Digitale adviseur

Loopt u vast, of heeft u een vraag die te groot is om zelf op te lossen en te klein om een consultant in te schakelen? Stel dan uw vraag aan Zaalberg, onze digitale adviseur.

Zaalberg is uw toegang tot een netwerk met kennis over allerlei onderwerpen: van informatieveiligheid tot bewaartermijn, van de implementatie en gevolgen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) tot het toepassen van metadatamodellen.

De kennis van een adviseur, maar dan online

Maak kennis met Zaalberg

Meest recente vragen

Beste Zaalberg,
We lopen aan tegen de vraag of hertoetsen/renteherzieningen van een Starterslening bij de oorspronkelijke zaak van het zaaktype ‘aanvraag starterslening’ van I-navigator hoort, of bij een ander zaaktype en nieuwe zaak (welke dan, voor kennisgeving aannemen en dan 7 jaar bewaren is korter dan de aanvraag lening bewaard wordt)?

Antwoord
Het zaakgericht werken houdt in dat als de starterslening is verstrekt, de zaak afgehandeld is. Bij de naam in de i-Navigator staat dat het gaat om “Het behandelen van een aanvraag voor een starterslening”. Na toekenning (of afwijzing) dient de zaak gesloten te worden. Wat daarna volgt zijn de overzichten die Svn (Stimuleringsfonds Volkshuisvesting) met enige regelmaat naar de gemeente stuurt. De gemeente is namelijk verantwoordelijk voor de starterslening, de Svn regelt het alleen maar: het is het geld van de gemeente.

Deze overzichten zijn dan te plaatsen onder het zaaktype Uitzettingen toezicht. Aangezien dit jaarlijks gebeurt, kan elk voor overzicht dat ontvangen wordt van de Svn, een zaak gestart worden. Bij een looptijd van 30 jaar zullen er dan ook 30 toezicht-zaken zijn (per starterslening).

Beste Zaalberg,
Mijn gemeente maakt gebruik van het (regionale)informatiesysteem Carel voor het beheren van documenten over leerplicht en leerlingenvervoer. Wij vragen ons af of de documenten in dat systeem ook in het eigen DMS/RMS moeten worden opgeslagen en gearchiveerd. Is er iets over bekend of er een DVO is tussen een gemeente en degene die de voorziening levert en in hoeverre is daarin het archiveringsaspect voldoende opgenomen?

Antwoord
CAReL is de Centrale Administratie voor RMC en Leerplicht. CAReL heeft ook een module voor Leerlingenvervoer. In het systeem worden gegevens van leerlingen vastgelegd en de scholen die zij bezoeken. Ook kunnen rapportages worden gemaakt. Of er een DVO is tussen uw gemeente en de leverancier weten wij natuurlijk niet. De informatie die wordt vastgelegd en gecreëerd zal moeten worden beheerd. Het betreft immers informatie, behorend bij werkprocessen die door de gemeente worden uitgevoerd of waarvoor de gemeente verantwoordelijk is.

Of de documenten (ook) in het DMS moeten worden opgeslagen en gearchiveerd hangt af van de mogelijkheden die CAReL biedt. Als er bijvoorbeeld documenten worden gegenereerd die voorzien worden van een natte handtekening en in definitieve (gescande) vorm niet in CAReL kunnen worden opgenomen, dan zult u deze documenten op een andere manier moeten opslaan en beheren.

Indien alle relevante informatie en documenten op afdoende wijze in CARel opgenomen en beheerd kunnen worden, inclusief tijdige verwijdering en vernietiging, is er geen reden deze zelfde documenten ook op te nemen in het DMS. Dit zorgt immers alleen voor dubbele opslag en dubbel beheer. U zult dus na moeten gaan welke werkprocessen met behulp van CAReL worden uitgevoerd, welke informatie en documenten hierbij een rol spelen en of deze op juiste wijze beheerd kunnen worden.

Om dit te achterhalen adviseren wij u contact op te nemen met de betreffende afdeling. Vervolgens kunt u beoordelen of de wijze van opslag en beheer voldoet aan de eisen die hieraan gesteld moeten worden en , zo nodig, maatregelen nemen om dit in overeenstemming te brengen.

Beste Zaalberg,
Onze archiefinspecteur schrijft over vernietigingslijst 2018 die ik hem heb toegezonden: “Er zitten nogal  wat stukken tussen over kabels leidingen. Bijvoorbeeld vanaf Z 04137. Ik adviseer in dat kader de stukken waaruit de ligging van die kabels blijkt te bewaren. Ook als een derde partij het beheer op die kabels en leidingen voert. Een gemeente is tenslotte zelf verantwoordelijk voor de kabels en leidingen die door haar grondgebied  lopen.” Onze coördinator Civiel techniek en Gebouwenbeheer heeft steeds gezegd dat de gemeente niet de archiefvormende instantie is gezien KLIC
. Wat is uw oordeel?

Antwoord
Terecht geeft de archiefinspecteur aan dat de gemeente verantwoordelijk is voor de afgifte van vergunningen (toestemmingen) voor het leggen van kabels en leidingen in gemeentelijke grond (en water). De gemeente is de archiefvormende instantie. Het vergunningproces verloopt geautomatiseerd, via MOOR. Dit brengt o.a. met zich mee dat de vergunning/toestemming er veelal anders uitziet dan een ‘echte’ vergunning, zoals we dit gewend waren.

De gegevens over de ligging van de kabels en leidingen worden gedeeld met het Kadaster: Kabel- en leidingbeheerders moeten al hun (ondergrondse) kabels en leidingen binnen vastgestelde nauwkeurigheid digitaal beschikbaar hebben en aanbieden als het Kadaster daarom vraagt.

De vergunningen worden in de selectielijst gewaardeerd als vernietigbaar: 1 jaar na vervallen. In de praktijk is het lastig vast te stellen wanneer de vergunningen zijn vervallen en/of nog in de grond aanwezig zijn. Dit laatste geldt met name voor oudere kabels en leidingen. Daarom kiezen veel gemeenten voor blijvende bewaring of een langere bewaartermijn.

Beste Zaalberg,
Wat is de bewaartermijn van een verklaring van afstand van de Nederlandse (of een andere nationaliteit)? Wie heeft voor deze documenten de bewaarplicht?

Antwoord
In de geactualiseerde versie van de Selectielijst uit 2012 was hierover het volgende opgenomen bij cat. 3.7.3 ‘Nationaliteit’: Het Naturalisatiebesluit, zoals vermeld in de Selectielijst 2005 onder categorie 3.7.3, is komen te vervallen. Het bewaarniveau van dit besluit ligt bij het Rijk (de Immigratie- en Naturalisatiedienst IND) en niet bij de gemeente.

Bewaartermijn 12 jaar.

In de huidige selectielijst vindt u de bewaartermijn onder procestype 7, specifiek resultaattype 7.1.19, bewaartermijn 10 jaar.

Beste Zaalberg,
Hoe interpreteren jullie de bewaartermijn van verstrekkingen uit de reisdocumentenadministratie op grond van art. 73 van de paspoortuitvoeringsregeling?

Antwoord
Gegevens over reisdocumenten staan vermeld is het Basisregister Reisdocumenten dat beheerd wordt door het Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. Artikel 73 van de paspoortuitvoeringsregeling gaat over mensen aan wie inlichtingen verstrekt mogen worden. Er wordt niet gesproken over bewaartermijn (dit in tegenstelling tot gegevens uit de BRP).

