Digitale adviseur

Loopt u vast, of heeft u een vraag die te groot is om zelf op te lossen en te klein om een consultant in te schakelen? Stel dan uw vraag aan Zaalberg, onze digitale adviseur.

Zaalberg is uw toegang tot een netwerk met kennis over allerlei onderwerpen: van de nieuwe selectielijst, informatieveiligheid tot bewaartermijn, van de implementatie en gevolgen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) tot het toepassen van metadatamodellen.

De kennis van een adviseur, maar dan online

Maak kennis met Zaalberg

Meest recente vragen

Beste Zaalberg,

Ik ben werkzaam bij een samenwerkingsverband van de Gemeente XXX en ik kreeg de volgende vraag :
Graag zou een burger een afschrift willen van een koninklijk besluit tot benoeming van een burgemeester wellicht voor publicatie. Om specifieker te zijn, het gaat om de burgemeester van XXX, van 1910-1916 van XXX, het archief is overgedragen maar er staat wel bij vermeld valt onder de wet bescherming persoonsgegevens. De burgemeester is inmiddels overleden. Mijn vraag is mag dit ?

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) is sinds 25 mei 2018 vervallen en vervangen door de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). De AVG is niet van toepassing op overleden personen. Er is dus wettelijk gezien geen belemmering om de akte openbaar te maken. U dien wel rekening te houden met eventuele beperkingen van openbaarheid die vaak bij de overdracht van archieven op dit soort dossiers wordt geplaatst. Als die beperking er niet is, is dit dossier gewoon openbaar en dus vrij om in te zien.

Beste Zaalberg,

In de nieuwe selectielijst vind ik onder categorie 14.1.3 het plaatsen van gedenktekens. Welk proces uit het DSP kan ik hiervoor gebruiken?

Daar is in het Model-DSP geen specifiek werkproces voor aanwezig.
In het generieke werkproces ‘Projectmanagement uitvoering’ B0700 is voor het gedenkteken een apart resultaattype opgenomen.

Overigens kunt u met vragen over Model-DSP (zowel technische als inhoudelijke) beter terecht in de helpdesk: helpdesk.dsp@sdu.nl. Dit mailadres vindt u ook in de i-Navigator, onder Help. Daar kunt u uw vraag direct mailen naar de helpdesk.

 

Beste Zaalberg, 

Help! Hoe krijgen we onze e-mail onder controle? Een onderzoek in onze organisatie heeft aangetoond dat elke ambtenaar bergen e-mail in de postbussen houdt. We hebben geprobeerd de omvang van de boxen terug te brengen, maar dit is teruggedraaid omdat ambtenaren dreigden hun mail naar andere media, waaronder g-mail, over te brengen.

VHIC beschikt over een tool -een plugin voor Outlook- om e-mail onder controle te krijgen en te houden: de ClassiFiler/KlasseerTool. Eenvoudig komt het er op neer dat een mail (of een mapje met mails over een zaak, dat al in de mailbox is bijgehouden) vanuit de mailbox wordt geplaatst in de map van de of over een bepaald onderwerp, op de gemeenschappelijke schijf. De mail wordt op dat moment automatisch voorzien van metadata: datum van demail, onderwerp (maximaal 30 karakters), en afzender/geadresseerde. De mail wordt opgeslagen als .msg-bestand, dus behoudt daar ook alle eigenschappen van.

Hoe zouden we het mailprobleem kunnen oplossen?
1. Werk samen met de medewerkers van een bepaald team aan een logische mappenstructuur op een netwerkschijf die overeenstemt met de structuur van het DMS.
2. Laat gebruikers de mails in de betreffende mappen plaatsen met behulp van de ClassiFiler. Die voorziet de mail dan automatisch van datum, onderwerp en correspondent (afzender/geadresseerde). Dit is een kwestie van seconden.
3. Is de zaak afgehandeld, breng dan die map op de schijf over naar het DMS met de CF.
4. Een andere mogelijkheid is om de mails steeds naar een map op de verkenner te slepen, of via het indrukken van de toets F12. In dat geval wordt de mail echter niet voorzien van extra metadata.

Beste Zaalberg,

Moeten de bestemmingsplannen ook nog in papieren vorm worden gearchiveerd na een vervangingsbesluit. Een gemeente doet het wel, een andere niet. Voor het wel (extra) bewaren in papieren vorm wordt aangegeven dat dit op basis zou zijn van een besluit RO.

Artikel 1.2.3 van het Besluit Ruimtelijke Ordening zegt:
1. Een visie, plan, besluit en verordening als bedoeld in artikel 1.2.1, eerste lid<https://maxius.nl/besluit-ruimtelijke-ordening/artikel1.2.1/>, in voorkomend geval met de daarbij behorende toelichting of onderbouwing, worden elektronisch vastgesteld. Van een zodanig elektronisch document wordt tevens een papieren versie gemaakt.
2. Indien de inhoud van een elektronisch document als bedoeld in het eerste lid tot een andere uitleg aanleiding geeft dan de papieren versie, is het eerstgenoemde document beslissend

In de toelichting op het BRO staat:
“Digitale plannen en besluiten dienen in ontwerp en na vaststelling echter ook op papier beschikbaar zijn. Het gaat om een complete analoge verbeelding van het digitale plan of besluit. Gelijktijdig met het digitale besluit dient derhalve een volledige analoge verbeelding te worden vastgesteld. Indien de digitale inhoud en de analoge verbeelding tot een verschillende uitleg aanleiding geven, gaat de digitale inhoud voor. Het vooralsnog handhaven van beide vormen van vastlegging naast elkaar waarborgt dat zij die (nog) geen toegang hebben tot het elektronisch verkeer, toch kunnen beschikken over en kennis kunnen nemen van het bestemmingsplan met de toelichting daarop en de andere ruimtelijke plannen en besluiten.”

Er wordt dus verlangd dat er 2 versies zijn van een bestemmingsplan: een papieren versie en een digitale versie. De digitale versie is daarbij het leidende exemplaar. Dit is dan ook het exemplaar dat (permanent) bewaard dient te worden.
De papieren versie is alleen nodig ter inzage voor burgers die niet digitaal onderlegd zijn. Er zijn dus gemeenten die na de terinzagelegging de papieren versie vernietigen. Deze gemeenten zorgen er dan wel voor dat ze burgers begeleiden bij het digitaal raadplegen van bestemmingsplannen. Er zijn ook gemeenten die het artikel en de toelichting interpreteren als zijnde een verplichting om beide exemplaren te bewaren. Dat is op zich niet logisch.

In ieder geval dient het digitale exemplaar permanent bewaard te worden. Als er een mogelijkheid is om de digitale versie uit te printen, dan kan de papieren versie vernietigd worden na de terinzagelegging. Als die mogelijkheid er niet is, is het verstandig om een papieren versie te bewaren. Die kunt u dan vernietigen als een nieuw bestemmingplan wordt vastgesteld.

Het vervangingsbesluit speelt geen rol. Het is namelijk niet mogelijk om de papieren versie te vervangen. Er is namelijk al digitaal exemplaar.

Beste Zaalberg,
Als gemeente krijgen we steeds vaker e-mail binnen via een beveiligde omgeving. De mails zijn beveiligd met een code en zijn slechts een korte periode beschikbaar. Deze mails zijn onderdeel van een zaak en moeten dan ook in het zaaksysteem opgenomen worden. Opslaan van de mails in de originele staat kan niet (Wel kopiëren en in Word opslaan) Hoe moeten we met deze berichten omgaan?

Antwoord:
In hoeverre doet uw werkwijze afbreuk aan de waarde van de e-mails? Om gezaghebbend te zijn moeten archiefstukken authentiek, betrouwbaar, integer en  bruikbaar zijn. In werkprocedures legt u vast op welke manier u met deze e-mails omgaat. In metadata legt u de kenmerken van het archiefstuk vast, zodat inhoud, structuur, vorm en eventueel gedrag worden vastgelegd.

Kopiëren en in Word opslaan of afdrukken als PDF-document en in de zaak opnemen van deze mails kan een juiste werkwijze zijn, waarmee geen afbreuk gedaan wordt aan de waarde van deze documenten.

 

Beste Zaalberg,
Onze gemeente verwerkt veel gegevens die in een landelijke voorziening staan. Soms is dat het BRP of de BAG, maar soms ook een voorziening die elders staat, bijvoorbeeld de NHR. Op het moment dat hier een terugmelding van wordt gedaan omdat een medewerker hier een afwijking in constateert, gaat dit nu via een intern meldsysteem. Hier komen alle interne terugmeldingen binnen, geldig voor alle voorzieningen. Moeten deze meldingen ook worden geregistreerd en gearchiveerd in het zaaksysteem? Onder welk zaaktype valt dit dan? Is er nog een onderverdeling tussen die van BRP en BAG en die van de overige voorzieningen? Of is het inderdaad alleen nodig dat BAG en BRP terugmeldingen van externen worden bewaard?

Antwoord:
Een terugmelding is een constatering dat informatie niet correct is. Dat is een vorm van broninformatie. Dit wilt u dus wel degelijk registreren. Een terugmelding over een registratie waarvoor de gemeente zelf verantwoordelijk is (zoals de BAG en BRP), dient te worden bewaard afhankelijk van de registratie. Voor de BAG, BGT en de BRO geldt dat de terugmeldingen permanent moeten worden bewaard. Voor de BRP geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Een terugmelding (zoals de NHR) waar de gemeente niet verantwoordelijk voor is, wordt doorgestuurd naar de verantwoordelijke organisatie (in het geval van de NHR is dat het Kadaster). Deze terugmelding hoeft door de gemeente niet als brondocument te worden bewaard. In de gemeentelijke selectielijst wordt hiervoor een bewaartermijn van 5 jaar voor aangehouden.

In het Model-DSP staan op dit moment de volgende werkprocessen die u kunt gebruiken:

  • B0788 BRP terugmelding van derden
  • B1325 Terugmelding basisregistratie bij derden
  • B1203 BAG terugmelding

In update 26 zullen daarnaast nieuwe werkprocessen worden opgenomen voor terugmeldingen voor de BGT, BRO en WOZ

Beste Zaalberg,
Wat is de juiste bewaartermijn voor back-up tapes? Wanneer moet je deze nu wel of niet vernietigen ook i.v.m. de AVG? Wat zijn de juridische punten waar wij rekening mee moeten houden.

Antwoord:
In feite geldt voor back-up tapes dezelfde maximale bewaartermijn als voor de originele bestanden (het is immers een reservekopie). Aan de andere kant zou je ook kunnen zeggen dat zodra het doel waarvoor de back-up is gemaakt behaald is de back-up (en dus de persoonsgegevens in de back-up) kunnen worden verwijderd. Het doel bepaalt dan in dat geval de bewaartermijn. Maar er spelen meer vragen rondom back-ups dan alleen de bewaartermijn. In de blog van Roeland de Korte op LinkedIn wordt ook ingegaan op de problematiek rondom back-ups en het verwijderen van persoonsgegevens daaruit. En als je dat plaatst in het licht van het verhaal van Ron Kowsoleea, die jarenlang moest bewijzen dat de in databases aangebrachte status van zijn persoonsgegevens niet klopte -waarbij steeds de gegevens in één bepaalde database werden verbeterd en daarop de volgende synchronisatie met andere databases zijn nieuwe gegevens werden overschreven- (problemen met het synchroniseren van de databases van de verschillende politiekorpsen en met Interpol waarbij steeds het vinkje terug verscheen) loop je dat risico natuurlijk ook met back-ups. Als er iets gebeurt waardoor je genoodzaakt bent een back-up terug te zetten loop je het risico dat gegevens die je op verzoek van de betrokkene hebt gewijzigd of hebt verwijderd weer terug in je systeem komen.

Het is dus van belang goed in kaart te hebben wat er gebeurt met je back-ups en via voorlichting te zorgen dat dit ook bekend is bij medewerkers. Je moet helder in beeld hebben waarvan back-ups gemaakt worden, hoe lang deze back-ups worden bewaard en wanneer deze back-ups worden geraadpleegd, verwijderd of terug worden geplaatst. Een lastige puzzel dus.

In het artikel op LinkedIn is ook een stuk van de AP over de problematiek rondom back-ups opgenomen.

