden zijn de instemmingsbesluiten niet meer relevant. Vandaar dat deze na 1 jaar vernietigd kunnen worden.

Beste Zaalberg,

Een van onze gemeenten wil vernietigen in een vakapplicatie. Dat is zeer loffelijk, maar we raken in discussie over de bewaartermijn van de verlofaanvragen en verzuim(ziekte) meldingen. Hoe lang moeten deze bewaard blijven? Voor de periode 1996-2016 is het duidelijk. De selectielijsten 2017 en 2020 zijn op dit vlak minder inzichtelijk. Welke categorieën kunnen we voor deze aanvragen c.q. meldingen aanhouden?

Antwoord: 

Voor ziekmeldingen hanteert VHIC de bewaartermijn van 7 jaar omdat deze financiële gevolgen kunnen hebben. Daarom wordt verwezen naar resultaat 19.1.1 van de gemeentelijke selectielijst.
Voor ziekgevallen waar de Wet Poortwachter op van toepassing is, verwijzen we naar resultaat 3.1 (een traject wet poortwachter kan 2 jaar duren) waardoor een bewaartermijn van 5 jaar na einde van de ziekte van toepassing is.

Voor verlof verwijzen we naar resultaat 6.1.1 (V 7 jaar) vanwege de financiële consequenties.
Er zijn echter een paar verlofaanvragen die lang kunnen lopen. Daar houdt de huidige selectielijst nog geen rekening mee, dat moet nog aangepast worden. Met name ‘aanvullend geboorteverlof’ kan uitgesmeerd worden over een periode van 8 jaar. Daarom adviseren we daar de termijn van 7 jaar na vervallen verlof aan te houden (al staat die mogelijkheid dus nog niet in de selectielijst).

Beste Zaalberg,

Ik werk voor de gemeentelijke archieven van een aantal gemeenten en binnen ons team is er enige onduidelijkheid over het digitaal archiveren van ‘ongeboren vrucht erkenning’. Deze staat in ons systeem standaard op ’toegekend/verwerkt’, met een bewaartermijn van 110 jaar. Echter, vanuit burgerzaken hebben wij vernomen dat de bewaartermijn voor dit zaaktype (en ‘vaderschapserkenning na geboorte’ ) 18 maanden hoort te zijn, omdat de erkenning bij de geboorteakte wordt gevoegd en dus niet ook nog apart bewaard hoeft te worden. Het zaakresultaat zou dan in plaats van ’toegekend’ of ‘verwerkt’, ‘verwerkt (reproduceerbaar uit Nederlands register)’ moeten zijn.

Het is mij opgevallen dat dit onderscheid bij veel burgerzaken werkprocessen kan worden gemaakt (dus ook bij huwelijken, geboorteaangifte en overlijdingsmelding bijvoorbeeld).

Kunt u ons vertellen wat wij als bewaartermijn moeten handhaven voor ongeboren vrucht erkenning en vaderschapserkenning na geboorte?

Antwoord: 

Het gaat erom of er brondocumenten voor de BRP door de gemeente worden gecreëerd. Deze brondocumenten dienen minimaal 110 jaar te worden bewaard conform bijlage 6 van de regeling BRP. Vraag is waar de akte van erkenning wordt bewaard. Indien deze wordt opgenomen in de geboorteakte is het apart bewaren van de akte niet nodig en kan deze na 1,5 jaar worden vernietigd.

Voor een erkenning na de geboorte zal dat (waarschijnlijk) niet gelden want de akte van erkenning is dan een brondocument die de geboorteakte veranderd. Deze zal dus wel 110 jaar bewaard moeten worden.

Beste Zaalberg,

Als bestaande informatie gebruikt wordt bij een ander proces verandert de context en wordt het document ook gearchiveerd bij het ander proces. Dit mag omdat de context van de informatie verandert, al is de inhoud nog hetzelfde.
Nu merken we dat iedere recordmanager binnen onze organisatie hier anders naar kijkt.

Voorbeeld: Je hebt een projectplan geschreven. Hierin staan een aantal mooie tabellen, grafieken en andere teksten die je graag wil bewaren als werkdocument voor het geval je deze nog een keer wil gebruiken bij een ander project. Op SharePoint is een bibliotheek aangemaakt met voorbeelden werkdocumenten waar een aantal documenten van dit team staan opgeslagen. Mag dat? Er wordt wel op toegezien dat alle AVG gegevens hierin worden verwijderd. Ik ben benieuwd naar jullie antwoord.

Antwoord: 

Als provincie dient u zich aan de provinciale selectielijst te houden. Indien een zaak vernietigbaar is en ook daadwerkelijk volgens de selectielijst vernietigd dient te worden, hoort de zaak vernietigd te worden zonder een spoor achter te laten. Dat betekent dat alle informatie van die zaak binnen de provincie niet meer te vinden zou moeten zijn. Zeker als een zaak persoonsgegevens bevat, worden er behoorlijke risico’s gelopen indien dit niet goed gebeurt.

Voorbeelddocumenten maken echter niet echt deel uit van een zaak en hebben in de provinciale selectielijst geen bewaartermijn. Dat houdt in dat u een bibliotheek kunt maken van voorbeelddocumenten. Voorwaarde is dat wel dat deze documenten geen informatie bevatten over al vernietigde zaken.

Beste Zaalberg,

Vanuit onze gemeente worden vergoedingen verstrekt voor personenalarmering voor thuis. Er komt een aanvraagformulier binnen bij de gemeente, die vervolgens informatie toesturen naar de aanvrager vanuit een derde partij (aanbieder van het product), waarna de aanvrager een keuze maakt voor een abonnement en de gemeente (een deel van) het bedrag vergoedt. De gemeente biedt dit aan als dit vanuit de zorgverzekeraar niet wordt vergoed. Zie: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/zorg-en-ondersteuning-thuis/vraag-en-antwoord/wanneer-krijg-ik-personenalarmering-voor-thuis-vergoed

Momenteel wordt dit in het zaaksysteem ingeboekt als zijnde een ‘subsidie’. Deze term komt ook terug op het aanvraagformulier (wat door de gemeente zelf is opgesteld). Het is echter een discussiepunt of dit het juiste werkproces is. Van collega’s begreep ik dat er niet echt een toetsing plaatsvindt bij het afgeven van de vergoeding en in de subsidieregeling vind ik het niet terug. Mijn vraag aldus: is hier sprake van een subsidie of verdient het de voorkeur om dit als lokaal proces in de i-navigator op te nemen?

Antwoord: 

De vraag is eigenlijk: op basis waarvan wordt de vergoeding verstrekt. Ik vermoed dat de vergoeding verstrekt wordt vanuit de WMO gezien artikel 3.1 van uw Verordening WMO. In de i-Navigator zou dat dan vallen onder het zaaktype ‘Wmo algemene voorziening’. De bewaartermijn is dan 15 jaar.

Indien dit niet onder de Wmo valt maar onder een andere regel is de bewaartermijn slechts 7 jaar en zou u inderdaad dit kunnen zien als een soort van subsidie.

Of u hier een apart zaaktype oor moet inrichten is afhankelijk van hoe de aanvraag binnen komt: hebt u een webformulier dat automatisch een zaak moet starten, dan heeft u een apart zaaktype nodig. Als dat niet het geval is, dan kunt u het eventueel generiek oplossen.

Beste Zaalberg,

Onder 2.7 van de Geactualiseerde Selectielijst 2012 staat bij voetnoot 9 o.a. “wij adviseren een bewaartermijn van 1 jaar nadat etc etc………..die de laatste 10 jaar zijn afgegeven”.
Vraag: vanaf welk jaar begint “die laatste 10 jaar”?

Antwoord: 

In Structuur in Selectie (2013) van VHIC werd de volgende opmerking gemaakt:

12 VHIC: Rondom de vergunningen voor het leggen van kabels en leidingen adviseren wij een bewaartermijn van 1 jaar nadat de werkzaamheden zijn verricht wat betreft de vergunningen die de laatste 10 jaar zijn afgegeven. Het betreft immers kabels en leidingen van derden en de tekeningen dienen te worden bewaard bij de vergunninghouder en deze informatie is beschikbaar bij KLIC (kabel en leiding informatiecentrum). Op grond van de Wet informatie- uitwisseling ondergrondse netwerken zijn zowel zakelijke als particuliere mechanische grondroerders verplicht een KLIC-melding te doen bij het kadaster. Ook dienen zij ‘zorgvuldig te graven’. Netbeheerders moeten hun belang registreren bij het kadaster en na een KLIC-melding dienen zij correcte tekeningen met hun kabels of leidingen te verstrekken. De aansluiting van (nuts)bedrijven en gemeenten bij KLIC heeft er echter niet voor gezorgd dat er een overzicht bestaat van alle kabels en leidingen, bijv. verlaten en ongebruikte leidingen. Dit betekent dat (historische) informatie rondom vergunningverlening van belang kan zijn. Ons advies is om contact op te nemen en te overleggen met de vakafdeling, zeker waar het ‘oude’ vergunningendossiers betreft.  

Voortschrijdend inzicht heeft er inmiddels voor gezorgd dat er andere adviezen worden verstrekt. Er zijn namelijk twee soorten vergunningen:

  • één vergunning voor het geven van toestemming voor het uitvoeren van de werken
  • één vergunning voor het mogen hebben van een kabel of leiding in gemeentegrond.

De eerste vergunning kan na 1 jaar vernietigd worden omdat de werkzaamheden dan (meestal) hebben plaatsgevonden en de vergunning daarmee vervallen is.

De tweede vergunning heeft een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen (dat geldt ook voor de huidige selectielijst). Ondanks dat de gegevens in de klic en het Moor-platform zijn terug te vinden, is de gemeente nog steeds verantwoordelijk voor het bewaren van de vergunning zolang die vergunning nog actueel is. Formeel gesproken dienen de vergunningen ook zolang worden bewaard.

Het is echter lastig te achterhalen wanneer een vergunning is vervallen in deze gevallen. Daarom wordt veelal de bewaartermijn van 20 jaar gehanteerd en wordt ervanuit gegaan dat de kabel of leiding na 20 jaar is vervangen.

Het advies om de bewaartermijn van 1 jaar te hanteren geldt daarom alleen nog voor de toestemmingen voor het uitvoeren van werkzaamheden.

Beste Zaalberg,

Als gemeente bezinnen we ons op een transitie van het team DIV.

Van analoog naar digitaal, van afwachtend achteraan het proces meer dynamisch vooraan in diezelfde processen.

Mijn vraag; Heeft de VHIC een visie op de DIV-medewerker van de toekomst waarin competenties ter sprake komen? Wellicht in de vorm van een notitie?

Antwoord: 

Binnen VHIC hebben we geen Whitepaper die specifiek ingaat op de toekomst van de DIV medewerker. Wel hebben we een Whitepaper beschikbaar waarin we onze visie op de informatiehuishouding uiteen zetten en in het laatste hoofdstuk van dit Whitepaper gaan we in op de nieuwe rollen, taken en functies die samenhangen met de digitale informatiehuishouding en het beheer en behoud daarvan. We pleiten daarin voor zogenaamde informatiecoaches die alle medewerkers in de organisatie coachen op het gebied van het omgaan met digitale informatie. Via deze link vindt u de Whitepaper.

Daarnaast verwijzen wij in onze trainingen over de toekomst van informatiebeheer en de veranderende rol van de informatiespecialist naar het rapport van Future Lab. Zij hebben in opdracht van het Rijk (het Rijksprogramma voor Duurzame Digitale Informatiehuishouding – de RDDI) een toekomstvisie geschreven op de informatiefuncties. Dit rapport geeft inzicht in de manieren waarop de overheid informatie gebruikt nu en in de toekomst. Het schetst enerzijds de externe ontwikkelingen die invloed hebben op de informatiefunctie en anderzijds schetst het negen type functies die in het informatiewerkgebied zullen ontstaan. Het rapport is wel conceptueel dus het biedt geen concrete aanknopingspunten om de informatiefuncties in te richten. Een korte samenvatting is te vinden in het filmpje over het rapport van de RDDI: Future Lab | Projecten | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding. Ook is er een special uitgegeven de iBestuur waarin het rapport in artikelen wordt behandeld: https://magazine.ibestuur.nl/future_lab/cover

Binnen RDDI is ook gewerkt aan kenniskaarten waarin op basis van verschillende denksessies in kaart is gebracht welke competenties nodig zijn voor de informatieprofessionals. Deze zijn op drie niveaus: operationeel, tactisch en strategisch en deze zijn gebundeld in het rapport ‘Stevig in Ontwikkeling’.

Deze rapporten geven een goed beeld van hoe ons vakgebied zich ontwikkelt en welke vaardigheden, kennis en competenties daarbij horen.

Beste Zaalberg,

Uit het bijgevoegde boetebesluit blijkt dat de Autoriteit Persoonsgegevens een boete van 30.000 EUR heeft opgelegd aan een gemeente, aangezien zij de stortgegevens van afvalcontainers langer bewaarde dan ‘noodzakelijk’.

De gemeente bewaarde deze gegevens namelijk voor 5 jaar na de storting, maar de Autoriteit Persoonsgegevens oordeelde dat de gegevens niet langer dan 14 dagen na de storting bewaard dienden te blijven.

 

Nu stelt de VNG Selectielijst onder nr. 5.1.1. (pagina 26) dat de stortgegevens over afvalverzameling/afvalcontainers voor 7 jaar worden bewaard.

Ik vraag mijzelf af of deze termijn ook geldt voor stortgegevens van de afvalcontainers.

Wij zouden in dat geval het risico lopen op een boete wanneer wij deze stortgegevens 7 jaar bewaren conform de VNG Selectielijst.

Antwoord: 

Zaalberg is geen jurist, maar ik zal mijn antwoord zo goed mogelijk onderbouwen.

De gemeente verwees naar resultaat 19.1 (V 5 jaar) zonder echt te kijken naar de grondslag voor het bewaren/verwerken van de persoonsgegevens. De gemeente heeft regels voor het aanbieden voor afval: voor ondergrondse containers mag niet vaker dan 5x per dag afval worden aangeboden, een container mag niet vaker dan 1x in de week worden aangeboden.

De kliko’s en de tokens voor de ondergrondse containers hebben een chip die herleidbaar is naar het huishouden.

De gegevens van de kliko’s werden bewaard net zolang als de kliko werd gebruikt, de gegevens van de tokens 5 jaar.

De Autoriteit Persoonsgegevens vond deze termijn te lang omdat het doel van het verzamelen van de inzamelingsgegevens (specifiek de persoonsgegevens) niet meer nodig is nadat is geconstateerd dat een kliko een week eerder niet werd aangeboden en dat er niet meer dan 5x per dag afval in een container werd gegooid. Daarmee is er geen grondslag om de (persoons)gegevens 5 jaar of langer te bewaren, de grondslag is dus eigenlijk na 2 weken vervallen.

De selectielijst zegt onder resultaat 19.1 dat het administreren van gegevens 5 jaar bewaard moet worden of 7 jaar als er financiele consequenties zijn (resultaat 19.1.1). Dat wil alleen maar zeggen dat gegevens over de inzameling 5 jaar (of 7 jaar) bewaard moeten/mogen worden. Vanwege de AVG zou dat alleen moeten gaan om gegevens die geen persoonsgegevens zouden moeten bevatten omdat de grondslag daarvoor ontbreekt.

Dit zou naar voren moeten komen op het moment dat een (deep) privacy impact analyse (dpia) wordt uitgevoerd bij de inrichting of evaluatie van dit proces. Indien een proces wordt ingericht of geëvalueerd dient altijd de vraag te worden gesteld of persoonsgegevens überhaupt wel verzameld mogen worden en zo ja, hoe lang die dan bewaard mogen worden.

Binnen een andere gemeente betaalt de inwoner een bedrag voor de hoeveelheid afval dat wordt aangeboden of voor hoe vaak een ondergrondse container wordt geopend met de token/afvalpas, iets wat binnen de gemeente uit de casus niet gebeurt. De andere gemeente heeft dus een financiële grondslag om persoonsgegevens te bewaren: er zit namelijk een factuur verbonden aan het aanbieden van afval.

Het gaat overigens wel alleen om de restafvalbakken en de ondergrondse containers en niet om gegevens over het ophalen van de gft-, papier- en PMD-bakken omdat daar geen extra geld voor hoeft te worden betaald omdat dit onder het vaste bedrag valt dat een inwoner van de andere gemeente betaalt.

Indien een gemeente persoonsgegevens verzamelt, dient dat altijd met de Functionaris Gegevensbescherming of Privacy Officer besproken te worden, zodat hij/zij kan beoordelen of er een DPIA moet worden uitgevoerd.

Beste Zaalberg,

Wij zijn op zoek naar een nummer binnen de selectielijst van de VNG voor verwerkersovereenkomsten en licentieovereenkomsten en de daaraan vasthangende bewaartermijn. Hebben jullie een idee voor ons?

Antwoord: 

Voor beide overeenkomsten geldt resultaat 16.1 van de gemeentelijke selectielijst 2020: V 10 jaar na vervallen.

Voor verwerkersovereenkomsten is het echter lastig te achterhalen wanneer deze vervallen. In de praktijk worden deze dan ook heel lang, zo niet permanent, bewaard.

Beste Zaalberg,

Graag leg ik een vraag voor over de bewaartermijn van ingetrokken bezwaren: stel, iemand dient een bezwaar in over een afgewezen vergunning. Direct na binnenkomst van het bezwaar buigt de betreffende afdeling zich nogmaals over de vergunning en herziet vervolgens het besluit waarna de vergunning toch wordt afgegeven. Daarna wordt de burger de vraag gesteld of het bezwaar moet worden doorgezet waarop de burger het bezwaar intrekt, want hij heeft nu alsnog de vergunning. Het bezwaarproces wordt vervolgens in een vroeg stadium afgebroken zonder dat de bezwaarschriftencommissie ernaar heeft gekeken of een uitspraak heeft gedaan. Welk selectielijstnummer is wat Zaalberg betreft het meest passend? 13.2 aangezien het proces van de bezwaarprocedure is afgebroken, of 13.1 omdat het ingediende bezwaar wel heeft geleid tot de aanpassing van een ander proces, namelijk de herziening van de vergunning?

Antwoord: 

Resultaat 13.1.3 (niet 13.1 want het bezwaar leidt dan tot een wijziging van een permanent te bewaren zaak) is alleen van toepassing als de uitkomst van het bezwaar leidt tot een wijziging van de vergunning. Dat is in dit voorbeeld niet het geval. Het ingediende bezwaar is misschien aanleiding geweest om de vergunning aan te passen, maar het is geen uitkomst van de bezwaarprocedure.

De uitkomst van de bezwaarprocedure is in dit geval dat het bezwaar is ingetrokken. Dat is dan ook het resultaat uit de selectielijst die u moet kiezen. Resultaat 13.2 is daarom de juiste.

Beste Zaalberg,

Wij gebruiken een klantcontactapplicatie waarin we ook terugbelverzoeken van externe klanten vastleggen. In deze applicatie willen we ook vernietigen. Welke termijn moeten we hanteren voor het vernietigen van terugbelverzoeken?
Ik zelf zie twee opties, maar twijfel welke juist is.
6.1.3 Informatieverzoek 1 jaar bewaren
!9.1 Secretariaat voeren en gegevens administreren – generiek resultaat 5 jaar bewaren

Antwoord: 

Technisch gesproken hoort het terugbelverzoek bewaard te worden bij de zaak waar het over gaat. Dat is natuurlijk lastig te beoordelen.

Als we dan kijken naar de AVG die zegt dat persoonsgegevens alleen bewaard mogen worden als er een grondslag voor, lijkt het 5 jaar bewaren van terugbelverzoeken veel te lang.

Daarom kunt u het beste een terugbelverzoek als een informatieverzoek beschouwen en op die manier de bewaartermijn bepalen (1 jaar).

Beste Zaalberg,

Wanneer worden besloten collegevergaderingen openbaar?
Kan dit toch na 75 jaar? Want besloten is toch besloten en hoort toch helemaal niet openbaar te worden.

Antwoord: 

Er is in het openbaar bestuur niet zoiets als ‘permanent helemaal niet openbaar’. Ook de verslagen en stukken van besloten vergaderingen van het college en de raad zullen op een moment in de toekomst openbaar worden. De Gemeentewet geeft daar alleen geen termijn aan. Deze stukken zijn in de regel blijvend te bewaren en moeten conform de huidige archiefwet na 20 jaar worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats (met de komende nieuwe archiefwet wordt de overdrachtstermijn 10 jaar).

Indien een gemeente geen beperking van de openbaarheid op de documenten c.q. zaken vastlegt, worden die documenten en zaken op het moment van overdracht openbaar.

Bij de overbrenging kan het college openbaarheidsbeperkingen opleggen tot de stukken maximaal 75 jaar oud zijn. De vraag is alleen hoe lang de beperking geldt: dat is afhankelijk van waar de stukken over gaan. Om gemeenten te helpen in hoe ze dit moeten doen, heeft de VNG de handreiking Beperkt waar het moet uitgebracht.

Beste Zaalberg,

Ik las gisteren in een artikel, dat je in het sociaal domein geen dossiers meer mag vormen van afzonderlijke cliënten. Geldt dit enkel voor dossiers die na 2020 gevormd zijn? En geldt dit voor dossiers in alle vormen dus, papier en digitaal?

Stel er is lang geleden besloten om voor een bepaald onderdeel van het sociaal domein met persoonsdossiers te werken. Mag je die dan, nu de dag van vandaag nog steeds aanvullen en vernietigen op persoonsniveau? Dus enkel vernietigen als de persoon overlijdt of de voorziening afloopt. Of moet je in het persoonsdossier vernietigen op proces. Dus als een bepaald werkproces is afgesloten moet dit dan uit het persoonsdossier worden verwijderd en vernietigd.

Antwoord: 

U heeft het over dossiers van afzonderlijke cliënten. Dit noemen we een persoonsdossier. In zo een persoonsdossier zitten alle zaken die horen bij een bepaalde cliënt.

Een persoonsdossier is een verzameldossier: een map waarin meerdere zaken over een persoon zijn verzameld.

We kennen ook verzameldossier  van bepaalde objecten en van bepaalde onderwerpen, zoals: een gebeurtenis (alle festiviteiten voor Koninginnedag, waaronder alle vergunningen, plaatsing van dranghekken, enz.)

In de selectielijst staan bewaartermijnen die verwijzen naar ‘na afhandeling’. Dat betekent bijvoorbeeld voor de WMO dat een beschikking na 15 jaar vernietigd moet worden, ongeacht of de client nog steeds andere voorzieningen krijgt.

Zo een WMO-beschikking betreft een zaak: alles wat is gecorrespondeerd tussen de aanvrage en de beschikking op de aanvrage.

Als u een persoonsdossier zou hanteren waarin alle aanvragen van een bepaalde persoon, worden allerlei aanvragen van één persoon in één map opgeborgen; dit kan zowel digitaal als in papier zijn.

U loopt hierdoor de kans dat bepaalde zaken, zoals bijvoorbeeld voorzieningen, langer worden bewaard dan bedoeld, want een persoonsdossier wordt net zolang bewaard als een client onder de WMO valt en dat kan heel lang zijn.

Daarnaast kan niet eeuwig iemand worden nagedragen dat hij/zij iets verkeerd heeft gedaan. Dus stel dat iemand ooit een terugvordering heeft ondergaan omdat er dingen verkeerd zijn opgegeven, dan hoort dat na 10 jaar vernietigd te worden.

Ook is het niet nodig om allerlei onderzoeken langer te bewaren dan noodzakelijk, zeker als er tijdens het onderzoek is geconstateerd dat er niets aan de hand is/was. De AVG staat dat niet toe.

Zaken binnen het Sociale Domein kunnen dus niet zomaar behandeld worden als onderdeel van een ‘(persoons)dossier’. Die zaken kunnen verschillende vernietigingstermijnen hebben en dienen volgens die termijnen te worden vernietigd.

Daar tegenover staat dat de WMO en de Jeugdwet iets zijn aangepast. De bewaartermijn zoals die staat in de selectielijst klopt niet meer. Nu kunnen voorzieningen worden bewaard ’15 jaar (of 20 in geval van de jeugdwet) na de laatste wijziging’. Met andere woorden: de voorzieningen kunnen 15 jaar worden bewaard nadat ze beëindigd zijn. Dat zou u dus wel op dossierniveau kunnen oplossen.

Het blijft echter wel zo dat we tegenwoordig meer denken in zaken dan in verzameldossiers en dat bewaartermijnen altijd zijn gerelateerd aan een zaak.

Een (verzamel)dossier is een verzameling van zaken over 1 object, een subject of een bepaalde gebeurtenis, in uw geval een client. Die onderlinge zaken kunnen verschillende bewaartermijnen hebben. Het is daarom altijd beter om bewaartermijnen op zaakniveau te regelen.

Beste Zaalberg,

2 gemeenten werken samen in een werkmaatschappij. De medewerkers zijn ook in deze samenwerkingsmaatschappij benoemd. Als basis voor deze samenwerking is er een gemeenschappelijk regeling opgesteld.
Nu hebben de raden besloten om deze samenwerking te beëindigen per 1 januari 2025. Het is onmogelijk om alle lopende zaken ook per die datum af te sluiten. Het permanent te bewaren archief wordt ondergebracht bij één van de gemeenten.
Omdat de medewerkers voor beide gemeenten werken hebben ze dus ook toegang tot het archief van beide gemeenten.
Het is niet ondenkbaar dat het na de ontvlechting nog nodig is dat men nog toegang tot beide archieven heeft. Dit geldt voor het lopende en afgesloten zaken.

Welke stappen moeten we nemen om dit juridisch mogelijk te maken? Graag uw advies.

Antwoord: 

U dient het archief inderdaad af te sluiten als de samenwerking wordt beëindigd. De dossiers die nog in behandeling zijn, worden in behandeling genomen door de gemeente die daarvoor aangewezen is. Dus lopende zaken worden doorgaans niet afgesloten, maar meegenomen naar de organisatie die de zaak verder behandelt. In de inventaris van het archief van de Werkmaatschappij wordt hiervan aantekening gehouden.

Een mogelijkheid is om het nog niet afgehandelde dossier digitaal te maken en aan de behandelende afdeling ter beschikking te stellen. Dit moet dan gebeuren voor beiden gemeenten. Maar dan nog blijf je in het archief van de Werkgemeenschap met onafgesloten dossiers zitten. Dit is onpraktisch.

Natuurlijk zal het zo zijn dat het afgesloten archief -de dossiers die zijn uitbehandeld- nog geraadpleegd wordt. Hiervoor moet de gemeente waarbij het permanent te bewaren archief ondergebracht is (gemeente A) dus een dienstverlening opzetten om vragen uit de andere gemeente (gemeente B) te beantwoorden.

Dit kan het eenvoudigst op de volgende manier:

  • Dossiers worden via een studiezaal ter beschikking gesteld (dit betekent dus: de medewerker uit gemeente B moet steeds naar gemeente A);
  • Dossiers worden op aanvraag gescand (of delen daarvan) waarna deze scans ter beschikking worden gesteld;
  • Het hele archief wordt digitaal gemaakt. In dat geval is het te overwegen een vervangingsbesluit te nemen voor dit archiefbestand waardoor het digitale bestand het papieren bestand vervangt; dan kan dat daarna worden vernietigd.

Beste Zaalberg,

Burgers kunnen via de website van mijn gemeente een compliment of tip achterlaten. Hiervoor heb ik een nieuw lokaal werkproces aangemaakt. Maar het kiezen van een juiste bewaartermijn is een uitdaging. Ik neig om te kiezen voor 19.1. Of moet ik toch kijken naar betwisten of geschillen behandelen?

Antwoord: 

Deze vragen kunt u het beste stellen bij de helpdesk van het Model-DSP.

Voor het bepalen van de bewaartermijn moet u kijken naar het proces dat de gemeente uitvoert naar aanleiding van het compliment of tip.

Een compliment of tip is natuurlijk geen geschil (proces 13) en de gemeente betwist niets (proces 26). De gemeente doet waarschijnlijk niet veel met het compliment (dat natuurlijk altijd fijn is om te krijgen). U zou dus inderdaad kunnen verwijzen naar proces 19.

Het compliment kan echter ook gebruikt worden om bijvoorbeeld beleid te evalueren, dan moet u verwijzen naar proces 4. Dat is dan afhankelijk van aard van het compliment en de inhoud daarvan.

Een tip zou u ook kunnen zien als een verzoek om iets te doen. Dat zou dan het beste passen onder proces 6.

Het is dus lastig om een juiste bewaartermijn te bepalen. U zou de complimenten en tips ook kunnen zien als iets bijzonders en deze permanent bewaren onder de uitzonderingencategorie of onder resultaat 6.1.9.

 

Beste Zaalberg,

In onze organisatie maken we gebruik van WOOGLE om onze WOO verzoeken te publiceren. WOOGLE maakt gebruik van verschillende velden die ingevuld moeten worden voordat de zaak gepubliceerd wordt. Hier hebben wij afspraken gemaakt, hoe de velden ingevuld worden. Geen probleem dus.
Echter er worden documenten geüpload vanuit ons zaaksysteem in WOOGLE. De bestandsnaam bestaat uit een uniek documentnummer en daarna .DOC. Deze bestandsnamen worden automatisch gegenereerd door het zaaksysteem. De vraag is: kunnen we hier mee volstaan. De documenten zijn doorzoekbaar en in WOOGLE terug te vinden op inhoud. Anders moet de bestandsnaam handmatig aangepast worden. En in de praktijk gaat dit niet werken.

Antwoord: 

Als ik op Woogle kijk, kan ik inderdaad de documenten vinden van uw gemeente en ik kan specifieke zaken terugvinden.

Zo te zien voldoen de documenten aan de eis uit artikel 2.4 van de Wet Open Overheid dat ze ‘in een machineleesbaar open formaat’ staan. U voldoet aan de eis om de documenten openbaar te maken.

Er zijn echter geen eisen aan de benaming van een document. Strikt genomen voldoet u dus aan alle eisen die gesteld worden.

Uit uw vraag maak ik op dat de naam van een document moet worden opgegeven als een document wordt geüpload. Mijn vraag is of de naam van het document al bij de oorspronkelijke registratie in het betrokken informatiesysteem de juiste benaming heeft gekregen.

Vraag is of namen als ‘Bijlage 1’ of ‘Scan 6 september 2022’ een geïnteresseerde helpen bij het vinden van de correcte informatie binnen een redelijk termijn. De zaak is te vinden, maar om het juiste document te vinden binnen die zaak, moet moeite worden gedaan. Voor zowel de geïnteresseerde als de gemeente zelf is het correct beschrijven van een document een manier om zoektijden te minimaliseren en dus is de vraag of het document bij de initiële registratie een goede, duidelijke naam heeft gekregen. Correcte registratie aan het begin zorgt voor korte zoektijden aan het einde. Dit vraagt echter bewustzijn bij de medewerkers die de documenten registreren en dan ontbreekt vaak of wordt niet gedaan vanuit tijdgebrek, terwijl goede registratie juist tijd bespaart.

 

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de provinciale bewaartermijn van het zaaktype Incident meldingen behandelen (zaaktype 07 op de Pleio-site van de Omgevingswet). Op Pleio site staat: behandelen van milieuklachten V10 jaar waarbij ze verwijzen naar nr. 46 uit de provinciale selectielijst en het behandelen van meldingen over bodemverontreiniging B waarbij ze verwijzen naar nr. 24 uit de provinciale selectielijst. Echter geeft nr. 24 aan: Het gaat hier onder meer om vergunningen, ontheffingen, meldingen op het gebied van water-, bodem-, luchtverontreiniging en geluidbescherming.

Mijn vraag is nu moeten klachten/meldingen m.b.t. water, boden, lucht en geluid bewaard worden op basis van nr. 24 of vernietigd worden op basis van nr. 46?

Antwoord: 

Ik weet niet wie de matching heef gemaakt met proces 24 en 46 uit de provinciale selectielijst.

Proces 24 gaat over het verlenen van vergunningen.

Proces 46 gaat over het behandelen van klachten en verzoeken maar dan op organisatieniveau en niet op uitvoerend niveau. Bij dat proces worden voorbeeld als WOO-verzoeken, burgerbrieven en verzoeken onder AVG genoemd, geen incidentmeldingen.

Beide processen lijken niet te kloppen.

Het lijkt beter om aan te sluiten bij proces 29 (V 20 jaar) en Proces 31 als het over bodemverontreiniging gaat (B). De meldingen waarover gesproken wordt zullen vanuit de toezichthoudende taak van de provincie (om omgevingsdienst) worden afgehandeld.

Eventueel kunt u ook verwijzen naar proces 32 en 33 als de meldingen niets te maken hebben met (controle op) omgevingsvergunningen, maar aangezien het hier gaat over de Omgevingswet lijkt de eerst optie beter.

 

Beste Zaalberg,

Wij hebben een vraag over het Zaaktype Protocollering. Dit werkproces betreft het uitvoeren van protocollering van alle van belang zijnde handelingen met betrekking tot de BRP-gegevens. Dit betekent dat wanneer de gemeente gegevens uit de BRP verstrekt, zij vastlegt wanneer welke gegevens aan wie zijn verstrekt. Maar wat valt er precies onder de protocollering gegevens die we 20 jaar moeten bewaren?
(“Gegevens die wij als gemeente verstrekken uit de BRP”).

Zijn dit alleen het uittreksel BRP, uittreksel Burgerlijke Stand , Informatie verzoeken BRP door derden, of zijn er nog meer processen die daar onder vallen?
Hoor graag uw reactie wat er onder allemaal onder protocollering gegevens valt.

Antwoord: 

Het gaat erom dat een burger het recht heeft om inzicht te krijgen over wie gegevens van hem/haar heeft ontvangen (zie zaaktype B1177 BRP inzage persoonsgegevens en verstrekkingen verzoek). Gegevens die de burger over zichzelf opvraagt, vallen daar dus niet onder.

Het Model-DSP behandelt dus alleen het BRP informatieverzoek van een derde en het BRP Uittreksel.

Beste Zaalberg,

In onze gemeente is de email niet open gesteld voor het indienen van een WOZ bezwaar. Particulieren kunnen hun bezwaar indienen via een webformulier. De WOZ bureaus willen geen gebruik maken van de webformulieren om diverse redenen. Zij willen hun WOZ bezwaren aanleveren per email. Hierover is in de organisatie uitvoerig gesproken.
Het standpunt is en blijft: E-mail is onveilig, dus dit kanaal is niet beschikbaar.
Gevolg is dat de bureaus hun WOZ bezwaren per post toezenden. En dat zijn grote hoeveelheden. Dit alles wordt weer gescand en geregistreerd in het zaaksysteem. Mijn vraag: Kunnen we verbieden dat WOZ bureaus geen bezwaren per email mogen indienen? En hebt u misschien een suggestie om dit praktisch op te lossen?

Antwoord: 

Onder Wet Openbaarheid Bestuur werden er per mail ontzettend veel Wob-verzoeken ingediend in de hoop dat gemeenten niet op tijd reageerden zodat er aanspraak kon worden gemaakt op een dwangsom.

Mensen verzamelden de mailadressen van alle gemeenten en stuurden in één keer een mail naar alle gemeenten.

Gemeenten hebben toen de weg van de mail geblokkeerd door te eisen dat een verzoek schriftelijk moest worden ingediend. Daarbij werd gewezen op Afdeling 2.3 en dan met name artikel 2:15 van de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB):

Artikel 2:15 Algemene wet bestuursrecht

Hierin staat dus de mogelijkheid om een elektronisch bericht te weigeren en nadere eisen te stellen. Het bericht mag worden gewijzigd als aanvaarding van dat bericht tot een onevenredige belasting voor het bestuursorgaan zou leiden of als de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid onvoldoende gewaarborgd kan worden.

Uit de memorie van toelichting volgt dat selectieve openstelling mogelijk is en dat het uitsluiten van e-mail specifiek voor bezwaarschriften WOZ daadwerkelijk kan.

Voor wat betreft WOB-verzoeken is daar een uitspraak van de Raad van State over geweest (https://uitspraken.rechtspraak.nl/#!/details?id=ECLI:NL:RVS:2008:BG5897). De uitsluiting van mailverkeer is een beleidskeuze en dus staat daar geen beroep op open.

Een weigering tot in behandeling nemen moet zo spoedig mogelijk aan de afzender worden medegedeeld. Het alleen mededelen van de uitsluiting van mail op de website is dan niet voldoende.

(bron: https://www.rgadvocaten.nl/actueel/2013/08/wob-verzoeken-indienen-per-e-mail-mag-dit-worden-uitgesloten)

Dan blijft wel de vraag open of de gemeente mailverkeer kan weigeren als het specifiek over WOZ bezwaren gaat. De gemeente zal duidelijk moeten maken dat er sprake is van een ‘onevenredige belasting’ of dat de betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid niet kan worden gewaarborgd. Indien zij dat kan aantonen, lijkt het mogelijk om dergelijk verkeer uit te sluiten. Dit moet dan wel een officieel genomen (beleids)besluit zijn door het College die dan ook weel gepubliceerd is.

Met de komst van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv, huidige planning 1 juli 2024) zal de gemeente sowieso kanalen moeten aanwijzen voor elektronisch bestuurlijk verkeer. Naast de papieren weg (die voorlopig open blijft voor alle berichtenverkeer) moet de gemeente ook minstens één digitale manier aanbieden om elektronische berichten te kunnen ontvangen. U kunt dan formeel verwijzen naar een webformulier en dan specifiek mailverkeer uitsluiten.

Beste Zaalberg,

Een dossier bevat meldingen van incidenten in de kerncentrale Borsele. Meldingen plus bijbehorend rapport worden door de kerncentrale naar de gemeente gestuurd. De meldingen komen uit de periode 2011-2013. Vraag is of dit dossier bewaard moet worden en wat bij vernietiging de grondslag is.

Antwoord: 

Voor de bewaartermijn uit deze periode moet gekeken worden naar de Selectielijst 1966, actualisatie 2012.

Onder categorie 2.9 Toezicht, controle, rapportering, aanschrijving, lastgeving en behandeling wordt gesproken over toezicht of controle op de naleving van wettelijke regelingen met een bewaartermijn van 5 jaar of Bewaren in geval van precedentwerking.

Onder categorie 3 Milieu wordt helemaal niet gesproken over de rapporten die een milieu-inrichting moet aanleveren of iets over incidentmeldingen.

Onder categorie 3.10.2 Rampenbestrijding staat iets over verslagen, onderzoeken en evaluatie van rampen met als bewaartermijn Bewaren

Andere opties vermeld deze selectielijst niet.

Vraag is of deze rapporten onder de rampenbestrijding vallen. Waarschijnlijk worden de rapporten ingeleverd vanwege eisen uit de milieuvergunning en vanuit de toezichthoudende taak die een gemeente heeft. Daarmee zouden deze rapporten het beste onder categorie 2.9 vallen.

Dan komt wel de vraag naar boven of de rapporten langer bewaard moeten blijven omdat het hier gaat over de kerncentrale. Zonder de inhoud van de rapporten te weten en welke actie de gemeente daarop heeft ondernomen, is het lastig te zeggen of een langere bewaartermijn noodzakelijk is. Ook de zwaarte van een incident kan daarop effect hebben.

In de regel wordt hier dus een bewaartermijn van 5 jaar gehanteerd, maar in deze situatie is het waarschijnlijk verstandig om te af te stemmen met de archivaris.

Beste Zaalberg,

Bij onze gemeente, specifiek ons programma Wervengebied, zijn we aan het worstelen met de vraag wat nu precies archiefwaardig is. Ik kon het niet terugvinden in de Selectielijst, en ik ben erg benieuwd wat voor soort stukken, documenten hier onder vallen. Ik hoop dat jij me hier wat meer over kunt vertellen.

Antwoord: 

Onder ‘archiefwaardigheid’ is hier te verstaan de hoedanigheid dat informatieobjecten als archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden, ongeacht of deze voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen of niet (bron: Breed).

Er is dus veel aandacht voor ‘archiefbescheiden’ en daardoor wordt het woord misleidend. Niet alles is ‘archiefwaardig’ maar zodra informatie wordt gebruikt in een proces of nog nodig is om een ander proces uit te voeren, zal het ook informatie zijn die de organisatie nodig heeft om te laten zien hoe een zaak of proces is uitgevoerd.

‘Archiefwaardig’ lijkt aan te geven dat informatie moet worden opgenomen in het archief. Dit leidt ertoe dat mensen vaak kijken naar de waarde van informatie en als de waarde (vrij) laag is, zien ze dat niet als informatie dat in een archief hoeft te worden opgenomen. Daardoor worden door veel medewerkers e-mails, concepten en aantekeningen buiten de aangewezen systemen bewaard, omdat zij dat als ‘niet archiefwaardig’ zien vanwege de lage informatiewaarde.

Dat is echter niet wat er bedoeld wordt. ‘Archiefwaardig’ moet men eigenlijk vertalen naar ‘informatie waarover de organisatie verantwoording moet afleggen’. De Woo hanteert het begrip ‘Document’ wat vertaald wordt als “een door een orgaan, persoon of college als bedoeld in artikel 2.2, eerste lid, opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college”. Dat kunnen formele documenten zijn, maar ook concepten, kladjes, aantekeningen, etc.

Bijna alle informatie is dus archiefwaardig. Alleen documenten zoals tijdschriften, kerstkaarten, reclame is niet archiefwaardig. ‘Archiefwaardig’ geeft aan dat het informatie betreft dat enige waarde heeft voor de organisatie en dus een bewaartermijn heeft (al kan die bewaartermijn heel kort zijn).

Ik verwijs ook naar onderstaande uitleg van Rienk Jonker:

https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/archiefwaardig-recordness-en-procesgebonden-informatie

Beste Zaalberg,

Moeten de gepubliceerde geanonimiseerde besluiten van bv de WOO blijvend bewaard worden of hebben gepubliceerde besluiten dezelfde bewaartermijn als het proces.
Wanneer deze digitaal worden afgehandeld zouden er 2 aparte zaken gemaakt worden. Een zaak waarin het proces wordt afgehandeld en een zaak waarin het gepubliceerde besluit zit? Of is het voldoende wanneer het platform waarom de besluiten gepubliceerd worden blijvend gearchiveerd worden?

Antwoord: 

De bewaartermijn van documenten die onder de Wet Open Overheid vallen, is nog niet helemaal duidelijk.

Afgelopen juni heeft de (nieuwe) Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (dat is ingesteld specifiek voor de WOO) een advies gestuurd richting het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) waarin een bewaartermijn van 10 jaar wordt aangehouden of korter indien de bewaartermijn van de zaak korter is.

Dat betekent dat bijvoorbeeld evenementenvergunningen 1 jaar na het evenement ook van het platform verwijderd mag/moet worden en verslagen van raadsvergaderingen na 10 jaar.

Wat BZK met dit advies gaat doen, is nog niet bekend.

Beste Zaalberg,

Moeten wij als gemeente onderstaande benoemingen bewaren?

ln de Woningwet 2003 is in artikel 12 b, sub 4 opgenomen dat de leden van de Welstandscommissie voor een termijn van ten hoogste drie jaar kunnen worden benoemd. Zij kunnen eenmaal voor eenzelfde periode van drie jaar worden herbenoemd.
De Monumentenwet kent in de doorwerking naar de gemeentelijke verordening geen expliciete benoemingstermijnen voor de leden van de Monumentencommissie. Niettemin hanteert hûs en hiem ook voor deze leden een roulatiemodel, vergelijkbaar aan dat van de welstandscommissie.
Van belang is dat de gemeenteraad de leden van de Welstandscommissie benoemt en ontslaat. Voorts geldt dat de leden van de gemeentelijke Monumentencommissie worden benoemd door het college van burgemeester en wethouders. Waar binnen Fryslân de in de G.R. hûs en hiem deelnemende gemeenten gekozen hebben voor een geïntegreerde commissie in de vorm van een Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit ligt het voor de hand om de leden van de te onderscheiden commissies door zowel uw raad als door het college te doen benoemen. Om reden van flexibiliteit (onderlinge vervanging) is het gewenst om alle
voorgedragen commissieleden in principe binnen elke gemeentelijke Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit te kunnen laten functioneren.
ln het geval van de G.R. hûs en hiem gaat het in 2015 om 23 gemeenten, hetgeen inhoudt dat alle deelnemende gemeenteraden zich expliciet moeten uitspreken over de te (her)benoemen leden en de leden die ontslagen moeten worden.
Voor het jaar 2015 leidt dit ertoe dat een aantal zittende commissieleden de advieswerkzaamheden zal beëindigen, dat een aantal zittende leden voor herbenoeming moet worden voorgedragen, alsook dat een aantal nieuwe commissieleden moet worden benoemd.

Antwoord: 

Resultaat 17.1.2 van de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 zegt dat de informatie over de aanstelling en het ontslag van een lid van een onafhankelijke commissie (waar een welstandscommissie en een monumentencommissie onder vallen) moet worden bewaard.

In uw voorbeeld moeten 23 gemeenten het benoemingsbesluit bewaren over dezelfde persoon. Dat klinkt een beetje overbodig, maar de vraag is om de commissie zelf de benoemingen bewaart. In dat geval zou de gemeente een afspraak kunnen maken dat de commissie de benoemingen zelf bewaart.

Probleem is dan wel dat een ‘andere’ organisatie een besluit van een gemeente moet bewaren en de vraag is of dat realistisch is en/of gebeurt.

In een zaaksysteem hoort een benoeming te worden vastgelegd zijn met Bewaren als bewaartermijn. Mijn advies is om dat zo te houden.

Beste Zaalberg,

Blijvend te bewaren informatie moet bij inwerkingtreding van de Nieuwe Archiefwet 2021 binnen 10 jaar naar de archiefbewaarplaats. Hier valt conform de selectielijst 2022 ook de e-mail van de sleutelfunctionarissen onder. Nu is het zo dat e-mail een variëteit aan informatie bevat. Al snel komt de situatie dat de openbaarheidsgronden van de Archiefwet en uitzonderingsgronden van de Woo in beeld komen. De AVG geldt in dit geval ook.

Juist door de ongestructureerde manier van opslag (alle onderwerpen door elkaar), is e-mail een lastig onderwerp voor openbaarmaking. Dit leidt in mijn organisatie dat het management de capstone-methodiek snapt en er in mee wil gaan tot de stap van openbaarmaking. Dit omdat er een risico is dat informatie die niet openbaar dient te zijn, dat wel wordt. Dit op basis van de bovengenoemde wetgeving.

Ik begrijp dat de burger recht heeft op informatie. Daar zorgt onze organisatie voor via de overbrenging van zaakdossiers en Woo-verzoeken.
Daarnaast begrijp ik ook dat er met het openbaar maken van alle e-mails van een sleutelfunctionaris onzienbare risico’s op gaan treden, omdat er zoveel informatie vrij komt die niet gescreend is.

Antwoord: 

De capstonemethode geeft als advies de mogelijkheid dat de betrokken medewerker eerst door onnodige en privemail zelf verwijdert uit de mailbox. Of dat verstandig is, laat ik even in het midden.

Dan blijft er een mailbox over waarin een beeld wordt geschetst hoe de organisatie met haar omgeving communiceert. Indien die mailbox wordt overgedragen conform de overbrengingstermijn van de nieuwe archiefwet (10 jaar, op dit moment is dat nog 20 jaar), wordt deze openbaar.

Het enige wat u daartegen kunt doen, is een beperking van de openbaarheid leggen op de mailbox met als redenatie dat er veel persoonsgegevens in aanwezig zijn. Deze beperking van de openbaarheid moet worden vastgesteld door het college en worden gepubliceerd.

Extra aandachtspunt is overigens het regelen van het eigendom van de mailbox.

De werkgever mag in de zakelijke mailbox van de werknemer kijken. Dan dient vermeld te worden dat het lezen van zakelijke e-mails onder de bescherming valt van artikel 8 Europees Verdrag van de Rechten van de Mens.
Dit wetsartikel bepaalt dat de werkgever een goede reden moet hebben voor het lezen van de zakelijke mailbox én vooraf de desbetreffende werknemer dient te waarschuwen. Deze notificatieplicht volgt uit Europese rechtspraak. Het raadplegen van e-mails van de werknemer moet zorgvuldig gebeuren, zo mag de werkgever bijvoorbeeld geen privé e-mails lezen. (bron: site AWN)

Het kan slim zijn om een reglement rondom het gebruik van e-mail en internet op te stellen voor de werknemer. Hierin kan worden aangegeven in welke situaties de werkgever de mail mag bekijken. Als dit reglement bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst wordt overhandigd, dan kan hier ook geen onduidelijkheid of discussie meer over ontstaan. (bron: site De Nationale Adviesbalie).

Beste Zaalberg,

Tussen ons en de leverancier van software voor de grafadministratie is verwarring ontstaan over hoe lang persoonsgegevens bewaard mogen worden. Wij zijn van mening dat als een grafbedekking of grafuitgifte is beëindigd (door bijvoorbeeld een ruiming) een vernietigingstermijn van 1 jaar gaat lopen, conform selectielijst 11.1. De stukken dienen vernietigd te worden inclusief de persoonsgegevens van de rechthebbende (de aanvrager). Ook vinden wij vanuit de AVG beredeneerd dat persoonsgegevens alleen verwerkt mogen worden zo lang als nodig voor het doel waarvoor ze verwerkt worden. Dat doel valt volgens ons dan ook weg bij beëindiging van bijvoorbeeld een grafrecht en dienen deze persoonsgegevens dus verwijderd te worden uit het systeem.

De leverancier van deze software is echter van mening dat het noodzakelijk is om de NAW-gegevens van de rechthebbende vast te laten houden voor het houden van een goede administratie.

Antwoord: 

Artikel 27 van de Wet op de lijkbezorging eist dan een houder van een begraafplaats een register van alle daar begraven lijken, met een nauwkeurige aanduiding van de plaats waar zij begraven zijn.

Daar wordt niet gesproken over de rechthebbenden.

De gemeentelijke selectielijst houdt een bewaartermijn voor grafrechten aan van 1 jaar na vervallen van het recht, op basis van resultaat 11.1.2. Als deze termijn is vervallen, vervalt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming ook de noodzaak om de persoonsgegevens van de rechthebbenden te bewaren.

Vaak worden wel contactpersonen van graven bewaard vanwege de mogelijk ruiming van een graf, maar technisch gesproken is dat niet noodzakelijk omdat als een grafrecht is vervallen de beheerder het graf mag ruimen (indien het lijk minimaal 10 jaar in het graf heeft gelegen).

Vanuit het oogpunt van de AVG zullen de namen van rechthebbenden dus verwijderd moeten worden.

Beste Zaalberg,

Volgens de huidige Selectielijst gemeenten is de bewaartermijn van vooroverleg omgevingsvergunningen 10 jaar indien er een advies is verstrekt. Als het werkproces wordt afgebroken is de bewaartermijn 1 jaar. Wat is de bewaartermijn als de uitkomst van het vooroverleg is dat er vergunningvrij gebouwd kan worden? Moet ik die uitkomst zien als “afgebroken” of als “(advies) verstrekt”?

Antwoord: 

De bewaartermijn van een vooroverleg is 10 jaar als dat vooroverleg heeft geleid tot een vergunning(aanvraag). Indien dat niet tot een vergunningaanvraag heeft geleid is de bewaartermijn 20 jaar.

Indien de conclusie is dat de intentie van de aanvrager vergunningvrij is, kunt u dat beschouwen als een verleende toestemming. De bewaartermijn daarvan is inderdaad 10 jaar.

Beste Zaalberg,

Bij de waardering van bestuurlijke stukken zijn wij gestuit op enkele opinienota’s. Binnen onze organisatie waarderen wij de bestuurlijke stukken op onderwerp. In de stukken wordt gevraagd een voorkeur uit te spreken voor een bepaalde variant waarbij de verschillende opties zijn uitgewerkt. Wij lopen er tegenaan hoe dit te waarderen. Wij zien bijvoorbeeld opties binnen beleid en regelgeving opstellen en Adviseren. Welke waardering zou het meest passend zijn?

Antwoord: 

De selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 werkt procesgericht. Om de juiste bewaartermijn te bepalen dient u dus te kijken naar het proces of zaaktype dat de gemeente uitvoert waar de opinienota onderdeel van uitmaakt.

In dit geval wordt in de opinienota gevraagd een voorkeur uit te spreken voor een bepaalde variant. Met andere woorden: de gemeente gaat een beslissing nemen om een bepaalde variant/keuze aan te houden. Dat is een beleidskeuze en dus is het zaaktype/proces ‘Beleid opstelling’ van toepassing.

De opinienota kan afkomstig zijn van een andere partij zoals een participatieraad. Die organisatie adviseert de gemeente dan om een bepaalde keuze te maken. Dat doet er echter niets aan af dat de gemeente die nota vervolgens gebruikt om een beleidspunt te bepalen. ‘Adviseren’ is het proces dat die andere partij uitvoert en die partij kan dan de bewaartermijn hanteren voor het verstrekken van een advies. De gemeente dient de nota te bewaren als onderdeel van de zaak over het opstellen van nieuw beleid.

Beste Zaalberg,

Als ik onze archiefdepot laat aanwijzen als archiefbewaarplaats, kan ik er dan ook nog te vernietigen stukken in plaatsen, zeg maar d.m.v. specifieke aanwijzing van stellingen, en waar moet ik dit vastleggen?

Antwoord: 

Aan een archiefbewaarplaats worden eisen gesteld om archieven die eeuwig bewaard moeten worden duurzaam te bewaren. Deze eisen zijn strenger dan de eisen voor het bewaren van de op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

Als u in de archiefbewaarplaats ook de op termijn vernietigbare archiefbescheiden wilt bewaren, bent u daar geheel vrij in. Er zijn geen eisen of voorwaarden die dat in weg staan.

Eigenlijk is het wel vreemd dat er minder eisen worden gesteld aan de bewaring van op termijn te vernietigen stukken. Tot het moment waarop zij vernietigd zijn, zijn het immers even waardevolle archiefstukken als alle andere archiefbescheiden die een organisatie beheert. Om die reden is het wel zinnig om ze ook met de nodige zorg te omringen. Dat uit kostenoverwegingen de op termijn te vernietigen stukken in een archiefruimte worden geplaatst (dus niet in de archiefruimte) ontslaat de gemeenten niet van de vereisten voor een goede, geordende en toegankelijke staat.

U hoeft dus niet vast te leggen dat vernietigbare archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats zich bevinden of daar specifieke stellingen officieel voor aan te wijzen. Uiteraard is het vanuit praktische overwegingen handig om een inrichtingsplan voor de archiefbewaarplaats te hebben. Het is daarbij praktisch om een duidelijke scheiding aan te brengen tussen de te bewaren archieven en de te vernietigen archieven en dan goed op te letten op het schoonhouden van de ruimtes.

Beste Zaalberg,

Op grond van de statuten van de Stichting ROOBOL (Regionaal Openbaar baisonderwijs) worden de gemeenteraden in het werkgebied van Stichting ROOBOL verzocht de in het schrijven genoemde personen te benoemen en ontslaan. in dit geval zijn dat 1 vertrekkend lid en 1 nieuw lid Raad van Toezicht.
Moet de gemeente deze stukken bewaren of vernietigen
Graag uw oordeel.

Antwoord: 

Voor uw gemeente is het advies om benoemingen van wethouders, raadsleden en de burgemeester in functies bij andere organisaties te bewaren.

De ROOBOL hoort zelf haar eigen archief te beheren en een overzicht te bewaren van de samenstelling van haar bestuur. Aangezien de Stichting niet onder de archiefwet valt, heeft zij geen verplichting om dit archief eeuwig te bewaren.

De gemeente moet zich daarom afvragen of zij:

  1. Te zijner tijd het archief van de stichting overneemt;
  2. Misschien toch de benoeming en het ontslag van bestuursleden toch zelf wil bewaren om daar gebruik van te kunnen maken als organisatiegeheugen.

Dit laatste is echter niet verplicht en betreft dus een uitzondering op de selectielijst. Daarbij kunt u eventueel verwijzen naar paragraaf 1.3 van de selectielijst (uitzonderingen op de selectielijst).

Beste Zaalberg,

Wij zijn bezig met het inrichten van de bewaartermijnen van personeelsdossiers en nu loop ik er tegenaan dat op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/werk-en-uitkering/personeelsgegevens/personeelsdossier#bewaren-personeelsdossier) andere bewaartermijnen worden genoemd dan in de selectielijst (in ons geval de provinciale selectielijst. De provinciale selectielijst hanteert 10 jaar (muv assessments en medewerkers die in aanraking komen met gevaarlijke stoffen). De autoriteit hanteert termijnen van 2, 5 en 7 jaar. Welke bewaartermijnen moeten we aanhouden?

Antwoord: 

Een aantal van de bewaartermijnen die de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zijn wettelijk vastgelegd zoals de 7 jaar voor salarissen en andere financiële gegevens en de 5 jaar voor loonbelastingverklaringen. De AP noemt 2 jaar, gebaseerd om het vrijstellingsbesluit Wet bescherming persoonsgegevens, een wet die niet meer bestaat. U bent dus wettelijk niet verplicht deze bewaartermijn te hanteren.

Volgens de selectielijst voor provincies moeten bijvoorbeeld functioneringsgesprekken 10 jaar bewaard worden. De selectielijst voor gemeenten hanteert een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling voor functioneringsgesprekken. Als Regionaal uitvoeringsdienst kunt u overigens kiezen of u de gemeentelijke selectielijst volgt of de provinciale lijst.

De RUD dient zich aan de gekozen selectielijst houden voor bewaartermijnen die niet in specifieke wetten worden genoemd. (idealiter bevat de selectielijst ook alle bewaartermijnen die in wetten worden genoemd). Bij het opstellen van de selectielijst hoort rekening gehouden te zijn met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Als de selectielijst een bepaalde bewaartermijn voorschrijft, hoort u zich daar ook aan te houden.

Beste Zaalberg,

Mijn vraag is het volgende bij analoge vernietigingstermijnen wordt standaard 1 jaar opgeteld.

Voorbeeld V 2020 + 1  wordt dan in  2021 vernietigd.

Geldt dit ook voor digitale vernietiging bijv. in een zaaksysteem?

Antwoord: 

Op dit moment is er veel discussie over de +1-regel die archiefmedewerkers hanteren bij het archiveren van dossiers.

Die (praktische) regel is ooit ingevoerd om ervoor te zorgen dat met name documenten uit december ook daadwerkelijk 1 jaar werden bewaard.

Dossiers werden per jaar afgesloten. In de digitale situatie wordt bij het afsluiten van een zaak vaak de datum van die dag ingevuld. Dat houdt in dat eigenlijk de +1-regel niet meer gehanteerd hoeft te worden op digitale zaken.

Vaak wordt echter maar 1x per jaar vernietigd en wordt dus indirect de +1 jaar-regel toch toegepast.

In de huidige selectielijst staan echter bewaartermijnen van 4 weken (afgewezen sollicitaties) en 6 weken voor ingetrokken aanvragen in het Sociale Domein. Als dan maar 1x per jaar wordt vernietigd, kan het voorkomen dat ingetrokken aanvragen uit het Sociale Domein 1 jaar + 6 weken worden bewaard en dat staat niet in verhouding tot elkaar en kan dus een overtreding van de AVG opleveren.

Er zijn dus al gemeenten die 1x per maand vernietigen waarbij ze voor ingetrokken aanvragen in het Sociale Domein een doorlopende machtiging van vernietiging hebben aangevraagd bij de archivaris.

Conclusie: de +1-regel is achterhaald.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Onder welke retentieregel valt het volgende:
Facturen W&I (gaat om facturen die binnenkomen voor trajecten die klanten volgen).

Valt dat onder retentieregel 18, betalen en innen?

Antwoord: 

Er is geen reden om aan te nemen dat deze facturen anders behandeld moeten worden dan ‘normale’ facturen. Deze facturen zullen dus inderdaad ook onder proces 18 vallen.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Kunt u mij vertellen onder welke categorieën/retentieregels de volgende zaaktypes vallen.
Debiteuren brief herinnering/aankondiging dwangbevel (Het gaat over het sociaal domein) en onder welke categorie valt de werkintake voor iemand die een uitkering aanvraagt?

Antwoord: 

  • Debiteuren brief herinnering/aankondiging dwangbevel

U moet hier verschil maken tussen het opleggen van een sanctie en het innen van gelden. De oplegging van een sanctie valt onder resultaat 12.2. Dat kan leiden tot een procedure om het geld te innen. Die procedure valt onder resultaat 18.1 van de selectielijst. De zaak die hier loopt is namelijk het innen van gelden en die zaak eindigt pas als het hele bedrag is voldaan. In sommige gevallen kan dat dus heel lang duren. Een herinnering is dan onderdeel van die zaak. Ook de beschikking (of kopie van) om een sanctie op te leggen, maakt onderdeel uit van de zaak om het geld te innen, zodat de sanctie nooit eerder vernietigd wordt dan dat het bedrag geïnd is (of kwijtgescholden).

  • Werkintake van een aanvraag voor een uitkering

Dat ligt eraan wat er gebeurt met de uitkomsten van dit gesprek. In de regel vindt dit gesprek plaats tijdens de behandeling van de aanvraag voor een uitkering en maakt dan onderdeel uit van die zaak (resultaat 8.1). Echter, als gevolg van dit gesprek kan een client ook worden opgenomen in de schuldhulpverlening. Dan maakt de intake ook onderdeel uit van de schuldhulpverlening (8.1.9).

En zo kan de client ook worden aangemeld voor een cursus taalachterstand (8.1).

Het eenvoudigste is hier natuurlijk om dit gesprek onderdeel te laten uitmaken van de aanvraag voor een uitkering (resultaat 8.1).

 

 

Beste Zaalberg,

Onze gemeente is aandeelhouder van Omrin. Binnen Omrin wordt een herbenoeming gedaan voor een lid van raad van commissarissen, de gemeente moet hier wel of niet mee instemmen.

Moeten wij deze benoeming als gemeente bewaren, of kan dit op vernietigen en zo ja, welke termijn?

Antwoord: 

Ik moet constateren dat dit niet heel duidelijk in de selectielijst staat aangegeven, iets wat bij een volgende versie hersteld gaat worden.

Indien het hier gaat om benoemingen van externen (mensen die niet behoren tot de gemeente) dan kunt u het beste verwijzen naar resultaat 11.1.13. Dit resultaat verwijst nu nog alleen naar financiële stukken, maar gaat dus uitgebreid worden. De bewaartermijn daarvan is 5 jaar.

Indien een wethouder of burgemeester van uw organisatie benoemd wordt, verwijzen we naar resultaat 17.1.1 (Bewaren).

 

Beste Zaalberg,

De gemeente heeft topsportbeleid vastgesteld. Ter uitvoering van dat beleid is er een stichting opgericht met als doel:
– het versterken van de topsport in de gemeente en het maximaliseren van de positieve maatschappelijke effecten van topsport voor samenleving.
– De stichting is een uitvloeisel van het gemeentelijk topsportbeleid. Zij richt haar activiteiten dan ook primair op de lokale topsport (topsportevenementen, organisaties, -accommodaties en toptalenten) zoals gedefinieerd in het genoemde beleid.
Om dat doel te bereiken wordt de stichting gesubsidieerd door de gemeente. Bij de aanvragen van de subsidie zitten ook de jaarverslagen.
Ik vroeg mij af of die jaarverslagen (en/of de subsidietoekenningen inclusief jaarverslagen) niet blijvend bewaard moeten worden en zo ja, onder welk zaaktype (beleidsevaluatie)? Hoewel wij het jaarverslag niet zelf opgesteld hebben zullen wij toch blijvend geïnteresseerd zijn in ‘onze’ Olympische en wereldkampioenen?
In de oprichtingsakte is overigens niets vermeld over archivering. Mogen (of moeten?) wij de stichting erop aanspreken dat er goed gearchiveerd wordt? Of kunnen ze volstaan met het toesturen van de jaarverslagen?

Antwoord: 

Een stichting is geen overheid. Zolang een stichting geen publiekrechtelijke taken uitvoert, is een stichting daarom niet verplicht zich aan de archiefwet te houden. Dat betekent ook dat er geen verplichting is om een selectielijst te hanteren of om een archief permanent te bewaren.

De stichting die u beschrijft voert geen publiekrechtelijke taken uit en heeft daarom geen verplichting om begrotingen, jaarverslagen of jaarrekeningen permanent te bewaren.

Vanuit de gemeente gezien zijn de aangeleverde jaarverslagen een bijlage bij de vaststelling van een subsidie. Voor dit proces geldt voor de gemeente een bewaartermijn van 7 jaar. Dat betekent dat de verslagen samen met de subsidievaststelling na 7 jaar vernietigd kunnen worden.

In verleden zijn er echter wel archivarissen geweest die gevraagd hebben om jaarverslagen van (lokale) stichtingen en verenigingen uit te zonderen van vernietiging. Dat betekende dat de gemeente verslagen uit de subsidievaststelling moesten halen en een apart archief aan moesten leggen om deze jaarverslagen te kunnen bewaren. Dit gebeurt is veel gemeenten niet meer om dat dit best wel een arbeidsintensieve handeling is.

Vanuit historisch oogpunt en ook vanuit het standpunt van het Nationaal Archief is wel van belang dat niet alleen gemeentelijke archieven worden bewaard. Daarom is er de laatste jaren steeds meer aandacht voor het acquireren van archieven van particulieren instellingen en verenigingen door overheden. Ik adviseer u daarom om samen de archivaris en de stichting afspraken te maken over wat wel en wat niet bewaard moet worden en wie dat bewaart. Het lijkt logisch dat er afspraken worden gemaakt dat één keer in de zoveel tijd of bij opheffing van de stichting de archieven worden overgedragen naar de gemeente of streekarchief zodat de gemeente of het streekarchief verantwoordelijk wordt voor goede bewaring van deze stukken.

Een wettelijke verplichting daarvoor bestaat er niet.

Beste Zaalberg,

Onze organisatie wil de kwaliteit van de zaakregistraties borgen/verbeteren. Er wordt gecontroleerd of het juiste zaaktype gekozen is, of de zaakomschrijving juist is en of de juiste aanvrager gekozen is. 100% goed is een utopie, maar welk percentage zou je dan moeten hanteren. Bestaan hier kwaliteitsnormen voor?

Antwoord: 

Er bestaan geen landelijk vastgestelde kwaliteitsnormen voor zaakregistraties. Welke kwaliteitsnorm je hier als organisatie zelf voor vaststelt hangt samen met de kennis en ervaring binnen het team met het registreren van zaken. Voor de meeste zaaktypen zal het wel snel duidelijk zijn, omdat het over een goed gedefinieerd product of dienst gaat (vergunningen, ontheffingen, subsidies, producten burgerzaken etc). Voor deze relatief eenvoudige zaaktypen zou binnen een half jaar >95% van de zaaktypen goed geregistreerd moeten kunnen worden. De uitdaging zit in het herkennen van de zaaktypen die door iedereen in de organisatie kunnen worden uitgevoerd: de zogenaamde ‘generieke zaaktypen’. Denk hierbij aan: Beleid opstellen, Beleid aanpassen, Beleidsregels opstellen, Toezicht, Handhaving, Evaluatie, etc. Daar gaat meer tijd in zitten om dat te herkennen. Door als team goed met elkaar te overleggen zou je binnen 1,5 à 2 jaar toch moeten kunnen uitkomen op een percentage van 95% goed gekozen zaaktypen. Deze norm is gebaseerd op wat wij in de praktijk bij onze opdrachtgevers zien.

Als het gaat om de juiste zaakomschrijving, zou je gebruik kunnen maken van een omschrijvingsformat per zaaktype. Degene die registreert hoeft dan niet na te denken over een goede omschrijving, en alleen maar de ontbrekende gegevens in het format in te vullen. Als voorbeeld voor een evenementenvergunning: Evenementenvergunning voor <onderwerp> op <datum/periode> op <locatie>. Vul de ontbrekende gegevens in en je hebt altijd dezelfde manier van zaakomschrijven.

Voor het koppelen van de juiste aanvragergegevens kun je onderscheid maken tussen degene die de brief heeft gestuurd en degene die het product of de dienst geleverd dient te krijgen. Is dat dezelfde, dan is het makkelijk. Maar daar kan ook verschil in zitten.Een voorbeeld: Bezwaarschrift: Een advocaat stuurt de volgende brief: Namens mijn client dien ik een bezwaar in tegen uw besluit van….. Op documentniveau dient de advocaat gekoppeld te worden. Op zaakniveau is het de naam van de client. Die heeft immers een bezwaar, niet de advocaat (die voert het alleen maar uit).

Tot slot willen wij meegeven dat het streven naar 100% foutloze registraties geen utopie is, maar het halen ervan waarschijnlijk wel. Waar gewerkt wordt, worden immers altijd fouten gemaakt. Het kiezen van het juiste zaaktype is eigenlijk de grootste uitdaging. Dat is een kwestie van ervaring opdoen.

Beste Zaalberg,

Wij zijn “oude” archieven van voormalige gemeenten aan het opschonen en nu komen we verslagen/notulen van de commissie bezwaarschriften tegen. Nu is onze vraag of deze voor vernietiging in aanmerking komen of dat deze permanent bewaard moeten worden.

Antwoord: 

Zowel de selectielijst van 1996, 2017 als 2020 zetten de verslagen van de bezwarencommissie (of eigenlijk de besluiten van) op permanent bewaren.

De selectielijst van 1983 is wat minder specifiek daarin. Deze selectielijst zegt wel dat archieven van commissies behoren tot de archieven van de gemeente (pag. 3), maar er wordt eigenlijk helemaal niet gesproken over de bewaartermijn van bezwaarschriften. Zelfs paragraaf 1.3 ‘Beginselen voor bewaring en vernietiging’ waar de uitzonderingen van vernietiging worden besproken, noemt geen bezwaarschriften.

Onder categorie 2.3 wordt wel gezegd: “Verslagen die beleidsfactoren of -handelingen betreffen, blijven bewaard”. Als er rekening mee wordt gehouden dat alle selectielijsten na 1983 de verslagen van de bezwarencommissie bewaren, lijkt het logisch om ook onder de selectielijst 1983 deze verslagen te bewaren en daarbij te verwijzen naar de tekst bij categorie 2.3.

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de archivering van de overlegstukken van SIO. Hoe lang moeten deze worden bewaard en wat is een passend zaaktype hiervoor?

Antwoord: 

Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) is een inhoudelijk overleg, waarin wordt gesproken over de waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectiebesluiten als voor vervreemding, overbrenging en openbaarheid van archiefbescheiden. In dit overleg overlegt de gemeentearchivaris met de informatiebeheerder van de gemeente, soms aangevuld met de gemeentesecretaris, archiefinspecteur, functionaris gegevensbescherming en externe deskundige.

In dit overleg worden besluiten genomen over de informatiehuishouding van de gemeente, met name over de toepassing van bewaartermijnen op de gemeentelijke archieven en het beleid dat de gemeente moet voeren om informatie duurzaam te kunnen bewaren. Vaak worden hier bijvoorbeeld besluiten genomen over het bewaren van informatie waarbij de gemeente afwijkt van de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen.

Deze besluiten worden alleen vastgelegd in de notulen van de vergaderingen van het SIO. De besluiten hebben echter wel een langdurig effect op de archieven van de gemeente en daarover dient de gemeente ook verantwoording af te leggen. Daarom dienen met name de notulen van deze vergaderingen permanent bewaard te worden.

Ik verwijs daarom naar resultaat 19.1.6, met name het ‘besluitvormend bestuurlijk overleg waar de organisatie het secretariaat over voert’.

Beste Zaalberg,

Wat te doen met statistieken die online ingevuld worden? Bijvoorbeeld woningstatistiek CBS of kwartaal statistiek vacatures en ziekteverzuim.

Antwoord: 

De gegevens die u noemt, dient u aan te leveren omdat u dat verplicht bent. U dient daar verantwoording over af te leggen. Deze gegevens worden vervolgens door de ontvangende instantie verwerkt en eventueel bewaard.

Dat betekent dat u, als gemeente, informatie verstrekt die al ergens anders worden bewaard. Volgens de selectielijst 2020 valt dat onder proces 20 ‘Informeren’.

Dit valt het onder resultaat 6.1.3 (V 1 jaar).

Proces 20 heeft een generieke bewaartermijn (resultaat 20.1) van 1 jaar. Onder resultaat 20.1.4 is dan nog een aparte bewaartermijn voor gegevens van de woningstatistiek te vinden.

U bent niet verplicht de ingevulde formulieren permanent te bewaren.

toepassen: U dient de Wpg bewaartermijn die in de wet vermeld staat (vanaf 01-06-2019) toe te passen.

Beste Zaalberg,

De selectielijst voor gemeenten van 2020 schrijft voor verzuim een bewaartermijn voor t/m de verzuimer de negentienjarige leeftijd bereikt. Hierbij baseert de lijst zich op de Leerplichtwet 1969, art. 3 en 4b. (Zie hieronder voor de excerpten uit de selectielijst.) Inmiddels is de WPG in werking getreden, die schrijft in art. 14 een bewaartermijn van vijf jaar voor. Het standpunt van Ingrado, de vakorganisatie voor leerplicht, is dat een verzuimmelding in beginsel een WPG-gegeven is. Dit zal betekenen dat de bewaartermijn van verzuimen vijf jaar na de eerste verwerking is. In ieder geval zullen de proces-verbalen onder het WPG-regime vallen.

12 Toezien en handhaven

Het vanuit een bevoegdheid, afspraak of overeenkomst inspecteren,

controleren en toezien met als doel te controleren

of personen of partijen voldoen aan geldende afspraken, wet of

regelgeving en het wanneer nodig corrigerend ingrijpen of

opleggen van een sanctie.

Het kan hierbij gaan om landelijke wet- en regelgeving, door

het orgaan vastgestelde regelgeving en om vastgelegde

afspraken.

Het vastgelegde eindresultaat

van het proces

Specifiek Toezicht uitgevoerd

12.1.3 Leerplicht Wet- en regelgeving:

Leerplichtwet

1969, art. 3

en 4b

Vernietigen De procestermijn is samengevoegd

met de bewaartermijn

19 jaar De bewaartermijn loopt vanaf de geboortedatum van de

leerling.

 

12 Toezien en handhaven

Het vanuit een bevoegdheid, afspraak of overeenkomst inspecteren,

controleren en toezien met als doel te controleren

of personen of partijen voldoen aan geldende afspraken, wet of

regelgeving en het wanneer nodig corrigerend ingrijpen of

opleggen van een sanctie.

Het kan hierbij gaan om landelijke wet- en regelgeving, door

het orgaan vastgestelde regelgeving en om vastgelegde

afspraken.

Het vastgelegde eindresultaat

van het proces

Specifiek Toezicht uitgevoerd

12.1.4 Kwalificatieplicht Risicoanalyse Vernietigen 2 jaar Dit termijn geldt na einde van het toezicht.

Antwoord: 

Wij zijn het oneens met het standpunt van de vakorganisatie dat een verzuimmelding in beginsel een gegeven is onder de Wet politiegegevens (Wpg). Een verzuimmelding is in beginsel een gegeven onder de leerplichtwet en bevat persoonsgegevens die in de regel onder Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vallen.

Daarmee is rekening gehouden bij het bepalen van de bewaartermijnen die in de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 worden genoemd.

De Wpg noemt een bewaartermijn van 5 jaar voor politiegegevens die vallen onder de ‘dagelijkse politietaken’. Boetes die een leerplichtambtenaar uitschrijft vallen daaronder.

Gegevens die worden gebruikt om een boete op te stellen vallen onder de Wpg. Dat houdt in dat voor verzuimmeldingen de rare situatie ontstaat dat er 2 bewaartermijnen van toepassing zijn: de bewaartermijn van 19 jaar onder de leerplicht (2 jaar onder de kwalificatieplicht) en de bewaartermijn van 5 jaar onder de Wpg.

Welke bewaartermijn van toepassing is, is dus afhankelijk van wat er met de verzuimmelding wordt gedaan.

Het merendeel van de verzuimmeldingen leiden niet tot een boete en zullen dus niet onder de Wpg vallen. In de regel zal dus de bewaartermijn onder de selectielijst van toepassing zijn.

Het lastige van de Wpg is dat de status van een verzuimmelding kan veranderen, afhankelijk van wat er met die melding gebeurt en dat is iets wat niet van tevoren kan worden ingeregeld.

Als dus een verzuimmelding wordt gebruikt om een boete op te stellen, verandert halverwege de ‘zaak’ zowel de vertrouwelijkheid van de zaak (want Wpg-gegevens dienen extra worden afgeschermd) en de bewaartermijn van de zaak. Dat is eigenlijk niet goed te regelen.

De bewaartermijnen onder de Wpg moeten nog worden opgenomen in de selectielijst. Op dit moment vindt er een evaluatie plaats van de selectielijst. Dat kan leiden tot de conclusie dat de selectielijst moet worden aangepast. Echter, de nieuwe archiefwet (archiefbesluit) gaat nieuwe regels bevatten over het opstellen en eventueel aanpassen van een selectielijst. Waarschijnlijk zal de VNG wachten met het aanpassen van de selectielijst tot de nieuwe archiefwet in werking is getreden.

Dat heeft echter geen invloed op welke bewaartermijn die u moet toepassen: U dient de Wpg bewaartermijn die in de wet vermeld staat (vanaf 01-06-2019) toe te passen.

Beste Zaalberg,

In de i-Nav staat werkproces B1639 (Gedetineerde terugkeer of verlof melding) met een drietal resultaten. Alleen deze resultaten wijzen naar de nieuwe selectielijst.

Welke verwijzing moet ik kiezen voor de selectielijst 1996 (geactualiseerd in 2012)?

Antwoord: 

B1639 hebben we pas na 2017 aan het Model-DSP toegevoegd, dus zelf hebben we die matching nooit gemaakt.

Als ik kijk naar de selectielijst 1996, dan hoort het m.i. onder 3.10.1 (openbare orde)  te vallen, maar daar staat geen goede bewaartermijn tenzij je verwijst naar de bewaartermijn die bij Besluit tijdelijk huisverbod staat.

Conclusie: het staat niet in de selectielijst 1996, dus pas de selectielijst 2017 toe.

Beste Zaalberg,

Er zijn meerdere momenten die gaan over het beoordelen van de waarde van documenten: identificeren, waarderen en opschonen.

Doordat er documenten buiten het archiefsysteem worden ontvangen, gemaakt en verzonden. Wordt niet alles direct in een archiefsysteem gevangen (zodat het hele proces hetzelfde termijn krijgt). Concepten en aantekeningen kunnen mogelijk wel direct in het archiefsysteem worden opgeslagen. Echter is de praktijk weerbarstig. Wanneer je van concepten in het archiefsysteem de waarde gaat bepalen, hebben we het over schonen. Echter wanneer het document zich buiten een archiefsysteem bevindt, kan het schonen ook al worden meegenomen in de identificatie.
1. Hoe kijkt u hier tegenaan? Er wordt dan bijv. niet gelogd wanneer deze documenten worden verwijderd.

Wanneer documenten van de zaak in het archiefsysteem niet langer van betekenis zijn (voor de zaak, cultuurhistorisch, ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie, etc.) en niet gearchiveerd hoeven te worden, kan het worden geschoond/verwijderd.
2. Kan alleen worden geschoond na afhandelen van de zaak of kan ook tussentijds worden geschoond?
3. De documenten die alsnog geschoond worden uit het archiefsysteem komen niet op een vernietigingslijst. Of is het wenselijk hiervoor een nieuwe zaak aan te maken die op korte termijn vernietigd wordt?

Antwoord: 

Technisch gesproken dient er altijd te kunnen terug gevonden wanneer informatie wordt vernietigd (of eigenlijk wat er met informatie gebeurt). Daarnaast hoort informatie zoveel mogelijk maar op één locatie te worden opgeslagen. Met andere woorden: informatie over een zaak hoort te worden bewaard bij die zaak. De praktijk is inderdaad heel weerbarstig: medewerker werken om systemen heen want ‘dat is makkelijk’. Dat betekent dat informatie over 1 zaak, vaak op meerdere locaties wordt opgeslagen (zaaksysteem, outlook, G-schijf, SharePoint, etc.). Hier houdt b.v. de selectielijst geen rekening mee, omdat er wordt uitgegaan van de ideale situatie dat er correct gewerkt wordt (wat ook het doel van de organisatie zou moeten zijn).

Dit resulteert in niet volledige zaken en een versplinterd informatielandschap. Vernietiging of opschoning van informatie betekent dan veel uitzoekwerk wat tijdrovend is. Tijd die er vaak niet is. Er wordt dan vaak de praktische keuze gemaakt om niet alles vast te leggen en alleen die informatie vast te leggen die absoluut nodig is om de zaak te kunnen reconstrueren. Dat betekent dat geaccepteerd wordt dat informatie ook buiten het archiefsysteem wordt vernietigd en dat alleen informatie nodig voor een reconstructie later alsnog wordt opgeslagen in een informatiesysteem.

Nogmaals: die zijn kunstgrepen want idealiter wilt u dat informatie over 1 zaak op 1 locatie wordt opgeslagen. Opschoning wordt dan ook beter vastgelegd.

Daarnaast: technisch gesproken hoort van opschoning ook een vernietigingslijst te worden opgesteld. Er wordt namelijk informatie vernietigd dat onderdeel uitmaakt van het archief. Omdat we hier echter praten over individuele documenten en het niet te doen is om van individuele documenten een vernietigingslijst te maken, wordt dit vaak nagelaten. Het beste is om goede afspraken te maken met uw archivaris over hoe hier mee om te gaan.

Opschoning is mogelijk volgens de selectielijst. De selectielijst geeft echter geen termijnen voor opschoning. Dat betekent dat u zelf kunt besluiten wanneer u opschoning toepast. Opschonen kunt u echter alleen maar doen, nadat een zaak is afgehandeld. Documenten opschonen terwijl een zaak nog open is, lijkt volstrekt onlogisch. U dient namelijk een zaak te kunnen reconstrueren en het is vaak niet duidelijk wat de rol van een document is binnen zaak totdat de hele zaak is afgehandeld. Dat betekent dat ook vaak alle tussenversie van documenten worden bewaard. Zonder deze documenten kunt u namelijk niet nagaan hoe een document tot stand is gekomen. Tussentijds opschonen wordt daarom niet aangeraden.

Beste Zaalberg,

Archiefwaardig komt niet voor in de Archiefwet en deze term roept is moeilijk uitlegbaar en daardoor verwarrend. Daarom een vraag over welke documenten we in het archiefsysteem vastleggen (recordness) en welke niet (non-recordeness) en hoe we hier voor de organisatie uitlegbaar mee omgaan. Ook in het kader van duurzaamheid over de hoeveelheid informatie die steeds meer wordt en impact heeft op het milieu.

Er zijn meerdere momenten die gaan over het beoordelen van de waarde van documenten: identificeren, waarderen en opschonen. De definitie van een document: Een door een orgaan, persoon of college opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college. Kortom alle documenten die ambtenaren uit hoofden van hun functie ontvangen, maken en versturen vallen onder de Archiefwet.

1. Dat betekent toch niet dat alles in een archiefsysteem dient te worden opgeslagen en aan de selectielijst onderhevig is?

Bij identificeren gaat het erom of een document dient te worden opgeslagen in het archiefsysteem. Echter is het niet reëel om alle documenten te identificeren als archiefbescheiden en in het archiefsysteem op te slaan. Hiervoor dient een organisatie zelf richtlijnen op te stellen.

2. Kan ik hierbij denken aan richtlijnen zoals?:
– Reclame en aanbiedingen waarop niet wordt ingegaan
– Privé / persoonlijke documenten (bijv. voorbereiding van je personeelsgesprek, informele berichten)
– Documentatie (t.b.v. kennisbank)
– Kopieën (bijv. het verspreiden van hetzelfde document aan meerdere ontvangers, zonder inhoudelijke toevoeging, bijv. persbericht, cc-mailing)
– Formele documenten zonder inhoud (afspraken, afspraakbevestigingen)

Antwoord: 

Archiefbescheiden worden conform artikel 1 van de archiefwet (art. 1c.) gezien als:

  1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
  2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
  3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
  4. reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd;

Dat betekent dat alles wat de organisatie gebruikt om haar taken uit te voeren gezien wordt als archiefbescheiden, ongeacht de verschijningsvorm. Alle archiefbescheiden vallen onder de selectielijst. Om de selectielijst goed te kunnen uitvoeren, is het nodig dat informatie wordt geregistreerd. Op welke locatie (in welk systeem) dat gebeurt, is niet bepaald. Dat betekent in de praktijk vaak dat een organisatie meerdere systemen heeft, die archiefwaardig materiaal bevat. Zo zullen omgevingsvergunningen in een VTH-applicatie zitten en WMO-beschikkingen in en pakket voor het sociaal domein. U bent niet verplicht om alle informatie dus in het DMS of zaaksysteem te hebben. U bent wel verplicht om archiefwaardig materiaal in een systeem te hebben die geschikt is om informatie te beheren (bewaren/vernietigen, etc).

De enige informatie die niet archiefwaardig is, is informatie die de organisatie niet gebruikt om haar taken uit te voeren. U kunt dan inderdaad denken aan reclamemateriaal, kranten, tijdschriften etc. Documentatie is wel archiefwaardig als die documentatie wordt gebruikt om een zaak af te handelen. In de praktijk zien we de bibliotheekfunctie niet als een archief.

Persoonlijke aantekeningen van ambtenaren/medewerkers zijn archiefwaardig als deze aantekeningen gaan over zaken/dossiers die zij uitvoeren. Als het persoonlijke aantekeningen betreft over b.v. een beoordelingsgesprek is dat geen archief, want het maakt geen onderdeel uit van de gemeentelijke zaak.

Als voorbeeld: als een medewerker van de organisatie een beoordelingsgesprek heeft met iemand van HRM, maken de aantekeningen van de medewerker van HRM wel onderdeel uit van het gemeentelijk archief (want deze medewerker voert een gemeentelijke taak uit), de aantekeningen van de medewerker die het beoordelingsgesprek ondergaat niet.

Kopieën kunnen wel degelijk archiefmateriaal zijn (persberichten zijn nooit kopieën). U moet ervanuit gaan dat u in het archief moet kunnen nagaan wie welke informatie heeft ontvangen en wat die persoon/organisatie dan heeft ontvangen. Dat betekent dat u niet elke brief hoeft te bewaren als meerdere personen dezelfde brief hebben ontvangen, maar er dient dan wel een verzendlijst te zijn.

