Digitale adviseur

Loopt u vast, of heeft u een vraag die te groot is om zelf op te lossen en te klein om een consultant in te schakelen? Stel dan uw vraag aan Zaalberg, onze digitale adviseur.

Zaalberg is uw toegang tot een netwerk met kennis over allerlei onderwerpen: van de nieuwe selectielijst, informatieveiligheid tot bewaartermijn, van de implementatie en gevolgen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) tot het toepassen van metadatamodellen.

De kennis van een adviseur, maar dan online

Maak kennis met Zaalberg

Meest recente vragen

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag. Volgens de selectielijst moet een afgewezen verzoek om kwijtschelding na 1 jaar worden vernietigd. Nu wil een medewerker graag dat deze 5 jaar worden bewaard. Hij draagt de volgende argumenten aan:
• Het komt wel eens voor dat een belanghebbende voor het lopende jaar kwijtschelding heeft gekregen. Wanneer deze persoon voor de afgelopen jaren geen kwijtschelding heeft gehad is dit meestal een reden om bezwaar in te dienen. Hierdoor is het nodig om na te kunnen kijken of dit terecht is gebeurd.
• Belanghebbenden verwijzen wel eens terug naar eerder toegestuurde stukken. Het is klantonvriendelijk om deze stukken dan opnieuw op te vragen.
• Ik zie het verschil niet in de rechten van privacy/rechten van de aanvrager voor degene die wel kwijtschelding krijgen (7 jaar bewaartermijn?!). Overigens lijkt mij dat de archiefstukken toch goed beveiligd zijn.

Langer bewaren lijkt mij ook in strijd met de AVG. Wat zouden jullie adviseren en hebben jullie een idee hoe andere gemeenten hier mee om gaan?

Antwoord:

Bij het bepalen van de bewaartermijnen zoals opgenomen in de selectielijst is onder andere gekeken naar de risico’s die een gemeente loopt als zij informatie te lang of te kort bewaard. Eén van de risico’s die de gemeente loopt is uiteraard de AVG. De AVG zegt dat een gemeente informatie niet langer mag bewaren dan noodzakelijk en dat zij geen persoonsgegevens mag bewaren waar zij geen grondslag voor heeft.
In uw voorbeeld wordt een aanvraag voor kwijtschelding geweigerd. Bij het opstellen van de selectielijst is daarover gezegd dat de gemeente voor de stukken die in die zaak zitten veel risico loopt voor het onnodig bewaren van persoonsgegevens omdat in deze zaak veel financiële gegevens en gegevens over de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) zitten. Er is dus een korte bewaartermijn bepaald van 1 jaar omdat deze gevoelige persoonsgegevens zo snel mogelijk vernietigd moeten worden. Langer bewaren is, omdat hier geen grondslag voor is, in strijd met de AVG en ook in strijd met wetgeving aangezien de selectielijst wettelijk is vastgesteld.
Dat een jaar later de aanvrager opnieuw een aanvraag indient en dan misschien naar eerdere bewijsstukken verwijst en dat het klantonvriendelijk is om die opnieuw te vragen is bijzaak. Dit is één van de gevolgen van de AVG. Het bewaren van gegevens omdat deze situatie misschien voorkomt is gewoonweg niet mogelijk. Het gevaar dat gegevens dat onnodig te lang worden bewaard, is dan te groot.

Aangezien de bewaartermijn van een afgewezen aanvraag 1 jaar is, bestaat de zaak van de afgewezen aanvraag nog op het moment dat de aanvraag voor het nieuwe jaar binnenkomt. Gegevens van de eerste aanvraag kunnen dan eventueel nog worden overgezet naar de nieuwe aanvraag (met weer een nieuwe bewaartermijn), maar om dit te kunnen doen, moet daar dus wel weer een gegronde reden zijn. Dit mag bovendien niet de regel zijn, maar moet per geval bekeken of dit noodzakelijk is. 5 jaar bewaren is in ieder geval geen optie.

Indien een kwijtschelding wordt toegekend, heeft dat financiële consequenties voor de organisatie en dat is iets waar de gemeente zich over moet verantwoorden. Vandaar dat die stukken dan 7 jaar bewaard mogen worden: er is dan een wettelijke reden (grondslag) om deze gegevens te bewaren.

Beste Zaalberg,

Ik heb nog een vraag. Volgens de nieuwe selectielijst 6.1.4 moet je moties bewaren. Is dit ook van toepassing op een motie van een andere gemeente waarmee de gemeenteraad instemt of adhesie betuigt?

Antwoord:

Resultaat 6.1.4 gaat over ingewilligde moties of adhesiebetuigingen. Uw voorbeeld is een adhesiebetuiging. In de regel doet een gemeente er weinig mee. Die vallen dan onder resultaat 6.2 (1 jaar).
Adhesiebetuigingen waar wel op wordt ingegaan, moeten komen weinig voor. Vandaar dat deze onder 6.1.4 permanent bewaard dienen te worden.

Beste Zaalberg,

Onderstaande vragen zijn bij ons gaan leven n.a.v. de te bewaren stukken van de diverse commissies.
Kunt u hier een antwoordt op geven ? Alvast bedankt.

Openstaande vragen
• Verslag: betekent dit het verslag van de hoorzitting(en), of meer algemeen een verslag op hoofdlijnen (notulen) van de zittingsdag, d.w.z. een korte samenvatting per agendapunt (voorbespreking, 1e zaak, 2e zaak) en niet het complete verslag van de hoorzitting(en) zelf?
• Besluitenlijst: wat wordt hieronder verstaan? Gaat dit om de uitkomst per hoorzitting (bv ongegrond/gegrond) of gaat dit om het adviesverslag van de commissie?
• En als het niet gaat om het verslag van de hoorzitting en het advies van de commissie, moeten we dan nog korte notulen met bijbehorende besluiten gaan aanmaken? Op p. 27 van de VNG Handreiking Selectielijst dit:

“Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard. In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen. Hierin werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om dergelijke verslagen te maken van openbare vergaderingen, echter: als ze wel zijn gemaakt en gepubliceerd dienen ze op grond van de selectielijst eeuwigdurend te worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet uitsluitend dienen als service aan de burger, maar daadwerkelijke rechtsgevolgen en historisch belang hebben. Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijsten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard. Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 AW voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen.”

Op grond hiervan zou je kunnen redeneren dat als het niet is aangemaakt, het ook niet aangemaakt hoeft te worden. Hoe zien jullie dit?

Antwoord:

Bedoeld worden de verslagen van de diverse commissies. De Selectielijst gaat er daarbij inderdaad vanuit dat u alleen documenten bewaart die worden aangemaakt bij een zaak (overleg). Indien een besluitenlijst niet wordt gemaakt, kan deze ook niet worden bewaard. Datzelfde geldt voor de videotulen/audiovisuele opnamen van vergaderingen. Vanuit de gemeentewet is er bijvoorbeeld een verplichting om van een vergadering van de raad een verslag te maken. Als die verplichting er niet is, bent u niet verplicht zo’n verslag te maken en verplicht de Selectielijst u dus ook niet om er één te maken. De Selectielijst verplicht alleen documenten (agenda’s/verslagen/videotulen) te bewaren die ook daadwerkelijk zijn aangemaakt.

De Commissie Bezwaarschriften is een apart geval: eigenlijk wordt er voor een vergadering van deze commissie alleen een agenda opgesteld met daarin een overzicht van de verschillende hoorzittingen. Het komt niet vaak voor dat er een verslag van de gehele vergadering worden gemaakt. Er wordt wel een verslag van elke hoorzitting gemaakt, maar die maakt deel uit van de zaak die het bezwaarschrift behandeld. Datzelfde geldt voor het advies dat de commissie opstelt. Technisch gesproken hoeft van een bezwarencommissie dus alleen de agenda te worden bewaard. Als er tevens een verslag gemaakt wordt over de gehele vergadering (met bijvoorbeeld de uitkomsten van alle behandelde zaken) dan dient die wel bewaard te worden.

Beste Zaalberg,

De vernietigingstermijn bij het resultaat Afgebroken onder het zaaktype WMO-aanvragen is 6 weken volgens de selectielijst. Als ik de uitleg over het resultaat Afgebroken in de handreiking goed interpreteer moeten aanvragen die tijdens het proces zijn afgebroken na 6 weken worden vernietigd. Bijvoorbeeld als een cliënt aangeeft de aanvraag in te trekken, of als cliënt overlijdt of verhuisd naar een andere gemeente. Ook als een cliënt niet reageert op een verzoek om aanvullende gegevens wordt het proces afgebroken volgens mij.
Voor de collega’s van de vakafdeling is dit een probleem. Hieronder een voorbeeld waar ze tegen aanlopen:
“Maar stel nu dat iemand een melding heeft gedaan, klantmanager is al op huisbezoek geweest en heeft e.e.a onderzocht en op papier gezet. Maar wacht nog op enkele gegevens van de client. Blijkt dat client 3 maanden in revalidatie heeft gezeten. Dus daarom niet heeft gereageerd. Na revalidatie meld hij zich. Dan is alles bij ons vernietigd en moeten we helemaal op nieuw beginnen? We kunnen niet eens meer terugvinden welke klantmanager er bij de client is geweest, want de complete casus is verwijderd.”
Wat is jullie advies?

Antwoord:

Wat u beschrijft is een uitzonderlijke situatie. Helaas is het haast onmogelijk bij het opstellen van een selectielijst rekening te houden met uitzonderlijke situaties. De bewaartermijn is toegevoegd aan de selectielijst omdat deze processen vaak veel bijzondere persoonsgegevens bevatten en uit de praktijk is gebleken dat veel betrokkenen deze gegevens zo snel mogelijk vernietigd willen hebben. De termijn van 6 weken is inderdaad heel kort, maar aangezien de selectielijst officieel is vastgesteld, dient u zich te houden aan deze termijn. Dit is daarmee ook de bewaartermijn die u communiceert met betrokkenen in het geval dat een aanvraag wordt afgebroken. In het geval dat u ervoor kiest dit soort zaken langer te bewaren, loopt u dus een risico.