Beste Zaalberg,

We hebben een advocaat in dienst genomen die stukken wil gaan opslaan. Het gaat onder andere om vonnissen die 20 jaar te bewaren zijn en andere stukken die 5 jaar bewaard moeten blijven. Ik kan hiervoor echter geen zaaktypes vinden. Wat is een geschikt zaaktype?

 

Antwoord
Als de juriste in dienst is genomen, is ze dus onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Daarmee ‘moet’ zij voldoen aan de gemeentelijke selectielijst. In de selectielijst staat niets vermeld over 20 jaar voor juridische kwesties. Wij vermoeden dat dit een zelf gekozen termijn betreft. Onze eerste vraag zou dus zijn waar die 20 jaar (en die 5 jaar) vandaan komt. Immers, bijzondere vonnissen (die invloed hebben op een te bewaren zaak) dient de gemeente te bewaren.

Het juiste zaaktype in het Model-DSP zal afhangen van welk proces de gemeente uitvoert. Voor juridische kwesties zal dat meestal B0758 Beroep zijn (of één van de verschillende bezwaarprocessen).

Wij kunnen ons ook voorstellen dat zij advies moet uitbrengen over zaken die spelen in de gemeente. Dat advies hoort thuis in de originele zaak. Er zou daarnaast ook gebruik kunnen worden gemaakt van een subproces waarbij een behandeld ambtenaar een subzaak start op basis van het zaaktype B1367 Advisering intern. Deze keuze hangt af van hoe de gemeente het werkproces wil inrichten:

Zet de ambtenaar de hele zaak door naar de juriste of start hij/zij een subzaak en stuurt hij/zij die subzaak door naar de juriste?

Vraag is dus ook of het zin heeft om alle zaaktypen op haar naam te zetten. Juridische kwesties hebben een startpunt dat meestal of van buiten komt (bezwaarschrift/beroepschrift), of intern getriggerd wordt vanuit een al bestaande zaak. Het zal dus zelden voorkomen dat de juriste zelf een zaak zal starten en dus zelf een zaaktype moet kiezen.

Er zijn weinig zaaksystemen die het mogelijk maken om een document uit een zaak een andere bewaartermijn te geven. Deze mogelijkheid is wel opgenomen in de i-Navigator, maar is (nog) geen functie in zaaksystemen. Dus dat lijkt ons geen optie.

Al met al dient u zich dus af te vragen waarom de advocaat 20 jaar wil aanhouden en voor welke zaken dat dan zou moeten gelden. Aangezien ook dit gemeentelijke stukken zijn, dient wel zoveel mogelijk naar de gemeentelijke selectielijst gekeken te worden. Afwijken van het Model-DSP zouden wij voorkomen. Daarin is namelijk de selectielijst verwerkt en zijn alle bewaartermijnen al bepaald. Afwijken van het Model-DSP kan uiteraard wel, maar zou betekenen dat er dus ook van de selectielijst wordt afgeweken en daar dient u een onderbouwde reden voor hebben.

Beste Zaalberg,
Onze gemeente ontwerpt een nieuw logo. Welk zaaktype hoort hierbij? In de i-Navigator kom ik wel de werkprocessen voor een gemeentevlag en gemeentewapen tegen. In de selectielijst kom ik wel het gemeentewapen tegen maar verder niet een logo o.i.d. Hebben jullie suggesties?

Antwoord:

Hier bestaat niet echt een goed zaaktype voor. U kunt het beste kiezen voor ‘Beleid opstelling’.

Beste Zaalberg,
Voor een verkeersregelaar bestaat het zaaktype Evenementenverkeersregelaar aanstelling, gericht op evenementen en aanstellingen tot 12 maanden. De wet maakt echter onderscheid naar beroepsverkeersregelaars en evenementenverkeersregelaars. Onder welk zaaktype kunnen we het beste documenten registreren over beroepsverkeersregelaars? Daarnaast sluit VIHC in versie 25 van i-Navigator eerstgenoemde zaaktype af. Onder welk zaaktype kunnen we het beste de evenementenverkeersregelaars gaan registreren?

Antwoord:
Het werkproces  Evenementenverkeersregelaars is afgesloten aangezien per 1 oktober 2017 de regels voor evenementenverkeersregelaars zijn vereenvoudigd. De aanstellingspassen zijn niet meer nodig, er is een digitale database met inzetbare verkeersregelaars die een e-instructie dienen te volgen met een geldigheidsduur van een jaar.

Een evenementenverkeersregelaar wordt dus niet meer door een gemeente benoemd c.q. aangesteld. Dat betekent dat een gemeente dit werkproces niet meer nodig heeft.

Datzelfde geldt ook voor beroepsverkeersregelaars: zij volgen een aparte opleiding en worden ook niet aangesteld door een gemeente. Correspondentie over verkeersregelaars zal dus (bijna) altijd plaatsvinden in de context van een te verlenen evenementenvergunning.

Beste Zaalberg,
In de selectielijst die wij gebruiken staat dat een mandaatregeling blijvend te bewaren is. Houd dit ook in dat de mandaatbesluiten ook bewaard moeten worden? Of mogen we de mandaatbesluiten wel openbaar maken, omdat er handtekeningen van medewerkers op staan?

Antwoord:
De door uw bewindvoerders aangehaalde bewaartermijn is afkomstig uit de (vervallen) Kwaliteitsnormen bewindvoerdersorganisaties WSNP II (geldend van 1-12-2013 t/m 31-12-2015).

De in de (actuele) selectielijst opgenomen bewaartermijn is gebaseerd op de bij de selectielijst behorende risicoanalyse.

In beginsel moet u uitgaan van de bewaartermijn uit de selectielijst. Uw gemeenschappelijke regeling heeft zich immers geconformeerd aan deze selectielijst. Daarbij is de selectielijst gebaseerd op in geldende wet- en regelgeving opgenomen bewaartermijnen en genoemde risicoanalyse. U kunt zo nodig, in overleg met uw bewindvoerders, afwijken van de bewaartermijn uit de selectielijst indien hier noodzaak toe is of goede redenen voor zijn. In dit geval zien wij deze noodzaak niet, omdat de aangehaalde bewaartermijn onderdeel is van een vervallen kwaliteitsnormering.

In het werkproces/zaaktype ‘Mandaatbesluiten’ is een vastgesteld mandaatbesluit het eindproduct.

Beste Zaalberg,
Onder welke categorie in de selectielijst kan ik geheimhoudingsverklaringen van medewerkers kwijt? Het betreft verklaringen waarin een medewerker gevraagd wordt om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan.

Antwoord:
Dit kunt u zien als een overeenkomst tussen de medewerker en de organisatie. Daarmee valt dit onder resultaat 16.1 van de selectielijst 2017: V 10 jaar na einde overeenkomst.

Archiveren

Beste Zaalberg,
De gemeente vraagt soms als rechtspersoon een vergunning aan bij zichzelf als bevoegde overheidsinstantie. Dit betreft meestal WABO-vergunningen. Dit kunnen enerzijds te vernietigen WABO-vergunningen voor het kappen van een boom zijn of te bewaren WABO-vergunningen voor het bouwen/slopen/verbouwen/restaureren van een gemeentelijk pand zijn (evt. i.c.m. met een kapvergunning). In al deze gevallen is de gemeente zowel verlener als ontvanger van de vergunning.

Omdat het hier feitelijk twee verschillende processen betreft, vergunning/ontheffing verlenen en vergunning/ontheffing van een derde aanvragen of het uitvoeren van een project zouden er strikt genomen twee aparte zaken/dossiers moeten worden aangemaakt.

Na intern overleg is binnen de onze organisatie het standpunt ingenomen dat het aanmaken van twee zaken niet nodig is omdat dit zou leiden tot dubbele registratie van dezelfde documenten, omdat de dossiers elkaars spiegelbeeld zouden zijn. Bovendien is doordat er al een dossier aanwezig is de zaak toch te reconstrueren.

In een samenwerkende gemeente, waar onze organisatie de werkwijzen zo veel mogelijk mee wil afstemmen, heerst daarentegen de opvatting dat er, omdat er sprake is van twee processen, ook twee dossiers moeten worden aangemaakt.

Naar aanleiding van bovenstaande kwestie heb ik de volgende vragen:

  •  Is het inderdaad noodzakelijk om twee verschillende zaken aan te maken of hoeft dat niet als dezelfde informatie dubbel geregistreerd wordt.
  •  Zo ja is er dan nog een onderscheid tussen te bewaren en te vernietigen zaken?

Antwoord
Wij zijn voorstander van de manier van werken van de naburige gemeente: er is sprake van twee afzonderlijke processen, waarbij de afhandeling door verschillende proceseigenaren plaats zal vinden. Er zijn twee afzonderlijke informatiestromen, met afzonderlijke documenten. Een verleende vergunning is een ander document dan een verkregen vergunning. De context is niet dezelfde.

Beste Zaalberg,
Vanaf 1 mei 2017 zijn bedrijven verplicht om documenten betreffende het proces asbest te archiveren in het Landelijk Asbestvolgsysteem. Het zou veel tijdwinst opleveren als wij deze documenten niet zelf meer hoeft te archiveren. De vraag is of het wettelijk is toegestaan om deze gegevens niet op te slaan in het eigen archief?

Antwoord
U kunt uw archief bij een andere partij in beheer geven. Hiervoor is het wel nodig dat u voldoende inzicht heeft in de manier waarop de andere partij met uw archief omgaat. U bent immers verantwoordelijk voor uw archief en u kunt bijvoorbeeld te maken krijgen met een aansprakelijkstelling. In dergelijke gevallen zult u over de juiste informatie moeten kunnen beschikken waarmee u zich kunt verantwoorden.
Wij weten niet of het Landelijk Asbestvolgsysteem voldoende is ingericht om uw archief zodanig te beheren dat het aan uw wensen en eisen voldoet.

Om onnodige extra invoer te voorkomen kunt u, zo lezen we op de website LAVSINFO.nl, een koppeling maken tussen het LAVS en uw eigen software. “Dan moet u het PKI-overheid-services-certificaat aanschaffen. Dit kost wel geld. Aan de andere kant bespaart het tijd, omdat u projecten maar 1 keer hoeft in te voeren.”.

Beste Zaalberg,
DIV wil (het archiefregister van de) persoonskaarten uit de periode 1936-1963 overdragen aan de archiefdienst. Burgerzaken stelt dat de persoonskaarten nooit openbaar worden en onder het verstrekkingsregime vallen van de wet BRP. In de wet BRP lezen wij inderdaad in artikel 4.4 dat voor de oude persoonskaarten het verstrekkingsregime BRP van toepassing is. Het niet openbaar worden vinden wij in strijd met de Archiefwet, maar wij hebben geen aanknopingspunt voor wel openbaarmaking na een bepaalde tijd.
In de toelichting op artikel 4.4. lezen wij dat het persoonsregister geen functie meer heeft. De BRP of onderliggende regelgeving geeft geen indicatie tot wanneer de beperking op de openbaarheid gelden. In de regeling BRP, artikel 30, wordt verwezen naar 20 jaar na het overlijden van een persoon, maar dat heeft betrekking op diens adres en ook op het centraal archief van overledenen bij het cbg. Wij kunnen kortom niet bepalen tot wanneer de beperking moet gelden. De Archiefwet stelt 75 jaar, maar vanuit privacyoogpunt is dit ongewenst. In het BW boek 1 wordt bij de registers BS geboorten 100 jaar gesteld. Kan deze termijn aangehouden worden? Of is sinds de invoering van de BRP het persoonsregister tussen wal en schip gekomen en is het onduidelijk wanneer de beperkingen op de openbaarheid opgeheven kunnen worden?

Antwoord
Voor de behandeling van uw vraag zijn we op onderzoek gegaan bij verschillende archieven en wat zij over persoonskaarten vermelden. We kwamen o.a. terecht bij het Historisch Centrum Overijssel. Op de website staat vermeld “De persoonskaart was een onderdeel van de bevolkingsregistratie in Nederland tussen 1938 en 30 september 1994. Deze kwam in de plaats van gezinskaarten die van 1917-1937 gebruikt werden. Een persoonskaart bevat gegevens van één persoon; als dat een gezinshoofd is, staan ook de gegevens van de inwonende kinderen op de kaart. De kaart werd bewaard en bijgehouden door de woongemeente. Na overlijden ging de kaart eerst naar het CBS en daarna naar het Centraal Bureau voor genealogie (CBG). Persoonskaarten en -lijsten van personen die langer dan een jaar dood zijn, kunnen worden opgevraagd bij het CBG. De adresgegevens worden pas openbaar als de betreffende persoon langer dan twintig jaar dood is.”