Aanbiedingen waar niet op wordt ingegaan, hoeft niet te worden geregistreerd als het ongevraagde aanbiedingen zijn. Als het gaat om offertes waar niet op wordt ingegaan, dienen deze wel worden geregistreerd omdat moet kunnen worden nagegaan hoe besluit is genomen waarbij gezien moet kunnen worden waarom een bedrijf een opdracht heeft gekregen en een ander niet.

In de regel dient u alles te bewaren/registreren waarover de organisatie eventueel verantwoording dient af te leggen. Dat kunnen dus ook afspraken en afspraakbevestigingen zijn.

Bijna alles valt daarmee onder de archiefwet, op een paar uitzonderingen na, en dient dus geregistreerd en ook officieel vernietigd te worden. Dit kan heel ver gaan en ook bijvoorbeeld mailboxen, agenda’s en databases bevatten. Dat levert in de praktijk nog wel eens lastige problemen op die we langzaamaan proberen op te lossen.

Het belangrijkste is gewoon dat u weet, waar informatie wordt opgeslagen, in welke systemen dat gebeurt, welke systemen geschikt zijn voor archiefbeheer en hoe deze informatie moeten worden beheerd (bewaard/vernietigd). Onder de Wet Open Overheid valt namelijk heel veel informatie waaronder ook aantekeningen van medewerkers onder de openbare informatie die door derden kan worden opgevraagd.

 

Beste Zaalberg,

Kunt u ons van advies dienen over hoe lang opgeslagen gegevens van onze werktelefoons dienen te worden bewaard?
Het schijnt dat deze gegevens ergens worden opgeslagen. (dus info over naar wie je hebt gebeld, hoe vaak je hebt gebeld, welke nummers je hebt gebeld enz.)
Maar hoe lang zou dat bewaard moeten blijven?

Antwoord: 

Het is ons niet bekend dat gemeenten of gemeentelijke organisaties gegevens bewaren over de belgeschiedenis van werktelefoons.

Het is wel zo dat telecomaanbieders deze gegevens bewaren. Tot 2015 was de bewaartermijn 1 jaar on der de Wet bewaarplicht telecommunicatiegegevens. Van een telefoongesprek moesten gedurende twaalf maanden de volgende gegevens worden bewaard: begin- en eindtijd, telefoonnummers, namen en adressen van de betrokken abonnees of geregistreerde gebruikers[11] en de locaties waar betrokken mobiele telefoons zich bevinden. De inhoud van het gesprek werd niet opgenomen. Bij sms en MMS idem.

Door een uitspraak van de voorzieningenrechter is deze termijn in 2015 buiten werking gesteld.

Tegenwoordig mag een telecomaanbieder de belgegevens bewaren zolang de afnemer geïnformeerd moet/kan worden over zijn/haar gebruik en factuur.

Indien een gemeente zelf de belgeschiedenis bewaard, zal dat onder 19.1 (V 5 jaar) vallen, tenzij u dit ziet als een soort ‘loging-gegevens’, dan kunt u kiezen voor 19.1.24

Beste Zaalberg,

Zo nu en dan ontvangt de gemeentelijke begraafplaats vragen van burgers over graven van voorouders en tot een bepaalde periode kunnen zij in hun administratie terugzien wie waar heeft gelegen, ook als de inhoudelijke stukken al zijn vernietigd of het graf is geruimd. Nu vraag ik me af welke bewaartermijn geldt voor de metagegevens die zijn overgebleven (welke persoon in welk graf lag en hoe lang). Dienen deze gegevens ook vernietigd te worden wanneer een graf is geruimd, of kan dit tot een bepaalde termijn behouden blijven (en zo ja, op basis van welke grondslag)? Alvast dank voor uw antwoord.

Antwoord: 

Elke begraafplaats dient een register bij te houden onder de Wet op de Lijkbezorging (art. 27, 50 en 65) met daarin alle begraven lijken en een nauwkeurige aanduiding van de plaats waar zij begraven zijn. Dat register is openbaar en dient overgebracht worden naar het archief bij opheffing oftewel permanent bewaard.

Hoewel de wet geen regels heeft voor het bijhouden van graven die geruimd zijn, kan u ervanuit gaan dat dit soort gegevens ook onderdeel van het register zullen zijn en dus als onderdeel van het register permanent worden bewaard.

Aangezien het hier overleden personen betreft, is de Algemene Verordening Persoonsgegevens niet van toepassing op dit register.

Beste Zaalberg,

Wij gaan binnenkort gebruik maken van een applicatie voor het gebruiken van digitale handtekeningen. Hiermee worden alle documenten die een handtekening nodig hebben alleen nog maar digitaal ondertekend middels een geavanceerde digitale handtekening.De logging van deze handtekening wordt opgeslagen in de applicatie die de handtekeningen genereert en niet in het zaaksysteem.In het zaaksysteem worden deze metagegevens dus niet opgeslagen. Het betreffen zowel de vernietigen als te bewaren processen.– Wat zijn de eisen aan een digitale handtekening voor het archief, ook me het oog op overbrenging?– Moet de logging van de handtekening bewaard worden bij de zaak in het zaaksysteem of is het voldoende wanneer deze alleen opgeslagen wordt in de applicatie die de handtekeningen genereert?– Moeten de metatagegevens van de logging overgebracht worden naar een eventueel E depot?– Kan de digitale handtekening op deze wijze ook gebruikt worden voor processen die in applicaties zitten die niet archiefwaardig zijn?

Antwoord: 

Het antwoord op de vraag is te vinden in de Handreiking electronische handtekening van de VNG (pag. 50 en 51). Ik citeer hieruit, met het advies de Handreiking er ook op na te slaan.De eisen die gesteld worden aan de digitale handtekening, de gegevens die vastgelegd moeten worden,  vind je in art. 24 lid c van de Archiefregeling:“Voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening:1 De houder van de digitale handtekening;2 Het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;3 De voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en4 Voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.”Als er digitaal wordt ondertekend moeten de kenmerken van de digitale ondertekening worden vastgelegd en bewaard.“Punt 2 maakt duidelijk dat niet de handtekening zelf maar de registratie van de validatie gearchiveerd dient te worden. Punt 2 beschrijft daarmee dat er geen noodzaak is voor validatie op langere termijn.De toelichting hierbij, beschreven in Staatcourant, nr. 70 (Stcrt. 2010, 70) is als volgt:“De digitale handtekening zélf hoeft ingevolge de Archiefwet 1995 niet te worden bewaard. Dat neemt niet weg, dat in voorkomende gevallen wel steeds de gegevens moeten kunnen worden herleid, [die op basis van de metadata uit art. 24 sub c over de validatie zijn vastgelegd]. Eén van de doelen van de digitale handtekening is vaak om te kunnen vaststellen van wie een document afkomstig is. Het gaat dan om authentificatie van de opsteller(s) of afzender(s) van het document. Na controle en validatie van de handtekening verliest deze zijn rol en hoeft ten behoeve van archivering niet te worden bewaard. In de regel is validatie van een digitale handtekening na verloop van tijd niet meer mogelijk, enerzijds om technische redenen (niet meer te reproduceren), anderzijds om organisatorische redenen, omdat de gegevens over functionaris en bijbehorende handtekening niet meer beschikbaar zijn of gewijzigd.”Een lang citaat, waarin expliciet gesteld wordt dat de rol van de ondertekening tijdelijk is en vooral gezien moet worden in de context van de processtap waarin de ondertekening plaatsvond. Het duidt aan dat vooral het registratieproces van belang is, en niet zozeer de registratie van de handtekening zelf. Archivering moet het mogelijk maken om het proces na te gaan zoals dat is verlopen. Voor de ondertekening betekent dit, dat we moeten kunnen nagaan wie de ondertekenaar was en hoe dat is gevalideerd. Het behouden van de ondertekening zelf, op een manier die validatie in de toekomst mogelijk maakt, hoeft dus niet. Tenslotte is de toepassing van dit artikel uit de Archiefregeling beperkt tot archiefbescheiden die blijvend bewaard moeten worden, waardoor het niet geldt voor de overgrote hoeveelheid archiefbescheiden die (op termijn) vernietigbaar zijn. Gezien de intentie van dit artikel, de redenering en de toelichting, geeft de Archiefregeling echter wel een heel bruikbare en duurzame methode om met archivering van elektronische handtekeningen om te gaan. De vastlegging van de validatie (het moment en het resultaat daarvan) is goed mogelijk, zowel handmatig als automatisch. Door die gegevens als metadata aan de archiefbescheiden te koppelen, ontstaat een volledig beeld van de context waardoor het proces kan worden gereproduceerd.”Je vindt de Handreiking hier https://vng.nl/sites/default/files/2021-02/electronische-handtekening_20210127.pdf

Beste Zaalberg,

Er worden diverse machtigingen en/ of mandaten gegeven voor eenmalige of tijdelijk handelingen door het college of alleen de burgemeester. Deze worden verstrekt aan mede collegeleden, afdeling, medewerkers of aan derde partijen. Soms is het verstrekken van een mandaat en een adviesformulier aan het college gestuurd en is dit het enige document wat we hebben om te archiveren.

Zijn de besluiten die een onderdeel van een zaak zijn een onderdeel daarvan en behoren deze te worden gearchiveerd volgens de criteria van zaaktype?

Besluiten die niet bij een zaak behoren, onder welke criteria (nummer) vallen die binnen de selectielijst?

Antwoord: 

U dient verschil te maken tussen vertegenwoordiging/machtigingen en mandaatbesluiten.

Mandaatbesluiten zijn vaak algemene besluiten waarbij het maken van bepaalde besluiten bij een persoon of functie worden neergelegd. Iemand die gemandateerd is, kan namens b.v. B&W alle omgevingsvergunningen of alle apv-ontheffingen afhandelen zonder toestemming van B&W. In uitzonderlijke gevallen kan een mandaat ook zijn afgegeven voor één zaak, maar dat komt weinig voor.

Een machtiging of vertegenwoordiging houdt vaak geen besluitvorming in en zegt gewoon dat een persoon optreedt namens B&W bij b.v. vergaderingen of een specifieke rechtszaak zonder dat deze persoon ook daadwerkelijke specifieke besluiten kan nemen.

Onder resultaat 9.1.1. alt een machtiging V1 jaar na vervallen, onder 9.1.4  valt een mandaatbesluit (bezwaren).

Echter, een mandaatbesluit of machtiging dat genomen is om één zaak af te handelen zal vallen onder de zaak waar het mandaatbesluit of de machtiging bij hoort. Daarmee zal ook de bewaartermijn van die zaak krijgen. Mandaatbesluiten die bewaard moeten worden, zijn de algemene mandaatbesluiten waarbij de verantwoordelijkheid van taken die door B&W moeten worden uitgevoerd, worden neergelegd bij andere functies.

Beste Zaalberg,

Voorheen kregen we van een vertrekkende burgemeester een aantal dozen met daarin verslagen met aantekeningen en deze werden nog een tijd bewaard. Echter nu worden de aantekeningen in een software applicatie gemaakt en naast de vraag hoe we de aantekeningen uit het programma kunnen halen, is de vraag eigenlijk welke waarde hebben deze aantekeningen en hoelang is de bewaartermijn?

Ook vragen we ons af wat er moet gebeuren met de ingekomen en verstuurde email door de collegeleden? Uiteraard is het handig om deze een tijd te bewaren aangezien de nieuw collegelid hier ook op terug moet kunnen vallen maar wat is hiervan de bewaartermijn?

Antwoord: 

Aantekeningen in het algemeen hebben dezelfde bewaartermijn als de zaak waar de aantekeningen over gaan.

Als deze aantekeningen in papieren vorm zijn gemaakt, dan is dat uiteraard een lastig uitgangspunt, aangezien in één aantekeningenboekje opmerkingen over meerdere zaken worden gemaakt. Maar aangezien deze aantekeningen van de burgemeester waren zijn ze wel interessant om te bewaren.

De burgemeester wordt, net als wethouders, gezien als een sleutelfiguur binnen de gemeente. Correspondentie van sleutelfiguren van een organisatie komt in aanmerking voor permanente bewaring. Zij worden namelijk gezien als representanten van de organisatie en laten duidelijk zien hoe de organisatie met haar omgeving (burger, instellingen en bedrijven) communiceert.

Dat is de reden waarom in de nieuwe selectielijst E-mailbewaring (waarschijnlijk gaat deze in per 1 januari 2024) wordt gesteld dat e-mailboxen die van zogenaamde ‘informatieknooppunten’ zijn (Zie de systeemanalyse horende bij de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020) daarom permanent bewaard dienen te worden.

Voor aantekeningen in een systeem is dit uitgangspunt alleen haalbaar als er één document is waar deze aantekeningen zijn verzameld. In de regel is dat in een digitale omgeving niet zo. Aantekeningen worden meestal gemaakt bij het voorstel of het besluit waar de aantekeningen over gaan. Dat betekent dat u de aantekeningen niet meer los kan zien van de zaak waar de aantekeningen bij horen en dat er dus ook geen aparte bewaartermijn zal zijn. Aantekeningen die gaan over een te vernietigen zaak, zullen dus vernietigd worden als de bewaartermijn van de zaak is vervallen en aantekeningen horende bij een te bewaren zaak zullen dus permanent bewaard moeten worden.

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de bewaartermijn voor de inkomstenbriefjes die uitkeringsgerechtigden moeten inleveren. En welke retentieregel hoort hierbij?

Antwoord: 

Dit valt onder de werkprocessen “Bijstand rechtmatigheidsformulier”, “IOAW rechtmatigheidsformulier” en/of “IOAZ rechtmatigheidsformulier”.

  • Als deze formulieren verwerkt zijn, dan is de vernietigingsgrondslag 12.1.1 en mogen ze na 10 jaar weg.
  • Is het proces afgebroken, dan is de vernietigingsgrondslag 12.3 en mogen ze na 1 jaar weg.

Beste Zaalberg,

Is er ook een wettelijke bewaartermijn voor firewall logging voor gemeenten; welke applicatie/website door welke gebruiker is gebruikt/bezocht?

Antwoord: 

Er zijn geen wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen voor login-gegevens van gebruikers. Al heeft de minister wel een bewaartermijn vastgesteld voor logbestanden van 5 jaar voor medische gegevens (Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders), maar dit is dus niet geheel van toepassing op gemeenten.

De standaardtermijn voor loggegevens van Office365 is dan weer een jaar.

In het kader van de informatieveiligheid wordt voor gemeenten met name gewezen naar de Baseline Informatieveiligheid overheid (BIO). In paragraaf 12.4 wordt gesproken over het vastleggen van gebeurtenissen en het verzamelen van bewijzen.

Onder 12.4.1 staat:

Gebeurtenissen registreren Logbestanden van gebeurtenissen die gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen registreren, behoren te worden gemaakt, bewaard en regelmatig te worden beoordeeld.

Onder 12.4.2.3 staat:

Er is een (onafhankelijke) interne audit procedure die minimaal half jaarlijks toetst op het ongewijzigd bestaan van logbestanden.

Dit laatste leidt tot de conclusie dat de bestanden minimaal 6 maanden bewaard moeten worden, al heeft de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) het over 3 maanden.

Er is echter een reden om logbestanden langer te bewaren:

Er zijn voorbeelden bekend dat organisatie waren gehackt. Aan de hand van de logbestanden kon men nagaan dat de hackers al een tijdje in het systeem zaten. In een voorbeeld wordt gesproken over 7 maanden, maar er is ook een voorbeeld van 9 jaar.

Informatiebeveiligers willen dus logbestanden zo lang mogelijk bewaren. Dat is echter in tegenstrijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Bezoekers van websites bijvoorbeeld zijn persoonsgegevens waarvan de behoefte om die te bewaren vanuit informatieveiligheid zeer gering is. Deze moeten dus eerder worden verwijderd dan inzages in medische dossiers.

De Informatiebeveiligingsdienst (IBD) voor gemeenten maakt de bewaartermijn voor logging afhankelijk van de vertrouwelijkheidsclassificatie van het desbetreffende systeem, van een halfjaar voor bedrijfsvertrouwelijke informatie tot zeven jaar voor geheime informatie.

Bovenstaande maakt duidelijk dat er geen uniforme bewaartermijn is voor loggegevens/bestanden. De bewaartermijn van loggegevens zal altijd afhankelijk zijn van de soort gegevens waar de logbestanden bij horen. Standaard wordt een minimale termijn van 6 maanden gehanteerd, maar die termijn is niet standaard op alle gegevens van toepassing. U zult dus moeten bepalen waar de logbestanden over gaan en dan een passende bewaartermijn op toepassen.

Beste Zaalberg,

Het bestuurlijke besluitvormingsproces wordt bij ons digitaal afgehandeld. Hierbij zijn wij momenteel gewend om het besluit digitaal te verwerken op het document; het besluit wordt handmatig op het document toegevoegd en op deze wijze gearchiveerd. Is het verplicht om het besluit van het college op het collegevoorstel te verwerken of kan voor het archief ook voldoen worden met een logbestand waarin het besluit staat?

Antwoord: 

Er bestaat geen wetgeving die voorschrijft hoe een besluit eruit moet zien. Van belang is dat het besluit duidelijk wordt vermeld en dat er te achterhalen moet zijn wie dat besluit genomen heeft. Dat betekent dat ook te achterhalen moet zijn welke bestuurder (wethouder/burgemeester) heeft ingestemd met het besluit en welke niet en welke opmerkingen er zijn gemaakt over het besluit. Dat houdt ook in dat moet kunnen worden herleid welke bestuurder welke wijzigingen (waaronder het persoonlijk besluit) heeft aangebracht in het voorstel.

De log die u beschrijft zou dit dus duidelijk moeten maken en hoort de paraferingsroutering duidelijk te beschrijven. Deze log moet onderdeel maken van het voorstel c.q. besluit en dus goed gearchiveerd te worden.

 

 

Beste Zaalberg,

Ons waterschap is trekker van een RES (regionale energie transitie). Ook het secretariaat en de archivering zijn bij ons belegd. Aan de RES nemen ook gemeenten deel.

Welke selectielijst moet gebruikt worden voor de archivering van de data van de RES? De gemeentelijke lijst of die van de waterschappen?
Op de gemeentelijke lijst staat de regionale energietransitie niet expliciet genoemd als samenwerking waar de lijst voor geldt, de selectielijst van de waterschappen maakt -volgens mij- helemaal geen melding van samenwerkingsverbanden.

Antwoord: 

U dient het samenwerkingsverband te zien als een aparte organisatie met een eigen archief. Omdat deze in dit geval onder de verantwoordelijkheid van het waterschap valt, is het logisch dat het archief onder de selectielijst voor Waterschappen (2012) valt, zeker als er geen afspraken zijn gemaakt over welke selectielijst zal worden toegepast.

Omdat de RES dus gezien moet worden als een aparte organisatie is Hoofdstuk 3 (ondersteunende processen) van de selectielijst voor waterschappen van toepassing.

Vergaderingen van het RES vallen bijvoorbeeld onder 3.4.1. Categorieën 2.1.1 en 2.2.1 zijn toepassing op de plannen en beleidsstukken van het samenwerkingsverband. Deze categorieën zullen de meeste documenten uit het archief afdekken.

De gemeentelijke selectielijst benadert dit op dezelfde manier. Daar is bijvoorbeeld 19.1.6 bedoeld voor de vergaderingen van de RES.

 

 

Beste Zaalberg,

Onlangs kreeg ik een vraag over het bewaren van meetgegevens van het klimaat van een archiefruimte. Hoe lang moeten deze bewaard blijven? Het gaat hier dus om de uitkomsten uit een meetsysteem dat de temperatuur en luchtvochtigheid van de archiefruimte/ archiefbewaarplaats meet. Het Nationaal Archief geeft aan deze 40 jaar te bewaren. In onze selectielijst kan ik hier niets van vinden. Onder welke categorie zouden deze gegevens kunnen vallen?

Antwoord: 

Na contact met het Nationaal Archief blijft het onduidelijk waar de termijn van 40 jaar vandaan komt.

De ‘normale’ termijn die u kunt/moet volgen is de bewaartermijn van 5 jaar op basis van resultaat 15.1 van de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.

 

 

Beste Zaalberg,

Op de eerdere vraag wat de bewaartermijn is voor ondersteuningsverklaringen voor een referendum geeft u als antwoord dat deze vallen onder het proces van ‘Burgerinitiatief’. In de Wet raadgevend referendum van 2018 hoofdstuk 7 art. 51, 54 e.a. worden echter ook ondersteuningsverklaringen genoemd, ze zijn dus ook een onderdeel van het proces referendum. Ze vallen dan onder de uitzondering op bewaren van procesnummer 22.1.3. Gezien de privacygevoeligheid van de gegevens en het ontbreken van enige intrinsieke waarde, kan spoedige vernietiging hiermee verantwoord plaatsvinden?

Antwoord: 

De wet raadplegend referendum is sinds 2018 vervallen. Onder artikel 54 staat in deze wet inderdaad een verplichting om ondersteuningsverklaringen te vernietigen.

Bij het behandelen van uw eerste vraag had u het over een ‘onlangs binnengekomen verzoek’. We zijn er toen vanuit gegaan dat dit niet onder bovenstaande wet viel, omdat die wet niet meer geldig is en we hebben dat verzoek dus gezien als een poging van een burger om toch een onderwerp op de agenda te krijgen en dus hebben we dat gezien als een ‘burgerinitiatief’ (omdat een referendum dus niet meer bestaat).

De ondersteuningsverklaringen bij het verzoek vallen dus onder het burgerinitiatief als het verzoek van na 2018 is en daarmee permanent te bewaren omdat er geen verplichting is tot vernietigen. U kunt er overigens wel voor kiezen om deze ondersteuningsverklaringen ‘op te schonen’.

Mocht het verzoek waar u naar verwijst wel uit 2017/2018 zijn, dan is er dus onder de wet raadplegend referendum wel een verplichting tot vernietiging (3 maanden na afhandeling van het referendum).

 

 

Beste Zaalberg,

Per 1 juli 2023 wordt de Wet goed verhuurderschap van kracht.
Huurders kunnen vanaf dat moment een melding doen als zij niet tevreden zijn over de manier waarop zij als huurder behandeld worden.
Is er in de i-navigator een zaaktype dat we hiervoor kunnen gebruiken?

Ik overweeg B13035 Handhavingsverzoek, maar loop daar tegen het feit aan dat het sluitstuk een besluit is waartegen bezwaar- of beroep ingediend kan worden. Dat gaat volgens mij verder dan waarvoor de melding bedoeld is.

De zaaktypen Klachtafhandeling en Incidentenmelding [Omgevingswet] heb ik gezien en als niet passend beschouwd. Dit omdat de eerste gaat over klachten gericht op de gemeentelijke taken en wij niet de verhuurder zijn. De tweede omdat het hier volgens mij niet gaat om een incident of om een issue gerelateerd aan de Omgevingswet.

Antwoord: 

Aangezien de Wet goed verhuurderschap per 1 juli 2023 in werking treedt, is de redactie van het gemeentelijk Model-DSP bezig om deze wet te verwerken.
Bovendien zijn we nog in afwachting van de model-Verhuurverordening die de VNG deze maand zal publiceren.

We zullen de volgende werkprocessen opnemen per update 39:

  • Klacht ongewenst verhuurgedrag
  • Reguliere verhuur woonruimte vergunning
  • Verhuur verblijfsruimte aan arbeidsmigranten vergunning
  • Verhuurder bestuurlijke boete oplegging
  • Verhuurde woonruimte of verblijfsruimte inbeheername

Het werkproces waar u naar op zoek bent is dus ‘Klacht ongewenst verhuurgedrag’.

 

 

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over het zaaktype huishoudelijke ondersteuning. Als resultaat wil men ‘buiten behandeling’ aangeven. Hoe lang zou dat moeten worden bewaard?

Antwoord: 

Een aanvraag voorziening WMO die ‘buiten behandeling’ wordt gelaten, wordt gezien als een geweigerde aanvraag. Daar hangt dus een bewaartermijn van 5 jaar aan onder resultaat 8.2.

Voor aanvragen die door de aanvrager worden ingetrokken geldt een bewaartermijn van 6 weken onder resultaat 8.4.1.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Kunt u mij van advies dienen of, en zo ja, de gemeente meldingen van schoorsteenbranden dient te archiveren en op grond van welk selectie-item uit de Selectielijst 2020?
Als ik de concordans 1996/2020 volg vallen deze meldingen in categorie 3.10.3d en daarmee onder het proces “evaluatie uitvoeren 4.1, V10”.
Is die conclusie juist? Zo. ja, kunt u die keuze nader onderbouwen omdat het voor ons niet duidelijk is wat een melding van de brandweer met een evaluatie te doen heeft.

Antwoord: 

In de concordans tussen de Gemeentelijke Selectielijst 2020 en de Gemeentelijke Selectielijst 1996 die is opgenomen in de Selecttool die de VNG beschikbaar stelt, is inderdaad aangegeven dat de categorie uit de oude selectielijst ‘Brandrapporten (inclusief meldingen) en hulpverleningsrapporten’ onder generiek resultaat 4.1 van de Gemeentelijke Selectielijst 2020 valt. Daarmee hebben de rapporten een waardering van V10 jaar na afhandeling.

Proces 4 van de Gemeentelijke Selectielijst 2020 is gedefinieerd als: Het controleren, evalueren, rapporteren en verantwoorden over het handelen van het orgaan. In de concordans zijn de brandrapporten gekoppeld aan proces 4, omdat die rapporten over uitrukken van de brandweer gebruikt worden voor evaluatie. Daarom worden ze gedurende een termijn van 10 jaar bewaard.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Het komt regelmatig voor dat het college, naar aanleiding van een bezwaar tegen een verleende omgevingsvergunning, het besluit in stand laat maar wel iets aan de motivering voor de vergunningverlening aanpast. Geldt dit dan ook als invloed hebbende op een te bewaren zaak (B)? Of wordt dan de 5 jaar bewaren gehanteerd?

Antwoord: 

De behandeling van een bezwaarschrift kan leiden tot de aanscherping van de motivering van een omgevingsvergunning; denk hierbij aan de motivering voor het tijdelijk planologisch strijdig gebruik. Wanneer die omgevingsvergunning is afgegeven voor één of meer activiteiten die blijvend te bewaren zijn, dient de behandeling van het bezwaarschrift ook blijvend te worden bewaard conform het specifieke resultaat 13.1.3 van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.

Kort samengevat: wanneer een bezwaarschrift leidt tot wijziging van een eerder afgegeven beschikking, dient de behandeling van dat bezwaarschrift blijvend te worden bewaard indien dat ook geldt voor de beschikking.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Sinds 1 april 2023 heeft de gemeente een externe Rekenkamer met externe leden n.a.v. de Verordening gemeentelijke Rekenkamer. De ambtelijk secretaris is bij ons gekomen met de vraag over wie en hoe er voor de externe Rekenkamer gearchiveerd moet worden.

De Rekenkamer staat nu los van zowel de gemeente als de raad en is dus een heel ander orgaan. Daarentegen is de ambtelijk secretaris wel iemand van de Griffie en is de Rekenkamer ontstaan door een verordening die gewijzigd kan worden. Naar verwachting is het college wel verantwoordelijk voor het archiveren van de stukken van de Rekenkamer.

Is er een gemeente die hier al duidelijkheid over heeft? Wie is er verantwoordelijk voor het archiveren van de stukken van de Rekenkamer (denk aan onderzoeksopdrachten, verslagen van vergaderingen, offertes, etc.)? En als de verantwoordelijkheid bij de gemeente ligt, hoe is dit vervolgens geregeld?

Antwoord: 

Het zoeken naar een gemeente met een externe rekenkamer waarvan de archieftaken goed geregeld zijn heeft niets opgeleverd. Ook de meest recente verordeningen zwijgen over wie verantwoordelijk is voor de vorming/bijhouden van het archief van de rekenkamer. Een gemiste kans en tegelijk een mooie gelegenheid om de verordening snel aan te passen!

Op 29 maart 2023 heeft de raad van uw gemeente de externe rekenkamer ingesteld. Deze bestaat uit 1 voorzitter, 2 leden en een ambtelijk secretaris.

Gelet op de taken van een ambtelijk secretaris [o.a. agenda opstellen, notuleren vergaderingen, e-mail communicatie verzorgen] lijkt het me logisch dat deze functionaris belast wordt met het opzetten en bijhouden van het archief van de rekenkamer.

De rekenkamer is een zelfstandige archiefvormer; zij produceert haar eigen stukken zoals rapporten, quick scans, jaarverslagen, vergaderstukken, correspondentie enz.

Om het voor de ambtelijk secretaris simpel te houden zou ik in overleg met hem een digitale archiefstructuur [mappenstructuur] opzetten die recht doet aan de documenten die geproduceerd en/of ontvangen worden. Denk hierbij aan onderwerpen als;

-Notulen

-Financiering

-Rapportages

-Jaarverslagen

-……

Er is bij uw gemeente genoeg expertise om dit op te zetten.

Het college is inderdaad zorgdrager en daarom bestuurlijk verantwoordelijk; ook voor de archieven van de rekenkamer.

 

 

 

Beste Zaalberg,

In de oude dossiers m.b.t. bouwvergunningen komen wij regelmatig tekeningen tegen voorzien van een stempel van de welstandcomissie of brandweer. op dit moment worden die als permanent bewaren aangemerkt maar feitelijk zijn dit toch documenten ontstaan tijdens de procedure en kunnen gezien worden als voorbereiding. (bewaartermijn selectielijst 3.8 10 jaar).
Hoe moeten we omgaan met deze tekeningen en bijbehorende adviezen.

Antwoord: 

Gezien de categorie die u noemt in uw vraag denk ik dat u de selectielijst 1983 hebt geraadpleegd. Het gaat om bouwtekeningen die zowel door de brandweer als de welstandscommissie zijn beoordeeld, gestempeld en eventueel van een advies of handtekening zijn voorzien [wat u overigens niet expliciet vermeldt].

Voor deze bouwtekeningen komt eveneens categorie 2.17 ‘Tekeningen’ om de hoek kijken. Daar staat: Tekeningen vormen bescheiden, waarvan uitsluitend de oorspronkelijke bij de besluitvorming en/of realisering gediend hebbende exemplaren, veelal als zodanig gewaarmerkt, bewaard blijven of vernietigd worden met de overige bescheiden van de taak waartoe zij behoren.

De door u bedoelde tekeningen hebben waarschijnlijk oorspronkelijk deel uitgemaakt van de voorbereiding voorafgaand aan het verlenen van een bouwvergunning. Categorie 2.17 hanteert dezelfde bewaartermijn als 3.8.2, namelijk 10 jaar.

Voor dossiers die vanaf 1-1-1996 zijn gevormd gelden andere bewaartermijnen. De selectielijst BW 2016 vindt u via deze link.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Wij vragen ons af hoe lang wij een jaarrekening/begroting van een samenwerkingsverband dienen te bewaren? Normaal gesproken zal de archiefvormende instantie de jaarrekening / begroting altijd zelf bewaren. De Gemeente is betrokken bij een samenwerkingsverband, maar maakt het dan ook uit voor de bewaartermijn als de gemeente bestuurlijk of op afstemmingsniveau betrokken is ? Hoe lang moet de Gemeente de stukken van een jaarrekening en begroting als het een samenwerkingsverband betreft dan zelf bewaren?

Antwoord: 

De gemeente hoeft de rekeningen en begrotingen van samenwerkingsverbanden niet te bewaren, tenzij de gemeente zogenaamde penvoerder is voor de regeling, dus de administratie voert.

Dit valt dan onder het werkproces “gemeenschappelijke regeling beheer”. Bij dit werkproces worden begrotingen en jaarrekeningen toegestuurd en bij het werkproces “samenwerkingsovereenkomst” niet.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag met betrekking tot de bewaartermijn voor de uitvoering van de regeling opvang ontheemden Oekraïners.

In het verwerkingenregister van de gemeente staat dat zij een bewaartermijn van 10 jaar hanteren conform de Archiefwet en daarmee ook de selectielijst VNG van 2020. Ik ben erg benieuwd naar welk procestypenummer hierbij van toepassing is.

Antwoord: 

Er wordt verwezen naar resultaat 8.1 van de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organisaties 2020.

De uitvoering van de regeling wordt gezien als een vorm van het verstrekken van bijstand dat onder het zelfde resultaat valt.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Is er een aparte bewaartermijn voor ingekomen brieven die gericht zijn aan de gemeenteraad, of zijn ze een onderdeel van de vergaderstukken en daarmee permanent te bewaren?

Antwoord: 

Ingekomen brieven die gericht zijn aan de gemeenteraad of een gemeenteraadslid vallen in het Model-DSP onder B1146 Brief aan gemeenteraad(slid) en de bewaartermijn is V5 jaar na afhandeling op grond van generiek resultaat 19.1 van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.

Er is dus een bewaartermijn voorzien in de Selectielijst voor deze brieven.

 

 

 

Beste Zaalberg,

De postregistratie is ingericht als zakensysteem. Er wordt echter alleen ingekomen post geregistreerd. Voor de fysiek stukken is een vervangingsbesluit. Alle digitale bestanden worden naar de behandelde afdelingen gestuurd via de mail.

De afhandeling van de post gebeurt bij de betreffende afdelingen. De afhandeling kan verschillen van het afhandelen in taakspecifieke applicaties tot het bijhouden op een lokale schijf. Er wordt niet terug gecommuniceerd hoe de ingekomen poststukken zijn afgehandeld. Gevolg is dat de registratie als maar oploopt zonder dat er beheer is op de ingekomen post.

Wij willen graag vernietigen vanuit de postregistratie maar weten niet welke criteria wij moeten aanhouden.

Met deze zijn wij geconfronteerd bij overname van het zakensysteem. Wij willen een verbeterslag maken. De huidige registratiemethode is achterhaald en niet te beheren.

Antwoord: 

Als wij het goed begrijpen is uw zakensysteem niet meer dan een ingekomen-post-registratiesysteem, waarmee u kunt aangeven dat een bepaald stuk is binnengekomen, wanneer en aan wie het vervolgens is gezonden. Uw systeem is daarmee niet meer is dan een ‘hulpadministratie’ zoals dat werd genoemd in de Selectielijst 1996, actualisatie 2012. U ziet alleen de binnenkomende post en ziet niet in welke processen deze zijn gebruikt en wat de precieze afhandeling c.q. uitkomst is geweest. U kunt dus geen bewaartermijn toekennen voor deze, onvolledige, gegevens.

In de huidige selectielijst bestaat de term ‘hulpadministratie’ niet meer. Wel is duidelijk dat een administratie onder hoofdproces 19 ‘Secretariaat voeren en gegevens administreren/verwerken’ valt. In het geval er financiële documenten in deze administratie aanwezig zijn, kunt u dus verwijzen naar 19.1.1 met de bewaartermijn van V 7 jaar na afhandeling. We gaan er hierbij vanuit dat documenten, zaken en dossiers niet worden beheerd in het zakensysteem, maar in meerdere systemen. Het is van groot belang dat u wel weet waar de documenten, zaken en dossiers zijn en dat deze goed kunnen worden beheerd (vernietigd/bewaard). Dit volledige overzicht van de informatiehuishouding zult u wel moeten verkrijgen. Dit is mogelijk door hiervoor het documentair structuurplan in te richten: een overzicht van alle werkprocessen die in gebruik zijn en ooit in gebruik geweest zijn, de informatiebestanden die uit de werkprocessen voortkomen en de programmatuur waarmee deze worden beheerd. Daarbij kan de registratie van de binnenkomende post wel helpen: u kunt zien waar documenten heen zijn gestuurd en wie de verantwoordelijke afdeling is die zorgt voor de afhandeling.

Een ander aspect waar u rekening mee moet houden, is dat in de documenten in het zaaksysteem persoonsgegevens worden verwerkt die (waarschijnlijk) volgens de selectielijst en dus volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming vernietigd hadden moeten zijn/worden. Omdat het systeem dus niet duidelijk kan maken wanneer documenten en de bijbehorende gegevens vernietigd moeten worden, loopt u het risico dat (persoons)gegevens te lang worden bewaard. U moet dus een afweging maken tussen het belang van het terug kunnen zien waar een document heen is gegaan versus het risico dat u loopt dat persoonsgegevens te lang worden bewaard.

Gezien het feit dat het zaaksysteem in uw geval maar weinig toevoegt aan een goede informatiehuishouding, lijkt het daarom verstandig om deze op tijd (na 7 jaar) te vernietigen.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Inkomsten participatiewet en Inkomsten IOAW/IOAZ. Hiervoor worden zaaktypes aangemaakt. Het gaat hier om salarisspecificatie/loonstroken.
Mogen deze na 10 jaar worden vernietigd?

Antwoord: 

Ja, de rechtmatigheidsformulieren inclusief salarisstroken kunnen na 10 jaar worden vernietigd. In het Model-DSP maakt dat onderdeel uit van zaaktype B0914 ‘Bijstand rechtmatigheidsformulier’, B0647 ‘IOAW rechtmatigheidsformulier’ en B0979 ‘IOAZ rechtmatigheidsformulier’.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Ik ben bezig met de vernietiging. Nu kom ik o.a. vragen uit jaarvergaderingen van dorpsbelang tegen over bijv. verbeteringen in hun dorp. Onder welk proces vallen deze hoelang moet ik deze bewaren?

Antwoord: 

Jaarverslagen die de gemeente niet zelf heeft opgesteld, hoeft de gemeente niet permanent te bewaren. De vraag is dus of dorpsbelang in uw vraag gezien moet worden als een onderwerp waarover de gemeente een jaarverslag heeft opgesteld of dat het een aparte organisatie is waarvoor de gemeente geen verantwoordelijkheid heeft op archiefgebied.

Indien de eerste situatie van toepassing is, dienen de jaarverslagen onder resultaat 4.1.9 permanent bewaard te blijven.

Indien de tweede situatie van toepassing is, is het nog maar de vraag of u de jaarverslagen wilt verwijderen. De archivaris is waarschijnlijk heel erg geïnteresseerd in dit soort documenten omdat hij/zij deze normaal gesproken niet krijgt. In de methodiek die achter de selectielijst zit, wordt veel aandacht gevraagd voor het bewaren van archieven die normaal gesproken geen onderdeel uitmaken van de overheid, zodat onze archieven niet alleen bestaan uit overheidsarchieven maar veel breder zijn.

Vanuit dit oogpunt gezien adviseren wij u om contact op te nemen met uw archivaris met de vraag of hij/zij deze jaarverslagen wil ontvangen. Als deze jaarverslagen geen onderdeel uitmaken van het gemeentelijk archief, kunt u ze daar eigenlijk niet in opnemen en zal de archivaris ze ergens anders moeten bewaren.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Bij onze gemeente kunnen inwoners met een een inkomen tot maximaal 120% van de bijstandsnorm een stadspas aanvragen, waarmee ze korting krijgen op producten en diensten. De looptijd van deze pas is afhankelijk van het moment dat betreffende inwoners een inkomen genereren van meer dan 120% van de bijstandsnorm.

In de Selectielijst 2020 is de start van de bewaartermijn van een verstrekte stadspas (procesresultaatnummer 5.1) afhankelijk van het moment van afhandeling van de zaak. Oftewel, de procesinformatie over de verstrekte stadspas moet tot 5 jaar na afhandeling van de pas worden bewaard, en dan worden vernietigd.

Gelet op het feit dat een inwoner van onze gemeente ook na meer dan 5 jaar nog gebruik kan maken van een stadspas, dient de bewaartermijn omtrent een verstrekte pas mijns inziens afhankelijk te zijn van het moment dat deze pas niet meer mag worden gebruikt. Oftewel, de procesinformatie omtrent een verstrekte pas dient afhankelijk te zijn van de beëindiging (lees: van het niet meer voldoen aan de voorwaarden, waarop de beëindiging volgt). Om deze reden denk ik dat wij in onze situatie moeten kiezen voor procesresultaatnummer 8.1, en dan periodiek acties moeten zetten op het starten van de bewaartermijn.

Bent u het eens met mijn conclusie (gebruik 8.1, etc.)? En wanneer niet, welk procesresultaattype adviseert u dan om te kiezen?

Antwoord: 

Bij het opstellen van de selectielijst 2017 (en dat is overgegaan in de selectielijst 2020) is ervanuit gegaan dat een stadspas een jaarlijks iets was. Inmiddels is wel duidelijk dat verschillende gemeenten hier anders mee omgaan. Als de verstrekte stadspas valt onder het Sociale Domein en meer valt onder een minimaregeling waarbij de stadspas een langere geldigheidsduur kan hebben dan 1 jaar, dan valt dit inderdaad onder het verstrekken van een voorziening en dus resultaat 8.1

In de volgende versie van de selectielijst zal dit onderscheid worden opgenomen.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Bij vaststelling van de gemeentelijke Selectielijst 2020 is door de VNG gecommuniceerd dat korte (praktische) vragen over deze lijst kunnen worden gesteld aan de digitale consultant van VHIC, Zaalberg. Om deze reden stuur ik u mijn vraag.

In de Handreiking Selectielijst 2020 (volgens mij met medewerking van VHIC ontstaan) staat in de laatste alinea van paragraaf 5.6.1 dat ‘de AVG […] spreekt van een bewaartermijn [van ik neem aan: persoonsgegevens] van maximaal twee jaar na het vervallen van het bedrijfsbelang, of de uitvoering van een wettelijke taak’.

Kunt u mij vertellen waar bovenstaand citaat precies aan is ontleend? Oftewel, op welk artikel uit de AVG (of UAVG) dit precies is gebaseerd?

Ik heb hier uiteraard ook zelf naar gezocht in de AVG en UAVG, maar zonder resultaat. Wellicht heeft betreffend citaat van doen met het inmiddels ingetrokken Vrijstellingsbesluit Wbp? En is betreffende citaat in de Handreiking Selectielijst 2020 per ongeluk blijven staan?

Antwoord: 

Het citaat waar u naar verwijst staat niet letterlijk in de AVG. Het is inderdaad een termijn die stamt uit het inmiddels vervallen Vrijstellingsbesluit Wet bescherming persoonsgegevens.

De Algemene verordening gegevensbescherming bevat zelf geen bewaartermijn anders dan de bepaling dat persoonsgegevens verplicht verwijderd moeten worden als de noodzaak van het bewaren van die persoonsgegevens vervallen is.

Na vervallen van het Vrijstellingsbesluit is de vraag voorgelegd aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) wat er gedaan moest worden met de daarin genoemde bewaartermijnen. De AP heeft aangegeven dat die bewaartermijnen als ‘redelijk’ konden worden beschouwd en dus nog gebruikt mochten worden. Vandaar dat de selectielijst werkt met deze bewaartermijnen en dat ook de termijn van 2 jaar is meegenomen in een aantal risicoanalyses. De tekst onder paragraaf 5.6.1 is daarom op die manier opgesteld.

Omdat wij realiseren dat deze tekst niet correct is, zal bij een volgende versie van de selectielijst dan ook de handreiking worden aangepast en zal dit citaat anders worden geformuleerd.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Onlangs zijn er o.a. via de website een flinke hoeveelheid ondersteuningsverklaringen voor een inleidend verzoek tot het houden van een referendum binnengekomen, de gemeenteraad heeft dit verzoek afgewezen. Wat is de bewaartermijn voor deze ondersteuningsverklaringen?

Antwoord: 

U dient de ondersteuningsverklaringen te zien als onderdeel van de zaak over de ‘aanvraag voor een referendum’.

Het feit dat een burger of organisatie om een referendum vraagt, wordt door de selectielijst gezien als een ‘Burgerinitiatief’. Onder Procestype 6 zijn bij de resultaattypen 6.1.9 en 6.2.3 aparte bewaartermijnen voor burgerinitiatieven opgenomen waarbij het dus niet uitmaakt of het verzoek is toegekend (resultaat 6.1.9) of afgewezen (resultaat 6.2.3) aangezien beide resultaten volgens de selectielijst permanent te bewaren zijn.

Daarmee zijn ook de ondersteuningsverklaringen permanent te bewaren.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Onder welk zaaktype valt “schriftelijke vraag aan college” en wat is de grondslag voor selectie?

Antwoord: 

Op uw vraag bestaan zijn drie mogelijkheden:

B1145 Vraag Reglement van Orde V1 jaar onder 6.1.3

Dit werkproces betreft het behandelen van een vraag die op basis van het Reglement van Orde is gesteld. Een raadslid dient een schriftelijke vraag aan het college of de burgemeester bij de griffier in te dienen en deze versstuurt de vraag zo snel mogelijk onder de overige raadsleden, het college of de burgemeester. De vraag kan mondeling of schriftelijke worden beantwoord. De mondelinge beantwoording zal, indien de vraag binnen een bepaalde termijn voor aanvang van de raadsvergadering is ingediend, in de eerstvolgende raadsvergadering plaatsvinden. Een schriftelijk antwoord zal door de griffier worden verspreid. Wanneer het college of de burgemeester niet tijdig de vraag kunnen beantwoorden, dienen zij gemotiveerd aan te geven binnen welke termijn zij de vraag wel kunnen beantwoorden.

B1150 Vraag van raadslid 1 jaar 6.1.3

Dit werkproces betreft het behandelen van een vraag van een raadslid. Het gaat hierbij om een schriftelijke vraag die een raadslid individueel aan het college kan stellen via de Raadsgriffie met het doel opheldering te krijgen over een bepaald onderwerp. Het college heeft voor het beantwoorden van deze vragen een langere termijn dan voor de vragen die op basis van het Reglement van Orde worden gesteld; zie daarvoor werkproces B1145 ‘Vraag Reglement van Orde’.

B1146 Brief aan gemeenteraad(slid) V5 jaar onder 19.1

Dit werkproces betreft het behandelen van een brief gericht aan de gemeenteraad of een van haar leden. De brieven die aan de raad als geheel zijn gericht worden op de lijst van mededelingen en ingekomen stukken voor de raadsvergadering geplaatst en tijdens de vergadering behandeld. Op voorstel van het presidium of de griffier stelt de raad de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

We gaan er daarbij vanuit dat de gemeente zelf kan bepalen welke vragen zo interessant zijn dat ze voor permanente bewaring in aanmerking komen.

 

 

Beste Zaalberg,

Er is in onze organisatie geen beleid over de bewaartermijn van gegevens op o.a. persoonlijke lokale schijven. Indien een medewerker vertrokken is dan blijft de data op zijn/haar lokale schijf bewaard. Er is wel beleid over het opslaan van bestanden die bij een bepaalde zaak horen. Dus in principe zouden de bestanden kopieën of kladstukken zijn. Voor onze e-mail-mappen hebben we wel afspraken gemaakt en volgen we de capstone-methode. Nu kunnen er op lokale schijven ook persoonsgegevens staan en dat vormt dan weer een puntje m.b.t. de AVG. Ook voor de Woo kan het te lang bewaren van bestanden op lokale schijven gevolgen hebben.
Wat raad u ons aan om voor de bewaartermijn van lokale bestanden?

Antwoord: 

De selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 heeft geen bewaartermijnen voor kladjes en conceptstukken. De selectielijst gaat er van uit dat een zaak één bewaartermijn heeft en dat alle stukken van die zaak die bewaartermijn krijgen. Er is wel een mogelijkheid tot opschonen van de zaak, maar ook daar wordt geen termijn voor gegeven: dat mag naar eigen inzicht gebeuren.

Zoals u zelf al aangeeft, hebben de meeste organisaties wel het beleid dat documenten opgeslagen moeten worden bij de zaak waar deze bij hoort. In de praktijk zien we dat dat niet consequent gebeurt en dat medewerkers toch hun eigen schijven (lokaal of gemeenschappelijk) gebruiken omdat dat ‘makkelijk’ is. Er van uit gaan dat een map/schijf van een vertrokken medewerker dus alleen te vernietigen conceptdocumenten bevat, is gevaarlijk. Het te snel verwijderen van deze schijven/mappen brengt dus risico’s met zich mee. Hetzelfde doet zich voor met mailboxen: medewerkers bewaren e-mail liever in hun mailbox omdat het te veel tijd kost om de e-mail op te slaan in het zaaksysteem. Daarom heeft de VNG het initiatief genomen om een aparte selectielijst op te stellen voor e-mailboxen. Deze zou per 01-01-2024 ingaan en wordt door ruim 100 gemeenten gevolgd.

https://vng.nl/nieuws/selectielijst-e-mailbewaring-aangeboden-ter-vaststelling

Met deze methodiek wordt geaccepteerd dat het voor kan komen dat persoonsgegevens die vernietigd zijn omdat de bewaartermijn van de zaak is vervallen, in mailboxen nog wel voor kunnen komen. Dat is zeker niet ideaal, maar het is een oplossing.

Omdat de problematiek voor schijven (en overigens ook voor sociale media zoals whatsapp) hetzelfde is, kunt u voor schijven/mappen dezelfde methodiek volgen.

Op AVG-gebied loopt u dan wel risico’s en voor de Woo betekent het dat u meer informatie openbaar moet maken als er om wordt gevraagd, maar zolang medewerkers de informatie niet opslaan op de locatie waar deze moet worden opgeslagen, zijn er weinig andere (goede) oplossingen.

Met andere woorden: blijf in de organisatie verkondigen dat belangrijke informatie over de zaak hoort te worden opgeborgen bij die zaak, wat de vorm ook is. Blijf het belang van goede dossiervorming benadrukken. Voer als organisatie een gedragsrichtlijn in voor de digitale werkomgeving: https://www.informatiehuishouding.nl/Producten+%26+publicaties/regelingen/2021/9/29/gedragsregeling-digitale-werkomgeving. Zaakgewijze ordening levert zo veel voordelen op dat het breed gestimuleerd mag worden dat medewerkers samenwerking in één afgesproken applicatie. Dat kan iedere applicatie zijn waarin gearchiveerd kan worden of die gekoppeld is aan een archiveringsoplossing.

 

Beste Zaalberg,

Maken de offerte, opdrachtbevestiging en controle van de jaarrekening gemeente onderdeel uit van 1 zaak, namelijk Jaarrekeningen gemeente?

Antwoord: 

Een inkoopprocedure is een aparte zaak met een eigen bewaartermijn (7 jaar).

Het maakt daarbij niet uit wat voor soort inkoop het is. Een inkoopprocedure heeft namelijk zijn eigen gedefinieerd beginpunt en gedefinieerd eindpunt waarvan de doorlooptijd en kwaliteit bewaakt moet worden.

Dat betekent dat u dus te maken hebt met twee zaken: 1 inkoopzaak en 1 zaak voor de accountantscontrole (die wordt opgenomen in de jaarrekening).

 

Beste Zaalberg,

Kunt u mij van advies dienen over de juiste wijze van archivering / bewaartermijn van een besluit tot ongeldig verklaring rijbewijs?
Normaliter is het 1 jaar na looptijd van het procesobject ( 5 of 10 jaar) maar nu is achteraf gebleken dat het rijbewijs is afgegeven op basis van onjuist verstrekte gegevens door de aanvrager ten tijde van de aanvraag. Het besluit tot ongeldigverklaring is 21 februari 2023.

Antwoord: 

In de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 is onder resultaat 7.1.24 een resultaat opgenomen met de omschrijving ‘Fraudemelding rijbewijs’. Deze heeft een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen van de oorspronkelijke geldigheid van het rijbewijs, zoals staat uitgelegd in de toelichting van dat resultaat. Dat betekent dat als het rijbewijs tot 2029 geldig was/zou zijn, de fraudemelding in 2030 vernietigd moet worden.

 

Beste Zaalberg,

Vanuit een taakapplicatie worden digitaal, via het systeem, brieven verzonden. Deze worden vanuit Word opgeslagen in pdf. Daarna gaan de documenten naar het zaaksysteem en deze worden in principe automatisch opgeslagen in pdf. Moeten de documenten voordat ze worden verzonden naar de cliënt eerst worden opgeslagen in pdf of is Word voldoende?

Antwoord: 

De uitgaande brief kan in Word-format worden verzonden. De pdf die intern wordt opgeslagen is het archiefexemplaar (de archiefkopie). Het is wel raadzaam om een ‘Alleen lezen’-exemplaar te versturen en de procedure vast te leggen.

 

Beste Zaalberg,

Hoe verhoudt het Gemeentelijk Gegevensmodel (GGM) zich tot het gemeentelijk Model-DSP?

Antwoord: 

In opdracht van de gemeente Delft is het Gemeentelijk Gegevensmodel (GGM) ontwikkeld om het informatiegestuurd werken te ondersteunen. Delft gebruikt het als centraal datamodel in het datawarehouse. Het GGM kan vertaald worden naar fysieke databasetabellen. De gegevens die de gemeente vastlegt zijn hierin per beleidsterrein gedefinieerd en die beleidsterreinen zijn afgeleid van de IV3-taakvelden. (Het model dat gemeenten dienen te gebruiken voor de aanlevering van de begroting, kwartaalrekeningen en de jaarrekening.)

Het gegevensmodel bestaat uit objecttypen en de bijbehorende attributen uit verschillende landelijke standaarden, zoals het Informatiemodel Basis- en Kerngegevens (RSGB), het Informatiemodel Zaken (RGBZ), Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR), iWmo, iJW, Suwi Gegevensregister (SGR). Daarnaast bevat het ook objecttypen die afkomstig lijken te zijn uit in Delft gebruikte applicaties, zoals het beleidsterrein Museum Prinsenhof.

Het GGM is ontwikkeld in de applicatie Enterprise Architect en is openbaar beschikbaar gesteld in verschillende formaten, waaronder het XMI-formaat, zodat andere gemeenten dit in Enterprise Architect of andere modelleertools voor software-engineering kunnen laden en hun eigen gegevensmodel hierop kunnen baseren.

Wanneer we het GGM vergelijken met het gemeentelijk Model-DSP, dan beschrijft het GGM de objecttypen en de objecteigenschappen die in registraties worden beheerd. De basis van het gemeentelijk model-DSP zijn de werkprocessen die de Nederlandse gemeenten uitvoeren. Die werkprocessen vormen de kapstok voor onder meer de documenttypen, de resultaattypen de gegevens in het kader van het AVG-verwerkingsregister en de BIO-classificaties waar de informatiebeveiligingsmaatregelen op kunnen worden gebaseerd. Op het tabblad Zaaktype hebben we in het veld IV3 categorie aangegeven hoe onze werkprocessen zich verhouden tot het IV3-model. Wanneer een werkproces leidt tot een mutatie in een registratie hebben we dat op het tabblad Registraties aangegeven. Daar zit het raakvlak met het GGM, want de gegevens die in de registraties worden gemuteerd heeft de gemeente Delft in kaart gebracht in het GGM. In het Model-DSP hebben we ons vooralsnog beperkt tot de objecttypen die in het Informatiemodel Basis- en Kerngegevens (RSGB) zijn gedefinieerd, die we vervolgens gekoppeld hebben aan de in ons model benoemde registraties.

 

Beste Zaalberg,

In de ZTC Omgevingswet, versie 1.3 zijn 3 werkprocessen voor een ingetrokken omgevingsvergunning aangegeven voor zoals “10- Aanvraag beschikking regulier behandelen V1_3 ” alsook 11- Aanvraag beschikking uitgebreid behandelen V1-3″.
11.3.2. – activiteit Milieu (blijven bewaren)
11.3.1. – omgevingsvergunning met brondocument BAG (bijvend bewaren)
11.03/11.3 – omgevingsvergunning (vernietigen, 60 maanden na ingangsdatum besluit).
In de Selectielijst 2020 is echter onder proces 11.3 Generiek resultaat een bewaartermijn aangegeven van 1 jaar.

Hoe lang moet een ingetrokken omgevingsvergunning activiteit bouw nu daadwerkelijk bewaard worden, 1 jaar of 5 jaar?

Antwoord: 

De omgevingswet verandert niets aan de bewaartermijnen van omgevingsvergunningen zoals die nu zijn. U dient bij deze vraag duidelijk aan te geven wat u bedoelt met ‘ingetrokken omgevingsvergunning’.

Als u hier bedoelt dat een omgevingsvergunning ooit is verleend en in een later stadium wordt ingetrokken, dan bevat deze omgevingsvergunning brondocumenten voor de BAG en moet deze dus permanent worden bewaard.

Indien u hier bedoelt dat een aanvraag voor een omgevingsvergunning wordt ingetrokken, dan zijn er twee scenario’s:

  1. In een paar (uitzonderlijke) situaties is een aanvraag voor een omgevingsvergunning gebruikt als brondocument voor de BAG. Dat is met name in situaties voor omgevingsvergunningen voor nieuwbouwwijken, waarbij op basis van de aanvraag alvast straten en huisnummers worden uitgegeven. Dan dient deze aanvraag te worden bewaard.
  2. De meest voorkomende situatie is dat de aanvraag geen brondocumenten voor de BAG bevat. Daarmee valt de ingetrokken aanvraag onder resultaat 11.4, V 1 jaar.

Aangezien de eerste situatie (bijna) nooit voorkomt, wordt dus standaard verwezen naar 11.4.

 

Beste Zaalberg,

Wat is de vernietigingstermijn van de dossiers van bijstandscliënten?

Antwoord: 

De selectielijst 2012 bestaat niet als zodanig. De officiële naam is namelijk ‘Selectielijst 1996, actualisatie 2012’. In 2012 is dus de selectielijst 1996 opnieuw vastgesteld waardoor uw besluit over de terugzetting van de bewaartermijn van 7 jaar nog steeds geldig is.

Echter, dat besluit is niet meer nodig. De bewaartermijn van 20 jaar was gebaseerd op de Wet Boete en Maatregelen. Deze wet bestaat echter al jaren niet meer (deze is in 2006 vervallen) . De verplichting om bijstandsdossiers 20 jaar te bewaren, bestaat dus ook al heel wat jaren niet meer. Dat betekent dat u vanaf 2006 gewoon de bewaartermijn van 7 jaar kan aanhouden en vanaf 2017 de termijn van 10 jaar.

 

Beste Zaalberg,

Interpreteer ik de selectielijst van 2020 goed dat een verplichting tot aanlijnen of muilkorven van een hond valt onder 12.1.1 Handhaving uitgevoerd – Doorlopende verplichting tot (niet) handelen, en dat deze verplichting 5 jaar na de procestermijn bewaard moet worden? Ik ga er bij deze vanuit dat de verplichting is opgelegd voor de levensduur van de hond in kwestie, dus dat de bewaartermijn gaat lopen als de hond overlijdt?

Antwoord: 

Specifiek resultaat 12.2.1 Handhaving uitgevoerd – Doorlopende verplichting tot (niet) handelen van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2022 is enkel te gebruiken wanneer tijdens het proces een datum wordt vastgelegd waarop de geldigheid van de verplichting komt te vervallen. Als voorbeelden worden in de Selectielijst een gebiedsverbod, een groepsverbod of een verplichting tot het opknappen van een bouwwerk genoemd. Dat is bij de verplichting tot aanlijnen of muilkorven van een hond niet het geval, aangezien vooraf niet bekend is hoe lang de hond nog zal leven.

De verplichting tot het aanlijnen of muilkorven van een hond valt onder generiek resultaat 12.2 Handhaving uitgevoerd. Daarmee is de betreffende informatie tien jaar na afhandeling te vernietigen. (Dat sluit goed aan bij de gemiddelde leeftijd van honden, aangezien middelgrote honden 10 à 11 jaar leven en grote honden slechts 7 à 8 jaar.

 

Beste Zaalberg,

Voor een gemeenteraad en griffie vraag.
Amendementen die zijn verworpen worden gearchiveerd. Amendementen die worden aangehouden komen in een latere vergadering terug en worden later gearchiveerd.

Maar hoe zit het met amendementen die worden ingetrokken?

Antwoord: 

Een amendement is een voorstel van één of meerdere raadsleden tot wijziging van de tekst van een voorstel zoals dat door het college van B&W aan de raad wordt voorgelegd of van een initiatiefvoorstel. Daarmee hoort het amendement inhoudelijk bij de behandeling van het raadsvoorstel. Het is het sluitstuk van het inhoudelijke debat over dat voorstel.

Ook een amendement dat voor de besluitvorming wordt ingetrokken door de indiener(s) maakt onderdeel uit van de behandeling van het raadsvoorstel. Op grond van specifiek resultaat 19.1.6 van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2022 is deze informatie blijvend te bewaren.

 

Beste Zaalberg,

CASUS

Een burger doet een melding bij de gemeente dat er mogelijk sprake is van fraude bij een zorgbureau.

Vragen
1. Onder welk selectie-item (werkproces) moet de melding gearchiveerd worden en wat is de bewaartermijn / procesnummer
2. Onder welk selectie-item (werkproces) moet het onderzoek naar de melding gearchiveerd worden en wat is de bewaartermijn / procesnummer?

Antwoord: 

We hebben hiervoor in het Model-DSP geen specifiek werkproces. In de regel horen meldingen van mogelijke fraude gedaan worden bij de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Het komt soms voor de gemeente deze melding ook ontvangt om vervolgens de melding zelf door te zetten naar de NZa.

Tevens zal de gemeente onderzoeken of het zorgbureau zich aan de afspraken heeft gehouden. Dan is het juiste zaaktype afhankelijk van hoe het geld verstrekt is aan het zorgbureau. Dit kan bijvoorbeeld zijn verstrekt als zijnde een subsidie. Dan zal de melding geregistreerd kunnen worden onder ‘Toezicht’ (B1155, V 5 jaar na afhandeling onder 12.1).

Indien er dan fraude wordt geconstateerd zal een handhavingszaak worden opgestart.

Wat vaker voorkomt is dat de gemeente het geld heeft verstrekt volgens een contract tussen de gemeente en het zorgbureau. De gemeente zal dan toezicht willen houden op de correcte uitvoering. Dit valt onder het zaaktype ‘Contract toezicht’ B1348 (V 7 jaar na afhandeling onder 12.1.5). Hier kan ook de melding van mogelijke fraude worden geregistreerd. Bij fraude zal de gemeente een civielrechtelijke procedure (V 5 jaar of 7 jaar afhankelijk van de uitkomst onder 26.1.1/26.1) opstarten.

In uw geval kan de melding geregistreerd worden onder ‘Contract toezicht’.

 

Beste Zaalberg,

De gemeente gaat sociaal-medische advisering inkopen bij een externe markt partij. Nu wordt sociaal-medische advisering uitgevoerd door afdeling SMA bij de GGD. GGD is ondergebracht bij de gemeente (gemeenschappelijke regeling). Sociaal medisch adviezen worden nu gearchiveerd in ons DMS.
Mijn vragen:
1. is SMA een gemeentelijke taak en is gemeente daardoor zorgdrager voor SMA-dossiers? Indien ja, blijft zij dan zorgdrager? En is de selectielijst van toepassing?
2. Wat betekent deze organisatieverandering voor het beheren van informatie vanuit perspectief van gemeente als zorgdrager? Zou een archiefparagraaf aan de orde zijn? Of prestatieafspraken?

Extra info
Een sociaal medische advies is nodig om een aanvraag door een inwoner te kunnen beoordelen. Vier diensten maken gebruik van deze dienstverlening, namelijk:
• OCW: Wmo/Jeugd, Leerling Zaken en Leerling vervoer
• DSB: Gehandicapten Parkeerkaart en Gehandicapten Parkeervergunning
• DSO (afd. Wonen): Urgentieverklaring sociale huurwoning
• SZW: PW arbeidsgeschiktheid, verzuimcontrole en medische advies i.h.k.v. o.a. aanvraag bijzondere bijstand, schuldhulpverlening, bezwaar en beroep e.d.

Antwoord: 

Onder resultaat 21.1.3 is in de selectielijst 2020 een bewaartermijn opgenomen voor Sociaal medische adviezen (V 20 jaar). Deze bewaartermijn geldt voor degene die de adviezen verstrekt, wat in de regel GGD’s zijn.

Gemeenten nemen het advies op in de zaak die zij behandelen en daarmee krijgt het SMA bij de gemeente de bewaartermijn mee van de zaak waar het advies bij hoort.

Dit geeft al aan dat de gemeente alleen de adviezen hoeft te bewaren. De GGD is verantwoordelijk voor haar eigen dossiers omdat zij een GR is met een eigen archief.

Als de GGD de advisering aan een derde partij overdraagt is de GGD nog wel verantwoordelijk voor de dossiers omdat de GGD formeel nog steeds het advies verstrekt.

Als de gemeente de advisering bij de GGD weghaalt en bij een derde partij neerlegt, is de derde partij verantwoordelijk voor de adviesdossiers. De gemeente mag namelijk vanuit de AVG niet beschikken over de gegevens die in deze dossiers aanwezig zijn. Alleen het daadwerkelijke advies is het document dat de gemeente mag bewaren.

Aangezien de GGD als een gemeentelijk orgaan wordt gezien (het is een gemeenschappelijke regeling van gemeenten) wordt het verstrekken van een SMA wel gezien als een gemeentelijke taak en valt onder de Publieke gezondheidszorg, maar is dus geen taak van de gemeente.

 

Beste Zaalberg,

In het kader van handhavingsbeleid worden soms woningen tijdelijk (voor 6 maanden) verzegeld in verband met een overtreding op grond van de Opiumwet. (Damocles beleid)
De publiekrechtelijke beperking wordt opgenomen in BRK-PB.
Kunt u mij aangeven welk bewaartermijn (selectielijst item) ik moet hanteren voor het besluit tot sluiting van het pand.

Antwoord: 

De besluiten onder de Wet kenbaarheid Publiekrechtelijke Besluiten worden inderdaad opgenomen in de Basisregistratie Kadaster, onderdeel Publiekrechtelijke Beperkingen. Omdat deze documenten worden opgenomen gaan sommige mensen ervanuit dat deze documenten daarmee permanent bewaard moeten worden zoals dat geldt voor de meeste basisregistraties. Voor de BRK-PB bestaat deze verplichting echter niet.

In het geval van de sluiting van een woning voor 6 maanden, vervalt de noodzaak om dit document in de BRK te hebben staan na die 6 maanden. Het register bevat namelijk alleen de lopende, actuele opgelegde beperkingen.

Daarom is het ook niet nodig dit document langer in de BRK te hebben staan. Voor het plaatsen (en verwijderen) van een document uit de BRK wordt daarom verwezen naar resultaat 9.1 van de selectielijst (V1 jaar na vervallen/beëindiging).

Uiteraard is het wel zo dat de sluiting van de woning de uitkomst van een handhavingszaak is. Dus het besluit om de woning te sluiten wordt in de handhavingszaak 10 jaar bewaard onder resultaat 12.2. Het plaatsen van het besluit in de BRK-PB wordt dus min of meer als een apart zaaktype gezien: in het Model-DSP is dat het zaaktype ‘WKPB mutatie verwerking’.

 

Beste Zaalberg,

Wat is de bewaartermijn van een dossier over een vergunningsvrij bouwwerk?

Antwoord: 

Hoe de aanvraag is binnengekomen is hier bepalend.

Als het een aanvraag voor een omgevingsvergunning is geweest en het antwoord op die aanvraag is, dat de aanvraag vergunningvrij is, dan valt dit onder een geweigerde omgevingsvergunning: de aanvraag is namelijk afgewezen of niet verleend (eventueel kan ‘buiten behandeling’ hier ook gebruikt worden). Daarmee kunt u verwijzen naar resultaat 11.2 (V 5 jaar).

Als de aanvraag echter als informatieverzoek is binnen gekomen waarin de aanvrager vraagt of hij/zij een vergunning moet aanvragen en hij/zij daarbij als antwoord heeft gekregen dat de activiteit als vergunningvrij wordt gezien, dan dient u dit gewoon als een informatieverzoek te zien waar de bewaartermijn onder, resultaat 6.1.3, 1 jaar is.

 

Beste Zaalberg,

Wat is de bewaartermijn van een afgewezen principeverzoek in 2016 en op basis van welke categorie uit de toenmalige selectielijst is die bewaartermijn gebaseerd?

Antwoord: 

In 2016 was de selectielijst 1996, actualisatie 2012 van toepassing op de gemeentelijke archieven. Om te kijken naar de bewaartermijnen van principeverzoeken kan er in die selectielijst verwezen worden naar twee categorieën:

  • Categorie 3.6.2 (ruimtelijke ordening, bouw, aanleg en gebruik):
    • Conceptaanvragen in het kader van het vooroverleg voor een omgevingsvergunning:
      • – inzake cultuurhistorisch interessante of beeldbepalende bouwwerken : Bewaren
      • – overige: 20 jaar
  • Categorie 3.6.1 (ruimtelijke ordening, bouw, aanleg en gebruik):
    • Structuur-, bestemmings- en andere plaatselijke plannen
      • – voorbereiding (waaronder zienswijzen) 20 jaar
      • – voorbereidingsbesluiten ruimtelijke ordening 1 jaar na vervallen

De meest logische keuze is om te kiezen voor 3.6.2, maar u kunt dus ook kiezen voor 3.6.1 waarbij een principeverzoek dan gezien moet worden als de voorbereiding van een bestemmingsplan.

Het maakt overigens niet uit of het verzoek wordt toegekend of afgewezen. Indien een verzoek wordt toegekend, volgt namelijk een bestemmingsplanwijziging of een omgevingsvergunning en die worden permanent bewaard.

Indien een verzoek wordt afgewezen, wil de verantwoordelijke afdeling dergelijke verzoeken vaak nog lang terug kunnen zoeken om te kunnen beoordelen welke verzoeken in het verleden zijn gedaan voor welke percelen.

Dat is ook zo opgelost in de huidige selectielijst. Ook daar maakt het niet uit of een principeverzoek wordt afgewezen of toegekend: de bewaartermijn is 20 jaar na afhandeling.

De selectielijst 1996 gaf dan nog aan dat cultuurhistorisch interessante of beeldbepalende bouwwerken permanent bewaard moeten worden. Hiermee worden ook principeverzoeken bedoeld. Het is namelijk interessant om te weten welke plannen er voor een historisch plan zijn geweest. Deze mogelijkheid wordt in de huidige selectielijst niet expliciet aangegeven, maar dit wordt wel geadviseerd onder paragraaf 1.3.

 

Beste Zaalberg,

Na afloop van een politieke ambtstermijn kunnen voormalige politiek bestuurders aanspraak maken op een wachtgeldregeling.

De procestermijn van de APPA regeling is afhankelijk van de duur van het dienstverband.

Kunt u aangeven op grond van welk selectielijst-item we het zaakdossier wachtgeld dienen te bewaren?

Antwoord: 

De gemeente hoort sowieso (permanent) de termijn te bewaren gedurende welke een wethouder in dienst was. Voor de APPA geldt daarnaast dat dit wordt uitgevoerd door Uitvoeringsorganisatie wet Appa. De gemeente ontvangt daarvan elke jaar overzichten. Deze overzichten zijn financiële overzichten waarvoor standaard een bewaartermijn van 7 jaar geldt. Het is niet nodig om deze overzichten langer te bewaren: dat gebeurt door de uitvoeringsorganisatie.

 

Beste Zaalberg,

Wij zijn al geruime tijd bezig met het opschonen en digitaliseren van de oude bouwvergunningen van onze gemeente.

Hier zijn een aantal ingehuurde krachten mee bezig. Nu komen wij er achter dat deze mensen de bestekken en voorwaarden bij de bouwplannen niet als te bewaren hebben aangemerkt. De meeste bestekken en voorwaarden hebben we nog kunnen achterhalen, maar de vraag doet zich voor of bestek en voorwaarden bij een bouwplan moeten worden bewaard?

Ik heb hierover ook contact gehad met mijn collega’s van het BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) te Den Bosch en die zijn van mening dat het gewaarmerkte bestek en voorwaarden dienen te worden bewaard. Dat klinkt logisch maar hoe zit het dan met de oudere (niet gewaarmerkte) bestekken en voorwaarden? Naar mijn mening dienen deze ook te worden bewaard. Hoe kijken jullie hier naar?

Antwoord: 

Technisch gesproken dient u alleen de bouwvergunning inclusief onderliggende stukken te bewaren, dus alleen de stukken die officieel onderdeel uitmaken van de bouwvergunning. Vaak zijn deze inderdaad gewaarmerkt. Bestekken inclusief tekeningen maken daar vaak geen onderdeel van. Meestal worden deze wel bewaard vanwege de technische informatie die de bestekken en bijhorende tekeningen bevatten. Deze vallen dus meer onder de statistische berekeningen en de constructiegegevens. In een ver verleden werd daar een bewaartermijn voor gehanteerd van 20 jaar. Door deze termijn ontstonden problemen omdat bij calamiteiten, zoals de constructiefouten in de balkons in Maastricht, deze technische gegevens niet konden worden teruggevonden. Tegenwoordig worden daarom ook de technische gegevens samen met de bouwvergunning bewaard en vaak ook overgedragen. Indien een pand gesloopt is (inclusief de fundering) dat is dat eigenlijk niet nodig. Het zijn geen gegevens die historische waarde hebben.

Bij de bouw van grote gebouwen zijn er vaak 3 bestekken: het bouwkundig bestek, het werktuigbouwkundig bestek en het elektrotechnisch bestek. Alleen het eerste bestek heeft historische waarde omdat daar het uiterlijk van het gebouw in wordt vastgelegd. Werktuigbouwtechnische en elektrotechnische bestekken gaan over de installaties (verwarming, elektro, liften, etc.) in het gebouw. Dit heeft minimale historische waarde waarvan het nut van bewaren dus minimaal kan zijn. Dit geldt echter alleen als een gebouw gesloopt is of compleet gerenoveerd is.

Als dat niet zo is, kan het zijn dat de brandweer/veiligheidsregio in geval van een calamiteit deze gegevens nog nodig heeft. Vaak hebben deze instanties een schaduwarchief waarin zich de adviezen bevinden die over de brandtechnische aspecten van deze bestekken gaan, u zou kunnen nagaan of hier wellicht zich de vermiste documenten bevinden. .

Met andere woorden: alleen als een gebouw niet meer bestaat, kunt u de technische bestekken inclusief technische tekeningen vernietigen. Als dat niet zo, is het verstandig deze te bewaren.

Beste Zaalberg,

De ondertekening van uitgaande brieven gebeurt bij ons met een logging in ons zaaksysteem. De ambtenaar moet in het zaaksysteem de brief accorderen en dit wordt gelogd. De brief wordt uitgeprint en verstuurd en op de brief staat de naam en functie van de medewerker, maar geen krabbel. Nu vragen wij ons af of de heffingsambtenaar en de ambtenaar burgerlijke stand ook gebruik mogen maken van deze vorm van ondertekening. Dit omdat medewerkers met deze functienaam hiervoor apart benoemd zijn. Het zou dan bijvoorbeeld gaan om bezwaren WOZ waarbij de beschikking wordt ondertekend door de heffingsambtenaar.

Antwoord: 

De elektronische handtekening (in welke vorm dan ook) kan niet op papier bestaan en dus ook geen juridische waarde heeft bij correspondentie die (uiteindelijk) op papier plaatsvindt. Een document kan alleen rechtsgeldig met een elektronische handtekening worden ondertekend, als het document zelf ook elektronisch is (en langs die weg wordt verstuurd). Dat is hier niet het geval, omdat de brieven worden geprint en per post verstuurd. U verstuurt dus een niet-ondertekend afschrift van de brief.

De vraag is dan of het ondertekenen van het document wettelijk verplicht is. Zo hoeft een beschikking van de heffingsambtenaar niet ondertekend te worden, een document dat iemand van de burgerlijke stand, zoals aktes, behandelt meestal wel.

Ondanks dat er wettelijk geen ondertekeningsvereiste is voor beschikkingen van de heffingsambtenaar, is wel van belang dat achteraf de bevoegdheid van de ambtenaar om het besluit vast te stellen kan worden achterhaald. Er is dus wel een verantwoordingsplicht. Dat geldt ook voor (veel) andere correspondentie vanuit de gemeente. De logging van de ondertekening is dus dus sowieso nodig.

De VNG heeft hier over een handreiking die u vindt onder Handreiking elektronische handtekening | VNG.

 

Beste Zaalberg,

Van een adviseur van het NHA hadden we geleerd dat vragen van en antwoorden aan de raad (van de wethouder) gearchiveerd kunnen worden afhankelijk van het onderwerp.
Ik ben met achterstanden (2007-2017) bezig en zie veel brieven van de wethouder aan de raad met o.a. beantwoording van vragen uit de raad. Deze werden eerst allemaal bewaard, maar ik denk dat deze ook kunnen worden geselecteerd op grond van het onderwerp. Ik hoor graag wat ik hiermee het best kan doen.

Antwoord: 

In het verleden werden veel (eigenlijk alle) vragen van raadsleden permanent bewaard op basis van categorie 2.2 van de Selectielijst 1996 omdat ze werden gezien onderdeel van de raadsvergaderingen waarin deze vragen vaak werden behandeld/gesteld. Bovendien werden van de vragen vaak verzameldossiers gemaakt en daarmee werden alle vragen als 1 dossier bewaard en gewaardeerd.

Technisch gesproken dient u inderdaad de vragen te waarderen op onderwerp omdat de Selectielijst 1996 ook op onderwerp is geordend. Dat vraagt echter dat u vraag voor vraag moet gaan beoordelen en dat is behoorlijk tijdrovend.

De Selectielijsten 2017 en 2020 zijn procesmatige geordend. Daar wordt een vraag van een raadslid gewoon gezien als een informatieverzoek. Informatieverzoeken worden in deze selectielijsten gewaardeerd op resultaat 6.1.3 (V 1 jaar).

Daarbij wordt wel gesteld dat als de organisatie ‘interessante’ vragen tegenkomt, deze onder de uitzonderingencategorie (paragraaf 1.3) permanent worden bewaard.

Voor de vragen uit 2017 kunt u deze tactiek dus hanteren.

Voor de vragen uit 2001 t/m 2016 geldt de Selectielijst van 1996. Als de NHA u vraagt de vragen onderwerpsgewijs te benaderen, zult u alle vragen één voor één moeten doornemen en waarderen.

U kunt echter ook verwijzen naar categorie 2.6 (verstrekken van inlichtingen) en alle vragen op deze manier waarderen. Interessante of bijzondere vragen vanuit de raad dient u nog wel permanent te bewaren.

 

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de registratie van de post. De post wordt hier ingeboekt in het zaaksysteem. Er wordt een stempel van ontvangst geplaatst op de stukken. De datum van het stuk (aanmaakdatum) en de datum van binnenkomst worden vermeld in het systeem. Is dit allemaal nodig? Of is het voldoende om de ontvangstdatum in het systeem te vermelden. Op het gescande document kan immers de datum van opmaak worden gevonden. En moet een document perse worden gestempeld?

Antwoord:

Afhandeltermijnen voor aanvragen en verzoeken beginnen te lopen op het moment dat een poststuk/document/aanvraag/verzoek binnenkomt bij een gemeente. Bij digitale documenten wordt het tijdstip van binnenkomst vaak automatisch vastgelegd in het document zelf of in de metagegevens die het netwerk genereert als het document de organisatie binnenkomt. Uit deze gegevens moet dan wel exact te herleiden zijn wanneer een document de organisatie is binnengekomen; denk bijvoorbeeld aan een eindexamenwerkstuk dat op een bepaalde datum vóór 00.00 moet zijn binnengekomen; is het te laat dan wordt het niet in behandeling genomen.

Bij poststukken die nog in papieren vorm binnenkomen, ligt de bewijslast van het moment van binnenkomst bij de ontvangende partij. Daarom is het nodig om dat moment vast te leggen. Hierbij kunnen zich verwarrende situaties voordoen. Stel een termijn sluit op vrijdagmiddag om 17.00 uur, maar maandagochtend wordt een bezwaar gevonden in de brievenbus, is dit dan nog vóór 17 uur in de bus gestopt, of in het weekeinde daarna?

Het stempel diende vanouds om aan te geven dat het stuk in de organisatie is binnengekomen -en eigendom is geworden van de organisatie- en op welke datum. Daar werden nog andere gegevens aan gekoppeld: een classificatienummer die het onderwerp aangaf, eventueel een uniek documentnummer en een uniek zaaknummer. Direct na ontvangst van het stuk werd het stempel geplaatst en de datum ingevuld. Kwam een stuk in de loop van de dag binnen, dan werd het de daaropvolgende werkdag meegenomen in de registratie in het postboek of -systeem. Of dit een datumstempel was of een handmatige invulling maakt niet uit: beide gaan uit van de correcte manier waarop de ontvangstprocedure wordt gevolgd. In deze postprocedure zal vermeld worden dat een document dat binnenkomt in de organisatie, dezelfde dag van een datum van ontvangst wordt voorzien. Deze zal hetzelfde moeten zijn als de ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging geeft de indiener het vertrouwen wanneer het document is ontvangen en dat het in behandeling is genomen.

In principe is het niet nodig om op een poststuk een stempel van ontvangst te plaatsen, zeker niet als de documenten ook digitaal worden gemaakt na ontvangst (of digitaal ontvangen) en worden opgenomen in een digitaal systeem, voorzien van de nodige metadata. Komt een document binnen als webformulier, dan zal het de nodige metagegevens al bevatten, aangebracht door de aanvrager zelf. De metadata dienen om de stukken terug te kunnen vinden in hun zakelijk verband. Zolang dat mogelijk is, hoeft geen verdere vermelding op het document plaats te vinden. Wanneer u een vervangingsbesluit heeft genomen, dan worden de papieren documenten toch al vernietigd en zijn de digitale documenten in het systeem op te vragen aan de hand van de door u daaraan gegeven metadata.

Beste Zaalberg,

Binnen onze organisatie wordt voor vernietiging van digitale zaken een verzamelzaak gemaakt waar per verzamelzaak ongeveer 3000 zaken worden gebundeld. Dit betreft zaken met een bewaartermijn van V1.
In ons zaaksysteem is door de beslissingsbevoegde al digitaal een akkoord gegeven op de definitieve vernietigingslijsten, na het doorlopen van de vereiste consulatie. .
Is het dan nog noodzakelijk dat er apart vernietigingsbesluit ex. artikel 8 Archiefbesluit wordt opgemaakt en digitaal wordt ondertekend?
Indien er een apart vernietigingsbesluit dient te komen, kan dit dan per verzamelzaak?

Antwoord:

Voor alle vernietigingen (per gebeurtenis) moet een officieel ondertekend vernietigingsbesluit worden opgesteld. Deze vernietigingsbesluiten worden dan, samen met de vernietigingslijsten, permanent bewaard.

In de vernietigingslijsten moet duidelijk vermeld staan welke informatie vernietigd wordt en op basis van welke categorieën/resultaten uit de selectielijst(en). In het verleden werden veel zaken die onder de categorie ‘Voor kennisgeving aannemen’ vielen, onder de term ‘VOS-stukken’ na een jaar vernietigd. Het probleem hiermee is dat eigenlijk niet duidelijk is wat er precies vernietigd wordt. U geeft aan dat er 3000 zaken in 1 ‘verzamelzaak’ zitten. U geeft echter niet aan welke documenten dit betreft: een evenementenvergunning heeft ook een bewaartermijn van 1 jaar, maar valt onder een hele andere categorie dan een ‘VOS-stuk’. De gemeente heeft de verplichting duidelijk te zijn over wat er precies vernietigd is. Daarover moet zij ook verantwoording af te leggen. Zo kan een burger de vraag stellen of zijn/haar persoonsgegevens vernietigd zijn.

Op een vernietigingslijst hoort elke individueel dossier/zaak vermeld te zijn. U hoeft dus niet voor elke verzamelzaak een apart vernietigingsbesluit te nemen, maar u dient wel de zaken te noemen in de vernietigingslijst die bij het vernietigingsbesluit horen.

Het blijft dan echter een probleem dat u niet kan aangeven waar een zaak over gaat, gezien de grote hoeveelheid van gekoppelde zaken.

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de nieuwe wet inburgering WI2021 t.o.v. de selectielijst 2020. In de selectielijst 2020 wordt een inburgeringstraject genoemd onder voorzieningen verstrekken 8.1, met een bewaartermijn van 10 jaar. Echter in de Inburgeringswet staat een bewaartermijn van 5 jaar opgenomen. Wanneer komt er een aanpassing in de selectielijst met het oog op de inburgeringwet/ traject? Weten jullie al welke aanpassing het gaat worden? bijv. een toevoeging aan de onderdelen onder voorzieningen verstrekken (8)?

Antwoord:

De Wet inburgering is pas in 2022 ingegaan. De selectielijst is van 2020. Daarom staat de bewaartermijn van 5 jaar niet in de selectielijst.

Wetgeving gaat altijd vóór de selectielijst. Dat betekent dat u de bewaartermijn van 5 jaar vanaf 1 januari 2022 verplicht bent om te volgen, zelfs al heeft de selectielijst het dus nog over 10 jaar.

In een nieuwe versie van de selectielijst zal dit worden aangepast door nieuwe resultaten op te nemen (afhankelijk van welke processen worden uitgevoerd onder de nieuwe Wet inburgering). Het is op dit moment echter nog onduidelijk wanneer die nieuwe versie gaat komen. Waarschijnlijk wordt er gewacht tot de inwerkingtreding van het nieuwe archiefbesluit (verwacht juni 2024) omdat het dan de procedure makkelijker wordt.

Beste Zaalberg,

Justis heeft aangeven dat de VOG aanvragen niet meer bewaard hoeven te worden. Kunt u mij hier duidelijkheid over verschaffen?

Antwoord:

De VOG zelf verstrekt u aan de aanvrager. Deze hoeft u dus niet te bewaren. Wat wel gevraagd wordt, is het bewaren van de aanvraag.

Deze kan worden gebuikt voor de eventuele financiële verantwoording van de gemeente.

Beste Zaalberg,

Is bij het instellen van een SIO de aanwijzing in een besluit informatiebeheer voldoende of moet er ook specifiek een instellingsbesluit komen ondertekend door het college?

Antwoord:

Het instellen van een Strategisch Informatie Overleg is een MT-besluit of een Collegebesluit, afhankelijk van de mandatering binnen uw gemeente. U dient wel uw beheerregelingen aan te passen. Het Besluit Informatiebeheer bestaat sinds een aantal jaren niet meer. De VNG heeft daar in 2017 nieuwe modellen voorgemaakt:

Actualisering Model Archiefverordening 2017 en aanhangende modellen i.v.m. de Aanpassingswet Wet normalisering rechtspositie ambtenaren | VNG

Voor het inrichten van een SIO bestaat ook een handreiking: 20150217-handreiking-strategisch-informatie-overleg.pdf (vng.nl)

Ik adviseer u deze handreiking te volgen.