Dit houdt in dat voor de selectielijst de verstrekking van gegevens uit het Basisregister Reisdocumenten valt onder de ‘normale’ verzoeken om informatie en daarmee valt onder resultaat 6.1.3 Informatieverzoeken, bewaartermijn 1 jaar na afhandeling.

Beste Zaalberg,
Wij zijn bezig om de huidige resultaattypen aan te passen aan de nieuwe resultaattypen van de Selectielijst 2017. Bij de omgevingsvergunning hebben ze nu het type “buiten behandeling”. Deze staat er niet meer bij. Is dit dan Afgebroken?
Verder is er onduidelijkheid over het type “afgebroken” en “ingetrokken”. Afgebroken is als de aanvrager bijvoorbeeld de  aanvraag intrekt en bij ingetrokken gaat het om het intrekken van de verleende vergunning. Dit wel wat verwarrend voor de gebruiker merken we. Klopt dit bovenstaande?

Antwoord
Buiten behandeling wordt beschouwd als een geweigerde vergunning. Die valt onder 11.2 (V 5 jaar). Afgebroken is inderdaad van toepassing op aanvragen die zijn ingetrokken.
Het resultaat ‘ingetrokken’ is van toepassing op verleende vergunningen die later worden ingetrokken. In dit geval dient u het resultaat te lezen als zijn ‘een ingetrokken toestemming’.

Beste Zaalberg,

De bewaartermijn voor het opleggen van een disciplinaire maatregel aan een personeelslid is 10 jaar. Als een personeelslid in een bezwaarprocedure, bewaartermijn 5 jaar, gelijk krijgt dat het opleggen van de disciplinaire maatregel niet terecht is geweest, betekent dit dan dat de bewaartermijn voor het opleggen van de disciplinaire maatregel terug kan worden gebracht naar 5 jaar?

Antwoord
Het opleggen van de disciplinaire maatregel en het behandelen van een bezwaar hierop zijn twee afzonderlijke zaken, met verschillende bewaartermijnen. Het lijkt ons niet onredelijk om de informatie over de maatregel gelijktijdig te vernietigen met de bezwaarprocedure. Wij vinden de bewaartermijn van 10 jaar voor deze informatie lang en we komen ook andere bewaartermijnen tegen. Op de website van de autoriteit persoonsgegevens vinden we bijvoorbeeld “Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet uw werkgever ze direct verwijderen.

Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden

Beste Zaalberg,
Volgens selectielijst gaat het bij een dossiers verkoop grond, om een bewaardossier. Deze dossiers zijn blijvend te bewaren. Maar een aantal documenten komen voor vernietiging in aanmerking. In de selectielijst is niet terug te vinden hoe lang je die te vernietigen bescheiden moet bewaren. Kunt u mij hier antwoord op geven?

Antwoord
Op basis van de selectielijst 2017 is informatie aangaande overdracht van onroerend goed, schenkingsovereenkomst blijvend te bewaren.

In de toelichting op de selectielijst is opgenomen dat ‘concepten, dat willen zeggen, (al dan niet automatisch opgeslagen) versies van archiefbescheiden die verder geen rol of status hebben in het proces, hoeven niet bewaard te worden.’

In de Handreiking gebruik gemeentelijke selectielijst wordt de mogelijkheid genoemd te bewaren zaakdossiers op te schonen: ‘Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.’

U zult hiervoor dus zelf richtlijnen op moeten stellen. Wij adviseren hiervoor gebruik te maken van de voorgaande selectielijst en een bewaartermijn van 7 jaar te hanteren voor documenten die overbodig zijn voor de kennis van de zaak en/of rechten en plichten, bijvoorbeeld inzake gevoerde en afgeronde procedures.

VHIC is van plan te komen met algemene richtlijnen voor dit soort vragen. Wij denken aan een aanvulling op de Selecttool.

Beste Zaalberg,
Hoe ga ik om met de volgende bewaartermijn:  Verlenging van graven en wijzigen van grafrechten(kinderen nemen graf over)? Ik loop vast bij het resultaat in een zaaktypesjabloon. Moet ik deze zien als een nieuwe grafuitgifte?

Antwoord
Als zaaktypen zijn het uiteraard aparte werkprocessen. Zo is het ook in het Model-DSP opgenomen. Voor de bewaartermijnen voor beide zaaktypen geldt dat de bewaartermijn 1 jaar na vervallen van de toestemming (het recht) is. De Selectielijst interpreteert de uitkomst als een nieuwe toestemming en verwijst naar resultaat 11.1.2.

Beste Zaalberg,
Ons zaaksysteem Inproces is ons digitaal archief. Inproces is inmiddels gekoppeld aan een aantal backoffice applicaties. Hierin worden documenten gecreëerd, die vervolgens in het zaaksysteem opgeslagen worden. In de backoffice systemen wordt ook metadata opgeslagen. Wat moet er met deze metadata gebeuren als het document/de zaak in het digitale archief al vernietigd is? Moet de backoffice ook opgeschoond worden?

Antwoord
Ja, de plicht tot vernietiging geldt voor alle informatie, ongeacht de locatie van deze informatie.

Beste Zaalberg,
Ik zou gaarne een nadere uitleg hebben ten aanzien van de interpretatie van het begrip vernietiging. Wij hebben fysieke documenten in dozen in een archiefdepot, waarvan het moeilijk is om documenten van specifieke personen te vinden en te verwijderen. Ditzelfde geldt voor microrolfilms en WORM opslagmedia al dan niet voorzien van een index. Is het verwijderen van indexgegevens die verwijzen naar de documenten voldoende in deze? Waar kan ik hier nadere informatie over vinden?

Antwoord
Vernietiging is het proces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden. Vernietiging van archiefbescheiden houdt in dat informatiedragers een zodanige bewerking ondergaan, dat de informatie hierop niet meer te lezen of te herleiden is. Een informatiedrager kan een papieren stuk zijn, maar bijvoorbeeld ook een computerschijf of CD-ROM.

Enkel het verwijderen van index gegevens zal niet voldoende zijn.

Beste Zaalberg,
Op onze afdeling vragen wij ons af waarom volgens de nieuwe selectielijst 2017, de bewaartermijn van de gemeentelijke klachtenafhandeling zo drastisch is verlengd. Van 1 jaar naar 5 jaar. Wat is hiervan de achtergrond? Ontgaat ons iets (in verband hiermee) ten aanzien van de overige wet- en regelgeving?

Antwoord
Vanuit de methodiek van de selectielijst is er voor processen waar geen wettelijk bewaartermijn voor is, maar een beperkte keuze in bewaartermijnen. De risicoanalyse bepaalt dat er in die gevallen alleen kan worden gekozen voor een bewaartermijn van 1, 5, 10, 20 of 50 jaar. Bij de bepaling van de bewaartermijn voor meldingen uit de openbare ruimte waar u hier op doelt, werd de termijn van 1 jaar als ontoereikend beoordeeld, omdat deze meldingen vaak worden gebruikt voor (management)rapportages, bijvoorbeeld om te kijken welke meldingen in een gebied vaak voorkomen. Daarom is gekozen voor de termijn van 5 jaar.

Beste Zaalberg,
In de selectielijst wordt vermeld dat de contracten van inhuur van tijdelijk personeel 10 jaar na beëindiging vernietigd moeten worden. In de vorige selectielijst werd ook benoemd dat contracten van tijdelijk personeel die met gevaarlijke stoffen in aanraking zijn geweest, net als vast personeel, pas 40 jaar na beëindiging vernietigd mogen worden. Mijn vraag is of die bewaartermijn in de nieuwe lijst is overgenomen.