Beste Zaalberg,

De consultatie versie van de nieuwe archiefwet (https://www.internetconsultatie.nl/archiefwet) is voor mij niet geheel duidelijk t.a.v. de verplichting tot benoemen archivaris voor overheidsorganisaties. In par. 4.10 (p 41) wordt gesteld “De benoeming en aanstelling van een archivaris door provincie,
gemeente of waterschap is voortaan verplicht. “. Hierbij wordt de bepaling dus beperkt tot provincie, gemeente of waterschap.
In de toelichting bij de consultatie versie wordt daarentegen in hfdstk 5, onder ‘Hoe het wordt’, vermeld: “De aanwijzing van een archivaris door
het decentrale bestuur is verplicht.” Hierbij wordt de toepassing niet beperkt tot gemeente, waterschap of provincie. Indien u zelf het antwoord niet kunt geven, kunt u mij dan doorverwijzen naar de juiste instantie hiervoor?

Antwoord:

Conform het Besluit aanwijzing overheidsorganen waarvan archiefbescheiden dienen te worden bewaard […] waarin deze overheidsorganen gevestigd zijn of zijn geweest (https://wetten.overheid.nl/BWBR0012449) zijn op dit moment de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden aangewezen aan archiefbewaarplaats voor wat betreft rijkstaken van de Universiteiten. De Rijksarchivaris van het RHCL is dus tot nu toe de archivaris van de Universiteit van Maastricht en haar voorgangers.
In de nieuwe Archiefwet vervallen de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincies en gaat deze taak naar het Nationaal Archief.
Wat dit betekent voor de rol van de RHCL is nog onduidelijk. Het is dus nog onduidelijk of u het RHCL officieel moet aanwijzen als archivaris of dat dit ook automatisch wordt overgedragen aan het Nationaal Archief. Ik adviseer u dan ook om contact op te nemen met het RHCL zodat zij u op de hoogte kunnen houden van deze ontwikkelingen.

Beste Zaalberg,

Wat te doen na overdracht analoog archief naar een archiefbewaarplaats met de digitale records in het DMS.
Omdat het papier leidend is (er is geen substitutie) zijn de digitale records slechts kopieën. Is het verplicht om de digitale records die achterblijven in het DMS van een archiefvormer te verwijderen, bijvoorbeeld uit oogpunt van dataminimalisatie in de zin van AVG? Of mogen deze kopieën, uit oogpunt van bedrijfsvoering, aanwezig blijven, voorzover het dossiers betreft waarvan de bewaartermijn niet is verstreken. De digitale dossiers zijn namelijk beter ontsloten (op documentniveau) dan de overgebrachte papieren dossiers (op dossiernieau ontsloten).

Antwoord:

Uw vraag wijst op een issue waar nog weinig over wordt nagedacht: wat doen we moet ‘hulpadministraties’ waar persoonsgegevens in zitten, als de organisatie daar niet meer verantwoordelijk voor is?
U heeft het beheer en tevens de dienstverlening van uw papieren archief overgedragen aan de archiefinstelling. Daarmee is de archiefinstelling verantwoordelijk geworden voor een goede ontsluiting van dat archief. De universiteit heeft daarmee geen belang meer bij het bewaren van digitale records in het DMS en dus ook zeker niet voor het bewaren van de persoonsgegevens die in het DMS zijn verzameld. Vanuit de bedrijfsvoering is er ook geen grondslag: het papieren archief maakt namelijk geen onderdeel meer van uw bedrijfsvoering.
Het feit dat het DMS een betere ontsluiting geeft van uw papieren archief betekent dat of de ontsluiting van uw papieren archief moet worden verbeterd of dat u tevens het digitale archief overdraagt aan de archiefinstellingen.
Dan nog dient u te kijken naar welke persoonsgegevens u overdraagt. Uw DMS bevat waarschijnlijk ook een groot aantal scans van ingescande post. Deze scans bevatten waarschijnlijk ook een grote hoeveelheid (bijzondere) persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens zijn niet nodig voor de ontsluiting van uw papieren archief en daarmee is er ook geen reden om die over te dragen aan de archiefinstelling en ook niet om die zelf te bewaren. Op zijn minst dient u er dus voor te zorgen dat de scans worden vernietigd.
U kunt de scans en de registraties in het DMS alleen bewaren als deze nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Er zijn overheidsinstellingen die archieven overdragen en dan zelf nog een schaduwarchief bewaren omdat deze informatie nodig is voor het uitvoeren van een taak. Een goed voorbeeld daarvan is het bewaren van scans van bouwvergunningen. Bouwvergunningen dienen ook te worden overgedragen aan een archiefinstelling terwijl de gemeente nog wel verantwoordelijk is voor het controle op de gebouwen in de gemeente en daarvoor zijn bepaalde gegevens van die bouwvergunningen nodig. Maar ook hier spelen de persoonsgegevens een rol: voor de controle van die gebouwen zijn de persoonsgegevens die in de bouwvergunningen staan niet nodig. Strikt genomen dienen gemeenten die persoonsgegevens vanuit de dataminimalisatie ook te vernietigen omdat ze er geen grondslag voor hebben als de archieven zijn overgedragen. Dit is lastig te realiseren omdat de persoonsgegevens meestal maar een klein onderdeel zijn van een scan, maar er moet wel degelijk rekening mee worden gehouden.
Organisaties zijn geneigd om op het moment van overdracht van digitale archieven een kopie van dat archief te maken en dat als digitaal schaduwarchief achter te houden. Daarnaast wordt vaak niet gerealiseerd dat ook deze schaduwarchieven moeten worden beheerd en dat persoonsgegevens in die schaduwarchieven moeten worden vernietigd als de bewaartermijn en/of de grondslag is vervallen. Daarmee lopen ze dus grote risico’s als er gekeken wordt naar het te lang bewaren van persoonsgegevens. Vaak is er geen grondslag voor deze vorm van opslag.

U heeft als universiteit echter niet geen controlerende taak waarvoor u informatie nodig heeft uit de archieven die u heeft overgedragen. U heeft dus ook geen reden meer om de persoonsgegevens te bewaren. U kunt namelijk ook niet aangeven hoelang u het digitale schaduwarchief nog gaat bewaren. Als u het DMS ziet als ontsluiting ziet van het papieren archief, dient u ook het DMS (zonder scans) permanent te bewaren en over te dragen aan de archiefinstelling.
Dat geldt natuurlijk niet voor te vernietigen archieven. Die draagt u niet over en daar bent u zelf wel verantwoordelijk voor. Ik ga er van uit dat ook dit archief is opgenomen in het DMS en dat het DMS in dit geval wel dient als ingang voor het vernietigbare archief. Dan heeft u wel een grondslag om het DMS nog even te bewaren, al geldt dan wel de regel dat als u een dossier/zaak vernietigd ook de registratie in het DMS wordt vernietigd.
Technisch gesproken kunt u dus gegevens van het digitale vernietigbare deel van uw archief wel bewaren en gegevens over het overgedragen archief niet. Dat is lastig te realiseren en ingewikkeld. U zal op zijn minst het gedeelte over het overgedragen archief geheel moeten afschermen van de organisatie. U voldoet dan echter nog steeds niet aan de AVG.

U kunt het DMS wel aanmerken als een hulpadministratie. Een hulpadministratie kunt u nog een tijdje bewaren. In de Selectielijst voor universiteiten en UMC’s 2020 is echter geen specifieke bewaartermijn opgenomen voor ‘hulpadministraties’. Ik adviseer u te verwijzen naar de bewaartermijn voor de financiële administratie: 7 jaar. Daarmee kunt u het DMS nog een tijdje bewaren. U dient de administratie namelijk wel een keer te vernietigen, u kunt het DMS niet permanent bewaren.

Beste Zaalberg,

Wij krijgen als gemeente aanvragen om een natuurbeschermingswet die door bedrijven bij de Provincie zijn ingediend met de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen. Ook krijgen wij afschriften van de definitieve beschikkingen. Nu hebben wij verschil van mening met de vak-afdeling over het wel of niet vernietigen van deze dossiers. Wij gaan er van uit dat de Provincie vergunningverlenende instantie is en wij de dossiers na een termijn van 5 jaar kunnen vernietigen. De vak-afdeling geeft aan dat het om milieuvergunningen binnen de gemeente gaat en we die als zodanig moeten bewaren.

Antwoord:

De gemeente heeft geen bewaarplicht voor vergunningen die de Provincie verstrekt. De reden dat de afdeling deze vergunning wil bewaren, is om te weten dat er een natuurbeschermingsvergunning is. De Selectielijst 2020 gaat ervanuit dat een gemeente alleen informatie hoeft te bewaren waar zij verantwoordelijk voor is. Dat geldt dus niet voor een natuurbeschermingsvergunning, daar is de provincie voor. De gemeente neemt een dergelijke vergunning alleen ter kennisgeving aan. Dat valt onder 19.2 van de selectielijst (V1 jaar). Met andere woorden: de gemeente hoeft het niet te bewaren, de afdeling wil dat wel graag zolang de milieuvergunning geldig is.

Beste Zaalberg,

Welk werkproces/welke werkprocessen uit de i Navigator kunnen gebruikt worden voor de volgende vergaderstukken die aan onze gemeente worden toegestuurd (en waarover een voorstel aan het college wordt gemaakt):
– Portefeuillehoudersoverleggen, Algemeen Bestuur enz van de samenwerking van gemeenten waarvan wij deel uitmaken (Geen gemeenschappelijke regeling)
– aandeelhoudersvergaderingen
– Vergaderstukken Veiligheidsregio een GGD

Antwoord:

Voor aandeelhoudersvergaderingen en vergaderstukken van derde partijen kunt u het beste gebruik maken van het proces ‘Overlegplatform beheer’.
Voor vergaderstukken van een samenwerkingsverband bestaat het proces ‘Samenwerkingsverband beheer’. Dat geldt ook andere stukken die u van deze partijen krijgt (begrotingen, jaarrekeningen e.d.).
Als u zelf verantwoordelijk bent voor het archief van het samenwerkingsverband (het secretariaat ligt bij de gemeente Nunspeet) dient u naar de zaaktypen te kijken alsof u voor ie organisatie werkt.
Met andere woorden: als er een vergadering is voor van het algemeen bestuur dient u te kiezen voor ‘Bestuurlijke verslaglegging raad’ en als het dagelijks bestuur vergadert ‘Bestuurlijke verslaglegging college’.