Beste Zaalberg,

Bij onze organisatie leeft het idee het aantal te gebruiken zaaktypen bij zaakgericht werken de komende tijd flink te verminderen.

Wat is jullie advies hierin, er bestaat immers een i-navigator met een enorme hoeveelheid processen/zaaktypen.

Kunnen we met minder toch op de juiste manier de informatie verwerken en archiveren?

Antwoord:

In de regel geldt dat hoe gedetailleerder (en beter) u processen wilt inregelen, u voor elk van de processen zaaktypen nodig hebt. Dit zal in de toekomst alleen maar wenselijker worden, nu de gemeentelijke dienstverlening steeds meer via de website vorm zal krijgen (zie ook de komende Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer) . Een document komt dan binnen via de website, ingevuld door de aanvrager en wel, en wordt meteen in het werkproces gebracht met de juiste metagegevens.

U kunt hierbij -bijvoorbeeld- de tien meest gebruikte processen eerst  inregelen, en, na de winst die hiermee wordt gemaakt te incasseren, uit te breiden met andere processen. Goed voorbeeld doet goed volgen en maakt de organisatie ook enthousiast voor uw aanpak.

Wat u op den duur wilt realiseren is dat zaaktypen zo goed zijn ingericht dat ze de behandelaar optimaal ondersteunen bij het uitvoeren van hun processen. Informatievoorziening levert immers een belangrijke bijdrage aan het versnellen van processen, doordat iemand snel de nodige informatie kan vinden. Dat betekent dat zaaktypen zodanig zijn ingericht dat routinehandelingen stapsgewijs zijn ingepland en de behandelaar sneller klaar is met het afhandelen van de zaak. Het werkproces is hiermee zo geautomatiseerd mogelijk gemaakt, en zo steeds minder. Elke zaak heeft een eigen zaaknummer, dat als paperclip dient voor alle documenten in de zaak, in welke vorm dan ook. Dit zaaknummer is cruciaal in de metadata en iedereen in en buiten de organisatie zou erin getraind moeten worden dit te gebruiken: voor mondeling, telefonisch zowel als schriftelijk contact.

  • Elke zaak een eigen zaaknummer!-

Hoe kun je nu een proces inrichten? Als voorbeeld: een documentsjabloon kan leeg zijn dus zonder van tevoren ingevulde teksten. Dat betekent dan dat de behandelaar de teksten zelf moeten schrijven als deze een brief moet versturen. In dat geval kunt u volstaan met 1 documenttype bij een zaaktype. Dat zorgt ervoor dat een behandelaar heel makkelijk het juiste documenttype kan kiezen, want er is er maar 1. Het betekent echter ook dat behandelaar de juiste teksten bij elkaar moet zoeken in geval bijvoorbeeld een vergunning wordt toegekend, ingetrokken, afgewezen, buiten behandeling wordt gelaten etc.

Bij een zaaktype kunnen we echter ook documentsjablonen hebben voor de verschillende soorten besluiten (toegekend, afgewezen, etc.) waarbij teksten van tevoren al zijn ingevuld. Dat scheelt de behandelaar veel tijd bij het bij elkaar zoeken c.q. uitschrijven van de juiste teksten. Dan zal er wel voor elk mogelijk besluit een apart documenttype moeten zijn waar het juiste sjabloon aan kan hangen. In plaats van 1 documentsjabloon, heeft u er dus meerdere nodig. Dat zorgt ervoor dat een behandelaar, als deze een brief wil schrijven, moet kiezen uit meerdere documenttypen, maar bij de juiste sjabloonkeuze scheelt dat tijd.

Met andere woorden: hoe meer sjablonen worden ingericht, hoe meer documenttypen nodig zijn.

Hetzelfde geldt voor de zaaktypen: in theorie kan een organisatie werken met maar 1 zaaktype ‘Proces uitvoeren’. Maar dan kan niets geregeld worden qua afhandeltermijn, bewaartermijn, vertrouwelijkheid, documentsjablonen, statusinformatie, zaakomschrijvingen, etc. En dan geldt dus weer: hoe meer u van tevoren wilt regelen, hoe meer zaaktypen u nodig hebt

Indien een organisatie de hoeveelheid zaaktypen wil verminderen, ligt daar vaak als grondslag achter dat behandelaren het moeilijk vinden het juiste zaaktype te vinden. Het verminderen van het aantal zaaktypen is daar een oplossing voor, maar dat heeft consequenties. Minder zaaktypen betekent vaak dat zaken minder goed zijn ontsloten omdat behandelaren zelf een betere omschrijving moeten geven aan een zaak of document en het goed beschrijven van een zaak of document is vaak lastig en levert vaak in een later stadium problemen op met terugzoeken. Het betekent ook dat behandeltermijnen minder goed geregeld kunnen worden met alle gevolgen van dien. Vaak komt het ook voor dat bewaartermijnen niet goed geregeld kunnen worden. Dat betekent dan weer dat er achteraf gearchiveerd moet worden door DIV-medewerkers, iets waar we juist van af willen omdat we het te druk hebben. Er zijn genoeg voorbeeld te vinden van organisaties met een grote achterstand in het archiveren van digitale zaken.

Tegenwoordig worden zaaktypen in het DSP niet alleen gebruikt om een zaaksysteem in te richten, maar ook om overzicht te krijgen over welke informatie waar wordt opgeslagen (een totaaloverzicht te krijgen van de informatiehuishouding per werksoort/werkproces), om het AVG-verwerkingsregister in te richten, om inzicht te krijgen in de informatiebeveiliging, om aan te geven welke informatie gepubliceerd moet worden in DROP of naar PLOOI moet worden gestuurd en de zaaktypen zullen worden gebruikt om aan de Wmebv (2023) te kunnen voldoen. Minder zaaktypen vermindert dan ook bovenstaand overzicht.

Een zaaktype is juist bedoeld om ervoor te zorgen dat veel metadata van te voren kan worden ingericht zodat de behandelaar dat niet hoeft te doen als een zaak moet worden afgehandeld en zodat er achteraf niks meer met de zaak hoeft te worden gedaan. Indien een organisatie overweegt om minder zaaktypen te gaan gebruiken, moet de organisatie rekening houden met de consequenties en moet de organisatie zich gaan afvragen wat zij met zaaktypen wilt bereiken (wat is het ambitieniveau van de organisatie).

Doorontwikkeling van zaaktypen (het steeds beter inrichten van zaaktypen)  betekent dus juist meer zaaktypen en niet minder. Er zijn bij gemeenten in Nederland al zaaktypen te vinden die zo zijn ingericht dat de indiener/aanvrager een antwoord krijgt zonder dat er een ambtenaar aan te pas is gekomen. Dit is waar zaaktypen heen gaan: het is de automatiseringsfabriek van het Nederlandse overheidskantoor.

En dan geldt weer: hoe meer van te voren ingericht kan/moet worden, hoe meer zaaktypen er nodig zijn.

Hoe minder zaaktypen, hoe meer handwerk (hoe meer werk achteraf qua archivering en controles en, meestal ook, hoe slechter de kwaliteit van de zaak- en documentbeschrijvingen).

 

Beste Zaalberg,

Gemeenten zijn in de gelegenheid gesteld zich aan te sluiten bij de vast te stellen nieuwe selectielijst voor e-mailbewaring (volgens de Capstone methodiek). Dat kan tot 17 oktober.

Mijn vraag is nu: Als onze gemeente besluit om niet op dit moment aan te sluiten, wanneer is dan het volgende moment waarop dat kan?

Kunnen we zelf op een eigen gekozen moment alsnog beslissen om deze selectielijst te gaan hanteren en zo ja, is daar dan een besluit voor nodig van het SIO? Of zijn wij gebonden aan een nieuw moment waarop (een actualisatie van) de selectielijst landelijk wordt vastgesteld? Of zit het nog weer anders?

Antwoord:

Dit soort procedurele vragen kunt u het beste bij de VNG stellen: archief@vng.nl

In uw geval hebben ze een standaardantwoord op de meest gestelde vragen. Dit vindt u hieronder:

  1. Waarom is gekozen voor een korte beslistermijn voor het aansluiten bij de Ontwerpselectielijst e-mailbewaring? Kan na de deadline 17 oktober nog aangesloten worden?

Deze ontwerpselectielijst is op verzoek van de grote gemeenten opgesteld en geldt als een innovatie. Het uitgangspunt is dus niet dat alle gemeenten hierbij moeten aansluiten; de mogelijkheid hiertoe wordt geboden. Bij gebleken succes zal de Selectielijst e-mailbewaring geïntegreerd worden in de generieke Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen, of apart worden voortgezet. 

Overige gemeenten kunnen deze ontwikkeling afwachten of nu ervoor kiezen aan te sluiten op de Selectielijst e-mailbewaring. Daartoe moeten zij vóór die datum het goedkeurings- en machtigingsformulier indienen. Daarna gaat de VNG de procedure in namens de gemeenten en intergemeentelijke organen die de VNG hebben gemachtigd.

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de archivering van de verslagen van portefeuillehoudersoverleggen. Hoe lang moeten deze worden bewaard en op grond van welke retentieregel?

Antwoord:

Wanneer het gaat om het portefeuillehoudersoverleg dat intern wordt gevoerd en waarin ambtenaren collegevoorstellen voor bespreken met de wethouder onder wiens portefeuille het voorstel valt, dan valt het verslag onder het specifieke resultaat 19.1.6 van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 en dient de informatie blijvend te worden bewaard.

Bovendien komt per collegevoorstel het resultaat van de afstemming met de wethouder terecht in het besluitvormingsdossier en idealiter volgt de waardering van dat dossier de waardering van de hoofdzaak van waaruit de besluitvorming is gestart.

Wanneer het gaat om een structureel regionaal portefeuillehoudersoverleg waarin wethouders op een bepaald terrein samenkomen om verschillende onderwerpen te spreken dan valt dat onder specifiek resultaat 19.1.10 van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 en daarmee heeft het een bewaartermijn van V10 jaar na afhandeling.

Wanneer een regionaal portefeuillehoudersoverleg incidenteel plaatsvindt over één concrete zaak, dan is de waardering van dat zaakdossier bepalend voor het verslag van het overleg en raden wij aan om het verslag op te slaan in het betreffende zaakdossier.

Beste Zaalberg,

Hoe lang dient een jaarverslag boa (buitengewoon opsporingsambtenaar) bewaard te blijven volgens de selectielijst?

Ik vind het volgende: jaarverslagen die op grond van wet- en regelgeving dienen te worden opgesteld, zoals het burgerjaarverslag en leerplicht worden bewaard onder categorie 4.1.9, maar waar valt het jaarverslag boa daar onder?

Antwoord:

Bij resultaat 4.1.9 van de selectielijst 2020 voor gemeenten en intergemeentelijke organisaties worden het burgerjaarverslag en het jaarverslag leerplicht als voorbeelden genoemd. Dat houdt in dat alle jaarverslagen die een gemeente of andere aangesloten organisatie opstelt onder resultaat 4.1.9 vallen. Indien een boa dus een jaarverslag opstelt (namens de gemeente) dan valt dit jaarverslag ook onder 4.1.9

Beste Zaalberg,

Voor 1 van onze moederorganisaties (RAV) ben ik op zoek naar de bewaartermijn omtrent de volgende specifieke melding. Vanuit de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling dient bij iedere inzet van een ambulance-eenheid getoetst te worden of er een situatie is waarin hulpverleners zich zorgen maken over de zorgvrager of diens huisgenoten.

Antwoord:

De selectielijst 2020 voor gemeenten en intergemeentelijke organen heeft geen specifiek resultaat voor het doen van meldingen onder de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. U moet dus kijken naar het proces dat de RAV uitvoert.

In dit geval bekijkt de RAV of zij aangifte moet doen bij een instantie (meestal Veilig Thuis) van een vermoeden van huiselijk geweld en/of kindermishandeling. Dat valt daarmee onder Proces 29. Bij resultaat 29.1 staat in de toelichting ook als voorbeeld genoemd ‘aangifte bij politie en instanties’. Daar is de bewaartermijn 5 jaar. Deze bewaartermijn sluit ook aan bij de bewaarmijn van maatregelen die daarna door andere instanties worden getroffen, zoals een tijdelijk huisverbod door gemeenten.

Indien de RAV besluit geen aangifte te doen, geldt resultaat 29.2 met een bewaartermijn van 1 jaar.

Beste Zaalberg,

Via de VNG hebben wij het verzoek gekregen om aansluiting te zoeken bij de selectielijst 2022 archivering email berichten volgens de capstone methode. Voor 15 september moeten wij instemmen met de aanpassing selectielijst. Als we ons niet aansluiten is het alternatief de e-mails te bewaren volgens de methodiek van de selectielijst 2020 (archiveren bij de zaak).
De vraag is; Als we ons aansluiten kunnen we alsnog gebruik maken van de methode volgens de selectielijst 2020? De capstonemethode is handig, maar we hebben onze twijfels over deze methode. In hoeverre is het wenselijk om alle e-mails te bewaren van sleutelfiguren?

Antwoord:

Zoals de ontwerpselectielijst e-mailbewaring gemeentelijk en intergemeentelijke organen zelf al aangeeft, blijft de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 leidend. Dat houdt in dat e-mails die onderdeel uitmaken van een zaak de bewaartermijn krijgen van de zaak waar deze bij hoort. De bewaartermijn van die zaak volgt dan uit selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.

Probleem is dat medewerkers vaak e-mails niet opnemen in de zaak (meestal vanwege tijdgebrek en gebrek aan noodzaak) en in hun mailboxen laten zitten. De afgelopen jaren zijn er meerdere gevallen naar voren gekomen waarbij mailboxen van vertrokken medewerkers door ICT na 3 of 6 maanden werd vernietigd terwijl er in die mailbox nog informatie zat die nodig was voor bewijslast in een zaak. De nieuwe selectielijst geeft nu de gemeenten en intergemeentelijke organen de mogelijkheid (en verplichting) om mailboxen van medewerkers in ieder geval 7 jaar te bewaren.

Indien in uw gemeente alle medewerkers de mails wel correct opnemen in de zaak en dus op de juiste plek bewaren, hoeft u dat gedeelte van de selectielijst dus niet te volgen.

Kortom: in de regel moet een e-mail worden bewaard/vernietigd conform de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De Selectielijst e-mailbewaring is daarnaast een extra hulpmiddel om hele mailboxen te waarderen indien medewerkers niet goed proces-/zaakgericht e-mails bewaren/opslaan.

Het tweede aspect waar deze nieuwe selectielijst op wijst, is dat de gemeente een verantwoordelijkheid heeft om vanuit cultuurhistorisch oogpunt communicatie met haar omgeving permanent te bewaren. Het rapport ‘Gewaardeerd verleden’(Commissie Jeurgens, 2007) dat ook model heeft gestaan voor de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, wees de overheid er al op dat zij meer moest bewaren over hoe de overheid communiceert met burgers, instelling, organisatie en andere overheden.

Omdat sleutelfiguren altijd vanuit hun functie praten namens de organisatie en zij het uithangbord voor de organisatie zijn, is de manier waarop zij communiceren beeldend voor hoe de organisatie praat met haar omgeving. Bovendien worden hun mailboxen gezien als belangrijke ‘informatieknooppunten’ wat onder de systeemanalyse (één van de poten van systematiek van de selectielijst) als ‘Permanent bewaren’ wordt aangemerkt.

Als historisch bron is het daarom van belang deze mailboxen te bewaren.

Beste Zaalberg,

We werken met een wachtlijst voor woonwagenstandplaatsen. We vragen ons af hoe we dit het beste kunnen verwerken/registreren. Op een bepaald moment wordt een groep mensen aangeschreven met de vraag of ze nog interesse hebben om op de wachtlijst te blijven staan en met het verzoek op het antwoordformulier aan te geven voor welke locatie. De antwoordformulieren moeten ook weer verwerkt worden om de wachtlijst te updaten.
Wat is uw advies?

Antwoord:

U kunt de uitgaande brief registeren onder ‘Informatieverstrekking op eigen initiatief’ (B1424)

In het model-DSP is geen zaaktype voor wachtlijsten anders dan de inschrijving voor woningzoekenden (B0473). U wilt de inschrijving voor de wachtlijst voor woonwagenplaatsen echter op gelijke manier beheren.

U dient de wachtlijst als een registratie te zien.  Een registratie wordt bijgehouden voor muterende processen c.q. zaken.

In dit geval is elke inschrijving een nieuwe mutatie op dat register. Elk antwoord dient daarom als eigen zaak te worden beschouwd. Het register bestaat dan uit alle zaken waarin de belangstelling voor een woonwagenplaats wordt bevestigd. In de praktijk zien we vaak dat medewerkers daar eigen excelbestanden/overzichten op een persoonlijke of gemeenschappelijke schijf bijhouden (waarop persoonsgegevens staan). Dat is niet ideaal. Daarom is het verstandig om binnen het zaaksysteem het gemakkelijk te maken om een overzicht van alle belangstellenden te hebben. Daarvoor is het verstandig om een apart zaaktype te hebben voor de registratie van de antwoordbrieven.

 

 

Beste Zaalberg,

Binnen onze organisatie is discussie ontstaan over de bewaartermijn van de aanvraagformulieren rijbewijs. het zaaktype is nu ingericht met bij het resultaat geleverd met selectielijst item 5.1.6 1 jaar na einde looptijd. over het algemeen is dit 11 jaar.
Nu is de vraag: zijn wij als gemeente wel de archiefvormende instantie of is de RDW dit en hoeven wij het aanvraagformulier maar 1 jaar na einde zaak te bewaren.

Antwoord:

De bewaartermijn voor de uitgifte van een rijbewijs (de zaak waar de aanvraag onderdeel van uitmaakt) is op basis van resultaat 5.1.6 van de selectielijst 6 jaar (5+1) indien het rijbewijs een looptijd heeft van 5 jaar of korter, of 11 jaar (10+1) indien de looptijd langer is dan 5 jaar. Daarom zijn in het Model-DSP bij het zaaktype ‘Rijbewijs’ twee resultaattypen opgenomen: met de bewaartermijn van 6 jaar en met 11 jaar. Dat voorkomt de bewaartermijn ‘1 jaar na einde geldigheid’, wat een bewaartermijn is die achteraf door een archiefmedewerker gecontroleerd moet worden.

Daarnaast is de gemeente verantwoordelijk voor de correcte opslag van de gegevens en is zij dus ook verantwoordelijk voor het correct bewaren en vernietigen van de aanvraagformulieren. In de praktijk worden deze gescand en geregistreerd in het systeem van de RDW (wat een vorm van archiefvervanging is). Het is niet nodig om gegevens op twee plaatsen te bewaren, dus de gemeente hoeft de aanvraagformulieren niet nog eens apart te bewaren.

Daar zitten wel wat haken en ogen aan: de gemeente blijft zorgdrager voor de gegevens die zij in het systeem van de RDW zetten, zeker als zij vervolgens de aanvraagformulieren vernietigen. De gemeente blijft dan ook verantwoordelijk voor correcte vernietiging uit het systeem van de RDW.

Voor zo ver wij begrepen hebben, zorgt de RDW voor tijdige vernietiging en stuurt zij de gemeente (meestal de afdeling Burgerzaken) een bericht met een overzicht van de gegevens die zij namens de gemeente gaat vernietigen waarbij Burgerzaken daarvoor toestemming moet geven. Dit gaat dus bij heel veel gemeenten niet langs de afdeling Informatiebeheer/Informatievoorziening.

Het is dus niet duidelijk of deze vernietiging die de RDW verzorgt wel volgens de regels verloopt. Er is meestal geen vastgestelde vernietigingslijst en geen goedkeuring van de archivaris en het is onduidelijk op basis van welke afspraken de RDW de gegevens van de gemeente in hun systeem mag bewaren c.q. vernietigen.

U dient dus na te gaan hoe en waar de aanvraagformulieren worden bewaard en hoe gezorgd wordt voor tijdige en correcte vernietiging. Tevens dient u te controleren of er een vervangingsbesluit is voor de aanvraagformulieren en of de RDW gemachtigd is de gegevens in het systeem van de RDW te bewaren.

Het is verstandig dat u voor dit proces een doorlopende machtiging voor vernietiging regelt bij uw archivaris.

 

Beste Zaalberg,

Wij vragen ons af wat de bewaartermijn voor de toekenning van de Energietoeslagen is. Moet je dit zien als bijzondere bijstand? Dan zou de categorie 8.1 van toepassing zijn met en bewaartermijn van 10 jaar. Zou men dit zien als de vorm van een subsidie dan zou categorie 8.1.7 van toepassing zijn met een bewaartermijn van 7 jaar.

Antwoord:

De energietoeslag helpt huishoudens met een laag inkomen om de sterk gestegen energierekening te betalen. De toeslag van de gemeente is bedoeld voor huishoudens met een inkomen tot 120% van het sociaal minimum. Huishoudens die recht hebben op de energietoeslag mogen deze houden. Er vindt achteraf geen verrekening plaats. De toeslag valt onder de bijzondere bijstand, is een gift en telt niet mee als inkomen voor de Belastingdienst.

Omdat het dus onder de bijzondere bijstand kunt u het niet zien als een subsidie, maar moet u het dus scharen onder resultaat 8.1, V 10 jaar.

 

Beste Zaalberg,

Samen met het team publiekszaken zijn wij het zaaktype aanvraag VOG aan het inrichten. Nu lopen we tegen het volgende aan: PZ geeft aan dat zij alleen maar als doorgeefluik en afrekenportaal voor het COVOG fungeren.
Het COVOG heeft aangegeven dat het niet meer de originele aanvragenformulieren zal opvragen. Zij hebben aan de digitale informatie genoeg. PZ wil deze formulieren dan ook na 4 maanden vernietigen. Zelf verwijs ik naar de selectielijst bij 5.1.1 vernietigen na 7 jaar aangezien er een financieel aspect aanwezig is.

Antwoord:

Het is inderdaad zo dat de gemeente de VOG zelf niet bewaart. Dat betekent dat alleen de aanvraag als archiefstuk door de gemeente wordt bewaard. Voor deze aanvraag dient de aanvrager te betalen. In het kader van de financiële verantwoording dient de gemeente te kunnen bewijzen dat het ontvangen bedrag ook daadwerkelijk afkomstig is van een dergelijke aanvraag. Technische gesproken kan een accountant of auditor daar tijdens de controle van de jaarrekening naar vragen. Met name de belastingdienst kan dan 7 jaar teruggaan. Daarom heeft de redactie van het Model-DSP gekozen voor 5.1.1.

Het bewaren van de aanvragen voor de VOG voor maar 4 maanden is (waarschijnlijk)  nergens op gebaseerd en in strijd met de wet; eigenlijk is er in zulke gevallen sprake van een datalek (te vroeg vernietigde informatie). De gemeente dient voor het vernietigen van archiefbescheiden de gemeentelijke selectielijst te volgen. Voor eigen interpretaties waardoor de informatie eerder wordt vernietigd geeft de Selectielijst geen ruimte.

Indien de gemeente het niet eens is met de bewaartermijn van 7 jaar, kan verwezen worden naar categorie 5.1; daarvan is de bewaartermijn 5 jaar.

 

Beste Zaalberg,

Vanuit de ambulancedienst werd de vraag gesteld hoe lang de Veilig Incident Meldingen (VIM-meldingen) bewaard moeten worden. De incidentmeldingen dragen bij aan de systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg. Bij de incidentmeldingen gaat het nadrukkelijk niet om de schuldvraag, maar om kwaliteitsverbetering van de zorg en is een intern kwaliteitsinstrument.

Met behulp van de KNMG-Richtlijn ‘Omgaan met medische gegevens’ ben ik er in elk geval achter dat deze gegevens buiten het patiëntendossier vallen, maar de precieze bewaartermijn van de VIM-meldingen wordt hierin niet benoemd. Ik ben heel erg benieuwd wat deze bewaartermijn precies is, en onder welke categorie van de VNG-Selectielijst dergelijke informatie kan worden ondergebracht.

Antwoord:

Veilig Incidenten Meldingen (VIM) betreft het behandelen van incidenten en bijna-incidenten in de ambulancezorg. Incidenten worden gemeld, geanalyseerd en worden verbetermaatregelen voorgesteld.

De Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organisaties heeft hier geen specifiek resultaat voor. Daarom dient u te kijken naar één van de generieke resultaten. In dit geval wordt een incident geëvalueerd. Daarmee geldt dus proces 4 van de selectielijst (Evaluatie uitvoeren) en het generieke resultaat is 4.1 met een bewaartermijn van 10 jaar.

Daarop kunnen drie uitzonderingen zijn:

  1. Het is een heel bijzonder incident. Dan kan deze permanent bewaard worden onder de uitzonderingencategorie
  2. Het is een incident die leidt tot wijziging van beleid van de Veiligheidsregio. In dit geval wordt het incident onderdeel van de zaak over het wijzigen van het beleid en daarmee permanent bewaard blijven
  3. Het incident heeft betrekking op gevaarlijke stoffen waarbij medewerkers van de Veiligheidsregio (mogelijk) in contact zijn geweest met deze stoffen. In dat geval geldt resultaat 4.1.14 met een bewaartermijn van 40 jaar (na einde dienstverband).

U dient dus goed te kijken naar het effect wat het incident heeft op de Veiligheidsregio.

Beste Zaalberg,

Hoe lang moet een melding van een datalek worden bewaard? En op basis van welk retentienummer moet het worden vernietigd?

Antwoord:

Indien er sprake is van een datalek dient u daarvan aangifte te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Daarmee valt een datalek onder Proces 29 van de selectielijst 2020. Bij het opstellen van de selectielijst 2020 is gekeken naar de bewaartermijn van een datalek. Er is toen gekozen voor een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling omdat een betrokkene maximaal 3 jaar na het bekend worden van de datalek een organisatie aansprakelijk kan stellen (de organisatie is wel verplicht de datalek bij de betrokkene te melden. Daarna begint de termijn van 3 jaar te lopen). Er is daarom geen reden om een datalek langer dan 5 jaar te bewaren. Daarom is in de selectielijst 2020 bij de toelichting van resultaat 29.1 een datalek als voorbeeld opgenomen.

Beste Zaalberg,

Hoe lang blijft informatie uit de woningkaarten niet openbaar?

Antwoord:

Woningkaarten zijn kaarten met gegevens over de bewoners van een woning die in ladekasten waren geordend: alfabetisch op straatnaam en vervolgens op huisnummer. De woningkaarten zijn/waren een onderdeel van de bevolkingsadministratie.

De woningkaarten werden verplicht ingevoerd met de invoering van het persoonskaartensysteem omdat men er behoefte had aan had om ook een overzicht van bewoners per woning te hebben. Op de woningkaarten staan over het algemeen alleen de hoofdbewoners vermeld. De woningkaarten zijn openbaar geworden 20 jaar na afsluiting van het systeem. Dat betekent dat bij de meeste gemeenten de woningkaarten inmiddels openbaar zijn.

De enige uitzondering daarop zijn de woningkaarten waar bewust door de gemeente een beperking van de openbaarheid is opgelegd. Dan worden de kaarten pas openbaar na afloop van die beperking.

Er ligt hier echter wel een privacy-vraagstuk: doordat er persoonsgegevens op deze kaarten staan, kan de gemeente niet zomaar de gegevens verstrekken. In principe mogen de namen van de personen op de kaarten niet zomaar gedeeld worden. Dat betekent dat indien de kaarten worden opgevraagd de namen van de betrokkenen moeten worden geanonimiseerd. U kunt zich dan ook afvragen of het veel zin heeft dat de kaarten openbaar zijn, aangezien het doel van de kaarten was het verkrijgen van inzicht over de (hoofd)bewoners van de woningen. Maar dat is vraagstuk waar u geen invloed op heeft. U dient zich alleen te richten op de vraag in welke vorm de woningkaarten ook daadwerkelijk mogen worden verstrekt aan aanvragers.

 

Beste Zaalberg,

De Wet Mulder heeft tot gevolg dat er zaken komen als: Fiscale naheffing, Fiscale naheffing waarschuwing, Bestuurlijke strafbeschikking, Mulder sanctie en Mulder waarschuwing. (lokale zaaktypes)
Wat is het geschikte selectielijst nummer(s) voor deze zaken?

Antwoord:

De wet Mulder is een vorm van handhaving die de gemeente uitvoert. Handhaving valt onder selectielijst onder Proces 12 Toezien en handhaven en dan specifiek onder 12.2 Handhaving uitgevoerd.

Onder dit specifieke resultaat ziet u een specifiek resultaat voor een bestuurlijke boete onder 12.2.5 met een bewaartermijn van 7 jaar na afhandeling. Voor andere uitkomsten ziet u geen specifiek resultaat. In die gevallen moet u kiezen voor resultaat 12.2 met een bewaartermijn van 10 jaar na afhandeling (dus na einde handhaving).

Het merendeel van de uitkomsten onder de Wet Mulder vallen dus onder resultaat 12.2.

 

Beste Zaalberg,

Een onderdeel van het toepassen van een hotspot is informatie uitzonderen van vernietiging. De informatie moet dan permanent bewaard blijven, en krijgt dus een nieuw resultaat.

Maar welk nieuwe resultaat moet je nu aan de informatie geven? Moet het resultaat specifiek verbonden zijn aan het proces waartoe de informatie behoort of is er een generiek resultaat in de selectielijst wat te gebruiken is voor alle informatie behorende tot een hotspot?

Antwoord:

Een hotspot is, indien de informatie normaal gesproken vernietigbaar is, een uitzondering op de selectielijst. Juist omdat het een uitzondering betreft, is er in de selectielijst geen resultaat aanwezig voor deze informatie.

Voor het opstellen van de hotspotmonitor is er wel een resultaat, namelijk 2.1.1 Beleid met externe werking. Dit geldt dus voor het opgestelde rapport/beleidsstuk. Voor de informatie die onderdeel uitmaakt van de hotspotmonitor is dus geen resultaat. Deze informatie valt namelijk onder paragraaf 1.3 van de selectielijst ‘Criteria voor uitzondering van vernietiging’ (blz. 9-10). Daar kunt u naar verwijzen in het rapport/beleidsstuk dat u opstelt.

 

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de bewaring van videotulen (blijvend te bewaren).
Wij willen graag voor de verslagen van de bezwarencommissies (agenda, verslag en adviezen/besluiten) videotulen gaan gebruiken. Waaraan moet een gemeente dan voldoen? Wij hebben nog geen e-depot. Kunnen we dan volstaan met alleen videotulen of moeten we ook nog een versie (PDF) opslaan in ons zaaksysteem?

Antwoord:

Voor verslagen voor vergaderingen van de gemeenteraad geldt een wettelijke regel (gemeentewet) om ‘het meest uitgebreide verslag’ permanent te bewaren. Dat wordt geïnterpreteerd als dat videotulen van de vergaderingen van de raad permanent moeten worden bewaard indien deze worden gemaakt. Dit is namelijk uitgebreider dan een schriftelijk verslag. Er zijn tegenwoordig gemeenten die daarom geen schriftelijke verslagen meer maken en alleen een besluitenlijst opstellen en die met de videotulen bewaren. Een apart verslag wordt dan niet meer gemaakt.

Voor de bezwarencommissie bestaat een dergelijk regel niet. Resultaat 19.1.7 verplicht u om de Agenda, het verslag en de besluiten van de commissie te bewaren. Daarbij kunt u inderdaad de videotulen als het verslag beschouwen. Het is dan niet meer nodig om daarnaast nog een apart verslag (in pdf) te bewaren. U dient er dan wel voor te zorgen dat de opnames in een duurzaam, open bestandsformaat worden opgeslagen en dat de bestanden op een eenvoudige manier vanuit de opslaglocatie gemigreerd kunnen worden naar een andere locatie zoals een e-depot. Daarom is het aan te bevelen altijd dit soort vraagstukken voor te leggen aan uw archivaris.

Uiteraard moet u er daarnaast rekening mee houden dat met de videotulen meer (bijzondere) persoonsgegevens worden bewaard. Dat betekent dat de betrokkenen moeten weten dat de vergadering digitaal wordt opgenomen en voor u betekent dit dat u moet overwegen om bij overdracht naar een e-depot een beperking van de openbaarheid op deze bestanden te zetten.

 

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over waardering.
De casus:
Een verzoek om subsidie is afgewezen, de aanvrager dient een bezwaarschrift in. Dit bezwaarschrift wordt ongegrond verklaard en het college neemt dit besluit over. De aanvrager gaat in beroep.
Zijn dit 3 verschillende zaken met ieder hun eigen waardering of is het 1 zaak en kan je pas een waardering toekennen wanneer er een uitspraak is van de rechter?

Antwoord:

Technische gesproken heeft u te maken met 3 ‘koppen’ en 3 ‘staarten’ waarvan u de voortgang en kwaliteit van wilt bewaken en deze kunnen allemaal hun eigen bewaartermijn hebben:

  1. Het behandelen van een aanvraag voor een subsidie (afgewezen, V 5 jaar onder resultaat 8.2)
  2. Het behandelen van een bezwaarschrift (ongegrond, V 5  jaar onder 13.1)
  3. Het behandelen van een beroepschrift (indien ongegrond, V 5 jaar onder 13.1)

Dat deze drie zaken dezelfde bewaartermijn hebben, is in dit geval toeval. Dat kan ook anders zijn.

Waar de selectielijst vanuit gaat is dat de informatie van zaak 1 in zaak 2 is opgenomen en de informatie uit zaak 2 is opgenomen in zaak 3. Als u daarvoor zorgt, heeft u geen issue.

Als de informatie over het behandelen van de subsidieaanvraag niet is opgenomen in de andere zaken, is het van belang dat de bewaartermijn van die zaak gelijk wordt getrokken met de bewaartermijn (vernietigingsjaar) van de beroepszaak.

Met andere woorden: het antwoord op uw vraag is afhankelijk van de manier waarop u ervoor zorgt dat alle informatie van de 3 zaken hetzelfde vernietigingsjaar krijgt.

 

Beste Zaalberg,

Wij gaan binnenkort de archieven afsluiten tot en met 2021.
Nu is het zo dat wij op dit moment alleen de verplichting hebben om archieven tot en met 2011 over te dragen, echter de organisatie is opgehouden te bestaan en de afsluiting per 2021 leek ons een goed idee, bovendien zijn we dan weer voor langere periode klaar. Echter het levert ons wel een lastige situatie op met betrekking tot de openbaarheid. Het overgedragen archief valt immers onder de archiefwet en is daarmee geheel openbaar. Uiteraard kun je wel bedenken dat er best nog een aantal precaire lopende zaken zijn, en dat de inwoners veel recente dossiers gaan opvragen. Maar hoe waarborg je in dit geval de privacy van de lopende zaken, en kun je nog besluiten om zaken toch niet openbaar te maken. Moet het college dan een besluit vooraf nemen over alle stukken jonger dan 10 jaar en daarvan de openbaarheid geheel beperken, of valt alles onder de AVG ? Algemeen besluit is uiteraard makkelijk dan per verzoek te bekijken of er privacy in het geding is. Hoe hiermee om te gaan ?

Antwoord:

U kunt op het gehele archief een beperking van de openbaarheid van bijvoorbeeld 10 jaar opleggen. Dat voorkomt dat lopende dossiers openbaar worden gemaakt. Ik gebruik hier bewust de term ‘dossiers’ omdat lopende zaken qua verantwoordelijkheid overgaan naar de nieuwe organisatie terwijl afgesloten dossiers die nog wel een rol spelen in lopende zaken wel onder het archief van de oude gemeente vallen.

Er zijn wel een paar dingen waar u aan dient te denken.

Uiteraard bevat het archief zaken die langer niet openbaar moeten blijven en dus moet u voor die dossiers/zaken/informatie aparte beperkingen opnemen. U moet motiveren waarom u deze beperking oplegt.

Daarnaast bevat het archief veel zaken die al openbaar zijn omdat deze al tijdens de besluitvorming openbaar gemaakt zijn. Hier verandert een beperking van de openbaarheid niets aan.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) speelt geen rol: daar dient u altijd rekening mee te houden. Persoonsgegevens mogen ten eerste niet zomaar in het archief aanwezig zijn. Of, zoals een rechtbank in 2017 al zei:

Archivering is geen excuus om onder alle omstandigheden persoonsgegevens te bewaren die oorspronkelijk niet mochten worden verwerkt

Met andere woorden: indien u een archief overbrengt, dient er goed te worden nagedacht of persoonsgegevens in die zaken/dossiers aanwezig mogen zijn. Als het antwoord ‘Ja’ is, dan betekent dat niet dat die persoonsgegevens automatisch openbaar worden. Ook indien een archief openbaar is, vallen de daarin aanwezige persoonsgegevens onder de AVG en dient er een afweging te worden gemaakt door de beheerder van het archief (uw archivaris) of die persoonsgegevens ook daadwerkelijk mogen worden ingezien. In de meeste gevallen is dat niet zo. Uiteraard moet deze afweging elke keer worden gemaakt indien er een inzageverzoek komt. Afhankelijk van wie het verzoek doet en wat hij/zij wil inzien, zullen de persoonsgegevens gedeeld of juist niet gedeeld worden.

U dient bovenstaande goed door te nemen met uw archivaris tijdens de voorbereidingen van de overbrenging. Deze zal dan wel vragen naar welke (bijzondere) persoonsgegevens in welke zaken/dossiers aanwezig zijn en op basis daarvan een aanpak voorstellen.

 

Beste Zaalberg,

Ik heb een aantal vragen over het vaststellen van hotspots.
1. Kan de gemeentesecretaris (zorgdrager) dit besluit vaststellen of moet dit toch een collegebesluit zijn ?
2. Moet dit besluit gepubliceerd worden ?
3. Ik vind niet dat publicatie een handige optie is, stel je wilt een precaire lopende zaak als hotspot aanwijzen, heb je dan geen kans dat je daardoor juist olie op het vuur gooit, dat is uiteraard niet mijn bedoeling, het gaat mij om het vastleggen van een stukje historie.

Antwoord:

Ik verwijs u naar bladzijde 14 van de handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (juli 2017) uitgebracht door een samenwerking van de VNG, IPO, Unie van Waterschappen en het Nationaal Archief.

Onder stap 7 en 8 wordt de procedure uitgelegd die u zou moeten volgen. In het kort kan de hotspot worden vastgesteld in het Strategisch Informatie Overleg en als dit niet aanwezig is door het college van B&W, al kan deze dit mandateren naar een ander orgaan, waaronder dus de gemeentesecretaris.

De reden om de hotspot te laten vaststellen door B&W is bewustwording. Dit wijst B&W er weer eens op wat hun verantwoordelijkheden zijn in een goed archiefbeheer en het belang van correcte vastlegging van informatie.

Voor publicatie geldt dat ‘overheden transparant zijn over hun selectiebeleid en dus laten zien welke hotspots worden bewaard’. Het kan er toe leiden dat andere overheden of burgers zelf informatie leveren die kan worden opgenomen in de hotspot. Dat laatste is iets wat het Nationaal Archief graag ziet omdat niet alleen overheidsinformatie wordt bewaard.

Een extra punt van aandacht is dat sinds 2017 de Algemene Verordening Gegevensbescherming is vastgesteld. In principe werken gemeenten met de gemeentelijke selectielijst 2020. Daarin kan een burger zien hoe lang zijn/haar persoonsgegevens worden bewaard of wanneer die worden vernietigd. Het is een manier hoe de gemeenten naar betrokkenen communiceert over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Een hotspot is een afwijking van die selectielijst. Dat betekent dat je als gemeente ook duidelijk moet maken dat persoonsgegevens die in de hotspot (mogelijk) aanwezig zijn juist niet vernietigd worden maar permanent bewaard. Door de hotspot te publiceren geeft de gemeente dus (indirect) aan dat persoonsgegevens in tegenstelling tot de selectielijst permanent worden bewaard. Hoewel publiceren voor gemeenten dus niet verplicht is volgens de handreiking, is het aan te raden.

Onder de Wet open overheid zal de hotspot (of het feit dat de hotspot is vastgesteld) op het Plooi-platform openbaar moeten worden gemaakt en dus sowieso vindbaar worden.

 

Beste Zaalberg,

Wat is de bewaartermijn voor een verklaring van toestemming reisdocument minderjarige?

Antwoord:

Een ‘verklaring van toestemming reisdocument minderjarige’ is geen apart proces maar een document binnen het zaaktype ‘Reisdocument’.  Een reisdocument kan niet verstrekt worden zonder dat beide ouders toestemming hebben gegeven voor de verstrekking van het document. Indien er op een later tijdstip moet worden gecontroleerd of een reisdocument correct is verstrekt, dienen ook de toestemmingsformulieren aanwezig te zijn.

De Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 zegt onder artikel 72 dat:

  • 3. De overige gegevens met betrekking tot de aanvraag, verstrekking en uitreiking worden als afzonderlijke documenten in de reisdocumentenadministratie opgenomen op een wijze die raadpleging in samenhang met de in het tweede lid bedoelde gegevens mogelijk maakt.
  • 4. De in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens, met uitzondering van de gegevens, bedoeld in artikel 3, negende lid, van de wet worden na de datum van verstrekking bewaard gedurende een periode van:
    • a.11 jaar indien de geldigheidsduur van het verstrekte document 5 jaar of korter is of indien het verstrekte document niet wordt uitgereikt;
    • b.16 jaar indien de geldigheidsduur van het verstrekte document langer dan 5 jaar is.

Met andere woorden: de toestemming maakt onderdeel uit van de reisdocumentadministratie en dus is de bewaartermijn gelijk aan de bewaartermijn van het paspoort.

 

Beste Zaalberg,

We zijn bekend met de kortere bewaartermijn voor justitiële uittreksels bij een aanvraag voor een Koninklijke Onderscheiding. Deze termijn geldt vanaf 4 juni 2020. Wat moeten wij doen met de uittreksels van daarvoor? Zijn deze ook vernietigbaar? Of moeten deze samen met alle andere stukken in de zaak blijvend bewaard blijven zoals de in de periode geldende selectielijst voorschrijft?

Antwoord:

Het voorschrift voor het vernietigen van justitiële uittreksels is per 4 juni 2020 ingegaan (Besluit van de Minister voor Rechtsbescherming van 4 juni 2020, nr. 2901763, houdende toestemming tot het verstrekken en verder verstrekken van politiegegevens en justitiële gegevens ten behoeve van de verlening van de Orde van de Nederlandse Leeuw, de Orde van Oranje-Nassau en de Erepenning voor menslievend hulpbetoon). Vanaf dat moment dienen de justitiële uittreksels 8 weken na het koninklijk besluit vernietigd te worden.

Vóór die datum geldt deze verplichting dus niet, wat betekent dat de justitiële uittreksels van vóór 4 juni 2020 technisch gesproken nog mogen worden bewaard.

Echter, vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het maar de vraag of dit wenselijk is. Het betreft hier bijzondere persoonsgegevens waarvoor de gemeente eigenlijk geen grondslag heeft om deze langer te bewaren dan noodzakelijk. Koninklijke onderscheidingen worden permanent bewaard omdat het ‘bijzondere’ dossiers zijn. Het gaat daarbij om het feit dat iemand een onderscheiding heeft gekregen en niet hoe. Permanente bewaring van justitiële uittreksels (waardoor de gegevens ooit openbaar worden) lijkt daarom geen optie. Het is daarom verstandig om dossier omtrent koninklijke onderscheidingen vóór overdracht naar een streekarchief te ontdoen van deze gegevens.”

 

Beste Zaalberg,

Vanwege de AVG worden informerende raadsvoorstellen en schriftelijke vragen van de raad niet meer ondertekend voor publicatie. Is het voor het archief wel van belang dat er een getekende versie gearchiveerd wordt. Betreft niet de raadsbesluiten maar de informerende raadsvoorstellen.

Antwoord:

Uit uw vraag haal ik twee verschillende documenten:

Een informerend raadsvoorstel en een schriftelijke vraag van een raadslid/-fractie.

Voor het archief is het van belang dat het origineel wordt bewaard. Dit hoort dus te zijn ondertekend.

Schriftelijke vragen zoals die worden ingestuurd door een fractie of raadslid, zijn meestal wel ondertekend. Die versie dient dan ook te worden bewaard in het archief. Dat u vervolgens een geanonimiseerde versie openbaar maakt, maakt wat dat betreft niet uit.

Dat laatste is overigens onder de nieuwe Wet open overheid nog wel een issue. Omdat de overheid dan wordt verplicht bepaalde informatie op het PLOOI-platform te zetten (en dat dus ook moet kunnen bewijzen) zullen onder de Woo binnen veel processen 2 exemplaren van bijvoorbeeld vergunningen bewaard moeten worden: het exemplaar dat verstuurd is naar de aanvrager en het exemplaar dat op PLOOI is gezet.

 

Beste Zaalberg,

Tot voor kort konden we kiezen voor het zaaktype grafrecht afstandsverklaring. Dat zaaktype is niet meer actief in de i-navigator.
We hebben een kleine discussie gaande over dat dit een onderdeel kan zijn van zaaktype grafrechtverlenging?
Ons inziens klopt deze redenering of zien wij wat over het hoofd?

Antwoord:

De redactie van het Model-DSP volgt zoveel mogelijk de Wet op de lijkbezorging en de Modelverordening lijkbezorgingsrechten van de VNG. Daarin staat geen mogelijkheid om afstand te doen van grafrechten. Grafrechten worden namelijk afgekocht op het moment van uitgifte van het graf. Indien de termijn van het recht is verlopen, vervalt dus automatisch het grafrecht. Gemeenten sturen bij het vervallen het grafrecht als een soort dienstverlening, een herinnering met de vraag of het grafrecht verlengd moet worden (zaaktype ‘Grafrecht verlening’). Als reactie daarop komen dan afstandsverklaringen binnen. Omdat dit een reactie is op de vraag, hoort deze afstandsverklaring in onze ogen bij de zaak die is gestart om de rechthebbende erop te wijzen dat het grafrecht is vervallen.

Een apart zaaktype voor ‘Afstandsverklaringen’ is daarom niet nodig en daarom heeft de redactie dit zaaktype afgesloten. Het staat u echter vrij om dit zaaktype te blijven gebruiken. De redactie onderhoudt dit zaaktype echter niet meer.

 

Beste Zaalberg,

Wij zijn onlangs overgegaan naar een nieuw zaaksysteem en hebben alle data uit ons oude systeem gemigreerd naar het nieuwe zaaksysteem. Vanuit ons team systeembeheer krijg ik nu de vraag hoe lang de oude omgeving van het zaaksysteem bewaard moet worden.

Antwoord:

Er is geen officiële bewaartermijn voor een afgesloten database. Het draait uiteraard om de bewaartermijn(en) van de zaken/informatie in die database. Die informatie heeft u overgezet naar een andere database en blijft dus bewaard.

Dat betekent dat de oude database zijn waarde heeft verloren. Technisch gezien kan de database dus worden vernietigd.

Praktisch gezien wilt u wel een backup hebben van de migratie. Soms kan het even duren voordat helemaal duidelijk is of een migratie volledig is gelukt. Daarom wilt u wel de database wat langer bewaren: sommige organisaties kiezen dan voor 3 maanden, 6 maanden of een jaar. In de tussentijd dient u controles uit te voeren of de migratie is geslaagd. Zo niet, dan moet dit opnieuw gebeuren.

 

Beste Zaalberg,

Het lijkt er op dat de lijst van 2017 een ’tussenlijst’ is die geldt van 2017 t/m 2019 en vervangt (of actualiseert) de lijst van 2020 die van 2017 niet. Nu vind ik in de selecttool geen concordans 2017-2020. Er lijken niet veel verschillen te zijn. Was een actualisatie wellicht beter geweest en/of dat de geldigheid van de lijst van 2020, 01-01-2017 zou zijn.

Begrijp ik het zo goed? En waarom is er geen concordans 2017-2020 beschikbaar?

Antwoord:

In de selecttool die op de site van de VNG staat (deze is in 2020 vervangen door een nieuwe versie) vindt u achter de downloadknop (rechts naast ZOEKEN) een aantal bestanden: de oude selectielijsten, de nieuwe selectielijst in pdf- en Excelvorm en een concordans tussen de selectielijsten 1996, 2017 en 2020.

Als u die bestanden niet heeft, moet u even controleren of u de juiste versie heeft (en versie van 2017 vervangen heeft door de versie van 2020).

De adviescommissie van de VNG had 2 opties in 2019:

  1. De selectielijst 2017 volledig vervangen door een nieuwe selectielijst. Gevolg: alle gemeenten zouden ALLE zaken/dossiers uit de periode 2017 t/m 2019 opnieuw moeten waarderen, wat ontzettend arbeidsintensief zou zijn.
  2. Een nieuwe selectielijst vaststellen vanaf 01-01-2020. Gevolg: een selectielijst 2017 met een looptijd van maar 3 jaar.

Het actualiseren van de selectielijst 2017 is wettechnisch niet mogelijk. Dat betekent inderdaad dat de actualisatie van de selectielijst 1996 in 2012 eigenlijk ook niet correct was.

Daar is meer aandacht voor met de komst van de AVG. Als je tegen een betrokkene in 2017 zegt dat de gemeente de persoonsgegevens in 2021 gaat vernietigen op basis van de selectielijst 2017 en bij een actualisatie wordt de bewaartermijn verlengd naar 10 jaar (bij voorbeeld), dan is de betrokkene verkeerd ingelicht. Actualisatie was dus geen optie.

De nieuwe archiefwet gaat het mogelijk maken om selectiebesluiten (nieuwe naam voor selectielijsten) in onderdelen aan te passen, dus wordt ‘actualisatie’ wel weer mogelijk.

 

Beste Zaalberg,

Kunt u mij vertellen hoe hoe lang een melding Besluit lozen buiten inrichtingen (Blbi) bewaard moet worden. Het gaat hier om het aanleggen van twee gesloten bodemenergiesystemen.

 

Antwoord:

Vergunningen c.q. meldingen voor gesloten bodemenergiesystemen kunnen vallen onder verschillende wetten:

  • Melding van systemen bij bedrijven gaat met een melding in het kader van het Activiteitenbesluit
  • Afhankelijk van de grootte en de locatie van het systeem is naast de melding ook een omgevingsvergunning beperkte milieutoets nodig
  • De Provinciale Milieuverordening (PMV) geeft soms een vrijstelling van de watervergunning voor grondwateronttrekkingen kleiner dan 10 kubieke meter per uur. In dat geval is wel een melding in het kader van het Waterbesluit nodig
  • Voor systemen bij individuele woningen van particulieren is dat een melding in het kader van het Besluit lozen buiten inrichtingen

Voor geen van de 4 opties zijn specifieke wettelijke bewaartermijnen bekend. In het geval van een omgevingsvergunning wordt verwezen naar 11.1.6 en wordt het beschouwd als een omgevingsvergunning met de activiteit ‘Milieu’.

Bij de opstelling van de selectielijst 2020 werd al geconstateerd dat de selectielijst 2017 geen bewaartermijn had voor de meldingen voor gesloten bodemenergiesystemen. Daarom is toen resultaat 11.1.17 (Bewaren) toegevoegd. De bewaartermijn ‘Bewaren’ is toen gekozen omdat dit soort systemen nog relatief nieuw zijn en nog onbekend is wat het risico voor o.a. de bodem en het milieu is van deze systemen op de lange termijn (b.v. in het geval ze gaan lekken). Vanwege het niet kunnen berekenen van het risico onder de risicoanalyse is er daarom door de Adviescommissie Archieven besloten om voor permanente bewaring te kiezen op basis van de trendanalyse (de systeemanalyse als grondslag in de selectielijst, geeft geen mogelijkheid om informatie over de bodem permanent te bewaren). Voor de meldingen onder het Besluit lozen buiten inrichtingen verwijzen we dus naar 11.1.17.

 

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag met betrekking tot de Wet Open Overheid ten opzichte van videotulen.

Per wanneer dienen deze stukken actief openbaar gesteld dienen te worden conform de WOO?

 

Antwoord:

Begin 2020 heeft de VNG een advies uitgebracht aan het Ministerie van BZK over de implementatie van de Wet open overheid.

Dit advies is deels opgenomen in onder andere het rapport ‘Implementatieplan actief openbaar maken (Woo)’ van november 2020 (pag. 13 en 14).

In dit rapport is een voorstel opgenomen voor een gefaseerde implementatie van de Woo met een onderscheid in 3 fases.

Raads- en bestuursstukken zijn in die fasering onder fase 1 gezet, met andere woorden waarschijnlijk op het moment dat het Plooi-platform in de lucht is. Hieronder worden ook de videotulen gezien.

Op dit moment is het echter nog onduidelijk wanneer het definitieve besluit wordt genomen om de Woo te implementeren. Daarvoor dient nog een koninklijk besluit over te worden genomen.

Daarnaast is het ook nog onduidelijk of het voorstel van de VNG ook wordt overgenomen door het ministerie.

Een definitieve datum waarop videotulen moeten worden gepubliceerd richting Plooi is er dus nog niet.

 

Beste Zaalberg,

De bewaartermijn uitvoering loonbeslagen is in de i-navigator bepaald op 5 jaar. Juristen en functionarissen personeelsadministratie geven aan dat na opheffing loonbeslag de gegevens direct vernietigd moeten worden. Daar vind je ook wel artikelen over op internet https://www.rendement.nl/loonbeslag/nieuws/papieren-over-loonbeslag-niet-verplicht-bewaren.html Een grondslag hiervoor wordt niet gegeven en vind ik ook niet in wetsartikelen. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens heb ik naar relevante informatie gezocht. Daar staat het loonbeslag opgenomen in het register van de AP onder personeels- en salarisadministratie met een bewaartermijn van 7 jaar na ontslag https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/ap_verwerkingsregister_dec_2021.pdf 
Graag zou ik de motivatie achter de bewaartermijn van de i-navigator willen weten en of er een specifieke wettelijke grondslag voor is.

Antwoord:

Er worden al jaren discussies gevoerd over de bewaartermijnen van een loonbeslag. Vanuit de juridische hoek wordt gewezen op de gevoeligheid van deze gegevens met het advies om de gegevens direct weg te gooien nadat het loonbeslag is vervallen. Vanuit de informatiekundige hoek wordt gezegd dat deze gegevens nog effect (kunnen) hebben op de financiële huishouding en dus 7 jaar moeten worden bewaard.

Hieruit blijkt al dat er geen wettelijke bewaartermijn is voor loonbeslagen. Waar wel iedereen het over eens is, is dat de loonbeslagen afgeschermd moeten worden bewaard en dus ook voor P&O-medewerkers niet vrij inzichtelijk moet zijn.

Bij het opstellen van de selectielijst voor gemeenten is gekozen voor een bewaartermijn van 5 jaar. ‘Direct vernietigen’ werd toen niet als een optie gezien vanwege eventuele bewijslast van de gemeente.

7 jaar verwijst naar de financiële bewaarplicht voor bedrijven en instellingen. Een loonbeslag heeft daar geen invloed op omdat de gemeente sowieso het gehele loon uitbetaalt, aan de medewerker of aan de schuldeiser. Er is daarom gekozen voor een bewaartermijn van 5 jaar, wat aansluit bij de financiële verantwoording die de medewerker zelf heeft. Daarom is onder resultaat 19.1 een verwijzing opgenomen naar beslagleggingen en dat is dus ook de bewaartermijn die gemeenten moeten hanteren.

 

Beste Zaalberg,

Vallen de declaraties die ingediend zijn en worden naar aanleiding van een toekenning periodieke bijzondere bijstand onder 12.1.1 toezicht uitgevoerd en kunnen deze daarmee op een bewaartermijn van 10 jaar gezet worden? (Dus 10 jaar na verwerking van de declaraties, kunnen deze vernietigd worden).

De toekenning periodieke bijzondere bijstand zelf valt uiteraard onder 8.1 en na beëindiging hiervan is het bewaartermijn 10 jaar.

Antwoord:

U kunt deze declaraties inderdaad scharen onder 12.1.1 omdat deze declaraties worden gebruikt om te controleren of de bijstand rechtmatig is verleend.

Het bijbehorende proces is ‘Het uitvoeren van een heronderzoek naar rechtmatigheid van de bijzondere bijstand’ waar een bewaartermijn van 10 jaar aanhangt onder proces 12.1.1

 

Beste Zaalberg,

Hoe kan je het document/bestand “Verklaring van inburgering” (selectielijst 2012 (cat. 3.14.3)) binnen databestand identificeren.
Probleem is dat na migratie er geen onderscheid te maken valt tussen te bewaren en te vernietigen componenten.

Antwoord:

Met de inwerkingtreding van de Wet inburgering en dus de intrekking van de Wet inburgering nieuwkomers in januari 2007 is de taak om een verklaring van inburgering te verstrekken door de gemeente aangepast naar een inburgeringsdiploma die door het ministerie werd uitgegeven. In de praktijk betekent dit dat er nog maar weinig dossiers/zaken zijn waarin een dergelijke verklaring aanwezig is. Indien u nog dossiers/zaken heeft van vóór 1 januari, dan dient u deze verklaringen permanent te bewaren. Deze bevatte bewijsstukken van afgelegde toetsen (op basis van art. 7.4.15 van de Wet educatie en beroepsonderwijs) of certificaten waaruit bleek dat de deelnemer het behaalde niveau had bereikt.

Het identificeren van deze documenten in een dossier/zaak is afhankelijk van de termen die de gemeente in die tijd heeft gebruikt. U dient dus te kijken naar de termen die uw gemeente in de periode tussen 1998 en 2007 (looptijd Wet inburgering Nieuwkomers) heeft gebruikt en daar uw zoekactie op afstemmen.

Als u te maken heeft met dossiers jonger dan 2006, hoeft u niet te zoeken: deze bevatten geen verklaringen.

 

Beste Zaalberg,

Moeten fractiestukken, waaronder benoemingen leden fractie en mededelingen aan het college door fractieleden dat zij hun partij verlaten, in het archief van de gemeente worden bewaard?

Antwoord:

In theorie hoeft de gemeente alleen de samenstelling van de raad te bewaren. Daaronder valt ook de zetelverdeling. Of een dergelijke mededeling moet worden bewaard door de gemeente, is dus afhankelijk van de vraag of dit effect heeft op de zetelverdeling en de samenstelling van de raad of raadscommissie. De selectielijst zegt er overigens niets over, maar het lijkt ons dat de gemeente de informatie bewaart die een weergave geeft over het functioneren van de gemeente (en in dit geval de raad).

 

Beste Zaalberg,

Met welke terugwerkende kracht kan een besluit genomen worden om de bewaartermijn van SoZa cliëntendossiers te verkorten?

In principe gelden wijzigingen in een selectielijst voor archiefbescheiden voor de gehele periode waarin de lijst geldig is. Dus een wijziging van de 1996-lijst in 2012 geldt ook voor archiefbescheiden uit 1996.
Aan de andere kant lijkt het verkorten pas mogelijk te zijn geworden bij de inwerkingtreding van de WWB in 2004. Dan zou je kunnen redeneren dat je vanaf 2004 de bewaartermijn zou kunnen verkorten.

We zien wel dat andere gemeenten ook voor de periode 1996-2004 een besluit hebben genomen om de verjaringstermijn van uitkeringsfraude terug te brengen naar 5 jaar, dus in die zin is het op de een of andere manier mogelijk.

Antwoord:

U verwijst naar de bewaartermijn van 20 jaar die gold onder de oude selectielijst van 1996 (actualisatie 2012) voor de bijstandsdossiers. Deze bewaartermijn was gestoeld op de Wet Boete en Maatregelen waarin de gemeenten ‘gedwongen’ werden om verkeerd verstrekte bijstand, indien van toepassing, van maximaal 20 jaar terug te vorderen. In de selectielijst 1996 was deze termijn opgenomen onder categorie 3.14.01. Toentertijd werd gemeenten al geadviseerd om een besluit te nemen om af te zien van deze langdurige invordering en de vernietigingstermijn terug te brengen naar 7 jaar omdat het (fysiek) bewaren van cliëntendossiers en de financiële gegevens te veel ruimte in beslag nam.

De Wet Boete en Maatregelen is echter in 2006 komen te vervallen omdat het juridisch onmogelijk bleek om bijstand na 20 jaar nog terug te kunnen vorderen en er gerechtelijke uitspraken kwamen die het ingevorderde bedrag beperkten tot de gedurende 5 jaar verstrekte uitkering. Daarmee is in 2006 ook de noodzaak vervallen om de dossiers 20 jaar te bewaren. Technisch gesproken staat de termijn van 20 jaar nog wel in de selectielijst 1996 en dient u zich daaraan te houden, maar praktisch gezien is dat niet meer nodig. Er is dus ook geen uitspraak van B&W meer nodig om af te zien van invordering als de fraude langer dan 7 (of 5) jaar geleden is.

Vanaf 1 januari 2017 geldt een nieuwe selectielijst. Daarin is een bewaartermijn opgenomen van 10 jaar na einde uitkering voor uitkeringen op grond van financiële bijstand.

Wij raden u daarom aan om geen verkorting van de invorderingstermijn toe te passen en in samenspraak met uw archivaris de termijn van 10 jaar uit de selectielijst 2017 ook van toepassing te verklaren op de bijstandsdossiers uit de periode 1996-2016.

 

Beste Zaalberg,

Onderzoek naar woonwagenstandplaatsen, hoe lang moeten we die bewaren?

Antwoord:

Een onderzoek naar woonwagens heeft een onderliggende reden. U dient zich dus af te vragen wat er precies wordt onderzocht en waar dat rapport voor wordt gebuikt.

In dit geval kan het onderzoek gericht zijn op het onderhoud van de woonwagens. Dan heeft dat te maken met of het onderhoud van de woonwagens (V 5 jaar) of met een toezicht- of handhavingszaak (V 5 jaar/V 10 jaar).

Ik denk dat u hier echter te maken heeft met een onderzoek die erop gericht is of de standplaats van de woonwagens opgeheven, veranderd of voortgezet moet worden. Dan heeft u dus te maken met een onderzoeksstuk dat gebruikt wordt bij het bepalen van beleid.

Waarschijnlijk valt uw onderzoek onder resultaat 4.1.1 van de selectielijst ‘Evaluatie van beleid met externe werking’ of onder ‘ resultaat 2.1.1 ‘Beleid met externe werking’: Blijven bewaren.

 

Beste Zaalberg,

Het team DIV krijgt van het team ICT de vraag of zij oude back-up tapes mogen vernietigen. Er staat in de selectielijst niet veel over bewaartermijnen voor back-ups.

Antwoord:

Over de bewaartermijnen voor back-ups is in de handreiking Back-up en recovery gemeente BIO van de IBD (https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/back-up-en-recovery-gemeente/verschenen) een tekst opgenomen met hierbij de volgende aanwijzingen:

In principe kan er gekozen worden voor een online en/of een offline back-up. De bewaartermijn van eigen beheerde online en offline back-ups wordt bepaald door de roulatie van de back-up media. Op basis van het bovenstaande schema zijn de termijnen vast te stellen:

  • De dagback-up wordt altijd 1 week bewaard voordat dit medium weer op dezelfde werkdag gebruikt wordt.
  • De weekback-up wordt 4 weken of een maand bewaard
  • De maandback-up wordt 12 weken of een kwartaal bewaard. Dan begint weer een nieuw blok van 3 maanden, tenzij voor alle maanden een eigen medium gebruikt wordt, dan is het een jaar
  • De kwartaalback-up of 16 weekse back-up wordt een jaar bewaard voordat dit medium weer gebruikt wordt

Deze termijnen staan echter niet in de selectielijst. Er is op dit moment een discussie gaande binnen de VNG of dat nodig is. De discussie gaat erover of je een back-up moet zien als een schaduwarchief waar je geen officiële vernietigingsprocedure voor nodig hebt of dat je een back-up moet zien als een (extra) archief dat je vervolgens ook weer moet vernietigen. Er zijn argumenten om back-ups op te nemen in de selectielijst. Zo kan bijvoorbeeld een leverancier van een cloudoplossing er op worden gewezen/verplicht om back-ups ook daadwerkelijk te vernietigen. Waarschijnlijk komt de archiefcommissie van de VNG daar later dit jaar op terug.

Antwoord op uw vraag is dus: Ja, een back-up dient vernietigd te worden (wat meestal betekent dat deze wordt overschreven met een nieuwe back-up). Of dit via een officiële procedure moet en of dit ook moet worden opgenomen in de selectielijst is nog een openstaande vraag.

 

Beste Zaalberg,

Waar vallen Inkomsten- en Wijzigingsformulieren in de Selectielijst?

Antwoord:

Aannemend dat u de ingevulde rechtmatigheidsonderzoeken vanuit de bijstand/participatiewet bedoeld.

Deze mag u 10 jaar bewaren onder resultaat 12.1.1.

 

Beste Zaalberg,

We zouden graag willen weten welk DSP proces we het beste kunnen gebruiken voor deelname aan de Veteranendag.

Antwoord:

Welk DSP proces het beste gebruikt kan worden voor deelname aan de Veteranendag is afhankelijk van hoe de deelname aan de Veteranendag er uit ziet.

Wanneer de gemeente zelf de Veteranendag organiseert, dan valt dit onder het werkproces Evenement organisatie (B1086). Het kan ook zo zijn dat de gemeente zichzelf vertegenwoordigd op de Veteranendag die door een andere organisatie wordt georganiseerd. Dan valt het onder het werkproces Representatie (B1160).

 

Beste Zaalberg,

In de I-navigator staat bij het werkproces ‘Buitengewoon Opsprongsambtenaar (BOA)’ bij resultaat ‘uitgevoerd’ en bewaartermijn van 5 jaar (ingangsdatum ‘ander datumkenmerk’) en selectielijstnummer 9.1. De selectielijst schrijft echter bij nummer 9.1 een bewaartermijn van 1 jaar voor. Omdat wij vanuit ons systeem de bewaartermijn rechtstreeks vanuit de selectielijst willen toekennen aan een zaak, zitten wij met het probleem dat we daarmee afwijken van wat de I-navigator zegt.

Weet u of dit ook bij andere instanties speelt/heeft gespeeld en hoe dit is opgelost? Ik ben benieuwd of dit eerder heeft gespeeld en wat de VHIC in deze adviseert.

Antwoord:

Het klopt dat er bij de benoeming van een Buitengewoon Opsporingsambtenaar (BOA) wordt verwezen naar resultaat 9.1. In het model-DSP wordt ook die verwijzing gehanteerd.

Echter, op basis van reacties van gemeenten is gebleken dat deze bewaartermijn niet klopt. Daarom is in de i-Navigator onderstaande toelichting opgenomen:

Het komt regelmatig voor dat het OM naar aanleiding van een beroep tegen een sanctie het proces-verbaal inclusief de akte van beëdiging van de BOA opvraagt voor processen-verbaal die langer dan een jaar geleden zijn uitgeschreven. Deze documenten kunnen een rol spelen in juridische procedures die meerdere jaren kunnen duren. Daarom hanteren wij een langere bewaartermijn dan in de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen is vermeld.

Dit betekent dat de redactie er in dit geval uit praktische overwegingen voor gekozen heeft een andere bewaartermijn te hanteren dan wat de selectielijst zegt: 5 jaar.

Overigens is de aanpassing van de bewaartermijn ook opgenomen in een lijst met mogelijke aanpassingen van de selectielijst die voor 2023/2024 in de planning staat.

We adviseren u daarom de termijn van 5 jaar aan te houden.

 

Beste Zaalberg,

We zijn bij onze gemeente bekend met de kortere bewaartermijn voor justitiële uittreksels bij een aanvraag voor een Koninklijke Onderscheiding.
Wordt dit eigenlijk doorgetrokken naar de justitiële uittreksel die op grond van andere aanvragen wordt gedaan, bijvoorbeeld voor een Drank- en Horecavergunning? En zo ja, wat is dan de grondslag hiervoor?

Antwoord:

Voor de bewaartermijn van justitiële uittreksels voor koninklijke onderscheidingen is een aparte bewaartermijn opgenomen in de wetgeving via het besluit van het minister van 4 juni 2020 (290173, staatcourant 2020, 31670). Er is een wettelijke verplichting om deze gegevens 8 weken na het besluit te verwijderen uit de dossiers.

Voor andere uittreksels bestaat zo’n verplichte vernietiging niet. Daarvoor kunt u dus de gemeentelijke selectielijst 2020 volgen. Die gaat uit van een bewaartermijn per zaak waarbij alle informatie (lees: documenten, uittreksels, etc.) de bewaartermijn van de zaak krijgen. Voor een drank- en horecavergunning (door sommige gemeenten tegenwoordig ‘Alcoholvergunning’ genoemd) betekent dat een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen.

Uitzondering daarbij zijn de bibob-onderzoeken. De selectielijst heeft hiervoor een bewaartermijn van 5 jaar die is gestoeld op de termijn waarbinnen een bibob-onderzoek hergebruikt kan worden en die is 5 jaar. Omdat dit bijzondere persoonsgegevens zijn is deze termijn ook bepaald als de bewaartermijn. Dit wijst er ook op dat als er justitiële uittreksels in een zaak aanwezig zijn, er heel voorzichtig met deze gegevens dient te worden omgegaan.

Ondanks dat er bij een aantal zaken geen aparte bewaartermijn is voor deze uittreksels, moet u altijd in overweging nemen om deze gegevens eerder te vernietigen.

In het geval van de drank- en horecavergunning is nog maar de vraag of dat laatste moet, aangezien de gegevens gebruikt kunnen worden bij een onderzoek naar ondermijning. Het eerder vernietigen van de uittreksels (indien die niet in een bibob-onderzoek thuishoren) lijkt daar minder belangrijk te zijn.

Mocht de gemeente drank- en horecavergunningen permanent bewaren (dus uitzonderen van vernietiging), dan dienen de uittreksel absoluut verwijderd te worden.

 

Beste Zaalberg,

Vanaf de selectielijst 2017 bepaalt de startdatum van een zaak welke selectielijst van toepassing is.
Bij het toepassen van de voorgaande lijsten was de einddatum van een dossier bepalend voor welke lijst werd toegepast.

Maar, als een dossier in 2015 start en wordt afgesloten in 2018, welke selectielijst is dan van toepassing?
Waar is vastgelegd welke selectielijst in deze specifieke overgangssituatie, dient te worden gebruikt?

Antwoord:

Sinds de introductie van de selectielijst 2017 wordt een bewaartermijn toegekend op basis van een zaak. Een dossier is vaak een verzameling van een aantal zaken over één object of één onderwerp. Een persoonsdossier bestaat uit zaken over een aanstelling, ontslag, functioneringsgesprekken, ziektemelding, verlof, e.d. . Deze zaken kunnen allemaal een eigen bewaartermijn hebben. Sinds de selectielijst 2017 is het toepassen van één bewaartermijn op één dossier dus heel lastig.

Het betekent eigenlijk dat bepaalde informatie in een dossier of te lang of te kort wordt bewaard.

In uw geval heeft u een dossier met (waarschijnlijk) meerdere zaken en dus meerdere bewaartermijnen. Het is dan logisch en praktisch om het dossier te bewaren conform de informatie die het langst bewaard moet worden, al zal u op moeten passen bij informatie met bewaartermijnen die een wettelijk voorschrift hebben. Ook zijn persoonsgegevens uiteraard een aandachtspunt.

In wetgeving geldt in het algemeen dat indien u bijvoorbeeld een bouwvergunning aanvraagt in december 2016, de wetgeving van december 2016 geldt. Dat geldt technisch gesproken ook voor bewaartermijnen. Dat houdt in dat zaken die vóór januari 2017 zijn gestart technisch gesproken nog onder de selectielijst 1996 (actualisatie 2012) vallen. Zaken die na 1 januari 2017 zijn gestart vallen onder de selectielijst 2017.

Uw dossier heeft een looptijd van 2015 tot 2018. Indien in dit dossier meerdere zaken aanwezig zijn, kunnen dus beide selectielijsten van toepassing zijn.

In dit geval is het verstandig om de selectielijst 2017 te gebruiken omdat deze lijst de juiste wettelijke termijn uit deze tijdsperiode hanteert. U moet zich echter wel realiseren dat dit theoretisch niet helemaal klopt.

Welke selectielijst u hanteert op uw dossier, kunt u het beste bespreken met uw archivaris of tijdens het SIO.

 

Beste Zaalberg,

Is het verstandig om een verzamelzaak te maken van jaarlijks verleende parkeervergunningen aan bedrijven? Moeten ieder jaar opnieuw aangevraagd worden.
Is dat zaakgericht werken?

Antwoord:

Zaakgericht werken is bedoeld om een aantal zaken mogelijk te maken:

Ten eerste dient er met de burgers c.q. bedrijven gecommuniceerd te worden over de voortgang van de aanvraag. Een aanvrager moet in het kader van een transparante overheid kunnen volgen in welke status zijn aanvraag is.

Ten tweede dient de organisatie zo efficiënt mogelijk te werken. Dat betekent dat als bijvoorbeeld het KCC een vraag krijgt van een aanvrager over hoe het staat met zijn/haar aanvraag, het KCC het antwoord kan geven zonder de behandelaar daarvoor lastig te vallen.

Daarnaast wil de organisatie onder andere ook kunnen zien welke aanvragen nog open staan, wat de werkvoorraad van een behandelaar is en over welke aanvragen te lang is gedaan (want dat brengt risico’s, zoals de wet dwangsom, met zich mee).

Aan de andere kant wilt u een behandelaar helpen met het zo snel en efficiënt mogelijk afdoen van een zaak door bijvoorbeeld documentsjablonen beschikbaar te stellen die het typewerk van een behandelaar zoveel mogelijk beperken.

Daar heeft u zaaktypen voor nodig. De definitie van een zaaktype is daarom:

Een zaaktype heeft een gedefinieerd beginpunt en een gedefinieerd eindpunt waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden.

Een verzamelzaak voldoet aan niet aan deze definitie: u kunt nooit de kwaliteit en doorlooptijd van een zaak bewaken (afhandeltermijn, is de zaak volledig, kunnen we een aanvrager informeren, etc.).

Een verzamelzaak zorgt er daarnaast voor dat sjablonen niet goed kunnen worden ingevuld en dat de behandelaar niet tot nauwelijks kan worden geholpen bij het afdoen van zijn zaak.

In de praktijk zien we ook dat verzamelzaken er toe leiden dat deze ‘misbruikt’ worden om niet alleen de vergunningen in te stoppen, maar ook het beleid, losse vragen, circulaires en voorschriften worden er door behandelaars in gezet.

Dat betekent dat bewaartermijnen vaak niet kloppen en dat archiefmedewerkers aan de achterkant de verzamelzaken weer uit elkaar moeten trekken om dit goed te krijgen. Dit is tijdrovend en kost onnodig geld omdat dit vaak acties zijn waar archiefmedewerkers geen tijd voor hebben en waar dus externen voor moeten worden ingeschakeld.

Dat betekent kort gezegd dat een behandelaar het makkelijk vindt en sneller klaar lijkt te zijn, maar de organisatie moet daarna veel tijd en geld investeren om de informatie weer in goede en geordende staat te brengen.

Juist in uw voorbeeld wilt u aparte zaken voor elke aanvraag: Informatie uit voorgaande aanvragen kunnen makkelijker worden teruggevonden en worden hergebruikt in de nieuwe aanvragen (door b.v. zaken te koppelen)

Nog korter gezegd: verzamelzaken zijn (bijna) nooit een goed idee.

 

Beste Zaalberg,

Ten behoeve van het opleggen van een aanslag hondenbelasting moeten inwoners honden aanmelden (en ook weer afmelden). De bewaartermijn is nu gebaseerd op 10.1 heffen van belastingen (selectielijst 2020) (selectielijst 2012 registratie van hondenpenningen 7 jaar na afhandeling zaak). Klopt dit wel, het is toch een soort brondocument voor het opleggen van de aanslagen voor de periode dat er één of meerdere honden zijn. als het niet klopt wat zou dan het juiste selectielijst item moeten zijn.

Antwoord:

Op dit punt moet de Selectielijst aangepast worden. Proces 10 is niet correct als het gaat om de aan- en afmelding van de hondenbelasting: dat is niet het proces dat de gemeente uitvoert. Het aan- en afmelden van hondenbelasting is een administratief proces dat dus onder proces 19 valt (Secretariaat voeren en gegevens administreren/verwerken). Op basis van de aan- of afmelding wordt dan de hondenbelasting geheven en dat is dan weer een proces dat wél onder 10.1 valt. De redactie van het Model-DSP verwijst op dit moment naar 19.1.1: het verwerken van gegevens met financiële consequenties. De bewaartermijn blijft dan echter 7 jaar na afhandeling vanwege het al eerder genoemde aandachtspunt. Dat betekent dat technisch gesproken de aanmelding na 7 jaar vernietigd moet worden. U neemt echter de aanmelding op een lijst/overzicht over van alle aangemelde honden.

Indirect kunt u dus een aanmelding langer dan 7 jaar bewaren als onderdeel van deze lijst.

Het al eerder genoemde aandachtspunt zal met een nieuwe versie van de selectielijst (2023/2024) worden opgelost.

 

Beste Zaalberg,

Tegenwoordig wanneer een iemand uitkering heeft en er is sprake van een ex-partner, moet men zelf achter “alimentatie” aan.
In sommige gevallen is er nog sprake dat vanuit de gemeente verhaald wordt op de ex-partner van de cliënt.
Oftewel Onderhoudsplicht/Verhaal.
Waar vallen de stukken m.b.t. onderhoudsplicht/verhaal in de selectielijst onder?

Antwoord:

Bij het verhalen van een uitkering op de ex-partner wordt eerst gekeken of de ex-partner überhaupt een deel van de uitkering moet betalen. Dit dient u te zien als een controle op een uitkering in het sociale domein. Daarmee verwijzen we naar resultaat 12.1.1 van de selectielijst 2020: V 10 jaar na afhandeling.

In deze zaak wordt dus het besluit genomen om over te gaan tot het verhalen van de uitkering. Dan wordt een vervolgzaak gestart die de invordering van het verhaal regelt. Deze zaak loopt net zolang totdat de invordering is afgelopen en heeft een bewaartermijn van 7 jaar na afhandeling van de invordering. Gegevens die nodig zijn om de invordering goed te laten verlopen vallen onder de zaak van de invordering. Daar vallen dus ook gegevens onder die onder de beoordeling van het verhaal vallen.

 

Beste Zaalberg,

Ik ben bezig met het opstellen van een model van het proces-verbaal (PV) van vernietiging van verkiezingsmaterialen. Ik heb op het internet hiervan geen voorbeelden gevonden.

1). Ondertekent de burgemeester het PV of is dit afhankelijk van eventuele mandatering?
2). Is op deze vernietiging ook van toepassing dat er vooraf machtiging tot vernietiging moet worden verkregen van de archivaris?
3). Dient in de aanhef van het PV worden verwezen naar de artikelen in de Kieswet, volstaat een verwijzing naar art, 8 Archiefbesluit of dienen beide te worden genoemd?

Antwoord:

In de archieven van de gemeenten zullen zeker processen verbaal van vernietiging van verkiezingsdocumenten aanwezig zijn.
De vernietiging van deze documenten vindt plaats conform de Kieswet. De burgemeester is verantwoordelijk voor de vernietiging. Of dit gemandateerd kan worden is ons niet bekend.
De vernietiging van deze documenten is geregeld in de Kieswet. Machtiging van de archivaris is hiervoor niet nodig. Het is natuurlijk wel belangrijk dat het proces-verbaal van vernietiging in het archief is opgenomen.

 

Beste Zaalberg,

Er bestaat verwarring over het gebruik van het juiste werkproces bij het toekennen, wijzigen of intrekken van nummer aan een gebouw/object. Er kunnen verschillende werkprocessen gebruikt worden. Zo kan voor de toekenning van een huisnummer het werkproces BAG beheer (B1202) gebruikt worden, maar ook kan men er voor kiezen om het werkproces Nummeraanduiding toekenning te gebruiken. Beiden hebben een relatie met de BAG. Ook de iNavigator biedt onvoldoende duidelijkheid wanneer je nu welk werkproces toepast. Kunt u daar meer duidelijkheid over geven!

Antwoord:

De toelichting van het proces B1202 (BAG mutatie verwerking) luidt:

Dit werkproces betreft het verwerken van een mutatie in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Wanneer er een adres of een gebouw wijzigt of wanneer er een nieuw adres of gebouw ontstaat, dient dit verwerkt te worden in de BAG. Dit is een intern werkproces dat getriggerd kan worden door verschillende andere werkprocessen binnen het taakgebied ruimtelijke ordening. (De NVVB heeft hiervoor het procesmodel ‘BAG-meldingen verwerken’.)

Het gaat hier dus om het wijzigen van de BAG, niet zozeer om het toekennen van huisnummers.

Het toekennen van huisnummers is een apart proces dat start met een interne opdracht en eindigt met het besluit om de nummers toe te kennen, wijzigen of in te trekken. Dat besluit moet vervolgens verwerkt worden in de BAG en daarvoor bestaat B1202 BAG mutatie verwerking. B1202 is dus een zaak dat wordt gestart door andere processen waarin besluiten worden genomen die gevolgen hebben voor de BAG (Nummeraanduiding B1548, B0523 en B1549, openbare ruimte toekenning B0540, etc.)

Het besluit om huisnummers toe te kennen wordt vaak genomen bij de behandeling van een omgevingsvergunning, dus worden er in de praktijk geen aparte processen voor gebruikt, al zou dat wel in theorie moeten om de zaak ‘zuiver’ te houden.

B1202 is dus meer een administratief proces wat volgt op een proces waarin het besluit wordt genomen.

 

Beste Zaalberg,

In het verleden (2018-2019) kwamen er regelmatig aanvragen omzetting grafrechten van bepaalde tijd naar onbepaalde tijd binnen die geregistreerd werden met zaaktype Grafrecht mutatie verwerken, met selectielijst item 19.1 bij afhandeling van de zaak. Bewaartermijn 5 jaar.
In dat stadium van het zaaksysteem was een procestermijn niet ingericht.
In mijn ogen is dat niet juist voor aanvragen waar een beschikking grafrecht verleend is voor onbepaalde tijd. Kunt u mij van advies dienen welk selectielijst item we kunnen gebruiken om die zaken toch voor de eeuwigheid te bewaren?

Antwoord:

In het model-DSP wordt al een tijdje verwezen naar 11.1.2 V 1 jaar na vervallen toestemming.

Het is niet logisch dat hier verwezen wordt naar 19.1, want de gemeente maakt een actieve beslissing om akkoord te gaan met de verlening. Er is dus geen sprake van alleen maar het ‘verwerken van gegevens’. Proces 19 hoort dus niet van toepassing te zijn op dit proces.

Eeuwig bewaren is geen optie. Het wordt wel geïmpliceerd door de term ‘voor onbepaalde tijd’. Maar na het vervallen van het recht is er geen reden om het grafrecht langer te bewaren. De enige manier om grafrecht onder de huidige selectielijst permanent te bewaren, is om het te scharen onder de ‘bijzondere informatie’, maar dat lijkt in dit geval niet echt van toepassing.

 

Beste Zaalberg,

In de handreiking van de selectielijst 2020 staat op blz. 23 onder 5.6.4 dat ingetrokken aanvragen 6 weken bewaard moeten worden. Hier gaat men ervan uit dat de aanvrager zijn aanvraag intrekt. Resultaat afgebroken
De gemeente kan echter ook besluiten om een uitkering in te trekken.
Geldt hier het resultaat beëindigd met een bewaartermijn van 10, 15 of 20 jaar?
De gemeente kan ook besluiten de aanvraag buiten behandeling stellen, bijvoorbeeld bij het niet aanleveren van gegevens. Geldt hier het resultaat afgebroken met een bewaartermijn van 6 weken?

Antwoord:

De bewaartermijn van 6 weken geldt alleen voor ingetrokken aanvragen. Dus niet voor lopende aanvragen die nog tijdens de behandelprocedure door de aanvrager worden ingetrokken.

Indien de gemeente een reeds verleende uitkering (resultaat 8.1 voor de bijstand) later weer intrekt, geldt resultaat 8.3

Indien de gemeente een aanvraag buiten behandeling stelt geldt resultaat 8.3 (V 5 jaar), aangezien dat wordt gezien als een vorm van weigering.

Beste Zaalberg,

Stel een personeelslid heeft van 2000 (in dienst) tot 2019 (uit dienst) in diensttijd regelmatig contact gehad met gevaarlijke stoffen. Welke selectielijst is van toepassing op het dossier?
In de selectielijst 2006 wordt onder categorie 3.1.9 (uit mijn hoofd) genoemd dat het ‘personeelsdossier’ 40 jaar dient te worden bewaard. Inderdaad het hele dossier?
De selectielijst 2019 geeft aan dat het personeelsdossier echter 10 jaar bewaard dient te worden en een register dient te worden bijgehouden voor personen die in aanraking waren met gevaarlijke stoffen en die wordt 40 jaar bewaard.
De in casu genoemde persoon is dus in 2019 uit dienst gegaan. Onder welke selectielijst valt zijn\haar dossier? En stel onder die van 2006, moet dan inderdaad het gehele dossier bewaard worden?  

Antwoord:

Er zijn eigenlijk twee aspecten die u 40 jaar wilt/moet bewaren:

  • Arbo-incidenten waarbij een medewerker in contact is geweest met gevaarlijke stoffen
  • Aanstellingen/ functiewijzigingen van personeelsleden waar de functie impliceert dat de medewerker met gevaarlijke stoffen in contact is geweest/ in contact heeft kunnen staan.

Ik kies hier bewust niet voor de term ‘dossier’. Een personeelsdossier is een verzameling van allerlei zaken die betrekking hebben op één personeelslid. Vanwege de AVG mag u alleen persoonsgegevens bewaren waarvoor u een grondslag heeft. Dat betekent dat als u een personeelsdossier bewaart omdat dit personeelslid (mogelijk) in contact is geweest met gevaarlijke stoffen, alle personeelsgegevens die daar geen betrekking op hebben, na afloop van de bewaartermijn, vernietigd moeten worden.

Functioneringsgesprekken, verlof, ziektemeldingen (die niet met het arbo-incident te maken hebben), toeslagen e.d. dienen dus ‘gewoon’ vernietigd te worden als de bewaartermijn uit de selectielijst is verlopen.