Antwoord
19.1.13 gaat over ‘Gegevens over personeelslid dat in aanmerking komt met gevaarlijke stoffen’. Er wordt daarbij geen onderscheid tussen tijdelijke en vaste personeelsleden.

Dat betekent overigens niet dat het contract over het tijdelijk personeelslid 40 jaar bewaard hoeft te worden. Wat volgens bovenstaande resultaat bewaard moet worden, zijn gegevens over het contact dat het (tijdelijk) personeelslid heeft gehad met gevaarlijk stoffen. Als het contract al beschrijft dat het (tijdelijk) personeelslid in contact zal komen met gevaarlijke stoffen (bijvoorbeeld vanwege de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden), dan is dat wel aan te raden, maar niet verplicht.

Alleen de registratie van het contact met gevaarlijke stoffen is van belang.

Archiveren

Beste Zaalberg,
Vanaf 1 mei 2017 zijn bedrijven verplicht om documenten betreffende het proces asbest te archiveren in het Landelijk Asbestvolgsysteem. Het zou veel tijdwinst opleveren als wij deze documenten niet zelf meer hoeft te archiveren. De vraag is of het wettelijk is toegestaan om deze gegevens niet op te slaan in het eigen archief?

Antwoord
U kunt uw archief bij een andere partij in beheer geven. Hiervoor is het wel nodig dat u voldoende inzicht heeft in de manier waarop de andere partij met uw archief omgaat. U bent immers verantwoordelijk voor uw archief en u kunt bijvoorbeeld te maken krijgen met een aansprakelijkstelling. In dergelijke gevallen zult u over de juiste informatie moeten kunnen beschikken waarmee u zich kunt verantwoorden.
Wij weten niet of het Landelijk Asbestvolgsysteem voldoende is ingericht om uw archief zodanig te beheren dat het aan uw wensen en eisen voldoet.

Om onnodige extra invoer te voorkomen kunt u, zo lezen we op de website LAVSINFO.nl, een koppeling maken tussen het LAVS en uw eigen software. “Dan moet u het PKI-overheid-services-certificaat aanschaffen. Dit kost wel geld. Aan de andere kant bespaart het tijd, omdat u projecten maar 1 keer hoeft in te voeren.”.

Beste Zaalberg,
DIV wil (het archiefregister van de) persoonskaarten uit de periode 1936-1963 overdragen aan de archiefdienst. Burgerzaken stelt dat de persoonskaarten nooit openbaar worden en onder het verstrekkingsregime vallen van de wet BRP. In de wet BRP lezen wij inderdaad in artikel 4.4 dat voor de oude persoonskaarten het verstrekkingsregime BRP van toepassing is. Het niet openbaar worden vinden wij in strijd met de Archiefwet, maar wij hebben geen aanknopingspunt voor wel openbaarmaking na een bepaalde tijd.
In de toelichting op artikel 4.4. lezen wij dat het persoonsregister geen functie meer heeft. De BRP of onderliggende regelgeving geeft geen indicatie tot wanneer de beperking op de openbaarheid gelden. In de regeling BRP, artikel 30, wordt verwezen naar 20 jaar na het overlijden van een persoon, maar dat heeft betrekking op diens adres en ook op het centraal archief van overledenen bij het cbg. Wij kunnen kortom niet bepalen tot wanneer de beperking moet gelden. De Archiefwet stelt 75 jaar, maar vanuit privacyoogpunt is dit ongewenst. In het BW boek 1 wordt bij de registers BS geboorten 100 jaar gesteld. Kan deze termijn aangehouden worden? Of is sinds de invoering van de BRP het persoonsregister tussen wal en schip gekomen en is het onduidelijk wanneer de beperkingen op de openbaarheid opgeheven kunnen worden?

Antwoord
Voor de behandeling van uw vraag zijn we op onderzoek gegaan bij verschillende archieven en wat zij over persoonskaarten vermelden. We kwamen o.a. terecht bij het Historisch Centrum Overijssel. Op de website staat vermeld “De persoonskaart was een onderdeel van de bevolkingsregistratie in Nederland tussen 1938 en 30 september 1994. Deze kwam in de plaats van gezinskaarten die van 1917-1937 gebruikt werden. Een persoonskaart bevat gegevens van één persoon; als dat een gezinshoofd is, staan ook de gegevens van de inwonende kinderen op de kaart. De kaart werd bewaard en bijgehouden door de woongemeente. Na overlijden ging de kaart eerst naar het CBS en daarna naar het Centraal Bureau voor genealogie (CBG). Persoonskaarten en -lijsten van personen die langer dan een jaar dood zijn, kunnen worden opgevraagd bij het CBG. De adresgegevens worden pas openbaar als de betreffende persoon langer dan twintig jaar dood is.”

Beste Zaalberg,
Als je in 2017 een dossier uit 2015 wil archiveren wordt in mijn organisatie de regel gebruikt dat je de selectielijst hanteert die in 2015 gold. Volgens mij klopt die regel, maar ik heb ook weleens een andere visie gehoord: je archiveert nu (in 2017), dus je gebruik de regels/selectielijst van nu. Wat is nu correct?

Antwoord
U heeft gelijk: je hanteert de selectielijst die de betreffende periode geldig was. Een dossier, afgesloten in 2015, selecteer je aan de hand van de selectielijst die op dat moment geldend was. Voor uw organisatie is dat de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”.

Een selectielijst geldt voor documenten, opgemaakt of ontvangen vanaf een bepaalde datum, tot en met een bepaalde datum. In dit geval tot en met 31 december 2016.

Als een dossier een looptijd heeft die overlapt, het dossier is bijvoorbeeld aangemaakt in 2015 en loopt door tot in 2017, zal over het algemeen de nieuwe selectielijst worden gevolgd.

Beste Zaalberg,
Op grond van de nieuwe selectielijst dienen agenda’s van bestuurders ook gearchiveerd te worden. Wij willen het bestuur voorstellen ook hun (volledige) mailboxen te laten archiveren (1x per kwartaal). Mijn vraag is of dit juridisch uit oogpunt van privacy mag.

Antwoord
De nieuwe selectielijst kent een bewaartermijn van zeven jaar toe aan de agenda’s van bestuurders. De agenda’s worden dus op termijn vernietigd.
De volledige archivering van de mailbox van bestuurders staat op gespannen voet met privacywetgeving. In zakelijke mailboxen is veelal ook persoonlijke e-mail te vinden, aan en van de bestuurder. Het gaat hierbij dus niet alleen om de privacy van de bestuurder. Bovendien is er een wijziging van artikel 13 van de Grondwet in behandeling, waarin e-mail en andere elektronische berichtgeving onder het briefgeheim vallen.
Voordat u over kunt gaan tot volledige archivering of opslag van de e-mailboxen van bestuurders raden wij u aan tenminste helder te formuleren waarom u hiertoe over wenst te gaan, op welke manier u de mailbox archiveert en hoe de toegang en vernietiging van de e-mail is geregeld. Wilt u e-mailboxen gaan archiveren, of bestuurlijke agenda’s, dan brengt VHIC hiervoor een tool op de markt, de KlasseerTool, waarmee e-mail (desgewenst bepaalde mappen uit de e-mailbox), maar ook agenda’s met bijlagen en aantekeningen, eenvoudig in XML kunnen worden gearchiveerd. Binnen deze tool kunnen keuzes worden gemaakt welke items worden gearchiveerd; de privé-afspraken kunnen bijvoorbeeld van archivering worden uitgesloten.