Beste Zaalberg,
Als je in 2017 een dossier uit 2015 wil archiveren wordt in mijn organisatie de regel gebruikt dat je de selectielijst hanteert die in 2015 gold. Volgens mij klopt die regel, maar ik heb ook weleens een andere visie gehoord: je archiveert nu (in 2017), dus je gebruik de regels/selectielijst van nu. Wat is nu correct?

Antwoord
U heeft gelijk: je hanteert de selectielijst die de betreffende periode geldig was. Een dossier, afgesloten in 2015, selecteer je aan de hand van de selectielijst die op dat moment geldend was. Voor uw organisatie is dat de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”.

Een selectielijst geldt voor documenten, opgemaakt of ontvangen vanaf een bepaalde datum, tot en met een bepaalde datum. In dit geval tot en met 31 december 2016.

Als een dossier een looptijd heeft die overlapt, het dossier is bijvoorbeeld aangemaakt in 2015 en loopt door tot in 2017, zal over het algemeen de nieuwe selectielijst worden gevolgd.

Beste Zaalberg,
Op grond van de nieuwe selectielijst dienen agenda’s van bestuurders ook gearchiveerd te worden. Wij willen het bestuur voorstellen ook hun (volledige) mailboxen te laten archiveren (1x per kwartaal). Mijn vraag is of dit juridisch uit oogpunt van privacy mag.

Antwoord
De nieuwe selectielijst kent een bewaartermijn van zeven jaar toe aan de agenda’s van bestuurders. De agenda’s worden dus op termijn vernietigd.
De volledige archivering van de mailbox van bestuurders staat op gespannen voet met privacywetgeving. In zakelijke mailboxen is veelal ook persoonlijke e-mail te vinden, aan en van de bestuurder. Het gaat hierbij dus niet alleen om de privacy van de bestuurder. Bovendien is er een wijziging van artikel 13 van de Grondwet in behandeling, waarin e-mail en andere elektronische berichtgeving onder het briefgeheim vallen.
Voordat u over kunt gaan tot volledige archivering of opslag van de e-mailboxen van bestuurders raden wij u aan tenminste helder te formuleren waarom u hiertoe over wenst te gaan, op welke manier u de mailbox archiveert en hoe de toegang en vernietiging van de e-mail is geregeld. Wilt u e-mailboxen gaan archiveren, of bestuurlijke agenda’s, dan brengt VHIC hiervoor een tool op de markt, de KlasseerTool, waarmee e-mail (desgewenst bepaalde mappen uit de e-mailbox), maar ook agenda’s met bijlagen en aantekeningen, eenvoudig in XML kunnen worden gearchiveerd. Binnen deze tool kunnen keuzes worden gemaakt welke items worden gearchiveerd; de privé-afspraken kunnen bijvoorbeeld van archivering worden uitgesloten.

Beste Zaalberg,
Per 01-01-2017 is onze gemeente een fusie aangegaan met een nieuwe organisatie. Moeten we het archief afsluiten en nieuwe cliëntendossiers gaan maken vanaf 2017? (lopende dossiers van ISD zij overgedragen)? graag uw advies.

Antwoord
Meerdere gemeenten zijn gefuseerd, waardoor er een nieuwe organisatie is ontstaan. Bij een dergelijke fusie worden de archieven van beide organisaties afgesloten. De lopende zaken worden overgedragen aan de nieuwe organisatie. Belangrijk is dat hier afspraken over worden gemaakt. Afhankelijk van de aard en inhoud van dossiers kunnen verschillende afspraken worden gemaakt. De verplichting om deze afspraken te maken is opgenomen in artikel 4 van de Archiefwet 1995. In uw vraag betreft het cliëntendossiers. Logisch en gebruikelijk is dat de lopende zaken betreffende cliënten overgedragen worden aan de nieuwe organisatie. U stelt een lijst op van de lopende dossiers en stelt een verklaring op dat de betreffende dossiers zijn overgedragen aan de nieuwe organisatie. Het komt voor dat in cliëntendossiers, vooral in papieren vorm, meerdere zaken zijn opgenomen, waaronder zaken die reeds afgesloten zijn. Deze afgesloten zaken behoren niet over te gaan naar de nieuwe organisatie.

Beste Zaalberg,
Bezwaarcommissies worden bemenst met externe juristen. Gemeentes leveren administratieve ondersteuning. Hoe zit dit archieftechnisch? Krijgen bezwaarcommissies een eigen archief (rechtspersoon)?

Antwoord
Een bezwarencommissie is een onafhankelijke commissie en vormt zelfstandig archief.
Hoewel het een onafhankelijke commissie is, behoort de zorg voor het archief wel tot de verantwoordelijkheid van het college. Een bezwarencommissie is een bestuurscommissie als bedoeld in art. 84 Gemeentewet.

In Sited 161 behandelden we een soortgelijke vraag over het archief van de Rekenkamercommissie: De Rekenkamercommissie is een zelfstandig orgaan van de gemeente. Het college van B&W is verantwoordelijk voor de zorg van het archief. In de Handreiking lokale rekenkamer en rekenkamerfunctie (VNG, 2011) staat hierover het volgende: “Alle overheidsorganen, dus ook de lokale rekenkamers, zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden (artikel 3 Archiefwet 1995). De Archiefwet 1995 benoemt daarvoor zogenaamde zorgdragers. Een zorgdrager is “degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden”. De zorgdrager is bijvoorbeeld verplicht een selectielijst te maken waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.(…). Ook treft de zorgdrager voorzieningen voor de door hem opgemaakte archiefbescheiden en stelt hij regels vast voor het beheer. Zorgdragers zijn bijvoorbeeld de ministers, Gedeputeerde Staten, Burgemeester en Wethouders en het dagelijks bestuur van “andere overheidsorganen”. De rekenkamers en rekenkamercommissies vallen dus onder het zorgdragerschap van B&W.”

Beste Zaalberg,
Kan ik uit uw reactie aflezen dat het archief weliswaar onderdeel is van het gemeentearchief, maar gescheiden gearchiveerd moet worden ? Betekent dit tevens dat als het college van B&W als zorgdrager verantwoordelijk is de via haar aangewezen archiefbeheerder (team DIV), zij ook zelfstandig het archief van de onafhankelijke commissie moet archiveren? Er ontstaat dan misschien een dubbele archief(opslag), weliswaar vanuit gescheiden gezichtspunt. Hoe kijkt u hier tegenaan?

Antwoord:
Dat klopt: de bezwarencommissie vormt zelfstandig archief.

In het gemeentelijk archief komen de stukken terecht die de bezwarencommissie aan de gemeente richt, zoals het uitgebrachte advies. Deze stukken worden dan inderdaad dubbel gearchiveerd. Veelal wordt het beheer van het archief uitgevoerd door de secretaris van de commissie, al dan niet in overleg en samenwerking met team DIV. Vanuit DIV gezien is het goed contact te onderhouden met de (secretaris van de) bezwarencommissie over het beheer van het archief.

 

AVG/WBP/Privacy

Beste Zaalberg,
Maakt een actueel verwerkingsregister, op te stellen in het kader van de AVG, een samenhangend overzicht van je archief overbodig?

 

Antwoord
Het antwoord op uw vraag hangt af van de vorm waarin beide overzichten zijn of worden opgetuigd. Er gelden geen vormvereisten voor het verwerkingsregister. Het is dus mogelijk dat het register wordt geordend op basis van de typen persoonsgegevens die verwerkt worden, waarbij dan per type persoonsgegevens o.a. wordt vastgelegd bij welke werkprocessen die gegevens worden verwerkt. Is voor een dergelijke opzet gekozen, dan vloeit daar geen samenhangend overzicht van de archieven uit voort. Dit laatste overzicht moet namelijk geordend zijn overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur (zie Archiefregeling artikel 18 eerste lid).

Daarnaast is er nog een mogelijke oorzaak waarom beide overzichten van elkaar kunnen afwijken. Het verwerkingsregister moet opgesteld worden voor alle werkprocessen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Kijk je naar het overzicht van de archieven dan is de grondslag te vinden in de Archiefregeling, die in principe alleen geldt voor de op termijn te vernietigen archieven. Is aldus het overzicht opgesteld, dan dekt dat weer niet alle archieven.

Tevens zijn er een aantal werkprocessen waarbij geen verwerking van persoonsgegevens plaats vindt. Die processen duiken dus niet op in het verwerkingsregister, maar wel in het overzicht van archiefbestanden.

Samenvattend: door het opstellen van een verwerkingsregister vervalt nog niet de noodzaak tot het hebben van een overzicht van de archiefbestanden en -bestanddelen. Maar als dit overzicht  organisatiebreed is opgesteld en gebruikt wordt als basis voor het opstellen van het verwerkingsregister, dan is het opstellen van een afzonderlijk verwerkingsregister niet noodzakelijk. Overigens kan een verwekingsregister wel onderdeel zijn van het overzicht van de informatiehuishouding, dit is het overzicht van informatiebestanden (en de software waarmee die informatiebestanden bruikbaar worden). De i-Navigator (waarin ook het Model-DSP voor gemeenten) werkt al op dit manier en heeft een verwerkingsregistermodulen evenals aparte tabbladen voor de beheerde informatiebestanden en de software waarmee deze informatiebestanden worden beheerd.

Beste Zaalberg,
Onlangs hoorde ik dat het Model-DSP voor gemeenten ook een verwerkingsregister volgens de AVG had. Wat is het verschil met het model dat KING op de markt heeft gebracht?

 

Antwoord
Het verwerkingsregister van KING, tegenwoordig VNG Realisatie, is een lege spreadsheet waarbij je per proces moet nagaan hoe het proces loopt, welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke verwerking plaats vindt, of er sprake is van doorgifte, wat de grondslag is van de verwerking, hoe lang persoonsgegevens worden bewaard etc. Het Model-DSP met de daarin opgenomen metagegevens m.b.t. de AVG biedt al standaard vulling (hoe het proces er idealiter uit ziet – dus ook de principes van dataminimalisatie zijn al toegepast). Met die gegevens hoef je alleen nog een controle uit te voeren of dit inderdaad overeenkomt met de werkwijze in jouw organisatie. Je kunt dan vaststellen waar de afwijkingen zitten en wat je met deze afwijkingen gaat doen (bijvoorbeeld dat er meer persoonsgegevens worden verwerkt in jouw lokale proces en of je dit wel of niet kunt verantwoorden – misschien is er een goede reden waarom je ook de geboortedatum van iemand wil verwerken bij een aanvraag parkeervergunning o.i.d.).

Met de spreadsheet van KING moet je dus zelf het wiel nog gaan uitvinden, terwijl het model-DSP voor gemeenten een werkend wiel is.

Beste Zaalberg,
Naar aanleiding van de Roadmap over de implementatie van de AVG ben ik benieuwd hoe het zit met de verantwoordelijkheid voor en eigenaarschap van informatie binnen een organisatie. Hoe dien je die te beleggen? Met name rondom basis-, bron- en kerngegevens die door meerdere processen gebruikt worden. Maak je een centrale I&A afdeling eigenaar? En hoe zit het met informatie in systemen zoals outlook, DMS en een zaaksysteem?

Antwoord
Wanneer persoonsgegevens centraal worden opgeslagen en door meerdere processen worden gebruikt, zal de verantwoordelijkheid voor die informatie dus ook bij meerdere proceseigenaren liggen. In samenwerking met de Functionaris Gegevensbescherming dienen zij ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens enkel voor de juiste doeleinden worden verwerkt (dataminimalisatie). Puur praktisch maak je ICT in samenwerking met de CISO verantwoordelijk voor de gegevensbescherming. Een centrale afdeling als I&A zal de tijdige vernietiging van gegevens vanuit een DMS of Zaaksysteem uitvoeren en de vernietigingslijst zal altijd ondertekend worden door de betreffende proceseigenaar.