Daarbij moet u technisch gesproken kijken naar de selectielijst die gold op het moment dat de zaken hebben gespeeld. Technisch gesproken heeft een functioneringsgesprek onder de selectielijst 1996 (actualisatie 2012) een bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband en onder de selectielijst 2017 een bewaartermijn van 10 jaar na afhandeling (en onder de selectielijst 2020 5 jaar na afhandeling).

Van oudsher zijn we gewend een dossier pas te waarderen als het dossier is afgesloten. Indien u het hier heeft over een papieren dossier is dat ook nog aan te raden: het is niet te doen om binnen een dossier onderscheid te maken tussen documenten uit verschillende selectielijsten.

Indien het hier een digitaal dossier betreft waarin wel duidelijk onderscheid gemaakt is tussen de verschillende soorten informatie, is het aan te raden zoveel mogelijk de juiste bewaartermijn onder de selectielijst 2017 aan te houden.

De handreiking bij de selectielijst raadt twee dingen aan:

  • Leg een register aan van arbo-incidenten die hebben plaatsgevonden met gevaarlijke stoffen;
  • Bewaar de aanstelling van personen waarbij de functie contact met gevaarlijke stoffen impliceert.

Over welk personeelslid het gaat en wat zijn/haar functie is geweest, bepaalt dus wat u kan/moet bewaren: de aanstelling (incl. functiewijzigingen en ontslag) of alleen de contacten met gevaarlijke stoffen.

Het is, zeker vanuit de AVG,  niet de bedoeling om het hele persoonsdossier 40 jaar te bewaren, want dat zou betekenen dat bepaalde persoonsgegevens te lang en onnodig worden bewaard.

 

Beste Zaalberg,

Bij ons (DIV) hebben we de afspraak dat brieven gericht aan de gemeenteraad, daar ook rechtstreeks heengaan, na registratie in ons zaaksysteem met het zaaktype ‘brief aan gemeenteraad’.
Zoals altijd zijn er natuurlijk uitzonderingen. Bij ons zijn dat brieven die gericht zijn aan de raad, maar betrekking hebben op bestemmingsplannen (aanvragen, wijzigingen, bezwaar/beroep). De afspraak is dat deze brieven eerst naar de behandelende afdeling gaan en in ‘kopie’ naar de Griffie. Wat is jullie advies om als zaaktype te gebruiken?

Antwoord:

Voor vragen over de toepassing van werkprocessen en bijbehorende zaaktypen kunt u bij voorkeur gebruik maken van helpdesk.dsp@sdu.nl . Abonnees mailen vanuit de i-Navigator via ‘Help-mail helpdesk’, omdat we dan ook uw versie van de i-Navigator en uw Modelversie kunnen zien: dit kan van belang zijn bij de beantwoording..

Niet alle brieven aan de gemeenteraad worden geregistreerd onder het zaaktype ‘brief aan gemeenteraad’. Bepalend voor het zaaktype is immers de inhoud van de vraag, oftewel: de zaak die wordt behandeld. Dat is het uitgangspunt bij zaakgericht werken, waar we alle informatie over een bepaalde zaak verzamelen tot één dossier (de schriftelijke neerslag van een zaak).

De toelichting van dit proces is: “Dit werkproces betreft het behandelen van een brief gericht aan de gemeenteraad of een van haar leden. De brieven die aan de raad als geheel zijn gericht worden op de lijst van mededelingen en ingekomen stukken voor de raadsvergadering geplaatst en tijdens de vergadering behandeld. Het betreft dus eigenlijk alle brieven aan de raad, behalve de brieven die vanwege het proces bij een al bestaande zaak horen zoals zienswijze en bezwaarschriften.”

Zo kunnen zienswijzen over bestemmingsplannen worden gericht aan de gemeenteraad. Dit valt dan onder het zaaktype ‘zienswijzen’, of ‘bestemmingsplan opstelling’ (als u het zaaktype ‘zienswijze’ niet gebruikt). Als het een beroep- of bezwaarschift betreft (of civiele procedure)  dient u gebruik te maken van de zaaktypen bezwaarschrift, beroep of civielprocedure. Dat is het proces dat de gemeente uitvoert, en dus ook het zaaktype.

Of de brief aan de gemeenteraad is gericht, verandert daar niets aan. De geadresseerde is in de procedure opgenomen.

 

Beste Zaalberg,

Heeft de archivaris van een Archiefdienst ruimte om af te wijken van de genoemde bewaartermijnen in de selectielijst anders dan:
– op basis van een hotspotanalyse,
– wijziging bewaartermijnen als gevolg van tussentijdse wijziging in regelgeving die nog niet verwerkt is de een update van de selectielijst,
– op basis van de informatie bij specifieke categorieën genoemd in de selectielijst. Bijvoorbeeld: cat. 8.1.1. (Wmo- voorziening)?

Ik zie die ruimte niet gelet op de tekst in de selectielijst 2020, pagina 5 (onderdeel “Lokaal aanvullen”).

De inzichten hierover verschillen.

Antwoord:

Kort antwoord: nee.

Er kan überhaupt nauwelijks van de selectielijst kunnen worden afgeweken. De hotspotmonitor en paragraaf 1.3 is eigenlijk de enige manier die een archivaris heeft om zaken een andere (permanente) bewaartermijn te geven. Andere wetgeving die specifieke bewaartermijnen opleggen, gaan altijd boven de selectielijst. De archivaris kan u er dan op wijzen dat de verkeerde termijn is gehanteerd. Dat is namelijk ook de taak die de archivaris heeft bij het beoordelen van de vernietigingslijst: het controleren of bewaartermijnen goed worden toegepast. Hij/zij zal dus ook opmerkingen kunnen maken dat de verkeerde selectielijstgrondslag is gehanteerd, wat eventueel zou kunnen leiden tot een andere bewaartermijn.

Een regel zoals die staat bij een WMO-voorziening (of zoveel langer als redelijkerwijs i.v.m. een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is) kan door een archivaris niet gebruikt worden. Dat heeft te maken met de persoonsgegevens in deze zaken. Een archivaris kan niet bepalen wat langer bewaard moet worden vanwege ‘een zorgvuldige uitvoering van hun taken’ . Dat kan alleen de vakafdeling. De archivaris kan natuurlijk wel laten navragen of dat het geval is.

Dat kan in andere gevallen ook voorkomen: de archivaris kan adviseren om zaken langer te bewaren omdat hij/zij twijfelt of de informatiewaarde vervallen is. Daarbij kan hij/zij dan alleen wijzen op bijzonderheden zoals dat bij bijvoorbeeld een WMO-voorziening bij de bewaartermijn staat.

In de praktijk zien we wel dat in sommige gevallen de bewaartermijn niet heel strak wordt gehanteerd en dat er keuzes worden gemaakt om zaken/dossiers langer worden bewaard omdat de archivaris dat adviseert. Technisch gesproken is dat niet correct, maar het gebeurt vaak uit praktische overwegingen.

 

Beste Zaalberg,

Hoelang moeten gepubliceerde raadsstukken op de gemeentelijke website blijven staan en toegankelijk zijn voor het publiek. Het gaat hier ook om bijvoorbeeld de ingekomen stukken voor de raad en memo’s voor de raad. Mogen de stukken na 3 jaar worden verwijderd voor het publiek? De bestanden blijven dan wel in het archief bestaan. En hoelang moet bijvoorbeeld de publicatie van een bouwvergunning of bestemmingsplan op de site blijven staan? Deze vragen komen naar voren omdat, In verband met de invoering van de AVG in 2018, opgenomen persoonsgegevens in documenten moeten worden geanonimiseerd. Voor de invoering van de AVG moesten de documenten op basis van andere wetten ook al worden geanonimiseerd heb ik begrepen. Klopt dat en is een gemeente dan verplicht om de documenten die op de gemeentelijke website 2018 staan ook te anonimiseren.

Antwoord:

Er is nergens een verplichting die zegt hoe lang bepaalde documenten gepubliceerd moeten zijn. Voor beschikkingen en besluiten onder de Algemene Wet Bestuursrecht is het vrij simpel: deze besluiten moeten gepubliceerd worden zodat burgers eventueel bezwaar kunnen maken. Een dergelijk besluit wordt pas rechtsgeldig nadat deze is gepubliceerd. Dat betekent dat de publicatie is dat soort gevallen na 6 weken weer kunnen worden verwijderd. Het feit dat een besluit of beschikking is gepubliceerd (dus de bekendmaking) dient dan wel te worden bewaard door de gemeente.

U moet wel onderscheid maken tussen het publiceren van de bekendmaking en het publiceren van de stukken zelf. Een bekendmaking kunt u dus na 6 weken verwijderen, voor het publiceren van de stukken is geen termijn bekend.

Dat betekent dat de gemeente daar zelf een keuze in kan maken.

Het publiceren van een bestemmingsplan op de website van een gemeente is niet verplicht onder de huidige wetgeving (de bekendmaking wel). Het is vaak een dienstverlening van de gemeente dat het bestemmingsplan wordt gepubliceerd. In deze gevallen geldt vaak dat alleen geldende bestemmingsplanen op de website staan en dat vervallen bestemmingsplannen dus worden verwijderd.

Voor persoonsgegevens bestond ook al onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens de verplichting om geen persoonsgegevens te publiceren indien dat niet noodzakelijk is. Dat is niet veranderd onder de AVG. Aangezien bekendmakingen van bouwvergunningen dus niet langer dan 6 weken online hoeven te staan, bestaan er ook geen gegronde redenen om oudere bekendmakingen waarin (terecht of onterecht) persoonsgegevens nog op de website te hebben staan. Zoiets geldt bijvoorbeeld ook voor oudere bouwvergunningen die door archiefinstellingen online worden gezet: deze dienen geanonimiseerd te zijn en mogen geen persoonsgegevens te bevatten. Dat betekent eigenlijk dat er twee versies zijn van hetzelfde document: de versie die naar de aanvrager is gestuurd en de versie die online wordt gezet. Dat zal ook zo zijn als de Wet Open Overheid in werking gaat treden.

Onder de huidige regels mag het publiceren van persoonsgegevens niet als dat niet strikt noodzakelijk is. Dat betekent dat als u een bestemmingsplan wilt publiceren, de namen van indieners van zienswijze, geanonimiseerd moeten worden.

Het beste wat u kan doen, is het volgen van de regels die onder de Wet Open Overheid (WOO) gaan gelden. Daar gaat wel wat veranderen. U bent dan bijvoorbeeld wel verplicht om het bestemmingsplan en de bouwvergunningen (in geanonimiseerde vorm) te publiceren op de PLOOI. Bekendmakingen zullen dan nog steeds via DROP gaan (dat kan ook via PLOOI, maar dat is geen verplichting), publicaties van de documenten zelf via PLOOI. Dan gelden uiteraard ook dezelfde regels voor het publiceren van persoonsgegevens.

De WOO kent, net als de WOB, geen verplichting om documenten (langer) te bewaren, alleen omdat deze gepubliceerd zijn. Dat betekent dat ook voor gepubliceerde documenten de wettelijke bewaartermijnen uit de gemeentelijke selectielijst gelden. Indien een document door de gemeente vanwege de selectielijst wordt vernietigd, dient deze ook van het PLOOI-platform verwijderd te worden. Dat impliceert dat permanent te bewaren documenten/informatie (waarschijnlijk) ook permanent op het PLOOI-platform moeten blijven staan. Dat geldt dan ook voor vergaderingen van de raad.

Voor ingekomen stukken aan de raad geldt dat ingekomen stukken die betrekking hebben op individuele gevallen (vanwege de AVG) niet gepubliceerd hoeven te worden. Ook stukken die alleen ter kennisname aan de raad zijn gestuurd hoeven niet openbaar te worden gemaakt, alleen stukken die daadwerkelijk door de raad worden behandeld geldt de verplichting tot publicatie.

Dat betekent dat van de raad de volgende documenten moeten worden gepubliceerd:

  • De agenda met een overzicht van de te behandelen punten (zonder de bijlagen)
  • Verslagen en besluitenlijsten
  • Ingekomen stukken (deels)

Uiteraard ook weer zoveel mogelijk in geanonimiseerde vorm.

 

Beste Zaalberg,

De Griffie is van mening dat dit dossier fysiek, verzegeld moet blijven bewaard . Div verschilt hierover van mening. Volgens DIV mag dit dossier gedigitaliseerd worden door een aangewezen DIV-er. Dossier bewaren en inzage beperken tot aangewezen door Griffie medewerker DIV/Grifife.
Kunt u aangeven wat de archiefwet en selectielijst hierover aangeeft?

Antwoord:

Zowel de archiefwet en selectielijst zeggen niks over welke specifieke zaken moeten worden afgeschermd. Dat is vaak een keuze van de organisatie op basis van de aanwezige informatie in een dossier. In dit specifieke voorbeeld wordt er vaak voor gekozen om een ‘dossier’ te verzegelen en bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats een beperking op de openbaarheid van 75 jaar te hanteren.

Dat vertaalt zich echter naar een papieren situatie. In een digitale situatie kunt u een zaak niet ‘verzegelen’, u kunt alleen een zaak afschermen van medewerkers die dit dossier niet zouden mogen zien. In uw geval bestaat er schijnbaar een papieren dossier. Indien de gemeente een vervangingsbesluit heeft genomen voor het archief, betekent dat dat er eigenlijk geen papieren archief is. De organisatie heeft er dan voor gekozen om een digitaal archief te voeren. U dient het ‘dossier’ dan volgens dat beleid te behandelen. Dat betekent dat u het papieren dossier digitaliseert en vervolgens vernietigd.

Uiteraard dient u er dan voor te zorgen dan onbevoegden het digitale dossier niet kunnen lezen. DIV zal altijd wel toegang moeten hebben want zij moeten het dossier beheren en er bijvoorbeeld ook voor zorgen dat er een beperking op de openbaarheid komt.

Overigens zegt de selectielijst ook niks over het bewaren van het dossier van de vertrouwenscommissie. De benoeming van de burgemeester dient als zaak permanent bewaard te worden. De vertrouwenscommissie maakt daar onderdeel vanuit.

Beste Zaalberg,

Op de uitkering van cliënten van sociale zaken kan beslag gelegd worden door derden. Is het correct dat dit onder 19.1.1 valt?

Antwoord:

Een beslaglegging valt inderdaad onder 19.1.1 (V 7 jaar). De organisatie dient namelijk verantwoording af te leggen over de financien en het feit dat een derde beslag heeft gelegd op een uitkering, heeft daar effect op.

Beste Zaalberg,

Bij het niet “tijdig” afhandelen van een bezwaarschrift, wordt vaak een dwangsom opgelegd.
Onder welke procesnummers vallen toekenningen en afwijzingen van dwangsommen?

Antwoord:

Waar u op wijst, zijn de ingebrekestellingen onder de wet dwangsom. Die kunt u op dezelfde manier behandelen als andere ingebrekestellingen c.q. aansprakelijkstellingen.
Indien de ingebrekestelling wordt toegewezen geldt resultaat 13.1.1 vanwege het financiële aspect (V 7 jaar).
Indien de ingebrekestelling wordt afgewezen is er geen financieel aspect en geldt resultaat 13.1 (V 5 jaar)

Beste Zaalberg,

De gemeente heeft een verzoek ontvangen om informatie uit een dossier te verwijderen.
De informatie is juist en rechtmatig verwerkt.
Client wil echter bepaalde documenten verwijderd hebben bijvoorbeeld omdat zij een slechte ervaring heeft bij het gesprek waarvan zij het gespreksverslag verwijderd wil hebben.
Verder wil zij inhoudelijk in documenten zinnen verwijderd hebben, niet omdat deze niet juist zijn maar omdat zij deze informatie niet in een dossier wil hebben zitten.
Vanuit de afdeling Wmo wil men de inwoner tegemoet komen en art. 5.3.5 van de wmo geeft daartoe ook de mogelijkheid.
Vanuit de AVG mag alleen noodzakelijke informatie worden vastgelegd.
We zitten nu met een aantal vragen:
Mag de afdeling wmo met toepassing van art. 5.3.5 zelf informatie uit een dossier verwijderen als de vastgelegde informatie niet noodzakelijk is voor het uitvoeren van de wettelijke taak?
En zo ja, hoe verantwoorden we dat conform de archiefregelgeving? Moeten wij dan de documenten verwijderen en/of de inhoud van documenten verwijderen en hier een korte omschrijving voor in de plaats zetten?
Bijvoorbeeld: dit document bevatte een gespreksverslag van die datum met die en die.
Nog een voorbeeld: de oorzaak van een operatie waar vanuit de Wmo voor het herstel (geestelijk en lichamelijk) zorg is geïndiceerd.
Van belang is dat er een operatie is geweest, waarom is niet van belang. Mag deze informatie (door de afdeling wmo) verwijderd worden?
En welk proces volgen we? Is dit een [Persoonsgegevens verwijderingsverzoek]? Ook als de persoonsgegevens rechtmatig zijn verwerkt? Valt dit dan onder het recht om (deels?) vergeten te worden?
Is er al een (concept) werkprocesschema? We zien die helaas nog niet in het model-DSP.
Sorry, dat zijn veel vragen. We zijn ook in de regio aan het informeren, maar ook bij buurgemeenten komt het niet veel voor (of Informatiebeheer/DIV weet er niet van…).
Ik hoop dat u ons op weg kunt helpen.

Antwoord:

Op grond van art. 5.3.5 van de Wmo geldt de plicht over te gaan tot vernietiging van de persoonsgegevens, binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
Het verzoek wordt niet ingewilligd voor zover het verzoek persoonsgegeven betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.
In deze artikelen gaat het om de verwijdering van persoonsgegevens. In uw casus gaat het niet om verwijdering van persoonsgegevens, maar om verwijdering van informatie, een aantal gespreksverslagen, uit het dossier. De afdeling Wmo wil gehoor geven aan dit verzoek. We gaan er van uit dat dit een weloverwogen beslissing is en dat de betreffende verslagen, als ze zijn verwijderd, in het dossier geen cruciale rol spelen. Ze zijn bijvoorbeeld niet nodig voor bewijs en verantwoording, om het verloop van de zaak te kunnen volgen.
De betreffende documenten kunnen uit het dossier worden verwijderd en uit de registratie.
In het dossier worden het verzoek om verwijdering en het besluit/antwoord hierop van de behandelend afdeling opgenomen.
Dit is een gebruikelijke gang van zaken bij een verzoek om verwijdering van informatie uit een dossier.

Als u kiest om het verzoek als aparte zaak te behandelen en te registreren, dan adviseren we ‘Informatieverzoek van derde’. Deze zaak koppelen/relateren aan het Wmo-dossier en de bewaartermijn aanpassen om te voorkomen dat het verzoek eerder wordt vernietigd dan het Wmo-dossier.

In deze gevallen is zorgvuldigheid geboden. We moeten anderzijds ook attent zijn en zaken niet ingewikkelder maken dan nodig.

Beste Zaalberg,

Wat is de beste oplossing?

Antwoord:

Ik verwijs u naar deze discussie op het BREED-netwerk.

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaartermijnen-kabels-en-leidingen?commentId=2537796%3AComment%3A252302

Uiteraard is deze discussie wel afhankelijk van de nadeelcompensatieregeling van de betrokken gemeente en is dus misschien niet 100% van toepassing op uw situatie maar het is wel een hele praktische benadering.

Een andere benadering kan zijn om dit soort vergunningen standaard 20 of 30 jaar te bewaren. Ook dat is niet conform de gemeentelijke selectielijst, maar aangezien bijna nooit te achterhalen is wanneer een kabel of leiding wordt verwijderd en het onzin is om deze vergunningen permanent te bewaren, is het een afweging die u kunt maken.

Uiteraard dient een netwerkbeheerder de vergunningen wel net zo lang te bewaren als dat de leiding er ligt.

Beste Zaalberg,

Aan de hand van toekenning van bijvoorbeeld Minimabeleid of Bijzondere Bijstand worden vaak declaraties ingediend.
De aanvraag mbt valt onder 8.1 Voorzieningen verstrekken – verstrekt met een bewaartermijn 10 jaar.

Waar vallen de declaraties onder?

Antwoord:

De declaraties worden gebruikt om de uitkering te kunnen verantwoorden. Met andere woorden: de declaraties worden gebruikt om de uitkering te controleren.

Dat valt onder hoofdproces 12, waar onder 12.1.1 de ‘hercontrole uitkering Sociaal Domein’ een bewaartermijn van 10 jaar na afhandeling heeft.

Als de declaraties dus geen onderdeel uitmaken van de aanvraag, geldt 12.1.1

 

Beste Zaalberg,

Aan nabestaanden wordt postuum een Mobilisatie-Verzetskruis uitgereikt.
Dit verzetskruis wordt door (veteranen of nabestaanden) aangevraagd bij het Ministerie van Defensie. Als de procedure is afgerond en de onderscheiding wordt toegekend wordt aan de aanvragers voorgelegd wie de onderscheiding uitreikt:

Grofweg bij nog in leven zijnde veteranen: de minister van Defensie
Uitreiking postuum of iemand van Defensie of de burgemeester. Er is nu een familie die al hel lang in de gemeente woont en het verzoek is aan de burgemeester om dit uit te reiken of aan te reiken.
Alle documentatie is toegezonden door het Ministerie.
Onder welk zaaktype kan dit geregistreerd worden en is het daarmee ook een te bewaren zaak voor de gemeente geworden?

Antwoord:

De bewaarplicht voor de toekenning van het verzetskruis ligt bij het ministerie. De gemeente is dit niet verplicht om te bewaren. In de selectielijst 2020 is nog wel de koninklijke onderscheiding permanent te bewaren, maar daar is discussie over omdat de gegevens door een aantal gemeenten alleen in het landelijke register LINT. Waarschijnlijk gaat die verplichting dan ook verdwijnen in een volgende versie van de selectielijst.

Voor de gemeente kunt  u het uitreiken van een onderscheiding als het organiseren van een evenement zien (evenement organisatie B1086) waarvoor een bewaartermijn van 10 jaar geldt.

Uiteraard kan de gemeenten zelf besluiten om deze onderscheidingen wel permanent te bewaren, maar dat is dan iets wat met de (streek)archivaris dient te worden afgestemd. Zelf zien we daar geen reden toe.

Beste Zaalberg,

Aan de hand van toekenning van bijvoorbeeld Minimabeleid of Bijzondere Bijstand worden vaak declaraties ingediend.
De aanvraag mbt valt onder 8.1 Voorzieningen verstrekken – verstrekt met een bewaartermijn 10 jaar.

Waar vallen de declaraties onder?

Antwoord:

De declaraties worden gebruikt om de uitkering te kunnen verantwoorden. Met andere woorden: de declaraties worden gebruikt om de uitkering te controleren.

Dat valt onder hoofdproces 12, waar onder 12.1.1 de ‘hercontrole uitkering Sociaal Domein’ een bewaartermijn van 10 jaar na afhandeling heeft.

Als de declaraties dus geen onderdeel uitmaken van de aanvraag, geldt 12.1.1

Beste Zaalberg,

In de Omgevingswet, het Omgevingsbesluit en de Omgevingsregeling staan regels over participatie. Als overheden instrumenten van de Omgevingswet vaststellen, moeten ze aangeven hoe de hierboven genoemde belanghebbenden betrokken zijn bij de totstandkoming van deze instrumenten. En welke resultaten dat heeft opgeleverd. Gemeenten, provincies en waterschappen moeten ook aangeven hoe ze hun eigen participatiebeleid hebben ingevuld. Er is een uitzondering: bij het aanvragen van een omgevingsvergunning moet juist de aanvrager het initiatief nemen. Hij moet aangeven of, en zo ja hoe, hij de omgeving betrokken heeft bij zijn plan en wat de resultaten hiervan zijn.

Mijn vraag is: valt de participatie onder het proces van het verlenen van een vergunning, of onder het vaststellen van een omgevingsplan? En moet de informatie hierbij dan net zo lang bewaard worden als de vergunning of het omgevingsplan? Of is participatie een apart proces met een aparte bewaartermijn?

Ik vraag dit met betrekking tot de soms grote hoeveelheid persoonsgegevens in een participatietraject in relatie tot het eeuwig bewaren van vergunningen en omgevingsplannen. Hiermee wordt het moeilijk om te voldoen aan het recht op vergetelheid dat inwoners vanuit de AVG hebben.

Antwoord:

De omgevingswet ziet participatie als de deelname van burgers, bedrijven en organisaties bij het opstellen van beleidsplannen. Voor de omgevingswet gaat het dan om meningen, zienswijzen, inspraakreactie en voorstellen voor aanpassingen.
Specifiek zien we dat al in de processen die gaan over het opstellen van omgevingsplannen, -programma’s en -visies.
In de procedures voor het opstellen van projectbesluiten is de participatie zeer specifiek uitgewerkt waarbij iedereen bijvoorbeeld mogelijke oplossingen kan insturen als het bevoegd gezag een project voor ogen heeft, zoals het aanleggen van een nieuwe weg of dijk. In latere fases van het projectbesluit kunnen dan ook nog zienswijzen worden ingediend op b.v. het conceptplan of op het MER besluit.
Dit laat wel zien dat participatie nooit een apart proces is en dat het meerdere vormen kan hebben. Dat betekent dan ook dat ‘participatie’ op zich geen eigen bewaartermijn heeft. De Participatie zal altijd een onderdeel zijn van het proces dat wordt uitgevoerd (beleid opstelling, omgevingsplan opstelling, omgevingsprogramma opstelling, projectbesluit opstellen, etc.). De bewaartermijn van de participatie volgt dus altijd het proces waar het onderdeel vanuit maakt.
Persoonsgegevens in deze processen zullen bijna nooit ‘bijzondere’ persoonsgegevens zijn en dus is de vertrouwelijkheid van deze processen vrij laag. Uiteraard dienen persoonsgegevens wel worden afgeschermd of weggelaten als het bevoegd gezag bijvoorbeeld moet laten zien hoe zij met de zienswijzen/meningen/inspraakreacties/oplossingen is omgegaan.
Dat verschilt niet met de manier hoe nu met zienswijzen wordt omgegaan.

Beste Zaalberg,

Ik heb twee vragen.
1. Hoe lang moet de melding mobiel puinbreken bewaard blijven en onder welke categorie valt het?
2. Hoe lang moet de omgevingsvergunning brandveilig gebruik bewaard worden en onder welke categorie valt het? Mag deze weg als bijvoorbeeld een kinderdagverblijf is opgeheven?

Antwoord:

Mobiel puinbreken betreft hele incidentele vergunningen die nodig zijn voor met name de geluidsoverlast en betreft meestal maar een paar dagen. Dit zijn vergunningen met een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen wat in de regel betekent dat ze na een jaar weg kunnen. Deze valt onder 11.1.1 omdat meestal al bekend is welke dagen dit betreft.

Omgevingsvergunning brandveilig gebruik was voorheen een gebruiksvergunning. Ook daarvoor geldt een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen. Tegenwoordig is dit vaak een taak die bij de omgevingsdienst is belegd wat betekent dat de gemeente deze helemaal niet meer hoeft te bewaren, maar dat kan nog bij u wel het geval zijn. Dat moet u zelf even uitzoeken. De vergunning valt onder 11.1.
Er zijn overigens nog wel streekarchivarissen die deze vergunningen toch permanent willen bewaren omdat ze graag een overzicht willen hebben over welke bedrijven waar gevestigd waren. Dan valt de vergunning onder de uitzonderingencategorie en dat is dus iets wat u met uw archivaris moet bespreken.

 

Beste Zaalberg,

Welk proces moeten we gebruiken voor het registreren van voorschriften, circulaires van provincie en rijksoverheid?

Antwoord:

Dit is het zaaktype ‘Voor kennisgeving aannemen’. Als dan een medewerker vindt dat er nieuw beleid moet worden opgesteld door de gemeente, dient hij/zij zelf een vervolgzaak te starten.

U kunt overigens alle vragen over het Model-DSP stellen aan : helpdesk.dsp@sdu.nl

U kunt dit mailadres ook vinden in de i-Navigator onder ‘help-mail helpdesk’. Dan krijgen wij ook te zien welke versie van de i-Navigator en het model-dsp u gebruikt.

Beste Zaalberg,

Voor het ontruimings-/calamiteitenplan voor het depot moeten we een prioriteitenlijst van ontruiming vaststellen.
In het depot staan 4 ladekasten met persoons- en woningkaarten. De kaarten zijn allemaal gedigitaliseerd.
Vraag: moeten we prioriteit 1 aan deze documenten toekennen of prioriteit 2 omdat ze gescand en zodoende beschikbaar zijn.

Antwoord:

In uw vraag geeft u aan dat de kaarten gedigitaliseerd zijn. Dit kan betekenen dat de kaarten gescand zijn of dat de gegevens van de kaarten digitaal beschikbaar zijn gesteld in een database en daardoor doorzoekbaar.
In het tweede geval moet prioriteit 1 aan de documenten worden toegekend. In dit geval zijn weliswaar de gegevens, afkomstig van de kaarten, toegankelijk en bruikbaar gemaakt, maar zouden de kaarten in oorspronkelijke vorm niet meer raadpleegbaar zijn. Alleen de inhoud, afkomstig van de kaarten is dan bewaard gebleven.
In het eerste geval zou gekozen kunnen worden voor prioriteit 2. Ook als de persoons- en gezinskaarten niet officieel vervangen zijn, heeft u een digitale kopie van deze documenten beschikbaar die de plaats van de originele kaarten in zouden kunnen nemen.

Belangrijk is dat niet reconstrueerbare en kwetsbare documenten worden veiliggesteld zodat ze beschikbaar blijven voor onderzoek en als bron van informatie. We willen hierbij zo dicht mogelijk bij het origineel blijven, zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke inhoud, vorm en structuur.

Beste Zaalberg,

De facturen vallen onder Betalen en innen. De bewaartermijn onder 18.1 is 7 jaar, met uitzondering van onroerend goed in 18.1.1 en 18.1.3 die een bewaartermijn hebben van 10 jaar.
Europese subsidie (23) kan een andere, langere bewaartermijn hebben dan de overige subsidie. Is de factuur onderdeel van de verantwoording van de Europese subsidie, zodat deze een langere bewaartermijn heeft of valt de factuur onder Betalen en innen met een bewaartermijn van 7 jaar.

Antwoord:

Voor facturen die behoren bij de verantwoording van Europese subsidies geldt een langere bewaartermijn. De afdeling Financiën heeft vaak geen zicht op de facturen die nodig zijn voor deze verantwoording. Daarom wordt voor deze facturen een aparte administratie gevoerd of een schaduwarchief bijgehouden. In de selectielijst is dit tot uitdrukking gebracht onder procestype ‘Voorziening aanvragen’, resultaat 23.1.1  .

Beste Zaalberg,

Een intergemeentelijke sociale dienst wil haar analoge clientendossiers opschonen. Betreft voorbereiden, bewerken volgens selectielijst, en scan klaar maken. Het gaat om dossiers vanaf 2007. Roept wel wat vragen bij mij op, o.a. of je clientendossiers als geheel mag waarderen. Of moet je er rekening mee houden dat een clientendossier uit meerdere zaken kan bestaan die onder de selectielijst allemaal een aparte bewaartermijn kunnen hebben? En wat zal er moeten gebeuren in het laatste geval. Dossiers vormen naar processen/zaaktypen?

Antwoord:

Cliëntendossiers zijn vaak verzameldossiers, waarin meerdere zaken (aanvragen, voorzieningen van de cliënt) zijn ondergebracht. Hierdoor worden de dossiers vaak als geheel geselecteerd. Beter is het, zeker in verband met de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming, om de afzonderlijke zaken te selecteren op vernietiging. Dit betekent dat de verzameldossiers gesplitst moeten worden in afzonderlijke zaken.
We adviseren u de uiteindelijke keuze af te stemmen met de gebruikers van de dossiers. Mogelijk zijn er zwaarwegende argumenten om verzameldossiers te handhaven.

Beste Zaalberg,

Kunt aangeven welk zaaktype het best te gebruiken is voor de voorbereiding van een gezamenlijke aanbesteding/inkoop?

Antwoord:

De voorbereiding van een gezamenlijke inkoop zou gewoon onder het zaaktype ‘inkoop product of dienst’ kunnen vallen. Dan dient er wel onderscheid gemaakt te worden tussen het opstellen van de overeenkomst die dit regelt en de daadwerkelijk inkoopzaak.

Met andere woorden: de voorbereiding van de inkoop zelf hoort onder de inkoopzaak, de voorbereiding van de overeenkomst valt onder het zaaktype ‘samenwerkingsovereenkomst.

Op dit moment is het ook nog mogelijk om de voorbereiding van de samenwerkingsovereenkomst ook gewoon in de inkoopzaak te stoppen. Met de komst van de Wet Open Overheid zullen samenwerkingsovereenkomst moeten worden gepubliceerd en dan is het zeker verstandig om de overeenkomst in een eigen zaak te hebben zodat de publicatie goed geregeld kan worden.

Beste Zaalberg,

Vallen gespreksverslagen van studentpsychologen onder proces 57 van de nieuwe Selectielijst Universiteiten en UMCs of onder proces 80? Zijn de psychologen volgens wetgeving, als zorgprofessionals, verplicht deze verslagen 20 jaar te bewaren als patiëntendossier?

De psychologen zelf vinden dat zij zorgprofessionals zijn en het dus officieel een patiëntendossier betreft. Vanuit de AVG bekijken wij het als DIV tegen de achtergrond van doelbinding: het wordt niet langer bewaard dan het doel waarvoor het opgesteld is. Het doel is de begeleiding van studenten.

Antwoord:

Het antwoord op deze vraag zit in de definitie van wat een ‘overeenkomst inzake geneeskundige behandeling’ betekent.
In lid 2 artikel 446 van het burgerlijk wetboek 7 (https://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0005290&boek=7&titeldeel=7&afdeling=5&artikel=446&z=2021-05-01&g=2021-05-01) staat:

2 Onder handelingen op het gebied van de geneeskunst worden verstaan:

a. alle verrichtingen – het onderzoeken en het geven van raad daaronder begrepen – rechtstreeks betrekking hebbende op een persoon en ertoe strekkende hem van een ziekte te genezen, hem voor het ontstaan van een ziekte te behoeden of zijn gezondheidstoestand te beoordelen, dan wel deze verloskundige bijstand te verlenen;

b. andere dan de onder a bedoelde handelingen, rechtstreeks betrekking hebbende op een persoon, die worden verricht door een arts of tandarts in die hoedanigheid.

Van belang is dus of de handelingen van een studentenpsycholoog onder deze handelingen vallen. De Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) zegt dat dit inderdaad geldt voor psychologen en dus ook voor studentenpsychologen.
Daarmee is BW7 ook voor hun van toepassing. Daarom is proces 80 op hun dossiers van toepassing:
V 20 jaar na laatste behandeling of overlijden of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit (art. 454 van BW 7)

De AVG heeft geen invloed op deze bewaartermijn omdat het een wettelijk vastgestelde bewaartermijn betreft, al geeft de AVG een betrokkene wel de mogelijkheid om een verwijderingsverzoek in te dienen. Daar dient de universiteit in die gevallen gehoor aan te geven.

 

Wij krijgen als redactie regelmatig de vraag waarom wij de 15 zaaktypen van de omgevingswet.wiki niet één op één hebben overgenomen in onze verschillende Model-DSP’s. Hieronder volgt een toelichting daarop.

Het uitgangspunt van onze model-DSP’s zijn altijd de werkprocessen geweest (terug te vinden in wet- en regelgeving) die door een organisatie worden uitgevoerd. Dit uitgangspunt was er al, lang voordat het zaakgericht werken werd geïntroduceerd. Op die manier kunnen wij alle vernieuwingen die op ons afkomen eenvoudig integreren in het model-DSP. De Archiefwet, de AVG, de Wet open overheid (Woo), de BIO, al deze wet- en regelgeving heeft gevolgen voor de werkprocessen van de organisatie. Het model-DSP onderscheidt zich door naar de organisatie als geheel te kijken en niet naar een individueel onderdeel als een ZTC voor VTH. Werkprocessen als Toezicht, Handhaving, Bezwaar, Beroep, Voorlopige voorziening zijn niet specifiek voor VTH: deze zijn generiek voor de hele organisatie. Of ze nou binnen VTH of binnen het Sociaal Domein worden uitgevoerd: het zijn exact dezelfde werkprocessen, want ze komen voort uit dezelfde wet- en regelgeving.

Zaakgericht werken (niet terug te vinden in wet- of regelgeving) is gebaseerd op hoe een organisatie iets doet, waarbij het bij zaakgericht werken gaat om eenvoudig de voortgang aan te kunnen geven, gekoppeld aan een gestructureerde opslag van informatie. Dat een organisatie daarnaast ook nog wettelijke verplichtingen heeft zoals hierboven genoemd, wordt niet meegenomen in de landelijke ZCT voor VTH die vermeld is op de omgevingswet.wiki. Elke organisatie moet zich dus goed beseffen dat ze voor de Woo, AVG, Wet elektronische publicaties en de Archiefwet allerlei aanvullende maatregelen moet nemen als ze gebruik maken van de ZTC VTH. Mede door de manier waarop het model-DSP is ingericht, wordt naast een ZTC ook rekening gehouden met alle andere wettelijke verplichtingen van een organisatie.

Wij hebben onze Omgevingswet-werkprocessen zoveel mogelijk aan laten sluiten bij de 15 zaaktypen van de landelijke omgevingswet.wiki. Om deze reden hebben wij bijvoorbeeld ons generieke werkproces ‘Handhaving door gemeente’ opgesplitst in de generieke werkprocessen ‘Handhavingsbeschikking’, ‘Last onder bestuursdwang ten uitvoer legging’ en ‘Last onder dwangsom ten uitvoer legging’.

Aanvullend daarop hebben wij specifieke werkprocessen opgenomen:

  1. Niet alle producten uit de keten-PDC van de omgevingswet.wiki worden goed afgedekt door een zaaktype. Zo hebben we in ons gemeentelijk Model-DSP om de gemeentelijke producten RE15-G01 tot en met RE15-G84 uit de wiki af te dekken, het werkproces B1826 ‘Omgevingsrecht instemmingsverzoek’ opgenomen. Als we dat niet zouden doen, zouden dergelijke verzoeken van andere overheidsorganen niet geregistreerd en behandeld kunnen worden.
  2. De omgevingswet.wiki-zaaktypen zijn vooral gericht op het VTH-domein. De reikwijdte van de volledige Omgevingswet is echter breder dan dat. Zo heb je bijvoorbeeld ook werkprocessen nodig voor het opstellen van een omgevingsprogramma, het vestigen van een voorkeursrecht op een onroerende zaak of het uitvoeren van een onteigeningsprocedure. Overheidsorganisaties zullen dat minder vaak uitvoeren dan het beoordelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning, maar die drie processen kennen wel een specifieke wettelijke procedure met eigen documenttypen.
  3. De werkprocessen die wij naast de omgevingswet.wiki hebben opgenomen kennen vaak afwijkende resultaattypen met een eigen waardering en een eigen vernietigingsgrondslag. Zo dient het opstellen van een omgevingsprogramma op grond van het specifieke resultaat 2.1.1 van de gemeentelijke selectielijst 2020 blijvend te worden bewaard. Bij het wiki-zaaktype ‘Aanvraag beschikking uitgebreid behandelen’ ontbreekt een resultaat met die waardering. Dat zou dus betekenen dat je na afhandeling van de zaak in het betreffende informatiesysteem alsnog de vernietigingsgrondslag en eventueel de waardering aan zou moeten gaan passen, terwijl het hele idee van goed digitaal informatiebeheer is dat je dat aan de voorkant inricht.
  4. De werkprocessen die wij naast de omgevingswet.wiki hebben opgenomen bevatten specifieke documenttypen die verplicht actief openbaar zullen moeten worden gemaakt op het moment dat de Wet open overheid (Woo) van kracht wordt. Dat betekent dat bij het opstellen van een omgevingsprogramma de documenttypen ‘Verzoek extern advies’ en een ‘Extern advies’ op grond van de Woo actief openbaar moeten worden gemaakt. Deze verplichting geldt echter niet voor een omgevingsvergunning die via de uitgebreide procedure wordt vastgesteld. Kortom voor een goed overzicht welke documenttypen je op grond van de Woo verplicht actief openbaar moet maken heb je specifieke zaaktypen nodig.
  5. Onze Model-DSP’s zijn meer dan enkel een zaaktypencatalogus. De verzameling werkprocessen die een overheidsorganisatie uitvoert vormt tevens het verwerkingsregister dat een organisatie in het kader van de AVG bij moet houden. In AVG-termen: iedere verwerkingsverantwoordelijke dient een register bij te houden van verwerkingen van persoonsgegevens die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. Wanneer een overheidsorganisatie zienswijzen ontvangt op een concept-omgevingsprogramma, dan vormt het registreren van de afzendergegevens een verwerking van persoonsgegevens. Dit is een hele andere verwerking van het behandelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning. Dus ook voor een goed AVG-verwerkingsregister zijn specifieke zaaktypen nodig in het kader van de Omgevingswet. Ditzelfde geldt ook voor de informatiebeveiliging: voor een goede classificatie in het kader van de BIO heb je ook specifieke werkprocessen nodig.

Beste Zaalberg,

Hoelang moeten/mogen mailboxen van vertrokken ambtenaren en/of bestuurders afgesloten en apart gezet bewaard blijven voor archiefonderzoek. Ik hoor graag van u.

Antwoord:

Uw vraag slaat op een discussie die al een aantal jaar speelt. De laatste maanden komen er regelmatig verhalen naar boven waarbij e-mails te snel zijn verwijderd, wat grote consequenties voor de organisaties of betrokkenen kan hebben. Veel ICT-afdelingen hanteren een richtlijn die zegt dat mailboxen van vertrokken medewerkers na een maand of drie worden vernietigd. Daarbij wordt er dus vanuit gegaan dat de medewerkers en bestuurders de e-mails opslaan op de locatie waar die opgeslagen hoort te worden.

In theorie werken we zaak- of procesgericht. Zo zijn de zaaksystemen ingericht, zo is ook de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 opgebouwd. We gaan er daarbij van uit dat alle relevante informatie van een zaak ook daadwerkelijk wordt opgeslagen in de zaak. De praktijk is echter anders: veel ambtenaren en bestuurders nemen vaak niet de tijd om e-mails in een zaak op te slaan (want dat kost tijd) en laten de e-mail dus in hun mailbox staan, soms onderverdeeld in submappen. Dat betekent dat in de zaken onze zaaksystemen informatie ontbreekt en dat mailboxen informatie kan bevatten waar de organisatie verantwoording over moet afleggen.

Omdat het lastig is om medewerkers en bestuurders zo ver te krijgen dat zij hun mail op te slaan in bijvoorbeeld een zaaksysteem, adviseert het Nationaal Archief een soort hulpverband. Zij heeft een handreiking e-mailarchivering uitgebracht:

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/handreiking-e-mail-archiveren

Deze handreiking is gebaseerd op de zogenaamde ‘Capstone-methode’. In de handreiking wordt geadviseerd om mailboxen van medewerkers 10 jaar te bewaren. Medewerkers krijgen bij vertrek nog wel de mogelijkheid om persoonlijke e-mails en overbodige e-mails te vernietigen, maar de mailbox wordt vervolgens in zijn geheel 10 jaar bewaard.

De capstone-methode wijst er vervolgens op dat mailboxen van bestuurders laten zien hoe een organisatie communiceert met ketenpartners en burgers. Een mailbox van een bestuurder wordt daarom gezien als een belangrijke geschiedkundige bron van informatie. De handreiking adviseert daarom om mailboxen van bestuurders permanent te bewaren.

In de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organisaties ziet u dit niet terug. Deze gaat er gewoon vanuit dat een e-mail de bewaartermijn krijgt van de zaak waar deze bij hoort. Maar vanwege de al eerder genoemde problematiek adviseert ook de VNG de handreiking e-mail archiveren te volgen. Voor het permanent bewaren van mailboxen van bestuurders wordt dan verwezen naar categorie 1.3 (uitzonderingen) van de selectielijst.

Waar u in ieder geval voor moet zorgen is dat ICT mailboxen niet zo maar na 3 maanden, zonder controle, vernietigen.

Beste Zaalberg,

Bij ons in X wordt een windmolenpark aangelegt dmv een rijksinpassingsplan. Op dit moment krijgen wij planschadeverzoeken binnen die wij doorsturen naar de R.V.O. We controleren wel op de compleetheid van het verzoek maar nemen het dus niet inhoudelijk in behandeling.
Hoe en waar moeten wij dit archiveren? Het zou 19.1 kunnen zijn maar is die termijn lang genoeg? Of juist te lang omdat we alleen maar een doorgeefluik zijn.

Antwoord:

Indien iemand een planschadeverzoek wil indienen, moet hij/zij dat bij de gemeente doen. De gemeente is vervolgens verantwoordelijk voor het doorsturen naar de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). De gemeente heeft dus wel degelijk een taak in het proces omtrent de planschadevergoeding. Nadat de aanvraag is doorgestuurd, is de taak van de gemeente afgelopen en ziet zij niks meer over de aanvraag.

Bij de gemeente valt het behandelen van een aanvraag voor planschade onder Proces 6 van de Selectielijst voor gemeenten. Voor de gemeente is het resultaat van de zaak echter niet ‘Ingewilligd’ (6.1) , ‘Afgewezen’ (6.2) of ‘Afgebroken’ (6.3).

19.2 past ook niet omdat dat gaat over gegevens die niet verwerkt worden (zoals ‘voor kennisgeving aannemen’).

Omdat de aanvraag onder Proces 6 valt en er geen sprake is van een oordeel (‘ingewilligd’ of ‘afgewezen’), blijft alleen 6.3 ‘Afgebroken’ (V 1 jaar na afhandeling) over, waarbij het proces wordt ‘afgebroken’ omdat de gemeente niet de behandelaar is van de aanvraag.

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over het archiveren van Koninklijke Onderscheidingen. Er is bij ons onduidelijkheid over het archiveren van Koninklijke Onderscheidingen. Wat moet er bij een gemeente worden bewaard? Bij ons zit in een zaak de aanvraag en ondersteuning, kapittel voor de civiele orde en aanvraag K.O. Lint, voorstelformulieren en de voordracht. Mag dit na 5 jaar worden vernietigd of moet dit worden bewaard? Als het moet worden vernietigd mogen de namen dan op de vernietigingslijst staan? En is dit dossier na de uitreiking openbaar? Verder bewaren wij in een aparte zaak een overzicht met onderscheidingen van het betreffende jaar met de namen en de toespraken over de diverse personen. En mogen deze personen in de omschrijving van de zaak staan. I.v.m. de AVG? Deze zaak staat op bewaren.

Antwoord:

De laatste tijd is de discussie over het bewaren van koninklijke onderscheidingen weer opgelaaid. Dat heeft te maken met het in gebruik nemen van het systeem LINT als vervanger van DAISY. Alle documentatie omtrent koninklijke onderscheidingen worden in dit systeem afgehandeld. De Kanselarij der Nederlandse Orde is verantwoordelijk voor het systeem en bewaart de onderscheidingen in dit systeem permanent. In het oude systeem was dat ook het geval maar veel correspondentie ging nog buiten DAISY om en gemeenten bouwden hun eigen dossiers op. Daarnaast vond de VNG het belangrijk dat gemeenten ook zelf een overzicht konden creëren van alle inwoners die een onderscheiding hadden ontvangen. Daarom staat in de huidige selectielijst nog steeds een verplichting om de koninklijke onderscheidingen te bewaren. Aan die verplichting horen gemeenten dus ook nog te voldoen. Dat betekent dat het belangrijk is dat gemeenten ook nog een dossier vormen. In dat dossier hoeft eigenlijk alleen maar het advies van de burgemeester, het besluit tot verlenen van de onderscheiding en de achtergronden van de ontvanger te zitten. Meer niet.

Op basis van het Besluit van de Minister voor Rechtsbescherming van 4 juni 2020, nr. 2901763, artikel 4 dienen politiegegevens en justitiële gegevens 8 weken na het Koninklijk Besluit of 8 na dagtekening van de afwijzende beslissing te worden vernietigd. Dus veel gegevens mogen niet meer in het dossier zitten dat permanent wordt bewaard. Bij een volgende versie van de selectielijst zal deze verplichting nog eens worden bekeken en er zal dan overwegen worden om deze te wijzigen. Namen mogen op een vernietigingslijst voorkomen: u moet namelijk kunnen bewijzen dat u een dossier (inclusief de persoonsgegevens) heeft vernietigd. U moet er dan wel over nadenken welke persoonsgegevens u gebruikt om een dossier te ontsluiten. Het gebruik van bijvoorbeeld een BSN-nummer is dan niet toegestaan. U kunt dus alleen persoonsgegevens gebruiken die strikt noodzakelijk zijn om het dossier te kunnen terugvinden.

Datzelfde geldt dus ook voor het register dat u bijhoudt: u mag persoonsgegevens in een archief hebben als die nodig zijn voor de context van het dossier, of in dit geval het register.

Beste Zaalberg,

.Er zijn processen waarbij de bewaar- of vernietigingstermijn niet vast te stellen zijn. Dit komt voor bij contracten die stilzwijgend of tot wederopzegging bewaard moeten worden. Zo ook bij drank- en horecavergunningen, exploitatievergunningen horeca-inrichtingen. De Selectielijst geeft aan cat. 11.1: na beëindiging toestemming. Voor dit soort zaken is het erg lastig om op praktische wijze de (jaarlijkse vernietiging toe te passen.
Er zijn natuurlijk verschillende manieren om vast te stellen dat de zaak vernietigd kan worden. Zoals: jaarlijks een overzicht maken van al dit soort informatieobjecten en dan vast stellen of deze wel of niet vernietigd kan worden, maar dat is praktisch bijna niet mogelijk of het vraagt een grote (tijds)inspanning. De handreiking gebruik Selectielijst geeft wel enige uitleg, maar echt toepasbaar in de praktijk is deze ook niet. Want de vraag blijft bestaan: hoe kunnen we op praktische wijze de Selectielijst toepassen bij dit soort informatie-objecten.

Antwoord:

Dit is een bekend probleem dat voorlopig niet opgelost kan worden. De bewaartermijn hangt namelijk vaak af van het object waar de zaak overgaat (medewerker, contract/overeenkomst, intern beleid, etc.).

De bewaartermijn gaat dan lopen op het moment dat het object is beëindigd. Op dit moment kan dat alleen achteraf worden bepaald: op het moment dat het object wordt beëindigd moet iemand controleren of er nog zaken aan dat object hangen zodat de vernietigingsdata van die zaken kunnen worden bepaald.

Op dit moment worden daar twee manieren voor gebruikt: bij de ene manier schat men van te voren in wanneer een object komt te vervallen en schat daarmee de vernietigingsdatum in. Bij het opstellen van de jaarlijkse vernietigingslijst wordt dan gecontroleerd of een object ook daadwerkelijk vervallen/beëindigd is.

De andere manier is regelmatig controleren of een object vervallen is en dan de vernietigingsdatum van de gekoppelde zaken invullen.

Beide manieren zijn verre van ideaal en zijn arbeidsintensief. Er gaat pas wat veranderen als er meer objectgericht wordt geregistreerd. Het idee daarbij is dat een beëindigingsproces (b.v. beleid intrekking) een veld invult dat aan een object hangt waarin de einddatum van dat object wordt aangegeven. Op het moment dat dat veld gevuld wordt, worden alle aan dat object gekoppelde zaken automatisch voorzien van een vernietigingsdatum. Op dit moment zien we daar al wel wat ontwikkelingen in, maar dit staat nog in de kinderschoenen. Voorlopig zullen we het dus moeten doen met twee methodes die verre van ideaal zijn.

 

Beste Zaalberg,

Een hypothetische vraag: als een door NVAO geaccrediteerde management school, wordt overgenomen door een openbare universiteit welke afspraken m.b.t. de overdracht van archieven moeten er dan gemaakt worden? De management school betreft een privaatrechtelijke onderwijsorganisatie (welke rechtspersoonlijkheid weet ik niet), en valt voor ten hoogste de openbaar gezagstaken onder de archiefwet (vergelijkbaar met een bijzondere universiteit?), dit vanwege de diploma’s/certificaten die ze uitreiken.
Ik heb 2 kaders gevonden die relevant zijn: de handreiking organisatieverandering van IOE, zie https://www.inspectie-oe.nl/binaries/inspectie-oe/documenten/brochure/2002/07/01/handreiking-organisatieverandering-en-archiefbeheer/organisatieverandering_en_archiefbeheer.pdf
en de handreiking van BHIC/LOPAI met een model-regeling: https://www.bhic.nl/media/document/file/handreiking_archieven_bij_organisatieverandering_1_2.pdf
beide documenten geven echter geen specfiek advies bij de ‘verstatelijking’ waar hierbij sprake is (zie document van IOE, p. 35)

Antwoord:

Privaatrechtelijke onderwijsinstellingen zoals hogescholen en bijzondere universiteiten hoeven maar in een zeer beperkte mate aan de archiefwet te voldoen. Zowel in de selectielijst Hogescholen (actualisatie 2019) en de Selectielijst Universiteiten en UMC’s 2020 worden drie processen beschreven waarvoor deze instellingen onder de archiefwet vallen:

  • Het afnemen van examens en het verstrekken van graden en getuigschriften;
  • Een geschil (bezwaar) gericht aan het bestuur, betreffende graadverstrekking;
  • Een beroepschrift betreffende graadverstrekking, gericht aan het CBHO.

Indien de Universiteit van Maastricht de archieven van de management school overneemt, dient zij er zich van bewust te zijn dat zij ook deze verantwoordelijkheid op zich neemt en daarvoor kosten zou kunnen maken. Daarnaast neemt de Universiteit ook eventuele problemen over die zich op dit moment voor kunnen doen in het archief van de managementschool. Het is daarom aan te raden om een schouw te maken van het archief van de managementschool om te kunnen bepalen wat de inspanning en kosten kunnen zijn voor de universiteit als zij dit archief in geordende en toegankelijke staat.

Dat geldt niet alleen voor de informatie dat betrekking heeft op de bovengenoemde processen maar voor het gehele archief. Het is altijd aan te raden om een archief in geordende en toegankelijke staat te houden ondanks het feit dat daar misschien geen (wettelijke) verplichting voor is. In de selectielijst Hogescholen en de selectielijst Universiteiten wordt aan hogescholen en bijzondere universiteiten gevraagd om bepaalde informatie permanent te bewaren (in geordende en toegankelijke staat) ondanks het feit dat dat wettelijk niet hoeft. U dient dus afspraken te maken over wie de kosten betaald en wie verantwoordelijk is voor het in orde maken van de archieven van de managementschool. Dit kunt u opnemen in het overdrachtsdocument dat u moet opstellen of in de overeenkomst die wordt opgesteld waarin de overgang van de school naar de universiteit wordt geregeld.U zult dan ook afspraken moeten maken over wie het archief van de managementschool afsluit. Aangezien de managementschool ophoudt met bestaan en onderdeel gaat uitmaken van de universiteit, geldt dat het huidige archief van de school moet worden afgesloten. In de nieuwe situatie zal de informatie over de managementschool deel uitmaken van het archief van de universiteit en ook zodanig behandeld moeten worden.

Op het oude archief zijn dan nog de oude regels van toepassing zoals die golden voor de managementschool.

Beste Zaalberg,

Heeft de archivaris van een Archiefdienst ruimte om af te wijken van de genoemde bewaartermijnen in de selectielijst anders dan:
– op basis van een hotspotanalyse,
– wijziging bewaartermijnen als gevolg van tussentijdse wijziging in regelgeving die nog niet verwerkt is de een update van de selectielijst,
– op basis van de informatie bij specifieke categorieën genoemd in de selectielijst. Bijvoorbeeld: cat. 8.1.1. (Wmo- voorziening)?

Ik zie die ruimte niet gelet op de tekst in de selectielijst 2020, pagina 5 (onderdeel “Lokaal aanvullen”).

De inzichten hierover verschillen.

Antwoord:

Kort antwoord: nee.

Er kan überhaupt nauwelijks van de selectielijst kunnen worden afgeweken. De hotspotmonitor en paragraaf 1.3 is eigenlijk de enige manier die een archivaris heeft om zaken een andere (permanente) bewaartermijn te geven. Andere wetgeving die specifieke bewaartermijnen opleggen, gaan altijd boven de selectielijst. De archivaris kan u er dan op wijzen dat de verkeerde termijn is gehanteerd. Dat is namelijk ook de taak die de archivaris heeft bij het beoordelen van de vernietigingslijst: het controleren of bewaartermijnen goed worden toegepast. Hij/zij zal dus ook opmerkingen kunnen maken dat de verkeerde selectielijstgrondslag is gehanteerd, wat eventueel zou kunnen leiden tot een andere bewaartermijn.

Een regel zoals die staat bij een WMO-voorziening (of zoveel langer als redelijkerwijs ivm een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is) kan door een archivaris niet gebruikt worden. Dat heeft te maken met de persoonsgegevens in deze zaken. Een archivaris kan niet bepalen wat langer bewaard moet worden vanwege ‘een zorgvuldige uitvoering van hun taken’ . Dat kan alleen de vakafdeling. De archivaris kan natuurlijk wel laten navragen of dat het geval is.

Dat kan in andere gevallen ook voorkomen: de archivaris kan adviseren om zaken langer te bewaren omdat hij/zij twijfelt of de informatiewaarde vervallen is. Daarbij kan hij/zij dan alleen wijzen op bijzonderheden zoals dat bij bijvoorbeeld een WMO-voorziening bij de bewaartermijn staat.

In de praktijk zien we wel dat in sommige gevallen de bewaartermijn niet heel strak wordt gehanteerd en dat er keuzes worden gemaakt om zaken/dossiers langer worden bewaard omdat de archivaris dat adviseert. Technisch gesproken is dat niet correct, maar het gebeurt vaak uit praktische overwegingen.

 

Beste Zaalberg,

 Mogen er in de dossieromschrijvingen van te vernietigen dossiers die op een vernietigingslijst staan de namen van personen staan. Voor de toegankelijkheid van de dossiers en de verantwoording van de vernietiging van de zaken is de ontsluiting op persoonsnaam een essentieel gegeven. Hiermee kan je namelijk aantonen dat de dossiers op tijd zijn vernietigd en niet langer dan noodzakelijk de dossiers hebt bewaard met daarin nog meer persoonlijke gegevens. Je voldoet hiermee aan de AVG omdat je op tijd hebt vernietigd, alsmede aan de Archiefwet voor wat betreft de termijnen in de selectielijst.

Antwoord:

U mag alleen persoonsgegevens verwerken als u daar een grondslag voor heeft. De archiefwet heeft daar wel een uitzondering op, maar nog steeds dient de AVG gevolgd te worden. In de praktijk betekent dit dat een dossier of zaak ontsloten mag worden met persoonsgegevens mits die ook daadwerkelijk nodig zijn om een dossier of zaak terug te kunnen vinden.
Dat betekent dat persoonsgegevens dus kunnen en mogen voorkomen op vernietigingslijsten. U dient namelijk te kunnen aantonen dat u bepaalde dossiers en zaken heeft vernietigd. Dat is ook de verantwoording dat u persoonsgegevens in bijvoorbeeld WMO-dossiers of bijstandsdossiers ook daadwerkelijk conform de selectielijst heeft vernietigd. U heeft dan persoonsgegevens in de vernietigingslijst nodig om dat te kunnen aantonen. Een omschrijving als ‘WMO-dossiers uit de periode 20xx t/m 20xx’ is dan niet voldoende.
U dient er echter wel rekening mee te houden dat vernietigingslijsten permanent bewaard worden en dus ook de persoonsgegevens die daar eventueel op staan. Het gebruik van onnodige persoonsgegevens om dossiers of zaken terug te kunnen vinden moet daarom worden voorkomen. Dataminimalisatie dient ook hier te worden toegepast. In het verleden werden bijvoorbeeld geboortedatum en het BSN-nummer gebruikt om dossiers te ontsluiten. Bij vernietiging van die dossiers zijn die BSN-nummers en geboortedatum ook op de vernietigingslijsten terecht gekomen. Dat kan tegenwoordig niet meer. U kunt alleen maar een beperkte set van persoonsgegevens gebruiken om een dossier te ontsluiten. De geboortedatum is in dit geval een twijfelgeval, maar het BSN-nummer mag zeker niet op een vernietigingslijst en eigenlijk ook niet op een dossieromschrijving voorkomen. Dit gegeven dient ten allen tijden te worden verwijderd als dat in het verleden wel is gebeurd.
Kortom: persoonsgegevens mogen op een vernietigingslijst staan, maar u dient dataminimalisatie toe te passen en alleen de broodnodige gegevens te gebruiken en de overige persoonsgegevens te verwijderen.
hiermee aan de AVG omdat je op tijd hebt vernietigd, alsmede aan de Archiefwet voor wat betreft de termijnen in de selectielijst.

Beste Zaalberg,

In de nieuwe selectielijst 2020 wordt bij 8.4.1 gesproken over een bewaartermijn van 6 weken.Normaliter hebben jaarlijks een vernietigingslijst, waarvan de dossiers die er op staan, na goedkeuring B&W, worden vernietigd.Moeten we met het oog op het bewaartermijn met betrekking tot deze stukken/dossiers nu 6 wekelijks een vernietigingslijst opstellen?

Hoe moeten we hier mee omgaan?

Antwoord:

Er is in de selectielijst 2020 inderdaad sprake van een bewaartermijn van een aantal weken. Op zich is dat niet nieuw: er was al een wettelijke vernietigingstermijn voor afgewezen sollicitaties waarvoor geen toestemming was om die langer te bewaren. De termijn van 6 weken is geïntroduceerd om gevoelige, bijzondere persoonsgegevens snel te vernietigen indien deze niet meer nodig zijn. Het betreft hier dan ingetrokken of vervallen aanvragen voor voorzieningen in het sociale domein.
De VNG kreeg signalen dat gemeenten veel verzoeken kregen tot verwijdering van persoonsgegevens bij deze ingetrokken of vervallen aanvragen en wilde deze verzoeken voor zijn.
De termijn van 6 weken houdt in dat het vernietigen van zaken vaker moet gebeuren. De ‘normale’ cyclus van het vernietigen van zaken 1x per jaar zou betekenen dat zaken met een bewaartermijn van 6 weken veel te lang bewaard zouden worden en juist omdat deze termijn is geïntroduceerd om aan te sluiten bij de AVG loopt de organisatie dan risico’s.
U dient dus veel vaker te gaan vernietigen. Het is dan verstandig om voor deze specifieke zaken een doorlopende machtiging tot vernietiging aan te vragen bij uw archivaris. Dat scheelt heel veel rompslomp. Het betreft namelijk zaken die nooit permanent bewaard worden en die heel specifiek op het sociale domein betrekking hebben.

Beste Zaalberg,

Wij werken nu geheel digitaal, eerder bewaarden we alle originele raadsbesluiten per vergadering. Nu we digitaal werken komen de raadsbesluiten bij de zaak te staan, moeten we nu ook nog een zaak aanmaken met alle raadsbesluiten van een raadsvergadering?

Antwoord:

U heeft te maken met 2 verschillende zaken met (deels) gelijke informatie:
1. De originele zaak waarin het raadsvoorstel wordt aangemaakt en uiteindelijk, ondertekend, wordt opgeslagen en
2. De zaak waarmee de vergadering van de raad wordt afgehandeld (elke vergadering is een aparte zaak)
De originele zaak is de plek waar het conceptvoorstel aan de raad wordt geschreven. Die zaak wordt pas afgesloten nadat er een besluit is gekomen vanuit de raad en dat besluit is uitgewerkt. Deze zaak bevat dus het raadsvoorstel en het definitieve, getekende raadsvoorstel.
In de zaak waarin de vergadering van de raad wordt afgehandeld krijgt vanuit diverse zaken raadsvoorstellen. Deze maken als bijlagen deel uit van de agenda van de raad en dienen als zodanig te worden gearchiveerd (zoals dit beschreven staat in de handreiking selectielijst). Deze zaak bestaat dus uit de agenda inclusief bijlagen, de besluitenlijst en het verslag (en eventueel moties en amendementen). Dit is niet de zaak origineel ondertekende raadsbesluiten hoort te bevatten. Overigens was dat in de papieren situatie ook al zo, maar is er door een aantal gemeenten gekozen om verzameldossiers aan te leggen met raadsbesluiten.

Concreet betekent dit dus dat een aparte verzameling van originele raadsbesluiten niet nodig is. Het verslag en eventueel besluitenlijst geven binnen een raadsvergadering duidelijk aan wat het besluit op het raadsvoorstel is.

Beste Zaalberg,

Er is een bestand gedigitaliseerd met constructieve berekeningen en tekeningen behorende bij bouwvergunningen, periode 1960 – 2010. Dit bestand bevat geen gewaarmerkte bijlagen . De organisatie waar ik werk heeft dit bestand laten digitaliseren en wil de analoge dossiers vernietigen (er is een vervangingsbesluit). De organisatie geeft aan dat deze stukken op termijn te vernietigen zijn en niet naar een E-depot hoeven te worden overgebracht. Hier twijfel ik over. In de praktijk blijven deze stukken vaak (langdurig) bewaard en is het beter om de stukken zodanig te digitaliseren zodat ze uiteindelijk naar een E-depot kunnen worden overgebracht. Wat vindt u?

Antwoord:

In de selectielijst 1996, actualisatie 2012 wordt onder categorie 3.6.2 gesproken over het permanent bewaren van gewaarmerkte en geannoteerde bouwtekening plus aanvraag.
Constructieve berekeningen en tekeningen worden daar gewaardeerd op V 1 jaar na sloop. In de huidige selectielijst (2017/2020) wordt dat onderscheid niet meer gemaakt.
Gevolg van het maken van onderscheid tussen de bouwvergunning en de constructieve berekeningen en tekeningen was dat gemeenten aparte series aanlegden van de constructieve berekeningen en tekeningen met het idee dat deze dan regelmatig konden worden gecontroleerd of deze nog actueel waren en te zijner tijd konden worden vernietigd.
Probleem is echter dat het vaak heel lastig na te gaan is wanneer de berekeningen geen waarde meer hebben. Zelfs als de oude gebouwen worden gesloopt en worden vervangen door nieuwbouw komt het regelmatig voor dat de nieuwe gebouwen worden gebouwd op de constructie van de gesloopte gebouwen. Hierdoor is het bepalen of berekeningen en tekeningen kunnen worden vernietigd, ontzettend lastig.
Met andere woorden: technisch gesproken zijn de berekeningen en tekeningen uit de periode 1960-2010 vernietigbaar en hoeven ze dus niet worden opgenomen in een e-depot voor permanent te bewaren bescheiden.
Praktijk leert echter dat dit soort bescheiden toch bewaard blijven. Dan moet u zich gaan afvragen wat het handigste is:
1. De bescheiden als permanent te bewaren bestempelen en toch overdragen of
2. De bescheiden nog steeds als vernietigbare bescheiden beschouwen en ze zelf beheren met als gevolg dat ze (nog heel lang) onder uw beheer zullen vallen.
Aangezien de huidige selectielijst het onderscheid tussen een bouwvergunning en de constructieve en statische berekeningen en tekeningen niet meer maakt, lijkt het verstandig om de oudere bescheiden op dezelfde manier te behandelen en ze permanent te bewaren.

Beste Zaalberg,

De gemeente heeft een aantal SDE subsidies gekregen van de Rijksdienst voor ondernemend Nederland. Gedurende 15 jaar komen er afrekening mbt deze subsidies. Hoe lang moeten deze afrekening worden bewaard? Onder welk zaaktype zou de afrekeningen kunnen worden geplaatst. bv: Subsidies van derden, afrekeningen? en onder welk retentieregel zou dit vallen?

Antwoord:

Schijnbaar heeft de gemeente dus een aantal subsidies aangevraagd bij de Rijksdienst. Die aanvragen vallen onder het zaaktype ‘Subsidieaanvraag bij derde’ met als resultaat ‘Toegekend door Nederlands overheidsorgaan’ met als bewaartermijn V7 jaar na vaststelling’ onder 23.1.2

De verantwoording die u moet doen valt onder het zaaktype ‘Subsidievaststelling bij derde’ met als resultaat ‘Vastgesteld door Nederlands overheidsorgaan’ V 7 jaar na definitieve vaststelling onder 23.1.2.
Dat betekent dat als u 15 jaar verantwoordingen dient aan te leveren, zowel de aanvraag als de verantwoording van de subsidie tot 7 jaar na de definitieve vaststelling moeten worden bewaard. Dat kan dus maximaal 22 jaar zijn (15 + 7).

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag. Er komen veel poststukken retour. Wij maken alles digitaal en dat wordt vervolgens doorgezet naar de medewerker. Vaak komen er brieven retour m.b.t. aanslagen gemeentelijke belastingen, verhuizing etc. (bv als mensen zijn verhuist). Hoe lang moet je deze retour gekomen poststukken bewaren.

Antwoord:

Dat hangt uiteraard af van de zaak waar het over gaat en wat de uitkomst van de zaak is. U dient dit namelijk vanuit de hele zaak te bekijken.
Het feit dat een poststuk retour komt kan op verschillende manieren effect hebben op een zaak. Het kan zijn dat de gemeente een fout heeft gemaakt en daardoor de afhandeltermijn van de zaak niet haalt en daarover dient zij zich te verantwoorden.
Het kan zijn dat het feit dat een poststuk retour komt, dit aanleiding is om een adresonderzoek te starten.
Het kan zijn dat het feit dat een poststuk retour komt, dit betekent dat een aanslag niet kan worden geïnd.
Aangezien u bij het registreren van het retour gekomen poststuk niet kunt bepalen wat voor effect dat zal hebben op de uitkomst van de oorspronkelijke zaak, kunt u dus ook geen bewaartermijn bepalen.
Een poststuk dat retour komt heeft dus nooit een eigen bewaartermijn. Het is altijd onderdeel van een al bestaande zaak: de gemeente heeft immers al een brief verstuurd. De uiteindelijke uitkomst van die zaak bepaalt dan de bewaartermijn van het retour gekomen poststuk.

Beste Zaalberg,

Naar aanleiding van een bezwaarschrift ivm besluiten over inzage- en verwijderingsverzoeken dat volgende week ter zitting komt, ben ik me aan het verdiepen in de bewaartermijnen. De bezwaarde is geen inwoner en wij hebben slechts de gegevens die verstrekt zijn bij twee verzoeken en het bezwaar.
Ik ging ervanuit dat de bewaartermijn nog niet voorbij was voor de verzoeken (2019 en 2020).

Er worden echter termijnen gebruikt die ik niet goed kan thuisbrengen of die niet op elkaar afgestemd lijken te zijn terwijl ze volgens de selectielijst gesteld zijn (Verseon).

Vragen: wat is de bewaartermijn voor een:
– Inzage- of informatieverzoek toegekend en afgewezen (toegekend kan ook zijn: er is niets bij ons aanwezig);
– Verwijderingsverzoek toegekend en afgewezen?

Wij gebruiken binnen de gemeente:
Zaaktype Resultaat Bewaartermijn
Persoonsgegevens verwijderingsverzoek Ingewilligd 5 jaar
Persoonsgegevens verstrekkingen Afgehandeld 20 jaar
Persoonsgegevens inzageverzoek Afgehandeld 5 jaar
Echter, dat lijkt, in ieder geval deels, gebaseerd te zijn op de BRP en dat is iets anders dan een verzoek om bijvoorbeeld alle gegevens over iemand binnen sociaal domein te verstrekken.

Ik zie ook best twee heel verschillende termijnen in de selectielijst

Blz. 65
– Bescheiden afkomstig van de Nederlandse burgerlijke stand 1 jaar
– Bescheiden verband houdend met de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie (waaronder verzoeken betreffende het inzagerecht) 20 jaar
– Alle overige bescheiden verband houdend met de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie (onder meer onderzoeksdossiers, bescheiden betreffende een procedure ingevolge artikel 2.60 van de Wet BRP) 10 jaar

Lijst zelf (5):

Ik hoop dat u mij (zsm) verder op weg kunt helpen nu ik me afvraag of de termijn bij het eerste verzoek (‘we hebben niets van u’, afgezien natuurlijk van het verzoek) niet gewoon een jaar is en dus al voorbij.

Antwoord:

In uw vraag worden de bewaartermijnen die gelden voor de AVG en de BRP inderdaad door elkaar gehaald.
Er bestaat een verschil tussen het verstrekken van persoonsgegevens uit BRP al recht zoals vermeld in Regeling BRP en verzoeken om inzage van persoonsgegevens onder AVG.
Voor verzoeken om informatie uit de burgerlijke stand c.q. BRP gelden twee bewaartermijnen:
– Verzoeken om eigen gegevens V 1 jaar onder resultaat 5.1.3 (een burger vraagt dan zijn eigen gegevens op. Dat zijn meestal uittreksels)
– Verzoeken van derden om gegevens van een burger onder het inzagerecht V 20 jaar onder resultaat 5.1.2 (hier worden dus gegevens opgevraagd van een burger door een derde partij)
Voor verzoeken onder de AVG geldt:
– Wijzigingsverzoeken, verwijderingsverzoeken, dataportabiliteit, bezwaren omtrent verwerkingen, e.d. : V 5 jaar onder resultaat 6.1
o Indien deze verzoeken worden afgewezen geldt de bewaartermijn van 1 jaar onder resultaat 6.2
– Inzageverzoeken V 1 jaar onder resultaat 6.1.3

Onderzoeksdossier (V10 jaar) betreft het onderzoeken of gegevens in de BRP correct zijn, zoals bijvoorbeeld adresonderzoeken en heeft geen betrekking op verzoeken tot correctie of inzage.

De bewaartermijn van de verzoeken die u bedoeld hangt dus af van welke gegevens worden opgevraagd en of dat gebeurt op basis van de AVG of van de Regeling BRP.

Technisch gezien valt het verzoek uit 2019 onder de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 en het verzoek uit 2020 onder de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. Dat maakt echter geen verschil in het antwoord.

Het is overigens wel zo dat u niet claimen dat u de persoonsgegevens niet meer heeft, alleen omdat de bewaartermijn is verstreken. Een organisatie dient daadwerkelijk persoonsgegevens te overhandigen (indien dat moet) als zij nog beschikt over die gegevens. Met andere woorden: de gemeente kan alleen maar claimen dat de gegevens niet meer aanwezig zijn als deze ook daadwerkelijk vernietigd zijn. Indien de gemeente bijvoorbeeld te laat is met vernietigen (wat in de praktijk nog wel eens gebeurt), dan zijn de gegevens nog aanwezig en moeten die aan de betrokkene (onder de AVG) worden overhandigd.

 

Beste Zaalberg,

Ik krijg een verzoek van een burger om gegevens uit een persoonskaart, maar mag ik die geven en wat mag ik dan geven. Daarnaast nog even dit. Het CBG zijn deze gegevens wel beschikbaar, maar waarom daar wel? Meneer deed dit namelijk bij het CBG maar die waren nog niet zo ver.

Antwoord:

Er is de laatste jaren een enorme discussie geweest over persoonskaarten. In de regel worden op persoonskaarten een beperking van de openbaarheid gezet van 75 jaar om er voor te zorgen dat niet zomaar persoonsgegevens van levende personen openbaar worden.
In het verleden hebben veel streekarchieven deze persoonskaarten gescand en vervolgens op de website gepubliceerd nadat deze 75 jaar was verstreken. Echter, op persoonskaarten werden ook gegevens van de kinderen van het gezin bijgehouden en vaak leven die na 75 jaar nog. Er zijn dus klachten geweest van mensen die zichzelf terugvonden op internet zonder dat zij daarvoor toestemming hadden gegeven. Een rechter heeft een paar jaar terug bepaald dat de streekarchieven in overtreding waren van de Wet Bescherming Persoonsgegevens/AVG.
Veel streekarchieven hebben de kaarten vervolgens weer van de website afgehaald. Een paar hebben ze inmiddels weer terug gezet, maar daarbij hebben ze de gegevens van de kinderen wel zwart gemaakt.
Dit kan dus de reden zijn waarom het CBG nog niet zover is.

U moet zich dus afvragen of:
– De persoonskaart ouder is dan 75 jaar is en er geen beperking van de openbaarheid meer van toepassing is.
– De persoonskaart betrekking heeft op de aanvrager. Is dat niet zo, moet u gegevens van levende kinderen op die kaart onleesbaar maken voor dat u deze verstrekt aan de aanvrager. U kunt in dat geval alleen openbare gegevens verstrekken. Heeft de aanvrager wel een relatie met de gegevens op de persoonskaart, dan verzoekt hij eigenlijk om informatie over zichzelf en kan hij/zij de hele kaart inzien.

U kunt deze vraag overigens ook het beste even voorleggen aan uw functionaris persoonsgegevens.

Beste Zaalberg,

Met regelmaat ontvangen wij via de mail met daarin een link naar hidrive met daarin documenten. Die geopend moeten worden. Er is nu een geval van 60 documenten.
Div zou graag deze mail met link willen koppelen aan het zaaksysteem. Later kan deze mail geopend worden en alsnog de documenten bekijken.
Volgens functioneel beheer kan en mag dit niet en moeten alle 60 documenten één op één geregistreerd worden in het zaaksysteem. vanwege de metadata. Echter de zaak is toch het belangrijkste. Wat is wijs?

Antwoord:

De zaak is inderdaad het belangrijkste. Echter, u dient rekening te houden met de metadatatering. Als vuistregel geldt dat een bestand, document of zaak zo beschreven moet zijn dat aan de titel kan worden afgeleid waar het bestand, document of zaak over gaat.
Wat u wilt bereiken is, dat als een medewerker een zaak opent en de lijst van documenten ziet, hij/zij meteen weet welk document moet hebben als hij/zij ergens naar op zoek is. Als individuele documenten niet goed beschreven worden, vraagt u eigenlijk aan een behandelaar om zelf uit te vogelen welke informatie in welke document te vinden is en dat betekent dat die medewerker één voor één de documenten zal moeten opmaken. Dat is ontzettend tijdrovend.
Dat betekent dat u sowieso geen zip-bestanden moet opnemen. Het betekent ook dat u elke document apart moet registreren. Juist in een zaak waar 60 documenten in zitten, is het van belang dat die 60 documenten correct beschreven worden zodat er en duidelijk verschil is tussen die 60 documenten. Voor overigens wel een document geldt dat alle metadata die al wordt geregistreerd op zaakniveau, niet hoeft worden herhaald in de beschrijving van het document.
In de regel geldt voor correct zaakgericht registreren: de (div-)medewerker zal langer bezig zijn met het registreren van zaken en documenten, maar bij een correcte registratie zal de organisatie als geheel sneller klaar zijn omdat medewerkers sneller de juiste gegevens kunnen vinden.

Als u overigens zip-bestanden opslaat, maakt u uzelf nog meer afhankelijk van software. Zeker als een document 15 tot 20 jaar bewaard moet worden, kan het voorkomen dat de zip-software die nodig is om het zip-bestand te openen niet meer werkt.
U wilt documenten altijd opslaan in een bestandsformaat die goed wordt onderhouden. Dat geldt zeker niet voor zip-bestanden.

Met andere woorden: 60 documenten ontsluiten is veel, maar in de regel is het altijd aan te raden om de metadatering goed te hebben.

Beste Zaalberg,

Bij het inrichten van ons zaaksysteem wordt aan DIV regelmatig gevraagd om een zaaktype aan te leveren. In de gesprekken met medewerkers worden dan allerlei zaaktypen aangedragen. Die niet te herleiden zijn naar de I-navigator. Nu heb ik het volgende verzoek gekregen om het volgende zaaktype op te voeren.
Register van verwerkingen AVG. Dit zaaktype kom ik nergens tegen.
Wat is een goed alternatief, Overigens de gebruiker meent dat het register altijd te bewaren is. Klopt dit.

Antwoord:

Het zaaktype ‘Register van verwerkingen AVG’ is geen zaaktype. Dit noemen wij een categorie. Een zaaktype heeft altijd een werkwoord nodig. Op de updatelijst voor het Model-DSP staat nog een nieuw zaaktype ‘AVG verwerkingsregister mutatie’ en staat het AVG verwerkingsregister als een nieuw register. Deze wijzigingen moeten echter nog worden doorgevoerd.

Het register is inderdaad volgens bijlage 4 van de selectielijst te bewaren. Echter, omdat het register een ‘levend’ document is dat constant kan wijzigen, wordt geadviseerd om regelmatig (b.v. 1x per 5 jaar) een exemplaar te bevriezen en permanent te bewaren.

Beste Zaalberg,

Welke zaaktype gebruiken voor het aanvragen van een kredietlimiet door de gemeente bij een bedrijf om producten af te nemen?

Antwoord:

U kunt een dergelijke aanvraag zien als het aanvraag van een machtiging om een product of dienst in te mogen kopen met een krediet. Daarvoor verwijzen we naar ‘Machtiging/certificering aanvragen’ B1678

Beste Zaalberg,

In ons zaaksysteem maken wij gebruik van een zaaktype Omgevingsvergunning toezicht realisatie. In deze zaken worden onder meer controle stukken en start- en gereedmeldingen geregistreerd.
In de selectielijst zijn er twee resultaten met verschillende bewaartermijnen die gebruikt kunnen worden.
Toezicht uitgevoerd – Generiek resultaat
Toezicht uitgevoerd – Controle realisatie omgevingsvergunningen met brondocumenten BAG

Kunnen jullie aangeven wat het verschil is?

De bewaartermijn verschilt nogal en als ik de inhoud van de zaken bekijk vind ik Blijvend bewaren voor deze zaken wel wat zwaar.

Antwoord:

Gedurende de bouw van bijv. een woning waarvoor een omgevingsvergunning is verleend kunnen diverse controles plaatsvinden. Dit kunnen controles zijn op naleving van de bouw- en vergunningvoorschriften en de controles start en bouw gereed. Deze laatste vormen brondocumenten BAG en moeten blijvend worden bewaard.
De controles die uitgevoerd worden tijdens de bouw, op de bouw- en vergunningvoorschriften, vormen geen brondocumenten BAG. Ik vermoed dat jullie hiervoor het ‘Generiek resultaat’ in jullie zaak/vergunningsysteem aan het zaaktype hebben toegevoegd.

De i-Navigator kent dit resultaattype niet bij het werkproces/zaaktype Omgevingsvergunning toezicht realisatie’.
De i-Navigator kent het afzonderlijke werkproces ‘Controle uitvoering (Omgevingswet)’

Beste Zaalberg,

De afdeling belastingen verstuurt veel uitgaande brieven naar burgers met de mededeling dat de belastingaanslag verminderd wordt. Bv. door verhuizing of overlijden. Verder wordt er geen actie verlangd van de afdeling. Nu moeten deze bieven in het zaaksysteem opgenomen worden. Alleen aan welk zaaktype?. We hebben een zaaktype gecombineerde aanslagen. Dit zaaktype is ingericht op inkomende bezwaren. Als we dit doen krijgt de medewerker heel veel zaken die hij alleen maar hoeft af te handelen.
We hebben een suggestie gekregen op het zaaktype uitgaande documenten op te voeren in het zaaksysteem. Kan dit?
En moeten al deze documenten wel apart opgevoerd als zaak. Is het niet handiger om al deze documenten onder één zaak op te voeren.
Kortom zijn er voorbeelden hoe andere hier mee omgaan. En welk zaaktype zou hier geschikt voor zijn.

Antwoord:

Wij hebben hiervoor het zaaktype ‘Adreswijziging gemeentelijke belastingen’.
Ons advies is om ook dat zaaktype te gebruiken en niet een ‘willekeurig’ zaaktype als ‘uitgaande brief’. Dat laatste zaaktype gaat misbruikt worden voor van alles en nog wat.
Wat u wilt doen, is een zaaktype ontwikkelen dat de organisatie helpt een zaak snel te kunnen afdoen. Bijvoorbeeld door hele specifieke documentsjablonen te maken waarmee de medewerker bijna niks meer hoeft in te vullen. Om dat te bereiken heeft u specifieke zaaktypen en specifieke documenttypen nodig. Een zaaktype als ‘uitgaande brief’ gaat door de hele organisatie misbruikt worden voor allerlei documenten zodat u bijvoorbeeld nooit de juiste bewaartermijn aan dat zaaktype kan hangen en dus altijd achteraf moet gaan archiveren. Daarnaast: het werken met ‘jaarzaken’ werkt nooit. Die worden vaak ook misbruikt voor de organisatie om van alles in op te slaan, waardoor u zelf ontzettend veel tijd kwijt bent met archiveren.

De zaak die de afdeling moet afhandelen begint ook nooit met de uitgaande brief. De trigger voor die uitgaande brief komt uit een andere zaak (overlijden of verhuizing). Uiteindelijk willen we het zaaksysteem zo inrichten dat een zaak over een verhuizing automatisch een zaak start van het type ‘Adreswijziging gemeentelijke belastingen’ waarin meteen alle relevante informatie wordt overgenomen. Die nieuw zaak komt dan terecht in de werkvoorraad van de juiste medewerker die dan een overzicht heeft van alle zaken die hij/zij nog moet afhandelen.
Als u gaat werken met zaaktypen die eigenlijk geen zaaktypen zijn, kunt u heel veel van die mogelijkheden nooit realiseren. Daarnaast is misschien de medewerker sneller klaar met de uitgaande brief, maar het betekent dat dat u (en dus de organisatie in het geheel) veel meer tijd kwijt bent met o.a. archiveren.

 

Beste Zaalberg,

Onze VTH afdeling gebruikt in de applicatie SquitXO het locatiedossier als een soort van vergaarbak van verschillende typen meldingen (bijvoorbeeld mails ter kennisname, aankondiging start tanksanering, melding energiebesparende maatregelen). Wat is de bewaartermijn van zo’n verzameldossier/-zaak? En onder welke categorie van de selectielijst valt dit?