Beste Zaalberg,
Per 01-01-2017 is onze gemeente een fusie aangegaan met een nieuwe organisatie. Moeten we het archief afsluiten en nieuwe cliëntendossiers gaan maken vanaf 2017? (lopende dossiers van ISD zij overgedragen)? graag uw advies.

Antwoord
Meerdere gemeenten zijn gefuseerd, waardoor er een nieuwe organisatie is ontstaan. Bij een dergelijke fusie worden de archieven van beide organisaties afgesloten. De lopende zaken worden overgedragen aan de nieuwe organisatie. Belangrijk is dat hier afspraken over worden gemaakt. Afhankelijk van de aard en inhoud van dossiers kunnen verschillende afspraken worden gemaakt. De verplichting om deze afspraken te maken is opgenomen in artikel 4 van de Archiefwet 1995. In uw vraag betreft het cliëntendossiers. Logisch en gebruikelijk is dat de lopende zaken betreffende cliënten overgedragen worden aan de nieuwe organisatie. U stelt een lijst op van de lopende dossiers en stelt een verklaring op dat de betreffende dossiers zijn overgedragen aan de nieuwe organisatie. Het komt voor dat in cliëntendossiers, vooral in papieren vorm, meerdere zaken zijn opgenomen, waaronder zaken die reeds afgesloten zijn. Deze afgesloten zaken behoren niet over te gaan naar de nieuwe organisatie.

Beste Zaalberg,
Bezwaarcommissies worden bemenst met externe juristen. Gemeentes leveren administratieve ondersteuning. Hoe zit dit archieftechnisch? Krijgen bezwaarcommissies een eigen archief (rechtspersoon)?

Antwoord
Een bezwarencommissie is een onafhankelijke commissie en vormt zelfstandig archief.
Hoewel het een onafhankelijke commissie is, behoort de zorg voor het archief wel tot de verantwoordelijkheid van het college. Een bezwarencommissie is een bestuurscommissie als bedoeld in art. 84 Gemeentewet.

In Sited 161 behandelden we een soortgelijke vraag over het archief van de Rekenkamercommissie: De Rekenkamercommissie is een zelfstandig orgaan van de gemeente. Het college van B&W is verantwoordelijk voor de zorg van het archief. In de Handreiking lokale rekenkamer en rekenkamerfunctie (VNG, 2011) staat hierover het volgende: “Alle overheidsorganen, dus ook de lokale rekenkamers, zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden (artikel 3 Archiefwet 1995). De Archiefwet 1995 benoemt daarvoor zogenaamde zorgdragers. Een zorgdrager is “degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden”. De zorgdrager is bijvoorbeeld verplicht een selectielijst te maken waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.(…). Ook treft de zorgdrager voorzieningen voor de door hem opgemaakte archiefbescheiden en stelt hij regels vast voor het beheer. Zorgdragers zijn bijvoorbeeld de ministers, Gedeputeerde Staten, Burgemeester en Wethouders en het dagelijks bestuur van “andere overheidsorganen”. De rekenkamers en rekenkamercommissies vallen dus onder het zorgdragerschap van B&W.”

Beste Zaalberg,
Kan ik uit uw reactie aflezen dat het archief weliswaar onderdeel is van het gemeentearchief, maar gescheiden gearchiveerd moet worden ? Betekent dit tevens dat als het college van B&W als zorgdrager verantwoordelijk is de via haar aangewezen archiefbeheerder (team DIV), zij ook zelfstandig het archief van de onafhankelijke commissie moet archiveren? Er ontstaat dan misschien een dubbele archief(opslag), weliswaar vanuit gescheiden gezichtspunt. Hoe kijkt u hier tegenaan?

Antwoord:
Dat klopt: de bezwarencommissie vormt zelfstandig archief.

In het gemeentelijk archief komen de stukken terecht die de bezwarencommissie aan de gemeente richt, zoals het uitgebrachte advies. Deze stukken worden dan inderdaad dubbel gearchiveerd. Veelal wordt het beheer van het archief uitgevoerd door de secretaris van de commissie, al dan niet in overleg en samenwerking met team DIV. Vanuit DIV gezien is het goed contact te onderhouden met de (secretaris van de) bezwarencommissie over het beheer van het archief.

 

AVG/WBP/Privacy

Beste Zaalberg,
Naar aanleiding van de Roadmap over de implementatie van de AVG ben ik benieuwd hoe het zit met de verantwoordelijkheid voor en eigenaarschap van informatie binnen een organisatie. Hoe dien je die te beleggen? Met name rondom basis-, bron- en kerngegevens die door meerdere processen gebruikt worden. Maak je een centrale I&A afdeling eigenaar? En hoe zit het met informatie in systemen zoals outlook, DMS en een zaaksysteem?

Antwoord
Wanneer persoonsgegevens centraal worden opgeslagen en door meerdere processen worden gebruikt, zal de verantwoordelijkheid voor die informatie dus ook bij meerdere proceseigenaren liggen. In samenwerking met de Functionaris Gegevensbescherming dienen zij ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens enkel voor de juiste doeleinden worden verwerkt (dataminimalisatie). Puur praktisch maak je ICT in samenwerking met de CISO verantwoordelijk voor de gegevensbescherming. Een centrale afdeling als I&A zal de tijdige vernietiging van gegevens vanuit een DMS of Zaaksysteem uitvoeren en de vernietigingslijst zal altijd ondertekend worden door de betreffende proceseigenaar.

Er is dus een gedeelde verantwoordelijkheid die door een goede inventarisatie duidelijk dient te worden belegd en periodiek dient te worden geëvalueerd.

De bron van persoonsgegevens die verwerkt worden in een DMS of Zaaksysteem zal per zaaktype verschillen. Zo heb je bij een extern getriggerd zaaktype te maken met persoonsgegevens die afkomstig zijn van een burger en bij een intern geïnitieerd zaaktype met een burger als betrokkene heb je te maken met persoonsgegevens die afkomstig zijn uit een externe (basis)registratie of een interne registratie. Daarom is het van belang om dit per zaaktype te inventariseren en niet per informatiesysteem.

Informatie die in mails in Outlook zit verborgen blijft een probleem, omdat die informatie bijvoorbeeld niet gewaardeerd wordt en niet tijdig (op grond van een Selectielijst) wordt vernietigd. (Los van het feit dat de betreffende informatie onvoldoende beschikbaar is binnen de organisatie.) In een ideale wereld zou die informatie worden opgeslagen in een centraal informatiesysteem en na een zekere tijd worden verwijderd uit Outlook, maar de werkelijkheid ziet er nu eenmaal anders uit.

Beste Zaalberg,
Op de vernietigingslijst vermelden wij dat we cliëntdossiers vernietigen. Nu vraagt onze archiefdienst om een overzicht van deze cliëntdossiers. Deze cliëntdossiers zijn op termijn te vernietigen. We vragen ons af hoe het noemen van namen van cliënten op de vernietigingslijst zich verhoudt tot de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de privacy van betrokkenen? Bovendien is een vernietigingslijst blijvend te bewaren. Als we de archiefdienst zouden volgen, dan zou dat betekenen dat de persoonsgegevens van de cliënten voor altijd bewaard blijven, terwijl deze gegevens op termijn vernietigd behoren te worden.