Er is dus een gedeelde verantwoordelijkheid die door een goede inventarisatie duidelijk dient te worden belegd en periodiek dient te worden geëvalueerd.

De bron van persoonsgegevens die verwerkt worden in een DMS of Zaaksysteem zal per zaaktype verschillen. Zo heb je bij een extern getriggerd zaaktype te maken met persoonsgegevens die afkomstig zijn van een burger en bij een intern geïnitieerd zaaktype met een burger als betrokkene heb je te maken met persoonsgegevens die afkomstig zijn uit een externe (basis)registratie of een interne registratie. Daarom is het van belang om dit per zaaktype te inventariseren en niet per informatiesysteem.

Informatie die in mails in Outlook zit verborgen blijft een probleem, omdat die informatie bijvoorbeeld niet gewaardeerd wordt en niet tijdig (op grond van een Selectielijst) wordt vernietigd. (Los van het feit dat de betreffende informatie onvoldoende beschikbaar is binnen de organisatie.) In een ideale wereld zou die informatie worden opgeslagen in een centraal informatiesysteem en na een zekere tijd worden verwijderd uit Outlook, maar de werkelijkheid ziet er nu eenmaal anders uit.

Beste Zaalberg,
Op de vernietigingslijst vermelden wij dat we cliëntdossiers vernietigen. Nu vraagt onze archiefdienst om een overzicht van deze cliëntdossiers. Deze cliëntdossiers zijn op termijn te vernietigen. We vragen ons af hoe het noemen van namen van cliënten op de vernietigingslijst zich verhoudt tot de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de privacy van betrokkenen? Bovendien is een vernietigingslijst blijvend te bewaren. Als we de archiefdienst zouden volgen, dan zou dat betekenen dat de persoonsgegevens van de cliënten voor altijd bewaard blijven, terwijl deze gegevens op termijn vernietigd behoren te worden.

Antwoord
Wij complimenteren u met de gehanteerde werkwijze en uw vraag hierover. Wij zijn het met u eens dat bewaring van de namen van de (ex)cliënten op gespannen voet kan staan met de huidige Wet bescherming persoonsgegevens en de toekomstige Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Archiefvorming is een van de uitzonderingsgronden die de AVG kent. Dat betekent dat de AVG, onder bepaalde voorwaarden, niet van toepassing is op archieven. Het lijkt gemakkelijk om een beroep te doen op deze uitzonderingsgrond. Toch zouden wij daar voorzichtig mee zijn. Het doel van de vernietigingslijst is om op vast te stellen welke (zaak)dossiers op een bepaald moment vernietigd kunnen worden. Daarvoor wordt de lijst voorgelegd aan diverse partijen, waaronder de archiefdienst. De vernietigingslijst wordt bewaard om, ook in de toekomst, terug te kunnen zien welk materiaal is vernietigd. Of ook in de toekomst nog inzichtelijk moet zijn van welke cliënten de dossiers zijn vernietigd? Wij denken van niet.

De privacy van de cliënten kan gewaarborgd worden door de vernietigingslijsten uit te zonderen van openbaarheid.

Ook zou u er voor kunnen kiezen de specificatie van de cliëntdossiers op termijn te vernietigen, bijvoorbeeld 7 jaar nadat de vernietigingslijst is goedgekeurd. Op de vernietigingslijst neemt u alleen op dat de daarvoor in aanmerking komende cliëntdossiers zijn vernietigd, eventueel voorzien van het aantal.

Deze manier van werken biedt de archiefdienst voldoende informatie om de vernietigingslijst goed te kunnen keuren.

Een andere optie is eventueel het pseudonimiseren van de vernietigingslijst. Wij vinden dit een te zwaar middel, gelet op het doel van de vernietigingslijst.

Beste Zaalberg,
Mijn vraag heeft betrekking op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Om een goede registratie te voeren hebben wij persoonsgegevens nodig. Dit mag echter alleen bij wettelijke taken. Hoe kunnen we hier mee omgaan? Mag u persoonsgegevens vastleggen bij de niet wettelijke taken, zoals een algemene vraag of een klantcontact?

Antwoord
Zowel onder de Wbp als onder de komende Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt dat, onder voorwaarden, persoonsgegevens mogen worden vastgelegd.

Er zijn verschillende grondslagen op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Deze zijn gespecificeerd in artikel 6:
(1) toestemming: er is toestemming van de betrokkene;
(2) overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk op verzoek van overeenkomst;
(3) wettelijke verplichting: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
(4) vitaal belang: de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van betrokkene of andere natuurlijke personen te beschermen;
(5) algemeen belang: de verwerking is noodzakelijk ter vervulling van een taak van algemeen belang of openbaar gezag;
(6) gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.

Bij een algemene vraag of klantcontact zal het noodzakelijk zijn om enkele persoonsgegevens van de persoon die de vraag stelt of het contact legt te vragen om zodoende de vraag te beantwoorden (op zijn minst contactgegevens om bijvoorbeeld het antwoord te mailen of terug te bellen) en in sommige gevallen ook naam of adres of geboortedatum (als het bijvoorbeeld van belang is om de leeftijd van een persoon vast te stellen). Belangrijk hierbij is om altijd kritisch te kijken welke gegevens worden gevraagd en of deze gegevens daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor het beantwoorden van de vraag of het leggen van klantcontact (zogenaamde beginsel van dataminimalisatie).

Het model-DSP/de i-Navigator houdt rekening met de aankomende AVG. Per werkproces waarin persoonsgegevens worden verwerkt is de grondslag hiervan vastgelegd. U kunt dit gebruiken in bijvoorbeeld de verplichte communicatie over de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer het een wettelijk verplichting omvat wordt ook aangegeven in welke wet(ten) de grondslag terug te vinden is.

Datamanagement

Beste Zaalberg,
Binnen onze gemeente wordt het datamanagement en de kwaliteit daarvan actief en serieus opgepakt (conform baseline, datawarehouse, gegevensbeheer, data-analyse). Daarnaast moet het I-beleid geactualiseerd worden en zijn er opgaven op het gebied van het bijbehorende I-beheer. Vraag/discussie die op dit moment speelt of kwaliteitsverbetering van het datamanagement en die van het informatiebeheer niet hetzelfde zijn. Ik probeer dat met voorbeelden en beroep op wetgeving te weerleggen. Data zijn m.i. vaak onderdeel van een informatie-object.

Antwoord
Wij benaderen datamanagement als onderdeel van informatiemanagement / informatiebeheer, zoals ook documentmanagement hier een onderdeel van is. Datamanagement doet sterk denken aan gegevensbeheer, wat een meer gangbare term is binnen gemeenten. Beide hebben veel met elkaar te maken, digitaal documentmanagement is voor een belangrijk deel metadatamanagement.

Op de site van Eburg vinden wij een heldere uitleg. In het artikel wordt gesteld dat datamanagement afkomstig is uit het informatiemanagement. Kwaliteitsverbetering in datamanagement is daarmee dus automatisch ook kwaliteitsverbetering in informatiemanagement (en informatiebeheer). Omgekeerd hoeft dat niet het geval te zijn. Het is dus niet hetzelfde, maar wel aan elkaar verbonden.

Digitalisering

Beste Zaalberg,
Als informatiespecialisten hebben we al veel ervaring opgedaan met het digitaliseren van werkprocessen, zoals de WABO, alle APV-, Samenlevingsprocessen etc. Maar het beleid is nieuw voor ons. Zijn er voorbeelden/uitgangspunten hoe een beleidsdossierstructuur vorm gegeven kan worden, waarmee het hele Cluster Beleid kan gaan werken? Rekening houdend met het feit dat digitaal werken voor het Cluster nog in de kinderschoenen staat en rekening houdend met het bewaren en vernietigen?

Antwoord
In uw vraag geeft u aan dat al de nodige ervaring is opgedaan met het digitaliseren van diverse processen. In deze processen zult u ook gekeken hebben naar de stappen binnen het proces om het zaakdossier vorm te geven. Voor beleidsprocessen hoeft dat niet anders te zijn: op basis van welke stappen komt beleid tot stand en wat is de daarbij passende indeling? In het model-DSP zijn de volgende stappen opgenomen: initiatief – voorbereiding – formulering – besluitvorming.

In de inleiding op uw vraag geeft u aan dat het Cluster Beleid dezelfde indeling wil hanteren als op de G-schijf. Zij willen deze schijf ook behouden. Ons advies is altijd om de dossieropzet zo dicht mogelijk bij de beleving van de gebruiker te houden; als het Cluster een bepaalde opzet heeft en deze opzet is voor hen doelmatig en efficiënt, waarom zou je dit dan veranderen?

Ook geeft u aan dat de G-schijf omvangrijk is. U kunt overwegen om voor het beheer hiervan een hulpmiddel als de RMTool in te zetten. Aan de hand van deze tool kan de schijf worden geschoond, de mappenstructuur worden opgezet en beheerd.

Overigens gaat de nieuwe selectielijst ervan uit dat binnen werkprocessen geen selectie meer plaats hoeft te vinden. Dat zou de manier van dossiervormen kunnen vergemakkelijken, omdat u dan geen rekening hoeft te houden met te bewaren en te vernietigen stukken. Wij zijn hier geen voorstander van; wij vinden dat informatie die niet meer relevant is gewoon vernietigd moet worden. Hoe meer informatie er wordt bewaard, hoe hoger de kosten die hieraan verbonden zijn, nu en in de toekomst en hoe langer het duurt voordat u het bewuste document, waarnaar u op zoek bent, terug vindt.

 

Nieuwe selectielijst

Beste Zaalberg,
Wij zijn bezig een zaaksysteem in te richten. Vanuit de gemeentelijke selectielijst is het ons niet duidelijk hoe lang het proces van afgehandelde aangiften met betrekking tot akten van de burgerlijke stand bewaard moeten blijven. Bijvoorbeeld voor echtscheiding. Moeten alle documenten in het proces van aangifte 110 jaar bewaard blijven (selecttool 7.1.5)? Op basis van selecttool 7.1.21, zou je ook kunnen zeggen dat de documenten uit het proces maar 1,5 jaar bewaard hoeven te worden. De akte zelf, en de aantekening van echtscheiding daarop, hoe lang moet die dan bewaard worden? En hoe kun je dit makkelijk inrichten in een zaaksysteem? Moet je dan twee verschillende zaaktypen inrichten voor iets wat nu één proces is? Een voor de afhandeling van het proces, en een voor de akten? Daarnaast vraag ik mijzelf af wat er in de toelichting bij selecttool 7.1.5 bedoeld wordt met “Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd.” Gaat dit dan om vluchtelingen die in Nederland willen trouwen?


Antwoord
De resultaten zoals die in de selectielijst 2017 staan vermeld komen rechtstreeks uit bijlage 6 van de regeling BRP.

De bijlage zegt dat akten in ieder geval 110 jaar bewaard moeten worden. Bescheiden die gebruikt zijn om die akten op te stellen mogen na 1,5 jaar weg. Dat is procesmatig in  zaaksystemen lastig in te richten, omdat er eigenlijk hier gepraat wordt over een ‘opschoningstermijn’. De meeste zaaksystemen hebben geen geautomatiseerde functie om zaken automatisch te kunnen schonen. Hoe dit praktisch wordt aangepakt, is een vraag waar veel organisaties nog mee zitten.

Een manier om dit in dit specifieke geval aan te pakken, zou zijn om de akten, na afhandeling van de zaak, uit de zaak te halen en ergens anders op te slaan (dit wordt overigens vaak al door Burgerzaken zelf gedaan). Maar dit zou dan een handmatige actie moeten zijn. Het inrichten van 2 zaaktypen zien wij niet als een goede optie.

‘Niet reproduceerbaar uit een Nederlands register’ staat dus voor documenten die niet uit een Nederlands register komen. Het betreft meestal huwelijksakten uit het buitenland en geboorteaktes.

Voor vluchtelingen die in Nederland willen trouwen geldt dat ze documenten moeten aanleveren die niet uit een Nederlands register zijn te halen. Deze documenten vallen dan ook onder de termijn van 110 jaar.