Overigens kunt u deze vragen het beste stellen aan de helpdesk van het model-DSP: helpdesk.dsp@sdu.nl.
Het adres kunt u ook vinden in de i-Navigator onder Help>mail helpdesk.

Beste Zaalberg,

Het verlenen van toestemming wordt in specifieke gevallen voor onbepaalde tijd verleend. Ingeval de vergunningen (b.v. activiteit milieu) toch permanent bewaard blijven komen die weliswaar een keer te vervallen maar hoeven we ons niet af te vragen wanneer de vernietiging plaats moet vinden: immers permanent bewaren en t.z.t. overbrengen. Maar bij vergunningen t.b.v. horeca, uitrit/inrit, handelsreclame op panden, riolering ed. zijn deze wel vernietigbaar. Veelal geldt dan 1 jaar bewaren, nadat de geldigheidsduur is komen te vervallen. En laat dat nou voor dergelijke vergunningen niet/nauwelijks na te gaan zijn omdat het niet doorgegeven wordt wanneer een uitrit, een riool vervalt. Is het met dergelijke processen eigenlijk niet veel handiger om die ook op ‘permanent te bewaren’ te zetten. Makkelijker vanuit goed informatiebeheer, maar wellicht ook wel gewoon historisch interessant omdat het toch om aanpassingen in de openbare ruimte / omgeving / weg gaat.
Een en ander geldt dan trouwens ook voor meldingen op dat vlak (als min of meer verkapte snelle toestemming om iets te mogen doen).
Wat in dit kader nog onduidelijk is: Uitrit (vergunning) staat in de Selectielijst 2017 en 2020 als voorbeeld genoemd bij Procesobject 11.1 als 1 jaar na vervallen te vernietigen. Maar wordt hierbij bedoeld de Omgevingsvergunning uitrit (waarbij een standaard omgevingsvergunning gewoon permanent te bewaren is)? Of een uitritvergunning niet vallende onder de Omgevingswet ?

Antwoord:

De selectielijst kijkt in eerste instantie of informatie permanent bewaard moet worden. Indien de informatie vanuit cultuurhistorisch oogpunt, vanuit maatschappelijk belang (zie de systeemanalyse) of door wettelijke bepalingen niet permanent bewaard hoeft te worden, is gekeken naar het belang van de informatie voor de organisatie en op basis van die analyse is een vernietigingstermijn bepaald. Voor de vergunningen en meldingen die u noemt, is bepaald dat er geen noodzaak is om die informatie permanent te bewaren en is dus gekeken naar de waarde van de informatie op het moment dat de vergunning of melding vervalt. Het belang van de vervallen vergunningen in uw voorbeelden is bepaald als zijnde gering of nihil zodat er een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen is bepaald in de selectielijst.
Ten opzichte van vorige selectielijsten is wat dat betreft eigenlijk niks veranderd. In het verleden werd er vaak gekozen om deze vergunningen permanent te bewaren omdat het inderdaad lastig te bepalen was wanneer deze vergunningen vervallen waren. Vaak werden die vergunningen daarom op permanente bewaring gezet. Daar is tegenwoordig nog steeds niks aan veranderd: er zijn nog steeds organisaties die in deze gevallen kiezen voor permanente bewaring. Wat echter tegenwoordig wel een issue is dat er in die gevallen persoonsgegevens worden bewaard terwijl de organisatie richting de betrokkene communiceert dat de bewaartermijn 1 jaar na vervallen is. Daar moet wel rekening mee worden gehouden.
Als u besluit om dit soort vergunningen permanent wilt bewaren in tegenstelling tot vernietigen, dient u technisch gezien deze vergunningen aan te merken als ‘bijzonder’ als vermeld in paragraaf 1.3 van de Selectielijst (uitzonderingencategorie), al wordt dit in de praktijk vaak niet gedaan.

Drank- en horecavergunningen en handelsreclame worden vaak permanent bewaard niet zozeer omdat niet is na te gaan wanneer ze zijn vervallen, maar omdat ze een (historisch) beeld schetsen van de gemeente. Deze vergunningen worden vaak permanent bewaard op basis van de uitzonderingscategorie van de Selectielijst.

Voor inrit-/uitritvergunningen geldt dat ze inderdaad weliswaar onder de omgevingsvergunningen vallen, maar ze worden niet gezien als brondocumenten voor de BAG waardoor er geen verplichting tot permanente bewaring is. Niet alle omgevingsvergunningen zijn permanent te bewaren. Dat geldt alleen als ze aangemerkt als brondocumenten voor de BAG. Zo staat dat ook vermeld in de selectielijst.

Beste Zaalberg,

Onder welke categorie in de selectielijst 2017 valt een dossier als Beschikbaarstellen van stoffelijke overschotten aan de wetenschap 2017. Verlof tot ontleding.?
Voorheen werd dit gezien als lijkbezorging op kosten van de gemeente en werd het 7 jaar bewaard maar nu kom ik uit op 11.1.1 en zou het maar 1 jaar bewaard hoeven te worden.
Alvast bedankt voor het antwoord.

Antwoord:

Uw conclusie is terecht.
In de Selectielijst 2017 (en ook in die van 2020) is voor een bewaartermijn van 1 jaar gekozen omdat er geen reden bedacht kon worden om dit langer te bewaren. Aan de ontheffing zitten bijvoorbeeld namelijk geen financiële consequenties voor de gemeente verbonden en dus is een bewaartermijn van 7 jaar ook niet nodig.

Resultaat 11.1.1 is daarom correct.

Beste Zaalberg,

Bedankt voor het antwoord. Waar ik nog wel nieuwsgierig naar ben. Wordt er dan wel ergens vastgelegd dat er een stoffelijk overschot aan de wetenschap is gegeven? Het lijkt mij zo raar dat er wellicht later nog een familielid komt en dat ze dan niet weten wat er gebeurt is met het lichaam.

Antwoord:

Er is voor een gemeente geen verplichting bekend om dit te bewaren.
Er dient wel al een ‘overeenkomst’ te zijn met het instituut waaraan het lichaam wordt toevertrouwd dat ook door een huisarts wordt bewaard. Daarmee wordt het ook onderdeel van het patiëntendossier en blijft het dossier minimaal 20 jaar bewaard.
Daarover zijn online meerdere bronnen te vinden, zoals https://www.slingeland.nl/website/lichaam-voor-de-wetenschap/1248

Beste Zaalberg,

Vorige week heb ik het Webinar gemeentelijke selectielijst gevolgd. Dit is gegeven door Kees jan Vermeulen van VHIC en Koos van Koutrik van de gemeente Utrecht. Ik heb hierover een vraag en zij deelden mede dat als we vragen hebben over de selectielijst we dit kunnen mailen naar dit mailadres.

Tijdens dit webinar heb ik begrepen dat videonutulen van bestuurders, ook die van het college van burgmeester en wethouders digitaal moeten worden bewaard. Dit heb ik doorgegeven aan de medewerker van het college van burgemeester en wethouders.

De medewerker had hiertegen de volgende bewaren en opmerkingen: “Tijdens collegevergaderingen worden ook vertrouwelijke en persoonlijke zaken besproken die ‘binnenskamers’ moeten blijven. Daarvan is het niet de bedoeling dat anderen, dus ook medewerkers, nu of over een aantal jaren bandjes terug gaan zitten luisteren. Alles wat bewaard wordt is in principe opvraagbaar op grond van de Wob volgens mij? Van de B&W-vergaderingen die niet in corona-tijd plaatsvinden worden toch ook geen (geluids-)opnamen gemaakt. Overigens hebben we in Hof van Twente nog geen gebruik gemaakt van digitale B&W-vergaderingen maar als de wet voorschrijft dat digitale vergaderingen gearchiveerd moeten worden, zal dit in Hof van Twente ook nooit gaan gebeuren denk ik. Ik weet dat andere gemeenten wel digitaal vergaderen. Ben benieuwd hoe ze er daarmee omgaan …”.

Kan iemand mij een antwoord geven op bovenstaande vraag? Alvast bedankt.

Antwoord:

Waar  tijdens het webinar inderdaad kort bij stil werd gestaan, is dat de selectielijst het heeft over:
Agenda, verslag, opnames en besluitenlijsten van bestuurlijke besluitvorming

Hier valt niet alleen de Raad onder, maar ook B&W en bij sommige gemeenten ook het MT (als deze in mandaat besluitvormende beslissingen neemt).
Dus waar de discussie in het verleden ging om met name opnames van raadsvergadering, zegt de selectielijst dat ook opnames van B&W-vergaderingen bewaard moeten worden. De selectielijst verplicht overigens niet om opnames te maken, maar als er opnames worden gemaakt, moeten ze permanent bewaard worden. In deze bijzondere tijd van de coronavirus worden veel vergaderingen digitaal afgehandeld en worden sommigen opgeslagen. Het feit dat er normaal gesproken geen opnames zijn, spreekt er juist voor om deze opnames te bewaren: het geeft namelijk een beeld van deze bijzondere omstandigheden.

Opnames van Besloten en zelf Geheime vergaderingen van de B&W moeten dus ook bewaard blijven. Dit betekent niet dat deze onder de WOB opvraagbaar zijn. Dat geldt namelijk ook niet voor de verslagen van deze vergaderingen en de opnames kunt u daarmee vergelijken. Opnames van ‘normale’ B&W-vergaderingen zijn openbaar en hoeven dus niet afgeschermd te worden. Opnames van bijzondere vergaderingen zullen dus als zodanig moeten worden aangemerkt, zodat bij overdracht naar het Statisch archief beperkingen op de openbaarheid kunnen worden opgelegd om te voorkomen dat deze zo maar openbaar worden. U kunt er dus voor zorgen dat deze opnames niet zomaar openbaar worden.