Antwoord
Wij complimenteren u met de gehanteerde werkwijze en uw vraag hierover. Wij zijn het met u eens dat bewaring van de namen van de (ex)cliënten op gespannen voet kan staan met de huidige Wet bescherming persoonsgegevens en de toekomstige Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Archiefvorming is een van de uitzonderingsgronden die de AVG kent. Dat betekent dat de AVG, onder bepaalde voorwaarden, niet van toepassing is op archieven. Het lijkt gemakkelijk om een beroep te doen op deze uitzonderingsgrond. Toch zouden wij daar voorzichtig mee zijn. Het doel van de vernietigingslijst is om op vast te stellen welke (zaak)dossiers op een bepaald moment vernietigd kunnen worden. Daarvoor wordt de lijst voorgelegd aan diverse partijen, waaronder de archiefdienst. De vernietigingslijst wordt bewaard om, ook in de toekomst, terug te kunnen zien welk materiaal is vernietigd. Of ook in de toekomst nog inzichtelijk moet zijn van welke cliënten de dossiers zijn vernietigd? Wij denken van niet.

De privacy van de cliënten kan gewaarborgd worden door de vernietigingslijsten uit te zonderen van openbaarheid.

Ook zou u er voor kunnen kiezen de specificatie van de cliëntdossiers op termijn te vernietigen, bijvoorbeeld 7 jaar nadat de vernietigingslijst is goedgekeurd. Op de vernietigingslijst neemt u alleen op dat de daarvoor in aanmerking komende cliëntdossiers zijn vernietigd, eventueel voorzien van het aantal.

Deze manier van werken biedt de archiefdienst voldoende informatie om de vernietigingslijst goed te kunnen keuren.

Een andere optie is eventueel het pseudonimiseren van de vernietigingslijst. Wij vinden dit een te zwaar middel, gelet op het doel van de vernietigingslijst.

Beste Zaalberg,
Mijn vraag heeft betrekking op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Om een goede registratie te voeren hebben wij persoonsgegevens nodig. Dit mag echter alleen bij wettelijke taken. Hoe kunnen we hier mee omgaan? Mag u persoonsgegevens vastleggen bij de niet wettelijke taken, zoals een algemene vraag of een klantcontact?

Antwoord
Zowel onder de Wbp als onder de komende Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt dat, onder voorwaarden, persoonsgegevens mogen worden vastgelegd.

Er zijn verschillende grondslagen op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Deze zijn gespecificeerd in artikel 6:
(1) toestemming: er is toestemming van de betrokkene;
(2) overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk op verzoek van overeenkomst;
(3) wettelijke verplichting: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
(4) vitaal belang: de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van betrokkene of andere natuurlijke personen te beschermen;
(5) algemeen belang: de verwerking is noodzakelijk ter vervulling van een taak van algemeen belang of openbaar gezag;
(6) gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.

Bij een algemene vraag of klantcontact zal het noodzakelijk zijn om enkele persoonsgegevens van de persoon die de vraag stelt of het contact legt te vragen om zodoende de vraag te beantwoorden (op zijn minst contactgegevens om bijvoorbeeld het antwoord te mailen of terug te bellen) en in sommige gevallen ook naam of adres of geboortedatum (als het bijvoorbeeld van belang is om de leeftijd van een persoon vast te stellen). Belangrijk hierbij is om altijd kritisch te kijken welke gegevens worden gevraagd en of deze gegevens daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor het beantwoorden van de vraag of het leggen van klantcontact (zogenaamde beginsel van dataminimalisatie).

Het model-DSP/de i-Navigator houdt rekening met de aankomende AVG. Per werkproces waarin persoonsgegevens worden verwerkt is de grondslag hiervan vastgelegd. U kunt dit gebruiken in bijvoorbeeld de verplichte communicatie over de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer het een wettelijk verplichting omvat wordt ook aangegeven in welke wet(ten) de grondslag terug te vinden is.

Datamanagement

Beste Zaalberg,
Binnen onze gemeente wordt het datamanagement en de kwaliteit daarvan actief en serieus opgepakt (conform baseline, datawarehouse, gegevensbeheer, data-analyse). Daarnaast moet het I-beleid geactualiseerd worden en zijn er opgaven op het gebied van het bijbehorende I-beheer. Vraag/discussie die op dit moment speelt of kwaliteitsverbetering van het datamanagement en die van het informatiebeheer niet hetzelfde zijn. Ik probeer dat met voorbeelden en beroep op wetgeving te weerleggen. Data zijn m.i. vaak onderdeel van een informatie-object.

Antwoord
Wij benaderen datamanagement als onderdeel van informatiemanagement / informatiebeheer, zoals ook documentmanagement hier een onderdeel van is. Datamanagement doet sterk denken aan gegevensbeheer, wat een meer gangbare term is binnen gemeenten. Beide hebben veel met elkaar te maken, digitaal documentmanagement is voor een belangrijk deel metadatamanagement.

Op de site van Eburg vinden wij een heldere uitleg. In het artikel wordt gesteld dat datamanagement afkomstig is uit het informatiemanagement. Kwaliteitsverbetering in datamanagement is daarmee dus automatisch ook kwaliteitsverbetering in informatiemanagement (en informatiebeheer). Omgekeerd hoeft dat niet het geval te zijn. Het is dus niet hetzelfde, maar wel aan elkaar verbonden.

Digitalisering

Beste Zaalberg,
Als informatiespecialisten hebben we al veel ervaring opgedaan met het digitaliseren van werkprocessen, zoals de WABO, alle APV-, Samenlevingsprocessen etc. Maar het beleid is nieuw voor ons. Zijn er voorbeelden/uitgangspunten hoe een beleidsdossierstructuur vorm gegeven kan worden, waarmee het hele Cluster Beleid kan gaan werken? Rekening houdend met het feit dat digitaal werken voor het Cluster nog in de kinderschoenen staat en rekening houdend met het bewaren en vernietigen?

Antwoord
In uw vraag geeft u aan dat al de nodige ervaring is opgedaan met het digitaliseren van diverse processen. In deze processen zult u ook gekeken hebben naar de stappen binnen het proces om het zaakdossier vorm te geven. Voor beleidsprocessen hoeft dat niet anders te zijn: op basis van welke stappen komt beleid tot stand en wat is de daarbij passende indeling? In het model-DSP zijn de volgende stappen opgenomen: initiatief – voorbereiding – formulering – besluitvorming.

In de inleiding op uw vraag geeft u aan dat het Cluster Beleid dezelfde indeling wil hanteren als op de G-schijf. Zij willen deze schijf ook behouden. Ons advies is altijd om de dossieropzet zo dicht mogelijk bij de beleving van de gebruiker te houden; als het Cluster een bepaalde opzet heeft en deze opzet is voor hen doelmatig en efficiënt, waarom zou je dit dan veranderen?

Ook geeft u aan dat de G-schijf omvangrijk is. U kunt overwegen om voor het beheer hiervan een hulpmiddel als de RMTool in te zetten. Aan de hand van deze tool kan de schijf worden geschoond, de mappenstructuur worden opgezet en beheerd.

Overigens gaat de nieuwe selectielijst ervan uit dat binnen werkprocessen geen selectie meer plaats hoeft te vinden. Dat zou de manier van dossiervormen kunnen vergemakkelijken, omdat u dan geen rekening hoeft te houden met te bewaren en te vernietigen stukken. Wij zijn hier geen voorstander van; wij vinden dat informatie die niet meer relevant is gewoon vernietigd moet worden. Hoe meer informatie er wordt bewaard, hoe hoger de kosten die hieraan verbonden zijn, nu en in de toekomst en hoe langer het duurt voordat u het bewuste document, waarnaar u op zoek bent, terug vindt.