NB: de selecttool is een hulpmiddel om de selectie van gemeentelijke archieven te vergemakkelijken en kan gratis gedownload worden

Beste Zaalberg,
Waarom zijn er onder de vlag van procestype geschillen behandelen bij bezwaar en beroep slechts twee resultaattypen mogelijk volgens de selectielijst; te weten: ‘afgehandeld’ of ‘afgebroken’. We missen hier concrete resultaten ‘gegrond’, ‘ongegrond’ ‘Gedeeltelijk gegrond’ ‘buiten behandeling’ ed. Of dient dat op een andere wijze te worden vastgelegd ? Als besluittype wellicht?

 

Antwoord
U dient dit op de volgende manier te interpreteren: Een geschil dat wordt afgewezen (of ongegrond wordt verklaard) valt onder 13.1, omdat het geen financiële consequenties heeft.

Een geschil dat wordt toegewezen (of gegrond) valt onder 13.1.1 (omdat het financiële consequenties heeft) of 13.1.3 als het invloed heeft op een te bewaren zaak.

Een geschil dat gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, is een toegewezen geschil en valt dus weer onder 13.1.1 (als het financiële consequenties) of 13.1.3 als het invloed heeft op een te bewaren zaak. Er wordt dus geen onderscheid gemaakt tussen ‘gegrond’ en ‘gedeeltelijk gegrond’. De uitkomst van beide zaken is namelijk dat een oorspronkelijk besluit moet worden aangepast.

Een geschil dat buiten behandeling wordt gelaten (of niet ontvankelijk) valt onder 13.1.4.

De resultaattermen gegrond en ongegrond, worden in de selectielijst bewust niet gebruikt. De selectielijst is niet bedoeld als voorschrift voor het inrichten van een DMS of zaaksysteem. Het is alleen bedoeld om naar te verwijzen, net zoals dat bij de oude selectielijst zo was. In een zaak zullen resultaattypen staan die als naam ‘Gegrond’, ‘Ongegrond’, etc. zullen hebben. Bij die resultaattypen hoort dan een verwijzing te staan naar het resultaat in de selectielijst. Met andere woorden: het resultaattype ‘Gegrond’ dient te verwijzen naar 13.1.1 en ‘Ongegrond’ naar 13.1. Er is in de selectielijst bewust gekozen voor ‘Afgehandeld’ om zo een generiek resultaat te maken voor alle soorten geschillen. Als alle mogelijke resultaattypen van de verschillende vormen van geschillen genoemd zouden moeten worden in de selectielijst, zou de selectielijst teveel (onnodige) resultaattypen krijgen. Het zou de selectielijst minder flexibel maken. Vandaar dat er is gekozen voor een zo generiek mogelijke oplossing.

Gebruikers horen dus de uitkomst van de zaak te zien aan de resultaattype van de zaak(type) en niet aan de verwijzing naar de selectielijst.

Beste Zaalberg,
Op dit moment staan er op de vernietigingslijst van de organisatie waar ik werk veel ingetrokken bouw/omgevingsvergunningen. In het verleden konden deze vernietigd worden, maar op de toelichting bij de categorie 3.6.2 van de selectielijst vond ik onderstaande tekst: ‘De ingetrokken bouwvergunningen dienen conform de Wet BAG bewaard te blijven. De VNG voert overleg met het ministerie van Infrastructuur en Milieu om te bepalen of dit ook eeuwige bewaring inhoudt. Tot het resultaat van dat overleg bekend is wordt geadviseerd ze niet te vernietigen.’.

Is bij u bekend wat de uitkomst is van dit overleg en wat is uw advies m.b.t. het vernietigen c.q. bewaren van ingetrokken bouw/omgevingsvergunningen?


Antwoord

Het is ons niet bekend wat de uitkomst van dit overleg is geweest. In de nieuwe selectielijst staan de ingetrokken bouw/omgevingsvergunningen nog steeds op blijvend te bewaren.

Het gaat hierbij om vergunningen die verleend zijn, maar op een later moment worden ingetrokken. Het gaat niet om aanvragen waarop geen beslissing is genomen omdat de aanvrager deze heeft ingetrokken. Deze kunnen wel vernietigd worden.

Wij zullen informeren bij de Archiefcommissie van de VNG en u laten weten wat het resultaat hiervan is.

Beste Zaalberg,
Wij zijn een gemeenschappelijke regeling en hebben binnen onze dienst 2 bewindvoerders die de WSNP (wet schuldsanering natuurlijke personen) uitvoeren. Nu staat er in de selectielijst dat bij de schuldregeling de termijn van vernietiging 5 jaar na beëindiging is.

De bewindvoerders vallen terug op de volgende regeling:

“3.17 Bewaartermijn (A) De organisatie neemt na de beëindiging van een Wsnp-dossier de wettelijke bewaartermijn van minimaal zeven jaar in acht conform artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en artikel 8 van de Douanewet voor zowel het papieren als het digitale dossier.”

Wat is leidend?


Antwoord
De door uw bewindvoerders aangehaalde bewaartermijn is afkomstig uit de (vervallen) Kwaliteitsnormen bewindvoerdersorganisaties WSNP II (geldend van 1-12-2013 t/m 31-12-2105).

De in de (actuele) selectielijst opgenomen bewaartermijn is gebaseerd op de bij de selectielijst behorende risicoanalyse.

In beginsel moet u uitgaan van de bewaartermijn uit de selectielijst. Uw gemeenschappelijke regeling heeft zich immers geconformeerd aan deze selectielijst. Daarbij is de selectielijst gebaseerd op in geldende wet- en regelgeving opgenomen bewaartermijnen en genoemde risicoanalyse. U kunt zo nodig, in overleg met uw bewindvoerders, afwijken van de bewaartermijn uit de selectielijst indien hier noodzaak toe is of goede redenen voor zijn. In dit geval zien wij deze noodzaak niet, omdat de aangehaalde bewaartermijn onderdeel is van een vervallen kwaliteitsnormering.

Beste Zaalberg,
In ons zaaksysteem hebben we het zaaktype Kwaliteitstoets zaakdossiers. Dit zaaktype gebruiken we voor het controleren van zaakdossiers.
Nu kan ik niet goed de bewaartermijn vinden in de nieuwe Selectielijst. Naar mijn idee valt het onder punt 19 secretariaat voeren en gegevens administreren/verwerken.

 

Antwoord
Wat u in dit zaaktype doet, is in de basis het evalueren van het zaakdossier. Aangezien dit een interne controle betreft, valt uw zaaktype onder resultaat 4.1.3 Interne controle zonder financiële gevolgen, V 5 jaar na afhandeling.

Beste Zaalberg,
Wat is de bewaartermijn van een verklaring van afstand van de Nederlandse (of een andere nationaliteit)? Wie heeft voor deze documenten de bewaarplicht?

Antwoord
In de geactualiseerde versie van de Selectielijst uit 2012 was hierover het volgende opgenomen bij cat. 3.7.3 ‘Nationaliteit’: Het Naturalisatiebesluit, zoals vermeld in de Selectielijst 2005 onder categorie 3.7.3, is komen te vervallen. Het bewaarniveau van dit besluit ligt bij het Rijk (de Immigratie- en Naturalisatiedienst IND) en niet bij de gemeente.

Bewaartermijn 12 jaar.

In de huidige selectielijst vindt u de bewaartermijn onder procestype 7, specifiek resultaattype 7.1.19, bewaartermijn 10 jaar.

Beste Zaalberg,
Hoe interpreteren jullie de bewaartermijn van verstrekkingen uit de reisdocumentenadministratie op grond van art. 73 van de paspoortuitvoeringsregeling?

Antwoord
Gegevens over reisdocumenten staan vermeld is het Basisregister Reisdocumenten dat beheerd wordt door het Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. Artikel 73 van de paspoortuitvoeringsregeling gaat over mensen aan wie inlichtingen verstrekt mogen worden. Er wordt niet gesproken over bewaartermijn (dit in tegenstelling tot gegevens uit de BRP).

Dit houdt in dat voor de selectielijst de verstrekking van gegevens uit het Basisregister Reisdocumenten valt onder de ‘normale’ verzoeken om informatie en daarmee valt onder resultaat 6.1.3 Informatieverzoeken, bewaartermijn 1 jaar na afhandeling.

Beste Zaalberg,
Wij zijn bezig om de huidige resultaattypen aan te passen aan de nieuwe resultaattypen van de Selectielijst 2017. Bij de omgevingsvergunning hebben ze nu het type “buiten behandeling”. Deze staat er niet meer bij. Is dit dan Afgebroken?
Verder is er onduidelijkheid over het type “afgebroken” en “ingetrokken”. Afgebroken is als de aanvrager bijvoorbeeld de  aanvraag intrekt en bij ingetrokken gaat het om het intrekken van de verleende vergunning. Dit wel wat verwarrend voor de gebruiker merken we. Klopt dit bovenstaande?

Antwoord
Buiten behandeling wordt beschouwd als een geweigerde vergunning. Die valt onder 11.2 (V 5 jaar). Afgebroken is inderdaad van toepassing op aanvragen die zijn ingetrokken.
Het resultaat ‘ingetrokken’ is van toepassing op verleende vergunningen die later worden ingetrokken. In dit geval dient u het resultaat te lezen als zijn ‘een ingetrokken toestemming’.

Beste Zaalberg,
Volgens selectielijst gaat het bij een dossiers verkoop grond, om een bewaardossier. Deze dossiers zijn blijvend te bewaren. Maar een aantal documenten komen voor vernietiging in aanmerking. In de selectielijst is niet terug te vinden hoe lang je die te vernietigen bescheiden moet bewaren. Kunt u mij hier antwoord op geven?

Antwoord
Op basis van de selectielijst 2017 is informatie aangaande overdracht van onroerend goed, schenkingsovereenkomst blijvend te bewaren.

In de toelichting op de selectielijst is opgenomen dat ‘concepten, dat willen zeggen, (al dan niet automatisch opgeslagen) versies van archiefbescheiden die verder geen rol of status hebben in het proces, hoeven niet bewaard te worden.’

In de Handreiking gebruik gemeentelijke selectielijst wordt de mogelijkheid genoemd te bewaren zaakdossiers op te schonen: ‘Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.’

U zult hiervoor dus zelf richtlijnen op moeten stellen. Wij adviseren hiervoor gebruik te maken van de voorgaande selectielijst en een bewaartermijn van 7 jaar te hanteren voor documenten die overbodig zijn voor de kennis van de zaak en/of rechten en plichten, bijvoorbeeld inzake gevoerde en afgeronde procedures.

VHIC is van plan te komen met algemene richtlijnen voor dit soort vragen. Wij denken aan een aanvulling op de Selecttool.

Beste Zaalberg,
Op onze afdeling vragen wij ons af waarom volgens de nieuwe selectielijst 2017, de bewaartermijn van de gemeentelijke klachtenafhandeling zo drastisch is verlengd. Van 1 jaar naar 5 jaar. Wat is hiervan de achtergrond? Ontgaat ons iets (in verband hiermee) ten aanzien van de overige wet- en regelgeving?

Antwoord
Vanuit de methodiek van de selectielijst is er voor processen waar geen wettelijk bewaartermijn voor is, maar een beperkte keuze in bewaartermijnen. De risicoanalyse bepaalt dat er in die gevallen alleen kan worden gekozen voor een bewaartermijn van 1, 5, 10, 20 of 50 jaar. Bij de bepaling van de bewaartermijn voor meldingen uit de openbare ruimte waar u hier op doelt, werd de termijn van 1 jaar als ontoereikend beoordeeld, omdat deze meldingen vaak worden gebruikt voor (management)rapportages, bijvoorbeeld om te kijken welke meldingen in een gebied vaak voorkomen. Daarom is gekozen voor de termijn van 5 jaar.

Beste Zaalberg,
In de selectielijst wordt vermeld dat de contracten van inhuur van tijdelijk personeel 10 jaar na beëindiging vernietigd moeten worden. In de vorige selectielijst werd ook benoemd dat contracten van tijdelijk personeel die met gevaarlijke stoffen in aanraking zijn geweest, net als vast personeel, pas 40 jaar na beëindiging vernietigd mogen worden. Mijn vraag is of die bewaartermijn in de nieuwe lijst is overgenomen.