Als u overigens benieuwd bent naar meningen van andere gemeenten, verwijs ik u naar het BREED-netwerk. U kunt daar een post maken waar anderen op kunnen reageren.

Beste Zaalberg,

Ik heb twee vragen wat betreft de toepassing van de selectielijst/selectietool.

In bijlage 8 van de selectielijst 2020 is de bewaartermijn van proces 8.1.2 gewijzigd van 15 jaar naar 20 jaar. Als ik in de selecttool kijk bij proces 8.1.2 is de bewaartermijn 15 jaar. Kunt u zeggen wat de juiste bewaartermijn is?

In bijlage 4 van de selectielijst is een lijst opgenomen met de blijvend te bewaren registers. Daarin staan o.a. de volgende twee registers:
• Gemeenschappelijke regelingen register
• AVG-verwerkingsregister
Kunt u aangeven welk proces ik kan koppelen aan deze twee registers?

Antwoord:

De SelectTool 2020 geeft voor resultaat 8.1.2 een bewaartermijn van 20 jaar (of zoveel langer als…….).
Kan het zijn dat u nog de SelectTool 2017 heeft? In dat geval kunt u de nieuwe versie downloaden van de site van de VNG (https://vng.nl/nieuws/selectielijst-2020-vastgesteld).

De processen die u aan het register ‘Gemeenschappelijke regelingen’ kunt koppelen, betreffen het instellen, wijzigen en beëindigen van een gemeenschappelijke regelingen. Deze processen vallen onder resultaten 1.2 en 1.3 van de Selectielijst.
In het AVG verwerkingsregister is in principe elke proces gekoppeld dat persoonsgegevens verwerkt. Er is daarom niet te verwijzen naar 1 resultaat uit de selectielijst. Daarom is het register ook opgenomen in bijlage 4. Bijlage 4 moet gezien worden als een extra verplichting die aan deelnemende organisaties wordt opgelegd om informatie (permanent) te bewaren.

Beste Zaalberg,

Mijn collega van Personeelszaken heeft nog twee vervolgvragen.

1. Gespreksverslagen/Beoordelingsverslagen is de vernietigingstermijn 5 jaar (4.1.13) mag je hier de status nvvb aan toevoegen? Personeelszaken wil dit graag omdat je soms de verslagen langer wilt kunnen raadplegen.
2. Ambtseed is de vernietigingstermijn 10 jaar (17.1). Personeelszaken wil deze graag de hele diensttijd bewaren mag dat?( Er staat in de selectielijst de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject.)

Antwoord:

De bewaartermijn voor functionerings- en beoordelingsgesprekken is bewust verlaagd van 10 jaar naar 5 jaar met het oog op de AVG. Er waren zelfs juristen die hebben gepleit voor een bewaartermijn van 2 jaar vanwege de (mogelijke) aanwezige persoonsgegevens. Langer bewaren wordt niet geadviseerd. P&O verwijst misschien naar aspecten die voortkomen die voortkomen uit zo’n gesprek. Dat kunt u zien als een aparte zaak, want dat wordt buiten het gesprek geregeld en daarmee krijgt het zijn eigen bewaartermijn.

De ambtseed geldt voor de gehele duur van de arbeidsovereenkomst en mag dus net zolang als de arbeidsovereenkomst bewaard worden.

Beste Zaalberg,

Ik heb een aantal vragen namens mijn collega van personeelszaken.
1.Psychologisch onderzoek staat een bewaartermijn van 10 jaar (4.1.6) in hoeverre mogen wij hiervan afwijken? Vroeger was de termijn 3 jaar zij wil liever deze termijn aanhouden?
2. Personeelsleden vullen bij het in dienst treden een formulier in met persoonsgegevens deze bewaren wij 10 jaar (16.1). Mag je deze ook eerder vernietigen? Want vaak zijn persoonsgegevens al snel niet meer actueel en moet je ze dan nog wel zo lang willen bewaren ?
3. Keuring 4.1.6 is de bewaartermijn 10 jaar. Mag deze niet eerder weg omdat de keuring toch ook wel een momentopname is? Mensen die bij ons in de buitendienst werken krijgen bij aanstelling een keuring.

Antwoord:

Uw vraag bevat meerdere aspecten:
In het algemeen geldt dat u zich moet houden aan de selectielijst. Eerder weggooien is geen optie, er zit namelijk een redenering achter de keuze van de bewaartermijn die in de Selectielijst 2020 staan.
U dient dus de bewaartermijnen in de selectielijst te volgen.
Daarnaast is de vraag of de documenten/bestanden een aparte zaak zijn of onderdeel uitmaken van een grotere zaak. U wijst indirect op het bewaren van (bijzondere) persoonsgegevens die eerder hun waarde verliezen dan de zaak waar zij onderdeel van uitmaken.
Als er persoonsgegevens in een zaak zitten, mag u die persoonsgegevens net zolang bewaren als de hele zaak. Deze persoonsgegevens zijn namelijk gebruikt bij het afhandelen van de zaak en u moet zich verantwoorden over hoe de zaak is afgerond. Het opschonen van een zaak omdat daar (bijzondere) persoonsgegevens in zitten, is dus niet nodig.

U verwijst naar een drietal specifieke documenten:
1. Psychologische onderzoeken: de reden dat er een lange bewaartermijn aan zit, is dat in sommige gevallen de psychologische onderzoeken nodig kunnen zijn om in een later stadium te kunnen controleren of iemand ook daadwerkelijk geschikt was voor de functie die hij/zij bekleedt. In met name de hogere functies kan daarom het psychologisch onderzoek nog lang nodig zijn.
2. Een ingevuld formulier door een nieuwe medewerker heeft een bepaald doel. U verwijst naar 16.1 als zijnde dat dit formulier onderdeel is van de aanstelling. Echter, dit soort formulieren hebben meestal als doel om accounts, e.d. te laten aanmaken. De bewaartermijn van het formulier maakt daarmee geen onderdeel uit van de aanstelling maar kan verschillende grondslagen. Ik adviseer u in deze gevallen te verwijzen naar resultaat 19.1 V 5 jaar na afhandeling.
3. Voor de keuring kunt u verwijzen naar resultaat 4.1.6. De enige andere mogelijkheid om de keuring te waarderen, is de keuring te beschouwen als onderdeel uit van de aanstelling. De bewaartermijn wordt 10 jaar na einde aanstelling, wat nog langer is als 10 jaar na afhandeling.
In bovenstaande gevallen probeert de selectielijst rekening te houden allerlei situaties die zich kunnen voordoen en daarom is gekozen voor een vrij lange bewaartermijn. U kunt daar niet van afwijken.

Beste Zaalberg,

Onze WOB-coördinator formuleert het volgende:
“De Wob-besluiten en bijbehorende stukken blijven permanent openbaar, en kunnen daarom (mochten wij daarvoor kiezen) ook op overheid.nl gepubliceerd worden. Het enige wat na 1 jaar vernietigd moet worden zijn de overige aan de zaak gerelateerde stukken. Bijvoorbeeld interne overleg mailtjes, of processtukken zoals opschorting, verdaging, uitvraag zienswijze e.d.”

Almere wil de WOB-verzoeken publiceren op overheid.nl, waardoor de verzoeken een permanent karakter krijgen.
Maar de gemeentelijke selectielijst 2017 en 2020 hanteert een bewaartermijn van 1 jaar.
Heeft het anonimiseren van persoonsgegevens invloed op de bewaartermijn?

1 jaar bewaartermijn en permanent bewaren is een wereld van verschil. Graag uw reactie.

Antwoord:

In de Selectielijst 2020 is bepaald dat een WOB-verzoek onder resultaat 6.1 valt en daarmee bewaartermijn van 5 jaar krijgt. Dit in tegenstelling tot de Selectielijst 2017 waar de bewaartermijn nog op 1 jaar was gezet.
Daar verandert de aanwezigheid (of afwezigheid) van persoonsgegevens niks aan. De bewaartermijn voor een Wob-verzoek is dus 5 jaar en dat is bepaald door de selectielijst 2020 en daarmee is de vernietiging een verplichting. Permanent bewaren van een Wob-verzoek is alleen mogelijk als het als ‘bijzonder’ wordt aangemerkt.

De discussie richt zich waarschijnlijk op het bewaren van gepubliceerde informatie.
Voor zover wij kunnen nagaan is er geen verplichting voor het permanent bewaren voor gepubliceerde informatie. Wij kunnen niet achterhalen waarop uw Wob-functionaris zich baseert. In ieder geval staat er in de Wob niks over vermeld.
Er is wel een discussie over het bewaren van informatie dat wordt gepubliceerd via DROP, maar in dat geval is de gemeente verantwoordelijk voor het bewaren van de publicatie en krijgt de publicatie de bewaartermijn van de zaak waar de publicatie over gaat. Het feit dat KOOP deze informatie in DROP ook nog eens (permanent) bewaard, lijkt niet correct te zijn.
De nog in concept zijnde Wet Open Overheid heeft ook geen regels voor bewaartermijnen van de gepubliceerde informatie. Volgens bronnen is de discussie over hoe lang gepubliceerde informatie moet worden bewaard en wie dat dan gaat doen nog in volle gang. Het probleem is dat nooit van te voren kan worden bepaald hoe lang die gepubliceerde informatie nog relevant is. Het is dan nog maar de vraag of het wel nodig is om gepubliceerde informatie permanent te bewaren en of overheden verplicht kunnen of moeten worden om die informatie permanent te bewaren. We vermoeden dat deze discussie nog wel even zal duren, zeker nu er geluiden zijn dat de invoering van de WOO zal worden uitgesteld.
In ieder geval is, op dit moment, er geen verplichting voor permanente bewaring.