 

Nieuwe selectielijst

Beste Zaalberg,
In de nieuwe gemeentelijke selectielijst 2017 staat bij procestype 11 Toestemming verlenen, onderdeel 11.1.6, o.a. de omgevingsvergunning genoemd. Bij de selectiegegevens staat als waardering: Bewaren. Betekent dit dat alle bij dit proces behorende stukken bewaard dienen te blijven? Voorheen was er een deel te bewaren stukken en een deel te vernietigen stukken bij dit proces.

Antwoord
We kunnen uw vraag heel kort beantwoorden: ja.
Een compleet antwoord op uw vraag vindt u in paragraaf 4.4 en verder in de Handreiking bij de selectielijst:
“Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.”

In de Handreiking vindt u ook richtlijnen voor opschoning en voor- en nadelen van toepassing van opschoning. U vindt de Handreiking o.a. op de website van de VNG.

Hoewel er geluiden opgaan in de toekomst helemaal geen selectie op vernietiging toe te passen, zijn wij hier geen voorstander van. Wij denken dat het, ook in de toekomst, verstandig is informatie die hiervoor in aanmerking komt en niet meer nodig is te selecteren op vernietiging. In geautomatiseerde systemen moet het mogelijk zijn om per document in een zaaktype aan te geven of het document nodig is voor bewijs of niet. Een blijvend te bewaren dossier dat nog dubbelen bevat, of versies die niet meer nodig zijn, dient naar onze mening geschoond te worden voordat het wordt opgenomen in het e-depot.

Beste Zaalberg,
De nieuwe selectielijst is voor ons niet duidelijk onder welke resultaat nu een eenvoudig inkoop – levering thuis hoort. Bij resultaat 16.1.1 staat: Inkoopovereenkomst zonder contract of garantiebepalingen en bij resultaat 28 is er Product of dienst aanvragen. Waar hoort nu een eenvoudige inkoop thuis waarvan er alleen een offerte en een opdracht is. Denk bijvoorbeeld aan het leveren van bomen of het eenmalig verwijderen van straatvuil.

Antwoord:
Indien een organisatie (of gemeente) een product inkoopt, zijn er twee opties: Er zit een doorlopend contract of een garantiebepaling aan het product, of het betreft het inkopen van ‘simpele’ opdrachten.
In het eerste geval valt dit proces onder het resultaat 16.1 (V 10 jaar na einde contract of garantie). In het tweede geval valt het proces onder resultaat 16.1.1 (V 7 jaar).
Hoofdproces 28 is de ‘gespiegeld’ versie van hoofdproces 5, waarbij een organisatie (gemeente) vraagt om een dienst of product zoals bedoeld in hoofdproces 5. De gemeente betaalt er dan niet voor.

Het leveren van bomen valt daarmee onder 16.1.1, tenzij er een garantie op die bomen is (wat meestal niet zo is). Het eenmalig verwijderen van straatvuil (uitgevoerd door een derde, in opdracht van de gemeente) valt onder 16.1.1 als dit de inkoop van een dienst is bij een derde. Indien dit niet als een inkoopproces gezien kan worden, maar als een verzoek aan een andere organisatie (de gemeente betaald er dus niet voor), dan valt het proces onder 28.1 (V 1 jaar na uitvoering van de dienst).

Beste Zaalberg,
Als je in 2017 een dossier uit 2015 wil archiveren wordt in mijn organisatie de regel gebruikt dat je de selectielijst hanteert die in 2015 gold. Volgens mij klopt die regel, maar ik heb ook weleens een andere visie gehoord: je archiveert nu (in 2017), dus je gebruik de regels/selectielijst van nu. Wat is nu correct?

Antwoord
U heeft gelijk: je hanteert de selectielijst die de betreffende periode geldig was. Een dossier, afgesloten in 2015, selecteer je aan de hand van de selectielijst die op dat moment geldend was. Voor uw organisatie is dat de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”.

Een selectielijst geldt voor documenten, opgemaakt of ontvangen vanaf een bepaalde datum, tot en met een bepaalde datum. In dit geval tot en met 31 december 2016.

Als een dossier een looptijd heeft die overlapt, het dossier is bijvoorbeeld aangemaakt in 2015 en loopt door tot in 2017, zal over het algemeen de nieuwe selectielijst worden gevolgd.

Beste Zaalberg,
Binnenkort gaan we voor onze eigen organisatie de zaaktypes inrichten aan de hand van de selectielijst 2017. Afgelopen jaar is voor het inrichten bij de Omgevingsdienst en het Sociaal Domein de (concept) Selectielijst 2016 gebruikt. Zijn er grote verschillen ( voornamelijk in de bewaartermijnen) tussen beide lijsten?

Antwoord
Er zitten enkele verschillen in de bewaartermijnen voor de processen in het Sociaal Domein en voor de Omgevingsdienst.

Bij Jeugdhulp (8.1.2) en WMO (8.1.1) wordt toegevoegd: ‘Vernietigen binnen drie maanden na ontvangst van een strekkend verzoek van de betrokkene, mits geen aanmerkelijk belang van een derde of wetgeving zich daartegen verzet.’ Dit is conform de wetsartikelen die op deze resultaten betrekking hebben.
De sanering van tanks gaat van 50 jaar naar permanent bewaren (nieuw resultaat bij 11.1.16).

Beste Zaalberg,
Op grond van de nieuwe selectielijst dienen agenda’s van bestuurders ook gearchiveerd te worden. Wij willen het bestuur voorstellen ook hun (volledige) mailboxen te laten archiveren (1x per kwartaal). Mijn vraag is of dit juridisch uit oogpunt van privacy mag.

Antwoord
De nieuwe selectielijst kent een bewaartermijn van zeven jaar toe aan de agenda’s van bestuurders. De agenda’s worden dus op termijn vernietigd.
De volledige archivering van de mailbox van bestuurders staat op gespannen voet met privacywetgeving. In zakelijke mailboxen is veelal ook persoonlijke e-mail te vinden, aan en van de bestuurder. Het gaat hierbij dus niet alleen om de privacy van de bestuurder. Bovendien is er een wijziging van artikel 13 van de Grondwet in behandeling, waarin e-mail en andere elektronische berichtgeving onder het briefgeheim vallen.
Voordat u over kunt gaan tot volledige archivering of opslag van de e-mailboxen van bestuurders raden wij u aan tenminste helder te formuleren waarom u hiertoe over wenst te gaan, op welke manier u de mailbox archiveert en hoe de toegang en vernietiging van de e-mail is geregeld. Wilt u e-mailboxen gaan archiveren, of bestuurlijke agenda’s, dan brengt VHIC hiervoor een tool op de markt, de KlasseerTool, waarmee e-mail (desgewenst bepaalde mappen uit de e-mailbox), maar ook agenda’s met bijlagen en aantekeningen, eenvoudig in XML kunnen worden gearchiveerd. Binnen deze tool kunnen keuzes worden gemaakt welke items worden gearchiveerd; de privé-afspraken kunnen bijvoorbeeld van archivering worden uitgesloten.

Beste Zaalberg,
Wat is de reden dat Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) nu 10 jaar bewaard moeten worden in tegenstelling tot de lijst 2012 (vernietigen na 1 jaar)?

Antwoord
Voor een VOG dient te worden betaald. Daarmee zit er een financiële component aan deze stukken, om die reden dienen ze langer bewaard te worden, zoals met alle financiële bescheiden. Overigens zal een VOG zelf niet worden bewaard. Dit is immers een uitdraai uit het systeem van de Burgerlijke Stand die wordt meegegeven aan de aanvrager. Het betreft hier alleen de aanvragen voor een VOG.