Antwoord
19.1.13 gaat over ‘Gegevens over personeelslid dat in aanmerking komt met gevaarlijke stoffen’. Er wordt daarbij geen onderscheid tussen tijdelijke en vaste personeelsleden.

Dat betekent overigens niet dat het contract over het tijdelijk personeelslid 40 jaar bewaard hoeft te worden. Wat volgens bovenstaande resultaat bewaard moet worden, zijn gegevens over het contact dat het (tijdelijk) personeelslid heeft gehad met gevaarlijk stoffen. Als het contract al beschrijft dat het (tijdelijk) personeelslid in contact zal komen met gevaarlijke stoffen (bijvoorbeeld vanwege de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden), dan is dat wel aan te raden, maar niet verplicht.

Alleen de registratie van het contact met gevaarlijke stoffen is van belang.

Beste Zaalberg,
In de nieuwe gemeentelijke selectielijst 2017 staat bij procestype 11 Toestemming verlenen, onderdeel 11.1.6, o.a. de omgevingsvergunning genoemd. Bij de selectiegegevens staat als waardering: Bewaren. Betekent dit dat alle bij dit proces behorende stukken bewaard dienen te blijven? Voorheen was er een deel te bewaren stukken en een deel te vernietigen stukken bij dit proces.

Antwoord
We kunnen uw vraag heel kort beantwoorden: ja.
Een compleet antwoord op uw vraag vindt u in paragraaf 4.4 en verder in de Handreiking bij de selectielijst:
“Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.”

In de Handreiking vindt u ook richtlijnen voor opschoning en voor- en nadelen van toepassing van opschoning. U vindt de Handreiking o.a. op de website van de VNG.

Hoewel er geluiden opgaan in de toekomst helemaal geen selectie op vernietiging toe te passen, zijn wij hier geen voorstander van. Wij denken dat het, ook in de toekomst, verstandig is informatie die hiervoor in aanmerking komt en niet meer nodig is te selecteren op vernietiging. In geautomatiseerde systemen moet het mogelijk zijn om per document in een zaaktype aan te geven of het document nodig is voor bewijs of niet. Een blijvend te bewaren dossier dat nog dubbelen bevat, of versies die niet meer nodig zijn, dient naar onze mening geschoond te worden voordat het wordt opgenomen in het e-depot.

Beste Zaalberg,
De nieuwe selectielijst is voor ons niet duidelijk onder welke resultaat nu een eenvoudig inkoop – levering thuis hoort. Bij resultaat 16.1.1 staat: Inkoopovereenkomst zonder contract of garantiebepalingen en bij resultaat 28 is er Product of dienst aanvragen. Waar hoort nu een eenvoudige inkoop thuis waarvan er alleen een offerte en een opdracht is. Denk bijvoorbeeld aan het leveren van bomen of het eenmalig verwijderen van straatvuil.

Antwoord:
Indien een organisatie (of gemeente) een product inkoopt, zijn er twee opties: Er zit een doorlopend contract of een garantiebepaling aan het product, of het betreft het inkopen van ‘simpele’ opdrachten.
In het eerste geval valt dit proces onder het resultaat 16.1 (V 10 jaar na einde contract of garantie). In het tweede geval valt het proces onder resultaat 16.1.1 (V 7 jaar).
Hoofdproces 28 is de ‘gespiegeld’ versie van hoofdproces 5, waarbij een organisatie (gemeente) vraagt om een dienst of product zoals bedoeld in hoofdproces 5. De gemeente betaalt er dan niet voor.

Het leveren van bomen valt daarmee onder 16.1.1, tenzij er een garantie op die bomen is (wat meestal niet zo is). Het eenmalig verwijderen van straatvuil (uitgevoerd door een derde, in opdracht van de gemeente) valt onder 16.1.1 als dit de inkoop van een dienst is bij een derde. Indien dit niet als een inkoopproces gezien kan worden, maar als een verzoek aan een andere organisatie (de gemeente betaald er dus niet voor), dan valt het proces onder 28.1 (V 1 jaar na uitvoering van de dienst).

Beste Zaalberg,
Als je in 2017 een dossier uit 2015 wil archiveren wordt in mijn organisatie de regel gebruikt dat je de selectielijst hanteert die in 2015 gold. Volgens mij klopt die regel, maar ik heb ook weleens een andere visie gehoord: je archiveert nu (in 2017), dus je gebruik de regels/selectielijst van nu. Wat is nu correct?

Antwoord
U heeft gelijk: je hanteert de selectielijst die de betreffende periode geldig was. Een dossier, afgesloten in 2015, selecteer je aan de hand van de selectielijst die op dat moment geldend was. Voor uw organisatie is dat de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”.

Een selectielijst geldt voor documenten, opgemaakt of ontvangen vanaf een bepaalde datum, tot en met een bepaalde datum. In dit geval tot en met 31 december 2016.

Als een dossier een looptijd heeft die overlapt, het dossier is bijvoorbeeld aangemaakt in 2015 en loopt door tot in 2017, zal over het algemeen de nieuwe selectielijst worden gevolgd.

Beste Zaalberg,
Binnenkort gaan we voor onze eigen organisatie de zaaktypes inrichten aan de hand van de selectielijst 2017. Afgelopen jaar is voor het inrichten bij de Omgevingsdienst en het Sociaal Domein de (concept) Selectielijst 2016 gebruikt. Zijn er grote verschillen ( voornamelijk in de bewaartermijnen) tussen beide lijsten?

Antwoord
Er zitten enkele verschillen in de bewaartermijnen voor de processen in het Sociaal Domein en voor de Omgevingsdienst.

Bij Jeugdhulp (8.1.2) en WMO (8.1.1) wordt toegevoegd: ‘Vernietigen binnen drie maanden na ontvangst van een strekkend verzoek van de betrokkene, mits geen aanmerkelijk belang van een derde of wetgeving zich daartegen verzet.’ Dit is conform de wetsartikelen die op deze resultaten betrekking hebben.
De sanering van tanks gaat van 50 jaar naar permanent bewaren (nieuw resultaat bij 11.1.16).

Beste Zaalberg,
Op grond van de nieuwe selectielijst dienen agenda’s van bestuurders ook gearchiveerd te worden. Wij willen het bestuur voorstellen ook hun (volledige) mailboxen te laten archiveren (1x per kwartaal). Mijn vraag is of dit juridisch uit oogpunt van privacy mag.

Antwoord
De nieuwe selectielijst kent een bewaartermijn van zeven jaar toe aan de agenda’s van bestuurders. De agenda’s worden dus op termijn vernietigd.
De volledige archivering van de mailbox van bestuurders staat op gespannen voet met privacywetgeving. In zakelijke mailboxen is veelal ook persoonlijke e-mail te vinden, aan en van de bestuurder. Het gaat hierbij dus niet alleen om de privacy van de bestuurder. Bovendien is er een wijziging van artikel 13 van de Grondwet in behandeling, waarin e-mail en andere elektronische berichtgeving onder het briefgeheim vallen.
Voordat u over kunt gaan tot volledige archivering of opslag van de e-mailboxen van bestuurders raden wij u aan tenminste helder te formuleren waarom u hiertoe over wenst te gaan, op welke manier u de mailbox archiveert en hoe de toegang en vernietiging van de e-mail is geregeld. Wilt u e-mailboxen gaan archiveren, of bestuurlijke agenda’s, dan brengt VHIC hiervoor een tool op de markt, de KlasseerTool, waarmee e-mail (desgewenst bepaalde mappen uit de e-mailbox), maar ook agenda’s met bijlagen en aantekeningen, eenvoudig in XML kunnen worden gearchiveerd. Binnen deze tool kunnen keuzes worden gemaakt welke items worden gearchiveerd; de privé-afspraken kunnen bijvoorbeeld van archivering worden uitgesloten.

Beste Zaalberg,
Wat is de reden dat Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) nu 10 jaar bewaard moeten worden in tegenstelling tot de lijst 2012 (vernietigen na 1 jaar)?

Antwoord
Voor een VOG dient te worden betaald. Daarmee zit er een financiële component aan deze stukken, om die reden dienen ze langer bewaard te worden, zoals met alle financiële bescheiden. Overigens zal een VOG zelf niet worden bewaard. Dit is immers een uitdraai uit het systeem van de Burgerlijke Stand die wordt meegegeven aan de aanvrager. Het betreft hier alleen de aanvragen voor een VOG.

Beste Zaalberg,
Wij proberen de selectielijst 2017 zo goed mogelijk toe te passen op de cliëntendossiers van een gemeenschappelijke regeling met betrekking tot Sociale Zaken. Zij zijn recentelijk gefuseerd met een werkvoorzieningsschap, wat voor ons naast het toepassen van de selectielijst 2017, ook de vorming van nieuwe cliëntendossiers meebrengt, waarop wij zo goed mogelijk de selectielijst willen toepassen. Wij merken dat het toepassen van de selectielijst op papier een stuk bewerkelijker en lastiger is, dan wanneer wij reeds digitaal zouden zijn. De toekenning van een uitkering (cq bijzondere bijstand etc.) hoort onder Voorzieningen verstrekken.

Wij lopen tegen de volgende vragen aan: Wat doen we met beslaglegging? Hoe gaan we om met een verkorte aanvraag voor een uitkering of wanneer personen samen gaan wonen of uit elkaar gaan, maar nog wel een uitkering hebben? Hoe moeten wij de verschillende onderzoeken zien in verhouding tot de selectielijst en hoe de wijzigingen en herzieningen? Hebben jullie advies hoe wij een en ander kunnen aanpakken?

Antwoord
Het antwoord op deze vraag is beschreven in paragraaf 6.5 van de Handreiking gebruik Selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen 2017. Die is vrij te downloaden van de website van de VNG via deze link. Daarin staat ook een toelichting hoe om te gaan met papieren dossiers (paragraaf 4.3).

Beste Zaalberg,
Voor jaarlijkse verantwoordingen door buiten gemeentelijke instellingen ben ik op zoek naar een zaaktype die daar geschikt voor is. De SelectTool zegt b.v. bij 12.1.5 financieel en contractueel toezicht niets over een bepaald zaaktype. Ook in i-Navigator kan ik niets vinden dat hierop van toepassing is.

Antwoord
In de SelectTool zijn enkele bijlagen bijgevoegd. Eén daarvan is de concordans. Daar is de jaarlijkse verantwoording vertaald naar 12.1.5 indien er financiële consequenties zijn, zoals bijvoorbeeld de verantwoording van een jaarlijkse subsidie.

Daar wordt ook aangegeven dat als de jaarstukken alleen ter kennisname zijn verstuurd, het juiste resultaat in de selectielijst 19.2 (V 1 jr.) is.

Als uw vraag betrekking heeft op de zaaktypen uit het Model-DSP verwijs ik u naar processen B1097 ‘Voor kennisgeving aannemen’ en B1521 ‘Subsidie vaststelling’.

Beste Zaalberg,
Binnen onze organisatie zijn we bezig een was-wordt lijst op te stellen van de oude en nieuwe selectielijst gemeenten. dit vindt plaats in combinatie met een traject bij DIV om de dossiervorming beter in beeld te krijgen. In de handreiking is opgenomen dat het aanwijzen van een bedrijfsbrandweer onder het procestype status toekennen valt. Echter we kunnen niet goed achterhalen wat de categorie en bewaartermijn in de oude selectielijst waren. Kunnen jullie ons helpen om de juiste codering van voor 2017 te bepalen voor dossiers waarvoor de oude selectielijst nog van toepassing is?

Antwoord
Het aanwijzen van een bedrijfsbrandweer is in de oude selectielijst niet opgenomen. Bij het opstellen van de nieuwe selectielijst kwamen we dit proces tegen bij een reactie van een Veiligheidsregio op de ter inzagelegging van de conceptselectielijst in 2016. Daarom is deze als extra toelichting wel opgenomen in de handreiking.

Beste Zaalberg,
Mijn vraag heeft betrekking op de Gemeentelijke Selectielijst 2017, categorie 18.1.1. Hier staat namelijk vermeld dat het om betalen facturen gaat. Echter hebben wij dit ook staan bij aanvraag voor een invorderingsregeling belastingen. Dat heeft niks te maken met onroerend goed. Kan het daar ook niet onder vallen?