Antwoord:

De selectielijst gaat uit van bewaartermijnen per zaak, niet per dossier. U geeft zelf al aan dat het locatiedossier allerlei verschillende soort informatie bevat. Die informatie wordt in verschillende zaken gebruikt die allemaal een andere bewaartermijn kunnen hebben. Zo dienen gegevens over tanksanering permanent te worden bewaard onder resultaat 11.1.16 en controle op de milieuvergunning 20 jaar onder 12.1.11.
De meeste documenten die u noemt, zullen onder 12.1.11 vallen (V 20 jaar na afhandeling). Er zullen echter ook andere documenten in deze verzameldossiers zitten met een andere bewaartermijn. Daar is het praktisch onmogelijk één resultaat uit de selectielijst aan een locatiedossier te hangen. De enige manier om de juiste bewaartermijnen aan de juiste informatie te kunnen koppelen, is door de dossiers op te splitsen in verschillende subdossiers. Maar dat is handmatig werk en dus tijdrovend.
Praktisch zou u twee dossiers kunnen vormen: één met permanent te bewaren informatie en één met documenten die 20 jaar bewaard moeten. Dan kan het nog wel voorkomen dat bepaalde documenten te lang worden bewaard, maar het is wel relatief gezien de meest efficiënte manier.

 

Beste Zaalberg,

Als een rechtbank of de Raad van State een omgevingsvergunning vernietigd moet die vergunning dan voor eeuwig bewaard worden. Als het om een vergunning met brondocumenten BAG gaat is het duidelijk, dan wel. Maar als het bijvoorbeeld om alleen een milieuvergunning gaat is dat ons niet duidelijk. Wij hebben altijd als uitgangspunt aangehouden dat we vergunningen en eventuele bijbehorende procedures bij de Raad van State voor eeuwig bewaren. Bij procedures bij een rechtbank hebben we dat niet aangehouden.

Antwoord:

De Selectielijst zegt hier een aantal dingen over:
1. Verleende omgevingsvergunningen met brondocumenten voor de BAG die worden ingetrokken dienen bewaard te worden onder resultaat 11.3.1. Strikt genomen staat de gerechtelijke procedure daar los van.
Resultaat 13.1.3 zegt echter dat geschillen over te bewaren zaken ook bewaard moeten worden. M.a.w. als het geschil over een verleende omgevingsvergunning gaat, dient ook de rechtszaak bewaard te worden (in ieder geval de uitspraak)
2. Een ingetrokken milieuvergunning moet onder 11.3.2 ook bewaard te worden. Dus technisch gesproken geldt het bovenstaande ook over uitspraken die milieuvergunningen vernietigen. Echter, dis is niet wat de opstellers van de selectielijst met dit resultaat voor ogen hadden. Het resultaattype is alleen bedoeld voor milieuvergunning die ook daadwerkelijk zijn gebruikt en in een later stadium wordt ingetrokken omdat er bijvoorbeeld een nieuwe milieuvergunning is of omdat het bedrijf ophoudt met bestaan. Het was niet bedoeld om vernietigde milieuvergunningen permanent te bewaren. Dat is dus iets wat moet worden aangepast in de selectielijst.
3. Wat de selectielijst wel voor ogen heeft, is dat zaken die precedentwerking hebben, permanent worden bewaard als uitzondering op de selectielijst (paragraaf 1.3). Het wordt echter overgelaten aan de organisatie om te bepalen wat een precedentwerking heeft en wat niet.

Kortom: technisch gesproken moet nu ook de vernietiging van een milieuvergunning permanent worden bewaard onder 13.1.3 en 11.3.2. Praktisch dient u zelf te kijken naar of de uitspraak van de rechtbank precedentwerking heeft en dan te besluiten of u dit permanent bewaard of niet.

Beste Zaalberg,

De gemeente Haarlem heeft een archief overgedragen in het verleden met beperkingen op de openbaarheid aan het Noord-Hollands Archief (NHA). Er moet nu een besluit genomen worden inzake de aanpassingen van de beperkingen van de openbaarheid op dit archief. Is het nemen van dit besluit een bevoegdheid van het Noord-Hollands Archief of van het College van burgemeester en wethouders van Haarlem. De directeur van het NHA is gemeentearchivaris van Haarlem. In verband met de actualiteit zou ik graag spoedig een antwoord van u willen krijgen.

Antwoord:

Ik verwijs u naar pagina 13 van de handreiking ‘Beperkt waar het moet’. Het is dus een taak van B&W, die zal moeten worden voorgelegd aan de provincie indien het gaat over het verlengen van de openbaarheid tot een termijn die langer is dan 75 jaar.
https://vng.nl/sites/default/files/2019-11/beperkt-waar-het-moet_20190726.pdf

Beste Zaalberg,

Onlangs hadden ik en mijn collega’s een discussie wat betreft het waarderen van informerende stukken m.b.t. circulaires. In dit geval gaat het om bestuurlijke informatienota’s die naar commissies worden gestuurd om te informeren over de gevolgen van de mei-, september- of december circulaire van het Gemeentefonds voor onze gemeente. Welk zaaktype/ selectielijstnummer is wat u betreft het meest passend: ‘uitkeringen vanuit het Rijk (20 jr), ‘Intern informeren( 5 jr), of ‘Voor kennisgeving aannemen – financiële consequenties- (7 jr)?

Antwoord:

U dient te kijken naar het proces dat de gemeente uitvoert. In dit geval verwerkt een gemeente een circulaire waarin de wijzigingen in het gemeentefonds worden behandeld. Hierin staat niet de precieze uitkering die een gemeente krijgt.
Het betreft hier dus het verwerken van informatie met financiële consequenties (resultaat 19.1.1, V 7 jaar na afhandeling).
Eén van de handeling die bij het verwerken van deze circulaire moet gebeuren, is het informeren van de raad(scommissie). Dus binnen de zaak van het behandelen van de circulaire wordt een memo opgesteld. Die memo krijgt dan dus de bewaartermijn van het behandelen van de circulaire.
De memo komt echter ook in de vergadering van de raad(scommissie) terecht. Als onderdeel van die vergadering zal deze memo permanent bewaard worden. Maar als op zichzelf staand document valt de memo dus onder 19.1.1

Beste Zaalberg,

Voor fysieke vernietiging wordt een vernietigingslijst gemaakt. Maar hoe zit dat bij vernietiging van databases? Zijn er wettelijke vereisten voor wat beschreven moet worden op een vernietigingslijst voor een database? Of is het helemaal niet nodig een lijst te maken en volstaat een korte omschrijving bij de aanvraag voor vernietiging? (waarbij de onderbouwing voor vernietiging uiteraard wel vooraf is uitgezocht en in een rapport uitgewerkt).

Antwoord: 

De wet (specifieker art. 8 Archiefbesluit 1995) vereist een ‘specificatie van de vernietigde […] archiefbescheiden’.
Hoe die specificatie er concreet uit ziet (lijst, verzamelbeschrijving, oid) laat de wet aan de inschatting van de zorgdrager.
Dit geldt dus fysieke documenten en digitale informatie.
Een database is een verzameling van (digitale) archiefbescheiden en dient als zodanig ook vernietigd te worden. Dat betekent dat ook de vernietiging van een database moet worden opgenomen om een vernietigingslijst. Zeker als deze database persoonsgegevens bevat dient u zich te verantwoorden over de vernietiging van de informatie in die database. Om die verantwoording goed te kunnen afleggen dient de database en de informatie dat zich daarin bevindt goed beschreven te zijn.
U kunt dan denken aan de volgende metadata:
– Inhoudsomschrijving
– Periode
– Omvang (kb/mb)
– Eventuele classificering (archiefcode/zaaktype)
– Eventuele archiefvormende afdeling
– De bewaartermijn met de vernietigingsgrondslag
– Reden van vernietiging (indien dit anders is dan de bewaartermijn)
Hoe uitgebreid de inhoudsomschrijving ligt aan de inhoud van de database. De omschrijving moet duidelijk genoeg zijn om de verantwoording over de vernietiging te kunnen afleggen.

Beste Zaalberg,

Normaliter wordt een brief met een verzoek om aanvullende gegevens van een cliënt nav een aanvraag voorziening bij de stukken opgeborgen van de aanvraag voorziening.

Nu is echter een hele flinke stapel met Brieven inzake verzoeken om aanvullende gegevens apart binnengekomen op het archief.
Op de brief staan alleen naam en adres van betreffende aanvrager en niet bij welke werkproces/aanvraag deze brief hoort.

Mogen wij deze stapel apart in een verzamel map opbergen en zo ja, onder welk procesnummer komt dit dan te vallen….

Onder welkprocestype horen dit soort brieven thuis?

 

Antwoord:

Er is geen resultaat voor deze stukken in de selectielijst. Deze brieven horen natuurlijk bij de zaak waar ze bij horen.
Als het alleen de uitgaande brieven betreft waarbij de cliënt om gegevens wordt gevraagd is het op zich geen probleem: indien de cliënt de gevraagde gegevens op tijd heeft ingeleverd, is de noodzaak om de verzonden brief te bewaren, vervallen.
U kunt de brieven dan scharen onder 19.1 (V 5 jaar). In het Model-DSP is hier geen zaaktype voor.
Problemen gaan zich voordoen indien bij deze brieven ook de antwoorden zijn geregistreerd. Die antwoorden maken onderdeel uit van de aanvraag en het betreft vaak gegevens waarop de cliënt gecontroleerd kan worden. Aangezien de bewaartermijn van de bijstand V 10 jaar na einde uitkering is, zullen ook de aanvullende gegevens zo lang bewaard moeten worden. Als dat het geval is, kunt u het beste kiezen voor ‘Bijstand aanvraag’ kiezen.

Beste Zaalberg,

Onlangs is voor onze nieuwe burgemeester een woonplaatsontheffing vastgesteld. Nu is de vraag met welk zaaktype het dossier rond deze ontheffing te registreren en opslaan in ons zaaksysteem. In de i-Navigator (ZTC2) heb ik zelf nog geen passend zaaktype kunnen vinden.

Antwoord:

Deze ontheffingen worden door de provincie verleend. Deze dient de gemeente dus aan te vragen.
Voor alle ontheffingen die gemeente zelf aanvraagt, is maar één generiek zaaktype aanwezig in het Model-DSP: Vergunning/ontheffing aanvraag bij derde B1161

U kunt overigens het beste vragen omtrent het Model-DSP stellen aan de helpdesk van het Model-DSP: helpdesk.dsp@sdu.nl
Daarvoor kunt u het beste rechtstreeks uit de i-Navigator mailen. Onder ‘Help’ vindt u de knop ‘mail helpdesk’. Wij kunnen dan ook uw versie van de i-Navigator en model-DSP zien. Wij kunnen dan ons antwoord daarop aanpassen.

Beste Zaalberg,

In het verleden (jaren 80) stelde de gemeente zich garant voor particulieren voor de aankoop van bestaande en nieuwe woningen. De garantie gold dan voor de looptijd van de hypotheek.
In de jaren 90 is de nationale hypotheek garantie ontstaan met een achtervangconstructie en waarborgfonds en het risico en de garantie verplaatst van de gemeente naar het Rijk.
Betekent dit dat de verleende gemeentegaranties door gemeente kunnen vervallen in verband met het vervallen van het belang voor de gemeenten en vernietigd kunnen worden?

Antwoord:

In 1995 heeft de Nationale Hypotheek Garantie de gemeentelijke garanties vervangen. Dat betekent dat in 1994 de laatste garanties door gemeenten zijn verstrekt. De duur van een hypotheek (en daarmee de garantie) is 30 jaar. De laatste garanties vervallen dus pas in 2024. Deze garanties zijn niet door de NHG vervangen en gemeenten zijn daar dus nog steeds verantwoordelijk voor.
Praktisch gezien zijn bijna alle garanties al vervallen. Gemeenten die nog wel garanties hebben uitstaan, krijg nog steeds jaarlijks een overzicht van de betrokken banken met daarin de stand van zaken.
U kunt dus niet zomaar aannemen dat ALLE garanties zijn vervallen en kunt dus ook niet alle dossier nu vernietigen. U kunt dus wel alle dossiers op V2032 zetten (24+7+1) of u kunt ervoor kiezen om de dossiers even door te lopen en die te beoordelen op de start van de garantie.

 

 

Beste Zaalberg,

Er is op dit moment bij ons een discussie over het inboeken van de post. Het gaat om post die bijvoorbeeld binnenkomt via een bewindvoerder. bijvoorbeeld de bewindvoerder vraagt kwijtschelding aan voor een cliënt of jeugdzorg vraagt zorg aan voor een jeugdige. op wiens naam moet dit worden ingeboekt in het zaaksysteem. Vooral de vraag als jeugdzorg iets aanvraagt voor een jeugdige op welke naam wordt dit gezet? op de naam van de bewindvoerder, de jeugdige of de ouder(s)?

Antwoord:

De gegevens van de aanvrager worden vastgelegd bij de NAW-gegevens van de afzender. Naast de aanvrager is er de betrokkene, degene voor wie een aanvraag wordt gedaan. Deze gegevens zullen in de inhoudsomschrijving van de aanvraag en/of de zaak/dossiernaam worden opgenomen. Ook kun je denken aan een apart veld voor deze gegevens. Dit alles voor zover dit noodzakelijk is en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).
Het is mogelijk dat de toekenning van de zorg niet gericht wordt aan de instelling, maar direct aan de jeugdige. Bij minderjarigen kunnen stukken geadresseerd zijn aan ‘De ouder(s)/verzorgers van …..’.
De wijze waarop wordt gecorrespondeerd zal bepalend zijn voor de NAW-gegevens die worden vastgelegd bij de aanvraag en de uitgaande correspondentie.

 

Beste Zaalberg,

Op grond van artikel 7.3.9. van de Jeugdwet is er een verzoek tot vernietiging van gegevens bij ons ingediend. Volgens de selectielijst zouden de betreffende documenten 20 jaar bewaard moeten blijven. Bij deze categorie (8.1.2) wordt als toelichting gegeven het tweede lid van dat artikel :
– zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is. Vernietigen binnen drie maanden na ontvangst van een strekkend verzoek van de betrokkene, mits geen aanmerkelijk belang van een derde of wetgeving zich daartegen verzet-
Mijn vraag is, is de Archiefwet een wet zoals bedoeld in dit tweede lid van artikel 7.3.9? Of is het juist het idee dat in geval van een verzoek obv dit artikel 7.3.9 er wel voortijdig vernietigd moet worden?

Antwoord:

Aan een verzoek tot vernietiging van gegevens, zoals opgenomen in de Jeugdwet, moet in beginsel tegemoet gekomen worden. Dit geldt niet “voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.”
De gemeentelijke selectielijst is volgend, ondergeschikt aan specifieke wet- en regelgeving. Dit betekent dat tot vernietiging moet worden overgegaan tenzij “redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.”

Beste Zaalberg,

Ik mis in de selectielijst van 2017 en 2020 de waardering van het behandelen van een inspraakreactie en/of zienswijze. Zeker bij procedures m.b.t. het opstellen van ruimtelijke plannen worden deze mogelijkheden geboden. Ook kunnen inwoners een zienswijze indienen op een aanvraag omgevingsvergunning. Onder welke procestype kunnen we deze zaken laten vallen. in de selectielijst 2012 kom ik zienswijzen nog wel tegen onder ruimtelijke plannen, voorbereiding met een termijn van 20 jaar.

Antwoord:

Het klopt dat de Selectielijsten 2017 en 2020 niet praten over zienswijzen en inspraakreacties. Deze documenten worden namelijk gezien als onderdeel van het grotere proces. De zienswijzen en inspraakreacties krijgen daarmee de bewaartermijn van de zaak waar ze bij horen.
Indien ze horen bij een bestemmingsplan geldt dus resultaat 9.1.3, bij een omgevingsvergunning geldt 11.1.5 en voor inspraakreacties bij nieuw beleid 2.1.1. Daarbij verplicht de selectielijst u om de vastgestelde/verleende exemplaren te bewaren, meer niet. Andere documenten mag u ‘opschonen’.
In de selectielijst 1996 werd een bewaartermijn van 20 jaar gesproken als een voorbereiding. De huidige selectielijst maakt geen onderscheid tussen voorbereiding en vaststelling. De termijn van 20 jaar had betrekking op de overbrengingstermijn van 20 jaar. In de nieuwe archiefwet wordt die termijn teruggebracht naar 10 jaar. Daarnaast zijn er organisaties die geen tijd meer willen besteden aan het arbeidsintensieve opschonen van (digitale) dossiers. De huidige selectielijst verplicht daarom bewust organisatie niet tot het opschonen van dossiers. De mogelijkheid wordt wel geboden, maar is dus niet verplicht. De selectielijst geeft daarnaast ook geen termijn meer voor opschoning. Of een organisatie dus wil opschonen en op welk tijdstip wordt geheel aan de organisatie overgelaten.
Indien u zienswijzen en inspraakreacties wilt opschonen, lijkt het logisch om dat op het moment van overbrenging te doen. Maar u bent daar dus geheel vrij daarin.

 

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over het zaken die gaan over asbestdakenkaart, melding. hoe lang moeten deze meldingen worden bewaard?

Antwoord:

De landelijke asbestdakenkaart is een publicatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Het betreft een momentopname van de asbestinventarisaties die gemeenten uitvoeren.
Het feit dat u de inventarisatie aanmeldt bij het programma ‘Asbestversnelling’ betekent dat u het ministerie informatie verstrekt over de door u gedane inventarisatie.
De inventarisatie dient u te bewaren. Het feit dat u het ministerie informeert, kunt u op basis van resultaat 20.1 van de selectielijst vernietigen.

Beste Zaalberg,

Het proces geboorteaangifte kent de bewaartermijn 110 jaar. Echter is de geboorteakte die opgesteld wordt blijvend te bewaren. Het brondocument is 110 jaar. Nu vraag ik me af of jullie bij dit proces maar ook bij (overlijdensaagifte etc.) ervanuit gaan dat de akte niet wordt opgesteld in dit proces. En indien deze aanname correct is, in welk zaaktype/proces wordt de akte opgesteld?

Antwoord:

De akte worden niet door de gemeente bewaard maar 1x in de zoveel tijd naar Almelo gestuurd. Die hoef je dus niet permanent te bewaren in een zaaksysteem.
Je bent verplicht de brondocumenten 110 jaar te bewaren. Almelo bewaart ze permanent.

P.s deze vragen kun je het beste stellen aan: helpdesk.dsp@sdu.nl

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over publicaties in het gemeenteblad. in het gemeenteblad staan digitaal de publicaties van bv. vastgesteld bestemmingsplan, verleende bouwvergunningen etc. Hoe lang moeten deze worden bewaard? klopt het dat deze op basis van 20.1 na 1 jaar weg mogen en ik zie alleen dat publicaties met historisch belang moeten blijven bewaard. Valt de publicatie van een bestemmingsplan hier ook onder?

Antwoord:

Een publicatie valt in het algemeen onder de zaak waar deze bij hoort. Indien u dus een bestemmingsplan publiceert, hoort de publicatie bij het bestemmingsplan. Aangezien een bestemmingsplan permanent te bewaren is, geldt dat dus ook voor de publicatie van dat bestemmingsplan. U heeft namelijk een wettelijke verplichting tot publicatie en u dient daarover verantwoording af te leggen. Indien een bestemmingsplan niet gepubliceerd is, kan een rechter het bestemming ongeldig verklaren.
Dat geldt voor alle zaken die een gemeente verplicht dient te publiceren.
Onder 20.1 vallen publicaties die niet bij een andere zaak horen, zoals bijvoorbeeld een nieuwsbrief

Beste Zaalberg,

Ik heb een tweetal vragen rond bewaartermijnen WMO zaken.
Bij de gemeente Olst-Wijhe worden op basis van de aanvraag en een gesprek een ondersteuningsplan gemaakt. Op basis van dit plan worden wel of geen voorzieningen verstrekt. Er vindt dus altijd een inhoudelijke toets plaats en afspraken gemaakt die opgenomen worden in het plan. Wij hebben deze plannen op basis van 3.1.5. plan van aanpak WMO cliënt beoordeeld. Ook de plannen waar geen gemeentelijke voorziening(en) zijn verstrekt worden nu 15 jaar bewaard. Mijn vraag is klopt onze redenatie of moeten de plannen op basis waar geen gemeentelijke voorziening(en) verstrekt wordt beoordeeld worden als afgebroken.
De tweede vraag is. hoe gaan we om met zaken die afgerond zijn en dus een bewaartermijn 15 jaar hebben maar waar begunstigde op een later tijdstip overlijd. Laten we die zaken de hele bewaartermijn in het zaaksysteem zitten of passen we de bewaartermijn achteraf aan. zo ja welk resultaat kiezen we dan, 8.4.1 ?.

Antwoord:

Uw verwijzing naar resultaat 3.1.5 voor het ondersteuningsplan WMO is correct. Echter, er zit hier een klein addertje onder het gras: indien er geen verstrekkingen wordt verstrekt is er eigenlijk ook geen ondersteuningsplan. Een ondersteuningsplan beschrijft namelijk hoe een cliënt kan worden geholpen. Indien de gemeente tot de conclusie komt dat er geen gemeentelijke voorzieningen worden verstrekt, vindt er dus geen ondersteuning plaats en is er geen ondersteuningsplan.
In die gevallen dient u te verwijzen naar resultaat 3.2 (V 5 jaar) van de selectielijst en het plan te beschouwen als een ‘niet vastgesteld’ plan. Dit sluit ook beter aan bij het uitgangspunt van de AVG dat u niet onnodig persoonsgegevens (in dit geval bijzondere persoonsgegevens) bewaart.

De bewaartermijn van 15 jaar is een wettelijk voor geschreven bewaartermijn zoals ook staat aangegeven bij resultaat 3.1.5 en 8.1.1. U mag daar niet van afwijken, al lijkt dat in uw voorbeeld niet heel logisch. De Wet Maatschappelijke Ondersteuning geeft u echter geen mogelijkheid om gegevens eerder te vernietigen, anders dan op verzoek van een betrokkene. De selectielijst praat dan ook over een behandeltermijn van 15 jaar na afhandeling. Deze bewaartermijn is dus niet afhankelijk van een object en dus ook niet van de overlijdensdatum van de cliënt. U zult dus altijd een voorziening 15 jaar (na afhandeling van de aanvraag) moeten bewaren.

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over het vernietigen van whats app berichten De berichten worden van de mobiel gezet in het zaaksysteem. Dit betreft hier dan een kopie. Ze komen in 1 bulk in het zaaksysteem terecht, tenzij het formele informatie betreft dan wordt er een aparte zaak aangemaakt in het zaaksysteem of het wordt toegevoegd aan een zaak. Nu is mijn vraag mogen de originele berichten dan worden verwijderd van de telefoon? Of zou je dit moeten regelen in je handboek vervanging omdat je het origineel niet opslaat maar een kopie? 

Antwoord:

Technisch gesproken bewaart u inderdaad een kopie. Er is dus sprake van vervanging. Het beste kunt u in uw handboek vervanging de procedure opnemen voor het archiveren van de tekstberichten.
De telefoon is (uiteraard) geen archieflocatie. Indien u de gearchiveerde informatie vernietigt omdat de bewaartermijn is verstreken, dient u deze informatie te vernietigen zonder een spoor achter laten. Met andere woorden: indien de berichten uit het zaaksysteem/DMS verwijderd worden, dienen zij ook van de telefoon verwijderd te zijn.
In dit geval is dit lastig te realiseren: gebruikers willen (natuurlijk) graag hun berichten op hun telefoon houden om ze te kunnen terug vinden. Liever wilt u dat niet, maar u dient hier wel rekening mee te houden.
Het belangrijkste is dat u uw zaaksysteem of DMS aanwijst als locatie voor de archivering van de berichten.

Beste Zaalberg,

Mijn organisatie is bezig met het opstellen van het progamma van eisen m.b.t. de aanschaf van een nieuw personeelssysteem.
Nu is mijn vraag welke eisen moet DIV laten meenemen in het progamma van eisen? Tot nu toe is er één eis opgenomen NEN-2082 de oplossing is geschikt om conform de normen te archiveren of biedt de mogelijkheid om de binnen de oplossing opgeslagen documenten middels een koppeling in een DMS of zaaksysteem te archiveren. Ik hoop snel iets van u te horen.
Alvast bedankt!

Antwoord:

Vaak zien wij dat bij een aanbesteding als eis is opgenomen dat de aan te schaffen applicatie moet voldoen aan NEN 2082. Diverse vakgenoten menen dat dit (archief)wettelijk gezien ook verplicht is, leveranciers geven dit soms ook aan.

Toepassing van NEN 2082 is archiefwettelijk gezien niet verplicht. Voordat je als aanbestedende organisatie NEN 2082 als eis stelt zou stellen, is het belangrijk dat binnen de organisatie inhoudelijke kennis aanwezig is over de inhoud van deze norm. Hiermee wordt bedoeld dat iemand kritisch lezend de volledige norm heeft doorgenomen en zich daarbij ook een mening heeft gevormd over relevantie en toetsbaarheid van alle 155 in NEN 2082 opgenomen functionele eisen. In NEN 2082 wordt bijvoorbeeld een onderscheid gemaakt tussen eisen die verplicht of optioneel zijn. Bij kritische doorneming van NEN 2082 blijkt bijvoorbeeld dat voor enkele eisen onduidelijk is of die verplicht of optioneel zijn. Tevens zijn niet alle eisen voldoende eenduidig interpreteerbaar geformuleerd en mede daardoor niet altijd toetsbaar.

Bij een aanbesteding van een applicatie waarmee archiefwaardige informatie beheerd moet gaan worden is het zinvol als DIV samen met het betrokken organisatieonderdeel afstemt welke functionele eisen relevant zijn. NEN 2082 kan daarbij als inspiratiebron gebruikt worden.

Beste Zaalberg,

Hier is men gewoon om alles tussen toekenning uitkering en beëindiging te bewaren.
Dus ook de hercontroles, terugvorderingsonderzoeken (heronderzoeken, onderzoeken, onderzoek stand van zaken terugvordering).

Op sommige onderzoeken volgt een rapport met een besluit (brief aan klant) en bij sommige onderzoeken volgt er alleen een rapport.
Met besluit moet je denken aan: ongewijzigde voortzetting, wijziging uitkering, intrekking uitkering bepaalde periode

Zouden deze stukken volgens de selectielijst 12.1.1 na afhandeling (procestermijn nihil) op 10 jaar gezet moeten worden?

Betreft dit dan onderzoeken waar op een besluit is of zonder besluit?

Antwoord:

Ik verwijs u naar paragraaf 5.5.2 van de handreiking Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020: https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/handreiking-gebruik-selectielijst_20200506_0.pdf
Kort gezegd: indien een onderzoek aanleiding geeft tot aanpassing van de uitkering, kan dat bij de uitkering worden bewaard. Technisch gesproken leidt het onderzoek dan tot een aparte zaak (aanpassing uitkering) en krijgt het die bewaartermijn mee.
Meestal zijn het echter éénmalige sancties. Na 10 jaar hebben dat soort sancties geen meerwaarde meer voor het dossier en kunnen dus vernietigd worden. Als het een sanctie betreft met een looptijd (b.v. een invordering) mag de zaak 10 jaar worden bewaard tot na afloop van de invorderingsprocedure.

 

Beste Zaalberg,

Naast aanvraag uitkeringen (voorziening) – met besluit toegekend, afgewezen, ingetrokken, buiten behandeling gesteld hebben wij ook zogenaamde “No shows”…
Mensen die een uitkering vragen en bij de “poort” worden tegenhouden, doordat ze toch werk vinden of scholing gaan volgen.
Er volgt geen formeel besluit. Kunnen deze “No Shows” gezien worden als een afgebroken voorziening ?

Antwoord:

In de gevallen die u beschrijft, wordt de aanvraag afgebroken door de aanvrager. De gemeente zelf neemt in zijn geheel geen beslissing (bij het buiten behandeling laten van een aanvraag besluit de gemeente dat te doen.
U dient dan inderdaad te verwijzen naar resultaat 8.4.1 met de wat lastige bewaartermijn van 6 weken. De VNG heeft deze bewaartermijn in de Selectielijst 2020 opgenomen om gemeenten erop te wijzen dat de persoonsgegevens in deze aanvragen zo snel mogelijk vernietigd dienen te worden.

Beste Zaalberg,

In de selectielijst staat dat anterieure exploitatieovereenkomst na 10 jaar vernietigd mag worden. Wij hebben ze echter altijd bewaard, wat is nu juist.

Antwoord:

Een anterieure exploitatieovereenkomst is een overeenkomst waarin de gemeente afspraken met een initiatiefnemer maakt over de ontwikkeling en eventuele grondexploitatie van een gebied. Uiteindelijk vertaalt zich dat naar een bestemmingsplan en eventueel een grondexploitatie. Met andere woorden: de anterieure exploitatieovereenkomst kan worden gezien als onderdeel van de voorbereiding van een bestemmingsplan.
De overeenkomst zelf werd in de selectielijst van 1996 niet specifiek benoemd en vandaar uit is er geen verplichting om deze overeenkomst permanent te bewaren. Bij anterieure exploitatieovereenkomsten werd verwezen naar categorie 2.17 van de selectielijst 1996: 7 jaar na vervallen van de administratieve verplichtingen. Vaak werd in het verleden de anterieure exploitatieovereenkomst opgeborgen in het dossier over het opstellen van het bestemmingsplan en werd als onderdeel van die voorbereiding toch bewaard. Echter, die verplichting is er dus nooit geweest.

In de selectielijst van 2017 en 2020 is deze lijn doorgetrokken: de anterieure exploitatieovereenkomst is nog steeds niet aangemerkt als een te bewaren document. Tegenwoordig wordt er verwezen naar resultaat 16.1 van de selectielijst 2020: V 10 jaar na einde van de overeenkomst.

Met andere woorden: op zich is het niet vreemd dat in het verleden de overeenkomst permanent bewaard werd, maar dat heeft dus nooit gehoeven.

 

Beste Zaalberg,

Bij kwaliteitscontrole zaakdossiers het resultaat van Zaaktype lidmaatschap/deelneming beheren gecontroleerd. ( i.c. lidmaatschap van Bank Nederlandse Gemeenten).
Ingekomen document van BNG dat ook in 2020 geen dividenduitkering plaatsvindt. Behandelaar waardeert stuk als vka met als selectielijst-item 12.1 Toezien en handhaven – toezicht uitgevoerd, bewaartermijn 5 jaar..

Ik betwijfel of dit de juiste grondslag is. Ik denk eerder aan een grondslag 19.1.1.

Kunt u mij van advies dienen?

Antwoord:

De gemeente voert naar aanleiding van dit document inderdaad geen toezicht of handhaving uit. Het is niet zo dat de gemeente toezicht uitvoert op de BNG. Dat is geen gemeentelijk taak.
Als de BNG wel een dividenduitkering had gedaan, had de gemeente dat alleen in een systeem geregistreerd en vervolgens het document gearchiveerd. Met andere woorden: de gemeente had alleen de gegevens verwerkt (hoofdproces 19 van de selectielijst).
Aangezien de gemeente hier geen geld toegekend krijgt, heeft dit document dus geen financiële consequenties en kunt u dus verwijzen naar 19.1 (V 5 jaar).
Mocht de gemeente wel een uitkering gehad, was er wel sprake van financiële consequenties en diende verwezen te worden naar 19.1.1 (V 7 jaar).
Wilt u echter dit soort documenten standaard laten verwijzen naar een categorie uit de selectielijst, adviseer ik u te verwijzen naar 19.1.1 vanwege de mogelijk financiële gevolgen.

Beste Zaalberg,

Volgens de Selectielijst 2017 en 2020 valt een Sanctie Participatiewet – besluit tot invordering onder Procesnummer 12.2.
De zaak bestaat dan vaak uit 2 delen:
het opleggen van de sanctie 12.2
en de invordering van de sanctie: 18:3

Hoe zit het in het geval van een Boete?
Wanneer Cliënt een (Participatiewet) Boete krijgt nav het niet nakomen van de inlichtingenplicht. Valt dit dan onder 12.2.5 en de invordering van de boete onder 18.3?

Antwoord:

Een bestuurlijke boete valt inderdaad onder 12.2.5. In theorie betekent dat inderdaad dat een sanctie onder de Participatiewet onder 12.2 (v 10 jaar) valt en een boete onder 12.2.5.
In de praktijk komt dat echter nooit voor: een bestuurlijke boete wordt namelijk opgelegd aan een cliënt die teveel bijstand heeft ontvangen. De boete wordt dan opgelegd bovenop het bedrag dat teruggevorderd wordt.
De bestuurlijke boete is daarmee verweven in de zaak van de terugvordering en zal in de praktijk onder 12.2 vallen.
Gegevens over de bestuurlijke boete en de terugvordering worden daarna ook opgenomen in de zaak van de invordering, zodat de gegevens net zolang worden bewaard als dat de invordering/terugvordering loopt (resultaat 18.3)

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag. Volgens de selectielijst moet een afgewezen verzoek om kwijtschelding na 1 jaar worden vernietigd. Nu wil een medewerker graag dat deze 5 jaar worden bewaard. Hij draagt de volgende argumenten aan:
• Het komt wel eens voor dat een belanghebbende voor het lopende jaar kwijtschelding heeft gekregen. Wanneer deze persoon voor de afgelopen jaren geen kwijtschelding heeft gehad is dit meestal een reden om bezwaar in te dienen. Hierdoor is het nodig om na te kunnen kijken of dit terecht is gebeurd.
• Belanghebbenden verwijzen wel eens terug naar eerder toegestuurde stukken. Het is klantonvriendelijk om deze stukken dan opnieuw op te vragen.
• Ik zie het verschil niet in de rechten van privacy/rechten van de aanvrager voor degene die wel kwijtschelding krijgen (7 jaar bewaartermijn?!). Overigens lijkt mij dat de archiefstukken toch goed beveiligd zijn.

Langer bewaren lijkt mij ook in strijd met de AVG. Wat zouden jullie adviseren en hebben jullie een idee hoe andere gemeenten hier mee om gaan?

Antwoord:

Bij het bepalen van de bewaartermijnen zoals opgenomen in de selectielijst is onder andere gekeken naar de risico’s die een gemeente loopt als zij informatie te lang of te kort bewaard. Eén van de risico’s die de gemeente loopt is uiteraard de AVG. De AVG zegt dat een gemeente informatie niet langer mag bewaren dan noodzakelijk en dat zij geen persoonsgegevens mag bewaren waar zij geen grondslag voor heeft.
In uw voorbeeld wordt een aanvraag voor kwijtschelding geweigerd. Bij het opstellen van de selectielijst is daarover gezegd dat de gemeente voor de stukken die in die zaak zitten veel risico loopt voor het onnodig bewaren van persoonsgegevens omdat in deze zaak veel financiële gegevens en gegevens over de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) zitten. Er is dus een korte bewaartermijn bepaald van 1 jaar omdat deze gevoelige persoonsgegevens zo snel mogelijk vernietigd moeten worden. Langer bewaren is, omdat hier geen grondslag voor is, in strijd met de AVG en ook in strijd met wetgeving aangezien de selectielijst wettelijk is vastgesteld.
Dat een jaar later de aanvrager opnieuw een aanvraag indient en dan misschien naar eerdere bewijsstukken verwijst en dat het klantonvriendelijk is om die opnieuw te vragen is bijzaak. Dit is één van de gevolgen van de AVG. Het bewaren van gegevens omdat deze situatie misschien voorkomt is gewoonweg niet mogelijk. Het gevaar dat gegevens dat onnodig te lang worden bewaard, is dan te groot.

Aangezien de bewaartermijn van een afgewezen aanvraag 1 jaar is, bestaat de zaak van de afgewezen aanvraag nog op het moment dat de aanvraag voor het nieuwe jaar binnenkomt. Gegevens van de eerste aanvraag kunnen dan eventueel nog worden overgezet naar de nieuwe aanvraag (met weer een nieuwe bewaartermijn), maar om dit te kunnen doen, moet daar dus wel weer een gegronde reden zijn. Dit mag bovendien niet de regel zijn, maar moet per geval bekeken of dit noodzakelijk is. 5 jaar bewaren is in ieder geval geen optie.

Indien een kwijtschelding wordt toegekend, heeft dat financiële consequenties voor de organisatie en dat is iets waar de gemeente zich over moet verantwoorden. Vandaar dat die stukken dan 7 jaar bewaard mogen worden: er is dan een wettelijke reden (grondslag) om deze gegevens te bewaren.

Beste Zaalberg,

Ik heb nog een vraag. Volgens de nieuwe selectielijst 6.1.4 moet je moties bewaren. Is dit ook van toepassing op een motie van een andere gemeente waarmee de gemeenteraad instemt of adhesie betuigt?

Antwoord:

Resultaat 6.1.4 gaat over ingewilligde moties of adhesiebetuigingen. Uw voorbeeld is een adhesiebetuiging. In de regel doet een gemeente er weinig mee. Die vallen dan onder resultaat 6.2 (1 jaar).
Adhesiebetuigingen waar wel op wordt ingegaan, moeten komen weinig voor. Vandaar dat deze onder 6.1.4 permanent bewaard dienen te worden.

Beste Zaalberg,

Onderstaande vragen zijn bij ons gaan leven n.a.v. de te bewaren stukken van de diverse commissies.
Kunt u hier een antwoordt op geven ? Alvast bedankt.

Openstaande vragen
• Verslag: betekent dit het verslag van de hoorzitting(en), of meer algemeen een verslag op hoofdlijnen (notulen) van de zittingsdag, d.w.z. een korte samenvatting per agendapunt (voorbespreking, 1e zaak, 2e zaak) en niet het complete verslag van de hoorzitting(en) zelf?
• Besluitenlijst: wat wordt hieronder verstaan? Gaat dit om de uitkomst per hoorzitting (bv ongegrond/gegrond) of gaat dit om het adviesverslag van de commissie?
• En als het niet gaat om het verslag van de hoorzitting en het advies van de commissie, moeten we dan nog korte notulen met bijbehorende besluiten gaan aanmaken? Op p. 27 van de VNG Handreiking Selectielijst dit:

“Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard. In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen. Hierin werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om dergelijke verslagen te maken van openbare vergaderingen, echter: als ze wel zijn gemaakt en gepubliceerd dienen ze op grond van de selectielijst eeuwigdurend te worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet uitsluitend dienen als service aan de burger, maar daadwerkelijke rechtsgevolgen en historisch belang hebben. Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijsten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard. Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 AW voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen.”

Op grond hiervan zou je kunnen redeneren dat als het niet is aangemaakt, het ook niet aangemaakt hoeft te worden. Hoe zien jullie dit?

Antwoord:

Bedoeld worden de verslagen van de diverse commissies. De Selectielijst gaat er daarbij inderdaad vanuit dat u alleen documenten bewaart die worden aangemaakt bij een zaak (overleg). Indien een besluitenlijst niet wordt gemaakt, kan deze ook niet worden bewaard. Datzelfde geldt voor de videotulen/audiovisuele opnamen van vergaderingen. Vanuit de gemeentewet is er bijvoorbeeld een verplichting om van een vergadering van de raad een verslag te maken. Als die verplichting er niet is, bent u niet verplicht zo’n verslag te maken en verplicht de Selectielijst u dus ook niet om er één te maken. De Selectielijst verplicht alleen documenten (agenda’s/verslagen/videotulen) te bewaren die ook daadwerkelijk zijn aangemaakt.

De Commissie Bezwaarschriften is een apart geval: eigenlijk wordt er voor een vergadering van deze commissie alleen een agenda opgesteld met daarin een overzicht van de verschillende hoorzittingen. Het komt niet vaak voor dat er een verslag van de gehele vergadering worden gemaakt. Er wordt wel een verslag van elke hoorzitting gemaakt, maar die maakt deel uit van de zaak die het bezwaarschrift behandeld. Datzelfde geldt voor het advies dat de commissie opstelt. Technisch gesproken hoeft van een bezwarencommissie dus alleen de agenda te worden bewaard. Als er tevens een verslag gemaakt wordt over de gehele vergadering (met bijvoorbeeld de uitkomsten van alle behandelde zaken) dan dient die wel bewaard te worden.

Beste Zaalberg,

De vernietigingstermijn bij het resultaat Afgebroken onder het zaaktype WMO-aanvragen is 6 weken volgens de selectielijst. Als ik de uitleg over het resultaat Afgebroken in de handreiking goed interpreteer moeten aanvragen die tijdens het proces zijn afgebroken na 6 weken worden vernietigd. Bijvoorbeeld als een cliënt aangeeft de aanvraag in te trekken, of als cliënt overlijdt of verhuisd naar een andere gemeente. Ook als een cliënt niet reageert op een verzoek om aanvullende gegevens wordt het proces afgebroken volgens mij.
Voor de collega’s van de vakafdeling is dit een probleem. Hieronder een voorbeeld waar ze tegen aanlopen:
“Maar stel nu dat iemand een melding heeft gedaan, klantmanager is al op huisbezoek geweest en heeft e.e.a onderzocht en op papier gezet. Maar wacht nog op enkele gegevens van de client. Blijkt dat client 3 maanden in revalidatie heeft gezeten. Dus daarom niet heeft gereageerd. Na revalidatie meld hij zich. Dan is alles bij ons vernietigd en moeten we helemaal op nieuw beginnen? We kunnen niet eens meer terugvinden welke klantmanager er bij de client is geweest, want de complete casus is verwijderd.”
Wat is jullie advies?

Antwoord:

Wat u beschrijft is een uitzonderlijke situatie. Helaas is het haast onmogelijk bij het opstellen van een selectielijst rekening te houden met uitzonderlijke situaties. De bewaartermijn is toegevoegd aan de selectielijst omdat deze processen vaak veel bijzondere persoonsgegevens bevatten en uit de praktijk is gebleken dat veel betrokkenen deze gegevens zo snel mogelijk vernietigd willen hebben. De termijn van 6 weken is inderdaad heel kort, maar aangezien de selectielijst officieel is vastgesteld, dient u zich te houden aan deze termijn. Dit is daarmee ook de bewaartermijn die u communiceert met betrokkenen in het geval dat een aanvraag wordt afgebroken. In het geval dat u ervoor kiest dit soort zaken langer te bewaren, loopt u dus een risico.

Beste Zaalberg,

De consultatie versie van de nieuwe archiefwet (https://www.internetconsultatie.nl/archiefwet) is voor mij niet geheel duidelijk t.a.v. de verplichting tot benoemen archivaris voor overheidsorganisaties. In par. 4.10 (p 41) wordt gesteld “De benoeming en aanstelling van een archivaris door provincie,
gemeente of waterschap is voortaan verplicht. “. Hierbij wordt de bepaling dus beperkt tot provincie, gemeente of waterschap.
In de toelichting bij de consultatie versie wordt daarentegen in hfdstk 5, onder ‘Hoe het wordt’, vermeld: “De aanwijzing van een archivaris door
het decentrale bestuur is verplicht.” Hierbij wordt de toepassing niet beperkt tot gemeente, waterschap of provincie. Indien u zelf het antwoord niet kunt geven, kunt u mij dan doorverwijzen naar de juiste instantie hiervoor?

Antwoord:

Conform het Besluit aanwijzing overheidsorganen waarvan archiefbescheiden dienen te worden bewaard […] waarin deze overheidsorganen gevestigd zijn of zijn geweest (https://wetten.overheid.nl/BWBR0012449) zijn op dit moment de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden aangewezen aan archiefbewaarplaats voor wat betreft rijkstaken van de Universiteiten. De Rijksarchivaris van het RHCL is dus tot nu toe de archivaris van de Universiteit van Maastricht en haar voorgangers.
In de nieuwe Archiefwet vervallen de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincies en gaat deze taak naar het Nationaal Archief.
Wat dit betekent voor de rol van de RHCL is nog onduidelijk. Het is dus nog onduidelijk of u het RHCL officieel moet aanwijzen als archivaris of dat dit ook automatisch wordt overgedragen aan het Nationaal Archief. Ik adviseer u dan ook om contact op te nemen met het RHCL zodat zij u op de hoogte kunnen houden van deze ontwikkelingen.

Beste Zaalberg,

Wat te doen na overdracht analoog archief naar een archiefbewaarplaats met de digitale records in het DMS.
Omdat het papier leidend is (er is geen substitutie) zijn de digitale records slechts kopieën. Is het verplicht om de digitale records die achterblijven in het DMS van een archiefvormer te verwijderen, bijvoorbeeld uit oogpunt van dataminimalisatie in de zin van AVG? Of mogen deze kopieën, uit oogpunt van bedrijfsvoering, aanwezig blijven, voorzover het dossiers betreft waarvan de bewaartermijn niet is verstreken. De digitale dossiers zijn namelijk beter ontsloten (op documentniveau) dan de overgebrachte papieren dossiers (op dossiernieau ontsloten).

Antwoord:

Uw vraag wijst op een issue waar nog weinig over wordt nagedacht: wat doen we moet ‘hulpadministraties’ waar persoonsgegevens in zitten, als de organisatie daar niet meer verantwoordelijk voor is?
U heeft het beheer en tevens de dienstverlening van uw papieren archief overgedragen aan de archiefinstelling. Daarmee is de archiefinstelling verantwoordelijk geworden voor een goede ontsluiting van dat archief. De universiteit heeft daarmee geen belang meer bij het bewaren van digitale records in het DMS en dus ook zeker niet voor het bewaren van de persoonsgegevens die in het DMS zijn verzameld. Vanuit de bedrijfsvoering is er ook geen grondslag: het papieren archief maakt namelijk geen onderdeel meer van uw bedrijfsvoering.
Het feit dat het DMS een betere ontsluiting geeft van uw papieren archief betekent dat of de ontsluiting van uw papieren archief moet worden verbeterd of dat u tevens het digitale archief overdraagt aan de archiefinstellingen.
Dan nog dient u te kijken naar welke persoonsgegevens u overdraagt. Uw DMS bevat waarschijnlijk ook een groot aantal scans van ingescande post. Deze scans bevatten waarschijnlijk ook een grote hoeveelheid (bijzondere) persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens zijn niet nodig voor de ontsluiting van uw papieren archief en daarmee is er ook geen reden om die over te dragen aan de archiefinstelling en ook niet om die zelf te bewaren. Op zijn minst dient u er dus voor te zorgen dat de scans worden vernietigd.
U kunt de scans en de registraties in het DMS alleen bewaren als deze nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Er zijn overheidsinstellingen die archieven overdragen en dan zelf nog een schaduwarchief bewaren omdat deze informatie nodig is voor het uitvoeren van een taak. Een goed voorbeeld daarvan is het bewaren van scans van bouwvergunningen. Bouwvergunningen dienen ook te worden overgedragen aan een archiefinstelling terwijl de gemeente nog wel verantwoordelijk is voor het controle op de gebouwen in de gemeente en daarvoor zijn bepaalde gegevens van die bouwvergunningen nodig. Maar ook hier spelen de persoonsgegevens een rol: voor de controle van die gebouwen zijn de persoonsgegevens die in de bouwvergunningen staan niet nodig. Strikt genomen dienen gemeenten die persoonsgegevens vanuit de dataminimalisatie ook te vernietigen omdat ze er geen grondslag voor hebben als de archieven zijn overgedragen. Dit is lastig te realiseren omdat de persoonsgegevens meestal maar een klein onderdeel zijn van een scan, maar er moet wel degelijk rekening mee worden gehouden.
Organisaties zijn geneigd om op het moment van overdracht van digitale archieven een kopie van dat archief te maken en dat als digitaal schaduwarchief achter te houden. Daarnaast wordt vaak niet gerealiseerd dat ook deze schaduwarchieven moeten worden beheerd en dat persoonsgegevens in die schaduwarchieven moeten worden vernietigd als de bewaartermijn en/of de grondslag is vervallen. Daarmee lopen ze dus grote risico’s als er gekeken wordt naar het te lang bewaren van persoonsgegevens. Vaak is er geen grondslag voor deze vorm van opslag.

U heeft als universiteit echter niet geen controlerende taak waarvoor u informatie nodig heeft uit de archieven die u heeft overgedragen. U heeft dus ook geen reden meer om de persoonsgegevens te bewaren. U kunt namelijk ook niet aangeven hoelang u het digitale schaduwarchief nog gaat bewaren. Als u het DMS ziet als ontsluiting ziet van het papieren archief, dient u ook het DMS (zonder scans) permanent te bewaren en over te dragen aan de archiefinstelling.
Dat geldt natuurlijk niet voor te vernietigen archieven. Die draagt u niet over en daar bent u zelf wel verantwoordelijk voor. Ik ga er van uit dat ook dit archief is opgenomen in het DMS en dat het DMS in dit geval wel dient als ingang voor het vernietigbare archief. Dan heeft u wel een grondslag om het DMS nog even te bewaren, al geldt dan wel de regel dat als u een dossier/zaak vernietigd ook de registratie in het DMS wordt vernietigd.
Technisch gesproken kunt u dus gegevens van het digitale vernietigbare deel van uw archief wel bewaren en gegevens over het overgedragen archief niet. Dat is lastig te realiseren en ingewikkeld. U zal op zijn minst het gedeelte over het overgedragen archief geheel moeten afschermen van de organisatie. U voldoet dan echter nog steeds niet aan de AVG.

U kunt het DMS wel aanmerken als een hulpadministratie. Een hulpadministratie kunt u nog een tijdje bewaren. In de Selectielijst voor universiteiten en UMC’s 2020 is echter geen specifieke bewaartermijn opgenomen voor ‘hulpadministraties’. Ik adviseer u te verwijzen naar de bewaartermijn voor de financiële administratie: 7 jaar. Daarmee kunt u het DMS nog een tijdje bewaren. U dient de administratie namelijk wel een keer te vernietigen, u kunt het DMS niet permanent bewaren.

Beste Zaalberg,

Wij krijgen als gemeente aanvragen om een natuurbeschermingswet die door bedrijven bij de Provincie zijn ingediend met de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen. Ook krijgen wij afschriften van de definitieve beschikkingen. Nu hebben wij verschil van mening met de vak-afdeling over het wel of niet vernietigen van deze dossiers. Wij gaan er van uit dat de Provincie vergunningverlenende instantie is en wij de dossiers na een termijn van 5 jaar kunnen vernietigen. De vak-afdeling geeft aan dat het om milieuvergunningen binnen de gemeente gaat en we die als zodanig moeten bewaren.

Antwoord:

De gemeente heeft geen bewaarplicht voor vergunningen die de Provincie verstrekt. De reden dat de afdeling deze vergunning wil bewaren, is om te weten dat er een natuurbeschermingsvergunning is. De Selectielijst 2020 gaat ervanuit dat een gemeente alleen informatie hoeft te bewaren waar zij verantwoordelijk voor is. Dat geldt dus niet voor een natuurbeschermingsvergunning, daar is de provincie voor. De gemeente neemt een dergelijke vergunning alleen ter kennisgeving aan. Dat valt onder 19.2 van de selectielijst (V1 jaar). Met andere woorden: de gemeente hoeft het niet te bewaren, de afdeling wil dat wel graag zolang de milieuvergunning geldig is.

Beste Zaalberg,

Welk werkproces/welke werkprocessen uit de i Navigator kunnen gebruikt worden voor de volgende vergaderstukken die aan onze gemeente worden toegestuurd (en waarover een voorstel aan het college wordt gemaakt):
– Portefeuillehoudersoverleggen, Algemeen Bestuur enz van de samenwerking van gemeenten waarvan wij deel uitmaken (Geen gemeenschappelijke regeling)
– aandeelhoudersvergaderingen
– Vergaderstukken Veiligheidsregio een GGD

Antwoord:

Voor aandeelhoudersvergaderingen en vergaderstukken van derde partijen kunt u het beste gebruik maken van het proces ‘Overlegplatform beheer’.
Voor vergaderstukken van een samenwerkingsverband bestaat het proces ‘Samenwerkingsverband beheer’. Dat geldt ook andere stukken die u van deze partijen krijgt (begrotingen, jaarrekeningen e.d.).
Als u zelf verantwoordelijk bent voor het archief van het samenwerkingsverband (het secretariaat ligt bij de gemeente Nunspeet) dient u naar de zaaktypen te kijken alsof u voor ie organisatie werkt.
Met andere woorden: als er een vergadering is voor van het algemeen bestuur dient u te kiezen voor ‘Bestuurlijke verslaglegging raad’ en als het dagelijks bestuur vergadert ‘Bestuurlijke verslaglegging college’.

Overigens kunt u deze vragen het beste stellen aan de helpdesk van het model-DSP: helpdesk.dsp@sdu.nl.
Het adres kunt u ook vinden in de i-Navigator onder Help>mail helpdesk.

Beste Zaalberg,

Het verlenen van toestemming wordt in specifieke gevallen voor onbepaalde tijd verleend. Ingeval de vergunningen (b.v. activiteit milieu) toch permanent bewaard blijven komen die weliswaar een keer te vervallen maar hoeven we ons niet af te vragen wanneer de vernietiging plaats moet vinden: immers permanent bewaren en t.z.t. overbrengen. Maar bij vergunningen t.b.v. horeca, uitrit/inrit, handelsreclame op panden, riolering ed. zijn deze wel vernietigbaar. Veelal geldt dan 1 jaar bewaren, nadat de geldigheidsduur is komen te vervallen. En laat dat nou voor dergelijke vergunningen niet/nauwelijks na te gaan zijn omdat het niet doorgegeven wordt wanneer een uitrit, een riool vervalt. Is het met dergelijke processen eigenlijk niet veel handiger om die ook op ‘permanent te bewaren’ te zetten. Makkelijker vanuit goed informatiebeheer, maar wellicht ook wel gewoon historisch interessant omdat het toch om aanpassingen in de openbare ruimte / omgeving / weg gaat.
Een en ander geldt dan trouwens ook voor meldingen op dat vlak (als min of meer verkapte snelle toestemming om iets te mogen doen).
Wat in dit kader nog onduidelijk is: Uitrit (vergunning) staat in de Selectielijst 2017 en 2020 als voorbeeld genoemd bij Procesobject 11.1 als 1 jaar na vervallen te vernietigen. Maar wordt hierbij bedoeld de Omgevingsvergunning uitrit (waarbij een standaard omgevingsvergunning gewoon permanent te bewaren is)? Of een uitritvergunning niet vallende onder de Omgevingswet ?

Antwoord:

De selectielijst kijkt in eerste instantie of informatie permanent bewaard moet worden. Indien de informatie vanuit cultuurhistorisch oogpunt, vanuit maatschappelijk belang (zie de systeemanalyse) of door wettelijke bepalingen niet permanent bewaard hoeft te worden, is gekeken naar het belang van de informatie voor de organisatie en op basis van die analyse is een vernietigingstermijn bepaald. Voor de vergunningen en meldingen die u noemt, is bepaald dat er geen noodzaak is om die informatie permanent te bewaren en is dus gekeken naar de waarde van de informatie op het moment dat de vergunning of melding vervalt. Het belang van de vervallen vergunningen in uw voorbeelden is bepaald als zijnde gering of nihil zodat er een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen is bepaald in de selectielijst.
Ten opzichte van vorige selectielijsten is wat dat betreft eigenlijk niks veranderd. In het verleden werd er vaak gekozen om deze vergunningen permanent te bewaren omdat het inderdaad lastig te bepalen was wanneer deze vergunningen vervallen waren. Vaak werden die vergunningen daarom op permanente bewaring gezet. Daar is tegenwoordig nog steeds niks aan veranderd: er zijn nog steeds organisaties die in deze gevallen kiezen voor permanente bewaring. Wat echter tegenwoordig wel een issue is dat er in die gevallen persoonsgegevens worden bewaard terwijl de organisatie richting de betrokkene communiceert dat de bewaartermijn 1 jaar na vervallen is. Daar moet wel rekening mee worden gehouden.
Als u besluit om dit soort vergunningen permanent wilt bewaren in tegenstelling tot vernietigen, dient u technisch gezien deze vergunningen aan te merken als ‘bijzonder’ als vermeld in paragraaf 1.3 van de Selectielijst (uitzonderingencategorie), al wordt dit in de praktijk vaak niet gedaan.

Drank- en horecavergunningen en handelsreclame worden vaak permanent bewaard niet zozeer omdat niet is na te gaan wanneer ze zijn vervallen, maar omdat ze een (historisch) beeld schetsen van de gemeente. Deze vergunningen worden vaak permanent bewaard op basis van de uitzonderingscategorie van de Selectielijst.

Voor inrit-/uitritvergunningen geldt dat ze inderdaad weliswaar onder de omgevingsvergunningen vallen, maar ze worden niet gezien als brondocumenten voor de BAG waardoor er geen verplichting tot permanente bewaring is. Niet alle omgevingsvergunningen zijn permanent te bewaren. Dat geldt alleen als ze aangemerkt als brondocumenten voor de BAG. Zo staat dat ook vermeld in de selectielijst.

Beste Zaalberg,

Onder welke categorie in de selectielijst 2017 valt een dossier als Beschikbaarstellen van stoffelijke overschotten aan de wetenschap 2017. Verlof tot ontleding.?
Voorheen werd dit gezien als lijkbezorging op kosten van de gemeente en werd het 7 jaar bewaard maar nu kom ik uit op 11.1.1 en zou het maar 1 jaar bewaard hoeven te worden.
Alvast bedankt voor het antwoord.

Antwoord:

Uw conclusie is terecht.
In de Selectielijst 2017 (en ook in die van 2020) is voor een bewaartermijn van 1 jaar gekozen omdat er geen reden bedacht kon worden om dit langer te bewaren. Aan de ontheffing zitten bijvoorbeeld namelijk geen financiële consequenties voor de gemeente verbonden en dus is een bewaartermijn van 7 jaar ook niet nodig.

Resultaat 11.1.1 is daarom correct.

Beste Zaalberg,

Bedankt voor het antwoord. Waar ik nog wel nieuwsgierig naar ben. Wordt er dan wel ergens vastgelegd dat er een stoffelijk overschot aan de wetenschap is gegeven? Het lijkt mij zo raar dat er wellicht later nog een familielid komt en dat ze dan niet weten wat er gebeurt is met het lichaam.

Antwoord:

Er is voor een gemeente geen verplichting bekend om dit te bewaren.
Er dient wel al een ‘overeenkomst’ te zijn met het instituut waaraan het lichaam wordt toevertrouwd dat ook door een huisarts wordt bewaard. Daarmee wordt het ook onderdeel van het patiëntendossier en blijft het dossier minimaal 20 jaar bewaard.
Daarover zijn online meerdere bronnen te vinden, zoals https://www.slingeland.nl/website/lichaam-voor-de-wetenschap/1248

Beste Zaalberg,

Vorige week heb ik het Webinar gemeentelijke selectielijst gevolgd. Dit is gegeven door Kees jan Vermeulen van VHIC en Koos van Koutrik van de gemeente Utrecht. Ik heb hierover een vraag en zij deelden mede dat als we vragen hebben over de selectielijst we dit kunnen mailen naar dit mailadres.

Tijdens dit webinar heb ik begrepen dat videonutulen van bestuurders, ook die van het college van burgmeester en wethouders digitaal moeten worden bewaard. Dit heb ik doorgegeven aan de medewerker van het college van burgemeester en wethouders.

De medewerker had hiertegen de volgende bewaren en opmerkingen: “Tijdens collegevergaderingen worden ook vertrouwelijke en persoonlijke zaken besproken die ‘binnenskamers’ moeten blijven. Daarvan is het niet de bedoeling dat anderen, dus ook medewerkers, nu of over een aantal jaren bandjes terug gaan zitten luisteren. Alles wat bewaard wordt is in principe opvraagbaar op grond van de Wob volgens mij? Van de B&W-vergaderingen die niet in corona-tijd plaatsvinden worden toch ook geen (geluids-)opnamen gemaakt. Overigens hebben we in Hof van Twente nog geen gebruik gemaakt van digitale B&W-vergaderingen maar als de wet voorschrijft dat digitale vergaderingen gearchiveerd moeten worden, zal dit in Hof van Twente ook nooit gaan gebeuren denk ik. Ik weet dat andere gemeenten wel digitaal vergaderen. Ben benieuwd hoe ze er daarmee omgaan …”.

Kan iemand mij een antwoord geven op bovenstaande vraag? Alvast bedankt.

Antwoord:

Waar  tijdens het webinar inderdaad kort bij stil werd gestaan, is dat de selectielijst het heeft over:
Agenda, verslag, opnames en besluitenlijsten van bestuurlijke besluitvorming

Hier valt niet alleen de Raad onder, maar ook B&W en bij sommige gemeenten ook het MT (als deze in mandaat besluitvormende beslissingen neemt).
Dus waar de discussie in het verleden ging om met name opnames van raadsvergadering, zegt de selectielijst dat ook opnames van B&W-vergaderingen bewaard moeten worden. De selectielijst verplicht overigens niet om opnames te maken, maar als er opnames worden gemaakt, moeten ze permanent bewaard worden. In deze bijzondere tijd van de coronavirus worden veel vergaderingen digitaal afgehandeld en worden sommigen opgeslagen. Het feit dat er normaal gesproken geen opnames zijn, spreekt er juist voor om deze opnames te bewaren: het geeft namelijk een beeld van deze bijzondere omstandigheden.

Opnames van Besloten en zelf Geheime vergaderingen van de B&W moeten dus ook bewaard blijven. Dit betekent niet dat deze onder de WOB opvraagbaar zijn. Dat geldt namelijk ook niet voor de verslagen van deze vergaderingen en de opnames kunt u daarmee vergelijken. Opnames van ‘normale’ B&W-vergaderingen zijn openbaar en hoeven dus niet afgeschermd te worden. Opnames van bijzondere vergaderingen zullen dus als zodanig moeten worden aangemerkt, zodat bij overdracht naar het Statisch archief beperkingen op de openbaarheid kunnen worden opgelegd om te voorkomen dat deze zo maar openbaar worden. U kunt er dus voor zorgen dat deze opnames niet zomaar openbaar worden.

Als u overigens benieuwd bent naar meningen van andere gemeenten, verwijs ik u naar het BREED-netwerk. U kunt daar een post maken waar anderen op kunnen reageren.

Beste Zaalberg,

Ik heb twee vragen wat betreft de toepassing van de selectielijst/selectietool.

In bijlage 8 van de selectielijst 2020 is de bewaartermijn van proces 8.1.2 gewijzigd van 15 jaar naar 20 jaar. Als ik in de selecttool kijk bij proces 8.1.2 is de bewaartermijn 15 jaar. Kunt u zeggen wat de juiste bewaartermijn is?

In bijlage 4 van de selectielijst is een lijst opgenomen met de blijvend te bewaren registers. Daarin staan o.a. de volgende twee registers:
• Gemeenschappelijke regelingen register
• AVG-verwerkingsregister
Kunt u aangeven welk proces ik kan koppelen aan deze twee registers?

Antwoord:

De SelectTool 2020 geeft voor resultaat 8.1.2 een bewaartermijn van 20 jaar (of zoveel langer als…….).
Kan het zijn dat u nog de SelectTool 2017 heeft? In dat geval kunt u de nieuwe versie downloaden van de site van de VNG (https://vng.nl/nieuws/selectielijst-2020-vastgesteld).

De processen die u aan het register ‘Gemeenschappelijke regelingen’ kunt koppelen, betreffen het instellen, wijzigen en beëindigen van een gemeenschappelijke regelingen. Deze processen vallen onder resultaten 1.2 en 1.3 van de Selectielijst.
In het AVG verwerkingsregister is in principe elke proces gekoppeld dat persoonsgegevens verwerkt. Er is daarom niet te verwijzen naar 1 resultaat uit de selectielijst. Daarom is het register ook opgenomen in bijlage 4. Bijlage 4 moet gezien worden als een extra verplichting die aan deelnemende organisaties wordt opgelegd om informatie (permanent) te bewaren.

Beste Zaalberg,

Mijn collega van Personeelszaken heeft nog twee vervolgvragen.

1. Gespreksverslagen/Beoordelingsverslagen is de vernietigingstermijn 5 jaar (4.1.13) mag je hier de status nvvb aan toevoegen? Personeelszaken wil dit graag omdat je soms de verslagen langer wilt kunnen raadplegen.
2. Ambtseed is de vernietigingstermijn 10 jaar (17.1). Personeelszaken wil deze graag de hele diensttijd bewaren mag dat?( Er staat in de selectielijst de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject.)

Antwoord:

De bewaartermijn voor functionerings- en beoordelingsgesprekken is bewust verlaagd van 10 jaar naar 5 jaar met het oog op de AVG. Er waren zelfs juristen die hebben gepleit voor een bewaartermijn van 2 jaar vanwege de (mogelijke) aanwezige persoonsgegevens. Langer bewaren wordt niet geadviseerd. P&O verwijst misschien naar aspecten die voortkomen die voortkomen uit zo’n gesprek. Dat kunt u zien als een aparte zaak, want dat wordt buiten het gesprek geregeld en daarmee krijgt het zijn eigen bewaartermijn.

De ambtseed geldt voor de gehele duur van de arbeidsovereenkomst en mag dus net zolang als de arbeidsovereenkomst bewaard worden.

Beste Zaalberg,

Ik heb een aantal vragen namens mijn collega van personeelszaken.
1.Psychologisch onderzoek staat een bewaartermijn van 10 jaar (4.1.6) in hoeverre mogen wij hiervan afwijken? Vroeger was de termijn 3 jaar zij wil liever deze termijn aanhouden?
2. Personeelsleden vullen bij het in dienst treden een formulier in met persoonsgegevens deze bewaren wij 10 jaar (16.1). Mag je deze ook eerder vernietigen? Want vaak zijn persoonsgegevens al snel niet meer actueel en moet je ze dan nog wel zo lang willen bewaren ?
3. Keuring 4.1.6 is de bewaartermijn 10 jaar. Mag deze niet eerder weg omdat de keuring toch ook wel een momentopname is? Mensen die bij ons in de buitendienst werken krijgen bij aanstelling een keuring.

Antwoord:

Uw vraag bevat meerdere aspecten:
In het algemeen geldt dat u zich moet houden aan de selectielijst. Eerder weggooien is geen optie, er zit namelijk een redenering achter de keuze van de bewaartermijn die in de Selectielijst 2020 staan.
U dient dus de bewaartermijnen in de selectielijst te volgen.
Daarnaast is de vraag of de documenten/bestanden een aparte zaak zijn of onderdeel uitmaken van een grotere zaak. U wijst indirect op het bewaren van (bijzondere) persoonsgegevens die eerder hun waarde verliezen dan de zaak waar zij onderdeel van uitmaken.
Als er persoonsgegevens in een zaak zitten, mag u die persoonsgegevens net zolang bewaren als de hele zaak. Deze persoonsgegevens zijn namelijk gebruikt bij het afhandelen van de zaak en u moet zich verantwoorden over hoe de zaak is afgerond. Het opschonen van een zaak omdat daar (bijzondere) persoonsgegevens in zitten, is dus niet nodig.

U verwijst naar een drietal specifieke documenten:
1. Psychologische onderzoeken: de reden dat er een lange bewaartermijn aan zit, is dat in sommige gevallen de psychologische onderzoeken nodig kunnen zijn om in een later stadium te kunnen controleren of iemand ook daadwerkelijk geschikt was voor de functie die hij/zij bekleedt. In met name de hogere functies kan daarom het psychologisch onderzoek nog lang nodig zijn.
2. Een ingevuld formulier door een nieuwe medewerker heeft een bepaald doel. U verwijst naar 16.1 als zijnde dat dit formulier onderdeel is van de aanstelling. Echter, dit soort formulieren hebben meestal als doel om accounts, e.d. te laten aanmaken. De bewaartermijn van het formulier maakt daarmee geen onderdeel uit van de aanstelling maar kan verschillende grondslagen. Ik adviseer u in deze gevallen te verwijzen naar resultaat 19.1 V 5 jaar na afhandeling.
3. Voor de keuring kunt u verwijzen naar resultaat 4.1.6. De enige andere mogelijkheid om de keuring te waarderen, is de keuring te beschouwen als onderdeel uit van de aanstelling. De bewaartermijn wordt 10 jaar na einde aanstelling, wat nog langer is als 10 jaar na afhandeling.
In bovenstaande gevallen probeert de selectielijst rekening te houden allerlei situaties die zich kunnen voordoen en daarom is gekozen voor een vrij lange bewaartermijn. U kunt daar niet van afwijken.

Beste Zaalberg,

Onze WOB-coördinator formuleert het volgende:
“De Wob-besluiten en bijbehorende stukken blijven permanent openbaar, en kunnen daarom (mochten wij daarvoor kiezen) ook op overheid.nl gepubliceerd worden. Het enige wat na 1 jaar vernietigd moet worden zijn de overige aan de zaak gerelateerde stukken. Bijvoorbeeld interne overleg mailtjes, of processtukken zoals opschorting, verdaging, uitvraag zienswijze e.d.”

Almere wil de WOB-verzoeken publiceren op overheid.nl, waardoor de verzoeken een permanent karakter krijgen.
Maar de gemeentelijke selectielijst 2017 en 2020 hanteert een bewaartermijn van 1 jaar.
Heeft het anonimiseren van persoonsgegevens invloed op de bewaartermijn?

1 jaar bewaartermijn en permanent bewaren is een wereld van verschil. Graag uw reactie.

Antwoord:

In de Selectielijst 2020 is bepaald dat een WOB-verzoek onder resultaat 6.1 valt en daarmee bewaartermijn van 5 jaar krijgt. Dit in tegenstelling tot de Selectielijst 2017 waar de bewaartermijn nog op 1 jaar was gezet.
Daar verandert de aanwezigheid (of afwezigheid) van persoonsgegevens niks aan. De bewaartermijn voor een Wob-verzoek is dus 5 jaar en dat is bepaald door de selectielijst 2020 en daarmee is de vernietiging een verplichting. Permanent bewaren van een Wob-verzoek is alleen mogelijk als het als ‘bijzonder’ wordt aangemerkt.

De discussie richt zich waarschijnlijk op het bewaren van gepubliceerde informatie.
Voor zover wij kunnen nagaan is er geen verplichting voor het permanent bewaren voor gepubliceerde informatie. Wij kunnen niet achterhalen waarop uw Wob-functionaris zich baseert. In ieder geval staat er in de Wob niks over vermeld.
Er is wel een discussie over het bewaren van informatie dat wordt gepubliceerd via DROP, maar in dat geval is de gemeente verantwoordelijk voor het bewaren van de publicatie en krijgt de publicatie de bewaartermijn van de zaak waar de publicatie over gaat. Het feit dat KOOP deze informatie in DROP ook nog eens (permanent) bewaard, lijkt niet correct te zijn.
De nog in concept zijnde Wet Open Overheid heeft ook geen regels voor bewaartermijnen van de gepubliceerde informatie. Volgens bronnen is de discussie over hoe lang gepubliceerde informatie moet worden bewaard en wie dat dan gaat doen nog in volle gang. Het probleem is dat nooit van te voren kan worden bepaald hoe lang die gepubliceerde informatie nog relevant is. Het is dan nog maar de vraag of het wel nodig is om gepubliceerde informatie permanent te bewaren en of overheden verplicht kunnen of moeten worden om die informatie permanent te bewaren. We vermoeden dat deze discussie nog wel even zal duren, zeker nu er geluiden zijn dat de invoering van de WOO zal worden uitgesteld.
In ieder geval is, op dit moment, er geen verplichting voor permanente bewaring.

Beste Zaalberg,

Wij hebben als gemeente een zienswijze ingediend bij de terinzagelegging van het Streekplan Overijssel 2006. Deze zienswijzen zijn overgenomen in het vastgestelde streekplan. Later zijn door de provincie Omgevingsvisies ontwikkeld waar het streekplan integraal onderdeel van is.
In de huidige inventarislijst staat het Streekplan Overijssel 2006 op een vernietigingstermijn van 20 jaar.
Als ik in de VNG Select-tool (1996e.v.) kijk kom ik uit bij 3.1.8 Structuurvisie met waardering ‘Bewaren’..
Is mijn conclusie tot de waardering “Bewaren” juist?

Antwoord:

De Selectielijsten van 2017 en 2020 gaan uit van de processen die een gemeente uitvoert. U dient resultaat 3.1.8 van de Selectielijst 2020 te interpreteren als het opstellen van een structuurvisie door de gemeente.
Een streekplan wordt door de Provincie opgesteld. Dat geeft al aan dat 3.1.8 niet correct is.
Een streekplan wordt aan een gemeente voorgelegd tijdens de voorbereiding zodat een gemeente een zienswijze kan indienen. Dit wordt in de Selectielijst 2020 gezien als een bijzondere vorm van ‘Adviseren’ door de gemeente. U moet daarom kijken naar resultaat 21.1 (V 5 jaar).

Het Streekplan 2006 valt echter niet onder de Selectielijst 2020. U dient te kijken naar de selectielijst die in 2006 geldende was, oftewel de selectielijst 1996. In de selectielijst 1996 valt het streekplan onder categorie 2.4 Regelgeving door derden:

Regels (circulaires, aanschrijvingen, richtlijnen en dergelijke), door andere organen gesteld, in geval van:
– vervallen na vervallen
– geen betekenis voor plaatselijk gebruik 1 jaar
Voorschriften/richtlijnen die deel uitmaken van en van belang zijn voor de plaatselijke kennis van een (te bewaren) zaak waarop zij van toepassing waren B

In uw geval moet het Streekplan dus gewaardeerd worden als na vervallen. Uw gemeente heeft destijds gekozen voor een praktische oplossing door de bewaartermijn op 20 jaar te zetten in de verwachting dat na 20 jaar er een nieuw Streekplan zou zijn. Op zich geen onlogische keuze.
Het feit dat uw gemeente een zienswijze heeft ingediend veranderd daar niet zoveel aan. Tenzij u deze zienswijze als ‘bijzonder’ markeert. In dat geval kunt u het dossier beschouwen als een uitzondering op de vernietiging en permanent bewaren. U dient zicht echter wel te bedenken dat ook de Provincie uw zienswijze permanent zal bewaren. Het is dus niet perse nodig uw zienswijze permanent te bewaren.

Beste Zaalberg,

De stukken (uitslagen) m.b.t. de verkiezingen Provinciale Staten en Tweede Kamer welke in onze gemeente plaats vonden, kregen bij ons altijd de code -3.07 en -4.07 mee. Onlangs vernam ik dat, dat eigenlijk onjuist is. De classificatiecode voor deze analoge dossiers zou ook voor deze verkiezingen -2.07.51 moeten zijn. Wie heeft het bij het rechte eind?

Antwoord:

In de basisarchiefcode zijn de codes -3 en -4 bedoeld voor archiefbescheiden die in principe thuishoren in de archieven van de provincie of het Rijk. Met andere woorden: het betreft archiefbescheiden waar de gemeente geen rol in speelt.
In het geval van verkiezingen voor de Provinciale Staten en de Tweede Kamer speelt de gemeente wel degelijk een rol. De gemeente is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze verkiezingen binnen haar gemeentegrenzen. Dit geeft al aan dat de archiefbescheiden van die verkiezingen niet onder -3 of -4 thuishoren. Het betreft namelijk gemeentelijke archiefbescheiden waarmee de gemeente zich moet verantwoorden.

-2.07.51 verwijst inderdaad naar Europese verkiezingen. Het lijkt mij echter logischer om alle verkiezingen onder één BAC-code te archiveren.
Mijn voorkeur gaat daarbij uit voor -2.07.4 Vorming, samenstelling en ontbinding van vertegenwoordigende lichamen
met als toelichting: Stukken betreffende de verkiezingen in algemene zin worden hier geklasseerd.

Beste Zaalberg,

Ik ben benieuwd naar jullie zienswijze over de hotspotwaardigheid van alles wat corona betreft. Vallen daar straks ook de uitstellen van betaling, de toezicht- en handhavingszaken en de verzoeken om informatie (via zaaksysteem, via whatsapp) onder? Wij zijn geneigd om ook bij een hotspot niet álles te willen bewaren. Een gemeentearchivaris uit een andere regio wees mij er op dat dit nu wel wettelijk verplicht is.

Antwoord:

Er is geen ‘wettelijke verplichting’ om alles te bewaren van een hotspot: er is wel een verplichting vanuit de Selectielijst 2020 om een hotspotmonitor uit te voeren, maar als eenmaal iets als een hotspot is aangewezen, wordt nergens vermeld wat precies bewaard moet worden. Ook de handreiking Hotspotmonitor (2017) gaat hier niet op in.
De hotspotmonitor is bedoeld om informatie uit te zonderen van vernietigen dat een bijzondere trend of gebeurtenis in beeld brengt. Vanuit die gedacht is het niet nodig om alles te bewaren. In het SIO zou kunnen besproken welke informatie over een hotspot bewaard zou moeten worden. Daarbij kunnen andere methodes, zoals bijvoorbeeld een steekproef, worden ingezet. Belangrijk is dat een goed beeld van de hotspot wordt bewaard.

Beste Zaalberg,

Wat is de bewaartermijn van een machtiging/volmacht voor vertegenwoordiging door de burgemeester bij de Algemene ledenvergadering van de VNG? Tot 2017 gaf de selectielijst aan dat het te bewaren was, maar daarna kom ik er niet meer uit.

Antwoord:

In de selectielijst 1996 viel de externe vertegenwoordiging van de burgemeester onder categorie 3.5.5 (bewaren). In de selectielijst 2017 en de selectielijst 2020 is die verplichting niet meer aanwezig. Sterker nog, een machtiging wordt niet specifiek genoemd in de selectielijst 2020. Daarom moet u verwijzen naar een generiek zaaktype. In dit geval is dat resultaat 9.1.1. V 1 jaar na vervallen.
De selectielijst gaat hierbij er vanuit de gemeente zelf bepaald wat bijzonder is.
Dat betekent dat een verstrekte machtiging in de regel te vernietigen is, maar dat als de gemeente het bijzonder vindt, het ook permanent bewaard kan worden. U dient dus zelf te bepalen of een machtiging voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering van de VNG kan worden gezien als ‘bijzonder’.

Beste Zaalberg,

De Griffie wordt binnen de gemeente gezien als een aparte beheereenheid. Dit heeft tot gevolg dat de Griffie ook als een apart archiefvormend orgaan bestaat. Is het noodzakelijk dat er een afzonderlijk Besluit Informatie / Beheerregeling Informatiebeheer genomen moet worden? Geldt dit eveneens voor een archiefverordening? Bij het volledig digitaal gaan van de Griffie, is dan een apart vervangingsbesluit nodig?

Antwoord:

Voor het antwoord op deze vraag verwijzen we u naar art. 30, lid 1, van de Archiefwet 1995: “Overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld, dragen burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.”
Hieronder vallen o.a. de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de griffie. Een afzonderlijk verordening is niet nodig.
Een aanpassing van het vervangingsbesluit is nodig indien hierin specifiek is aangegeven welke documenten wel of niet vervangen worden.

Op Breednetwerk vindt u aanvullende informatie, zie hiervoor http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wie-is-verantwoordelijk-voor-een-gemeentelijke-informatiehuishoud?page=3&commentId=2537796%3AComment%3A94374&x=1#2537796Comment94374, http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archief-griffier

Beste Zaalberg,

De stap ‘digitale verzending’ is in onze organisatie echter nog een hele lastige. In de Verordening Webv is nu alleen de berichtenbox aangewezen als formeel kanaal voor digitale verzending.
Sinds enige tijd is in onze organisatie ook het veilig mailen geïntroduceerd. Wij zijn aan het onderzoeken of dit in de verordening toegevoegd zou kunnen worden als formeel kanaal.

* Hebben jullie hiervoor iets geregeld in een verordening, of vallen jullie terug op de regels uit de Awb?
* Hoe gaat het in de praktijk? Worden er vaak besluiten via de mail verstuurd?

Antwoord:

Er zijn verschillende mogelijkheden om veilig e-mail te verzenden, bijvoorbeeld via Zivver, Mimecast en FileCap. Van deze mogelijkheden voldoet Zivver aan de NTA 7516, een norm bedoeld voor veilige verzending van e-mail met patiëntgegevens. De norm beschrijft “in techniek neutrale termen de eisen waaraan e-mail met daarin patiëntgegevens zou moeten voldoen om veilig te zijn. Het gaat daarbij enerzijds om de waarden die geborgd moeten worden, zoals de mate van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid, maar ook gebruiksvriendelijkheid.” (zie https://www.nen.nl/Alles-over-NEN-7510/NTA-7516.htm)

Als u op een veilige manier e-mail wilt verzenden moet u uitgaan van gebruik van tweede factor authenticatie. U voegt een wachtwoord of toegangscode toe aan de e-mail en documenten en controleert de ontvanger. Via SMS of app stuurt u wachtwoord of toegangscode toe. Op deze manier kan op een veilige manier gebruik gemaakt worden van e-mail en kunnen bestuurlijke berichten verzonden worden.
Inmiddels zijn er meerdere gemeenten die op deze manier hun mail versturen.

Het is ons niet bekend of dit zo specifiek moet worden opgenomen in de verordening. De mogelijkheid om besluiten via de mail te versturen dient wel opgenomen te zijn.

Beste Zaalberg,

Kunnen jullie mij ook vertellen onder welke categorie van de selectielijst tankreiniging valt?

Tanksanering: het weghalen / verwijderen van de tank.
Tankreiniging: bedrijven hebben de verplichting om 1x per 5 jaar de tank te laten reinigen.

Een tanksanering valt onder cat. 11.1.6, maar een tankreiniging kunnen we niet vinden in de selectielijst.

Antwoord:

Het reinigen van een tank is een voorwaarde uit de milieuvergunning. In de Selectielijst 2017 is geen specifiek resultaat aanwezig voor het controleren van de milieuvergunning. Daarmee valt het onder resultaat 12.1 met een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling. In de Selectielijst 2020, die binnenkort wordt vastgesteld, is resultaat 12.1.11 Controle omgevingsvergunning milieu opgenomen met een bewaartermijn van 20 jaar. Voor documenten die betrekking hebben op de periode 2017 t/m 2019 moet u eigenlijk de Selectielijst 2017 volgen en dus de termijn van 5 jaar aanhouden. U heeft echter ook de mogelijkheid om in het Strategisch Informatie Overleg (SIO) te besluiten om de Selectielijst 2020 te volgen en daarmee te kiezen voor 12.1.11 en een bewaartermijn van 20 jaar. Dit dient u dus dan wel formeel vast te leggen.

Beste Zaalberg,

We hebben een vraag over de selectielijst. Bij ons in de gemeente, komt het wel eens voor dat er een eerste inschrijving of geboorteaangifte plaatsvindt en dat er sprake is van (vermoeden van) fraude wat leidt tot politieaangifte. Welk resultaat geldt dan? Is dat 7.1.10 Verwerkt: beslissing om gegeven niet of ambtshalve op te nemen in de BRP, met een termijn van 10 jaar? Of is dat 7.2 Geweigerd met een termijn van 5 jaar? Waar zit hem het verschil in tussen ‘weigeren’ en ‘verwerken maar niet opnemen’? En geldt dit voor:
– Alle zaaktypen waarbij men zich moet identificeren?
– Enkel bij de zaaktypen waarbij een gegeven opgenomen wordt in de BRP of leidt tot een mutatie van bestaande gegevens in de BRP?
– Of een ander uitgangspunt?

Antwoord:

In deze gevallen zijn er twee mogelijkheden:
1. De inschrijving of aangifte is nog niet verwerkt en wordt geweigerd. In dit geval moet gekeken worden naar resultaat 7.1.10. Deze verwijst namelijk naar een regel in Bijale 6 van de regeling BRP en die verwijst dan weer naar Artikel 2.60 van de Wet Basisregistratie Personen die gaat over gevallen waarin de gemeente (onder andere) gegevens niet verwerkt. In dit geval is er dus 1 zaak (de inschrijving of aangifte) en binnen die zaak wordt geconstateerd dat er fraude is gepleegd en wordt er aangifte gedaan.
2. De fraude wordt onderzocht nadat de inschrijving of aangifte al is verwerkt. In dit geval zijn er dus twee zaken: de aangifte of inschrijving en het onderzoek dat volgt. De eerste zaak valt dan onder 7.1.2 omdat de aangifte of inschrijving dan een brondocument wordt voor de BRP. Een onderzoek in het kader van de BRP (inclusief de aangifte) valt onder resultaat 12.1.6 van de selectielijst.
In deze gevallen mag u dus 7.2 buiten beschouwing laten.
Overigens leiden 7.1.10 en 12.1.6 beiden tot een bewaartermijn van 10 jaar.

Het is onduidelijk wat u bedoelt met ‘Alle zaaktypen waarbij men zich moet identificeren’. Er zijn bij gemeenten verschillende processen waarbij mensen zich dienen te legitimeren. Als er een vermoeden van fraude voordoet, zal dat altijd leiden tot een onderzoek in het kader van het product of voorziening dat wordt aangevraagd. De aangifte van fraude vindt dan plaats vanuit dat onderzoek. Zo valt fraude bij een bijstandsuitkering onder 12.1.1 en voor de WMO onder 12.1.2.

U dient dus altijd de context van het onderzoek mee te nemen in het bepalen van de bewaartermijn van de zaak.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Is bekend wat de bewaartermijn voor gemeenten is voor de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz)? Voorheen BOPZ?

Antwoord:

De bewaartermijn van de gegevens is geregeld in de art. 8:32 en 18a

Artikel 8:32
4. De zorgaanbieder, de geneesheer-directeur en de burgemeester bewaren de op grond van deze wet verkregen gegevens gedurende de termijn, bedoeld in artikel 7:454 van het Burgerlijk Wetboek te rekenen vanaf het tijdstip waarop de crisismaatregel, de voortzetting van de crisismaatregel, de zorgmachtiging of de verplichte zorg, bedoeld in artikel 9:1, eerste lid, eerste volzin wordt beëindigd.

Artikel 8:33
1. Na afloop van de termijnen, bedoeld in artikel 8:32 worden de gegevens vernietigd, tenzij:
a. redelijkerwijs aannemelijk is dat bewaring van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan betrokkene, of b. het bij de wet bepaalde zich tegen vernietiging verzet.
2. In afwijking van het bepaalde in artikel 8:32 worden vanaf vijf jaar na de beëindiging van de crisismaatregel, de voortzetting van de crisismaatregel, de zorgmachtiging of de verplichte zorg, bedoeld in artikel 9:1, eerste lid, eerste volzin, de gegevens binnen drie maanden vernietigd indien betrokkene daartoe verzoekt, tenzij:
a. redelijkerwijs aannemelijk is dat bewaring van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan betrokkene, of b. het bij de wet bepaalde zich tegen vernietiging verzet.