Beste Zaalberg,

Wij hebben als gemeente een zienswijze ingediend bij de terinzagelegging van het Streekplan Overijssel 2006. Deze zienswijzen zijn overgenomen in het vastgestelde streekplan. Later zijn door de provincie Omgevingsvisies ontwikkeld waar het streekplan integraal onderdeel van is.
In de huidige inventarislijst staat het Streekplan Overijssel 2006 op een vernietigingstermijn van 20 jaar.
Als ik in de VNG Select-tool (1996e.v.) kijk kom ik uit bij 3.1.8 Structuurvisie met waardering ‘Bewaren’..
Is mijn conclusie tot de waardering “Bewaren” juist?

Antwoord:

De Selectielijsten van 2017 en 2020 gaan uit van de processen die een gemeente uitvoert. U dient resultaat 3.1.8 van de Selectielijst 2020 te interpreteren als het opstellen van een structuurvisie door de gemeente.
Een streekplan wordt door de Provincie opgesteld. Dat geeft al aan dat 3.1.8 niet correct is.
Een streekplan wordt aan een gemeente voorgelegd tijdens de voorbereiding zodat een gemeente een zienswijze kan indienen. Dit wordt in de Selectielijst 2020 gezien als een bijzondere vorm van ‘Adviseren’ door de gemeente. U moet daarom kijken naar resultaat 21.1 (V 5 jaar).

Het Streekplan 2006 valt echter niet onder de Selectielijst 2020. U dient te kijken naar de selectielijst die in 2006 geldende was, oftewel de selectielijst 1996. In de selectielijst 1996 valt het streekplan onder categorie 2.4 Regelgeving door derden:

Regels (circulaires, aanschrijvingen, richtlijnen en dergelijke), door andere organen gesteld, in geval van:
– vervallen na vervallen
– geen betekenis voor plaatselijk gebruik 1 jaar
Voorschriften/richtlijnen die deel uitmaken van en van belang zijn voor de plaatselijke kennis van een (te bewaren) zaak waarop zij van toepassing waren B

In uw geval moet het Streekplan dus gewaardeerd worden als na vervallen. Uw gemeente heeft destijds gekozen voor een praktische oplossing door de bewaartermijn op 20 jaar te zetten in de verwachting dat na 20 jaar er een nieuw Streekplan zou zijn. Op zich geen onlogische keuze.
Het feit dat uw gemeente een zienswijze heeft ingediend veranderd daar niet zoveel aan. Tenzij u deze zienswijze als ‘bijzonder’ markeert. In dat geval kunt u het dossier beschouwen als een uitzondering op de vernietiging en permanent bewaren. U dient zicht echter wel te bedenken dat ook de Provincie uw zienswijze permanent zal bewaren. Het is dus niet perse nodig uw zienswijze permanent te bewaren.

Beste Zaalberg,

De stukken (uitslagen) m.b.t. de verkiezingen Provinciale Staten en Tweede Kamer welke in onze gemeente plaats vonden, kregen bij ons altijd de code -3.07 en -4.07 mee. Onlangs vernam ik dat, dat eigenlijk onjuist is. De classificatiecode voor deze analoge dossiers zou ook voor deze verkiezingen -2.07.51 moeten zijn. Wie heeft het bij het rechte eind?

Antwoord:

In de basisarchiefcode zijn de codes -3 en -4 bedoeld voor archiefbescheiden die in principe thuishoren in de archieven van de provincie of het Rijk. Met andere woorden: het betreft archiefbescheiden waar de gemeente geen rol in speelt.
In het geval van verkiezingen voor de Provinciale Staten en de Tweede Kamer speelt de gemeente wel degelijk een rol. De gemeente is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze verkiezingen binnen haar gemeentegrenzen. Dit geeft al aan dat de archiefbescheiden van die verkiezingen niet onder -3 of -4 thuishoren. Het betreft namelijk gemeentelijke archiefbescheiden waarmee de gemeente zich moet verantwoorden.

-2.07.51 verwijst inderdaad naar Europese verkiezingen. Het lijkt mij echter logischer om alle verkiezingen onder één BAC-code te archiveren.
Mijn voorkeur gaat daarbij uit voor -2.07.4 Vorming, samenstelling en ontbinding van vertegenwoordigende lichamen
met als toelichting: Stukken betreffende de verkiezingen in algemene zin worden hier geklasseerd.

Beste Zaalberg,

Ik ben benieuwd naar jullie zienswijze over de hotspotwaardigheid van alles wat corona betreft. Vallen daar straks ook de uitstellen van betaling, de toezicht- en handhavingszaken en de verzoeken om informatie (via zaaksysteem, via whatsapp) onder? Wij zijn geneigd om ook bij een hotspot niet álles te willen bewaren. Een gemeentearchivaris uit een andere regio wees mij er op dat dit nu wel wettelijk verplicht is.

Antwoord:

Er is geen ‘wettelijke verplichting’ om alles te bewaren van een hotspot: er is wel een verplichting vanuit de Selectielijst 2020 om een hotspotmonitor uit te voeren, maar als eenmaal iets als een hotspot is aangewezen, wordt nergens vermeld wat precies bewaard moet worden. Ook de handreiking Hotspotmonitor (2017) gaat hier niet op in.
De hotspotmonitor is bedoeld om informatie uit te zonderen van vernietigen dat een bijzondere trend of gebeurtenis in beeld brengt. Vanuit die gedacht is het niet nodig om alles te bewaren. In het SIO zou kunnen besproken welke informatie over een hotspot bewaard zou moeten worden. Daarbij kunnen andere methodes, zoals bijvoorbeeld een steekproef, worden ingezet. Belangrijk is dat een goed beeld van de hotspot wordt bewaard.

Beste Zaalberg,

Wat is de bewaartermijn van een machtiging/volmacht voor vertegenwoordiging door de burgemeester bij de Algemene ledenvergadering van de VNG? Tot 2017 gaf de selectielijst aan dat het te bewaren was, maar daarna kom ik er niet meer uit.

Antwoord:

In de selectielijst 1996 viel de externe vertegenwoordiging van de burgemeester onder categorie 3.5.5 (bewaren). In de selectielijst 2017 en de selectielijst 2020 is die verplichting niet meer aanwezig. Sterker nog, een machtiging wordt niet specifiek genoemd in de selectielijst 2020. Daarom moet u verwijzen naar een generiek zaaktype. In dit geval is dat resultaat 9.1.1. V 1 jaar na vervallen.
De selectielijst gaat hierbij er vanuit de gemeente zelf bepaald wat bijzonder is.
Dat betekent dat een verstrekte machtiging in de regel te vernietigen is, maar dat als de gemeente het bijzonder vindt, het ook permanent bewaard kan worden. U dient dus zelf te bepalen of een machtiging voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering van de VNG kan worden gezien als ‘bijzonder’.

Beste Zaalberg,

De Griffie wordt binnen de gemeente gezien als een aparte beheereenheid. Dit heeft tot gevolg dat de Griffie ook als een apart archiefvormend orgaan bestaat. Is het noodzakelijk dat er een afzonderlijk Besluit Informatie / Beheerregeling Informatiebeheer genomen moet worden? Geldt dit eveneens voor een archiefverordening? Bij het volledig digitaal gaan van de Griffie, is dan een apart vervangingsbesluit nodig?

Antwoord:

Voor het antwoord op deze vraag verwijzen we u naar art. 30, lid 1, van de Archiefwet 1995: “Overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld, dragen burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.”
Hieronder vallen o.a. de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de griffie. Een afzonderlijk verordening is niet nodig.
Een aanpassing van het vervangingsbesluit is nodig indien hierin specifiek is aangegeven welke documenten wel of niet vervangen worden.

Op Breednetwerk vindt u aanvullende informatie, zie hiervoor http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wie-is-verantwoordelijk-voor-een-gemeentelijke-informatiehuishoud?page=3&commentId=2537796%3AComment%3A94374&x=1#2537796Comment94374, http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archief-griffier

Beste Zaalberg,

De stap ‘digitale verzending’ is in onze organisatie echter nog een hele lastige. In de Verordening Webv is nu alleen de berichtenbox aangewezen als formeel kanaal voor digitale verzending.
Sinds enige tijd is in onze organisatie ook het veilig mailen geïntroduceerd. Wij zijn aan het onderzoeken of dit in de verordening toegevoegd zou kunnen worden als formeel kanaal.

* Hebben jullie hiervoor iets geregeld in een verordening, of vallen jullie terug op de regels uit de Awb?
* Hoe gaat het in de praktijk? Worden er vaak besluiten via de mail verstuurd?

Antwoord:

Er zijn verschillende mogelijkheden om veilig e-mail te verzenden, bijvoorbeeld via Zivver, Mimecast en FileCap. Van deze mogelijkheden voldoet Zivver aan de NTA 7516, een norm bedoeld voor veilige verzending van e-mail met patiëntgegevens. De norm beschrijft “in techniek neutrale termen de eisen waaraan e-mail met daarin patiëntgegevens zou moeten voldoen om veilig te zijn. Het gaat daarbij enerzijds om de waarden die geborgd moeten worden, zoals de mate van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid, maar ook gebruiksvriendelijkheid.” (zie https://www.nen.nl/Alles-over-NEN-7510/NTA-7516.htm)

Als u op een veilige manier e-mail wilt verzenden moet u uitgaan van gebruik van tweede factor authenticatie. U voegt een wachtwoord of toegangscode toe aan de e-mail en documenten en controleert de ontvanger. Via SMS of app stuurt u wachtwoord of toegangscode toe. Op deze manier kan op een veilige manier gebruik gemaakt worden van e-mail en kunnen bestuurlijke berichten verzonden worden.
Inmiddels zijn er meerdere gemeenten die op deze manier hun mail versturen.

Het is ons niet bekend of dit zo specifiek moet worden opgenomen in de verordening. De mogelijkheid om besluiten via de mail te versturen dient wel opgenomen te zijn.

Beste Zaalberg,

Kunnen jullie mij ook vertellen onder welke categorie van de selectielijst tankreiniging valt?