Antwoord
Ook de invorderingsregeling valt onder 18.1. Het resultaat van dit resultaat is immers 7 jaar als het resultaat ‘Betaald’ is. M.a.w. als de factuur is voldoen. Een betalingsregeling valt onder 6.1.1 verzoek met financiële consequenties: V 7 jaar na afhandeling (van de regeling).

Organisatieontwikkeling

Beste Zaalberg,
Onze organisatie gebruikt Kofax voor het scannen van documenten. Ook e-mails worden via Kofax in het zaaksysteem gezet, omdat ze dan meteen ge-ocr’t worden. De instelling van de Kofax is zodanig dat van e-mails met bijlagen één pdf-document gemaakt wordt. Mijn vraag luidt in hoeverre is dit strijdig met het principe van authenticiteit? Het document dat je in je archief plaatst is niet hetzelfde als het document dat door de maker gecreëerd en ingediend is.

Antwoord
Vandaag de dag zijn veel documenten die in het archief worden opgenomen niet meer gelijk aan het document dat is gecreëerd. Voor papieren documenten passen we vervanging toe, waarbij het gescande document de plaats inneemt van het origineel. We doen dit op basis van een handboek en zodanig dat we aan de (archiefwettelijke) eisen voldoen. Ook als we (nog) papieren documenten opnemen in het archief, zijn deze niet meer gelijk aan het digitaal origineel.

Een document is authentiek als het is wat het beweert te zijn. We moeten er, conform art. 17 van de Archiefregeling, voor zorgen dat “van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces”. Waarschijnlijk zal het pdf-document dat ontstaat bij uw manier van werken er zo uitzien dat zichtbaar is dat het gaat om een e-mail met bijlagen. De oorspronkelijke inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn vast te stellen.

Verder moeten de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kunnen worden vastgesteld. Dit betekent dat u moet vastleggen op welke manier u met e-mails omgaat. In uw vraag geeft u dit in grote lijnen aan. Dit kunt u nader beschrijven en vastleggen in uw Handboek of kwaliteitssysteem.

RecordsManagementTool

Beste Zaalberg,
Ik wil graag ToPX als eigen metadatamodel toevoegen aan de RecordsManagementTool. Is dit mogelijk en hoe kan ik dit het beste realiseren?

Antwoord
In de tool kun je zelf je metadatamodel vastleggen.
Dat doe je onder Tool -> Configuratie -> Metadata mappen -> Metadatamodel. Hier leg je vast welke categorieën (tabbladen), groepen en velden je wenst. Van de velden kun je meerdere eigenschappen vastleggen (verplicht of niet, herhalend of niet, overerfbaar of niet, enz.)

Vervolgens leg je vast:
1. Voor welke mappenstructuren/locaties je metadata wil (laten) registreren
2. Waar deze metadata worden opgeslagen (in welk bestand)

Dat doe je in Tool -> Configuratie -> Metadata mappen -> Metadatabestanden. Dat kunnen er meerdere zijn, maar als je je het gemakkelijk wilt houden dan kies je een hoog niveau.

Selectie en vernietiging

Beste Zaalberg,
De gemeente vraagt soms als rechtspersoon een vergunning aan bij zichzelf als bevoegde overheidsinstantie. Dit betreft meestal WABO-vergunningen. Dit kunnen enerzijds te vernietigen WABO-vergunningen voor het kappen van een boom zijn of te bewaren WABO-vergunningen voor het bouwen/slopen/verbouwen/restaureren van een gemeentelijk pand zijn (evt. i.c.m. met een kapvergunning). In al deze gevallen is de gemeente zowel verlener als ontvanger van de vergunning.

Omdat het hier feitelijk twee verschillende processen betreft, vergunning/ontheffing verlenen en vergunning/ontheffing van een derde aanvragen of het uitvoeren van een project zouden er strikt genomen twee aparte zaken/dossiers moeten worden aangemaakt.

Na intern overleg is binnen de onze organisatie het standpunt ingenomen dat het aanmaken van twee zaken niet nodig is omdat dit zou leiden tot dubbele registratie van dezelfde documenten, omdat de dossiers elkaars spiegelbeeld zouden zijn. Bovendien is doordat er al een dossier aanwezig is de zaak toch te reconstrueren.

In een samenwerkende gemeente, waar onze organisatie de werkwijzen zo veel mogelijk mee wil afstemmen, heerst daarentegen de opvatting dat er, omdat er sprake is van twee processen, ook twee dossiers moeten worden aangemaakt.

Naar aanleiding van bovenstaande kwestie heb ik de volgende vragen:

  •  Is het inderdaad noodzakelijk om twee verschillende zaken aan te maken of hoeft dat niet als dezelfde informatie dubbel geregistreerd wordt.
  •  Zo ja is er dan nog een onderscheid tussen te bewaren en te vernietigen zaken?

Antwoord
Wij zijn voorstander van de manier van werken van de naburige gemeente: er is sprake van twee afzonderlijke processen, waarbij de afhandeling door verschillende proceseigenaren plaats zal vinden. Er zijn twee afzonderlijke informatiestromen, met afzonderlijke documenten. Een verleende vergunning is een ander document dan een verkregen vergunning. De context is niet dezelfde.

Beste Zaalberg,
Onze archiefinspecteur schrijft over vernietigingslijst 2018 die ik hem heb toegezonden: “Er zitten nogal  wat stukken tussen over kabels leidingen. Bijvoorbeeld vanaf Z 04137. Ik adviseer in dat kader de stukken waaruit de ligging van die kabels blijkt te bewaren. Ook als een derde partij het beheer op die kabels en leidingen voert. Een gemeente is tenslotte zelf verantwoordelijk voor de kabels en leidingen die door haar grondgebied  lopen.” Onze coördinator Civiel techniek en Gebouwenbeheer heeft steeds gezegd dat de gemeente niet de archiefvormende instantie is gezien KLIC
. Wat is uw oordeel?

Antwoord
Terecht geeft de archiefinspecteur aan dat de gemeente verantwoordelijk is voor de afgifte van vergunningen (toestemmingen) voor het leggen van kabels en leidingen in gemeentelijke grond (en water). De gemeente is de archiefvormende instantie. Het vergunningproces verloopt geautomatiseerd, via MOOR. Dit brengt o.a. met zich mee dat de vergunning/toestemming er veelal anders uitziet dan een ‘echte’ vergunning, zoals we dit gewend waren.

De gegevens over de ligging van de kabels en leidingen worden gedeeld met het Kadaster: Kabel- en leidingbeheerders moeten al hun (ondergrondse) kabels en leidingen binnen vastgestelde nauwkeurigheid digitaal beschikbaar hebben en aanbieden als het Kadaster daarom vraagt.

De vergunningen worden in de selectielijst gewaardeerd als vernietigbaar: 1 jaar na vervallen. In de praktijk is het lastig vast te stellen wanneer de vergunningen zijn vervallen en/of nog in de grond aanwezig zijn. Dit laatste geldt met name voor oudere kabels en leidingen. Daarom kiezen veel gemeenten voor blijvende bewaring of een langere bewaartermijn.

Beste Zaalberg,

De bewaartermijn voor het opleggen van een disciplinaire maatregel aan een personeelslid is 10 jaar. Als een personeelslid in een bezwaarprocedure, bewaartermijn 5 jaar, gelijk krijgt dat het opleggen van de disciplinaire maatregel niet terecht is geweest, betekent dit dan dat de bewaartermijn voor het opleggen van de disciplinaire maatregel terug kan worden gebracht naar 5 jaar?

Antwoord
Het opleggen van de disciplinaire maatregel en het behandelen van een bezwaar hierop zijn twee afzonderlijke zaken, met verschillende bewaartermijnen. Het lijkt ons niet onredelijk om de informatie over de maatregel gelijktijdig te vernietigen met de bezwaarprocedure. Wij vinden de bewaartermijn van 10 jaar voor deze informatie lang en we komen ook andere bewaartermijnen tegen. Op de website van de autoriteit persoonsgegevens vinden we bijvoorbeeld “Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet uw werkgever ze direct verwijderen.

Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden

Beste Zaalberg,
Hoe ga ik om met de volgende bewaartermijn:  Verlenging van graven en wijzigen van grafrechten(kinderen nemen graf over)? Ik loop vast bij het resultaat in een zaaktypesjabloon. Moet ik deze zien als een nieuwe grafuitgifte?

Antwoord
Als zaaktypen zijn het uiteraard aparte werkprocessen. Zo is het ook in het Model-DSP opgenomen. Voor de bewaartermijnen voor beide zaaktypen geldt dat de bewaartermijn 1 jaar na vervallen van de toestemming (het recht) is. De Selectielijst interpreteert de uitkomst als een nieuwe toestemming en verwijst naar resultaat 11.1.2.

Beste Zaalberg,
Ik zou gaarne een nadere uitleg hebben ten aanzien van de interpretatie van het begrip vernietiging. Wij hebben fysieke documenten in dozen in een archiefdepot, waarvan het moeilijk is om documenten van specifieke personen te vinden en te verwijderen. Ditzelfde geldt voor microrolfilms en WORM opslagmedia al dan niet voorzien van een index. Is het verwijderen van indexgegevens die verwijzen naar de documenten voldoende in deze? Waar kan ik hier nadere informatie over vinden?

Antwoord
Vernietiging is het proces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden. Vernietiging van archiefbescheiden houdt in dat informatiedragers een zodanige bewerking ondergaan, dat de informatie hierop niet meer te lezen of te herleiden is. Een informatiedrager kan een papieren stuk zijn, maar bijvoorbeeld ook een computerschijf of CD-ROM.

Enkel het verwijderen van index gegevens zal niet voldoende zijn.

Beste Zaalberg,
Onze organisatie is bezig met een handboek vervanging. Er zijn documenten die op basis van eigenschappen van het document niet vernietigd mogen worden na digitalisering (in het kader van het besluit vervanging). Dit betreft onder andere brondocumenten van burgerzaken. Nu is mijn vraag: op basis van welke wettekst is dit geregeld en om welke brondocumenten gaat het?

Antwoord
Graag verwijzen wij u naar de “Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0”, opgesteld vanuit het programma Archief2020. U vindt de Handreiking op de website van archief2020. In paragraaf 2.2.9 en bijlage 11 worden alle bekende uitzonderingen op vervanging en daarover bestaande misverstanden en inzichten behandeld.

Beste Zaalberg,
Als organisatie ontvangen wij stukken met betrekking tot aandeelhoudersvergaderingen en vergaderstukken van gemeenschappelijke regelingen. Wij zijn zelf geen archiefvormende instantie, intern wordt er wel richting de college over geadviseerd. Moeten we hier een bewaartermijn van 1 jaar aanhouden of valt dit onder bestuurlijk overleg met een bewaartermijn van 10 jaar?

Antwoord
U kunt hiervoor een bewaartermijn aanhouden van 1 jaar. Het gaat hier om overleg of een vergadering van een derde, georganiseerd door een derde (19.1.12). Bestuurlijk overleg met een bewaartermijn van 10 jaar is bijvoorbeeld overleg van burgemeester of wethouder met sportverenigingen of bedrijven.

Beste Zaalberg,
Wij hebben te maken met een fusie. Bij een fusie worden de archieven van de fuserende organisaties in principe afgesloten en wordt er een nieuw archief opgezet voor de ontstane nieuwe organisatie. Lopende zaken worden overgedragen. Wij lopen echter tegen het punt aan hoe dit op te pakken op het gebied van klantdossiers (van uitkeringsgerechtigden). Er zal voor iedere cliënt een nieuw dossier gemaakt worden, met een basis bestaande uit kopieën uit voormalige klantdossiers. Mogen de dossiers van klanten, van de oude organisatie, vervolgens op vernietiging weggezet worden, of moeten deze bewaard blijven zolang als dat men uitkering krijgt. En mag deze pas op vernietiging weggezet worden, zodra de uitkering e.d. beëindigd is?