Beste Zaalberg,
Wij proberen de selectielijst 2017 zo goed mogelijk toe te passen op de cliëntendossiers van een gemeenschappelijke regeling met betrekking tot Sociale Zaken. Zij zijn recentelijk gefuseerd met een werkvoorzieningsschap, wat voor ons naast het toepassen van de selectielijst 2017, ook de vorming van nieuwe cliëntendossiers meebrengt, waarop wij zo goed mogelijk de selectielijst willen toepassen. Wij merken dat het toepassen van de selectielijst op papier een stuk bewerkelijker en lastiger is, dan wanneer wij reeds digitaal zouden zijn. De toekenning van een uitkering (cq bijzondere bijstand etc.) hoort onder Voorzieningen verstrekken.

Wij lopen tegen de volgende vragen aan: Wat doen we met beslaglegging? Hoe gaan we om met een verkorte aanvraag voor een uitkering of wanneer personen samen gaan wonen of uit elkaar gaan, maar nog wel een uitkering hebben? Hoe moeten wij de verschillende onderzoeken zien in verhouding tot de selectielijst en hoe de wijzigingen en herzieningen? Hebben jullie advies hoe wij een en ander kunnen aanpakken?

Antwoord
Het antwoord op deze vraag is beschreven in paragraaf 6.5 van de Handreiking gebruik Selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen 2017. Die is vrij te downloaden van de website van de VNG via deze link. Daarin staat ook een toelichting hoe om te gaan met papieren dossiers (paragraaf 4.3).

Beste Zaalberg,
Voor jaarlijkse verantwoordingen door buiten gemeentelijke instellingen ben ik op zoek naar een zaaktype die daar geschikt voor is. De SelectTool zegt b.v. bij 12.1.5 financieel en contractueel toezicht niets over een bepaald zaaktype. Ook in i-Navigator kan ik niets vinden dat hierop van toepassing is.

Antwoord
In de SelectTool zijn enkele bijlagen bijgevoegd. Eén daarvan is de concordans. Daar is de jaarlijkse verantwoording vertaald naar 12.1.5 indien er financiële consequenties zijn, zoals bijvoorbeeld de verantwoording van een jaarlijkse subsidie.

Daar wordt ook aangegeven dat als de jaarstukken alleen ter kennisname zijn verstuurd, het juiste resultaat in de selectielijst 19.2 (V 1 jr.) is.

Als uw vraag betrekking heeft op de zaaktypen uit het Model-DSP verwijs ik u naar processen B1097 ‘Voor kennisgeving aannemen’ en B1521 ‘Subsidie vaststelling’.

Beste Zaalberg,
Binnen onze organisatie zijn we bezig een was-wordt lijst op te stellen van de oude en nieuwe selectielijst gemeenten. dit vindt plaats in combinatie met een traject bij DIV om de dossiervorming beter in beeld te krijgen. In de handreiking is opgenomen dat het aanwijzen van een bedrijfsbrandweer onder het procestype status toekennen valt. Echter we kunnen niet goed achterhalen wat de categorie en bewaartermijn in de oude selectielijst waren. Kunnen jullie ons helpen om de juiste codering van voor 2017 te bepalen voor dossiers waarvoor de oude selectielijst nog van toepassing is?

Antwoord
Het aanwijzen van een bedrijfsbrandweer is in de oude selectielijst niet opgenomen. Bij het opstellen van de nieuwe selectielijst kwamen we dit proces tegen bij een reactie van een Veiligheidsregio op de ter inzagelegging van de conceptselectielijst in 2016. Daarom is deze als extra toelichting wel opgenomen in de handreiking.

Beste Zaalberg,
Mijn vraag heeft betrekking op de Gemeentelijke Selectielijst 2017, categorie 18.1.1. Hier staat namelijk vermeld dat het om betalen facturen gaat. Echter hebben wij dit ook staan bij aanvraag voor een invorderingsregeling belastingen. Dat heeft niks te maken met onroerend goed. Kan het daar ook niet onder vallen?

Antwoord
Ook de invorderingsregeling valt onder 18.1. Het resultaat van dit resultaat is immers 7 jaar als het resultaat ‘Betaald’ is. M.a.w. als de factuur is voldoen. Een betalingsregeling valt onder 6.1.1 verzoek met financiële consequenties: V 7 jaar na afhandeling (van de regeling).

Organisatieontwikkeling

Beste Zaalberg,
Onze organisatie gebruikt Kofax voor het scannen van documenten. Ook e-mails worden via Kofax in het zaaksysteem gezet, omdat ze dan meteen ge-ocr’t worden. De instelling van de Kofax is zodanig dat van e-mails met bijlagen één pdf-document gemaakt wordt. Mijn vraag luidt in hoeverre is dit strijdig met het principe van authenticiteit? Het document dat je in je archief plaatst is niet hetzelfde als het document dat door de maker gecreëerd en ingediend is.

Antwoord
Vandaag de dag zijn veel documenten die in het archief worden opgenomen niet meer gelijk aan het document dat is gecreëerd. Voor papieren documenten passen we vervanging toe, waarbij het gescande document de plaats inneemt van het origineel. We doen dit op basis van een handboek en zodanig dat we aan de (archiefwettelijke) eisen voldoen. Ook als we (nog) papieren documenten opnemen in het archief, zijn deze niet meer gelijk aan het digitaal origineel.

Een document is authentiek als het is wat het beweert te zijn. We moeten er, conform art. 17 van de Archiefregeling, voor zorgen dat “van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces”. Waarschijnlijk zal het pdf-document dat ontstaat bij uw manier van werken er zo uitzien dat zichtbaar is dat het gaat om een e-mail met bijlagen. De oorspronkelijke inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn vast te stellen.

Verder moeten de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kunnen worden vastgesteld. Dit betekent dat u moet vastleggen op welke manier u met e-mails omgaat. In uw vraag geeft u dit in grote lijnen aan. Dit kunt u nader beschrijven en vastleggen in uw Handboek of kwaliteitssysteem.

RecordsManagementTool

Beste Zaalberg,
Ik wil graag ToPX als eigen metadatamodel toevoegen aan de RecordsManagementTool. Is dit mogelijk en hoe kan ik dit het beste realiseren?

Antwoord
In de tool kun je zelf je metadatamodel vastleggen.
Dat doe je onder Tool -> Configuratie -> Metadata mappen -> Metadatamodel. Hier leg je vast welke categorieën (tabbladen), groepen en velden je wenst. Van de velden kun je meerdere eigenschappen vastleggen (verplicht of niet, herhalend of niet, overerfbaar of niet, enz.)

Vervolgens leg je vast:
1. Voor welke mappenstructuren/locaties je metadata wil (laten) registreren
2. Waar deze metadata worden opgeslagen (in welk bestand)

Dat doe je in Tool -> Configuratie -> Metadata mappen -> Metadatabestanden. Dat kunnen er meerdere zijn, maar als je je het gemakkelijk wilt houden dan kies je een hoog niveau.

Selectie en vernietiging

Beste Zaalberg,
Onze organisatie is bezig met een handboek vervanging. Er zijn documenten die op basis van eigenschappen van het document niet vernietigd mogen worden na digitalisering (in het kader van het besluit vervanging). Dit betreft onder andere brondocumenten van burgerzaken. Nu is mijn vraag: op basis van welke wettekst is dit geregeld en om welke brondocumenten gaat het?

Antwoord
Graag verwijzen wij u naar de “Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0”, opgesteld vanuit het programma Archief2020. U vindt de Handreiking op de website van archief2020. In paragraaf 2.2.9 en bijlage 11 worden alle bekende uitzonderingen op vervanging en daarover bestaande misverstanden en inzichten behandeld.