Tanksanering: het weghalen / verwijderen van de tank.
Tankreiniging: bedrijven hebben de verplichting om 1x per 5 jaar de tank te laten reinigen.

Een tanksanering valt onder cat. 11.1.6, maar een tankreiniging kunnen we niet vinden in de selectielijst.

Antwoord:

Het reinigen van een tank is een voorwaarde uit de milieuvergunning. In de Selectielijst 2017 is geen specifiek resultaat aanwezig voor het controleren van de milieuvergunning. Daarmee valt het onder resultaat 12.1 met een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling. In de Selectielijst 2020, die binnenkort wordt vastgesteld, is resultaat 12.1.11 Controle omgevingsvergunning milieu opgenomen met een bewaartermijn van 20 jaar. Voor documenten die betrekking hebben op de periode 2017 t/m 2019 moet u eigenlijk de Selectielijst 2017 volgen en dus de termijn van 5 jaar aanhouden. U heeft echter ook de mogelijkheid om in het Strategisch Informatie Overleg (SIO) te besluiten om de Selectielijst 2020 te volgen en daarmee te kiezen voor 12.1.11 en een bewaartermijn van 20 jaar. Dit dient u dus dan wel formeel vast te leggen.

Beste Zaalberg,

We hebben een vraag over de selectielijst. Bij ons in de gemeente, komt het wel eens voor dat er een eerste inschrijving of geboorteaangifte plaatsvindt en dat er sprake is van (vermoeden van) fraude wat leidt tot politieaangifte. Welk resultaat geldt dan? Is dat 7.1.10 Verwerkt: beslissing om gegeven niet of ambtshalve op te nemen in de BRP, met een termijn van 10 jaar? Of is dat 7.2 Geweigerd met een termijn van 5 jaar? Waar zit hem het verschil in tussen ‘weigeren’ en ‘verwerken maar niet opnemen’? En geldt dit voor:
– Alle zaaktypen waarbij men zich moet identificeren?
– Enkel bij de zaaktypen waarbij een gegeven opgenomen wordt in de BRP of leidt tot een mutatie van bestaande gegevens in de BRP?
– Of een ander uitgangspunt?

Antwoord:

In deze gevallen zijn er twee mogelijkheden:
1. De inschrijving of aangifte is nog niet verwerkt en wordt geweigerd. In dit geval moet gekeken worden naar resultaat 7.1.10. Deze verwijst namelijk naar een regel in Bijale 6 van de regeling BRP en die verwijst dan weer naar Artikel 2.60 van de Wet Basisregistratie Personen die gaat over gevallen waarin de gemeente (onder andere) gegevens niet verwerkt. In dit geval is er dus 1 zaak (de inschrijving of aangifte) en binnen die zaak wordt geconstateerd dat er fraude is gepleegd en wordt er aangifte gedaan.
2. De fraude wordt onderzocht nadat de inschrijving of aangifte al is verwerkt. In dit geval zijn er dus twee zaken: de aangifte of inschrijving en het onderzoek dat volgt. De eerste zaak valt dan onder 7.1.2 omdat de aangifte of inschrijving dan een brondocument wordt voor de BRP. Een onderzoek in het kader van de BRP (inclusief de aangifte) valt onder resultaat 12.1.6 van de selectielijst.
In deze gevallen mag u dus 7.2 buiten beschouwing laten.
Overigens leiden 7.1.10 en 12.1.6 beiden tot een bewaartermijn van 10 jaar.

Het is onduidelijk wat u bedoelt met ‘Alle zaaktypen waarbij men zich moet identificeren’. Er zijn bij gemeenten verschillende processen waarbij mensen zich dienen te legitimeren. Als er een vermoeden van fraude voordoet, zal dat altijd leiden tot een onderzoek in het kader van het product of voorziening dat wordt aangevraagd. De aangifte van fraude vindt dan plaats vanuit dat onderzoek. Zo valt fraude bij een bijstandsuitkering onder 12.1.1 en voor de WMO onder 12.1.2.

U dient dus altijd de context van het onderzoek mee te nemen in het bepalen van de bewaartermijn van de zaak.

 

 

 

Beste Zaalberg,

Is bekend wat de bewaartermijn voor gemeenten is voor de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz)? Voorheen BOPZ?

Antwoord:

De bewaartermijn van de gegevens is geregeld in de art. 8:32 en 18a

Artikel 8:32
4. De zorgaanbieder, de geneesheer-directeur en de burgemeester bewaren de op grond van deze wet verkregen gegevens gedurende de termijn, bedoeld in artikel 7:454 van het Burgerlijk Wetboek te rekenen vanaf het tijdstip waarop de crisismaatregel, de voortzetting van de crisismaatregel, de zorgmachtiging of de verplichte zorg, bedoeld in artikel 9:1, eerste lid, eerste volzin wordt beëindigd.

Artikel 8:33
1. Na afloop van de termijnen, bedoeld in artikel 8:32 worden de gegevens vernietigd, tenzij:
a. redelijkerwijs aannemelijk is dat bewaring van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan betrokkene, of b. het bij de wet bepaalde zich tegen vernietiging verzet.
2. In afwijking van het bepaalde in artikel 8:32 worden vanaf vijf jaar na de beëindiging van de crisismaatregel, de voortzetting van de crisismaatregel, de zorgmachtiging of de verplichte zorg, bedoeld in artikel 9:1, eerste lid, eerste volzin, de gegevens binnen drie maanden vernietigd indien betrokkene daartoe verzoekt, tenzij:
a. redelijkerwijs aannemelijk is dat bewaring van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan betrokkene, of b. het bij de wet bepaalde zich tegen vernietiging verzet.

Artikel 18a
2. De burgemeester en het CIZ bewaren de beschikking tot inbewaringstelling en de verklaring bedoeld in artikel 30, eerste lid, of het besluit tot opname en verblijf en de verklaring, bedoeld in artikel 26, vijfde lid, onderdeel d gedurende de termijn, bedoeld in artikel 7:454 van het Burgerlijk Wetboek te rekenen vanaf het tijdstip waarop het verblijf op basis van de beschikking of het besluit tot opname en verblijf wordt beëindigd.

Voor de gemeente geldt dus de termijn, aangegeven in art. 7:454 Burgerlijk wetboek, afdeling 5:
1 De hulpverlener richt een dossier in met betrekking tot de behandeling van de patiënt. Hij houdt in het dossier aantekening van de gegevens omtrent de gezondheid van de patiënt en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen en neemt andere gegevens daarin op, een en ander voor zover dit voor een goede hulpverlening aan de patiënt noodzakelijk is.
2 De hulpverlener voegt desgevraagd een door de patiënt afgegeven verklaring aan het dossier toe.
3 Onverminderd het bepaalde in artikel 455 bewaart de hulpverlener het dossier gedurende twintig jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de laatste wijziging in het dossier heeft plaatsgevonden, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

De bewaartermijn is langer dan de onder de wet BOPZ geldende bewaartermijn van vijf jaar. Dit is nu dus 20 jaar geworden. Dit is ook opgenomen in de nieuwe Selectielijst 2020 (resultaat 12.2.4) die nu bij het Nationaal Archief ter inzage ligt.

Beste Zaalberg,

Is er verschil in bewaartermijnen voor Nuldelijnszorg, Eerstelijnszorg, Tweedelijnszorg en Derdelijnszorg voor Jeugdhulp? Bijvoorbeeld als er een paar gesprekken zijn geweest met een jongere is dat een vorm van zorg, maar kun je dan zeggen dat er een individuele jeugdhulp voorziening is verstrekt? Of is daar pas sprake van als er een indicatie komt waar een beschikking uit rolt om dure specialistische zorg te bieden?
Moet je in beide gevallen het dossier 15 jaar bewaren?

Antwoord:

Er is geen verschil tussen de graad van zorg. U dient te kijken naar welke proces de gemeente uitvoert en daar het juiste resultaat uit de selectielijst koppelen.
In dit geval dient u ook de procedure te begrijpen over hoe de jeugdhulp wordt verstrekt.
Er wordt namelijk eerst een jeugdhulpplan opgesteld en pas daarna worden voorzieningen verstrekt. De gesprekken waar u het over heeft, dienen ter voorbereiding van dat jeugdhulpplan.
Dat plan valt onder resultaat 3.1.4 van de selectielijst, V 15 jaar na afhandeling (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener voortvloeit).
Als dat plan niet wordt opgesteld en dus niet wordt vastgesteld, geldt 3.2 (V 5 jaar).
Als een voorziening wordt verstrekt, geldt 8.1.2 (V 15 jaar na afhandeling (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener voortvloeit).

P.s. per 1 januari geldt vanwege de wijzigingswet WGBO een bewaartermijn van 20 jaar.

Beste Zaalberg, 

De Cliëntenraad Sociale Zekerheid dient een verzoek in tot het instellen van een regeling “Bijzondere bijstand Eigen Risico zorgkosten” ikv armoedebeleid.
De gemeente wijst dit verzoek af.  Welk procestype met welk resultaattype moet ik toepassen?  Ik twijfel tussen 6.2 en 6.2.3 (wel een groot verschil natuurlijk: vernietigen na 1 jaar of blijvend bewaren).

Antwoord:

Resultaat 6.2.3 moet u in context zien: vanuit de methodiek is resultaat 6.2.3 toegevoegd om de participatie van burgers bij de overheid vast te kunnen leggen.
Uw voorbeeld lijkt mij een prima voorbeeld van zo’n participatie. Ik zou dus zeker kiezen voor 6.2.3

Beste Zaalberg,

Wij zijn op dit moment bezig met het opstellen van interne richtlijnen voor de naamgeving van bestanden. Het valt ons op dat VHIC aanbeveelt om gebruik te maken van een underscore in plaats van een spatie. De reden daarvan heb ik geprobeerd te achterhalen, maar via internet vind ik daar niet echt uitsluitsel over. Ik lees verschillende dingen.