Antwoord

U heeft het bij het rechte eind dat de archieven van de fuserende organisaties in principe afgesloten en wordt er een nieuw archief opgezet voor de ontstane nieuwe organisatie. Lopende zaken gaan mee naar de nieuwe organisatie. Dit betreft dus ook de lopende zaken van de cliënten van sociale zaken. Afgeronde zaken van deze cliënten blijven achter bij de oude organisatie en moeten op vernietiging worden afgesteld.

Vaak komt het voor dat in cliëntdossiers alle zaken, lopend en afgesloten, van een cliënt worden verzameld. In een papieren situatie leidend tot (over)volle mappen, waarin niet of zeer beperkt wordt geschoond. Nu, bij de fusie, heeft de nieuwe organisatie de kans om met een schone lei te beginnen en de dossiervorming zodanig vorm te geven dat alleen de lopende zaken in het dossier zijn opgenomen. Afgesloten zaken kunnen (moeten) daadwerkelijk worden afgesloten en op vernietiging afgesteld. U mag hier niet mee wachten totdat alle zaken zijn afgesloten.

Als er nog niet digitaal wordt gewerkt, is het ook een goed moment om de dossiers te digitaliseren en over te stappen op digitale dossiervorming. Met een vervangingsbesluit kunt u tevens voorkomen dat nieuwe papieren dossiers (kostbare) ruimte innemen en beheerd moeten worden.

Beste Zaalberg,
Vallen rekeningafschriften e.d. van de gemeente bij de BNG die online geraadpleegd kunnen worden onder de Archiefwet of geldt hiervoor alleen de fiscale bewaarplicht?

Antwoord
Uw vraag valt in twee delen uiteen: zijn de online beschikbaar gestelde rekeningafschriften van de gemeente bij de bank archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995? Geldt voor deze afschriften alleen de fiscale bewaarplicht?

Om met uw eerste vraag te beginnen. Archiefbescheiden zijn bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. De rekeningafschriften kunnen worden beschouwd als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. In tegenstelling tot het verleden worden geen fysieke afschriften meer ontvangen van deze afschriften. De bank stelt de ‘afschriften’ online beschikbaar. Ze behoren bij de bankrekening van de gemeente en vervullen een rol in het financieel beheer van de gemeente. Voor het selecteren van deze afschriften, het online inzicht in bij- en afschrijvingen op de rekening van de gemeente, is de gemeentelijke selectielijst van toepassing.

De bewaartermijnen in de gemeentelijke selectielijst zijn o.a. gebaseerd op geldende wet- en regelgeving. In dit geval ook op fiscale wet- en regelgeving. Op welke wetgeving de bewaartermijnen zijn gebaseerd kunt u ook terugvinden in de selectielijst.
In de actuele selectielijst vindt u dit terug onder procestype 19.1.1, bewaartermijn 7 jaar.

Zaakgericht werken

Beste Zaalberg,
De gemeente waarvoor ik werk, is voornemens om bij de (her)inrichting van het zaaksysteem het aantal documenttypen terug te brengen naar drie (inkomend, uitgaand, intern). Men zegt daarmee te voldoen aan de TMLO, die het gebruik van documenttypes voorschrijft. Uiteraard voldoet men volgens mij dan sowieso niet aan de daarin geadviseerde NEN2084.

Ik begrijp dat deze inrichting voor veel beheer- en keuzegemak gaat zorgen, maar tegelijkertijd bekruipt mij het gevoel dat men zich hiermee ontzettend in de vingers snijdt. Alles staat of valt dan namelijk met de adequate omschrijving van de medewerker. Ook archief/IM ziet weinig bezwaren Hoe denkt u over het spanningsveld tussen teveel vs te weinig documenttypen?


Antwoord

Inkomend, uitgaand en intern dekt alle documenttypen af. Dus er is geen sprake van te weinig documenttypen. Het toepassen van specifieke documenttypen zorgt er voor dat je minder registratiekenmerken hoeft in te vullen. Ook heeft het voordeel als je gebruik maakt van documentsjablonen. Hoe meer specifieke documenttypen, hoe meer je gebruik kunt maken van specifieke documentsjablonen. Verder kun je met specifiekere documenttypen ook beter gebruik maken van de inrichtingsmogelijkheden van een zaaksysteem o.a. met business rules.

De meeste organisaties maken gebruik van een beperkte set documenttypen om de initiële inrichting van een zaaksysteem voor elkaar te krijgen. Een zogenaamde basisset van documenttypen (8-15 stuks) waarmee de meeste documenten geregistreerd kunnen worden. Denk aan agenda/memo/standaard brief/e-mail/college-, raads-, directievoorstel/verslag/notulen/etc en uiteraard ook inkomend, uitgaand, intern, om de rest van de documenten te kunnen registreren.

Daarna gaat men verder specificeren op documenttypen. Dit is mede afhankelijk van de wensen uit de organisatie. Waar je uiteindelijk naar toe wilt is dat je bij elk zaaktype genoeg documenttypen hebt zodat je 95% van alle documenten specifiek kunt registreren. Voor de overige 5% maak je dan gebruik van de categorieën inkomend, uitgaand, intern.

Je hebt ook te maken met het spanningsveld tussen DIV/Functioneel beheer en de eindgebruiker. De eindgebruiker heeft meer behoefte aan diversiteit in documenttypen dan DIV/Functioneel beheer.

Beste Zaalberg,
We lopen aan tegen de vraag of hertoetsen/renteherzieningen van een Starterslening bij de oorspronkelijke zaak van het zaaktype ‘aanvraag starterslening’ van I-navigator hoort, of bij een ander zaaktype en nieuwe zaak (welke dan, voor kennisgeving aannemen en dan 7 jaar bewaren is korter dan de aanvraag lening bewaard wordt)?

Antwoord
Het zaakgericht werken houdt in dat als de starterslening is verstrekt, de zaak afgehandeld is. Bij de naam in de i-Navigator staat dat het gaat om “Het behandelen van een aanvraag voor een starterslening”. Na toekenning (of afwijzing) dient de zaak gesloten te worden. Wat daarna volgt zijn de overzichten die Svn (Stimuleringsfonds Volkshuisvesting) met enige regelmaat naar de gemeente stuurt. De gemeente is namelijk verantwoordelijk voor de starterslening, de Svn regelt het alleen maar: het is het geld van de gemeente.

Deze overzichten zijn dan te plaatsen onder het zaaktype Uitzettingen toezicht. Aangezien dit jaarlijks gebeurt, kan elk voor overzicht dat ontvangen wordt van de Svn, een zaak gestart worden. Bij een looptijd van 30 jaar zullen er dan ook 30 toezicht-zaken zijn (per starterslening).

Beste Zaalberg,
Mijn gemeente maakt gebruik van het (regionale)informatiesysteem Carel voor het beheren van documenten over leerplicht en leerlingenvervoer. Wij vragen ons af of de documenten in dat systeem ook in het eigen DMS/RMS moeten worden opgeslagen en gearchiveerd. Is er iets over bekend of er een DVO is tussen een gemeente en degene die de voorziening levert en in hoeverre is daarin het archiveringsaspect voldoende opgenomen?

Antwoord
CAReL is de Centrale Administratie voor RMC en Leerplicht. CAReL heeft ook een module voor Leerlingenvervoer. In het systeem worden gegevens van leerlingen vastgelegd en de scholen die zij bezoeken. Ook kunnen rapportages worden gemaakt. Of er een DVO is tussen uw gemeente en de leverancier weten wij natuurlijk niet. De informatie die wordt vastgelegd en gecreëerd zal moeten worden beheerd. Het betreft immers informatie, behorend bij werkprocessen die door de gemeente worden uitgevoerd of waarvoor de gemeente verantwoordelijk is.

Of de documenten (ook) in het DMS moeten worden opgeslagen en gearchiveerd hangt af van de mogelijkheden die CAReL biedt. Als er bijvoorbeeld documenten worden gegenereerd die voorzien worden van een natte handtekening en in definitieve (gescande) vorm niet in CAReL kunnen worden opgenomen, dan zult u deze documenten op een andere manier moeten opslaan en beheren.

Indien alle relevante informatie en documenten op afdoende wijze in CARel opgenomen en beheerd kunnen worden, inclusief tijdige verwijdering en vernietiging, is er geen reden deze zelfde documenten ook op te nemen in het DMS. Dit zorgt immers alleen voor dubbele opslag en dubbel beheer. U zult dus na moeten gaan welke werkprocessen met behulp van CAReL worden uitgevoerd, welke informatie en documenten hierbij een rol spelen en of deze op juiste wijze beheerd kunnen worden.

Om dit te achterhalen adviseren wij u contact op te nemen met de betreffende afdeling. Vervolgens kunt u beoordelen of de wijze van opslag en beheer voldoet aan de eisen die hieraan gesteld moeten worden en , zo nodig, maatregelen nemen om dit in overeenstemming te brengen.

Beste Zaalberg,
Ons zaaksysteem Inproces is ons digitaal archief. Inproces is inmiddels gekoppeld aan een aantal backoffice applicaties. Hierin worden documenten gecreëerd, die vervolgens in het zaaksysteem opgeslagen worden. In de backoffice systemen wordt ook metadata opgeslagen. Wat moet er met deze metadata gebeuren als het document/de zaak in het digitale archief al vernietigd is? Moet de backoffice ook opgeschoond worden?

Antwoord
Ja, de plicht tot vernietiging geldt voor alle informatie, ongeacht de locatie van deze informatie.

Beste Zaalberg,
Welke zaaktype kan gebruikt worden voor correspondentie over/met een theaterinstelling inzake het bestuur/subsidiëring en eventuele privatisering? Het is geen gemeentelijk theater. De rechtspersoon is opgericht door de gemeente, plaatselijke muziekvereniging en woningstichting.

Antwoord
Hier zijn verschillende zaaktypen van toepassing. Voor de subsidiëring zal vermoedelijk het zaaktype ‘exploitatiesubsidie’ het meest van toepassing zijn. Voor de eventuele privatisering kunnen de zaaktypen ‘het beheren van een samenwerkingsovereenkomst’ of ‘het opstellen van beleid’ in aanmerking komen.

Het is belangrijk om vast te stellen wat en waarom iets gebeurt. Bijvoorbeeld: waarom is er correspondentie inzake het bestuur? Wat gaat de gemeente hiermee doen? Op basis van deze vragen kunt u het juiste zaaktype vervolgens bepalen. Alle relevante zaaktypen hebben te maken met het theater. Er is geen overkoepelend zaaktype waaronder alle genoemde correspondentie opgenomen kan worden. Dit is een gevolg van het zaakgericht werken. In het verleden konden deze stukken bij elkaar worden ondergebracht in een dossier op basisarchiefcode -1.854.11 waarbij de onderdelen onder verschillende tabstroken konden worden geordend.

Beste Zaalberg,
Wanneer is de zaak voor een gastouder gesloten: op het moment dat de vergunning verleend wordt (en als er een wijziging komt is dat een nieuwe zaak) of op het moment dat de gastouder er mee stopt?

Antwoord
Wij gaan ervan uit dat u doelt op de inschrijving van een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP). De gastouder vangt kinderen in een gezinssituatie op en doet dit door tussenkomst van een geregistreerd gastouderbureau. Een nieuwe gastouder dient zich te melden bij de gemeente. De gemeente onderzoekt in samenwerking met de GGD of de gastouder aan de gestelde eisen voldoet. Wanneer dit het geval is, schrijft de gemeente de gastouder bij in het Landelijk Register. De gastouder vormt naast het kinderdagverblijf, de buitenschoolse opvang en het gastouderbureau één van de kinderopvangvoorzieningen die in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LKKP) worden geregistreerd.

In het model-DSP worden verschillende zaaktypen benoemd:

  • beoordelen van de inschrijving van een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP).
  • beoordelen van een mutatie met betrekking tot een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP) De inschrijving en wijziging zijn verschillende zaken. Als de gastouder besluit te stoppen is ook sprake van een mutatie. De afzonderlijke zaken zijn (vanzelfsprekend) wel aan elkaar gerelateerd.

In de praktijk zien we dat de proceseigenaren een voorkeur kunnen hebben voor een manier van werken waarbij de zaken niet afzonderlijk worden benoemd en de wijzigingen in een (verzamel)dossier worden opgenomen dat wordt afgesloten als de gastouder stopt. Het is goed hier vooraf duidelijke afspraken over te maken.