Artikel 18a
2. De burgemeester en het CIZ bewaren de beschikking tot inbewaringstelling en de verklaring bedoeld in artikel 30, eerste lid, of het besluit tot opname en verblijf en de verklaring, bedoeld in artikel 26, vijfde lid, onderdeel d gedurende de termijn, bedoeld in artikel 7:454 van het Burgerlijk Wetboek te rekenen vanaf het tijdstip waarop het verblijf op basis van de beschikking of het besluit tot opname en verblijf wordt beëindigd.

Voor de gemeente geldt dus de termijn, aangegeven in art. 7:454 Burgerlijk wetboek, afdeling 5:
1 De hulpverlener richt een dossier in met betrekking tot de behandeling van de patiënt. Hij houdt in het dossier aantekening van de gegevens omtrent de gezondheid van de patiënt en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen en neemt andere gegevens daarin op, een en ander voor zover dit voor een goede hulpverlening aan de patiënt noodzakelijk is.
2 De hulpverlener voegt desgevraagd een door de patiënt afgegeven verklaring aan het dossier toe.
3 Onverminderd het bepaalde in artikel 455 bewaart de hulpverlener het dossier gedurende twintig jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de laatste wijziging in het dossier heeft plaatsgevonden, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

De bewaartermijn is langer dan de onder de wet BOPZ geldende bewaartermijn van vijf jaar. Dit is nu dus 20 jaar geworden. Dit is ook opgenomen in de nieuwe Selectielijst 2020 (resultaat 12.2.4) die nu bij het Nationaal Archief ter inzage ligt.

Beste Zaalberg,

Is er verschil in bewaartermijnen voor Nuldelijnszorg, Eerstelijnszorg, Tweedelijnszorg en Derdelijnszorg voor Jeugdhulp? Bijvoorbeeld als er een paar gesprekken zijn geweest met een jongere is dat een vorm van zorg, maar kun je dan zeggen dat er een individuele jeugdhulp voorziening is verstrekt? Of is daar pas sprake van als er een indicatie komt waar een beschikking uit rolt om dure specialistische zorg te bieden?
Moet je in beide gevallen het dossier 15 jaar bewaren?

Antwoord:

Er is geen verschil tussen de graad van zorg. U dient te kijken naar welke proces de gemeente uitvoert en daar het juiste resultaat uit de selectielijst koppelen.
In dit geval dient u ook de procedure te begrijpen over hoe de jeugdhulp wordt verstrekt.
Er wordt namelijk eerst een jeugdhulpplan opgesteld en pas daarna worden voorzieningen verstrekt. De gesprekken waar u het over heeft, dienen ter voorbereiding van dat jeugdhulpplan.
Dat plan valt onder resultaat 3.1.4 van de selectielijst, V 15 jaar na afhandeling (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener voortvloeit).
Als dat plan niet wordt opgesteld en dus niet wordt vastgesteld, geldt 3.2 (V 5 jaar).
Als een voorziening wordt verstrekt, geldt 8.1.2 (V 15 jaar na afhandeling (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener voortvloeit).

P.s. per 1 januari geldt vanwege de wijzigingswet WGBO een bewaartermijn van 20 jaar.

Beste Zaalberg, 

De Cliëntenraad Sociale Zekerheid dient een verzoek in tot het instellen van een regeling “Bijzondere bijstand Eigen Risico zorgkosten” ikv armoedebeleid.
De gemeente wijst dit verzoek af.  Welk procestype met welk resultaattype moet ik toepassen?  Ik twijfel tussen 6.2 en 6.2.3 (wel een groot verschil natuurlijk: vernietigen na 1 jaar of blijvend bewaren).

Antwoord:

Resultaat 6.2.3 moet u in context zien: vanuit de methodiek is resultaat 6.2.3 toegevoegd om de participatie van burgers bij de overheid vast te kunnen leggen.
Uw voorbeeld lijkt mij een prima voorbeeld van zo’n participatie. Ik zou dus zeker kiezen voor 6.2.3

Beste Zaalberg,

Wij zijn op dit moment bezig met het opstellen van interne richtlijnen voor de naamgeving van bestanden. Het valt ons op dat VHIC aanbeveelt om gebruik te maken van een underscore in plaats van een spatie. De reden daarvan heb ik geprobeerd te achterhalen, maar via internet vind ik daar niet echt uitsluitsel over. Ik lees verschillende dingen.

Antwoord:

Hierbij de richtlijnen van de National Archives van de VS over het gebruik van underscores. Waarom zou je die gebruiken? Wel, omdat als je dat niet doet en je gebruikt spaties, die spaties bij sommige systemen worden opgevuld met 20% als tussenvulling. Ook geeft het problemen met het overnemen van een map- of documentnaam bij het aanklikken: zou je spaties gebruiken, dan loop je de kans dat niet de hele naam als link wordt meegenomen. Lees dit document maar eens, dat geeft meer tips. https://records-express.blogs.archives.gov/2017/08/22/best-practices-for-file-naming/

Verder is er het voorschrift van eDAVID over map- en documentnamen: http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn3.pdf .

Beste Zaalberg,

Medio 2017 is onze Gemeenschappelijke Regeling gestart met digitalisering van de archiefbescheiden en heeft het Dagelijks Bestuur het Besluit Vervanging Archiefbescheiden vastgesteld. Hierin staat o.a. beschreven dat, op basis van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995, per half jaar een Verklaring van Vervanging wordt opgesteld, alsmede een specificatie van de vervangen documenten. Dit zijn hoofdzakelijk te vernietigen documenten. In de Selecttool staat bij 19.1.14 Vervanging – waardering: bewaren – toelichting: “dit geldt alleen voor te bewaren gegevens”. De Verklaring en specificatie staan nu dus op Bewaren, terwijl het hoofdzakelijk te vernietigen documenten betrof. Zou het bijvoorbeeld mogelijk zijn 2 specificaties te maken: 1 met Te Bewaren documenten en 1 met te vernietigen en die als zodanig te waarderen, bijvoorbeeld 20.1.7 – Informeren – de aangeleverde gegevens – V 1 jaar (dit loopt dan meer gelijk met het daadwerkelijke vernietigen van de dagdozen); 0f 25.1: V 10 jaar (de Verklaring moet worden doorgestuurd naar onze archivaris bij het Streekarchief) , of 19.1: V 5 jaar?

Antwoord:

Op grond van Archiefbesluit 1995 artikel 8 moet bij vervanging een verklaring worden opgesteld en “Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.” De waardering van die verklaringen is dus: blijvend bewaren.
Artikel 8 schrijft verder voor dat “De zorgdrager maakt van de … vervanging … een verklaring op, die ten minste een specificatie van de … vervangen … archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de .. vervanging … is geschied.”

Hoe ziet zo’n specificatie er uit? Wij kiezen in veel gevallen voor een beknopte versie waarbij we in de verklaring opnemen dat op <datum> de op grond van het vervangingsbesluit van organisatie X in de periode Y (bijv. 1 januari t/m 30 juni) voor vervanging in aanmerking komende documenten betreft. Dit is mogelijk omdat in de bijlage bij het opgestelde Handboek Vervanging al is omschreven welke documenten voor vervanging in aanmerking komen.

Helaas zitten niet alle archivarissen of archiefinspecteurs op deze lijn en vereisen sommigen een specificatie op documentniveau. Zo kunnen zij een controle uitvoeren, voorafgaand aan de vervanging.
Deze controlebehoefte kun je ondervangen, omdat de uitgevoerde beheerhandeling d.m.v. metagegevens wordt vastgelegd (zie (zie Archiefregeling artikel 17 onder e; in het TMLO bij eventgeschiedenis). Nu geldt die eis tot het vastleggen d.m.v. metagegevens formeel gezien alleen voor de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden (omdat de Archiefregeling alleen daarop betrekking heeft, tenzij in bijvoorbeeld een Besluit Informatiebeheer de reikwijdte van de Archiefregeling is opgerekt tot heel het archief of van toepassing wordt verklaard voor meer dan alleen het blijvend te bewaren stukken).
Als je het uitvoeren van vervanging al met metagegevens vastlegt (artikel 17 e van de Archiefregeling wordt vaak over het hoofd gezien), bijvoorbeeld voor alle inkomende documenten in het registratiescherm een veld aan te maken met als standaard waarde “te vervangen” dan hoef je op het moment van vervanging alleen een zoekactie op documentniveau uit te voeren.

 

Beste Zaalberg,

Welk proces kunnen we gebruiken wanneer de gemeente een BUS-melding ontvangt?

Antwoord:

In het Model-DSP staat proces ‘Bodemsanering beoordeling’ B1302.

De toelichting bij dit proces zegt:
“Dit werkproces betreft het uitvoeren van de beoordeling van een bodemsanering. Wanneer uit een bodemonderzoek is gebleken dat de bodem verontreinigd is, dient deze gesaneerd te worden. Wanneer om een kleine, eenvoudige sanering gaat, kan deze onder het Besluit Uniforme Saneringen vallen en dan is het voldoende een melding bij de gemeente te doen. Wanneer het om een reguliere sanering gaat, dient de gemeente in meerdere fasen van het project om goedkeuring te worden gevraagd. Dit werkproces vloeit voort uit werkproces B0512 “Bodemonderzoek”.

P.s. vragen over het Model-DSP kunt u het beste stellen aan helpdesk.dsp@sdu.nl
Dit mailadres is ook te vinden in de i-Navigator onder ‘Help’- ‘Mail helpdesk’.

Beste Zaalberg,

Onze gemeente staat op het punt om taken waar wij bevoegd gezag voor zijn uit te besteden aan een stichting. Op dit moment wordt een overeenkomst opgesteld, maar daar in willen we ook vastleggen wie verantwoordelijk is voor de archivering. Onze vraag is, kun je überhaupt de verantwoordelijkheid voor archivering bij een stichting leggen als wij bevoegd gezag zijn? We willen als gemeente natuurlijk na opzegging van het contract ook alle informatie weer tot onze beschikking hebben, voor zowel lopende zaken als voor afgesloten zaken. Of kun je die verantwoordelijkheid voor archivering niet bij een stichting leggen en betekent dit dan dat de stichting alle archiefbescheiden naar ons als gemeente moeten opsturen en wij ze alsnog archiveren?

Wat is praktisch, en wat is in overeenstemming met de wet?

Kunt u vanuit uw ervaring iets zeggen over hoe andere gemeenten hiermee omgaan?

Antwoord:

Voor het antwoord op uw vraag kunnen we verwijzen naar de Notitie verbonden partijen (https://vng.nl/sites/default/files/20170724-lopai-brain-handreiking-archivering-verbonden-partijen.pdf).
Belangrijk is, zoals u aangeeft, dat u hierover afspraken maakt.

“2.2 Privaatrechtelijke rechtsvormen

In deze paragraaf belichten wij privaatrechtelijke rechtsvormen. Ook hier geldt dat slechts wanneer er een financieel belang en een bestuurlijk belang is van de deelnemende overheidsorganisatie er sprake is van een samenwerkingsverband. In andere gevallen kan de overheidsorganisatie ‘afspraken’ met de privaatrechtelijke organisatie maken over bijvoorbeeld de uitvoering van een bepaalde overheidstaak.
Dergelijke afspraken kunnen worden neergelegd in een contract, een convenant, een dienstverleningsovereenkomst en dergelijke. Het informatie- en archiefbeheer moet daarbij de nodige aandacht krijgen, zodat de deelnemende overheid haar bedrijfsvoering op orde heeft en zich kan verantwoorden tegenover de recht- en bewijszoekende burger.”

(…)

“3.3 Archiefzorg en –beheer in private samenwerkingsverbanden

Als een overheidsorganisatie (provincie, gemeente, waterschap) taken/bevoegdheden belegt in een private samenwerkingsvorm, geldt dat de bepalingen van de Archiefwet 1995 van toepassing zijn op die archiefbescheiden, die worden gevormd bij de uitvoering van overheidstaken.
Wat geregeld moet worden is dat het beheer van de bij die taakuitvoering ontstane archiefbescheiden plaatsvindt overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet 1995. Dit betekent onder meer dat de archiefruimte waar de stukken worden bewaard moet voldoen aan de eisen van de Archiefregeling en de archieven die behoren tot de deelnemende overheidsorganisatie worden beheerd conform de bepalingen van het besluit informatiebeheer van deze overheidsorganisatie en op termijn worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van die overheidsorganisatie, dan wel vernietigd worden op basis van de voor die overheid geldende selectielijst.
De afspraken op het gebied van informatie- en archiefbeheer kunnen in de vorm van een archiefparagraaf worden opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst of door middel van mandatering van bevoegdheden. De afspraken gaan zowel over analoge als digitale archiefbescheiden. De overheidsorganisatie die een samenwerking aangaat met een private partij, bijvoorbeeld in de vorm van een contract of dienstverleningsovereenkomst, moet afspraken maken over:
• Het informatie- en archiefbeheer;
• Het beheer van het deel ‘overheidsarchief’ door de deelnemende overheidsorganisatie, zoals selectie en vernietiging; • De uiteindelijke overbrenging van het deel ‘overheidsarchief’ naar de archiefbewaarplaats van de deelnemende overheidsorganisatie; • De financiële aspecten verbonden aan het informatie- en archiefbeheer; • De wijze van uitoefening van het archieftoezicht (door de archivaris van de deelnemende overheidsorganisatie, indien deze is benoemd).”

Beste Zaalberg,

Van 1963 t/m 31-12-1995 is er de Algemene Bijstands Wet ( ABW) geweest.
Per 01-01-1996 is er de Abw. Met de invoering van de nieuwe wet heeft elke cliënt een nieuwe intake gehad.
Mijn vraag is of ik deze twee periodes als twee afzonderlijke cliëntendossiers mag zien. Dit i.v.m. opschoning van cliëntendossiers.

Antwoord:

Het feit dat er een nieuwe wet in werking is getreden, maakt geen verschil uit voor de dossiervorming. Zo zorgt de komende WNRA er ook niet voor dat er 2 personeelsdossiers komen van de medewerkers van een overheidsorgaan: er blijft maar 1 dossier met 2 overeenkomsten: de aanstelling en de (nieuwe) arbeidsovereenkomst.

Het grotere vraagstuk uit uw vraag zit meer in het belang van de organisatie om ‘oude’ cliëntendossiers te bewaren. Een gemeente kan bijvoorbeeld maar van de afgelopen 5 jaar bijstand terugvorderen. Dit omdat een cliënt zijn financiële administratie vanuit het burgerlijk wetboek maar 5 jaar hoeft te bewaren en zich dus niet kan/hoeft te verdedigen tegen vorderingen over meer dan 5 jaar.
(nb. een éénmaal ingestelde vordering mag over een termijn van 20 jaar worden ingevorderd).

Vraag is dus welk belang uw gemeente heeft om gegevens over uitkeringen zo lang te bewaren. Er dient hier een gedegen afweging te worden gemaakt (vanuit de AVG) welke gegevens uw gemeente zolang wil bewaren dat de overgang van de wetgeving in 1995 een issue kan zijn.

Het lijkt daarom van de hand dat de dossiers van vóór 1996 sowieso worden vernietigd.

Beste Zaalberg,

Onlangs werden wij gewezen op beeldmateriaal dat momenteel lokaal is opgeslagen binnen onze organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan luchtfoto’s, en (inventarisatie/onderhouds-)filmpjes van het riool. Welke categorie binnen de gemeentelijke selectielijst past het best bij dergelijk materiaal?

Antwoord:

Voor beeldmateriaal geldt in principe niks anders als voor elk ander informatieobject. Er dient altijd een afweging te worden gemaakt tussen de waarde die het informatieobject (nog) heeft de organisatie en de eventuele cultuurhistorische waarde die een informatieobject kan hebben voor de maatschappij.
De bewaartermijn van een informatieobject hangt af van het doel waarvoor het is gemaakt of gebruikt. Beeldmateriaal is daarop geen uitzondering.
Voor filmpjes van rioolbuizen geldt dat dit wordt gebruikt om de staat van de buizen te controleren of om het onderhoud van het riool uit te voeren. In de selectielijst valt dat onder 12.1 (V 5 jaar na afhandeling) respectievelijk 15.1 (V 5 jaar na afhandeling). Echter, filmpjes van het riool worden 1x in de zoveel jaar gedaan. Veel organisaties die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud willen deze filmpjes zo lang bewaren zodat ze meerdere versies hebben die ze met elkaar kunnen vergelijken. Praktisch gezien is het daarom handiger om ze langer dan 5 jaar te bewaren, afhankelijk van de frequentie van de controle. Een vuistregel is dat er twee andere versies zijn, m.a.w. als een filmpje elke 5 jaar wordt gemaakt, heeft deze een praktische bewaartermijn van 15 jaar.

Voor luchtfoto’s geldt hetzelfde verhaal. Gemeenten maken steeds vaker gebruik van luchtfoto’s om te controleren waar (illegaal) is gebouwd. Conform de selectielijst valt dit ook onder resultaat 12.1.
Luchtfoto’s geven echter wel een uniek beeld over een gemeente zich ontwikkeld. Vanuit cultuurhistorisch oogpunt kunt u er dus voor kiezen om deze luchtfoto’s permanent te bewaren.
Wat voor luchtfoto’s geldt, geldt vaak voor meer beeldmateriaal. Vaak geeft dit een uniek beeld van de organisatie en dit wil je als ‘bijzonder’ materiaal bewaren.

Beste Zaalberg,

Graag zou ik informatie inwinnen over de ClassiFiler/KlasseerTool m.b.t. het archiveren van agenda’s. Ik ben op zoek naar een middel om de Outlookagenda’s van onze medewerkers te archiveren. Op basis van de informatie op de website en de factsheet over de ClassiFiler/KlasseerTool heb ik al kunnen afleiden dat agenda’s met behulp van de ClassiFiler geautomatiseerd in XML-formaat kunnen worden gearchiveerd.

Nu ben ik erg benieuwd hoe de volgende zaken zijn geregeld:
1. Welke gegevens kunnen worden gearchiveerd?
a. Welke metadata (afzender/geadresseerde, onderwerp, datum)
b. Bijlagen
c. Privé-afspraken (En zo ja, in hoeverre zijn deze in te zien?)
2. Waar worden de agenda’s opgeslagen?
3. Hoe worden de agenda-onderdelen opgeslagen? (Gebeurt dit bijv. per item of per periode?)
4. Op basis van welke informatie kun je agenda-items terugzoeken? (Alleen via metadata of ook full text?)
5. Hoe vaak worden de agenda’s gearchiveerd?
6. In hoeverre gebeurt het archiveren van agenda’s geautomatiseerd? Welke handmatige handelingen zijn nodig?
7. Is er een directe koppeling met een DMS mogelijk?

 

Antwoord:

1. Welke gegevens kunnen worden gearchiveerd?
a. Welke metadata (afzender/geadresseerde, onderwerp, datum)
De volgende metadata wordt gearchiveerd:
Onderwerp, datum en tijdstip, organisator, locatie, bericht, geadresseerden/genodigden.
b. Bijlagen
Ja.
c. Privé-afspraken (En zo ja, in hoeverre zijn deze in te zien?)
Er is een optie om aan te geven of privé-afspraken wel of niet gearchiveerd moeten worden. In het raadpleeg/zoekscherm voor een gearchiveerde Outlookagenda zijn privé-afspraken ook in te zien voor de gebruiker als deze deel uitmaken van de gearchiveerde agenda. Als er beperkingen gelden op het mogen inzien van privé-afspraken voor geautoriseerde organisatieonderdelen zoals het bestuurssecretariaat en/of DIV, is een manier om hiermee om te gaan, twee versies van de agenda archiveren. De eerste versie is de volledige agenda, incl. privé-afspraken waar geautoriseerde organisatieonderdelen toegang toe hebben en een tweede versie van de agenda bevat enkel de andere, openbare agenda-items waar andere organisatieonderdelen zicht op mogen hebben.

2. Waar worden de agenda’s opgeslagen?
De Outlook-agenda-items worden in één xml-bestand opgeslagen. De bijlagen worden in een aparte map geplaatst. Beide vormen samen het “information package” dat je in het digitaal archief kan opnemen. In het raadpleegscherm zijn per agenda-item de eventuele bijbehorende bijlagen te zien. Het xml-bestand en de map met bijlagen) kunnen in elke beheeromgeving (DMS, Zaaksysteem, e-depot, vakapplicatie, etc.) worden opgenomen waar het toegestaan is om xml-bestanden en mappen en andere (computer)bestanden in op te slaan.
3. Hoe worden de agenda-onderdelen opgeslagen? (Gebeurt dit bijv. per item of per periode?)
De gearchiveerde agenda is één xml-bestand met alle items. De te archiveren periode kan door de gebruiker zelf worden opgegeven op het moment dat de agenda wordt gearchiveerd.
4. Op basis van welke informatie kun je agenda-items terugzoeken? (Alleen via metadata of ook full text?)
Er kan gezocht worden op: datum van de vergadering, onderwerp en full-tekst in de inhoud van het bericht dat in het vergader-item is gezet.
5. Hoe vaak worden de agenda’s gearchiveerd?
De gebruiker bepaalt zelf of en hoe vaak een agenda wordt gearchiveerd.
6. In hoeverre gebeurt het archiveren van agenda’s geautomatiseerd? Welke handmatige handelingen zijn nodig?
Er wordt niets afgedwongen in de zin van dat volautomatisch (periodiek) een agenda wordt gearchiveerd zonder tussenkomst van de gebruiker. Het is dus aan de gebruiker om een archiveringsactie te starten.
7. Is er een directe koppeling met een DMS mogelijk?
Het is mogelijk om zonder koppeling een gearchiveerde agenda in een DMS op te nemen. Bijv. op onderstaande manier:
• Periodiek en/of naar aanleiding van bepaalde gebeurtenissen zoals een bestuurswissel, archiveert het bestuurssecretariaat of DIV de agenda(s) van (een) bestuurder(s) met behulp van de ClassiFiler/KlasseerTool
• Het xml-bestand en de map met de eventuele bijlagen (het geheel van het xml-bestand en de map met eventuele bijlagen is feitelijk de gearchiveerde agenda) worden op een afgesproken locatie op een netwerkschijf gezet
• Een dossier wordt aangemaakt in het DMS door de gebruiker
• Het xml-bestand en de map met eventuele bijlagen worden in het dossier geplaatst door de gebruiker vanaf de netwerkschijf
• Het dossier wordt eventueel van aanvullende metadata, zoals een omschrijving, voorzien
• Het dossier wordt afgehandeld door de gebruiker
• De agenda kan van de netwerkschijf worden verwijderd

Tot slot, het is mogelijk om vanuit het raadpleeg/zoekscherm afspraken te exporteren naar een .CSV-bestand. De metadata (zie vraag 1a) van de afspraken wordt in het .CSV-bestand gezet. De gebruiker kan zelf bepalen welke afspraken in een .CSV-bestand worden gezet. Deze functionaliteit hebben wij ingebouwd naar aanleiding van een gebruikersorganisatie die dit nodig had voor WOB-verzoeken.

N.B. Dinsdag 19 november a.s. wordt de Inspiratiedag RMTool gehouden en hier wordt de ClassiFiler ook in meegenomen. Meer weten of u aanmelden? Klik dan hier.

Beste Zaalberg,

Welk zaaktype in de i-Navigator kan gebruikt worden voor aanvragen duurzaamheidslening? Ik las bij een eerder gestelde vraag dat het in de selectielijst onder Voorzieningen verstrekken valt, 10 jaar bewaren indien verstrekt. Wat is het bijbehorende zaaktype, anders dan Duurzaamheidsfonds (25 jaar bewaren na verstrekking)? Degene die bij ons over de duurzaamheidsleningen gaat zegt dat het Duurzaamheidsfonds iets heel anders is dan de duurzaamheidslening.

Antwoord:

Op dit moment staan er in het model-DSP 2 zaaktypen die op uw vraag betrekking hebben:
1) Duurzaamheidlening B1317
2) Energiesubsidie B1429

Dit dekt beide mogelijkheden die via uw fonds kunnen worden aangevraagd.

Beste Zaalberg,

Op de VNG Selectielijst 2017 wordt in het kader van de Leerplichtwetgeving bewaartermijnen van resp. 19 en 21 jaar na geboorte aangehouden. Echter als de leerlingen ouder zijn dan 18 en de leerplichtwet is niet meer van toepassing is de gemeente toch nog verplicht er naar te streven om deze vroegtijdige schoolverlaters zonder kwalificatie scholing of opleiding te laten volgen. Tot dat die de leeftijd van 23 jaar hebben bereikt. Concrete vraag in dit kader: Hoe lang moet die correspondentie bewaard blijven. Wordt dat iets met 25 jaar na geboorte ? Of is dat veel te lang vanwege het ontbreken van een Leerplicht basis.

Antwoord:

Na afloop van de leerplicht geldt de kwalificatieplicht. Onder resultaat 12.1.4 is in de selectielijst een bewaartermijn van 2 jaar opgenomen voor het toezicht houden op de kwalificatieplicht.
M.a.w. de bewaartermijn loopt 2 jaar door na het einde van de kwalificatieplicht. Dat betekent dus 2 jaar nadat iemand heeft voldaan aan de kwalificatieplicht of 2 jaar na het 23ste levensjaar.
U kunt deze redenering ook nalezen in de handreiking die hoort bij de selectielijst.

Beste Zaalberg,

Naar aanleiding een vraag over bestemmingsplannen bedenk ik me dat wij alle bestemmingsplannen analoog in ons archief hebben, de digitale versie is een zip file in ons zaak systeem.
Nu vraag ik me af of wij wel juist handelen. een zip file is niet direct benaderbaar.

Antwoord:

Uit uw vraag kunnen wij niet afleiden of u de analoge of digitale versie beschouwt als archiefexemplaar. Ook als we uitgaan van digitale archivering handelt u niet onjuist door de bestemmingsplannen als .zip-bestand op te slaan in uw zaaksysteem.

Natuurlijk zullen de bestemmingsplannen wel moeten voldoen aan de eisen op gebeid van authenticiteit en integriteit, zoals opgenomen in de Archiefregeling. Ook adviseren we u in uw bewaarstrategie op te nemen op welke manier u de .zip-bestanden beheert en zorgdraagt voor duurzame toegankelijkheid van de informatie.

Beste Zaalberg,

Een bij ons streekarchief aangesloten gemeente wil haar persoonskaarten naar ons toe overbrengen. Ik loop echter op dit moment tegen artikel 4.18 van de Wet Basisregistratie Personen aan. Daarin staat, zo lees ik het, dat alleen persoonskaarten van overleden personen overgebracht mogen worden.

Is het mogelijk om dit te omzeilen en toch alle persoonskaarten over te brengen door ons te beroepen op artikel 13 van de archiefwet?

Antwoord:

Artikel 13 van de Archiefwet 1995 biedt zorgdragers de mogelijkheid om archieven, jonger dan 20 jaar, over te brengen naar een archiefbewaarplaats als de beheerder van de bewaarplaats hiervoor ruimte beschikbaar stelt.

Art. 4.18 van de Wet Brp schrijft voor dat “De termijn,bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de Archiefwet 1995 vangt aan bij degene die op de dag van zijn overlijden ingezetene is, op die dag, en bij degene die na vertrek uit Nederland op de dag vallende honderd jaar na de geboorte niet ingezetene is, op die dag.”

Art. 12 van de Archiefwet schrijft voor dat archiefbescheiden, ouder dan twintig jaar, overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats.

De regelgeving in de Wet Brp is een nadere specificatie van de regelgeving van de Archiefwet. In beginsel zal deze specifieke regelgeving gevolgd moeten worden. De Wet Brp geeft niet aan dat toepassing van art. 13 van de Archiefwet is uitgesloten.

Naar onze mening kunnen de persoonskaarten naar uw streekarchief worden overgebracht. Hierbij moet u wel met de zorgdrager duidelijke afspraken maken over de bewaring en de openbaarheid van de persoonskaarten.

Overigens gaan wij er van uit dat de betreffende gemeente intern overleg heeft gevoerd met de betreffende afdeling over deze (vervroegde) overbrenging.

 

Beste Zaalberg,

Welke archieftermijn zouden jullie een bankgarantie geven volgens de nieuwe selectielijst?

Antwoord:

Een bankgarantie maakt altijd onderdeel uit van een project. Aangezien de selectielijst zaakgericht is opgebouwd, is er geen aparte bewaartermijn te vinden in de selectielijst.
Technisch gesproken krijgt de bankgarantie dus dezelfde bewaartermijn als de bewaartermijn van het project waar de bankgarantie onderdeel van uitmaakt.
Indien een project is afgesloten, heeft u wel de mogelijkheid om de zaak op te schonen. Daar kan het vernietigen van een bankgarantie ook onder vallen. Hoe opschoning moet worden toegepast, wordt niet bepaald in de selectielijst. Elke organisatie is daar vrij in. Praktisch gezien wordt een bankgarantie ingetrokken als het project is afgelopen en daarmee is de waarde van die informatie ook vervallen. De bewaartermijn van een bankgarantie kunt u daarom op bijvoorbeeld 1 jaar na vervallen zetten.

Beste Zaalberg,

Volgens de AVG moeten gegevens over loonbeslag van personeelsleden worden vernietigd direct na opheffing loonbeslag. In de selectielijst staat een termijn van 5 jaar na opheffing beslag. Welke termijn moet ik hanteren?

Antwoord:

De AVG vermeldt geen bewaartermijnen. Er wordt alleen gezegd dat de persoonsgegevens moeten worden vernietigd als de organisatie er geen belang meer bij heeft om die gegevens te bewaren. De organisatie dient zich echter wel te verantwoorden voor het feit dat zij loon in heeft gehouden. Direct vernietigen is dus geen verplichting. U dient de gegevens wel extra vertrouwelijk te behandelen.

Beste Zaalberg,

Onze gemeente is eigenaar van een museum en de kunstcollectie. In de i-Navigator zijn hiervoor maar een paar zaaktypen beschikbaar. Een daarvan is bruikleenovereenkomsten. Uit i-Navigator blijkt dat die na 5 jaar vernietigd mogen worden. De museumarchivaris geeft aan dat bruikleenovereenkomsten nooit vernietigd mogen worden: deze zijn onderdeel van een kunstobject en geven de historie aan (met name of deze rechtmatig is verkregen). Zaaktypen die ontbreken zijn die voor restauratie of die voor statussen van kunstwerken op het moment van lenen of uitlenen i.v.m. mogelijke aansprakelijkheidsstellingen. Kijkende naar de BSD rijksmuseale instellingen zijn er nog meer zaaktypen te noemen die niet in de i-Navigator voorkomen, terwijl het wel werkprocessen zijn die we uitvoeren.

Er zijn vast meer gemeenten die kunstwerken lenen, uitlenen en beheren. Er zijn wellicht ook meerdere gemeenten die een gemeentemuseum hebben. Waarom zijn hiervoor geen zaaktypen beschikbaar? Of kunnen die nog worden toegevoegd aan de i-Navigator (bijvoorbeeld op basis van de BSD rijksmuseale instellingen)?

Antwoord

De BSD rijksmuseale instellingen is geen selectielijst waar we in het gemeentelijk DSP rekening mee houden. Zover wij weten zijn er in Nederland weinig gemeenten die een museum beheren. Vaak zijn deze musea al afgestoten of ondergebracht in stichtingen.

Omdat het zo weinig voorkomt, nemen wij voor het beheer van musea ook geen Model-processen op. Wij zien dit als een bijzondere aangelegenheid en adviseren klanten om in dit geval eigen lokale werkprocessen op te nemen.

In het gemeentelijk DSP, en ook in de huidige gemeentelijke selectielijst, is het uitlenen van eigendommen vernietigbaar. In de selectielijst 1996 dienden verzekeringspolissen van kunst en overzichten van uitlenen van kunst (dus niet de overeenkomsten zelf) permanent bewaard te worden. In de huidige selectielijst is dat niet meer opgenomen omdat het wordt gezien als iets bijzonders (omdat het maar weinig voorkomt). U kunt het daarom wel permanent bewaren, maar dan dient u zelf uw DSP aan te passen.

Beste Zaalberg,

Een van de gemeenten waar ik voor werk heeft een grote serie dossiers met aanvragen voor omgevingsvergunningen uit 2015 die vergunningvrij blijken te zijn. De aanvragers hadden dus geen vergunning hoeven aan te vragen. De gemeente wil deze aanvragen met de brief waarin staat dat er geen vergunning nodig is vernietigen op basis van categorie 2.7 (3 jaar). Ik zelf zou deze vergunningvrije aanvragen graag laten bewaren of anders laten vernietigen op basis van categorie 2.9 (5jaar).

Wat vindt u? Ik hoor graag uw mening hier over.

Antwoord

Vergunningvrije aanvragen bevatten geen brondocumenten voor de BAG die bewaard moeten worden. Strikt genomen zijn het niet-gehonoreerde aanvragen en vallen dus onder categorie 2.7 van de selectielijst 1996, actualisatie 2012.

Categorie 2.9 gaat over het uitvoeren van toezicht en daar passen vergunningvrije aanvragen niet onder.

Overigens zien we wel vaker dat gemeenten vergunningvrije aanvragen bewaren met het argument dat ze in de gaten willen houden wat er aan woningen gebeurt. Ze benoemen dit dan als een uitzondering op de selectielijst.

Het is de vraag of vergunningvrije aanvragen informatie bevatten die in de toekomst nog nodig, bijvoorbeeld bij het berekenen van de woz-waarde van een woning of bij discussie over de status van aangebrachte voorzieningen of bouwsels. Het permanent bewaren van deze aanvragen is volgens ons overbodig.

Geachte Zaalberg,

De beleidsmedewerker Sociaal Domein stelt de volgende vraag:

Wij hebben een proces Woonlastenfonds, waarbij rechthebbenden stukken aanleveren die wij vervolgens inscannen. Omdat de scankosten heel hoog liggen, overwegen wij om de stukken op een goede manier te archiveren zonder ze in te scannen. Kun je mij vertellen of wij dat zo mogen doen? Of zijn wij verplicht om digitaal te archiveren?

Het proces is digitaal ingericht enkele jaren geleden. Vervanging is nog niet geregeld. Natuurlijk gaan we intern kijken of het proces efficiënter kan.

Maar is digitale archivering verplicht? Volgens mij niet.

Als het maar in geordenden en toegankelijke staat is. Betreft te vernietigen bescheiden, bewaartermijn 7 jaar. Ik hoor graag van u!

 

Antwoord

Er is geen verplichting om digitaal te werken of te archiveren. In het algemeen streeft de overheid er naar dat burgers en bedrijven digitaal zaken kunnen doen met de overheid. Zo zou het streven moeten zijn om een aanvraag en de behandeling van een aanvraag Woonlastenfonds digitaal te behandelen. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, die in 2021 in werking treedt, legt hier nog eens de nadruk op: de elektronische weg moet voor alle berichtenverkeer open staan.

 

Als de digitale manier van werken in de praktijk (nog) niet efficiënt en effectief is, is er geen enkele reden om aan deze manier van werken vast te houden. Voor het archief geldt inderdaad dat het in geordende en toegankelijke staat moet zijn. Fysiek, digitaal of hybride.

Beste Zaalberg,

De Gemeente Pekela en Veendam maken gebruik van een extern bedrijf, die voor ons de belgegevens bewaard van burgers die in het weekend en in de nacht het antwoordapparaat inspreken. Hoelang mogen deze gegevens bewaard worden en op grond van welke wet is dit gebaseerd? Ze bewaren het nu 500 dagen, maar is dit ergens op gebaseerd?

 

Ons antwoord

Het is ons niet bekend op basis waarvan de betreffende gegevens door het externe bedrijf worden bewaard. Uit uw vraag kunnen wij niet afleiden welke gegevens worden bewaard. Wij veronderstellen dat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing is en u, samen met het bedrijf, moet vaststellen welke gegevens worden vastgelegd en hoe lang deze gegevens bewaard moeten worden. In algemene zin mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan het doel waarvoor zij zijn vastgelegd. Ook is het belangrijk dat dit duidelijk wordt gecommuniceerd. Ons advies is om in het voicemailbericht melding te maken van de bewaring van de opname zodat bellers weten wat er met hun gegevens gebeurd (een verkort privacy statement).

Goedemorgen Zaalberg,

Bij ons zijn wij het proces aanvragen duurzaamheidslening aan het inrichten. Nu lopen we bij het bepalen van de resultaten aan tegen het feit dat de nieuwe selectielijst naar ons inziens niet het juiste proces aangeeft.
Duurzaamheidslening wordt genoemd bij hoofdstuk 8: Voorzieningen verstrekken.
Dit klopt volgens ons niet helemaal. Het enige wat wij als gemeente doen is controleren of de klant voldoet aan de eisen en geven dat dan door waarna de klant zich kan melden bij de SVn voor de daadwerkelijke lening.

Verzoeken behandelen of status toekennen lijkt ons een goed alternatief. Voor de SVn kunnen wij ons voorstellen dat het inderdaad voorziening verstrekken is maar voor ons als gemeente niet.

Antwoord

Voor een duurzaamheidslening geldt hetzelfde als voor een starterslening: de SVN voert de regeling die u heeft vastgesteld. De overeenkomst wordt weliswaar door de SVN opgesteld, maar het geld komt bij de gemeente vandaan. Strikt genomen heeft de ontvanger daarmee een (indirecte) overeenkomst met de gemeente. M.a.w. u verstrekt wel degelijk een voorziening.

Volgens de selectielijst valt een duurzaamheidslening daarom onder resultaat 8.1

Vraag

Uw gemeente is voornemens om de gedigitaliseerde serie verleende bouwvergunningen op termijn over te dragen aan een e-depot en het daarbij mogelijk te maken dat deze dossiers rechtstreeks raadpleegbaar worden via de site van dat e-depot. Hierbij zal de privacy-wetgeving in acht worden genomen.

Een dossier van een verleende bouwvergunning bevat in uw ogen de beschikking, de gewaarmerkte bijlage(n) en de melding “bouw gereed”.

U vraagt hoe lang andere documenten die in het proces ontstaan, zoals ontwerptekeningen, de niet publiceerbare aanvraag, interne memo’s etc. bewaard blijven?

Antwoord

Op basis van de huidige, procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat.

In een zaak die als ‘blijvend te bewaren’ is gewaardeerd, kan desgewenst een onderscheid gemaakt worden tussen de archiefbescheiden die tijdelijk en blijvend bewaard moeten worden. De archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn voor reconstructie van de zaak mogen worden ‘opgeschoond’. Verplicht is het opschonen niet. In de selectielijst zijn geen documenten opgenomen die onder deze opschoontermijn zouden kunnen vallen.

In uw vraag geeft u een voorbeeld van een zaakdossier dat u zou willen opschonen en u vraagt naar de bijbehorende bewaartermijn van documenten.

U kunt voor deze documenten een eigen bewaartermijn opstellen, rekening houdend met belangen van o.a.  bedrijfsvoering, privacy, bewijs en verantwoording. Ook kunt u de bewaartermijnen baseren op termijnen van de voorgaande selectielijst(en). Op grond hiervan kunt u een bewaartermijn van 20 jaar hanteren voor diverse bescheiden.

Wij adviseren u vooraf te overleggen met uw archivaris. Ook over de blijvend te bewaren documenten. In uw vraag noemt u de beschikking, gewaarmerkte bijlagen en de gereedmelding. In de praktijk zien we dat o.a. constructieberekeningen en -tekeningen en bodemonderzoeken bewaard worden.

Geachte Zaalberg,
Bij het digitaal archiveren van bestemmingsplannen wil ik alle “voorbereidingsstukken” in een te vernietigen dossier archiveren.
“Voorbereidingsstukken” zijn bv alle ontwerpen, concepten, interne notities etc.
De selectielijst biedt m.i. geen handvat voor de bewaartermijn van dergelijke stukken.
Welke bewaartermijn adviseren jullie voor de z.g. “voorbereidingsstukken”?

Antwoord

U merkt terecht op dat de huidige selectielijst niet spreekt over voorbereidende stukken. De selectielijst kijkt alleen naar zaken en niet naar documenten. Er wordt wel gesproken over opschoning maar geeft daar geen handvatten voor. Dat betekent dat elke zorgdrager zelf kan bepalen hoe hier mee moet worden omgegaan.

U dient dan een risicoanalyse uit te voeren om te zien welke documenten verwijderd (opgeschoond) kunnen worden en welke niet. Voor bestemmingsplannen dient u in overweging te nemen, dat bestemmingsplannen eens in de tien jaar vernieuwd moeten worden. Dat pleit ervoor om de op te schonen documenten minimaal 10 jaar te bewaren. De praktijk leert echter dat het vernieuwen van een bestemmingsplan langer op zich laat wachten. De keuze voor 15 jaar of 20 jaar is daarmee een te verdedigen standpunt.

Op de achtergrond speelt nog wel het terugbrengen van het overdrachtstermijn. Dat was 20 jaar, maar er is sprake van het terugbrengen van die termijn naar 10 jaar. Dat zou betekenen dat zaken over het vaststellen van bestemmingsplannen eerder worden overgebracht dan dat de opschoningstermijn is verlopen. Dat kan dus praktische problemen opleveren waar nog over nagedacht moet worden.

Beste Zaalberg, Als gemeente ontvang je veel digitale stukken, vaak gescand via de smartphone. De kwaliteit is soms bijzonder slecht. Kun je eisen stellen aan de verstuurde digitale stukken? In de Archiefwet kom ik dit onderwerp niet tegen. Als gemeente moet je voor substitutie aan hoge eisen voldoen aan apparatuur en borging kwaliteit. Blijkbaar is de burger/bedrijf vogelvrij?

Antwoord

Als overheid kun je in beperkte mate eisen stellen aan de manier waarop je met burgers en bedrijven communiceert. Zo komt het voor dat overheden de elektronische weg hebben afgesloten voor het indienen van een Wob-verzoek. En in bepaalde gevallen staat voor bedrijven alleen de digitale weg open, bijvoorbeeld voor de aangifte omzetbelasting. Op grond van de Archiefwet kunnen geen eisen gesteld worden aan binnenkomende documenten. Hoogstens kun je als overheid aangeven dat ingestuurde documenten bij voorkeur in een bepaald formaat worden ontvangen. Hierover zou je in gesprek moeten gaan met collega’s van de afdelingen die dit digitale verkeer regelen binnen uw organisatie.

Lang niet alle documenten behoeven aan dezelfde (hoge) kwaliteitseisen te voldoen als opgenomen in de Archiefregeling. Deze geldt immers alleen voor blijvend te bewaren documenten (analoog of digitaal).

Wat we wel kunnen -en moeten- doen is vaststellen aan welke eisen wij vinden dat documenten moeten voldoen. Voldoen documenten niet aan deze eisen en kan dit problemen opleveren voor de beschikbaarheid van de informatie, w.o. leesbaarheid, dan moeten we er voor zorgen dat ze overgezet worden naar een versie die wel aan onze eisen voldoet. Het gaat dan om vervangen van een document met als doel het behoud van informatie.

Wat betreft substitutie (of vervanging, conform de Archiefwet) geldt dat dat de eisen die je hieraan stelt kunnen verschillen per document.

Geachte Zaalberg, onze archivaris kwam onlangs met de onthutsende mededeling dat videotulen eeuwig bewaard moeten worden! Wie heeft dit bedacht? Wat kost dat allemaal wel niet!

Antwoord
Wij citeren uit de Handleiding voor gebruik van de Selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2017 onder 6.14: Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard. In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen. Hier in werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om verslagen te maken. Als ze wel zijn gemaakt, dienen deze op grond van de Archiefwet 1995 eeuwigdurend te worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben. Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijsten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard. Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen in extenso.

In oktober 2016 verscheen een rapport van Archief2020 wat stelde dat indien er alleen een videoverslag is gemaakt, dit op basis van de Archiefwet een te bewaren archiefstuk is. Deze optie past bij de huidige trend om van de raadsvergaderingen alleen een videoverslag te publiceren en geen schriftelijk verslag meer te maken. Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag. Een verplichting is dit echter niet; er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend. Werd in 2013 dus nog van uitgegaan dat er een verplichting was voor het archiveren van beide versies (besluitenlijst en videotulen). Een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) bevestigde een bepaling in de Gemeentewet dat het maken van een vergaderverslag niet verplicht is. Dit arrest draaide om de vraag of een gemeente een audioverslag van een raadsvergadering integraal had moeten bewaren. De samenstellers van het recente rapport pleiten overigens wel voor het archiveren van videotulen vooral om het democratisch en maatschappelijk belang te dienen.

Best Zaalbergmeneerke, bij Werk en Inkomen worden handhavingsonderzoeken uitgevoerd naar de rechtmatigheid van de verstrekte uitkering. Deze onderzoeken kan ik goed plaatsen in de selectielijst. Deze onderzoeken kunnen leiden tot een strafrechtelijk onderzoek, dat door de Buitengewoon Opsporings Ambtenaar (BOA) wordt uitgevoerd. Dit leidt tot een procesverbaal, dat overdragen wordt naar politie/justitie voor evt. vervolging. Ik ben op zoek naar hoe lang wij als gemeente deze strafrechtelijke onderzoeken moeten/mogen bewaren, en onder welk proces in de selectielijst ik ze moet brengen.

Bij Werk en Inkomen worden handhavingsonderzoeken uitgevoerd naar de rechtmatigheid van de verstrekte uitkering. Deze onderzoeken kan ik goed plaatsen in de selectielijst.
Deze onderzoeken kunnen leiden tot een strafrechtelijk onderzoek, dat door de Buitengewoon Opsporings Ambtenaar (BOA) wordt uitgevoerd. Dit leidt tot een procesverbaal, dat overdragen wordt naar politie/justitie voor evt. vervolging.

Ik ben op zoek naar hoe lang wij als gemeente deze strafrechtelijke onderzoeken moeten/mogen bewaren, en onder welk proces in de selectielijst ik ze moet brengen.

Antwoord

De vraag is of de BOA dit onderzoek uitvoert namens de gemeente of namens de politie. De selectielijst is vrij duidelijk: voor de bewaartermijn van handhavingszaken binnen Werk en Inkomen geldt resultaat 12.2 en dus 10 jaar na sluiting van de handhavingszaak. Werkzaamheden die de BOA uitvoert namens de gemeente vallen daar dus ook onder.
Als de BOA werkzaamheden verricht namens de politie of Openbaar Ministerie, horen de documenten ook daar te worden opgeslagen en hoort een gemeente daar niets van te bewaren.
Vandaar dat de bewaartermijn afhangt van wie er verantwoordelijk is voor de werkzaamheden.

Archiveren

Beste Zaalberg,

Wat is de bewaartermijn voor procesplaten, procesbeschrijvingen en werkinstructies?
Welke versies dient men te bewaren?

Staande praktijk is dat bij procesherziening of een kleinere optimalisatie de oude procesversie wordt overschreven of weggegooid. Ik kan me voorstellen dat wanneer controller onderzoek doet naar subsidieverlening, ook de (toen) gelden de procesbeschrijving en werkinstructies betrokken worden in dat onderzoek.

Antwoord: 

Werkinstructies vallen in de regel onder resultaat 2.1 van de gemeentelijke selectielijst. Dat betekent dat ze 10 jaar na vervallen kunnen worden vernietigd.

Voor procesbeschrijvingen en -modellen is de vraag of deze beschrijvingen onderdeel van de metadatering van archieven. Hiermee wordt bedoeld dat als u archiveert op basis van processen er een overzicht moet worden bewaard van welke processen worden/werden uitgevoerd.

Artikel 18 van de nieuwe archiefwet gaat ook luiden:

    • Ieder verantwoordelijk overheidsorgaan beschikt over een informatieoverzicht
    • Taken/werkprocessen
    • Afdelingen, applicaties (cloud of on-premis)
    • Vindplaats en samenhang en passende maatregelen tbv duurzame toegankelijkheid
    • Wijzigingen in taken, werkprocessen alsmede technische en organisatorische systemen en vindplaats en het overzicht wordt actueel gehouden

Dat betekent niet dat elke procesplaat bewaard moet worden, maar wel dat er een overzicht moet zijn. Zolang u bovenstaand overzicht kan maken en permanent kan bewaren, kunnen procesplaten worden vernietigd (onder 2.1).

Uiteraard kan zo’n procesplaat wel interessant zijn voor historici en vanuit dat oogpunt worden uitgezonderd van vernietiging.

 

Beste Zaalberg,

Af en toe kom ik bij de archivering van zaken bezwaren/beroepen tegen die zijn ingetrokken of niet-ontvankelijk verklaard, maar waarbij wel een proceskostenvergoeding is toegekend, of in het geval van een beroep, is toegewezen. Ik twijfel bij dergelijke gevallen welk selectielijstnummer toe te kennen, die van de beslissing op het bezwaar/beroep (13.2/13.1.4) of die betrekking heeft op de financiële afhandeling (13.1.1) omdat er toch sprake is van een financiële afwikkeling die overigens ook nog eens best fors uit kan vallen. Wat is uw advies bij dergelijke gevallen?

Antwoord: 

Een niet-ontvankelijk geschil met financiële consequenties lijkt mij niet voor te komen, dus daarvoor geldt 13.1.4 V 1 jaar.

Een ingetrokken geschil met financiële consequenties valt in onze ogen onder 13.1.1, V 7 jaar na afhandeling.

13.2 geldt alleen voor beroep- of bezwaarzaken die verkeerd zijn aangemaakt (of bijvoorbeeld verkeerd zijn geadresseerd en dus niet oorspronkelijk voor de organisatie was bestemd).

Wij vertrouwen erop dat u een helder antwoord heeft gekregen op uw vraag. Als u verdere vragen heeft vernemen wij dat graag.

 

Beste Zaalberg,

Hoe lang moet een melding worden bewaard voor de aanleg van een bodemenergiesysteem en een advies over de melding?

Antwoord: 

De context van uw vraag is in dit geval belangrijk. Uit uw vraag blijkt niet wat voor melding het betreft.

Als het een melding betreft van een bedrijf dat een systeem gaat aanleggen waarbij advies gevraagd wordt aan de gemeente dan valt het advies dat de gemeente verstrekt onder 21.1 (V 5 jaar) of 21.1.2 (Vooroverleg omgevingsvergunning V 20 jaar) afhankelijk van de context van het advies. Dit geldt ook als de provincie de gemeente advies vraagt over een eventuele aanvraag voor een watervergunning.

Als het een melding is die gezien kan worden als een omgevingsvergunning, dan dient u deze onder 11.1.6 blijvend te bewaren.

 

Beste Zaalberg,

Wat is de juiste bewaartermijn en het juiste selectielijstnummer voor collegebesluiten m.b.t. opleggen van geheimhouding op bepaalde documenten?

Antwoord: 

De aanwijzing van geheimhouding van bepaalde stukken moet u zien als het toekennen van een status. Dit valt dus onder resultaat 9.1 van de Selectielijst 2020 (V 1 jaar na vervallen).

Dit betekent dus dat het geheimhoudingsbesluit vernietigd kan worden 1 jaar nadat:

  1. De stukken worden vernietigd waar het geheimhoudingsbesluit over gaan.
  2. De geheimhoudingsbesluit zelf vervalt.

 

Beste Zaalberg,

Volgens de AVG mogen we geen kopieën van legitimatiebewijzen bewaren. Ik hoorde dat dat conform de Archiefwet juist wel moet. Het gaat om een kopie die iemand van een geldig legitimatiebewijs (paspoort of ID-bewijs) heeft gemaakt i.v.m. met een aanvraag bijzondere bijstand, Wmo etc.. Klopt het dat de kopie in het kader van de AVG geanonimiseerd kan worden maar nog niet verwijderd omdat bij de behandeling van een WMO aanvraag een kopie legitimatie 15 jaar als onderdeel van het dossier van belang blijft?

Antwoord: 

In de regel geldt dat een (kopie van een) ID-bewijs moet worden vernietigd zodra er geen grondslag is om deze te bewaren. Dit uiteraard in verband met de gevoeligheid van de gegevens die een ID-bewijs bevat.

Op het moment dat een gemeente de identiteit van een aanvrager heeft vastgesteld, is in bijna alle gevallen, de noodzaak om het ID-bewijs te bewaren, vervallen. Het feit dat de identiteit van iemand is gecontroleerd kan namelijk ook simpel worden vastgelegd door een vinkje in het systeem achter de check ‘is de identiteit van de aanvrager vastgesteld?’.

Het is dus niet zo dat een ID-bewijs in een dossier bewaard mag worden. Het is zelfs zo dat deze snel mogelijk na einde van de zaak vernietigd moet worden. Dat is vaak handwerk omdat er geen zaaksysteem bestaat waar automatisch op documentniveau vernietigd kan worden.

 

Beste Zaalberg,
De griffie en DIV verschillen bij ons van mening over wat er nu permanent bewaard moet worden. Volgens DIV stelt de selectielijst 2020 dat alleen de agenda, het verslag en de besluitenlijsten in het zaaktype Verslagen Raad komen en horen de raadsvoorstellen en besluiten in de zaken van het betreffende onderwerp met hun eigen vernietigingstermijnen. De griffie is van mening dat de raadsvoorstellen en besluiten onderdeel van de agenda en besluitenlijst zijn. Wat is hierin de juiste benadering?

Antwoord:

Ik adviseer u ook om de handreiking Selectielijst 2020 ( https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/handreiking-gebruik-selectielijst_20200506.pdf) door te nemen.
Hier staat dat bijlagen onderdeel zijn van de agenda. Met name bij bestuurlijke besluitvorming (raad, B&W, ondernemingsraad) wordt gezegd dat de bijlagen onderdeel zijn van de zaak en dus ook de bewaartermijn van die zaak krijgen.
Dat betekent technisch gesproken dat de agenda wordt bewaard met daarnaast de voorstellen. Dat zijn altijd concept-voorstellen aangezien de getekende voorstellen geen onderdeel zijn van de vergadering. Origineel getekende besluiten horen thuis in de zaak waar ze thuishoren. De concept-voorstellen worden aangemaakt vanuit de zaak waar ze onderdeel van uitmaken en worden daarom ook vaak daarin bewaard. Er zijn dus twee zaken: de zaak waarover besloten wordt en de zaak met de raadsvergadering. Dus er zijn twee exemplaren.
Dat heeft te maken met het feit dat de griffie als apart organisatieonderdeel (Duale stelsel) zijn eigen archief heeft. Dus eigenlijk zijn er twee getekende besluiten: 1 dat bewaard wordt in het archief van de griffie en 1 in het archief van de organisatie als onderdeel van de zaak. In de praktijk wordt dat onderscheid vaak niet gemaakt en wordt er maar één getekend besluit bewaard en dat gebeurt dan meestal in het archief van de organisatie. Dat gebeurt vaak omdat men geen rekening houdt met het duale stelsel. Dat betekent ook dat sommige zaken worden vernietigd terwijl de informatie nog beschikbaar blijft in de raadsvergaderingen.
Technische gezien heeft u dus beiden gelijk. Praktisch gezien gaat organisaties daar verschillend mee om. Maar u dient dus te onthouden dat u praat over twee verschillende archieven.

 

Beste Zaalberg,

De bewaartermijn van controlerapporten behorende bij milieu is naar mijn weten 20 jaar. De bewaartermijn van de vergunning is “eeuwig”.
Digitaal willen we stukken behorende bij milieudossiers archiveren met het zaaktype wat een “B” als bewaartermijn heeft. Dienen we voor controlerapporten een apart proces in het DSP aan te maken? of adviseert u de controlerapporten te archiveren bij de zaak die te bewaren is (ook al hebben de rapporten een bewaartermijn van 20 jaar)?

Antwoord:

In het verleden werden veel dossiers met milieuvergunningen permanent bewaard. De controles die in die dossiers aanwezig waren werden daarmee ook bewaard, terwijl de waarde van de 95% van de controles te verwaarlozen is.
In de nieuwe selectielijst is ervoor gekozen om een specifieke bewaartermijn op te nemen voor controles van milieuvergunningen, juist om te voorkomen dat grote hoeveelheden controles worden bewaard terwijl de waarde (zeker na 20 jaar) nihil is.
Om de selectielijst te volgen dient u dit dus te kunnen regelen.
Het uitvoeren van controles zijn hele andere zaaktypen dan het verlenen van vergunningen. U kunt de betrokken zaken linken aan elkaar, maar de documenten zijn anders, de bewaartermijnen zijn anders en vaak zijn ook de verantwoordelijken anders. Dat kunt u in een zaaksysteem alleen maar goed regelen door er verschillenden zaaktypen voor in te richten. Het bewaren van controles in de zaak van de milieuvergunning zou betekenen dat u over 20 jaar al die zaken ook weer moet gaan opschonen, iets wat zeer tijdrovend is. In het kader van ‘Archiving by design’ wilt u dat nu al via een zaaktype regelen. U dient dus twee verschillende zaaktypen te hanteren.

Beste Zaalberg,

In 2013 zijn de archieven van Veendam – Wildervank 1767-1995 overgebracht naar de archiefbewaarplaats, toen is er een beperking van openbaarheid ingesteld op grond van artikel 15 Archiefwet en artikel 10 van het Archiefbesluit, voor een aantal dossiers, met name dossiers over de oorlog, koninklijke onderscheidingen etc. Deze beperking is voor 75 jaar opgelegd na sluiting van de dossiers. Mijn vraag is wanneer eindigt deze 75 jaar na sluiting van de dossiers ?

Ga je dan uit van datum overbrenging 2013, of het recentste stuk van een dossier. Kan het college deze beperking opheffen ? Moeten we dan nog nagaan of de gegevens nog levende personen kunnen schaden; met andere woorden moeten we nog nagaan of de mensen die in de dossiers genoemd staan nog in leven zijn ?

Antwoord:

De termijn van 75 jaar heeft betrekking op de looptijd van het dossier en niet het moment van overbrenging. Het college kan altijd besluiten om de openbaarheid op te heffen. Dit zal altijd in overleg moeten zijn met de gemeentearchivaris. Formeel is het beheer van het archief namelijk overgedragen aan de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris kan zelf ook in uitzonderlijke gevallen besluiten de beperking op te heffen.
Daarbij zijn twee mogelijkheden:
1. Het opheffen van de beperking: dat betekent dat iedereen inzage kan krijgen in de archieven
2. Het buitentoepassing verklaren van de beperking: alleen voor een verzoeker wordt de beperking opgeheven. Voor alle andere personen blijft de beperking bestaan.

Bij het opheffen van de beperking zal altijd moeten worden nagegaan welke persoonsgegevens bij zo’n besluit openbaar worden. Dat was al zo onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens en heeft met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) nog meer aandacht gekregen. In sommige gevallen wordt al afgevraagd of de termijn van 75 jaar voldoende is. Formeel gesproken vallen namelijk persoonsgegevens van overleden personen niet meer onder de AVG. Er zijn echter al uitspraken over het openbaar maken van persoonsgegevens van overleden personen die (indirect) herleidbaar waren naar nog levende personen. Denk daarbij aan de discussie over het openbaar maken van gezinskaarten na 75 jaar. Hierbij werden gegevens van de kinderen van die gezinnen openbaar terwijl die nog in leven waren. Deze gegevens mogen, naar de laatste rechterlijke uitspraken, onder de AVG dus niet openbaar zijn.
Dit geldt voor alle persoonsgegevens in archieven. Elke keer dat gegevens openbaar worden gemaakt, dient een soort risicoanalyse te worden uitgevoerd waarbij wordt gekeken naar de aanwezige persoonsgegevens en de invloed dat het openbaar maken van die gegevens mogelijk heeft op levende personen.

In uw voorbeelden betekent dat dat de dossiers over koninklijke onderscheidingen bekeken moeten worden of daar persoonsgegevens in zitten die niet openbaar mogen worden gemaakt. Denk daarbij aan bijvoorbeeld politiegegevens, BSN-nummers en identiteitsgegevens. Voor dossiers uit de Tweede Wereldoorlog zijn voorbeelden bekend van gegevens over collaborateurs die niet openbaar worden gemaakt omdat kinderen van die collaborateurs daar tot op de dag van vandaag op worden aangesproken.

Kortom: u dient altijd een afweging te maken over de belangen van de betrokkenen als u persoonsgegevens openbaar wilt maken.

Beste Zaalberg,

Sinds de vorming van de Omgevingsdienst IJsselland maakt het team VTH van de gemeente Olst-Wijhe, voor het verlenen van (omgevings)vergunningen, gebruik van de applicatie Powerbrowser van de firma Genetics (lokaal IJVI genoemd).

Om digitaal te kunnen archiveren staan wij voor de vraag of we deze applicatie gaan koppelen aan ons archief/zaaksysteem (e-suite van ATOS) met alle voor- en nadelen. Een andere optie is om Powerbrowser aan te wijzen als digitale archiefomgeving voor verleende vergunningen van de gemeente.

Een van de vragen die we hebben is: Powerbrowser is geen applicatie van de gemeente maar aangeschaft door de Omgevingsdienst. Als we besluiten dit als gemeentelijke archiefomgeving te gaan gebruiken moeten we dat zien als een vorm externe (uit)plaatsing. Wat moeten we formeel regelen om e.e.a conform wet- en regelgeving goed in te richten?

 

Antwoord

Als uw organisatie besluit om een deel van uw archief te (laten) vormen in Powerbrowser, zult u zich af moeten vragen op welke manier de informatie in deze applicatie wordt beheerd en of dit in lijn is met de eisen die uw organisatie hieraan stelt. Is de informatie die in Powerbrowser wordt vastgelegd (metadata en documenten) integer, authentiek en betrouwbaar. Als deze vragen met ‘ja’ kunnen worden beantwoord en u heeft hierover afspraken gemaakt met de Omgevingsdienst, dan is het prima om de informatie in Powerbrowser te laten staan. Tot het moment dat de blijvend te bewaren informatie opgenomen kan worden in het e-depot/digitale archiefbewaarplaats.

Daarnaast zult u afspraken moeten maken over de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie.

 

Het koppelen van systemen heeft, zoals u aangeeft, voor- en nadelen. Als een koppeling niet noodzakelijk is, wordt steeds vaker gekozen om de informatie te beheren in de vakapplicatie tot het moment dat dit niet meer kan. Bijvoorbeeld doordat de applicatie wordt vervangen of de informatie kan of moet worden overgedragen. In alle gevallen is het belangrijk dat de relevante informatie overgezet kan worden, uit de applicatie te halen is.

Geachte Zaalberg, Is het mogelijk een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen? Onze gemeente heeft van de provincie groen licht gekregen per 1-10-2012 terzake substitutie. In ons gemeentelijk archief zitten vele duizenden bouwvergunningen uit de periode 1930 tot 2010 (het jaar dat we digitaal gegaan zijn). Mogen de originele vergunningen uit die periode vernietigd worden nadat ze gescand zijn?

Antwoord
Substitutiebesluiten bestaan niet! De wet kent uitsluitend vervanging, dus kunt u uitsluitend een vervangingsbesluit nemen. Dit om mee te beginnen. Maar nu de kwestie zelf. U bent dus nu vanaf 1-10-2012 volledig digitaal. Het inmiddels genomen vervangingsbesluit geldt niet met terugwerkende kracht.
Het is mogelijk om een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen. Natuurlijk moeten uw handboek, procedures en digitale archiefomgeving dan op orde zijn.
Ook kunt u een vervangingsbesluit nemen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Belangrijk hierbij is dat u advies vraagt aan uw regionale archiefdienst. U zou hierop de regionale samenwerkingsovereenkomst kunnen naslaan, omdat hierin waarschijnlijk is vastgesteld dat u de archivaris in archiefaangelegenheden om advies dient te vragen; het kan zelfs zo geregeld zijn dat dit advies bindend is.

U geeft aan dat in uw archief veel bouwvergunningen aanwezig zijn, over de periode 1930 tot 2010. Bouwvergunningen over de periode 1930 tot en met 1995 kwamen, op grond van de voor deze periode geldende vernietigingslijst, voor vernietiging in aanmerking. Dit was destijds geregeld op verzoek van de gemeente Amsterdam, die -bij blijvende bewaring van de bouwvergunningen- hiervoor een extra archiefbewaarplaats had moeten bouwen en bezwaar had tegen de kosten hiervan. Doordat de vergunningen voor vernietiging werden voorgedragen, was het mogelijk deze op microfilm te zetten en de originelen te vernietigen.
Veel gemeenten hebben echter ervoor gekozen om de bouwvergunningen te bewaren. Ook uw gemeente.

U dient dus een vervangingsbesluit te nemen voor de bouwvergunningen, hiervoor goedkeuring van uw archivaris te verkrijgen, de bouwvergunningen te scannen en de papieren exemplaren te vernietigen. Dit betekent dus dat het scanproces in overeenstemming is met de eisen die de Handleiding Vervanging daaraan stelt. Indien u een vervangingsbesluit neemt en de bouwvergunningen digitaal maakt, dan bent u overigens verplicht om de papieren bouwvergunningen daarna te vernietigen; anders is er van vervanging geen sprake. Vergeet niet om een gedegen controle uit te voeren van de scans voordat u tot vernietiging overgaat; ook in digitalisering gespecialiseerde bureaus kunnen fouten maken.

Geachte meneer Zaalberg, het volgende is mij niet duidelijk kunt u dit mij uitleggen?

Het werkproces B1066 betreft het vaststellen van de benoeming van een ambtenaar burgerlijke stand. Het kan hierbij gaan om een reguliere ambtenaar burgerlijke stand of om een buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand (BABS). Deze functionaris voltrekt namens de gemeente huwelijken en registreert partnerschappen.
Waardering vernietiging 1 jaar na vervallen
Tot dusver werden alle stukken met betrekking tot de benoeming van ambtenaren burgerlijke stand en bijzonder ambtenaren burgerlijke stand bewaard. Wat is de reden dat dit nu vernietigd moet worden?

Antwoord
Er is gekeken naar de informatiewaarde van het benoemen van de burgerlijke stand. Er werd geconcludeerd dat er vanuit wettelijk oogpunt geen vereiste is om deze informatie permanent te bewaren. Vervolgens is er een inschatting gemaakt van de waarde van de benoemingen in historisch perspectief. Deze is als heel laag ingeschat. Op basis van die inschatting is gekozen om benoemingen van ambtenaren van de burgerlijke stand op termijn te vernietigen.

Beste Zaalberg, Wat is de reden dat Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) nu 10 jaar bewaard moeten worden in tegenstelling tot de lijst 2012 (vernietigen na 1 jaar)?

Antwoord
Voor een VOG dient te worden betaald. Daarmee zit er een financiële component aan deze stukken, om die reden dienen ze langer bewaard te worden, zoals met alle financiële bescheiden. Overigens zal een VOG zelf niet worden bewaard. Dit is immers een uitdraai uit het systeem van de Burgerlijke Stand die wordt meegegeven aan de aanvrager. Het betreft hier alleen de aanvragen voor een VOG.

Ja maar…. Als ik in de selecttool kijk beoordeel ik een aanvraag VOG op 6.1.1, verzoek met financiële consequenties. Daar staat 7 jaar bij. Zelf kom ik nergens op uit wat 10 jaar vermeld. Waar komt nu de 10 jaar vandaan of is meegegaan met de 10 jaar zoals in de vraag opgesloten zit?

Zaalberg kijkt bedenkelijk: In het Model-DSP werd verwezen naar 8.1 (V 10 jaar). Na een evaluatie is geconstateerd dat het proces beter thuis hoort onder 5.1.1 en dus als een geleverd product met financiële consequenties. De bewaartermijn is daarmee inmiddels per update 26 teruggebracht naar 7 jaar.

Beste Zaalberg, in onze gemeente gebruiken wij het document “Structuur in Selectie” van VHIC (de voorloper van de SelectTool, die gratis te downloaden is via https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/publicaties/handreiking-gebruik-selectielijst . Ik wil u vragen om een verduidelijking. Het gaat om de categorie 3.14.3 Zorg voor bepaalde groepen, kinderopvang en registerkinderopvang.
In de lijst staat dat:
– toezicht op de kinderopvang, inspectierapporten en beschikkingen tot exploitatie van een kindercentrum of gastouderbureau vernietigbaar zijn (na 7 jaar).
– bij het Kinderopvangregister staat: bewaren.

In de praktijk is het zo dat de gemeente een aanvraag ontvangt (en na onderzoek door de GGD) een besluit aanvraag voor kindervoorziening gastouderopvang/ kindercentrum afgeeft en een nummer toekent voor het Landelijk Register Kinderopvang (LRK). Vervolgens kunnen er mutaties optreden, en kan een gastouderbureau of kindercentrum weer verwijderd worden uit het LRK. De gemeente is de verantwoordelijk voor het opnemen van een gastouderbureau of kindercentrum in het LRK (het bewaarniveau is dus de gemeente). Daarnaast voert de GGD inspecties uit bij de geregistreerde voorzieningen (bewaarniveau is het LRK).

Mijn vraag aan u is:
– dient de gemeente het besluit waarin het LRK-nummer wordt toegekend te bewaren? De gemeente levert immers de gegevens aan het LRK, op deze gegevens is de registratie in het LRK gebaseerd.
– wat wordt bedoeld met het bewaren van het Kinderopvangregister? Wordt hiermee bedoeld dat het LRK hiervoor verantwoordelijk is?
Duidelijk is wel dat de inspectierapporten van de GGD voor de gemeente vernietigbaar zijn.

Antwoord
In de vorige selectielijst, waaraan u refereert, is opgenomen dat het Kinderopvangregister een blijvend te bewaren document is. Dit register wordt landelijk bijgehouden en berust niet bij de gemeente.
Met betrekking tot het landelijk register is er geen voorschrift waarin is opgenomen dat dit permanent bewaard moet worden. Gemeenten zijn wel bronhouder, maar zij moeten de brondocumenten zolang bewaren als de opvang bestaat. Dit is het uitgangspunt in de huidige selectielijst.
Bij de samenstelling van de huidige selectielijst is onderzocht of deze informatie voor permanente bewaring in aanmerking kwam en is geoordeeld dat dit niet zo is.
De betreffende besluiten kunnen, conform de selectielijst, vernietigd worden.

Beste Zaalberg, er wordt bij ons gewerkt met een digitale handtekening. Dit is een vinkje in een bepaalde applicatie. De documenten die digitaal getekend worden zitten niet in deze applicatie, maar gaan door middel van een koppeling naar het centrale zaaksysteem. Aan de documenten in het zaaksysteem is niet te zien dat het digitaal ondertekend is. Ook komt de digitale handtekening niet mee als metadata. Maar sommige documenten moeten wel tot in de eeuwigheid bewaard blijven, bijvoorbeeld verleende omgevingsvergunningen.

Onze vragen zijn:
– Wat moeten wij straks overbrengen naar het e-depot?
– Is het dan belangrijk dat de digitale handtekening zichtbaar is?
– Zo ja, betekent dat, dat wij de applicatie waar de digitale handtekening gezet wordt, ook bewaard moet blijven?
– OF te wel, maakt het voor de langere termijn iets uit dat aan het document zelf niet te zien is, dat er ooit een digitale handtekening gezet is?
– EN of de digitale handtekening nog een waarde heeft bij de overbrenging van de documenten?

Antwoord
In art. 24 van de Archiefregeling zijn de volgende vereisten opgenomen over de vast te leggen metadata van een digitale handtekening:
(…) voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening:
1°.de houder van de digitale handtekening;
2°.het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;
3°.de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en
4°.voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.

Wikipedia zegt over een handtekening het volgende: “Een handtekening heeft twee functies. Ten eerste wordt iemands identiteit ermee vastgesteld, hoewel er geen wetgeving bestaat die regelt wat iemands authentieke handtekening is. Ten tweede dient het ter vaststelling van de wil van de desbetreffende persoon met betrekking tot de bovenstaande tekst.” (…) “De handtekening geeft aan dat men de inhoud van de tekst kent en het ermee eens is. Dit is vooral van belang bij documenten die niet met de hand geschreven zijn, zoals overschrijvingen en contracten.”

Het gaat er om dat duidelijk is wie het document heeft ondertekend, op welk moment en of deze persoon inderdaad bevoegd was om te tekenen. Met andere woorden: is het document getekend en/of een besluit genomen door de juiste persoon? In geval van twijfel moet dit aangetoond kunnen worden.
In uw situatie bevinden de metadata van de handtekening zich in een andere applicatie dan in het centrale zaaksysteem, waarin het bijbehorende document is opgeslagen.
U zult vast moeten leggen op welke manier het (digitale) handtekeningproces verloopt. Daarnaast is het belangrijk om ook de interne bevoegdheden- en mandaatregeling beschikbaar te hebben en te houden.

Beste Zaalberg,

Moeten de bestemmingsplannen ook nog in papieren vorm worden gearchiveerd na een vervangingsbesluit. Een gemeente doet het wel, een andere niet. Voor het wel (extra) bewaren in papieren vorm wordt aangegeven dat dit op basis zou zijn van een besluit RO.

Artikel 1.2.3 van het Besluit Ruimtelijke Ordening zegt:
1. Een visie, plan, besluit en verordening als bedoeld in artikel 1.2.1, eerste lid<https://maxius.nl/besluit-ruimtelijke-ordening/artikel1.2.1/>, in voorkomend geval met de daarbij behorende toelichting of onderbouwing, worden elektronisch vastgesteld. Van een zodanig elektronisch document wordt tevens een papieren versie gemaakt.
2. Indien de inhoud van een elektronisch document als bedoeld in het eerste lid tot een andere uitleg aanleiding geeft dan de papieren versie, is het eerstgenoemde document beslissend

In de toelichting op het BRO staat:
“Digitale plannen en besluiten dienen in ontwerp en na vaststelling echter ook op papier beschikbaar zijn. Het gaat om een complete analoge verbeelding van het digitale plan of besluit. Gelijktijdig met het digitale besluit dient derhalve een volledige analoge verbeelding te worden vastgesteld. Indien de digitale inhoud en de analoge verbeelding tot een verschillende uitleg aanleiding geven, gaat de digitale inhoud voor. Het vooralsnog handhaven van beide vormen van vastlegging naast elkaar waarborgt dat zij die (nog) geen toegang hebben tot het elektronisch verkeer, toch kunnen beschikken over en kennis kunnen nemen van het bestemmingsplan met de toelichting daarop en de andere ruimtelijke plannen en besluiten.”

Er wordt dus verlangd dat er 2 versies zijn van een bestemmingsplan: een papieren versie en een digitale versie. De digitale versie is daarbij het leidende exemplaar. Dit is dan ook het exemplaar dat (permanent) bewaard dient te worden.
De papieren versie is alleen nodig ter inzage voor burgers die niet digitaal onderlegd zijn. Er zijn dus gemeenten die na de terinzagelegging de papieren versie vernietigen. Deze gemeenten zorgen er dan wel voor dat ze burgers begeleiden bij het digitaal raadplegen van bestemmingsplannen. Er zijn ook gemeenten die het artikel en de toelichting interpreteren als zijnde een verplichting om beide exemplaren te bewaren. Dat is op zich niet logisch.

In ieder geval dient het digitale exemplaar permanent bewaard te worden. Als er een mogelijkheid is om de digitale versie uit te printen, dan kan de papieren versie vernietigd worden na de terinzagelegging. Als die mogelijkheid er niet is, is het verstandig om een papieren versie te bewaren. Die kunt u dan vernietigen als een nieuw bestemmingplan wordt vastgesteld.

Het vervangingsbesluit speelt geen rol. Het is namelijk niet mogelijk om de papieren versie te vervangen. Er is namelijk al digitaal exemplaar.

Beste Zaalberg,
De gemeente vraagt soms als rechtspersoon een vergunning aan bij zichzelf als bevoegde overheidsinstantie. Dit betreft meestal WABO-vergunningen. Dit kunnen enerzijds te vernietigen WABO-vergunningen voor het kappen van een boom zijn of te bewaren WABO-vergunningen voor het bouwen/slopen/verbouwen/restaureren van een gemeentelijk pand zijn (evt. i.c.m. met een kapvergunning). In al deze gevallen is de gemeente zowel verlener als ontvanger van de vergunning.

Omdat het hier feitelijk twee verschillende processen betreft, vergunning/ontheffing verlenen en vergunning/ontheffing van een derde aanvragen of het uitvoeren van een project zouden er strikt genomen twee aparte zaken/dossiers moeten worden aangemaakt.

Na intern overleg is binnen de onze organisatie het standpunt ingenomen dat het aanmaken van twee zaken niet nodig is omdat dit zou leiden tot dubbele registratie van dezelfde documenten, omdat de dossiers elkaars spiegelbeeld zouden zijn. Bovendien is doordat er al een dossier aanwezig is de zaak toch te reconstrueren.

In een samenwerkende gemeente, waar onze organisatie de werkwijzen zo veel mogelijk mee wil afstemmen, heerst daarentegen de opvatting dat er, omdat er sprake is van twee processen, ook twee dossiers moeten worden aangemaakt.

Naar aanleiding van bovenstaande kwestie heb ik de volgende vragen:

  •  Is het inderdaad noodzakelijk om twee verschillende zaken aan te maken of hoeft dat niet als dezelfde informatie dubbel geregistreerd wordt.
  •  Zo ja is er dan nog een onderscheid tussen te bewaren en te vernietigen zaken?

Antwoord
Wij zijn voorstander van de manier van werken van de naburige gemeente: er is sprake van twee afzonderlijke processen, waarbij de afhandeling door verschillende proceseigenaren plaats zal vinden. Er zijn twee afzonderlijke informatiestromen, met afzonderlijke documenten. Een verleende vergunning is een ander document dan een verkregen vergunning. De context is niet dezelfde.

Beste Zaalberg,
Vanaf 1 mei 2017 zijn bedrijven verplicht om documenten betreffende het proces asbest te archiveren in het Landelijk Asbestvolgsysteem. Het zou veel tijdwinst opleveren als wij deze documenten niet zelf meer hoeft te archiveren. De vraag is of het wettelijk is toegestaan om deze gegevens niet op te slaan in het eigen archief?

Antwoord
U kunt uw archief bij een andere partij in beheer geven. Hiervoor is het wel nodig dat u voldoende inzicht heeft in de manier waarop de andere partij met uw archief omgaat. U bent immers verantwoordelijk voor uw archief en u kunt bijvoorbeeld te maken krijgen met een aansprakelijkstelling. In dergelijke gevallen zult u over de juiste informatie moeten kunnen beschikken waarmee u zich kunt verantwoorden.
Wij weten niet of het Landelijk Asbestvolgsysteem voldoende is ingericht om uw archief zodanig te beheren dat het aan uw wensen en eisen voldoet.

Om onnodige extra invoer te voorkomen kunt u, zo lezen we op de website LAVSINFO.nl, een koppeling maken tussen het LAVS en uw eigen software. “Dan moet u het PKI-overheid-services-certificaat aanschaffen. Dit kost wel geld. Aan de andere kant bespaart het tijd, omdat u projecten maar 1 keer hoeft in te voeren.”.

Beste Zaalberg,
DIV wil (het archiefregister van de) persoonskaarten uit de periode 1936-1963 overdragen aan de archiefdienst. Burgerzaken stelt dat de persoonskaarten nooit openbaar worden en onder het verstrekkingsregime vallen van de wet BRP. In de wet BRP lezen wij inderdaad in artikel 4.4 dat voor de oude persoonskaarten het verstrekkingsregime BRP van toepassing is. Het niet openbaar worden vinden wij in strijd met de Archiefwet, maar wij hebben geen aanknopingspunt voor wel openbaarmaking na een bepaalde tijd.
In de toelichting op artikel 4.4. lezen wij dat het persoonsregister geen functie meer heeft. De BRP of onderliggende regelgeving geeft geen indicatie tot wanneer de beperking op de openbaarheid gelden. In de regeling BRP, artikel 30, wordt verwezen naar 20 jaar na het overlijden van een persoon, maar dat heeft betrekking op diens adres en ook op het centraal archief van overledenen bij het cbg. Wij kunnen kortom niet bepalen tot wanneer de beperking moet gelden. De Archiefwet stelt 75 jaar, maar vanuit privacyoogpunt is dit ongewenst. In het BW boek 1 wordt bij de registers BS geboorten 100 jaar gesteld. Kan deze termijn aangehouden worden? Of is sinds de invoering van de BRP het persoonsregister tussen wal en schip gekomen en is het onduidelijk wanneer de beperkingen op de openbaarheid opgeheven kunnen worden?

Antwoord
Voor de behandeling van uw vraag zijn we op onderzoek gegaan bij verschillende archieven en wat zij over persoonskaarten vermelden. We kwamen o.a. terecht bij het Historisch Centrum Overijssel. Op de website staat vermeld “De persoonskaart was een onderdeel van de bevolkingsregistratie in Nederland tussen 1938 en 30 september 1994. Deze kwam in de plaats van gezinskaarten die van 1917-1937 gebruikt werden. Een persoonskaart bevat gegevens van één persoon; als dat een gezinshoofd is, staan ook de gegevens van de inwonende kinderen op de kaart. De kaart werd bewaard en bijgehouden door de woongemeente. Na overlijden ging de kaart eerst naar het CBS en daarna naar het Centraal Bureau voor genealogie (CBG). Persoonskaarten en -lijsten van personen die langer dan een jaar dood zijn, kunnen worden opgevraagd bij het CBG. De adresgegevens worden pas openbaar als de betreffende persoon langer dan twintig jaar dood is.”

Beste Zaalberg,
Als je in 2017 een dossier uit 2015 wil archiveren wordt in mijn organisatie de regel gebruikt dat je de selectielijst hanteert die in 2015 gold. Volgens mij klopt die regel, maar ik heb ook weleens een andere visie gehoord: je archiveert nu (in 2017), dus je gebruik de regels/selectielijst van nu. Wat is nu correct?

Antwoord
U heeft gelijk: je hanteert de selectielijst die de betreffende periode geldig was. Een dossier, afgesloten in 2015, selecteer je aan de hand van de selectielijst die op dat moment geldend was. Voor uw organisatie is dat de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”.

Een selectielijst geldt voor documenten, opgemaakt of ontvangen vanaf een bepaalde datum, tot en met een bepaalde datum. In dit geval tot en met 31 december 2016.

Als een dossier een looptijd heeft die overlapt, het dossier is bijvoorbeeld aangemaakt in 2015 en loopt door tot in 2017, zal over het algemeen de nieuwe selectielijst worden gevolgd.

Beste Zaalberg,
Op grond van de nieuwe selectielijst dienen agenda’s van bestuurders ook gearchiveerd te worden. Wij willen het bestuur voorstellen ook hun (volledige) mailboxen te laten archiveren (1x per kwartaal). Mijn vraag is of dit juridisch uit oogpunt van privacy mag.

Antwoord
De nieuwe selectielijst kent een bewaartermijn van zeven jaar toe aan de agenda’s van bestuurders. De agenda’s worden dus op termijn vernietigd.
De volledige archivering van de mailbox van bestuurders staat op gespannen voet met privacywetgeving. In zakelijke mailboxen is veelal ook persoonlijke e-mail te vinden, aan en van de bestuurder. Het gaat hierbij dus niet alleen om de privacy van de bestuurder. Bovendien is er een wijziging van artikel 13 van de Grondwet in behandeling, waarin e-mail en andere elektronische berichtgeving onder het briefgeheim vallen.
Voordat u over kunt gaan tot volledige archivering of opslag van de e-mailboxen van bestuurders raden wij u aan tenminste helder te formuleren waarom u hiertoe over wenst te gaan, op welke manier u de mailbox archiveert en hoe de toegang en vernietiging van de e-mail is geregeld. Wilt u e-mailboxen gaan archiveren, of bestuurlijke agenda’s, dan brengt VHIC hiervoor een tool op de markt, de KlasseerTool, waarmee e-mail (desgewenst bepaalde mappen uit de e-mailbox), maar ook agenda’s met bijlagen en aantekeningen, eenvoudig in XML kunnen worden gearchiveerd. Binnen deze tool kunnen keuzes worden gemaakt welke items worden gearchiveerd; de privé-afspraken kunnen bijvoorbeeld van archivering worden uitgesloten.

Beste Zaalberg,
Per 01-01-2017 is onze gemeente een fusie aangegaan met een nieuwe organisatie. Moeten we het archief afsluiten en nieuwe cliëntendossiers gaan maken vanaf 2017? (lopende dossiers van ISD zij overgedragen)? graag uw advies.

Antwoord
Meerdere gemeenten zijn gefuseerd, waardoor er een nieuwe organisatie is ontstaan. Bij een dergelijke fusie worden de archieven van beide organisaties afgesloten. De lopende zaken worden overgedragen aan de nieuwe organisatie. Belangrijk is dat hier afspraken over worden gemaakt. Afhankelijk van de aard en inhoud van dossiers kunnen verschillende afspraken worden gemaakt. De verplichting om deze afspraken te maken is opgenomen in artikel 4 van de Archiefwet 1995. In uw vraag betreft het cliëntendossiers. Logisch en gebruikelijk is dat de lopende zaken betreffende cliënten overgedragen worden aan de nieuwe organisatie. U stelt een lijst op van de lopende dossiers en stelt een verklaring op dat de betreffende dossiers zijn overgedragen aan de nieuwe organisatie. Het komt voor dat in cliëntendossiers, vooral in papieren vorm, meerdere zaken zijn opgenomen, waaronder zaken die reeds afgesloten zijn. Deze afgesloten zaken behoren niet over te gaan naar de nieuwe organisatie.

Beste Zaalberg,
Bezwaarcommissies worden bemenst met externe juristen. Gemeentes leveren administratieve ondersteuning. Hoe zit dit archieftechnisch? Krijgen bezwaarcommissies een eigen archief (rechtspersoon)?

Antwoord
Een bezwarencommissie is een onafhankelijke commissie en vormt zelfstandig archief.
Hoewel het een onafhankelijke commissie is, behoort de zorg voor het archief wel tot de verantwoordelijkheid van het college. Een bezwarencommissie is een bestuurscommissie als bedoeld in art. 84 Gemeentewet.

In Sited 161 behandelden we een soortgelijke vraag over het archief van de Rekenkamercommissie: De Rekenkamercommissie is een zelfstandig orgaan van de gemeente. Het college van B&W is verantwoordelijk voor de zorg van het archief. In de Handreiking lokale rekenkamer en rekenkamerfunctie (VNG, 2011) staat hierover het volgende: “Alle overheidsorganen, dus ook de lokale rekenkamers, zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden (artikel 3 Archiefwet 1995). De Archiefwet 1995 benoemt daarvoor zogenaamde zorgdragers. Een zorgdrager is “degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden”. De zorgdrager is bijvoorbeeld verplicht een selectielijst te maken waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.(…). Ook treft de zorgdrager voorzieningen voor de door hem opgemaakte archiefbescheiden en stelt hij regels vast voor het beheer. Zorgdragers zijn bijvoorbeeld de ministers, Gedeputeerde Staten, Burgemeester en Wethouders en het dagelijks bestuur van “andere overheidsorganen”. De rekenkamers en rekenkamercommissies vallen dus onder het zorgdragerschap van B&W.”