Antwoord:

Hierbij de richtlijnen van de National Archives van de VS over het gebruik van underscores. Waarom zou je die gebruiken? Wel, omdat als je dat niet doet en je gebruikt spaties, die spaties bij sommige systemen worden opgevuld met 20% als tussenvulling. Ook geeft het problemen met het overnemen van een map- of documentnaam bij het aanklikken: zou je spaties gebruiken, dan loop je de kans dat niet de hele naam als link wordt meegenomen. Lees dit document maar eens, dat geeft meer tips. https://records-express.blogs.archives.gov/2017/08/22/best-practices-for-file-naming/

Verder is er het voorschrift van eDAVID over map- en documentnamen: http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn3.pdf .

Beste Zaalberg,

Medio 2017 is onze Gemeenschappelijke Regeling gestart met digitalisering van de archiefbescheiden en heeft het Dagelijks Bestuur het Besluit Vervanging Archiefbescheiden vastgesteld. Hierin staat o.a. beschreven dat, op basis van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995, per half jaar een Verklaring van Vervanging wordt opgesteld, alsmede een specificatie van de vervangen documenten. Dit zijn hoofdzakelijk te vernietigen documenten. In de Selecttool staat bij 19.1.14 Vervanging – waardering: bewaren – toelichting: “dit geldt alleen voor te bewaren gegevens”. De Verklaring en specificatie staan nu dus op Bewaren, terwijl het hoofdzakelijk te vernietigen documenten betrof. Zou het bijvoorbeeld mogelijk zijn 2 specificaties te maken: 1 met Te Bewaren documenten en 1 met te vernietigen en die als zodanig te waarderen, bijvoorbeeld 20.1.7 – Informeren – de aangeleverde gegevens – V 1 jaar (dit loopt dan meer gelijk met het daadwerkelijke vernietigen van de dagdozen); 0f 25.1: V 10 jaar (de Verklaring moet worden doorgestuurd naar onze archivaris bij het Streekarchief) , of 19.1: V 5 jaar?

Antwoord:

Op grond van Archiefbesluit 1995 artikel 8 moet bij vervanging een verklaring worden opgesteld en “Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.” De waardering van die verklaringen is dus: blijvend bewaren.
Artikel 8 schrijft verder voor dat “De zorgdrager maakt van de … vervanging … een verklaring op, die ten minste een specificatie van de … vervangen … archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de .. vervanging … is geschied.”

Hoe ziet zo’n specificatie er uit? Wij kiezen in veel gevallen voor een beknopte versie waarbij we in de verklaring opnemen dat op <datum> de op grond van het vervangingsbesluit van organisatie X in de periode Y (bijv. 1 januari t/m 30 juni) voor vervanging in aanmerking komende documenten betreft. Dit is mogelijk omdat in de bijlage bij het opgestelde Handboek Vervanging al is omschreven welke documenten voor vervanging in aanmerking komen.

Helaas zitten niet alle archivarissen of archiefinspecteurs op deze lijn en vereisen sommigen een specificatie op documentniveau. Zo kunnen zij een controle uitvoeren, voorafgaand aan de vervanging.
Deze controlebehoefte kun je ondervangen, omdat de uitgevoerde beheerhandeling d.m.v. metagegevens wordt vastgelegd (zie (zie Archiefregeling artikel 17 onder e; in het TMLO bij eventgeschiedenis). Nu geldt die eis tot het vastleggen d.m.v. metagegevens formeel gezien alleen voor de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden (omdat de Archiefregeling alleen daarop betrekking heeft, tenzij in bijvoorbeeld een Besluit Informatiebeheer de reikwijdte van de Archiefregeling is opgerekt tot heel het archief of van toepassing wordt verklaard voor meer dan alleen het blijvend te bewaren stukken).
Als je het uitvoeren van vervanging al met metagegevens vastlegt (artikel 17 e van de Archiefregeling wordt vaak over het hoofd gezien), bijvoorbeeld voor alle inkomende documenten in het registratiescherm een veld aan te maken met als standaard waarde “te vervangen” dan hoef je op het moment van vervanging alleen een zoekactie op documentniveau uit te voeren.

 

Beste Zaalberg,

Welk proces kunnen we gebruiken wanneer de gemeente een BUS-melding ontvangt?

Antwoord:

In het Model-DSP staat proces ‘Bodemsanering beoordeling’ B1302.

De toelichting bij dit proces zegt:
“Dit werkproces betreft het uitvoeren van de beoordeling van een bodemsanering. Wanneer uit een bodemonderzoek is gebleken dat de bodem verontreinigd is, dient deze gesaneerd te worden. Wanneer om een kleine, eenvoudige sanering gaat, kan deze onder het Besluit Uniforme Saneringen vallen en dan is het voldoende een melding bij de gemeente te doen. Wanneer het om een reguliere sanering gaat, dient de gemeente in meerdere fasen van het project om goedkeuring te worden gevraagd. Dit werkproces vloeit voort uit werkproces B0512 “Bodemonderzoek”.

P.s. vragen over het Model-DSP kunt u het beste stellen aan helpdesk.dsp@sdu.nl
Dit mailadres is ook te vinden in de i-Navigator onder ‘Help’- ‘Mail helpdesk’.

Beste Zaalberg,

Onze gemeente staat op het punt om taken waar wij bevoegd gezag voor zijn uit te besteden aan een stichting. Op dit moment wordt een overeenkomst opgesteld, maar daar in willen we ook vastleggen wie verantwoordelijk is voor de archivering. Onze vraag is, kun je überhaupt de verantwoordelijkheid voor archivering bij een stichting leggen als wij bevoegd gezag zijn? We willen als gemeente natuurlijk na opzegging van het contract ook alle informatie weer tot onze beschikking hebben, voor zowel lopende zaken als voor afgesloten zaken. Of kun je die verantwoordelijkheid voor archivering niet bij een stichting leggen en betekent dit dan dat de stichting alle archiefbescheiden naar ons als gemeente moeten opsturen en wij ze alsnog archiveren?

Wat is praktisch, en wat is in overeenstemming met de wet?

Kunt u vanuit uw ervaring iets zeggen over hoe andere gemeenten hiermee omgaan?

Antwoord:

Voor het antwoord op uw vraag kunnen we verwijzen naar de Notitie verbonden partijen (https://vng.nl/sites/default/files/20170724-lopai-brain-handreiking-archivering-verbonden-partijen.pdf).
Belangrijk is, zoals u aangeeft, dat u hierover afspraken maakt.

“2.2 Privaatrechtelijke rechtsvormen

In deze paragraaf belichten wij privaatrechtelijke rechtsvormen. Ook hier geldt dat slechts wanneer er een financieel belang en een bestuurlijk belang is van de deelnemende overheidsorganisatie er sprake is van een samenwerkingsverband. In andere gevallen kan de overheidsorganisatie ‘afspraken’ met de privaatrechtelijke organisatie maken over bijvoorbeeld de uitvoering van een bepaalde overheidstaak.
Dergelijke afspraken kunnen worden neergelegd in een contract, een convenant, een dienstverleningsovereenkomst en dergelijke. Het informatie- en archiefbeheer moet daarbij de nodige aandacht krijgen, zodat de deelnemende overheid haar bedrijfsvoering op orde heeft en zich kan verantwoorden tegenover de recht- en bewijszoekende burger.”

(…)

“3.3 Archiefzorg en –beheer in private samenwerkingsverbanden

Als een overheidsorganisatie (provincie, gemeente, waterschap) taken/bevoegdheden belegt in een private samenwerkingsvorm, geldt dat de bepalingen van de Archiefwet 1995 van toepassing zijn op die archiefbescheiden, die worden gevormd bij de uitvoering van overheidstaken.
Wat geregeld moet worden is dat het beheer van de bij die taakuitvoering ontstane archiefbescheiden plaatsvindt overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet 1995. Dit betekent onder meer dat de archiefruimte waar de stukken worden bewaard moet voldoen aan de eisen van de Archiefregeling en de archieven die behoren tot de deelnemende overheidsorganisatie worden beheerd conform de bepalingen van het besluit informatiebeheer van deze overheidsorganisatie en op termijn worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van die overheidsorganisatie, dan wel vernietigd worden op basis van de voor die overheid geldende selectielijst.
De afspraken op het gebied van informatie- en archiefbeheer kunnen in de vorm van een archiefparagraaf worden opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst of door middel van mandatering van bevoegdheden. De afspraken gaan zowel over analoge als digitale archiefbescheiden. De overheidsorganisatie die een samenwerking aangaat met een private partij, bijvoorbeeld in de vorm van een contract of dienstverleningsovereenkomst, moet afspraken maken over:
• Het informatie- en archiefbeheer;
• Het beheer van het deel ‘overheidsarchief’ door de deelnemende overheidsorganisatie, zoals selectie en vernietiging; • De uiteindelijke overbrenging van het deel ‘overheidsarchief’ naar de archiefbewaarplaats van de deelnemende overheidsorganisatie; • De financiële aspecten verbonden aan het informatie- en archiefbeheer; • De wijze van uitoefening van het archieftoezicht (door de archivaris van de deelnemende overheidsorganisatie, indien deze is benoemd).”

Beste Zaalberg,

In de selectielijst van 2017 staat de bewaartermijn van het proces WMO voorzieningen met als resultaat verstrekt op 15 jaar met een procestermijn van nihil. (8.1.1).
Onder 8.3.1. staat WMO voorziening met als resultaat beëindigd ook op 15 jaar met een procestermijn van nihil. Ik neem aan dat het uitgangspunt is dat je 2 verschillende zaken aanmaakt. Blijft voor mij de vraag waarom je de oorspronkelijke zaak waarin de voorziening wordt verstrekt eerder mag vernietigen dan de zaak waarin de voorziening wordt beëindigd. Waarom is er niet voor gekozen om net als in de oude selectielijst te kiezen voor een procestermijn geldigheidsduur van het procesobject.