Beste Zaalberg,
Als organisatie ontvangen wij stukken met betrekking tot aandeelhoudersvergaderingen en vergaderstukken van gemeenschappelijke regelingen. Wij zijn zelf geen archiefvormende instantie, intern wordt er wel richting de college over geadviseerd. Moeten we hier een bewaartermijn van 1 jaar aanhouden of valt dit onder bestuurlijk overleg met een bewaartermijn van 10 jaar?

Antwoord
U kunt hiervoor een bewaartermijn aanhouden van 1 jaar. Het gaat hier om overleg of een vergadering van een derde, georganiseerd door een derde (19.1.12). Bestuurlijk overleg met een bewaartermijn van 10 jaar is bijvoorbeeld overleg van burgemeester of wethouder met sportverenigingen of bedrijven.

Beste Zaalberg,
Wij hebben te maken met een fusie. Bij een fusie worden de archieven van de fuserende organisaties in principe afgesloten en wordt er een nieuw archief opgezet voor de ontstane nieuwe organisatie. Lopende zaken worden overgedragen. Wij lopen echter tegen het punt aan hoe dit op te pakken op het gebied van klantdossiers (van uitkeringsgerechtigden). Er zal voor iedere cliënt een nieuw dossier gemaakt worden, met een basis bestaande uit kopieën uit voormalige klantdossiers. Mogen de dossiers van klanten, van de oude organisatie, vervolgens op vernietiging weggezet worden, of moeten deze bewaard blijven zolang als dat men uitkering krijgt. En mag deze pas op vernietiging weggezet worden, zodra de uitkering e.d. beëindigd is?

Antwoord

U heeft het bij het rechte eind dat de archieven van de fuserende organisaties in principe afgesloten en wordt er een nieuw archief opgezet voor de ontstane nieuwe organisatie. Lopende zaken gaan mee naar de nieuwe organisatie. Dit betreft dus ook de lopende zaken van de cliënten van sociale zaken. Afgeronde zaken van deze cliënten blijven achter bij de oude organisatie en moeten op vernietiging worden afgesteld.

Vaak komt het voor dat in cliëntdossiers alle zaken, lopend en afgesloten, van een cliënt worden verzameld. In een papieren situatie leidend tot (over)volle mappen, waarin niet of zeer beperkt wordt geschoond. Nu, bij de fusie, heeft de nieuwe organisatie de kans om met een schone lei te beginnen en de dossiervorming zodanig vorm te geven dat alleen de lopende zaken in het dossier zijn opgenomen. Afgesloten zaken kunnen (moeten) daadwerkelijk worden afgesloten en op vernietiging afgesteld. U mag hier niet mee wachten totdat alle zaken zijn afgesloten.

Als er nog niet digitaal wordt gewerkt, is het ook een goed moment om de dossiers te digitaliseren en over te stappen op digitale dossiervorming. Met een vervangingsbesluit kunt u tevens voorkomen dat nieuwe papieren dossiers (kostbare) ruimte innemen en beheerd moeten worden.

Beste Zaalberg,
Vallen rekeningafschriften e.d. van de gemeente bij de BNG die online geraadpleegd kunnen worden onder de Archiefwet of geldt hiervoor alleen de fiscale bewaarplicht?

Antwoord
Uw vraag valt in twee delen uiteen: zijn de online beschikbaar gestelde rekeningafschriften van de gemeente bij de bank archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995? Geldt voor deze afschriften alleen de fiscale bewaarplicht?

Om met uw eerste vraag te beginnen. Archiefbescheiden zijn bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. De rekeningafschriften kunnen worden beschouwd als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. In tegenstelling tot het verleden worden geen fysieke afschriften meer ontvangen van deze afschriften. De bank stelt de ‘afschriften’ online beschikbaar. Ze behoren bij de bankrekening van de gemeente en vervullen een rol in het financieel beheer van de gemeente. Voor het selecteren van deze afschriften, het online inzicht in bij- en afschrijvingen op de rekening van de gemeente, is de gemeentelijke selectielijst van toepassing.

De bewaartermijnen in de gemeentelijke selectielijst zijn o.a. gebaseerd op geldende wet- en regelgeving. In dit geval ook op fiscale wet- en regelgeving. Op welke wetgeving de bewaartermijnen zijn gebaseerd kunt u ook terugvinden in de selectielijst.
In de actuele selectielijst vindt u dit terug onder procestype 19.1.1, bewaartermijn 7 jaar.

Zaakgericht werken

Beste Zaalberg,
Welke zaaktype kan gebruikt worden voor correspondentie over/met een theaterinstelling inzake het bestuur/subsidiëring en eventuele privatisering? Het is geen gemeentelijk theater. De rechtspersoon is opgericht door de gemeente, plaatselijke muziekvereniging en woningstichting.

Antwoord
Hier zijn verschillende zaaktypen van toepassing. Voor de subsidiëring zal vermoedelijk het zaaktype ‘exploitatiesubsidie’ het meest van toepassing zijn. Voor de eventuele privatisering kunnen de zaaktypen ‘het beheren van een samenwerkingsovereenkomst’ of ‘het opstellen van beleid’ in aanmerking komen.

Het is belangrijk om vast te stellen wat en waarom iets gebeurt. Bijvoorbeeld: waarom is er correspondentie inzake het bestuur? Wat gaat de gemeente hiermee doen? Op basis van deze vragen kunt u het juiste zaaktype vervolgens bepalen. Alle relevante zaaktypen hebben te maken met het theater. Er is geen overkoepelend zaaktype waaronder alle genoemde correspondentie opgenomen kan worden. Dit is een gevolg van het zaakgericht werken. In het verleden konden deze stukken bij elkaar worden ondergebracht in een dossier op basisarchiefcode -1.854.11 waarbij de onderdelen onder verschillende tabstroken konden worden geordend.

Beste Zaalberg,
Wanneer is de zaak voor een gastouder gesloten: op het moment dat de vergunning verleend wordt (en als er een wijziging komt is dat een nieuwe zaak) of op het moment dat de gastouder er mee stopt?

Antwoord
Wij gaan ervan uit dat u doelt op de inschrijving van een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP). De gastouder vangt kinderen in een gezinssituatie op en doet dit door tussenkomst van een geregistreerd gastouderbureau. Een nieuwe gastouder dient zich te melden bij de gemeente. De gemeente onderzoekt in samenwerking met de GGD of de gastouder aan de gestelde eisen voldoet. Wanneer dit het geval is, schrijft de gemeente de gastouder bij in het Landelijk Register. De gastouder vormt naast het kinderdagverblijf, de buitenschoolse opvang en het gastouderbureau één van de kinderopvangvoorzieningen die in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LKKP) worden geregistreerd.

In het model-DSP worden verschillende zaaktypen benoemd:

  • beoordelen van de inschrijving van een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP).
  • beoordelen van een mutatie met betrekking tot een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP) De inschrijving en wijziging zijn verschillende zaken. Als de gastouder besluit te stoppen is ook sprake van een mutatie. De afzonderlijke zaken zijn (vanzelfsprekend) wel aan elkaar gerelateerd.

In de praktijk zien we dat de proceseigenaren een voorkeur kunnen hebben voor een manier van werken waarbij de zaken niet afzonderlijk worden benoemd en de wijzigingen in een (verzamel)dossier worden opgenomen dat wordt afgesloten als de gastouder stopt. Het is goed hier vooraf duidelijke afspraken over te maken.