Beste Zaalberg,
Kan ik uit uw reactie aflezen dat het archief weliswaar onderdeel is van het gemeentearchief, maar gescheiden gearchiveerd moet worden ? Betekent dit tevens dat als het college van B&W als zorgdrager verantwoordelijk is de via haar aangewezen archiefbeheerder (team DIV), zij ook zelfstandig het archief van de onafhankelijke commissie moet archiveren? Er ontstaat dan misschien een dubbele archief(opslag), weliswaar vanuit gescheiden gezichtspunt. Hoe kijkt u hier tegenaan?

Antwoord:
Dat klopt: de bezwarencommissie vormt zelfstandig archief.

In het gemeentelijk archief komen de stukken terecht die de bezwarencommissie aan de gemeente richt, zoals het uitgebrachte advies. Deze stukken worden dan inderdaad dubbel gearchiveerd. Veelal wordt het beheer van het archief uitgevoerd door de secretaris van de commissie, al dan niet in overleg en samenwerking met team DIV. Vanuit DIV gezien is het goed contact te onderhouden met de (secretaris van de) bezwarencommissie over het beheer van het archief.

 

AVG/WBP/Privacy

Beste Zaalberg,

Wat is de juiste bewaartermijn en het juiste selectielijstnummer voor collegebesluiten m.b.t. opleggen van geheimhouding op bepaalde documenten?

Antwoord: 

De aanwijzing van geheimhouding van bepaalde stukken moet u zien als het toekennen van een status. Dit valt dus onder resultaat 9.1 van de Selectielijst 2020 (V 1 jaar na vervallen).

Dit betekent dus dat het geheimhoudingsbesluit vernietigd kan worden 1 jaar nadat:

  1. De stukken worden vernietigd waar het geheimhoudingsbesluit over gaan.
  2. De geheimhoudingsbesluit zelf vervalt.

 

Beste Zaalberg,

Volgens de AVG mogen we geen kopieën van legitimatiebewijzen bewaren. Ik hoorde dat dat conform de Archiefwet juist wel moet. Het gaat om een kopie die iemand van een geldig legitimatiebewijs (paspoort of ID-bewijs) heeft gemaakt i.v.m. met een aanvraag bijzondere bijstand, Wmo etc.. Klopt het dat de kopie in het kader van de AVG geanonimiseerd kan worden maar nog niet verwijderd omdat bij de behandeling van een WMO aanvraag een kopie legitimatie 15 jaar als onderdeel van het dossier van belang blijft?

Antwoord: 

In de regel geldt dat een (kopie van een) ID-bewijs moet worden vernietigd zodra er geen grondslag is om deze te bewaren. Dit uiteraard in verband met de gevoeligheid van de gegevens die een ID-bewijs bevat.

Op het moment dat een gemeente de identiteit van een aanvrager heeft vastgesteld, is in bijna alle gevallen, de noodzaak om het ID-bewijs te bewaren, vervallen. Het feit dat de identiteit van iemand is gecontroleerd kan namelijk ook simpel worden vastgelegd door een vinkje in het systeem achter de check ‘is de identiteit van de aanvrager vastgesteld?’.

Het is dus niet zo dat een ID-bewijs in een dossier bewaard mag worden. Het is zelfs zo dat deze snel mogelijk na einde van de zaak vernietigd moet worden. Dat is vaak handwerk omdat er geen zaaksysteem bestaat waar automatisch op documentniveau vernietigd kan worden.

 

Beste Zaalberg,

In 2013 zijn de archieven van Veendam – Wildervank 1767-1995 overgebracht naar de archiefbewaarplaats, toen is er een beperking van openbaarheid ingesteld op grond van artikel 15 Archiefwet en artikel 10 van het Archiefbesluit, voor een aantal dossiers, met name dossiers over de oorlog, koninklijke onderscheidingen etc. Deze beperking is voor 75 jaar opgelegd na sluiting van de dossiers. Mijn vraag is wanneer eindigt deze 75 jaar na sluiting van de dossiers ?

Ga je dan uit van datum overbrenging 2013, of het recentste stuk van een dossier. Kan het college deze beperking opheffen ? Moeten we dan nog nagaan of de gegevens nog levende personen kunnen schaden; met andere woorden moeten we nog nagaan of de mensen die in de dossiers genoemd staan nog in leven zijn ?

Antwoord:

De termijn van 75 jaar heeft betrekking op de looptijd van het dossier en niet het moment van overbrenging. Het college kan altijd besluiten om de openbaarheid op te heffen. Dit zal altijd in overleg moeten zijn met de gemeentearchivaris. Formeel is het beheer van het archief namelijk overgedragen aan de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris kan zelf ook in uitzonderlijke gevallen besluiten de beperking op te heffen.
Daarbij zijn twee mogelijkheden:
1. Het opheffen van de beperking: dat betekent dat iedereen inzage kan krijgen in de archieven
2. Het buitentoepassing verklaren van de beperking: alleen voor een verzoeker wordt de beperking opgeheven. Voor alle andere personen blijft de beperking bestaan.

Bij het opheffen van de beperking zal altijd moeten worden nagegaan welke persoonsgegevens bij zo’n besluit openbaar worden. Dat was al zo onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens en heeft met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) nog meer aandacht gekregen. In sommige gevallen wordt al afgevraagd of de termijn van 75 jaar voldoende is. Formeel gesproken vallen namelijk persoonsgegevens van overleden personen niet meer onder de AVG. Er zijn echter al uitspraken over het openbaar maken van persoonsgegevens van overleden personen die (indirect) herleidbaar waren naar nog levende personen. Denk daarbij aan de discussie over het openbaar maken van gezinskaarten na 75 jaar. Hierbij werden gegevens van de kinderen van die gezinnen openbaar terwijl die nog in leven waren. Deze gegevens mogen, naar de laatste rechterlijke uitspraken, onder de AVG dus niet openbaar zijn.
Dit geldt voor alle persoonsgegevens in archieven. Elke keer dat gegevens openbaar worden gemaakt, dient een soort risicoanalyse te worden uitgevoerd waarbij wordt gekeken naar de aanwezige persoonsgegevens en de invloed dat het openbaar maken van die gegevens mogelijk heeft op levende personen.

In uw voorbeelden betekent dat dat de dossiers over koninklijke onderscheidingen bekeken moeten worden of daar persoonsgegevens in zitten die niet openbaar mogen worden gemaakt. Denk daarbij aan bijvoorbeeld politiegegevens, BSN-nummers en identiteitsgegevens. Voor dossiers uit de Tweede Wereldoorlog zijn voorbeelden bekend van gegevens over collaborateurs die niet openbaar worden gemaakt omdat kinderen van die collaborateurs daar tot op de dag van vandaag op worden aangesproken.

Kortom: u dient altijd een afweging te maken over de belangen van de betrokkenen als u persoonsgegevens openbaar wilt maken.

Beste Zaalberg,

Bij het sociaal wijkteam is een verzoek binnengekomen van de ouders van een kind tot vernietiging van een dossier. Het betreft een huishouden met vader, moeder en minderjarig kind. De hulpverlening was aanwezig voor ondersteuning aan ouders en het kind.

De ouders willen het dossier vernietigd hebben omdat zij het niet eens zijn met de inhoud hiervan. Ze hopen door het dossier te vernietigen de geschiedenis van de hulpverlening achter zich te laten. Ze zien geen meerwaarde in het bewaren van het dossier. Ze hebben volgens de AGV het recht te verzoeken om verwijdering persoonsgegevens. De gemeente heeft echter ook een bewaartermijn voor dit soort dossiers.

Wat moet hier nu de doorslag geven?

Antwoord:

Dit is een geheel juridische kwestie met een lastig antwoord.
Ik verwijs u naar artikelen 7.3.8 en 7.3.9 van de jeugdwet.

Artikel 7.3.8
1.De jeugdhulpverlener richt een dossier in met betrekking tot de verlening van jeugdhulp. Hij houdt in het dossier aantekening van de gegevens omtrent de geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen en neemt andere stukken, bevattende zodanige gegevens, daarin op, een en ander voor zover dit voor een goede hulpverlening aan de betrokkene noodzakelijk is.
2.De jeugdhulpverlener voegt desgevraagd een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de in het dossier opgenomen stukken aan het dossier toe.
3.Onverminderd artikel 7.3.9, bewaart de jeugdhulpverlener het dossier gedurende vijftien jaar, te rekenen vanaf het tijdstip van ontvangst of waarop zij door de jeugdhulpverlener is vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener voortvloeit.

Artikel 7.3.9
1.De jeugdhulpverlener vernietigt het dossier, of delen daarvan, binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene.
2.Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.

Met andere woorden:
De betrokkene (ouders en/of kinderen boven 12 jaar) mogen een verzoek doen tot vernietiging van het dossier. Dit verzoek gaat boven de bewaartermijn van 15 jaar zoals dat in lid 3 van artikel 7.3.8 staat of in de selectielijst voor gemeenten 2017. Er geldt dan een vernietigingsplicht voor de gemeente.
Er gelden dan wel een paar voorwaarden:
– Het dossier moet zijn afgesloten, m.a.w. de begeleiding is afgelopen.
– Er zijn wettelijke bepalingen die voorkomen dat het dossier vernietigd kan worden. Indien de gemeente zich op basis van het dossier dient te verantwoorden (onder de wet) kan het dossier dus nog niet vernietigd worden. Er zal dan wel een overweging moeten worden gemaakt welke persoonsgegevens voor de verantwoording moeten worden bewaard. De andere persoonsgegevens dienen dan alsnog vernietigd te worden.
– Vernietiging van het dossier treft een aanmerkelijk belang van een ander.
In uw geval is dus de vraag of vernietiging van het dossier invloed heeft op het belang van een ander. Daarbij wordt het kind ook gezien als een ‘ander’.
Als het verzoek van de ouders zou leiden tot vernietiging van gegevens die volgens de zorgverlener strijdig is aan de belangen van het kind, dan kan de zorgverlener zich beroepen op ‘goed hulpverlenerschap’. Dit betekent dat hij de zorg moet betrachten die de redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot in dezelfde omstandigheden zou hebben betracht’. De hulpverlener handelt in overeenstemming met de op hem rustende verantwoordelijkheid voortvloeiend uit de voor hulpverleners geldende professionele standaard. In deze gevallen hoeft de zorgverlener het dossier dus niet te vernietigen.
Dat geldt ook als de motieven van de ouders zijn ingegeven door eigen belang (bijvoorbeeld vanwege hun positie in een juridische procedure).

Kortom: het verzoek tot vernietigen gaat boven de termijn in de selectielijst of Jeugdwet, maar er dient dan wel aan voorwaarden te worden voldaan.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming speelt hier eigenlijk geen rol. Ten eerste is er, in dit geval, een bewaartermijn in de selectielijst en ten tweede zijn er regels uit de Jeugdwet (of artikel 446 en verder van Burgerlijk Wetboek 7, ofwel de WGBO) die alle verzoeken afdekken. Naar een verzoek op basis van de AVG hoeft in dit geval dus niet worden geluisterd.

P.s. overigens wordt de termijn van 15 jaar per 1 januari 2020 omgezet naar 20 jaar onder de Wet Geneeskundige BehandelingsOvereenkomst (WGBO).

Beste Zaalberg,

Als adviseur informatiebeheer bij de gemeente Den Haag kreeg ik onlangs een vraag over het verwerken van bijzondere persoonsgegevens. Ook na overleg met mijn collega’s ben ik er nog niet uit.

Dit is de situatie:

Het Centrum voor Jeugd en Gezin (Jeugdgezondheidszorg) werkt met digitale kinddossiers. Poststukken die het CJG ontvangt, worden aldaar geopend en scanklaar gemaakt en vervolgens doorgestuurd naar de centrale gemeentelijke scanstraat. De scanstraat scant de documenten in. Daaruit ontstaan digitale bestanden (pdf’s) die door onze functioneel beheerders worden overgezet van de gemeentelijke omgeving naar de omgeving van de leverancier van de kinddossier-applicatie. De leverancier uploadt de aangeleverde bestanden naar de applicatie, zodat de vakspecialisten inhoudelijk met het digitale dossier aan de slag kunnen.

Het CJG stelt dat zowel de medewerkers van de scanstraat alsook de functioneel beheerders “toegang” hebben tot de hierbij betrokken bijzondere (medische) persoonsgegevens. Alhoewel de beheerders de bestanden zelden openen, is er m.i. inderdaad sprake van het verwerken van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG, artikel 9. Dat geldt ook voor de scanmedewerkers en voor de leverancier.

Lid 1 van AVG artikel 9 stelt dat de verwerking van bijzondere persoonsgegevens is verboden. Lid 2 somt een aantal uitzonderingen op – ik kijk met name naar lid 2h waar wordt gesproken over “noodzakelijk voor doeleinden van […] medische diagnosen […] of behandelingen dan wel het beheren van gezondheidszorgstelsels […]”. Lid 3 stelt dat er in het geval van een uitzondering door of onder de verantwoordelijkheid moet worden gewerkt van een beroepsbeoefenaar voor wie een geheimhoudingsplicht geldt.

Biedt dit nu voldoende juridische grondslag voor de werkzaamheden van de functioneel beheerders, de werknemers van de centrale scanstraat en de leverancier? En wat wordt er bedoeld met de in lid 3 genoemde beroepsbeoefenaar? Onze functioneel beheerders oefenen hun beroep uit. Of wordt hier bedoeld dat onze functioneel beheerders (en scanmedewerkers en leverancier) onder verantwoordelijkheid van een beroepsmedicus zouden moeten werken?

Dat laatste zou lastig zijn. Zo hebben we bij de gemeente ook beheerders van het centrale documentmanagementsysteem waarin bijzondere persoonsgegevens staan; en omdat beheren ook verwerken is in de zin van de AVG, zouden die dan ook onder verantwoordelijkheid van een beroepsmedicus moeten werken? Tenslotte: als adviseur moet ik soms ook toegang hebben tot bijzondere persoonsgegevens om een adviesvraag van een afdeling te kunnen beantwoorden – waaraan ontleen ik zelf het recht om die gegevens in te zien / te verwerken?

Ik hoop dat u mij van een antwoord kunt voorzien. Wellicht denk ik er te ingewikkeld over.

 

Antwoord:

De verwerking van bijzondere persoonsgegevens door of t.b.v. het CJG valt onder de vrijstelling zoals genoemd in AVG artikel 9 tweede lid onder h. In dat geval moet ook voldaan worden aan AVG artikel 9 derde lid. Een jeugdarts verbonden aan het CJG kun je zien als een voorbeeld van de in dit artikel genoemde beroepsbeoefenaar. Verwerking van de bijzondere persoonsgegevens mag door de beroepsbeoefenaar worden uitgevoerd of onder diens verantwoordelijkheid, dus door anderen worden uitgevoerd. Als de bij het CJG betrokken beroepsbeoefenaren hebben ingestemd met de door jou omschreven wijze waarop de ontvangen documenten worden verwerkt, en daar ga ik van uit, dan kun je stellen dat die verwerking plaatsvindt onder de verantwoordelijkheid van de beroepsbeoefenaren van het CJG.

Wel is het zaak te zorgen dat een aantal zaken goed is geregeld of dat er over een aantal zaken goed wordt nagedacht. Het gaat dan om: :
– Beperking van opslag van data– is het echt noodzakelijk dat deze informatie over zoveel schijven gaat (postkamer, scanstraat, applicatiebeheerder, behandelend ambtenaar)?
– Is de geheimhouding op al deze lagen goed geregeld (zowel intern met medewerkers – ook inhuur als met externe leverancier – in een verwerkersovereenkomst)?
– Data minimalisatie – zijn alle medische gegevens die binnenkomen ook echt nodig om het werkproces uit te voeren.
– Zorg dat de procedures op orde zijn richting betrokkenen – informeer van te voren (dus op het moment dat iemand bijv. een opvoedvraag stelt waarbij medische gegevens van toepassing zijn) de betrokkenen wat er met de gegevens gebeurt en zorg dat je zelf als organisatie helder hebt welke gegevens zich waar bevinden mochten er vragen of verzoeken komen vanuit betrokkenen aangaande hun rechten op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.
– Zorg dat de applicaties waarin de bijzondere gegevens zich bevinden goed zijn beveiligd en dat er ook organisatorisch maatregelen zijn getroffen (trainen van bewustzijn van medewerkers over de omgang met (bijzondere) persoonsgegevens.

Beste Zaalberg,

Ik ben werkzaam bij een samenwerkingsverband van de Gemeente XXX en ik kreeg de volgende vraag :
Graag zou een burger een afschrift willen van een koninklijk besluit tot benoeming van een burgemeester wellicht voor publicatie. Om specifieker te zijn, het gaat om de burgemeester van XXX, van 1910-1916 van XXX, het archief is overgedragen maar er staat wel bij vermeld valt onder de wet bescherming persoonsgegevens. De burgemeester is inmiddels overleden. Mijn vraag is mag dit ?

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) is sinds 25 mei 2018 vervallen en vervangen door de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). De AVG is niet van toepassing op overleden personen. Er is dus wettelijk gezien geen belemmering om de akte openbaar te maken. U dien wel rekening te houden met eventuele beperkingen van openbaarheid die vaak bij de overdracht van archieven op dit soort dossiers wordt geplaatst. Als die beperking er niet is, is dit dossier gewoon openbaar en dus vrij om in te zien.

Beste Zaalberg,
Als gemeente krijgen we steeds vaker e-mail binnen via een beveiligde omgeving. De mails zijn beveiligd met een code en zijn slechts een korte periode beschikbaar. Deze mails zijn onderdeel van een zaak en moeten dan ook in het zaaksysteem opgenomen worden. Opslaan van de mails in de originele staat kan niet (Wel kopiëren en in Word opslaan) Hoe moeten we met deze berichten omgaan?

Antwoord:
In hoeverre doet uw werkwijze afbreuk aan de waarde van de e-mails? Om gezaghebbend te zijn moeten archiefstukken authentiek, betrouwbaar, integer en  bruikbaar zijn. In werkprocedures legt u vast op welke manier u met deze e-mails omgaat. In metadata legt u de kenmerken van het archiefstuk vast, zodat inhoud, structuur, vorm en eventueel gedrag worden vastgelegd.

Kopiëren en in Word opslaan of afdrukken als PDF-document en in de zaak opnemen van deze mails kan een juiste werkwijze zijn, waarmee geen afbreuk gedaan wordt aan de waarde van deze documenten.

 

Beste Zaalberg,
Maakt een actueel verwerkingsregister, op te stellen in het kader van de AVG, een samenhangend overzicht van je archief overbodig?

 

Antwoord
Het antwoord op uw vraag hangt af van de vorm waarin beide overzichten zijn of worden opgetuigd. Er gelden geen vormvereisten voor het verwerkingsregister. Het is dus mogelijk dat het register wordt geordend op basis van de typen persoonsgegevens die verwerkt worden, waarbij dan per type persoonsgegevens o.a. wordt vastgelegd bij welke werkprocessen die gegevens worden verwerkt. Is voor een dergelijke opzet gekozen, dan vloeit daar geen samenhangend overzicht van de archieven uit voort. Dit laatste overzicht moet namelijk geordend zijn overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur (zie Archiefregeling artikel 18 eerste lid).

Daarnaast is er nog een mogelijke oorzaak waarom beide overzichten van elkaar kunnen afwijken. Het verwerkingsregister moet opgesteld worden voor alle werkprocessen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Kijk je naar het overzicht van de archieven dan is de grondslag te vinden in de Archiefregeling, die in principe alleen geldt voor de op termijn te vernietigen archieven. Is aldus het overzicht opgesteld, dan dekt dat weer niet alle archieven.

Tevens zijn er een aantal werkprocessen waarbij geen verwerking van persoonsgegevens plaats vindt. Die processen duiken dus niet op in het verwerkingsregister, maar wel in het overzicht van archiefbestanden.

Samenvattend: door het opstellen van een verwerkingsregister vervalt nog niet de noodzaak tot het hebben van een overzicht van de archiefbestanden en -bestanddelen. Maar als dit overzicht  organisatiebreed is opgesteld en gebruikt wordt als basis voor het opstellen van het verwerkingsregister, dan is het opstellen van een afzonderlijk verwerkingsregister niet noodzakelijk. Overigens kan een verwekingsregister wel onderdeel zijn van het overzicht van de informatiehuishouding, dit is het overzicht van informatiebestanden (en de software waarmee die informatiebestanden bruikbaar worden). De i-Navigator (waarin ook het Model-DSP voor gemeenten) werkt al op dit manier en heeft een verwerkingsregistermodulen evenals aparte tabbladen voor de beheerde informatiebestanden en de software waarmee deze informatiebestanden worden beheerd.

Beste Zaalberg,
Onlangs hoorde ik dat het Model-DSP voor gemeenten ook een verwerkingsregister volgens de AVG had. Wat is het verschil met het model dat KING op de markt heeft gebracht?

 

Antwoord
Het verwerkingsregister van KING, tegenwoordig VNG Realisatie, is een lege spreadsheet waarbij je per proces moet nagaan hoe het proces loopt, welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke verwerking plaats vindt, of er sprake is van doorgifte, wat de grondslag is van de verwerking, hoe lang persoonsgegevens worden bewaard etc. Het Model-DSP met de daarin opgenomen metagegevens m.b.t. de AVG biedt al standaard vulling (hoe het proces er idealiter uit ziet – dus ook de principes van dataminimalisatie zijn al toegepast). Met die gegevens hoef je alleen nog een controle uit te voeren of dit inderdaad overeenkomt met de werkwijze in jouw organisatie. Je kunt dan vaststellen waar de afwijkingen zitten en wat je met deze afwijkingen gaat doen (bijvoorbeeld dat er meer persoonsgegevens worden verwerkt in jouw lokale proces en of je dit wel of niet kunt verantwoorden – misschien is er een goede reden waarom je ook de geboortedatum van iemand wil verwerken bij een aanvraag parkeervergunning o.i.d.).

Met de spreadsheet van KING moet je dus zelf het wiel nog gaan uitvinden, terwijl het model-DSP voor gemeenten een werkend wiel is.

Beste Zaalberg,
Naar aanleiding van de Roadmap over de implementatie van de AVG ben ik benieuwd hoe het zit met de verantwoordelijkheid voor en eigenaarschap van informatie binnen een organisatie. Hoe dien je die te beleggen? Met name rondom basis-, bron- en kerngegevens die door meerdere processen gebruikt worden. Maak je een centrale I&A afdeling eigenaar? En hoe zit het met informatie in systemen zoals outlook, DMS en een zaaksysteem?

Antwoord
Wanneer persoonsgegevens centraal worden opgeslagen en door meerdere processen worden gebruikt, zal de verantwoordelijkheid voor die informatie dus ook bij meerdere proceseigenaren liggen. In samenwerking met de Functionaris Gegevensbescherming dienen zij ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens enkel voor de juiste doeleinden worden verwerkt (dataminimalisatie). Puur praktisch maak je ICT in samenwerking met de CISO verantwoordelijk voor de gegevensbescherming. Een centrale afdeling als I&A zal de tijdige vernietiging van gegevens vanuit een DMS of Zaaksysteem uitvoeren en de vernietigingslijst zal altijd ondertekend worden door de betreffende proceseigenaar.

Er is dus een gedeelde verantwoordelijkheid die door een goede inventarisatie duidelijk dient te worden belegd en periodiek dient te worden geëvalueerd.

De bron van persoonsgegevens die verwerkt worden in een DMS of Zaaksysteem zal per zaaktype verschillen. Zo heb je bij een extern getriggerd zaaktype te maken met persoonsgegevens die afkomstig zijn van een burger en bij een intern geïnitieerd zaaktype met een burger als betrokkene heb je te maken met persoonsgegevens die afkomstig zijn uit een externe (basis)registratie of een interne registratie. Daarom is het van belang om dit per zaaktype te inventariseren en niet per informatiesysteem.

Informatie die in mails in Outlook zit verborgen blijft een probleem, omdat die informatie bijvoorbeeld niet gewaardeerd wordt en niet tijdig (op grond van een Selectielijst) wordt vernietigd. (Los van het feit dat de betreffende informatie onvoldoende beschikbaar is binnen de organisatie.) In een ideale wereld zou die informatie worden opgeslagen in een centraal informatiesysteem en na een zekere tijd worden verwijderd uit Outlook, maar de werkelijkheid ziet er nu eenmaal anders uit.

Beste Zaalberg,
Op de vernietigingslijst vermelden wij dat we cliëntdossiers vernietigen. Nu vraagt onze archiefdienst om een overzicht van deze cliëntdossiers. Deze cliëntdossiers zijn op termijn te vernietigen. We vragen ons af hoe het noemen van namen van cliënten op de vernietigingslijst zich verhoudt tot de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de privacy van betrokkenen? Bovendien is een vernietigingslijst blijvend te bewaren. Als we de archiefdienst zouden volgen, dan zou dat betekenen dat de persoonsgegevens van de cliënten voor altijd bewaard blijven, terwijl deze gegevens op termijn vernietigd behoren te worden.

Antwoord
Wij complimenteren u met de gehanteerde werkwijze en uw vraag hierover. Wij zijn het met u eens dat bewaring van de namen van de (ex)cliënten op gespannen voet kan staan met de huidige Wet bescherming persoonsgegevens en de toekomstige Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Archiefvorming is een van de uitzonderingsgronden die de AVG kent. Dat betekent dat de AVG, onder bepaalde voorwaarden, niet van toepassing is op archieven. Het lijkt gemakkelijk om een beroep te doen op deze uitzonderingsgrond. Toch zouden wij daar voorzichtig mee zijn. Het doel van de vernietigingslijst is om op vast te stellen welke (zaak)dossiers op een bepaald moment vernietigd kunnen worden. Daarvoor wordt de lijst voorgelegd aan diverse partijen, waaronder de archiefdienst. De vernietigingslijst wordt bewaard om, ook in de toekomst, terug te kunnen zien welk materiaal is vernietigd. Of ook in de toekomst nog inzichtelijk moet zijn van welke cliënten de dossiers zijn vernietigd? Wij denken van niet.

De privacy van de cliënten kan gewaarborgd worden door de vernietigingslijsten uit te zonderen van openbaarheid.

Ook zou u er voor kunnen kiezen de specificatie van de cliëntdossiers op termijn te vernietigen, bijvoorbeeld 7 jaar nadat de vernietigingslijst is goedgekeurd. Op de vernietigingslijst neemt u alleen op dat de daarvoor in aanmerking komende cliëntdossiers zijn vernietigd, eventueel voorzien van het aantal.

Deze manier van werken biedt de archiefdienst voldoende informatie om de vernietigingslijst goed te kunnen keuren.

Een andere optie is eventueel het pseudonimiseren van de vernietigingslijst. Wij vinden dit een te zwaar middel, gelet op het doel van de vernietigingslijst.

Beste Zaalberg,
Mijn vraag heeft betrekking op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Om een goede registratie te voeren hebben wij persoonsgegevens nodig. Dit mag echter alleen bij wettelijke taken. Hoe kunnen we hier mee omgaan? Mag u persoonsgegevens vastleggen bij de niet wettelijke taken, zoals een algemene vraag of een klantcontact?

Antwoord
Zowel onder de Wbp als onder de komende Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt dat, onder voorwaarden, persoonsgegevens mogen worden vastgelegd.

Er zijn verschillende grondslagen op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Deze zijn gespecificeerd in artikel 6:
(1) toestemming: er is toestemming van de betrokkene;
(2) overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk op verzoek van overeenkomst;
(3) wettelijke verplichting: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
(4) vitaal belang: de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van betrokkene of andere natuurlijke personen te beschermen;
(5) algemeen belang: de verwerking is noodzakelijk ter vervulling van een taak van algemeen belang of openbaar gezag;
(6) gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.

Bij een algemene vraag of klantcontact zal het noodzakelijk zijn om enkele persoonsgegevens van de persoon die de vraag stelt of het contact legt te vragen om zodoende de vraag te beantwoorden (op zijn minst contactgegevens om bijvoorbeeld het antwoord te mailen of terug te bellen) en in sommige gevallen ook naam of adres of geboortedatum (als het bijvoorbeeld van belang is om de leeftijd van een persoon vast te stellen). Belangrijk hierbij is om altijd kritisch te kijken welke gegevens worden gevraagd en of deze gegevens daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor het beantwoorden van de vraag of het leggen van klantcontact (zogenaamde beginsel van dataminimalisatie).

Het model-DSP/de i-Navigator houdt rekening met de aankomende AVG. Per werkproces waarin persoonsgegevens worden verwerkt is de grondslag hiervan vastgelegd. U kunt dit gebruiken in bijvoorbeeld de verplichte communicatie over de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer het een wettelijk verplichting omvat wordt ook aangegeven in welke wet(ten) de grondslag terug te vinden is.

Bewaartermijnen

Beste Zaalberg,

Wat is de bewaartermijn voor procesplaten, procesbeschrijvingen en werkinstructies?
Welke versies dient men te bewaren?

Staande praktijk is dat bij procesherziening of een kleinere optimalisatie de oude procesversie wordt overschreven of weggegooid. Ik kan me voorstellen dat wanneer controller onderzoek doet naar subsidieverlening, ook de (toen) gelden de procesbeschrijving en werkinstructies betrokken worden in dat onderzoek.

Antwoord: 

Werkinstructies vallen in de regel onder resultaat 2.1 van de gemeentelijke selectielijst. Dat betekent dat ze 10 jaar na vervallen kunnen worden vernietigd.

Voor procesbeschrijvingen en -modellen is de vraag of deze beschrijvingen onderdeel van de metadatering van archieven. Hiermee wordt bedoeld dat als u archiveert op basis van processen er een overzicht moet worden bewaard van welke processen worden/werden uitgevoerd.

Artikel 18 van de nieuwe archiefwet gaat ook luiden:

    • Ieder verantwoordelijk overheidsorgaan beschikt over een informatieoverzicht
    • Taken/werkprocessen
    • Afdelingen, applicaties (cloud of on-premis)
    • Vindplaats en samenhang en passende maatregelen tbv duurzame toegankelijkheid
    • Wijzigingen in taken, werkprocessen alsmede technische en organisatorische systemen en vindplaats en het overzicht wordt actueel gehouden

Dat betekent niet dat elke procesplaat bewaard moet worden, maar wel dat er een overzicht moet zijn. Zolang u bovenstaand overzicht kan maken en permanent kan bewaren, kunnen procesplaten worden vernietigd (onder 2.1).

Uiteraard kan zo’n procesplaat wel interessant zijn voor historici en vanuit dat oogpunt worden uitgezonderd van vernietiging.

 

Beste Zaalberg,

Hoe lang moet een melding worden bewaard voor de aanleg van een bodemenergiesysteem en een advies over de melding?

Antwoord: 

De context van uw vraag is in dit geval belangrijk. Uit uw vraag blijkt niet wat voor melding het betreft.

Als het een melding betreft van een bedrijf dat een systeem gaat aanleggen waarbij advies gevraagd wordt aan de gemeente dan valt het advies dat de gemeente verstrekt onder 21.1 (V 5 jaar) of 21.1.2 (Vooroverleg omgevingsvergunning V 20 jaar) afhankelijk van de context van het advies. Dit geldt ook als de provincie de gemeente advies vraagt over een eventuele aanvraag voor een watervergunning.

Als het een melding is die gezien kan worden als een omgevingsvergunning, dan dient u deze onder 11.1.6 blijvend te bewaren.

 

Beste Zaalberg,

Wat is de juiste bewaartermijn en het juiste selectielijstnummer voor collegebesluiten m.b.t. opleggen van geheimhouding op bepaalde documenten?

Antwoord: 

De aanwijzing van geheimhouding van bepaalde stukken moet u zien als het toekennen van een status. Dit valt dus onder resultaat 9.1 van de Selectielijst 2020 (V 1 jaar na vervallen).

Dit betekent dus dat het geheimhoudingsbesluit vernietigd kan worden 1 jaar nadat:

  1. De stukken worden vernietigd waar het geheimhoudingsbesluit over gaan.
  2. De geheimhoudingsbesluit zelf vervalt.

 

Beste Zaalberg,

Volgens de AVG mogen we geen kopieën van legitimatiebewijzen bewaren. Ik hoorde dat dat conform de Archiefwet juist wel moet. Het gaat om een kopie die iemand van een geldig legitimatiebewijs (paspoort of ID-bewijs) heeft gemaakt i.v.m. met een aanvraag bijzondere bijstand, Wmo etc.. Klopt het dat de kopie in het kader van de AVG geanonimiseerd kan worden maar nog niet verwijderd omdat bij de behandeling van een WMO aanvraag een kopie legitimatie 15 jaar als onderdeel van het dossier van belang blijft?

Antwoord: 

In de regel geldt dat een (kopie van een) ID-bewijs moet worden vernietigd zodra er geen grondslag is om deze te bewaren. Dit uiteraard in verband met de gevoeligheid van de gegevens die een ID-bewijs bevat.

Op het moment dat een gemeente de identiteit van een aanvrager heeft vastgesteld, is in bijna alle gevallen, de noodzaak om het ID-bewijs te bewaren, vervallen. Het feit dat de identiteit van iemand is gecontroleerd kan namelijk ook simpel worden vastgelegd door een vinkje in het systeem achter de check ‘is de identiteit van de aanvrager vastgesteld?’.

Het is dus niet zo dat een ID-bewijs in een dossier bewaard mag worden. Het is zelfs zo dat deze snel mogelijk na einde van de zaak vernietigd moet worden. Dat is vaak handwerk omdat er geen zaaksysteem bestaat waar automatisch op documentniveau vernietigd kan worden.

 

Beste Zaalberg,

Bij ons op kantoor is er verwarring ontstaan omtrent de bewaartermijn van een melding voor het verwijderen van asbest wanneer het minder dan 35 m2 betreft. Is het hier de bedoeling dat de I-navigator aangehouden dient te worden (vernietigen na 1 jaar)? of valt dit onder een sloopmelding en moet het blijvend bewaard worden?

Antwoord:

In de i-Navigator is het proces voor he melden van asbestverwijdering afgesloten met de volgende toelichting:
Dit werkproces is afgesloten, aangezien bij het verwijderen van asbest uit een bouwwerk 4 weken tevoren via het OLO een sloopmelding dient te worden gedaan (zie werkproces B1469) op grond van het Bouwbesluit 2012. Indien het gaat om een hoeveelheid van minder dan 35 vierkante meter, kan de sloopmelding 5 werkdagen voorafgaand aan de werkzaamheden worden gedaan en is er geen asbestinventarisatierapport nodig.

Het valt dus inmiddels onder een sloopmelding en die moeten permanent bewaard blijven

Datamanagement

Beste Zaalberg,

Sinds de vorming van de Omgevingsdienst IJsselland maakt het team VTH van de gemeente Olst-Wijhe, voor het verlenen van (omgevings)vergunningen, gebruik van de applicatie Powerbrowser van de firma Genetics (lokaal IJVI genoemd).

Om digitaal te kunnen archiveren staan wij voor de vraag of we deze applicatie gaan koppelen aan ons archief/zaaksysteem (e-suite van ATOS) met alle voor- en nadelen. Een andere optie is om Powerbrowser aan te wijzen als digitale archiefomgeving voor verleende vergunningen van de gemeente.

Een van de vragen die we hebben is: Powerbrowser is geen applicatie van de gemeente maar aangeschaft door de Omgevingsdienst. Als we besluiten dit als gemeentelijke archiefomgeving te gaan gebruiken moeten we dat zien als een vorm externe (uit)plaatsing. Wat moeten we formeel regelen om e.e.a conform wet- en regelgeving goed in te richten?

 

Antwoord

Als uw organisatie besluit om een deel van uw archief te (laten) vormen in Powerbrowser, zult u zich af moeten vragen op welke manier de informatie in deze applicatie wordt beheerd en of dit in lijn is met de eisen die uw organisatie hieraan stelt. Is de informatie die in Powerbrowser wordt vastgelegd (metadata en documenten) integer, authentiek en betrouwbaar. Als deze vragen met ‘ja’ kunnen worden beantwoord en u heeft hierover afspraken gemaakt met de Omgevingsdienst, dan is het prima om de informatie in Powerbrowser te laten staan. Tot het moment dat de blijvend te bewaren informatie opgenomen kan worden in het e-depot/digitale archiefbewaarplaats.

Daarnaast zult u afspraken moeten maken over de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie.

 

Het koppelen van systemen heeft, zoals u aangeeft, voor- en nadelen. Als een koppeling niet noodzakelijk is, wordt steeds vaker gekozen om de informatie te beheren in de vakapplicatie tot het moment dat dit niet meer kan. Bijvoorbeeld doordat de applicatie wordt vervangen of de informatie kan of moet worden overgedragen. In alle gevallen is het belangrijk dat de relevante informatie overgezet kan worden, uit de applicatie te halen is.

Geachte Zaalberg, Is het mogelijk een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen? Onze gemeente heeft van de provincie groen licht gekregen per 1-10-2012 terzake substitutie. In ons gemeentelijk archief zitten vele duizenden bouwvergunningen uit de periode 1930 tot 2010 (het jaar dat we digitaal gegaan zijn). Mogen de originele vergunningen uit die periode vernietigd worden nadat ze gescand zijn?

Antwoord
Substitutiebesluiten bestaan niet! De wet kent uitsluitend vervanging, dus kunt u uitsluitend een vervangingsbesluit nemen. Dit om mee te beginnen. Maar nu de kwestie zelf. U bent dus nu vanaf 1-10-2012 volledig digitaal. Het inmiddels genomen vervangingsbesluit geldt niet met terugwerkende kracht.
Het is mogelijk om een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen. Natuurlijk moeten uw handboek, procedures en digitale archiefomgeving dan op orde zijn.
Ook kunt u een vervangingsbesluit nemen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Belangrijk hierbij is dat u advies vraagt aan uw regionale archiefdienst. U zou hierop de regionale samenwerkingsovereenkomst kunnen naslaan, omdat hierin waarschijnlijk is vastgesteld dat u de archivaris in archiefaangelegenheden om advies dient te vragen; het kan zelfs zo geregeld zijn dat dit advies bindend is.

U geeft aan dat in uw archief veel bouwvergunningen aanwezig zijn, over de periode 1930 tot 2010. Bouwvergunningen over de periode 1930 tot en met 1995 kwamen, op grond van de voor deze periode geldende vernietigingslijst, voor vernietiging in aanmerking. Dit was destijds geregeld op verzoek van de gemeente Amsterdam, die -bij blijvende bewaring van de bouwvergunningen- hiervoor een extra archiefbewaarplaats had moeten bouwen en bezwaar had tegen de kosten hiervan. Doordat de vergunningen voor vernietiging werden voorgedragen, was het mogelijk deze op microfilm te zetten en de originelen te vernietigen.
Veel gemeenten hebben echter ervoor gekozen om de bouwvergunningen te bewaren. Ook uw gemeente.

U dient dus een vervangingsbesluit te nemen voor de bouwvergunningen, hiervoor goedkeuring van uw archivaris te verkrijgen, de bouwvergunningen te scannen en de papieren exemplaren te vernietigen. Dit betekent dus dat het scanproces in overeenstemming is met de eisen die de Handleiding Vervanging daaraan stelt. Indien u een vervangingsbesluit neemt en de bouwvergunningen digitaal maakt, dan bent u overigens verplicht om de papieren bouwvergunningen daarna te vernietigen; anders is er van vervanging geen sprake. Vergeet niet om een gedegen controle uit te voeren van de scans voordat u tot vernietiging overgaat; ook in digitalisering gespecialiseerde bureaus kunnen fouten maken.

Geachte heer Zaalberg, al vele jaren lees ik uw reacties op allerhande vragen, waarvoor zeer veel dank. Nu wend ik mij tot u met het volgende. Onze jurist mist het zaaktype “Planschadeovereenkomst”. Volgens het model-dsp voor gemeenten valt dit onder zaaktype Beheersverordening/Bestemmingsplanwijziging. Volgens de jurist is dit onjuist “Anterieure exploitatieovereenkomsten moeten dan bijv. ook onder Bestemmingsplanwijziging vallen, terwijl daar wel een zaaktype voor is. Het is logisch dat dit twee zaken zijn: een bestemmingsplanwijziging (publiekrechtelijk) leidt niet per sé tot het sluiten van een planschade- of anterieure exploitatieovereenkomst (privaatrechtelijk). Het opstellen en sluiten van een overeenkomst staat op zichzelf (vgl. vestigen erfpacht, etc.)”.

We hebben hierop de andere zaaktypen mbt exploitatie geadviseerd. Hij gaf aan “Een planschadeovereenkomst en een anterieure exploitatieovereenkomst dienen hetzelfde doel: kostenverhaal bij een planologische wijziging. Beiden worden gestart naar aanleiding van een verzoek van een derde. Als de gemeente zelf een bestemming wil wijzigen hoeft zij geen overeenkomst te sluiten. Het verschil is dat als alleen de kosten voor planschade worden vastgesteld je een planschadeovereenkomst (art 6.4a Wro) sluit. Wil je ook nog andere kosten verhalen, bijv. kosten voor aanpassingen in de openbare ruimte, dan sluit je een anterieure exploitatieovereenkomst (art 6.24 Wro). Iemand heeft een bouwinitiatief waarna, afhankelijk dus van de te verhalen kosten, een van de twee overeenkomsten gesloten. Een intentieovereenkomst sluit hierbij niet aan: daarin zijn “intenties” vastgelegd die worden uitgewerkt in een nadere overeenkomst, nog geen definitieve afspraken. Dat is bij een planschade- en een anterieure exploitatieovereenkomst wel. Overal in het land worden planschadeovereenkomsten gesloten. Het is bovendien een door de wet “benoemde” overeenkomst (vergelijk anterieure exploitatie-, etc. overeenkomsten)”.

Komt er een zaaktype Planschadeovereenkomst? Zo niet, wat is dan het advies?

Antwoord
Binnen de zaaktypen B0511 ‘Bestemmingsplan opstelling’, B1200 ‘Bestemmingsplan wijziging’, B1195 ‘Beheersverordening opstelling’ en B1294 ‘Omgevingsvergunning activiteit planologisch strijdig gebruik’ zijn in het Model-DSP voor gemeenten documenttypen opgenomen voor het voorstel voor een planschadeovereenkomst, het besluit en de definitieve planschadeovereenkomst. Wanneer de gemeente een ruimtelijk plan vaststelt kan een betrokkene een planschadevergoeding aanvragen. De planschade is de vermogensschade (waardevermindering van onroerende zaken) of inkomensschade die ontstaat na de wijziging van de planologie. Wanneer de gemeente voorafgaand aan de planologische wijziging een planschadeovereenkomst heeft gesloten met de initiatiefnemer kan zij de kosten van de planschadevergoeding verhalen bij de initiatiefnemer. De gemeente zal door medewerking te verlenen aan de planologische wijziging de ondertekening van de planschadeovereenkomst door de initiatiefnemer verlangen.

Een voorbeeld hiervan is de zaak die in januari 2012 liep bij de Raad van State (LJN: BV1816). Een agrariër met een veehoudersbedrijf wilde uitbreiden om sleufsilo’s en een extra mestopslag te realiseren. De gemeente wilde in principe wel meewerken aan een wijzigingsplan. Omdat er mogelijk planschade voor omwonende burgers en bedrijven kon ontstaan, wilde de gemeente een planschadeovereenkomst met de agrariër sluiten. Nadat het ontwerp wijzigingsplan al ter inzage had gelegen, weigerde de agrariër echter de planschadeovereenkomst te tekenen. Vervolgens weigerde het college van B&W om het wijzigingsplan voor de mestopslag definitief vast te stellen. De agrariër ging in beroep bij Raad van State. De Raad gaf uiteindelijk de gemeente gelijk, omdat het om een planologische wijziging ging die alleen voor de agrariër voordeel zou hebben en omdat de gemeente de planschadekosten niet op een andere manier zou kunnen verhalen.

Omdat de planschadeovereenkomst vast onderdeel kan uitmaken van de vaststelling of wijziging van een planologisch plan, is dit in het gemeentelijk Model-DSP opgenomen in de documenttypen van de betreffende zaaktypen.

Nu de overeenkomsten die een gemeente kan sluiten om de kosten met betrekking tot grondexploitatie te regelen: de intentieovereenkomst grondexploitatie (B1651), de anterieure grondexploitatieovereenkomst (B1650) of de posterieure grondexploitatieovereenkomst (B1652) sluit de gemeente met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Op die manier kan de gemeente afspraken maken over de kosten die zij zal maken voor bouw- en woonrijp maken, groenvoorzieningen, milieu- en archeologisch onderzoek en bodemsanering. De exploitatieovereenkomst wordt op vrijwillige basis gesloten met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Wanneer geen overeenstemming kan worden bereikt, heeft de gemeente de mogelijkheid om tegelijk met het betreffende ruimtelijk besluit een exploitatieplan met een verplichtend karakter vast te stellen (B1201). Zoals uit deze tekst blijkt, zijn er verschillende scenario’s om de exploitatiekosten te regelen. Daarom is in het Model-DSP voor gemeenten gekozen om hier aparte zaaktypen voor op te nemen.

Wij adviseren u om de documenten met betrekking tot het vaststellen van een planschadeovereenkomst op te slaan in het zaakdossier van de betreffende vaststelling of wijziging van een planologisch plan. Uiteraard heeft u ook altijd de mogelijkheid om een lokaal zaaktype aan te maken voor de opstelling van een planschadeovereenkomst.

Beste Zaalberg, er wordt bij ons gewerkt met een digitale handtekening. Dit is een vinkje in een bepaalde applicatie. De documenten die digitaal getekend worden zitten niet in deze applicatie, maar gaan door middel van een koppeling naar het centrale zaaksysteem. Aan de documenten in het zaaksysteem is niet te zien dat het digitaal ondertekend is. Ook komt de digitale handtekening niet mee als metadata. Maar sommige documenten moeten wel tot in de eeuwigheid bewaard blijven, bijvoorbeeld verleende omgevingsvergunningen.

Onze vragen zijn:
– Wat moeten wij straks overbrengen naar het e-depot?
– Is het dan belangrijk dat de digitale handtekening zichtbaar is?
– Zo ja, betekent dat, dat wij de applicatie waar de digitale handtekening gezet wordt, ook bewaard moet blijven?
– OF te wel, maakt het voor de langere termijn iets uit dat aan het document zelf niet te zien is, dat er ooit een digitale handtekening gezet is?
– EN of de digitale handtekening nog een waarde heeft bij de overbrenging van de documenten?

Antwoord
In art. 24 van de Archiefregeling zijn de volgende vereisten opgenomen over de vast te leggen metadata van een digitale handtekening:
(…) voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening:
1°.de houder van de digitale handtekening;
2°.het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;
3°.de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en
4°.voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.

Wikipedia zegt over een handtekening het volgende: “Een handtekening heeft twee functies. Ten eerste wordt iemands identiteit ermee vastgesteld, hoewel er geen wetgeving bestaat die regelt wat iemands authentieke handtekening is. Ten tweede dient het ter vaststelling van de wil van de desbetreffende persoon met betrekking tot de bovenstaande tekst.” (…) “De handtekening geeft aan dat men de inhoud van de tekst kent en het ermee eens is. Dit is vooral van belang bij documenten die niet met de hand geschreven zijn, zoals overschrijvingen en contracten.”

Het gaat er om dat duidelijk is wie het document heeft ondertekend, op welk moment en of deze persoon inderdaad bevoegd was om te tekenen. Met andere woorden: is het document getekend en/of een besluit genomen door de juiste persoon? In geval van twijfel moet dit aangetoond kunnen worden.
In uw situatie bevinden de metadata van de handtekening zich in een andere applicatie dan in het centrale zaaksysteem, waarin het bijbehorende document is opgeslagen.
U zult vast moeten leggen op welke manier het (digitale) handtekeningproces verloopt. Daarnaast is het belangrijk om ook de interne bevoegdheden- en mandaatregeling beschikbaar te hebben en te houden.

Geachte Zaalberg, wat is in de Gemeentelijke selectielijst de categorie en bijbehorende bewaartermijn voor geconstateerde datalekken?

Antwoord
De juiste categorie is 29.1. Het betreft het doen van aangifte van een bepaald feit, situatie of voornemen waar een ander overheidsorgaan op basis van wet- en regelgeving een administratie van voert. De melding wordt gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beste Zaalberg,
Binnen onze gemeente wordt het datamanagement en de kwaliteit daarvan actief en serieus opgepakt (conform baseline, datawarehouse, gegevensbeheer, data-analyse). Daarnaast moet het I-beleid geactualiseerd worden en zijn er opgaven op het gebied van het bijbehorende I-beheer. Vraag/discussie die op dit moment speelt of kwaliteitsverbetering van het datamanagement en die van het informatiebeheer niet hetzelfde zijn. Ik probeer dat met voorbeelden en beroep op wetgeving te weerleggen. Data zijn m.i. vaak onderdeel van een informatie-object.

Antwoord
Wij benaderen datamanagement als onderdeel van informatiemanagement / informatiebeheer, zoals ook documentmanagement hier een onderdeel van is. Datamanagement doet sterk denken aan gegevensbeheer, wat een meer gangbare term is binnen gemeenten. Beide hebben veel met elkaar te maken, digitaal documentmanagement is voor een belangrijk deel metadatamanagement.

Op de site van Eburg vinden wij een heldere uitleg. In het artikel wordt gesteld dat datamanagement afkomstig is uit het informatiemanagement. Kwaliteitsverbetering in datamanagement is daarmee dus automatisch ook kwaliteitsverbetering in informatiemanagement (en informatiebeheer). Omgekeerd hoeft dat niet het geval te zijn. Het is dus niet hetzelfde, maar wel aan elkaar verbonden.

Digitalisering

Beste Zaalberg,

Bij ons op kantoor is er verwarring ontstaan omtrent de bewaartermijn van een melding voor het verwijderen van asbest wanneer het minder dan 35 m2 betreft. Is het hier de bedoeling dat de I-navigator aangehouden dient te worden (vernietigen na 1 jaar)? of valt dit onder een sloopmelding en moet het blijvend bewaard worden?

Antwoord:

In de i-Navigator is het proces voor he melden van asbestverwijdering afgesloten met de volgende toelichting:
Dit werkproces is afgesloten, aangezien bij het verwijderen van asbest uit een bouwwerk 4 weken tevoren via het OLO een sloopmelding dient te worden gedaan (zie werkproces B1469) op grond van het Bouwbesluit 2012. Indien het gaat om een hoeveelheid van minder dan 35 vierkante meter, kan de sloopmelding 5 werkdagen voorafgaand aan de werkzaamheden worden gedaan en is er geen asbestinventarisatierapport nodig.

Het valt dus inmiddels onder een sloopmelding en die moeten permanent bewaard blijven

Geachte Zaalberg, Is het mogelijk een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen? Onze gemeente heeft van de provincie groen licht gekregen per 1-10-2012 terzake substitutie. In ons gemeentelijk archief zitten vele duizenden bouwvergunningen uit de periode 1930 tot 2010 (het jaar dat we digitaal gegaan zijn). Mogen de originele vergunningen uit die periode vernietigd worden nadat ze gescand zijn?

Antwoord
Substitutiebesluiten bestaan niet! De wet kent uitsluitend vervanging, dus kunt u uitsluitend een vervangingsbesluit nemen. Dit om mee te beginnen. Maar nu de kwestie zelf. U bent dus nu vanaf 1-10-2012 volledig digitaal. Het inmiddels genomen vervangingsbesluit geldt niet met terugwerkende kracht.
Het is mogelijk om een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen. Natuurlijk moeten uw handboek, procedures en digitale archiefomgeving dan op orde zijn.
Ook kunt u een vervangingsbesluit nemen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Belangrijk hierbij is dat u advies vraagt aan uw regionale archiefdienst. U zou hierop de regionale samenwerkingsovereenkomst kunnen naslaan, omdat hierin waarschijnlijk is vastgesteld dat u de archivaris in archiefaangelegenheden om advies dient te vragen; het kan zelfs zo geregeld zijn dat dit advies bindend is.

U geeft aan dat in uw archief veel bouwvergunningen aanwezig zijn, over de periode 1930 tot 2010. Bouwvergunningen over de periode 1930 tot en met 1995 kwamen, op grond van de voor deze periode geldende vernietigingslijst, voor vernietiging in aanmerking. Dit was destijds geregeld op verzoek van de gemeente Amsterdam, die -bij blijvende bewaring van de bouwvergunningen- hiervoor een extra archiefbewaarplaats had moeten bouwen en bezwaar had tegen de kosten hiervan. Doordat de vergunningen voor vernietiging werden voorgedragen, was het mogelijk deze op microfilm te zetten en de originelen te vernietigen.
Veel gemeenten hebben echter ervoor gekozen om de bouwvergunningen te bewaren. Ook uw gemeente.

U dient dus een vervangingsbesluit te nemen voor de bouwvergunningen, hiervoor goedkeuring van uw archivaris te verkrijgen, de bouwvergunningen te scannen en de papieren exemplaren te vernietigen. Dit betekent dus dat het scanproces in overeenstemming is met de eisen die de Handleiding Vervanging daaraan stelt. Indien u een vervangingsbesluit neemt en de bouwvergunningen digitaal maakt, dan bent u overigens verplicht om de papieren bouwvergunningen daarna te vernietigen; anders is er van vervanging geen sprake. Vergeet niet om een gedegen controle uit te voeren van de scans voordat u tot vernietiging overgaat; ook in digitalisering gespecialiseerde bureaus kunnen fouten maken.

Geachte heer Zaalberg, al vele jaren lees ik uw reacties op allerhande vragen, waarvoor zeer veel dank. Nu wend ik mij tot u met het volgende. Onze jurist mist het zaaktype “Planschadeovereenkomst”. Volgens het model-dsp voor gemeenten valt dit onder zaaktype Beheersverordening/Bestemmingsplanwijziging. Volgens de jurist is dit onjuist “Anterieure exploitatieovereenkomsten moeten dan bijv. ook onder Bestemmingsplanwijziging vallen, terwijl daar wel een zaaktype voor is. Het is logisch dat dit twee zaken zijn: een bestemmingsplanwijziging (publiekrechtelijk) leidt niet per sé tot het sluiten van een planschade- of anterieure exploitatieovereenkomst (privaatrechtelijk). Het opstellen en sluiten van een overeenkomst staat op zichzelf (vgl. vestigen erfpacht, etc.)”.

We hebben hierop de andere zaaktypen mbt exploitatie geadviseerd. Hij gaf aan “Een planschadeovereenkomst en een anterieure exploitatieovereenkomst dienen hetzelfde doel: kostenverhaal bij een planologische wijziging. Beiden worden gestart naar aanleiding van een verzoek van een derde. Als de gemeente zelf een bestemming wil wijzigen hoeft zij geen overeenkomst te sluiten. Het verschil is dat als alleen de kosten voor planschade worden vastgesteld je een planschadeovereenkomst (art 6.4a Wro) sluit. Wil je ook nog andere kosten verhalen, bijv. kosten voor aanpassingen in de openbare ruimte, dan sluit je een anterieure exploitatieovereenkomst (art 6.24 Wro). Iemand heeft een bouwinitiatief waarna, afhankelijk dus van de te verhalen kosten, een van de twee overeenkomsten gesloten. Een intentieovereenkomst sluit hierbij niet aan: daarin zijn “intenties” vastgelegd die worden uitgewerkt in een nadere overeenkomst, nog geen definitieve afspraken. Dat is bij een planschade- en een anterieure exploitatieovereenkomst wel. Overal in het land worden planschadeovereenkomsten gesloten. Het is bovendien een door de wet “benoemde” overeenkomst (vergelijk anterieure exploitatie-, etc. overeenkomsten)”.

Komt er een zaaktype Planschadeovereenkomst? Zo niet, wat is dan het advies?

Antwoord
Binnen de zaaktypen B0511 ‘Bestemmingsplan opstelling’, B1200 ‘Bestemmingsplan wijziging’, B1195 ‘Beheersverordening opstelling’ en B1294 ‘Omgevingsvergunning activiteit planologisch strijdig gebruik’ zijn in het Model-DSP voor gemeenten documenttypen opgenomen voor het voorstel voor een planschadeovereenkomst, het besluit en de definitieve planschadeovereenkomst. Wanneer de gemeente een ruimtelijk plan vaststelt kan een betrokkene een planschadevergoeding aanvragen. De planschade is de vermogensschade (waardevermindering van onroerende zaken) of inkomensschade die ontstaat na de wijziging van de planologie. Wanneer de gemeente voorafgaand aan de planologische wijziging een planschadeovereenkomst heeft gesloten met de initiatiefnemer kan zij de kosten van de planschadevergoeding verhalen bij de initiatiefnemer. De gemeente zal door medewerking te verlenen aan de planologische wijziging de ondertekening van de planschadeovereenkomst door de initiatiefnemer verlangen.

Een voorbeeld hiervan is de zaak die in januari 2012 liep bij de Raad van State (LJN: BV1816). Een agrariër met een veehoudersbedrijf wilde uitbreiden om sleufsilo’s en een extra mestopslag te realiseren. De gemeente wilde in principe wel meewerken aan een wijzigingsplan. Omdat er mogelijk planschade voor omwonende burgers en bedrijven kon ontstaan, wilde de gemeente een planschadeovereenkomst met de agrariër sluiten. Nadat het ontwerp wijzigingsplan al ter inzage had gelegen, weigerde de agrariër echter de planschadeovereenkomst te tekenen. Vervolgens weigerde het college van B&W om het wijzigingsplan voor de mestopslag definitief vast te stellen. De agrariër ging in beroep bij Raad van State. De Raad gaf uiteindelijk de gemeente gelijk, omdat het om een planologische wijziging ging die alleen voor de agrariër voordeel zou hebben en omdat de gemeente de planschadekosten niet op een andere manier zou kunnen verhalen.

Omdat de planschadeovereenkomst vast onderdeel kan uitmaken van de vaststelling of wijziging van een planologisch plan, is dit in het gemeentelijk Model-DSP opgenomen in de documenttypen van de betreffende zaaktypen.

Nu de overeenkomsten die een gemeente kan sluiten om de kosten met betrekking tot grondexploitatie te regelen: de intentieovereenkomst grondexploitatie (B1651), de anterieure grondexploitatieovereenkomst (B1650) of de posterieure grondexploitatieovereenkomst (B1652) sluit de gemeente met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Op die manier kan de gemeente afspraken maken over de kosten die zij zal maken voor bouw- en woonrijp maken, groenvoorzieningen, milieu- en archeologisch onderzoek en bodemsanering. De exploitatieovereenkomst wordt op vrijwillige basis gesloten met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Wanneer geen overeenstemming kan worden bereikt, heeft de gemeente de mogelijkheid om tegelijk met het betreffende ruimtelijk besluit een exploitatieplan met een verplichtend karakter vast te stellen (B1201). Zoals uit deze tekst blijkt, zijn er verschillende scenario’s om de exploitatiekosten te regelen. Daarom is in het Model-DSP voor gemeenten gekozen om hier aparte zaaktypen voor op te nemen.

Wij adviseren u om de documenten met betrekking tot het vaststellen van een planschadeovereenkomst op te slaan in het zaakdossier van de betreffende vaststelling of wijziging van een planologisch plan. Uiteraard heeft u ook altijd de mogelijkheid om een lokaal zaaktype aan te maken voor de opstelling van een planschadeovereenkomst.

Beste Zaalberg,
Als informatiespecialisten hebben we al veel ervaring opgedaan met het digitaliseren van werkprocessen, zoals de WABO, alle APV-, Samenlevingsprocessen etc. Maar het beleid is nieuw voor ons. Zijn er voorbeelden/uitgangspunten hoe een beleidsdossierstructuur vorm gegeven kan worden, waarmee het hele Cluster Beleid kan gaan werken? Rekening houdend met het feit dat digitaal werken voor het Cluster nog in de kinderschoenen staat en rekening houdend met het bewaren en vernietigen?

Antwoord
In uw vraag geeft u aan dat al de nodige ervaring is opgedaan met het digitaliseren van diverse processen. In deze processen zult u ook gekeken hebben naar de stappen binnen het proces om het zaakdossier vorm te geven. Voor beleidsprocessen hoeft dat niet anders te zijn: op basis van welke stappen komt beleid tot stand en wat is de daarbij passende indeling? In het model-DSP zijn de volgende stappen opgenomen: initiatief – voorbereiding – formulering – besluitvorming.

In de inleiding op uw vraag geeft u aan dat het Cluster Beleid dezelfde indeling wil hanteren als op de G-schijf. Zij willen deze schijf ook behouden. Ons advies is altijd om de dossieropzet zo dicht mogelijk bij de beleving van de gebruiker te houden; als het Cluster een bepaalde opzet heeft en deze opzet is voor hen doelmatig en efficiënt, waarom zou je dit dan veranderen?

Ook geeft u aan dat de G-schijf omvangrijk is. U kunt overwegen om voor het beheer hiervan een hulpmiddel als de RMTool in te zetten. Aan de hand van deze tool kan de schijf worden geschoond, de mappenstructuur worden opgezet en beheerd.

Overigens gaat de nieuwe selectielijst ervan uit dat binnen werkprocessen geen selectie meer plaats hoeft te vinden. Dat zou de manier van dossiervormen kunnen vergemakkelijken, omdat u dan geen rekening hoeft te houden met te bewaren en te vernietigen stukken. Wij zijn hier geen voorstander van; wij vinden dat informatie die niet meer relevant is gewoon vernietigd moet worden. Hoe meer informatie er wordt bewaard, hoe hoger de kosten die hieraan verbonden zijn, nu en in de toekomst en hoe langer het duurt voordat u het bewuste document, waarnaar u op zoek bent, terug vindt.

 

Nieuwe selectielijst

Beste Zaalberg,

Af en toe kom ik bij de archivering van zaken bezwaren/beroepen tegen die zijn ingetrokken of niet-ontvankelijk verklaard, maar waarbij wel een proceskostenvergoeding is toegekend, of in het geval van een beroep, is toegewezen. Ik twijfel bij dergelijke gevallen welk selectielijstnummer toe te kennen, die van de beslissing op het bezwaar/beroep (13.2/13.1.4) of die betrekking heeft op de financiële afhandeling (13.1.1) omdat er toch sprake is van een financiële afwikkeling die overigens ook nog eens best fors uit kan vallen. Wat is uw advies bij dergelijke gevallen?

Antwoord: 

Een niet-ontvankelijk geschil met financiële consequenties lijkt mij niet voor te komen, dus daarvoor geldt 13.1.4 V 1 jaar.

Een ingetrokken geschil met financiële consequenties valt in onze ogen onder 13.1.1, V 7 jaar na afhandeling.

13.2 geldt alleen voor beroep- of bezwaarzaken die verkeerd zijn aangemaakt (of bijvoorbeeld verkeerd zijn geadresseerd en dus niet oorspronkelijk voor de organisatie was bestemd).

Wij vertrouwen erop dat u een helder antwoord heeft gekregen op uw vraag. Als u verdere vragen heeft vernemen wij dat graag.

 

Beste Zaalberg,

Hoe lang moet een melding worden bewaard voor de aanleg van een bodemenergiesysteem en een advies over de melding?

Antwoord: 

De context van uw vraag is in dit geval belangrijk. Uit uw vraag blijkt niet wat voor melding het betreft.

Als het een melding betreft van een bedrijf dat een systeem gaat aanleggen waarbij advies gevraagd wordt aan de gemeente dan valt het advies dat de gemeente verstrekt onder 21.1 (V 5 jaar) of 21.1.2 (Vooroverleg omgevingsvergunning V 20 jaar) afhankelijk van de context van het advies. Dit geldt ook als de provincie de gemeente advies vraagt over een eventuele aanvraag voor een watervergunning.

Als het een melding is die gezien kan worden als een omgevingsvergunning, dan dient u deze onder 11.1.6 blijvend te bewaren.

 

Beste Zaalberg,

In de i-Navigator kan ik geen zaaktype vinden voor Verbonden partijen.
Kunt u mij adviseren welk zaaktype hiervoor gebruikt kan worden?
In het taakveld Algemeen Bestuur – bestuurlijke samenwerking vind ik wel gemeenschappelijke regeling, maar dat is toch wat anders. Het gaat bij verbonden partijen om bestuurlijke en financiële belangen

Antwoord:

Voor verbonden partijen heeft u een aantal mogelijkheden:
1. Zoals u zelf al aangeeft kan een verbonden partij een gemeenschappelijk regeling zijn. Dan zijn de werkprocessen ‘Gemeenschappelijke regeling B0017’, ‘Gemeenschappelijke regeling uittreding B1752’ en ‘Gemeenschappelijke regeling beheer B1119’
2. Het kan gaan om een samenwerkingsverband (niet zijnde een GR). Dan zijn de werkprocessen ‘Samenwerkingsovereenkomst B1120’, ‘Samenwerkingsovereenkomst beëindiging B1789’ en ‘Samenwerkingsovereenkomst beheer B1414’.
3. Het kan gaan over documenten van partijen die taken voor u uitvoeren en waarvoor u bijvoorbeeld de begroting of jaarrekening moet goedkeuren: daarvoor bestaat ‘Overlegplatform beheer B1638’

Volgens ons zijn dat de processen die u in de verschillende situaties nodig heeft.

 

Beste Zaalberg,
De griffie en DIV verschillen bij ons van mening over wat er nu permanent bewaard moet worden. Volgens DIV stelt de selectielijst 2020 dat alleen de agenda, het verslag en de besluitenlijsten in het zaaktype Verslagen Raad komen en horen de raadsvoorstellen en besluiten in de zaken van het betreffende onderwerp met hun eigen vernietigingstermijnen. De griffie is van mening dat de raadsvoorstellen en besluiten onderdeel van de agenda en besluitenlijst zijn. Wat is hierin de juiste benadering?

Antwoord:

Ik adviseer u ook om de handreiking Selectielijst 2020 ( https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/handreiking-gebruik-selectielijst_20200506.pdf) door te nemen.
Hier staat dat bijlagen onderdeel zijn van de agenda. Met name bij bestuurlijke besluitvorming (raad, B&W, ondernemingsraad) wordt gezegd dat de bijlagen onderdeel zijn van de zaak en dus ook de bewaartermijn van die zaak krijgen.
Dat betekent technisch gesproken dat de agenda wordt bewaard met daarnaast de voorstellen. Dat zijn altijd concept-voorstellen aangezien de getekende voorstellen geen onderdeel zijn van de vergadering. Origineel getekende besluiten horen thuis in de zaak waar ze thuishoren. De concept-voorstellen worden aangemaakt vanuit de zaak waar ze onderdeel van uitmaken en worden daarom ook vaak daarin bewaard. Er zijn dus twee zaken: de zaak waarover besloten wordt en de zaak met de raadsvergadering. Dus er zijn twee exemplaren.
Dat heeft te maken met het feit dat de griffie als apart organisatieonderdeel (Duale stelsel) zijn eigen archief heeft. Dus eigenlijk zijn er twee getekende besluiten: 1 dat bewaard wordt in het archief van de griffie en 1 in het archief van de organisatie als onderdeel van de zaak. In de praktijk wordt dat onderscheid vaak niet gemaakt en wordt er maar één getekend besluit bewaard en dat gebeurt dan meestal in het archief van de organisatie. Dat gebeurt vaak omdat men geen rekening houdt met het duale stelsel. Dat betekent ook dat sommige zaken worden vernietigd terwijl de informatie nog beschikbaar blijft in de raadsvergaderingen.
Technische gezien heeft u dus beiden gelijk. Praktisch gezien gaat organisaties daar verschillend mee om. Maar u dient dus te onthouden dat u praat over twee verschillende archieven.

 

Beste Zaalberg,

Hoelang moeten we de functioneringsgesprekken die met de burgemeester zijn gehouden bewaren? In de selectielijst kom ik ze niet tegen. In verordening van de diverse gemeenten die op internet te vinden zijn staat vernietiging direct na aftreden.

Antwoord:

Daar is over gesproken tijdens het opstellen van de komende update van de selectielijst:
De termijn ‘direct na aftreden’ komt uit een handreiking van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uit 2008. Deze gaat echter voorbij aan de verantwoording die een gemeente moet afleggen over bijvoorbeeld een ontslag of over het functioneren van de burgemeester. Omdat het geen wettelijk vastgelegd bewaartermijn is, moet de termijn in de handreiking ook worden gezien als een advies en dit advies is door de VNG niet overgenomen.

De adviescommissie archieven van de VNG heeft daarom besloten de functioneringsgesprekken van burgemeesters gelijk te trekken met de functioneringsgesprekken van personeelsleden met die aantekening dat als het bijzondere gesprekken betreft (spraakmakende onderwerpen/ontslag) ze ook nog voor permanente bewaring in aanmerking kunnen komen.

Voor functionerings- en beoordelingsgesprekken komt in de update van de selectielijst een nieuw resultaat: 4.1.13 met een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling. Hierbij is rekening gehouden met Algemene Verordening Gegevensbescherming. In de huidig geldende selectielijst valt het nog onder resultaat 4.1.6 (V 10 jaar), maar ik adviseer u om al 4.1.13 (V 5 jaar) te hanteren.

Beste Zaalberg,

Sinds de vorming van de Omgevingsdienst IJsselland maakt het team VTH van de gemeente Olst-Wijhe, voor het verlenen van (omgevings)vergunningen, gebruik van de applicatie Powerbrowser van de firma Genetics (lokaal IJVI genoemd).

Om digitaal te kunnen archiveren staan wij voor de vraag of we deze applicatie gaan koppelen aan ons archief/zaaksysteem (e-suite van ATOS) met alle voor- en nadelen. Een andere optie is om Powerbrowser aan te wijzen als digitale archiefomgeving voor verleende vergunningen van de gemeente.

Een van de vragen die we hebben is: Powerbrowser is geen applicatie van de gemeente maar aangeschaft door de Omgevingsdienst. Als we besluiten dit als gemeentelijke archiefomgeving te gaan gebruiken moeten we dat zien als een vorm externe (uit)plaatsing. Wat moeten we formeel regelen om e.e.a conform wet- en regelgeving goed in te richten?

 

Antwoord

Als uw organisatie besluit om een deel van uw archief te (laten) vormen in Powerbrowser, zult u zich af moeten vragen op welke manier de informatie in deze applicatie wordt beheerd en of dit in lijn is met de eisen die uw organisatie hieraan stelt. Is de informatie die in Powerbrowser wordt vastgelegd (metadata en documenten) integer, authentiek en betrouwbaar. Als deze vragen met ‘ja’ kunnen worden beantwoord en u heeft hierover afspraken gemaakt met de Omgevingsdienst, dan is het prima om de informatie in Powerbrowser te laten staan. Tot het moment dat de blijvend te bewaren informatie opgenomen kan worden in het e-depot/digitale archiefbewaarplaats.

Daarnaast zult u afspraken moeten maken over de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie.

 

Het koppelen van systemen heeft, zoals u aangeeft, voor- en nadelen. Als een koppeling niet noodzakelijk is, wordt steeds vaker gekozen om de informatie te beheren in de vakapplicatie tot het moment dat dit niet meer kan. Bijvoorbeeld doordat de applicatie wordt vervangen of de informatie kan of moet worden overgedragen. In alle gevallen is het belangrijk dat de relevante informatie overgezet kan worden, uit de applicatie te halen is.

Beste Zaalberg, in onze gemeente gebruiken wij het document “Structuur in Selectie” van VHIC (de voorloper van de SelectTool, die gratis te downloaden is via https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/publicaties/handreiking-gebruik-selectielijst . Ik wil u vragen om een verduidelijking. Het gaat om de categorie 3.14.3 Zorg voor bepaalde groepen, kinderopvang en registerkinderopvang.
In de lijst staat dat:
– toezicht op de kinderopvang, inspectierapporten en beschikkingen tot exploitatie van een kindercentrum of gastouderbureau vernietigbaar zijn (na 7 jaar).
– bij het Kinderopvangregister staat: bewaren.

In de praktijk is het zo dat de gemeente een aanvraag ontvangt (en na onderzoek door de GGD) een besluit aanvraag voor kindervoorziening gastouderopvang/ kindercentrum afgeeft en een nummer toekent voor het Landelijk Register Kinderopvang (LRK). Vervolgens kunnen er mutaties optreden, en kan een gastouderbureau of kindercentrum weer verwijderd worden uit het LRK. De gemeente is de verantwoordelijk voor het opnemen van een gastouderbureau of kindercentrum in het LRK (het bewaarniveau is dus de gemeente). Daarnaast voert de GGD inspecties uit bij de geregistreerde voorzieningen (bewaarniveau is het LRK).

Mijn vraag aan u is:
– dient de gemeente het besluit waarin het LRK-nummer wordt toegekend te bewaren? De gemeente levert immers de gegevens aan het LRK, op deze gegevens is de registratie in het LRK gebaseerd.
– wat wordt bedoeld met het bewaren van het Kinderopvangregister? Wordt hiermee bedoeld dat het LRK hiervoor verantwoordelijk is?
Duidelijk is wel dat de inspectierapporten van de GGD voor de gemeente vernietigbaar zijn.

Antwoord
In de vorige selectielijst, waaraan u refereert, is opgenomen dat het Kinderopvangregister een blijvend te bewaren document is. Dit register wordt landelijk bijgehouden en berust niet bij de gemeente.
Met betrekking tot het landelijk register is er geen voorschrift waarin is opgenomen dat dit permanent bewaard moet worden. Gemeenten zijn wel bronhouder, maar zij moeten de brondocumenten zolang bewaren als de opvang bestaat. Dit is het uitgangspunt in de huidige selectielijst.
Bij de samenstelling van de huidige selectielijst is onderzocht of deze informatie voor permanente bewaring in aanmerking kwam en is geoordeeld dat dit niet zo is.
De betreffende besluiten kunnen, conform de selectielijst, vernietigd worden.

Geachte Zaalberg, wat is in de Gemeentelijke selectielijst de categorie en bijbehorende bewaartermijn voor geconstateerde datalekken?

Antwoord
De juiste categorie is 29.1. Het betreft het doen van aangifte van een bepaald feit, situatie of voornemen waar een ander overheidsorgaan op basis van wet- en regelgeving een administratie van voert. De melding wordt gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beste Zaalberg,
In de selectielijst die wij gebruiken staat dat een mandaatregeling blijvend te bewaren is. Houd dit ook in dat de mandaatbesluiten ook bewaard moeten worden? Of mogen we de mandaatbesluiten wel openbaar maken, omdat er handtekeningen van medewerkers op staan?

Antwoord:
De door uw bewindvoerders aangehaalde bewaartermijn is afkomstig uit de (vervallen) Kwaliteitsnormen bewindvoerdersorganisaties WSNP II (geldend van 1-12-2013 t/m 31-12-2015).

De in de (actuele) selectielijst opgenomen bewaartermijn is gebaseerd op de bij de selectielijst behorende risicoanalyse.

In beginsel moet u uitgaan van de bewaartermijn uit de selectielijst. Uw gemeenschappelijke regeling heeft zich immers geconformeerd aan deze selectielijst. Daarbij is de selectielijst gebaseerd op in geldende wet- en regelgeving opgenomen bewaartermijnen en genoemde risicoanalyse. U kunt zo nodig, in overleg met uw bewindvoerders, afwijken van de bewaartermijn uit de selectielijst indien hier noodzaak toe is of goede redenen voor zijn. In dit geval zien wij deze noodzaak niet, omdat de aangehaalde bewaartermijn onderdeel is van een vervallen kwaliteitsnormering.

In het werkproces/zaaktype ‘Mandaatbesluiten’ is een vastgesteld mandaatbesluit het eindproduct.

Beste Zaalberg,
Onder welke categorie in de selectielijst kan ik geheimhoudingsverklaringen van medewerkers kwijt? Het betreft verklaringen waarin een medewerker gevraagd wordt om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan.

Antwoord:
Dit kunt u zien als een overeenkomst tussen de medewerker en de organisatie. Daarmee valt dit onder resultaat 16.1 van de selectielijst 2017: V 10 jaar na einde overeenkomst.

Beste Zaalberg,
Wij zijn bezig een zaaksysteem in te richten. Vanuit de gemeentelijke selectielijst is het ons niet duidelijk hoe lang het proces van afgehandelde aangiften met betrekking tot akten van de burgerlijke stand bewaard moeten blijven. Bijvoorbeeld voor echtscheiding. Moeten alle documenten in het proces van aangifte 110 jaar bewaard blijven (selecttool 7.1.5)? Op basis van selecttool 7.1.21, zou je ook kunnen zeggen dat de documenten uit het proces maar 1,5 jaar bewaard hoeven te worden. De akte zelf, en de aantekening van echtscheiding daarop, hoe lang moet die dan bewaard worden? En hoe kun je dit makkelijk inrichten in een zaaksysteem? Moet je dan twee verschillende zaaktypen inrichten voor iets wat nu één proces is? Een voor de afhandeling van het proces, en een voor de akten? Daarnaast vraag ik mijzelf af wat er in de toelichting bij selecttool 7.1.5 bedoeld wordt met “Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd.” Gaat dit dan om vluchtelingen die in Nederland willen trouwen?


Antwoord
De resultaten zoals die in de selectielijst 2017 staan vermeld komen rechtstreeks uit bijlage 6 van de regeling BRP.

De bijlage zegt dat akten in ieder geval 110 jaar bewaard moeten worden. Bescheiden die gebruikt zijn om die akten op te stellen mogen na 1,5 jaar weg. Dat is procesmatig in  zaaksystemen lastig in te richten, omdat er eigenlijk hier gepraat wordt over een ‘opschoningstermijn’. De meeste zaaksystemen hebben geen geautomatiseerde functie om zaken automatisch te kunnen schonen. Hoe dit praktisch wordt aangepakt, is een vraag waar veel organisaties nog mee zitten.

Een manier om dit in dit specifieke geval aan te pakken, zou zijn om de akten, na afhandeling van de zaak, uit de zaak te halen en ergens anders op te slaan (dit wordt overigens vaak al door Burgerzaken zelf gedaan). Maar dit zou dan een handmatige actie moeten zijn. Het inrichten van 2 zaaktypen zien wij niet als een goede optie.

‘Niet reproduceerbaar uit een Nederlands register’ staat dus voor documenten die niet uit een Nederlands register komen. Het betreft meestal huwelijksakten uit het buitenland en geboorteaktes.

Voor vluchtelingen die in Nederland willen trouwen geldt dat ze documenten moeten aanleveren die niet uit een Nederlands register zijn te halen. Deze documenten vallen dan ook onder de termijn van 110 jaar.

NB: de selecttool is een hulpmiddel om de selectie van gemeentelijke archieven te vergemakkelijken en kan gratis gedownload worden

Beste Zaalberg,
Waarom zijn er onder de vlag van procestype geschillen behandelen bij bezwaar en beroep slechts twee resultaattypen mogelijk volgens de selectielijst; te weten: ‘afgehandeld’ of ‘afgebroken’. We missen hier concrete resultaten ‘gegrond’, ‘ongegrond’ ‘Gedeeltelijk gegrond’ ‘buiten behandeling’ ed. Of dient dat op een andere wijze te worden vastgelegd ? Als besluittype wellicht?

 

Antwoord
U dient dit op de volgende manier te interpreteren: Een geschil dat wordt afgewezen (of ongegrond wordt verklaard) valt onder 13.1, omdat het geen financiële consequenties heeft.

Een geschil dat wordt toegewezen (of gegrond) valt onder 13.1.1 (omdat het financiële consequenties heeft) of 13.1.3 als het invloed heeft op een te bewaren zaak.

Een geschil dat gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, is een toegewezen geschil en valt dus weer onder 13.1.1 (als het financiële consequenties) of 13.1.3 als het invloed heeft op een te bewaren zaak. Er wordt dus geen onderscheid gemaakt tussen ‘gegrond’ en ‘gedeeltelijk gegrond’. De uitkomst van beide zaken is namelijk dat een oorspronkelijk besluit moet worden aangepast.

Een geschil dat buiten behandeling wordt gelaten (of niet ontvankelijk) valt onder 13.1.4.

De resultaattermen gegrond en ongegrond, worden in de selectielijst bewust niet gebruikt. De selectielijst is niet bedoeld als voorschrift voor het inrichten van een DMS of zaaksysteem. Het is alleen bedoeld om naar te verwijzen, net zoals dat bij de oude selectielijst zo was. In een zaak zullen resultaattypen staan die als naam ‘Gegrond’, ‘Ongegrond’, etc. zullen hebben. Bij die resultaattypen hoort dan een verwijzing te staan naar het resultaat in de selectielijst. Met andere woorden: het resultaattype ‘Gegrond’ dient te verwijzen naar 13.1.1 en ‘Ongegrond’ naar 13.1. Er is in de selectielijst bewust gekozen voor ‘Afgehandeld’ om zo een generiek resultaat te maken voor alle soorten geschillen. Als alle mogelijke resultaattypen van de verschillende vormen van geschillen genoemd zouden moeten worden in de selectielijst, zou de selectielijst teveel (onnodige) resultaattypen krijgen. Het zou de selectielijst minder flexibel maken. Vandaar dat er is gekozen voor een zo generiek mogelijke oplossing.

Gebruikers horen dus de uitkomst van de zaak te zien aan de resultaattype van de zaak(type) en niet aan de verwijzing naar de selectielijst.

Beste Zaalberg,
Op dit moment staan er op de vernietigingslijst van de organisatie waar ik werk veel ingetrokken bouw/omgevingsvergunningen. In het verleden konden deze vernietigd worden, maar op de toelichting bij de categorie 3.6.2 van de selectielijst vond ik onderstaande tekst: ‘De ingetrokken bouwvergunningen dienen conform de Wet BAG bewaard te blijven. De VNG voert overleg met het ministerie van Infrastructuur en Milieu om te bepalen of dit ook eeuwige bewaring inhoudt. Tot het resultaat van dat overleg bekend is wordt geadviseerd ze niet te vernietigen.’.

Is bij u bekend wat de uitkomst is van dit overleg en wat is uw advies m.b.t. het vernietigen c.q. bewaren van ingetrokken bouw/omgevingsvergunningen?


Antwoord

Het is ons niet bekend wat de uitkomst van dit overleg is geweest. In de nieuwe selectielijst staan de ingetrokken bouw/omgevingsvergunningen nog steeds op blijvend te bewaren.

Het gaat hierbij om vergunningen die verleend zijn, maar op een later moment worden ingetrokken. Het gaat niet om aanvragen waarop geen beslissing is genomen omdat de aanvrager deze heeft ingetrokken. Deze kunnen wel vernietigd worden.

Wij zullen informeren bij de Archiefcommissie van de VNG en u laten weten wat het resultaat hiervan is.

Beste Zaalberg,
Wij zijn een gemeenschappelijke regeling en hebben binnen onze dienst 2 bewindvoerders die de WSNP (wet schuldsanering natuurlijke personen) uitvoeren. Nu staat er in de selectielijst dat bij de schuldregeling de termijn van vernietiging 5 jaar na beëindiging is.

De bewindvoerders vallen terug op de volgende regeling:

“3.17 Bewaartermijn (A) De organisatie neemt na de beëindiging van een Wsnp-dossier de wettelijke bewaartermijn van minimaal zeven jaar in acht conform artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en artikel 8 van de Douanewet voor zowel het papieren als het digitale dossier.”

Wat is leidend?


Antwoord
De door uw bewindvoerders aangehaalde bewaartermijn is afkomstig uit de (vervallen) Kwaliteitsnormen bewindvoerdersorganisaties WSNP II (geldend van 1-12-2013 t/m 31-12-2105).

De in de (actuele) selectielijst opgenomen bewaartermijn is gebaseerd op de bij de selectielijst behorende risicoanalyse.

In beginsel moet u uitgaan van de bewaartermijn uit de selectielijst. Uw gemeenschappelijke regeling heeft zich immers geconformeerd aan deze selectielijst. Daarbij is de selectielijst gebaseerd op in geldende wet- en regelgeving opgenomen bewaartermijnen en genoemde risicoanalyse. U kunt zo nodig, in overleg met uw bewindvoerders, afwijken van de bewaartermijn uit de selectielijst indien hier noodzaak toe is of goede redenen voor zijn. In dit geval zien wij deze noodzaak niet, omdat de aangehaalde bewaartermijn onderdeel is van een vervallen kwaliteitsnormering.

Beste Zaalberg,
In ons zaaksysteem hebben we het zaaktype Kwaliteitstoets zaakdossiers. Dit zaaktype gebruiken we voor het controleren van zaakdossiers.
Nu kan ik niet goed de bewaartermijn vinden in de nieuwe Selectielijst. Naar mijn idee valt het onder punt 19 secretariaat voeren en gegevens administreren/verwerken.

 

Antwoord
Wat u in dit zaaktype doet, is in de basis het evalueren van het zaakdossier. Aangezien dit een interne controle betreft, valt uw zaaktype onder resultaat 4.1.3 Interne controle zonder financiële gevolgen, V 5 jaar na afhandeling.

Beste Zaalberg,
Wat is de bewaartermijn van een verklaring van afstand van de Nederlandse (of een andere nationaliteit)? Wie heeft voor deze documenten de bewaarplicht?

Antwoord
In de geactualiseerde versie van de Selectielijst uit 2012 was hierover het volgende opgenomen bij cat. 3.7.3 ‘Nationaliteit’: Het Naturalisatiebesluit, zoals vermeld in de Selectielijst 2005 onder categorie 3.7.3, is komen te vervallen. Het bewaarniveau van dit besluit ligt bij het Rijk (de Immigratie- en Naturalisatiedienst IND) en niet bij de gemeente.

Bewaartermijn 12 jaar.

In de huidige selectielijst vindt u de bewaartermijn onder procestype 7, specifiek resultaattype 7.1.19, bewaartermijn 10 jaar.

Beste Zaalberg,
Hoe interpreteren jullie de bewaartermijn van verstrekkingen uit de reisdocumentenadministratie op grond van art. 73 van de paspoortuitvoeringsregeling?

Antwoord
Gegevens over reisdocumenten staan vermeld is het Basisregister Reisdocumenten dat beheerd wordt door het Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. Artikel 73 van de paspoortuitvoeringsregeling gaat over mensen aan wie inlichtingen verstrekt mogen worden. Er wordt niet gesproken over bewaartermijn (dit in tegenstelling tot gegevens uit de BRP).

Dit houdt in dat voor de selectielijst de verstrekking van gegevens uit het Basisregister Reisdocumenten valt onder de ‘normale’ verzoeken om informatie en daarmee valt onder resultaat 6.1.3 Informatieverzoeken, bewaartermijn 1 jaar na afhandeling.

Beste Zaalberg,
Wij zijn bezig om de huidige resultaattypen aan te passen aan de nieuwe resultaattypen van de Selectielijst 2017. Bij de omgevingsvergunning hebben ze nu het type “buiten behandeling”. Deze staat er niet meer bij. Is dit dan Afgebroken?
Verder is er onduidelijkheid over het type “afgebroken” en “ingetrokken”. Afgebroken is als de aanvrager bijvoorbeeld de  aanvraag intrekt en bij ingetrokken gaat het om het intrekken van de verleende vergunning. Dit wel wat verwarrend voor de gebruiker merken we. Klopt dit bovenstaande?

Antwoord
Buiten behandeling wordt beschouwd als een geweigerde vergunning. Die valt onder 11.2 (V 5 jaar). Afgebroken is inderdaad van toepassing op aanvragen die zijn ingetrokken.
Het resultaat ‘ingetrokken’ is van toepassing op verleende vergunningen die later worden ingetrokken. In dit geval dient u het resultaat te lezen als zijn ‘een ingetrokken toestemming’.

Beste Zaalberg,
Volgens selectielijst gaat het bij een dossiers verkoop grond, om een bewaardossier. Deze dossiers zijn blijvend te bewaren. Maar een aantal documenten komen voor vernietiging in aanmerking. In de selectielijst is niet terug te vinden hoe lang je die te vernietigen bescheiden moet bewaren. Kunt u mij hier antwoord op geven?

Antwoord
Op basis van de selectielijst 2017 is informatie aangaande overdracht van onroerend goed, schenkingsovereenkomst blijvend te bewaren.

In de toelichting op de selectielijst is opgenomen dat ‘concepten, dat willen zeggen, (al dan niet automatisch opgeslagen) versies van archiefbescheiden die verder geen rol of status hebben in het proces, hoeven niet bewaard te worden.’

In de Handreiking gebruik gemeentelijke selectielijst wordt de mogelijkheid genoemd te bewaren zaakdossiers op te schonen: ‘Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.’

U zult hiervoor dus zelf richtlijnen op moeten stellen. Wij adviseren hiervoor gebruik te maken van de voorgaande selectielijst en een bewaartermijn van 7 jaar te hanteren voor documenten die overbodig zijn voor de kennis van de zaak en/of rechten en plichten, bijvoorbeeld inzake gevoerde en afgeronde procedures.

VHIC is van plan te komen met algemene richtlijnen voor dit soort vragen. Wij denken aan een aanvulling op de Selecttool.

Beste Zaalberg,
Op onze afdeling vragen wij ons af waarom volgens de nieuwe selectielijst 2017, de bewaartermijn van de gemeentelijke klachtenafhandeling zo drastisch is verlengd. Van 1 jaar naar 5 jaar. Wat is hiervan de achtergrond? Ontgaat ons iets (in verband hiermee) ten aanzien van de overige wet- en regelgeving?

Antwoord
Vanuit de methodiek van de selectielijst is er voor processen waar geen wettelijk bewaartermijn voor is, maar een beperkte keuze in bewaartermijnen. De risicoanalyse bepaalt dat er in die gevallen alleen kan worden gekozen voor een bewaartermijn van 1, 5, 10, 20 of 50 jaar. Bij de bepaling van de bewaartermijn voor meldingen uit de openbare ruimte waar u hier op doelt, werd de termijn van 1 jaar als ontoereikend beoordeeld, omdat deze meldingen vaak worden gebruikt voor (management)rapportages, bijvoorbeeld om te kijken welke meldingen in een gebied vaak voorkomen. Daarom is gekozen voor de termijn van 5 jaar.

Beste Zaalberg,
In de selectielijst wordt vermeld dat de contracten van inhuur van tijdelijk personeel 10 jaar na beëindiging vernietigd moeten worden. In de vorige selectielijst werd ook benoemd dat contracten van tijdelijk personeel die met gevaarlijke stoffen in aanraking zijn geweest, net als vast personeel, pas 40 jaar na beëindiging vernietigd mogen worden. Mijn vraag is of die bewaartermijn in de nieuwe lijst is overgenomen.

Antwoord
19.1.13 gaat over ‘Gegevens over personeelslid dat in aanmerking komt met gevaarlijke stoffen’. Er wordt daarbij geen onderscheid tussen tijdelijke en vaste personeelsleden.

Dat betekent overigens niet dat het contract over het tijdelijk personeelslid 40 jaar bewaard hoeft te worden. Wat volgens bovenstaande resultaat bewaard moet worden, zijn gegevens over het contact dat het (tijdelijk) personeelslid heeft gehad met gevaarlijk stoffen. Als het contract al beschrijft dat het (tijdelijk) personeelslid in contact zal komen met gevaarlijke stoffen (bijvoorbeeld vanwege de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden), dan is dat wel aan te raden, maar niet verplicht.

Alleen de registratie van het contact met gevaarlijke stoffen is van belang.

Beste Zaalberg,
In de nieuwe gemeentelijke selectielijst 2017 staat bij procestype 11 Toestemming verlenen, onderdeel 11.1.6, o.a. de omgevingsvergunning genoemd. Bij de selectiegegevens staat als waardering: Bewaren. Betekent dit dat alle bij dit proces behorende stukken bewaard dienen te blijven? Voorheen was er een deel te bewaren stukken en een deel te vernietigen stukken bij dit proces.

Antwoord
We kunnen uw vraag heel kort beantwoorden: ja.
Een compleet antwoord op uw vraag vindt u in paragraaf 4.4 en verder in de Handreiking bij de selectielijst:
“Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.”

In de Handreiking vindt u ook richtlijnen voor opschoning en voor- en nadelen van toepassing van opschoning. U vindt de Handreiking o.a. op de website van de VNG.

Hoewel er geluiden opgaan in de toekomst helemaal geen selectie op vernietiging toe te passen, zijn wij hier geen voorstander van. Wij denken dat het, ook in de toekomst, verstandig is informatie die hiervoor in aanmerking komt en niet meer nodig is te selecteren op vernietiging. In geautomatiseerde systemen moet het mogelijk zijn om per document in een zaaktype aan te geven of het document nodig is voor bewijs of niet. Een blijvend te bewaren dossier dat nog dubbelen bevat, of versies die niet meer nodig zijn, dient naar onze mening geschoond te worden voordat het wordt opgenomen in het e-depot.

Beste Zaalberg,
De nieuwe selectielijst is voor ons niet duidelijk onder welke resultaat nu een eenvoudig inkoop – levering thuis hoort. Bij resultaat 16.1.1 staat: Inkoopovereenkomst zonder contract of garantiebepalingen en bij resultaat 28 is er Product of dienst aanvragen. Waar hoort nu een eenvoudige inkoop thuis waarvan er alleen een offerte en een opdracht is. Denk bijvoorbeeld aan het leveren van bomen of het eenmalig verwijderen van straatvuil.

Antwoord:
Indien een organisatie (of gemeente) een product inkoopt, zijn er twee opties: Er zit een doorlopend contract of een garantiebepaling aan het product, of het betreft het inkopen van ‘simpele’ opdrachten.
In het eerste geval valt dit proces onder het resultaat 16.1 (V 10 jaar na einde contract of garantie). In het tweede geval valt het proces onder resultaat 16.1.1 (V 7 jaar).
Hoofdproces 28 is de ‘gespiegeld’ versie van hoofdproces 5, waarbij een organisatie (gemeente) vraagt om een dienst of product zoals bedoeld in hoofdproces 5. De gemeente betaalt er dan niet voor.

Het leveren van bomen valt daarmee onder 16.1.1, tenzij er een garantie op die bomen is (wat meestal niet zo is). Het eenmalig verwijderen van straatvuil (uitgevoerd door een derde, in opdracht van de gemeente) valt onder 16.1.1 als dit de inkoop van een dienst is bij een derde. Indien dit niet als een inkoopproces gezien kan worden, maar als een verzoek aan een andere organisatie (de gemeente betaald er dus niet voor), dan valt het proces onder 28.1 (V 1 jaar na uitvoering van de dienst).

Beste Zaalberg,
Als je in 2017 een dossier uit 2015 wil archiveren wordt in mijn organisatie de regel gebruikt dat je de selectielijst hanteert die in 2015 gold. Volgens mij klopt die regel, maar ik heb ook weleens een andere visie gehoord: je archiveert nu (in 2017), dus je gebruik de regels/selectielijst van nu. Wat is nu correct?

Antwoord
U heeft gelijk: je hanteert de selectielijst die de betreffende periode geldig was. Een dossier, afgesloten in 2015, selecteer je aan de hand van de selectielijst die op dat moment geldend was. Voor uw organisatie is dat de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”.

Een selectielijst geldt voor documenten, opgemaakt of ontvangen vanaf een bepaalde datum, tot en met een bepaalde datum. In dit geval tot en met 31 december 2016.

Als een dossier een looptijd heeft die overlapt, het dossier is bijvoorbeeld aangemaakt in 2015 en loopt door tot in 2017, zal over het algemeen de nieuwe selectielijst worden gevolgd.

Beste Zaalberg,
Binnenkort gaan we voor onze eigen organisatie de zaaktypes inrichten aan de hand van de selectielijst 2017. Afgelopen jaar is voor het inrichten bij de Omgevingsdienst en het Sociaal Domein de (concept) Selectielijst 2016 gebruikt. Zijn er grote verschillen ( voornamelijk in de bewaartermijnen) tussen beide lijsten?

Antwoord
Er zitten enkele verschillen in de bewaartermijnen voor de processen in het Sociaal Domein en voor de Omgevingsdienst.

Bij Jeugdhulp (8.1.2) en WMO (8.1.1) wordt toegevoegd: ‘Vernietigen binnen drie maanden na ontvangst van een strekkend verzoek van de betrokkene, mits geen aanmerkelijk belang van een derde of wetgeving zich daartegen verzet.’ Dit is conform de wetsartikelen die op deze resultaten betrekking hebben.
De sanering van tanks gaat van 50 jaar naar permanent bewaren (nieuw resultaat bij 11.1.16).

Beste Zaalberg,
Op grond van de nieuwe selectielijst dienen agenda’s van bestuurders ook gearchiveerd te worden. Wij willen het bestuur voorstellen ook hun (volledige) mailboxen te laten archiveren (1x per kwartaal). Mijn vraag is of dit juridisch uit oogpunt van privacy mag.

Antwoord
De nieuwe selectielijst kent een bewaartermijn van zeven jaar toe aan de agenda’s van bestuurders. De agenda’s worden dus op termijn vernietigd.
De volledige archivering van de mailbox van bestuurders staat op gespannen voet met privacywetgeving. In zakelijke mailboxen is veelal ook persoonlijke e-mail te vinden, aan en van de bestuurder. Het gaat hierbij dus niet alleen om de privacy van de bestuurder. Bovendien is er een wijziging van artikel 13 van de Grondwet in behandeling, waarin e-mail en andere elektronische berichtgeving onder het briefgeheim vallen.
Voordat u over kunt gaan tot volledige archivering of opslag van de e-mailboxen van bestuurders raden wij u aan tenminste helder te formuleren waarom u hiertoe over wenst te gaan, op welke manier u de mailbox archiveert en hoe de toegang en vernietiging van de e-mail is geregeld. Wilt u e-mailboxen gaan archiveren, of bestuurlijke agenda’s, dan brengt VHIC hiervoor een tool op de markt, de KlasseerTool, waarmee e-mail (desgewenst bepaalde mappen uit de e-mailbox), maar ook agenda’s met bijlagen en aantekeningen, eenvoudig in XML kunnen worden gearchiveerd. Binnen deze tool kunnen keuzes worden gemaakt welke items worden gearchiveerd; de privé-afspraken kunnen bijvoorbeeld van archivering worden uitgesloten.

Beste Zaalberg,
Wat is de reden dat Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) nu 10 jaar bewaard moeten worden in tegenstelling tot de lijst 2012 (vernietigen na 1 jaar)?

Antwoord
Voor een VOG dient te worden betaald. Daarmee zit er een financiële component aan deze stukken, om die reden dienen ze langer bewaard te worden, zoals met alle financiële bescheiden. Overigens zal een VOG zelf niet worden bewaard. Dit is immers een uitdraai uit het systeem van de Burgerlijke Stand die wordt meegegeven aan de aanvrager. Het betreft hier alleen de aanvragen voor een VOG.

Beste Zaalberg,
Wij proberen de selectielijst 2017 zo goed mogelijk toe te passen op de cliëntendossiers van een gemeenschappelijke regeling met betrekking tot Sociale Zaken. Zij zijn recentelijk gefuseerd met een werkvoorzieningsschap, wat voor ons naast het toepassen van de selectielijst 2017, ook de vorming van nieuwe cliëntendossiers meebrengt, waarop wij zo goed mogelijk de selectielijst willen toepassen. Wij merken dat het toepassen van de selectielijst op papier een stuk bewerkelijker en lastiger is, dan wanneer wij reeds digitaal zouden zijn. De toekenning van een uitkering (cq bijzondere bijstand etc.) hoort onder Voorzieningen verstrekken.

Wij lopen tegen de volgende vragen aan: Wat doen we met beslaglegging? Hoe gaan we om met een verkorte aanvraag voor een uitkering of wanneer personen samen gaan wonen of uit elkaar gaan, maar nog wel een uitkering hebben? Hoe moeten wij de verschillende onderzoeken zien in verhouding tot de selectielijst en hoe de wijzigingen en herzieningen? Hebben jullie advies hoe wij een en ander kunnen aanpakken?

Antwoord
Het antwoord op deze vraag is beschreven in paragraaf 6.5 van de Handreiking gebruik Selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen 2017. Die is vrij te downloaden van de website van de VNG via deze link. Daarin staat ook een toelichting hoe om te gaan met papieren dossiers (paragraaf 4.3).

Beste Zaalberg,
Voor jaarlijkse verantwoordingen door buiten gemeentelijke instellingen ben ik op zoek naar een zaaktype die daar geschikt voor is. De SelectTool zegt b.v. bij 12.1.5 financieel en contractueel toezicht niets over een bepaald zaaktype. Ook in i-Navigator kan ik niets vinden dat hierop van toepassing is.

Antwoord
In de SelectTool zijn enkele bijlagen bijgevoegd. Eén daarvan is de concordans. Daar is de jaarlijkse verantwoording vertaald naar 12.1.5 indien er financiële consequenties zijn, zoals bijvoorbeeld de verantwoording van een jaarlijkse subsidie.

Daar wordt ook aangegeven dat als de jaarstukken alleen ter kennisname zijn verstuurd, het juiste resultaat in de selectielijst 19.2 (V 1 jr.) is.

Als uw vraag betrekking heeft op de zaaktypen uit het Model-DSP verwijs ik u naar processen B1097 ‘Voor kennisgeving aannemen’ en B1521 ‘Subsidie vaststelling’.

Beste Zaalberg,
Binnen onze organisatie zijn we bezig een was-wordt lijst op te stellen van de oude en nieuwe selectielijst gemeenten. dit vindt plaats in combinatie met een traject bij DIV om de dossiervorming beter in beeld te krijgen. In de handreiking is opgenomen dat het aanwijzen van een bedrijfsbrandweer onder het procestype status toekennen valt. Echter we kunnen niet goed achterhalen wat de categorie en bewaartermijn in de oude selectielijst waren. Kunnen jullie ons helpen om de juiste codering van voor 2017 te bepalen voor dossiers waarvoor de oude selectielijst nog van toepassing is?

Antwoord
Het aanwijzen van een bedrijfsbrandweer is in de oude selectielijst niet opgenomen. Bij het opstellen van de nieuwe selectielijst kwamen we dit proces tegen bij een reactie van een Veiligheidsregio op de ter inzagelegging van de conceptselectielijst in 2016. Daarom is deze als extra toelichting wel opgenomen in de handreiking.

Beste Zaalberg,
Mijn vraag heeft betrekking op de Gemeentelijke Selectielijst 2017, categorie 18.1.1. Hier staat namelijk vermeld dat het om betalen facturen gaat. Echter hebben wij dit ook staan bij aanvraag voor een invorderingsregeling belastingen. Dat heeft niks te maken met onroerend goed. Kan het daar ook niet onder vallen?

Antwoord
Ook de invorderingsregeling valt onder 18.1. Het resultaat van dit resultaat is immers 7 jaar als het resultaat ‘Betaald’ is. M.a.w. als de factuur is voldoen. Een betalingsregeling valt onder 6.1.1 verzoek met financiële consequenties: V 7 jaar na afhandeling (van de regeling).

Organisatieontwikkeling

Beste Zaalberg,

Wij hebben binnen de gemeente Olst-Wijhe een discussie over het bewaren van reisdocumenten. Als ik het goed begrijp worden deze op grond van artikel 72 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 bewaard in de reisdocumentenadministratie. (RAAS). De bewaartermijnen van 11 en 16 worden op die documenten toegepast. Ons zaaksysteem is geïntegreerd met i-burgerzaken. Van elke aanvraag wordt dus ook een zaak aangemaakt in ons zaaksysteem en wordt dezelfde bewaartermijn aangehouden. Mijn vragen zijn: Waarom bewaren we deze documenten dan ook zolang in ons zaaksysteem en wat doen we met de analoge aanvraagformulieren.

Antwoord:

In 2016 heeft de VNG uw vraag voorgelegd aan de Rijksdienst Identiteitsgegevens. Volgens hun is de gemeente eigenaar van de gegevens uit de reisdocumentenadministratie (RAAS). Deze applicatie maakt ook gebruik van automatische vernietiging waarbij de gemeente elke paar dagen een overzicht van alle gegevens die worden vernietigd uit RAAS.
Artikel 72 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 houdt in dat alle aanvragen worden verwerkt in RAAS. Burgerzaken ziet er toe dat die verwerking correct gebeurt. Dat betekent dat analoge aanvragen in theorie niet hoeven te worden bewaard. Deze worden opgenomen in RAAS en de Paspoortenuitvoeringsregeling wijst RAAS aan als archiveringslocatie.

Echter, er treedt een probleem op bij documenten die niet in RAAS kunnen worden gearchiveerd. Dat betreft dan met name vermissingsverklaringen en toestemmingsverklaringen voor minderjarigen. Deze moeten ook conform de bewaartermijnen van de paspoortenuitvoeringsregeling artikel 72 worden bewaard. Daar zal u dus een voorziening voor moeten hebben.
Bovendien worden er door de VNG vraagtekens gezet bij de vervanging van brondocumenten door een digitaal dat in Raas wordt bewaard. Er is dan namelijk geen manier meer om achteraf te controleren of de registratie correct heeft plaats gevonden.
Zie hiervoor ook de discussies op het Breednetwerk:
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vervangingsbesluit-burgerlijke-stand
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vervanging-van-o-a-brondocumenten

De VNG vraagt dus voorzichtigheid met vernietigen van de analoge exemplaren, al is dat wel toegestaan. Technisch gesproken bent u alleen verplicht de documenten te bewaren die niet in RAAS worden opgenomen.
Het scannen van de analoge exemplaren naar een zaaksysteem is dus een mogelijkheid. Het scannen naar een zaaksysteem is overigens ook een vervanging. U dient dit wel op te nemen in uw handboek vervanging. Dat geldt ook overigens voor het feit dat aanvragen worden afgehandeld in RAAS.

 

Beste Zaalberg,
Onze organisatie gebruikt Kofax voor het scannen van documenten. Ook e-mails worden via Kofax in het zaaksysteem gezet, omdat ze dan meteen ge-ocr’t worden. De instelling van de Kofax is zodanig dat van e-mails met bijlagen één pdf-document gemaakt wordt. Mijn vraag luidt in hoeverre is dit strijdig met het principe van authenticiteit? Het document dat je in je archief plaatst is niet hetzelfde als het document dat door de maker gecreëerd en ingediend is.

Antwoord
Vandaag de dag zijn veel documenten die in het archief worden opgenomen niet meer gelijk aan het document dat is gecreëerd. Voor papieren documenten passen we vervanging toe, waarbij het gescande document de plaats inneemt van het origineel. We doen dit op basis van een handboek en zodanig dat we aan de (archiefwettelijke) eisen voldoen. Ook als we (nog) papieren documenten opnemen in het archief, zijn deze niet meer gelijk aan het digitaal origineel.

Een document is authentiek als het is wat het beweert te zijn. We moeten er, conform art. 17 van de Archiefregeling, voor zorgen dat “van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces”. Waarschijnlijk zal het pdf-document dat ontstaat bij uw manier van werken er zo uitzien dat zichtbaar is dat het gaat om een e-mail met bijlagen. De oorspronkelijke inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn vast te stellen.

Verder moeten de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kunnen worden vastgesteld. Dit betekent dat u moet vastleggen op welke manier u met e-mails omgaat. In uw vraag geeft u dit in grote lijnen aan. Dit kunt u nader beschrijven en vastleggen in uw Handboek of kwaliteitssysteem.

RecordsManagementTool

Beste Zaalberg,
Ik wil graag ToPX als eigen metadatamodel toevoegen aan de RecordsManagementTool. Is dit mogelijk en hoe kan ik dit het beste realiseren?

Antwoord
In de tool kun je zelf je metadatamodel vastleggen.
Dat doe je onder Tool -> Configuratie -> Metadata mappen -> Metadatamodel. Hier leg je vast welke categorieën (tabbladen), groepen en velden je wenst. Van de velden kun je meerdere eigenschappen vastleggen (verplicht of niet, herhalend of niet, overerfbaar of niet, enz.)

Vervolgens leg je vast:
1. Voor welke mappenstructuren/locaties je metadata wil (laten) registreren
2. Waar deze metadata worden opgeslagen (in welk bestand)

Dat doe je in Tool -> Configuratie -> Metadata mappen -> Metadatabestanden. Dat kunnen er meerdere zijn, maar als je je het gemakkelijk wilt houden dan kies je een hoog niveau.

Selectie en vernietiging

Beste Zaalberg,

Wat is de juiste bewaartermijn en het juiste selectielijstnummer voor collegebesluiten m.b.t. opleggen van geheimhouding op bepaalde documenten?

Antwoord: 

De aanwijzing van geheimhouding van bepaalde stukken moet u zien als het toekennen van een status. Dit valt dus onder resultaat 9.1 van de Selectielijst 2020 (V 1 jaar na vervallen).

Dit betekent dus dat het geheimhoudingsbesluit vernietigd kan worden 1 jaar nadat:

  1. De stukken worden vernietigd waar het geheimhoudingsbesluit over gaan.
  2. De geheimhoudingsbesluit zelf vervalt.

 

Beste Zaalberg,

Volgens de AVG mogen we geen kopieën van legitimatiebewijzen bewaren. Ik hoorde dat dat conform de Archiefwet juist wel moet. Het gaat om een kopie die iemand van een geldig legitimatiebewijs (paspoort of ID-bewijs) heeft gemaakt i.v.m. met een aanvraag bijzondere bijstand, Wmo etc.. Klopt het dat de kopie in het kader van de AVG geanonimiseerd kan worden maar nog niet verwijderd omdat bij de behandeling van een WMO aanvraag een kopie legitimatie 15 jaar als onderdeel van het dossier van belang blijft?

Antwoord: 

In de regel geldt dat een (kopie van een) ID-bewijs moet worden vernietigd zodra er geen grondslag is om deze te bewaren. Dit uiteraard in verband met de gevoeligheid van de gegevens die een ID-bewijs bevat.

Op het moment dat een gemeente de identiteit van een aanvrager heeft vastgesteld, is in bijna alle gevallen, de noodzaak om het ID-bewijs te bewaren, vervallen. Het feit dat de identiteit van iemand is gecontroleerd kan namelijk ook simpel worden vastgelegd door een vinkje in het systeem achter de check ‘is de identiteit van de aanvrager vastgesteld?’.

Het is dus niet zo dat een ID-bewijs in een dossier bewaard mag worden. Het is zelfs zo dat deze snel mogelijk na einde van de zaak vernietigd moet worden. Dat is vaak handwerk omdat er geen zaaksysteem bestaat waar automatisch op documentniveau vernietigd kan worden.

 

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de vernietigingstermijn m.b.t. inhuur personeel. Valt de inhuur onder 16.1 of onder 17.1 Als het onder 16.1 valt en de inhuur gaat niet door dan zou de zaak 5 jaar moeten worden bewaard en als het onder 17. 2 niet aangesteld valt moet de zaak na 1 jaar worden vernietigd. Is dit niet vreemd omdat een open sollicitatie na 4 weken al moet worden vernietigd?

Antwoord:

De inhuur van een derde valt onder proces 16. De organisatie gaat namelijk een inkoopovereenkomst aan en geen arbeidsovereenkomst. Hierbij moet verwezen worden naar 16.2.1 V 1 jaar na afhandeling indien het over afgewezen offerte gaat (dit moet nog worden aangepast in het Model-DSP).

De bewaartermijn voor een afgewezen open sollicitatie stond in het inmiddels vervallen Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens. Daar stond een bewaartermijn voor afgewezen sollicitaties van 4 weken indien de organisatie geen toestemming had gevraagd om deze langer te bewaren. Dat geldt dus niet alleen voor open sollicitaties, maar ook voor ‘normale’ sollicitaties als reactie op een vacature. Indien de organisatie wel toestemming had tot langer bewaren, mocht de afgewezen sollicitatie 1 jaar bewaard worden (resultaat 17.2.2).
Het vrijstellingsbesluit is welliswaar vervallen, maar de bewaartermijnen uit het besluit zijn bewust door de adviescommissie Archieven van de VNG in de Selectielijst 2020 blijven staan, waardoor gemeenten deze termijnen moeten blijven hanteren.

Dat verklaart ook het verschil tussen de inhuur van een derde en sollicitaties: voor sollicitaties bestond een wettelijke termijn, voor de offertes voor het inhuren van derden niet. De offertes worden dus niet gezien als sollicitaties. Met oog op de AVG is dat geen probleem aangezien er in de offertes veel minder persoonsgegevens staan dat in een gemiddelde sollicitatie.

 

Beste Zaalberg,

Bij het sociaal wijkteam is een verzoek binnengekomen van de ouders van een kind tot vernietiging van een dossier. Het betreft een huishouden met vader, moeder en minderjarig kind. De hulpverlening was aanwezig voor ondersteuning aan ouders en het kind.

De ouders willen het dossier vernietigd hebben omdat zij het niet eens zijn met de inhoud hiervan. Ze hopen door het dossier te vernietigen de geschiedenis van de hulpverlening achter zich te laten. Ze zien geen meerwaarde in het bewaren van het dossier. Ze hebben volgens de AGV het recht te verzoeken om verwijdering persoonsgegevens. De gemeente heeft echter ook een bewaartermijn voor dit soort dossiers.

Wat moet hier nu de doorslag geven?

Antwoord:

Dit is een geheel juridische kwestie met een lastig antwoord.
Ik verwijs u naar artikelen 7.3.8 en 7.3.9 van de jeugdwet.

Artikel 7.3.8
1.De jeugdhulpverlener richt een dossier in met betrekking tot de verlening van jeugdhulp. Hij houdt in het dossier aantekening van de gegevens omtrent de geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen en neemt andere stukken, bevattende zodanige gegevens, daarin op, een en ander voor zover dit voor een goede hulpverlening aan de betrokkene noodzakelijk is.
2.De jeugdhulpverlener voegt desgevraagd een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de in het dossier opgenomen stukken aan het dossier toe.
3.Onverminderd artikel 7.3.9, bewaart de jeugdhulpverlener het dossier gedurende vijftien jaar, te rekenen vanaf het tijdstip van ontvangst of waarop zij door de jeugdhulpverlener is vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener voortvloeit.

Artikel 7.3.9
1.De jeugdhulpverlener vernietigt het dossier, of delen daarvan, binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene.
2.Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.

Met andere woorden:
De betrokkene (ouders en/of kinderen boven 12 jaar) mogen een verzoek doen tot vernietiging van het dossier. Dit verzoek gaat boven de bewaartermijn van 15 jaar zoals dat in lid 3 van artikel 7.3.8 staat of in de selectielijst voor gemeenten 2017. Er geldt dan een vernietigingsplicht voor de gemeente.
Er gelden dan wel een paar voorwaarden:
– Het dossier moet zijn afgesloten, m.a.w. de begeleiding is afgelopen.
– Er zijn wettelijke bepalingen die voorkomen dat het dossier vernietigd kan worden. Indien de gemeente zich op basis van het dossier dient te verantwoorden (onder de wet) kan het dossier dus nog niet vernietigd worden. Er zal dan wel een overweging moeten worden gemaakt welke persoonsgegevens voor de verantwoording moeten worden bewaard. De andere persoonsgegevens dienen dan alsnog vernietigd te worden.
– Vernietiging van het dossier treft een aanmerkelijk belang van een ander.
In uw geval is dus de vraag of vernietiging van het dossier invloed heeft op het belang van een ander. Daarbij wordt het kind ook gezien als een ‘ander’.
Als het verzoek van de ouders zou leiden tot vernietiging van gegevens die volgens de zorgverlener strijdig is aan de belangen van het kind, dan kan de zorgverlener zich beroepen op ‘goed hulpverlenerschap’. Dit betekent dat hij de zorg moet betrachten die de redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot in dezelfde omstandigheden zou hebben betracht’. De hulpverlener handelt in overeenstemming met de op hem rustende verantwoordelijkheid voortvloeiend uit de voor hulpverleners geldende professionele standaard. In deze gevallen hoeft de zorgverlener het dossier dus niet te vernietigen.
Dat geldt ook als de motieven van de ouders zijn ingegeven door eigen belang (bijvoorbeeld vanwege hun positie in een juridische procedure).

Kortom: het verzoek tot vernietigen gaat boven de termijn in de selectielijst of Jeugdwet, maar er dient dan wel aan voorwaarden te worden voldaan.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming speelt hier eigenlijk geen rol. Ten eerste is er, in dit geval, een bewaartermijn in de selectielijst en ten tweede zijn er regels uit de Jeugdwet (of artikel 446 en verder van Burgerlijk Wetboek 7, ofwel de WGBO) die alle verzoeken afdekken. Naar een verzoek op basis van de AVG hoeft in dit geval dus niet worden geluisterd.

P.s. overigens wordt de termijn van 15 jaar per 1 januari 2020 omgezet naar 20 jaar onder de Wet Geneeskundige BehandelingsOvereenkomst (WGBO).

Beste Zaalberg,

Als adviseur informatiebeheer bij de gemeente Den Haag kreeg ik onlangs een vraag over het verwerken van bijzondere persoonsgegevens. Ook na overleg met mijn collega’s ben ik er nog niet uit.

Dit is de situatie:

Het Centrum voor Jeugd en Gezin (Jeugdgezondheidszorg) werkt met digitale kinddossiers. Poststukken die het CJG ontvangt, worden aldaar geopend en scanklaar gemaakt en vervolgens doorgestuurd naar de centrale gemeentelijke scanstraat. De scanstraat scant de documenten in. Daaruit ontstaan digitale bestanden (pdf’s) die door onze functioneel beheerders worden overgezet van de gemeentelijke omgeving naar de omgeving van de leverancier van de kinddossier-applicatie. De leverancier uploadt de aangeleverde bestanden naar de applicatie, zodat de vakspecialisten inhoudelijk met het digitale dossier aan de slag kunnen.

Het CJG stelt dat zowel de medewerkers van de scanstraat alsook de functioneel beheerders “toegang” hebben tot de hierbij betrokken bijzondere (medische) persoonsgegevens. Alhoewel de beheerders de bestanden zelden openen, is er m.i. inderdaad sprake van het verwerken van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG, artikel 9. Dat geldt ook voor de scanmedewerkers en voor de leverancier.

Lid 1 van AVG artikel 9 stelt dat de verwerking van bijzondere persoonsgegevens is verboden. Lid 2 somt een aantal uitzonderingen op – ik kijk met name naar lid 2h waar wordt gesproken over “noodzakelijk voor doeleinden van […] medische diagnosen […] of behandelingen dan wel het beheren van gezondheidszorgstelsels […]”. Lid 3 stelt dat er in het geval van een uitzondering door of onder de verantwoordelijkheid moet worden gewerkt van een beroepsbeoefenaar voor wie een geheimhoudingsplicht geldt.

Biedt dit nu voldoende juridische grondslag voor de werkzaamheden van de functioneel beheerders, de werknemers van de centrale scanstraat en de leverancier? En wat wordt er bedoeld met de in lid 3 genoemde beroepsbeoefenaar? Onze functioneel beheerders oefenen hun beroep uit. Of wordt hier bedoeld dat onze functioneel beheerders (en scanmedewerkers en leverancier) onder verantwoordelijkheid van een beroepsmedicus zouden moeten werken?

Dat laatste zou lastig zijn. Zo hebben we bij de gemeente ook beheerders van het centrale documentmanagementsysteem waarin bijzondere persoonsgegevens staan; en omdat beheren ook verwerken is in de zin van de AVG, zouden die dan ook onder verantwoordelijkheid van een beroepsmedicus moeten werken? Tenslotte: als adviseur moet ik soms ook toegang hebben tot bijzondere persoonsgegevens om een adviesvraag van een afdeling te kunnen beantwoorden – waaraan ontleen ik zelf het recht om die gegevens in te zien / te verwerken?

Ik hoop dat u mij van een antwoord kunt voorzien. Wellicht denk ik er te ingewikkeld over.

 

Antwoord:

De verwerking van bijzondere persoonsgegevens door of t.b.v. het CJG valt onder de vrijstelling zoals genoemd in AVG artikel 9 tweede lid onder h. In dat geval moet ook voldaan worden aan AVG artikel 9 derde lid. Een jeugdarts verbonden aan het CJG kun je zien als een voorbeeld van de in dit artikel genoemde beroepsbeoefenaar. Verwerking van de bijzondere persoonsgegevens mag door de beroepsbeoefenaar worden uitgevoerd of onder diens verantwoordelijkheid, dus door anderen worden uitgevoerd. Als de bij het CJG betrokken beroepsbeoefenaren hebben ingestemd met de door jou omschreven wijze waarop de ontvangen documenten worden verwerkt, en daar ga ik van uit, dan kun je stellen dat die verwerking plaatsvindt onder de verantwoordelijkheid van de beroepsbeoefenaren van het CJG.

Wel is het zaak te zorgen dat een aantal zaken goed is geregeld of dat er over een aantal zaken goed wordt nagedacht. Het gaat dan om: :
– Beperking van opslag van data– is het echt noodzakelijk dat deze informatie over zoveel schijven gaat (postkamer, scanstraat, applicatiebeheerder, behandelend ambtenaar)?
– Is de geheimhouding op al deze lagen goed geregeld (zowel intern met medewerkers – ook inhuur als met externe leverancier – in een verwerkersovereenkomst)?
– Data minimalisatie – zijn alle medische gegevens die binnenkomen ook echt nodig om het werkproces uit te voeren.
– Zorg dat de procedures op orde zijn richting betrokkenen – informeer van te voren (dus op het moment dat iemand bijv. een opvoedvraag stelt waarbij medische gegevens van toepassing zijn) de betrokkenen wat er met de gegevens gebeurt en zorg dat je zelf als organisatie helder hebt welke gegevens zich waar bevinden mochten er vragen of verzoeken komen vanuit betrokkenen aangaande hun rechten op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.
– Zorg dat de applicaties waarin de bijzondere gegevens zich bevinden goed zijn beveiligd en dat er ook organisatorisch maatregelen zijn getroffen (trainen van bewustzijn van medewerkers over de omgang met (bijzondere) persoonsgegevens.

Beste Zaalberg,

Hoelang moeten we de functioneringsgesprekken die met de burgemeester zijn gehouden bewaren? In de selectielijst kom ik ze niet tegen. In verordening van de diverse gemeenten die op internet te vinden zijn staat vernietiging direct na aftreden.

Antwoord:

Daar is over gesproken tijdens het opstellen van de komende update van de selectielijst:
De termijn ‘direct na aftreden’ komt uit een handreiking van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uit 2008. Deze gaat echter voorbij aan de verantwoording die een gemeente moet afleggen over bijvoorbeeld een ontslag of over het functioneren van de burgemeester. Omdat het geen wettelijk vastgelegd bewaartermijn is, moet de termijn in de handreiking ook worden gezien als een advies en dit advies is door de VNG niet overgenomen.

De adviescommissie archieven van de VNG heeft daarom besloten de functioneringsgesprekken van burgemeesters gelijk te trekken met de functioneringsgesprekken van personeelsleden met die aantekening dat als het bijzondere gesprekken betreft (spraakmakende onderwerpen/ontslag) ze ook nog voor permanente bewaring in aanmerking kunnen komen.

Voor functionerings- en beoordelingsgesprekken komt in de update van de selectielijst een nieuw resultaat: 4.1.13 met een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling. Hierbij is rekening gehouden met Algemene Verordening Gegevensbescherming. In de huidig geldende selectielijst valt het nog onder resultaat 4.1.6 (V 10 jaar), maar ik adviseer u om al 4.1.13 (V 5 jaar) te hanteren.

Beste Zaalberg:

De ingewilligde KO’s worden volgens de I-navigator bewaard. Wij werken zaakgericht, dat betekent dat de opgevraagde justitiele gegevens en politiegegevens ook aan de zaak gekoppeld zijn. Deze gegevens zouden echter vernietigd moeten worden. Hoe gaan we hier mee om. Het is niet praktisch om de te vernietigen stukken uit de zaak te halen. Kunt u mij hier een antwoord opgeven?

Antwoord:

Vanuit de gedachte van zaakgericht werken behoren justitiële gegevens en politiegegevens bij de zaak van het verlenen van een koninklijke onderscheiding.
Deze is inderdaad permanent te bewaren on de huidige selectielijst. De justitiële en politiegegevens dienen in het kader van de AVG verwijderd te worden als de onderscheiding is uitgereikt.
Dit betekent dat documenten binnen zaak een andere bewaartermijn hebben, dan de zaak. Op dit moment zijn er nog maar heel weinig zaaksystemen die er mee overweg kunnen dat een document een andere bewaartermijn heeft dan de zaak waar dat document bij hoort. Pas als dat wel het geval is kan dit automatisch worden geregeld. Tot die tijd zullen dit soort zaken handmatig geschoond moeten worden.

Geachte Zaalberg, Is het mogelijk een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen? Onze gemeente heeft van de provincie groen licht gekregen per 1-10-2012 terzake substitutie. In ons gemeentelijk archief zitten vele duizenden bouwvergunningen uit de periode 1930 tot 2010 (het jaar dat we digitaal gegaan zijn). Mogen de originele vergunningen uit die periode vernietigd worden nadat ze gescand zijn?

Antwoord
Substitutiebesluiten bestaan niet! De wet kent uitsluitend vervanging, dus kunt u uitsluitend een vervangingsbesluit nemen. Dit om mee te beginnen. Maar nu de kwestie zelf. U bent dus nu vanaf 1-10-2012 volledig digitaal. Het inmiddels genomen vervangingsbesluit geldt niet met terugwerkende kracht.
Het is mogelijk om een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen. Natuurlijk moeten uw handboek, procedures en digitale archiefomgeving dan op orde zijn.
Ook kunt u een vervangingsbesluit nemen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Belangrijk hierbij is dat u advies vraagt aan uw regionale archiefdienst. U zou hierop de regionale samenwerkingsovereenkomst kunnen naslaan, omdat hierin waarschijnlijk is vastgesteld dat u de archivaris in archiefaangelegenheden om advies dient te vragen; het kan zelfs zo geregeld zijn dat dit advies bindend is.

U geeft aan dat in uw archief veel bouwvergunningen aanwezig zijn, over de periode 1930 tot 2010. Bouwvergunningen over de periode 1930 tot en met 1995 kwamen, op grond van de voor deze periode geldende vernietigingslijst, voor vernietiging in aanmerking. Dit was destijds geregeld op verzoek van de gemeente Amsterdam, die -bij blijvende bewaring van de bouwvergunningen- hiervoor een extra archiefbewaarplaats had moeten bouwen en bezwaar had tegen de kosten hiervan. Doordat de vergunningen voor vernietiging werden voorgedragen, was het mogelijk deze op microfilm te zetten en de originelen te vernietigen.
Veel gemeenten hebben echter ervoor gekozen om de bouwvergunningen te bewaren. Ook uw gemeente.

U dient dus een vervangingsbesluit te nemen voor de bouwvergunningen, hiervoor goedkeuring van uw archivaris te verkrijgen, de bouwvergunningen te scannen en de papieren exemplaren te vernietigen. Dit betekent dus dat het scanproces in overeenstemming is met de eisen die de Handleiding Vervanging daaraan stelt. Indien u een vervangingsbesluit neemt en de bouwvergunningen digitaal maakt, dan bent u overigens verplicht om de papieren bouwvergunningen daarna te vernietigen; anders is er van vervanging geen sprake. Vergeet niet om een gedegen controle uit te voeren van de scans voordat u tot vernietiging overgaat; ook in digitalisering gespecialiseerde bureaus kunnen fouten maken.

Geachte meneer Zaalberg, het volgende is mij niet duidelijk kunt u dit mij uitleggen?

Het werkproces B1066 betreft het vaststellen van de benoeming van een ambtenaar burgerlijke stand. Het kan hierbij gaan om een reguliere ambtenaar burgerlijke stand of om een buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand (BABS). Deze functionaris voltrekt namens de gemeente huwelijken en registreert partnerschappen.
Waardering vernietiging 1 jaar na vervallen
Tot dusver werden alle stukken met betrekking tot de benoeming van ambtenaren burgerlijke stand en bijzonder ambtenaren burgerlijke stand bewaard. Wat is de reden dat dit nu vernietigd moet worden?

Antwoord
Er is gekeken naar de informatiewaarde van het benoemen van de burgerlijke stand. Er werd geconcludeerd dat er vanuit wettelijk oogpunt geen vereiste is om deze informatie permanent te bewaren. Vervolgens is er een inschatting gemaakt van de waarde van de benoemingen in historisch perspectief. Deze is als heel laag ingeschat. Op basis van die inschatting is gekozen om benoemingen van ambtenaren van de burgerlijke stand op termijn te vernietigen.

Beste Zaalberg, Wat is de reden dat Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) nu 10 jaar bewaard moeten worden in tegenstelling tot de lijst 2012 (vernietigen na 1 jaar)?

Antwoord
Voor een VOG dient te worden betaald. Daarmee zit er een financiële component aan deze stukken, om die reden dienen ze langer bewaard te worden, zoals met alle financiële bescheiden. Overigens zal een VOG zelf niet worden bewaard. Dit is immers een uitdraai uit het systeem van de Burgerlijke Stand die wordt meegegeven aan de aanvrager. Het betreft hier alleen de aanvragen voor een VOG.

Ja maar…. Als ik in de selecttool kijk beoordeel ik een aanvraag VOG op 6.1.1, verzoek met financiële consequenties. Daar staat 7 jaar bij. Zelf kom ik nergens op uit wat 10 jaar vermeld. Waar komt nu de 10 jaar vandaan of is meegegaan met de 10 jaar zoals in de vraag opgesloten zit?

Zaalberg kijkt bedenkelijk: In het Model-DSP werd verwezen naar 8.1 (V 10 jaar). Na een evaluatie is geconstateerd dat het proces beter thuis hoort onder 5.1.1 en dus als een geleverd product met financiële consequenties. De bewaartermijn is daarmee inmiddels per update 26 teruggebracht naar 7 jaar.

Geachte Zaalberg, wat is in de Gemeentelijke selectielijst de categorie en bijbehorende bewaartermijn voor geconstateerde datalekken?

Antwoord
De juiste categorie is 29.1. Het betreft het doen van aangifte van een bepaald feit, situatie of voornemen waar een ander overheidsorgaan op basis van wet- en regelgeving een administratie van voert. De melding wordt gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beste Zaalberg,
Wat is de juiste bewaartermijn voor back-up tapes? Wanneer moet je deze nu wel of niet vernietigen ook i.v.m. de AVG? Wat zijn de juridische punten waar wij rekening mee moeten houden.

Antwoord:
In feite geldt voor back-up tapes dezelfde maximale bewaartermijn als voor de originele bestanden (het is immers een reservekopie). Aan de andere kant zou je ook kunnen zeggen dat zodra het doel waarvoor de back-up is gemaakt behaald is de back-up (en dus de persoonsgegevens in de back-up) kunnen worden verwijderd. Het doel bepaalt dan in dat geval de bewaartermijn. Maar er spelen meer vragen rondom back-ups dan alleen de bewaartermijn. In de blog van Roeland de Korte op LinkedIn wordt ook ingegaan op de problematiek rondom back-ups en het verwijderen van persoonsgegevens daaruit. En als je dat plaatst in het licht van het verhaal van Ron Kowsoleea, die jarenlang moest bewijzen dat de in databases aangebrachte status van zijn persoonsgegevens niet klopte -waarbij steeds de gegevens in één bepaalde database werden verbeterd en daarop de volgende synchronisatie met andere databases zijn nieuwe gegevens werden overschreven- (problemen met het synchroniseren van de databases van de verschillende politiekorpsen en met Interpol waarbij steeds het vinkje terug verscheen) loop je dat risico natuurlijk ook met back-ups. Als er iets gebeurt waardoor je genoodzaakt bent een back-up terug te zetten loop je het risico dat gegevens die je op verzoek van de betrokkene hebt gewijzigd of hebt verwijderd weer terug in je systeem komen.

Het is dus van belang goed in kaart te hebben wat er gebeurt met je back-ups en via voorlichting te zorgen dat dit ook bekend is bij medewerkers. Je moet helder in beeld hebben waarvan back-ups gemaakt worden, hoe lang deze back-ups worden bewaard en wanneer deze back-ups worden geraadpleegd, verwijderd of terug worden geplaatst. Een lastige puzzel dus.

In het artikel op LinkedIn is ook een stuk van de AP over de problematiek rondom back-ups opgenomen.

Beste Zaalberg,
De gemeente vraagt soms als rechtspersoon een vergunning aan bij zichzelf als bevoegde overheidsinstantie. Dit betreft meestal WABO-vergunningen. Dit kunnen enerzijds te vernietigen WABO-vergunningen voor het kappen van een boom zijn of te bewaren WABO-vergunningen voor het bouwen/slopen/verbouwen/restaureren van een gemeentelijk pand zijn (evt. i.c.m. met een kapvergunning). In al deze gevallen is de gemeente zowel verlener als ontvanger van de vergunning.

Omdat het hier feitelijk twee verschillende processen betreft, vergunning/ontheffing verlenen en vergunning/ontheffing van een derde aanvragen of het uitvoeren van een project zouden er strikt genomen twee aparte zaken/dossiers moeten worden aangemaakt.

Na intern overleg is binnen de onze organisatie het standpunt ingenomen dat het aanmaken van twee zaken niet nodig is omdat dit zou leiden tot dubbele registratie van dezelfde documenten, omdat de dossiers elkaars spiegelbeeld zouden zijn. Bovendien is doordat er al een dossier aanwezig is de zaak toch te reconstrueren.

In een samenwerkende gemeente, waar onze organisatie de werkwijzen zo veel mogelijk mee wil afstemmen, heerst daarentegen de opvatting dat er, omdat er sprake is van twee processen, ook twee dossiers moeten worden aangemaakt.

Naar aanleiding van bovenstaande kwestie heb ik de volgende vragen:

  •  Is het inderdaad noodzakelijk om twee verschillende zaken aan te maken of hoeft dat niet als dezelfde informatie dubbel geregistreerd wordt.
  •  Zo ja is er dan nog een onderscheid tussen te bewaren en te vernietigen zaken?

Antwoord
Wij zijn voorstander van de manier van werken van de naburige gemeente: er is sprake van twee afzonderlijke processen, waarbij de afhandeling door verschillende proceseigenaren plaats zal vinden. Er zijn twee afzonderlijke informatiestromen, met afzonderlijke documenten. Een verleende vergunning is een ander document dan een verkregen vergunning. De context is niet dezelfde.

Beste Zaalberg,
Onze archiefinspecteur schrijft over vernietigingslijst 2018 die ik hem heb toegezonden: “Er zitten nogal  wat stukken tussen over kabels leidingen. Bijvoorbeeld vanaf Z 04137. Ik adviseer in dat kader de stukken waaruit de ligging van die kabels blijkt te bewaren. Ook als een derde partij het beheer op die kabels en leidingen voert. Een gemeente is tenslotte zelf verantwoordelijk voor de kabels en leidingen die door haar grondgebied  lopen.” Onze coördinator Civiel techniek en Gebouwenbeheer heeft steeds gezegd dat de gemeente niet de archiefvormende instantie is gezien KLIC
. Wat is uw oordeel?

Antwoord
Terecht geeft de archiefinspecteur aan dat de gemeente verantwoordelijk is voor de afgifte van vergunningen (toestemmingen) voor het leggen van kabels en leidingen in gemeentelijke grond (en water). De gemeente is de archiefvormende instantie. Het vergunningproces verloopt geautomatiseerd, via MOOR. Dit brengt o.a. met zich mee dat de vergunning/toestemming er veelal anders uitziet dan een ‘echte’ vergunning, zoals we dit gewend waren.

De gegevens over de ligging van de kabels en leidingen worden gedeeld met het Kadaster: Kabel- en leidingbeheerders moeten al hun (ondergrondse) kabels en leidingen binnen vastgestelde nauwkeurigheid digitaal beschikbaar hebben en aanbieden als het Kadaster daarom vraagt.

De vergunningen worden in de selectielijst gewaardeerd als vernietigbaar: 1 jaar na vervallen. In de praktijk is het lastig vast te stellen wanneer de vergunningen zijn vervallen en/of nog in de grond aanwezig zijn. Dit laatste geldt met name voor oudere kabels en leidingen. Daarom kiezen veel gemeenten voor blijvende bewaring of een langere bewaartermijn.

Beste Zaalberg,

De bewaartermijn voor het opleggen van een disciplinaire maatregel aan een personeelslid is 10 jaar. Als een personeelslid in een bezwaarprocedure, bewaartermijn 5 jaar, gelijk krijgt dat het opleggen van de disciplinaire maatregel niet terecht is geweest, betekent dit dan dat de bewaartermijn voor het opleggen van de disciplinaire maatregel terug kan worden gebracht naar 5 jaar?

Antwoord
Het opleggen van de disciplinaire maatregel en het behandelen van een bezwaar hierop zijn twee afzonderlijke zaken, met verschillende bewaartermijnen. Het lijkt ons niet onredelijk om de informatie over de maatregel gelijktijdig te vernietigen met de bezwaarprocedure. Wij vinden de bewaartermijn van 10 jaar voor deze informatie lang en we komen ook andere bewaartermijnen tegen. Op de website van de autoriteit persoonsgegevens vinden we bijvoorbeeld “Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet uw werkgever ze direct verwijderen.

Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden

Beste Zaalberg,
Hoe ga ik om met de volgende bewaartermijn:  Verlenging van graven en wijzigen van grafrechten(kinderen nemen graf over)? Ik loop vast bij het resultaat in een zaaktypesjabloon. Moet ik deze zien als een nieuwe grafuitgifte?

Antwoord
Als zaaktypen zijn het uiteraard aparte werkprocessen. Zo is het ook in het Model-DSP opgenomen. Voor de bewaartermijnen voor beide zaaktypen geldt dat de bewaartermijn 1 jaar na vervallen van de toestemming (het recht) is. De Selectielijst interpreteert de uitkomst als een nieuwe toestemming en verwijst naar resultaat 11.1.2.

Beste Zaalberg,
Ik zou gaarne een nadere uitleg hebben ten aanzien van de interpretatie van het begrip vernietiging. Wij hebben fysieke documenten in dozen in een archiefdepot, waarvan het moeilijk is om documenten van specifieke personen te vinden en te verwijderen. Ditzelfde geldt voor microrolfilms en WORM opslagmedia al dan niet voorzien van een index. Is het verwijderen van indexgegevens die verwijzen naar de documenten voldoende in deze? Waar kan ik hier nadere informatie over vinden?

Antwoord
Vernietiging is het proces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden. Vernietiging van archiefbescheiden houdt in dat informatiedragers een zodanige bewerking ondergaan, dat de informatie hierop niet meer te lezen of te herleiden is. Een informatiedrager kan een papieren stuk zijn, maar bijvoorbeeld ook een computerschijf of CD-ROM.

Enkel het verwijderen van index gegevens zal niet voldoende zijn.

Beste Zaalberg,
Onze organisatie is bezig met een handboek vervanging. Er zijn documenten die op basis van eigenschappen van het document niet vernietigd mogen worden na digitalisering (in het kader van het besluit vervanging). Dit betreft onder andere brondocumenten van burgerzaken. Nu is mijn vraag: op basis van welke wettekst is dit geregeld en om welke brondocumenten gaat het?

Antwoord
Graag verwijzen wij u naar de “Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0”, opgesteld vanuit het programma Archief2020. U vindt de Handreiking op de website van archief2020. In paragraaf 2.2.9 en bijlage 11 worden alle bekende uitzonderingen op vervanging en daarover bestaande misverstanden en inzichten behandeld.

Beste Zaalberg,
Als organisatie ontvangen wij stukken met betrekking tot aandeelhoudersvergaderingen en vergaderstukken van gemeenschappelijke regelingen. Wij zijn zelf geen archiefvormende instantie, intern wordt er wel richting de college over geadviseerd. Moeten we hier een bewaartermijn van 1 jaar aanhouden of valt dit onder bestuurlijk overleg met een bewaartermijn van 10 jaar?

Antwoord
U kunt hiervoor een bewaartermijn aanhouden van 1 jaar. Het gaat hier om overleg of een vergadering van een derde, georganiseerd door een derde (19.1.12). Bestuurlijk overleg met een bewaartermijn van 10 jaar is bijvoorbeeld overleg van burgemeester of wethouder met sportverenigingen of bedrijven.

Beste Zaalberg,
Wij hebben te maken met een fusie. Bij een fusie worden de archieven van de fuserende organisaties in principe afgesloten en wordt er een nieuw archief opgezet voor de ontstane nieuwe organisatie. Lopende zaken worden overgedragen. Wij lopen echter tegen het punt aan hoe dit op te pakken op het gebied van klantdossiers (van uitkeringsgerechtigden). Er zal voor iedere cliënt een nieuw dossier gemaakt worden, met een basis bestaande uit kopieën uit voormalige klantdossiers. Mogen de dossiers van klanten, van de oude organisatie, vervolgens op vernietiging weggezet worden, of moeten deze bewaard blijven zolang als dat men uitkering krijgt. En mag deze pas op vernietiging weggezet worden, zodra de uitkering e.d. beëindigd is?

Antwoord

U heeft het bij het rechte eind dat de archieven van de fuserende organisaties in principe afgesloten en wordt er een nieuw archief opgezet voor de ontstane nieuwe organisatie. Lopende zaken gaan mee naar de nieuwe organisatie. Dit betreft dus ook de lopende zaken van de cliënten van sociale zaken. Afgeronde zaken van deze cliënten blijven achter bij de oude organisatie en moeten op vernietiging worden afgesteld.

Vaak komt het voor dat in cliëntdossiers alle zaken, lopend en afgesloten, van een cliënt worden verzameld. In een papieren situatie leidend tot (over)volle mappen, waarin niet of zeer beperkt wordt geschoond. Nu, bij de fusie, heeft de nieuwe organisatie de kans om met een schone lei te beginnen en de dossiervorming zodanig vorm te geven dat alleen de lopende zaken in het dossier zijn opgenomen. Afgesloten zaken kunnen (moeten) daadwerkelijk worden afgesloten en op vernietiging afgesteld. U mag hier niet mee wachten totdat alle zaken zijn afgesloten.

Als er nog niet digitaal wordt gewerkt, is het ook een goed moment om de dossiers te digitaliseren en over te stappen op digitale dossiervorming. Met een vervangingsbesluit kunt u tevens voorkomen dat nieuwe papieren dossiers (kostbare) ruimte innemen en beheerd moeten worden.

Beste Zaalberg,
Vallen rekeningafschriften e.d. van de gemeente bij de BNG die online geraadpleegd kunnen worden onder de Archiefwet of geldt hiervoor alleen de fiscale bewaarplicht?

Antwoord
Uw vraag valt in twee delen uiteen: zijn de online beschikbaar gestelde rekeningafschriften van de gemeente bij de bank archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995? Geldt voor deze afschriften alleen de fiscale bewaarplicht?

Om met uw eerste vraag te beginnen. Archiefbescheiden zijn bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. De rekeningafschriften kunnen worden beschouwd als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. In tegenstelling tot het verleden worden geen fysieke afschriften meer ontvangen van deze afschriften. De bank stelt de ‘afschriften’ online beschikbaar. Ze behoren bij de bankrekening van de gemeente en vervullen een rol in het financieel beheer van de gemeente. Voor het selecteren van deze afschriften, het online inzicht in bij- en afschrijvingen op de rekening van de gemeente, is de gemeentelijke selectielijst van toepassing.

De bewaartermijnen in de gemeentelijke selectielijst zijn o.a. gebaseerd op geldende wet- en regelgeving. In dit geval ook op fiscale wet- en regelgeving. Op welke wetgeving de bewaartermijnen zijn gebaseerd kunt u ook terugvinden in de selectielijst.
In de actuele selectielijst vindt u dit terug onder procestype 19.1.1, bewaartermijn 7 jaar.

Zaakgericht werken

Beste Zaalberg,

In de i-Navigator kan ik geen zaaktype vinden voor Verbonden partijen.
Kunt u mij adviseren welk zaaktype hiervoor gebruikt kan worden?
In het taakveld Algemeen Bestuur – bestuurlijke samenwerking vind ik wel gemeenschappelijke regeling, maar dat is toch wat anders. Het gaat bij verbonden partijen om bestuurlijke en financiële belangen

Antwoord:

Voor verbonden partijen heeft u een aantal mogelijkheden:
1. Zoals u zelf al aangeeft kan een verbonden partij een gemeenschappelijk regeling zijn. Dan zijn de werkprocessen ‘Gemeenschappelijke regeling B0017’, ‘Gemeenschappelijke regeling uittreding B1752’ en ‘Gemeenschappelijke regeling beheer B1119’
2. Het kan gaan om een samenwerkingsverband (niet zijnde een GR). Dan zijn de werkprocessen ‘Samenwerkingsovereenkomst B1120’, ‘Samenwerkingsovereenkomst beëindiging B1789’ en ‘Samenwerkingsovereenkomst beheer B1414’.
3. Het kan gaan over documenten van partijen die taken voor u uitvoeren en waarvoor u bijvoorbeeld de begroting of jaarrekening moet goedkeuren: daarvoor bestaat ‘Overlegplatform beheer B1638’

Volgens ons zijn dat de processen die u in de verschillende situaties nodig heeft.

 

Beste Zaalberg:

De ingewilligde KO’s worden volgens de I-navigator bewaard. Wij werken zaakgericht, dat betekent dat de opgevraagde justitiele gegevens en politiegegevens ook aan de zaak gekoppeld zijn. Deze gegevens zouden echter vernietigd moeten worden. Hoe gaan we hier mee om. Het is niet praktisch om de te vernietigen stukken uit de zaak te halen. Kunt u mij hier een antwoord opgeven?

Antwoord:

Vanuit de gedachte van zaakgericht werken behoren justitiële gegevens en politiegegevens bij de zaak van het verlenen van een koninklijke onderscheiding.
Deze is inderdaad permanent te bewaren on de huidige selectielijst. De justitiële en politiegegevens dienen in het kader van de AVG verwijderd te worden als de onderscheiding is uitgereikt.
Dit betekent dat documenten binnen zaak een andere bewaartermijn hebben, dan de zaak. Op dit moment zijn er nog maar heel weinig zaaksystemen die er mee overweg kunnen dat een document een andere bewaartermijn heeft dan de zaak waar dat document bij hoort. Pas als dat wel het geval is kan dit automatisch worden geregeld. Tot die tijd zullen dit soort zaken handmatig geschoond moeten worden.

Geachte heer Zaalberg, al vele jaren lees ik uw reacties op allerhande vragen, waarvoor zeer veel dank. Nu wend ik mij tot u met het volgende. Onze jurist mist het zaaktype “Planschadeovereenkomst”. Volgens het model-dsp voor gemeenten valt dit onder zaaktype Beheersverordening/Bestemmingsplanwijziging. Volgens de jurist is dit onjuist “Anterieure exploitatieovereenkomsten moeten dan bijv. ook onder Bestemmingsplanwijziging vallen, terwijl daar wel een zaaktype voor is. Het is logisch dat dit twee zaken zijn: een bestemmingsplanwijziging (publiekrechtelijk) leidt niet per sé tot het sluiten van een planschade- of anterieure exploitatieovereenkomst (privaatrechtelijk). Het opstellen en sluiten van een overeenkomst staat op zichzelf (vgl. vestigen erfpacht, etc.)”.

We hebben hierop de andere zaaktypen mbt exploitatie geadviseerd. Hij gaf aan “Een planschadeovereenkomst en een anterieure exploitatieovereenkomst dienen hetzelfde doel: kostenverhaal bij een planologische wijziging. Beiden worden gestart naar aanleiding van een verzoek van een derde. Als de gemeente zelf een bestemming wil wijzigen hoeft zij geen overeenkomst te sluiten. Het verschil is dat als alleen de kosten voor planschade worden vastgesteld je een planschadeovereenkomst (art 6.4a Wro) sluit. Wil je ook nog andere kosten verhalen, bijv. kosten voor aanpassingen in de openbare ruimte, dan sluit je een anterieure exploitatieovereenkomst (art 6.24 Wro). Iemand heeft een bouwinitiatief waarna, afhankelijk dus van de te verhalen kosten, een van de twee overeenkomsten gesloten. Een intentieovereenkomst sluit hierbij niet aan: daarin zijn “intenties” vastgelegd die worden uitgewerkt in een nadere overeenkomst, nog geen definitieve afspraken. Dat is bij een planschade- en een anterieure exploitatieovereenkomst wel. Overal in het land worden planschadeovereenkomsten gesloten. Het is bovendien een door de wet “benoemde” overeenkomst (vergelijk anterieure exploitatie-, etc. overeenkomsten)”.

Komt er een zaaktype Planschadeovereenkomst? Zo niet, wat is dan het advies?

Antwoord
Binnen de zaaktypen B0511 ‘Bestemmingsplan opstelling’, B1200 ‘Bestemmingsplan wijziging’, B1195 ‘Beheersverordening opstelling’ en B1294 ‘Omgevingsvergunning activiteit planologisch strijdig gebruik’ zijn in het Model-DSP voor gemeenten documenttypen opgenomen voor het voorstel voor een planschadeovereenkomst, het besluit en de definitieve planschadeovereenkomst. Wanneer de gemeente een ruimtelijk plan vaststelt kan een betrokkene een planschadevergoeding aanvragen. De planschade is de vermogensschade (waardevermindering van onroerende zaken) of inkomensschade die ontstaat na de wijziging van de planologie. Wanneer de gemeente voorafgaand aan de planologische wijziging een planschadeovereenkomst heeft gesloten met de initiatiefnemer kan zij de kosten van de planschadevergoeding verhalen bij de initiatiefnemer. De gemeente zal door medewerking te verlenen aan de planologische wijziging de ondertekening van de planschadeovereenkomst door de initiatiefnemer verlangen.

Een voorbeeld hiervan is de zaak die in januari 2012 liep bij de Raad van State (LJN: BV1816). Een agrariër met een veehoudersbedrijf wilde uitbreiden om sleufsilo’s en een extra mestopslag te realiseren. De gemeente wilde in principe wel meewerken aan een wijzigingsplan. Omdat er mogelijk planschade voor omwonende burgers en bedrijven kon ontstaan, wilde de gemeente een planschadeovereenkomst met de agrariër sluiten. Nadat het ontwerp wijzigingsplan al ter inzage had gelegen, weigerde de agrariër echter de planschadeovereenkomst te tekenen. Vervolgens weigerde het college van B&W om het wijzigingsplan voor de mestopslag definitief vast te stellen. De agrariër ging in beroep bij Raad van State. De Raad gaf uiteindelijk de gemeente gelijk, omdat het om een planologische wijziging ging die alleen voor de agrariër voordeel zou hebben en omdat de gemeente de planschadekosten niet op een andere manier zou kunnen verhalen.

Omdat de planschadeovereenkomst vast onderdeel kan uitmaken van de vaststelling of wijziging van een planologisch plan, is dit in het gemeentelijk Model-DSP opgenomen in de documenttypen van de betreffende zaaktypen.

Nu de overeenkomsten die een gemeente kan sluiten om de kosten met betrekking tot grondexploitatie te regelen: de intentieovereenkomst grondexploitatie (B1651), de anterieure grondexploitatieovereenkomst (B1650) of de posterieure grondexploitatieovereenkomst (B1652) sluit de gemeente met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Op die manier kan de gemeente afspraken maken over de kosten die zij zal maken voor bouw- en woonrijp maken, groenvoorzieningen, milieu- en archeologisch onderzoek en bodemsanering. De exploitatieovereenkomst wordt op vrijwillige basis gesloten met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Wanneer geen overeenstemming kan worden bereikt, heeft de gemeente de mogelijkheid om tegelijk met het betreffende ruimtelijk besluit een exploitatieplan met een verplichtend karakter vast te stellen (B1201). Zoals uit deze tekst blijkt, zijn er verschillende scenario’s om de exploitatiekosten te regelen. Daarom is in het Model-DSP voor gemeenten gekozen om hier aparte zaaktypen voor op te nemen.

Wij adviseren u om de documenten met betrekking tot het vaststellen van een planschadeovereenkomst op te slaan in het zaakdossier van de betreffende vaststelling of wijziging van een planologisch plan. Uiteraard heeft u ook altijd de mogelijkheid om een lokaal zaaktype aan te maken voor de opstelling van een planschadeovereenkomst.

Beste Zaalberg, Wat is de reden dat Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) nu 10 jaar bewaard moeten worden in tegenstelling tot de lijst 2012 (vernietigen na 1 jaar)?

Antwoord
Voor een VOG dient te worden betaald. Daarmee zit er een financiële component aan deze stukken, om die reden dienen ze langer bewaard te worden, zoals met alle financiële bescheiden. Overigens zal een VOG zelf niet worden bewaard. Dit is immers een uitdraai uit het systeem van de Burgerlijke Stand die wordt meegegeven aan de aanvrager. Het betreft hier alleen de aanvragen voor een VOG.

Ja maar…. Als ik in de selecttool kijk beoordeel ik een aanvraag VOG op 6.1.1, verzoek met financiële consequenties. Daar staat 7 jaar bij. Zelf kom ik nergens op uit wat 10 jaar vermeld. Waar komt nu de 10 jaar vandaan of is meegegaan met de 10 jaar zoals in de vraag opgesloten zit?

Zaalberg kijkt bedenkelijk: In het Model-DSP werd verwezen naar 8.1 (V 10 jaar). Na een evaluatie is geconstateerd dat het proces beter thuis hoort onder 5.1.1 en dus als een geleverd product met financiële consequenties. De bewaartermijn is daarmee inmiddels per update 26 teruggebracht naar 7 jaar.

Geachte Zaalberg, waar klasseer ik een Coalitieakkoord?

Antwoord
Het opstellen van een coalitieakkoord kunt u zien als het opstellen van een beleidplan. U kunt dus gebruik maken van B1334 Beleidsplan opstelling.

Beste Zaalberg,

In de nieuwe selectielijst vind ik onder categorie 14.1.3 het plaatsen van gedenktekens. Welk proces uit het DSP kan ik hiervoor gebruiken?

Daar is in het Model-DSP geen specifiek werkproces voor aanwezig.
In het generieke werkproces ‘Projectmanagement uitvoering’ B0700 is voor het gedenkteken een apart resultaattype opgenomen.

Overigens kunt u met vragen over Model-DSP (zowel technische als inhoudelijke) beter terecht in de helpdesk: helpdesk.dsp@sdu.nl. Dit mailadres vindt u ook in de i-Navigator, onder Help. Daar kunt u uw vraag direct mailen naar de helpdesk.

 

Beste Zaalberg, 

Help! Hoe krijgen we onze e-mail onder controle? Een onderzoek in onze organisatie heeft aangetoond dat elke ambtenaar bergen e-mail in de postbussen houdt. We hebben geprobeerd de omvang van de boxen terug te brengen, maar dit is teruggedraaid omdat ambtenaren dreigden hun mail naar andere media, waaronder g-mail, over te brengen.

VHIC beschikt over een tool -een plugin voor Outlook- om e-mail onder controle te krijgen en te houden: de ClassiFiler/KlasseerTool. Eenvoudig komt het er op neer dat een mail (of een mapje met mails over een zaak, dat al in de mailbox is bijgehouden) vanuit de mailbox wordt geplaatst in de map van de of over een bepaald onderwerp, op de gemeenschappelijke schijf. De mail wordt op dat moment automatisch voorzien van metadata: datum van demail, onderwerp (maximaal 30 karakters), en afzender/geadresseerde. De mail wordt opgeslagen als .msg-bestand, dus behoudt daar ook alle eigenschappen van.

Hoe zouden we het mailprobleem kunnen oplossen?
1. Werk samen met de medewerkers van een bepaald team aan een logische mappenstructuur op een netwerkschijf die overeenstemt met de structuur van het DMS.
2. Laat gebruikers de mails in de betreffende mappen plaatsen met behulp van de ClassiFiler. Die voorziet de mail dan automatisch van datum, onderwerp en correspondent (afzender/geadresseerde). Dit is een kwestie van seconden.
3. Is de zaak afgehandeld, breng dan die map op de schijf over naar het DMS met de CF.
4. Een andere mogelijkheid is om de mails steeds naar een map op de verkenner te slepen, of via het indrukken van de toets F12. In dat geval wordt de mail echter niet voorzien van extra metadata.

Beste Zaalberg,
Onze gemeente verwerkt veel gegevens die in een landelijke voorziening staan. Soms is dat het BRP of de BAG, maar soms ook een voorziening die elders staat, bijvoorbeeld de NHR. Op het moment dat hier een terugmelding van wordt gedaan omdat een medewerker hier een afwijking in constateert, gaat dit nu via een intern meldsysteem. Hier komen alle interne terugmeldingen binnen, geldig voor alle voorzieningen. Moeten deze meldingen ook worden geregistreerd en gearchiveerd in het zaaksysteem? Onder welk zaaktype valt dit dan? Is er nog een onderverdeling tussen die van BRP en BAG en die van de overige voorzieningen? Of is het inderdaad alleen nodig dat BAG en BRP terugmeldingen van externen worden bewaard?

Antwoord:
Een terugmelding is een constatering dat informatie niet correct is. Dat is een vorm van broninformatie. Dit wilt u dus wel degelijk registreren. Een terugmelding over een registratie waarvoor de gemeente zelf verantwoordelijk is (zoals de BAG en BRP), dient te worden bewaard afhankelijk van de registratie. Voor de BAG, BGT en de BRO geldt dat de terugmeldingen permanent moeten worden bewaard. Voor de BRP geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Een terugmelding (zoals de NHR) waar de gemeente niet verantwoordelijk voor is, wordt doorgestuurd naar de verantwoordelijke organisatie (in het geval van de NHR is dat het Kadaster). Deze terugmelding hoeft door de gemeente niet als brondocument te worden bewaard. In de gemeentelijke selectielijst wordt hiervoor een bewaartermijn van 5 jaar voor aangehouden.

In het Model-DSP staan op dit moment de volgende werkprocessen die u kunt gebruiken:

  • B0788 BRP terugmelding van derden
  • B1325 Terugmelding basisregistratie bij derden
  • B1203 BAG terugmelding

In update 26 zullen daarnaast nieuwe werkprocessen worden opgenomen voor terugmeldingen voor de BGT, BRO en WOZ

Beste Zaalberg,

We hebben een advocaat in dienst genomen die stukken wil gaan opslaan. Het gaat onder andere om vonnissen die 20 jaar te bewaren zijn en andere stukken die 5 jaar bewaard moeten blijven. Ik kan hiervoor echter geen zaaktypes vinden. Wat is een geschikt zaaktype?

 

Antwoord
Als de juriste in dienst is genomen, is ze dus onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Daarmee ‘moet’ zij voldoen aan de gemeentelijke selectielijst. In de selectielijst staat niets vermeld over 20 jaar voor juridische kwesties. Wij vermoeden dat dit een zelf gekozen termijn betreft. Onze eerste vraag zou dus zijn waar die 20 jaar (en die 5 jaar) vandaan komt. Immers, bijzondere vonnissen (die invloed hebben op een te bewaren zaak) dient de gemeente te bewaren.

Het juiste zaaktype in het Model-DSP zal afhangen van welk proces de gemeente uitvoert. Voor juridische kwesties zal dat meestal B0758 Beroep zijn (of één van de verschillende bezwaarprocessen).

Wij kunnen ons ook voorstellen dat zij advies moet uitbrengen over zaken die spelen in de gemeente. Dat advies hoort thuis in de originele zaak. Er zou daarnaast ook gebruik kunnen worden gemaakt van een subproces waarbij een behandeld ambtenaar een subzaak start op basis van het zaaktype B1367 Advisering intern. Deze keuze hangt af van hoe de gemeente het werkproces wil inrichten:

Zet de ambtenaar de hele zaak door naar de juriste of start hij/zij een subzaak en stuurt hij/zij die subzaak door naar de juriste?

Vraag is dus ook of het zin heeft om alle zaaktypen op haar naam te zetten. Juridische kwesties hebben een startpunt dat meestal of van buiten komt (bezwaarschrift/beroepschrift), of intern getriggerd wordt vanuit een al bestaande zaak. Het zal dus zelden voorkomen dat de juriste zelf een zaak zal starten en dus zelf een zaaktype moet kiezen.

Er zijn weinig zaaksystemen die het mogelijk maken om een document uit een zaak een andere bewaartermijn te geven. Deze mogelijkheid is wel opgenomen in de i-Navigator, maar is (nog) geen functie in zaaksystemen. Dus dat lijkt ons geen optie.

Al met al dient u zich dus af te vragen waarom de advocaat 20 jaar wil aanhouden en voor welke zaken dat dan zou moeten gelden. Aangezien ook dit gemeentelijke stukken zijn, dient wel zoveel mogelijk naar de gemeentelijke selectielijst gekeken te worden. Afwijken van het Model-DSP zouden wij voorkomen. Daarin is namelijk de selectielijst verwerkt en zijn alle bewaartermijnen al bepaald. Afwijken van het Model-DSP kan uiteraard wel, maar zou betekenen dat er dus ook van de selectielijst wordt afgeweken en daar dient u een onderbouwde reden voor hebben.

Beste Zaalberg,
Onze gemeente ontwerpt een nieuw logo. Welk zaaktype hoort hierbij? In de i-Navigator kom ik wel de werkprocessen voor een gemeentevlag en gemeentewapen tegen. In de selectielijst kom ik wel het gemeentewapen tegen maar verder niet een logo o.i.d. Hebben jullie suggesties?

Antwoord:

Hier bestaat niet echt een goed zaaktype voor. U kunt het beste kiezen voor ‘Beleid opstelling’.

Beste Zaalberg,
Voor een verkeersregelaar bestaat het zaaktype Evenementenverkeersregelaar aanstelling, gericht op evenementen en aanstellingen tot 12 maanden. De wet maakt echter onderscheid naar beroepsverkeersregelaars en evenementenverkeersregelaars. Onder welk zaaktype kunnen we het beste documenten registreren over beroepsverkeersregelaars? Daarnaast sluit VIHC in versie 25 van i-Navigator eerstgenoemde zaaktype af. Onder welk zaaktype kunnen we het beste de evenementenverkeersregelaars gaan registreren?

Antwoord:
Het werkproces  Evenementenverkeersregelaars is afgesloten aangezien per 1 oktober 2017 de regels voor evenementenverkeersregelaars zijn vereenvoudigd. De aanstellingspassen zijn niet meer nodig, er is een digitale database met inzetbare verkeersregelaars die een e-instructie dienen te volgen met een geldigheidsduur van een jaar.

Een evenementenverkeersregelaar wordt dus niet meer door een gemeente benoemd c.q. aangesteld. Dat betekent dat een gemeente dit werkproces niet meer nodig heeft.

Datzelfde geldt ook voor beroepsverkeersregelaars: zij volgen een aparte opleiding en worden ook niet aangesteld door een gemeente. Correspondentie over verkeersregelaars zal dus (bijna) altijd plaatsvinden in de context van een te verlenen evenementenvergunning.

Beste Zaalberg,
De gemeente waarvoor ik werk, is voornemens om bij de (her)inrichting van het zaaksysteem het aantal documenttypen terug te brengen naar drie (inkomend, uitgaand, intern). Men zegt daarmee te voldoen aan de TMLO, die het gebruik van documenttypes voorschrijft. Uiteraard voldoet men volgens mij dan sowieso niet aan de daarin geadviseerde NEN2084.

Ik begrijp dat deze inrichting voor veel beheer- en keuzegemak gaat zorgen, maar tegelijkertijd bekruipt mij het gevoel dat men zich hiermee ontzettend in de vingers snijdt. Alles staat of valt dan namelijk met de adequate omschrijving van de medewerker. Ook archief/IM ziet weinig bezwaren Hoe denkt u over het spanningsveld tussen teveel vs te weinig documenttypen?


Antwoord

Inkomend, uitgaand en intern dekt alle documenttypen af. Dus er is geen sprake van te weinig documenttypen. Het toepassen van specifieke documenttypen zorgt er voor dat je minder registratiekenmerken hoeft in te vullen. Ook heeft het voordeel als je gebruik maakt van documentsjablonen. Hoe meer specifieke documenttypen, hoe meer je gebruik kunt maken van specifieke documentsjablonen. Verder kun je met specifiekere documenttypen ook beter gebruik maken van de inrichtingsmogelijkheden van een zaaksysteem o.a. met business rules.

De meeste organisaties maken gebruik van een beperkte set documenttypen om de initiële inrichting van een zaaksysteem voor elkaar te krijgen. Een zogenaamde basisset van documenttypen (8-15 stuks) waarmee de meeste documenten geregistreerd kunnen worden. Denk aan agenda/memo/standaard brief/e-mail/college-, raads-, directievoorstel/verslag/notulen/etc en uiteraard ook inkomend, uitgaand, intern, om de rest van de documenten te kunnen registreren.

Daarna gaat men verder specificeren op documenttypen. Dit is mede afhankelijk van de wensen uit de organisatie. Waar je uiteindelijk naar toe wilt is dat je bij elk zaaktype genoeg documenttypen hebt zodat je 95% van alle documenten specifiek kunt registreren. Voor de overige 5% maak je dan gebruik van de categorieën inkomend, uitgaand, intern.

Je hebt ook te maken met het spanningsveld tussen DIV/Functioneel beheer en de eindgebruiker. De eindgebruiker heeft meer behoefte aan diversiteit in documenttypen dan DIV/Functioneel beheer.

Beste Zaalberg,
We lopen aan tegen de vraag of hertoetsen/renteherzieningen van een Starterslening bij de oorspronkelijke zaak van het zaaktype ‘aanvraag starterslening’ van I-navigator hoort, of bij een ander zaaktype en nieuwe zaak (welke dan, voor kennisgeving aannemen en dan 7 jaar bewaren is korter dan de aanvraag lening bewaard wordt)?

Antwoord
Het zaakgericht werken houdt in dat als de starterslening is verstrekt, de zaak afgehandeld is. Bij de naam in de i-Navigator staat dat het gaat om “Het behandelen van een aanvraag voor een starterslening”. Na toekenning (of afwijzing) dient de zaak gesloten te worden. Wat daarna volgt zijn de overzichten die Svn (Stimuleringsfonds Volkshuisvesting) met enige regelmaat naar de gemeente stuurt. De gemeente is namelijk verantwoordelijk voor de starterslening, de Svn regelt het alleen maar: het is het geld van de gemeente.

Deze overzichten zijn dan te plaatsen onder het zaaktype Uitzettingen toezicht. Aangezien dit jaarlijks gebeurt, kan elk voor overzicht dat ontvangen wordt van de Svn, een zaak gestart worden. Bij een looptijd van 30 jaar zullen er dan ook 30 toezicht-zaken zijn (per starterslening).

Beste Zaalberg,
Mijn gemeente maakt gebruik van het (regionale)informatiesysteem Carel voor het beheren van documenten over leerplicht en leerlingenvervoer. Wij vragen ons af of de documenten in dat systeem ook in het eigen DMS/RMS moeten worden opgeslagen en gearchiveerd. Is er iets over bekend of er een DVO is tussen een gemeente en degene die de voorziening levert en in hoeverre is daarin het archiveringsaspect voldoende opgenomen?

Antwoord

CAReL is de Centrale Administratie voor RMC en Leerplicht. CAReL heeft ook een module voor Leerlingenvervoer. In het systeem worden gegevens van leerlingen vastgelegd en de scholen die zij bezoeken. Ook kunnen rapportages worden gemaakt. Of er een DVO is tussen uw gemeente en de leverancier weten wij natuurlijk niet. De informatie die wordt vastgelegd en gecreëerd zal moeten worden beheerd. Het betreft immers informatie, behorend bij werkprocessen die door de gemeente worden uitgevoerd of waarvoor de gemeente verantwoordelijk is.

Of de documenten (ook) in het DMS moeten worden opgeslagen en gearchiveerd hangt af van de mogelijkheden die CAReL biedt. Als er bijvoorbeeld documenten worden gegenereerd die voorzien worden van een natte handtekening en in definitieve (gescande) vorm niet in CAReL kunnen worden opgenomen (iets wat CAReL wel ondersteunt), dan zult u deze documenten op een andere manier moeten opslaan en beheren.

Indien alle relevante informatie en documenten op afdoende wijze in CARel opgenomen en beheerd kunnen worden, inclusief tijdige verwijdering en vernietiging, is er geen reden deze zelfde documenten ook op te nemen in het DMS. Dit zorgt immers alleen voor dubbele opslag en dubbel beheer. U zult dus na moeten gaan welke werkprocessen met behulp van CAReL worden uitgevoerd, welke informatie en documenten hierbij een rol spelen en of deze op juiste wijze beheerd kunnen worden.

Om dit te achterhalen adviseren wij u contact op te nemen met de betreffende afdeling. Vervolgens kunt u beoordelen of de wijze van opslag en beheer voldoet aan de eisen die hieraan gesteld moeten worden en, zo nodig, maatregelen nemen om dit in overeenstemming te brengen.

Beste Zaalberg,
Ons zaaksysteem Inproces is ons digitaal archief. Inproces is inmiddels gekoppeld aan een aantal backoffice applicaties. Hierin worden documenten gecreëerd, die vervolgens in het zaaksysteem opgeslagen worden. In de backoffice systemen wordt ook metadata opgeslagen. Wat moet er met deze metadata gebeuren als het document/de zaak in het digitale archief al vernietigd is? Moet de backoffice ook opgeschoond worden?

Antwoord
Ja, de plicht tot vernietiging geldt voor alle informatie, ongeacht de locatie van deze informatie.

Beste Zaalberg,
Welke zaaktype kan gebruikt worden voor correspondentie over/met een theaterinstelling inzake het bestuur/subsidiëring en eventuele privatisering? Het is geen gemeentelijk theater. De rechtspersoon is opgericht door de gemeente, plaatselijke muziekvereniging en woningstichting.

Antwoord
Hier zijn verschillende zaaktypen van toepassing. Voor de subsidiëring zal vermoedelijk het zaaktype ‘exploitatiesubsidie’ het meest van toepassing zijn. Voor de eventuele privatisering kunnen de zaaktypen ‘het beheren van een samenwerkingsovereenkomst’ of ‘het opstellen van beleid’ in aanmerking komen.

Het is belangrijk om vast te stellen wat en waarom iets gebeurt. Bijvoorbeeld: waarom is er correspondentie inzake het bestuur? Wat gaat de gemeente hiermee doen? Op basis van deze vragen kunt u het juiste zaaktype vervolgens bepalen. Alle relevante zaaktypen hebben te maken met het theater. Er is geen overkoepelend zaaktype waaronder alle genoemde correspondentie opgenomen kan worden. Dit is een gevolg van het zaakgericht werken. In het verleden konden deze stukken bij elkaar worden ondergebracht in een dossier op basisarchiefcode -1.854.11 waarbij de onderdelen onder verschillende tabstroken konden worden geordend.

Beste Zaalberg,
Wanneer is de zaak voor een gastouder gesloten: op het moment dat de vergunning verleend wordt (en als er een wijziging komt is dat een nieuwe zaak) of op het moment dat de gastouder er mee stopt?

Antwoord
Wij gaan ervan uit dat u doelt op de inschrijving van een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP). De gastouder vangt kinderen in een gezinssituatie op en doet dit door tussenkomst van een geregistreerd gastouderbureau. Een nieuwe gastouder dient zich te melden bij de gemeente. De gemeente onderzoekt in samenwerking met de GGD of de gastouder aan de gestelde eisen voldoet. Wanneer dit het geval is, schrijft de gemeente de gastouder bij in het Landelijk Register. De gastouder vormt naast het kinderdagverblijf, de buitenschoolse opvang en het gastouderbureau één van de kinderopvangvoorzieningen die in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LKKP) worden geregistreerd.

In het model-DSP worden verschillende zaaktypen benoemd:

  • beoordelen van de inschrijving van een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP).
  • beoordelen van een mutatie met betrekking tot een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP) De inschrijving en wijziging zijn verschillende zaken. Als de gastouder besluit te stoppen is ook sprake van een mutatie. De afzonderlijke zaken zijn (vanzelfsprekend) wel aan elkaar gerelateerd.

In de praktijk zien we dat de proceseigenaren een voorkeur kunnen hebben voor een manier van werken waarbij de zaken niet afzonderlijk worden benoemd en de wijzigingen in een (verzamel)dossier worden opgenomen dat wordt afgesloten als de gastouder stopt. Het is goed hier vooraf duidelijke afspraken over te maken.