In de toelichting op de selectielijst wordt wel kort ingegaan waarom is gekozen voor een bewaartermijn van 15 jaar en dat er voordat zaken feitelijk vernietigd mogen worden overleg gevoerd moet worden met de betreffende afdeling.

Antwoord:

Het is inderdaad zo dat de zaak voor het verstrekken van een WMO-voorziening een andere resultaat heeft in de selectielijst dan de beëindiging van de voorziening. Dat heeft te maken met de verschillende uitkomsten (verstrekte voorziening vs beëindigde voorziening).
De reden dat in de selectielijst voor beide resultaten een bewaartermijn van 15 jaar na afhandeling wordt gehanteerd is de wettelijke basis van deze bewaartermijn.
Art. 5.3.4 van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning zegt:

Onverminderd artikel 5.3.5 bewaren het college, een aanbieder, een derde aan wie ten laste van een persoonsgebonden budget betalingen worden gedaan, het CAK en een andere instantie als bedoeld in artikel 2.1.4, zevende lid, de Sociale verzekeringsbank, toezichthoudende ambtenaren en het AMHK de persoonsgegevens die zij op grond van deze wet met betrekking tot een betrokkene onder zich hebben, gedurende vijftien jaren, te rekenen van het tijdstip van ontvangst of vervaardiging, of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is

De selectielijst kan er daarom geen rekening mee houden hoelang een voorziening geldig is.
In de toelichting bij dit resultaat van de selectielijst is wel opgenomen:
of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is
Op basis daarvan kan een organisatie dus wel besluiten om een voorziening langer dan 15 jaar te bewaren, maar daar moet de organisatie wel een belang bij hebben die groter is als de belangen van de betrokkenen.

Beste Zaalberg,

Van 1963 t/m 31-12-1995 is er de Algemene Bijstands Wet ( ABW) geweest.
Per 01-01-1996 is er de Abw. Met de invoering van de nieuwe wet heeft elke cliënt een nieuwe intake gehad.
Mijn vraag is of ik deze twee periodes als twee afzonderlijke cliëntendossiers mag zien. Dit i.v.m. opschoning van cliëntendossiers.

Antwoord:

Het feit dat er een nieuwe wet in werking is getreden, maakt geen verschil uit voor de dossiervorming. Zo zorgt de komende WNRA er ook niet voor dat er 2 personeelsdossiers komen van de medewerkers van een overheidsorgaan: er blijft maar 1 dossier met 2 overeenkomsten: de aanstelling en de (nieuwe) arbeidsovereenkomst.

Het grotere vraagstuk uit uw vraag zit meer in het belang van de organisatie om ‘oude’ cliëntendossiers te bewaren. Een gemeente kan bijvoorbeeld maar van de afgelopen 5 jaar bijstand terugvorderen. Dit omdat een cliënt zijn financiële administratie vanuit het burgerlijk wetboek maar 5 jaar hoeft te bewaren en zich dus niet kan/hoeft te verdedigen tegen vorderingen over meer dan 5 jaar.
(nb. een éénmaal ingestelde vordering mag over een termijn van 20 jaar worden ingevorderd).

Vraag is dus welk belang uw gemeente heeft om gegevens over uitkeringen zo lang te bewaren. Er dient hier een gedegen afweging te worden gemaakt (vanuit de AVG) welke gegevens uw gemeente zolang wil bewaren dat de overgang van de wetgeving in 1995 een issue kan zijn.

Het lijkt daarom van de hand dat de dossiers van vóór 1996 sowieso worden vernietigd.

Beste Zaalberg,

Onlangs werden wij gewezen op beeldmateriaal dat momenteel lokaal is opgeslagen binnen onze organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan luchtfoto’s, en (inventarisatie/onderhouds-)filmpjes van het riool. Welke categorie binnen de gemeentelijke selectielijst past het best bij dergelijk materiaal?

Antwoord:

Voor beeldmateriaal geldt in principe niks anders als voor elk ander informatieobject. Er dient altijd een afweging te worden gemaakt tussen de waarde die het informatieobject (nog) heeft de organisatie en de eventuele cultuurhistorische waarde die een informatieobject kan hebben voor de maatschappij.
De bewaartermijn van een informatieobject hangt af van het doel waarvoor het is gemaakt of gebruikt. Beeldmateriaal is daarop geen uitzondering.
Voor filmpjes van rioolbuizen geldt dat dit wordt gebruikt om de staat van de buizen te controleren of om het onderhoud van het riool uit te voeren. In de selectielijst valt dat onder 12.1 (V 5 jaar na afhandeling) respectievelijk 15.1 (V 5 jaar na afhandeling). Echter, filmpjes van het riool worden 1x in de zoveel jaar gedaan. Veel organisaties die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud willen deze filmpjes zo lang bewaren zodat ze meerdere versies hebben die ze met elkaar kunnen vergelijken. Praktisch gezien is het daarom handiger om ze langer dan 5 jaar te bewaren, afhankelijk van de frequentie van de controle. Een vuistregel is dat er twee andere versies zijn, m.a.w. als een filmpje elke 5 jaar wordt gemaakt, heeft deze een praktische bewaartermijn van 15 jaar.

Voor luchtfoto’s geldt hetzelfde verhaal. Gemeenten maken steeds vaker gebruik van luchtfoto’s om te controleren waar (illegaal) is gebouwd. Conform de selectielijst valt dit ook onder resultaat 12.1.
Luchtfoto’s geven echter wel een uniek beeld over een gemeente zich ontwikkeld. Vanuit cultuurhistorisch oogpunt kunt u er dus voor kiezen om deze luchtfoto’s permanent te bewaren.
Wat voor luchtfoto’s geldt, geldt vaak voor meer beeldmateriaal. Vaak geeft dit een uniek beeld van de organisatie en dit wil je als ‘bijzonder’ materiaal bewaren.

Beste Zaalberg,

Graag zou ik informatie inwinnen over de ClassiFiler/KlasseerTool m.b.t. het archiveren van agenda’s. Ik ben op zoek naar een middel om de Outlookagenda’s van onze medewerkers te archiveren. Op basis van de informatie op de website en de factsheet over de ClassiFiler/KlasseerTool heb ik al kunnen afleiden dat agenda’s met behulp van de ClassiFiler geautomatiseerd in XML-formaat kunnen worden gearchiveerd.

Nu ben ik erg benieuwd hoe de volgende zaken zijn geregeld:
1. Welke gegevens kunnen worden gearchiveerd?
a. Welke metadata (afzender/geadresseerde, onderwerp, datum)
b. Bijlagen
c. Privé-afspraken (En zo ja, in hoeverre zijn deze in te zien?)
2. Waar worden de agenda’s opgeslagen?
3. Hoe worden de agenda-onderdelen opgeslagen? (Gebeurt dit bijv. per item of per periode?)
4. Op basis van welke informatie kun je agenda-items terugzoeken? (Alleen via metadata of ook full text?)
5. Hoe vaak worden de agenda’s gearchiveerd?
6. In hoeverre gebeurt het archiveren van agenda’s geautomatiseerd? Welke handmatige handelingen zijn nodig?
7. Is er een directe koppeling met een DMS mogelijk?

 

Antwoord:

1. Welke gegevens kunnen worden gearchiveerd?
a. Welke metadata (afzender/geadresseerde, onderwerp, datum)
De volgende metadata wordt gearchiveerd:
Onderwerp, datum en tijdstip, organisator, locatie, bericht, geadresseerden/genodigden.
b. Bijlagen
Ja.
c. Privé-afspraken (En zo ja, in hoeverre zijn deze in te zien?)
Er is een optie om aan te geven of privé-afspraken wel of niet gearchiveerd moeten worden. In het raadpleeg/zoekscherm voor een gearchiveerde Outlookagenda zijn privé-afspraken ook in te zien voor de gebruiker als deze deel uitmaken van de gearchiveerde agenda. Als er beperkingen gelden op het mogen inzien van privé-afspraken voor geautoriseerde organisatieonderdelen zoals het bestuurssecretariaat en/of DIV, is een manier om hiermee om te gaan, twee versies van de agenda archiveren. De eerste versie is de volledige agenda, incl. privé-afspraken waar geautoriseerde organisatieonderdelen toegang toe hebben en een tweede versie van de agenda bevat enkel de andere, openbare agenda-items waar andere organisatieonderdelen zicht op mogen hebben.

2. Waar worden de agenda’s opgeslagen?
De Outlook-agenda-items worden in één xml-bestand opgeslagen. De bijlagen worden in een aparte map geplaatst. Beide vormen samen het “information package” dat je in het digitaal archief kan opnemen. In het raadpleegscherm zijn per agenda-item de eventuele bijbehorende bijlagen te zien. Het xml-bestand en de map met bijlagen) kunnen in elke beheeromgeving (DMS, Zaaksysteem, e-depot, vakapplicatie, etc.) worden opgenomen waar het toegestaan is om xml-bestanden en mappen en andere (computer)bestanden in op te slaan.
3. Hoe worden de agenda-onderdelen opgeslagen? (Gebeurt dit bijv. per item of per periode?)
De gearchiveerde agenda is één xml-bestand met alle items. De te archiveren periode kan door de gebruiker zelf worden opgegeven op het moment dat de agenda wordt gearchiveerd.
4. Op basis van welke informatie kun je agenda-items terugzoeken? (Alleen via metadata of ook full text?)
Er kan gezocht worden op: datum van de vergadering, onderwerp en full-tekst in de inhoud van het bericht dat in het vergader-item is gezet.
5. Hoe vaak worden de agenda’s gearchiveerd?
De gebruiker bepaalt zelf of en hoe vaak een agenda wordt gearchiveerd.
6. In hoeverre gebeurt het archiveren van agenda’s geautomatiseerd? Welke handmatige handelingen zijn nodig?
Er wordt niets afgedwongen in de zin van dat volautomatisch (periodiek) een agenda wordt gearchiveerd zonder tussenkomst van de gebruiker. Het is dus aan de gebruiker om een archiveringsactie te starten.
7. Is er een directe koppeling met een DMS mogelijk?
Het is mogelijk om zonder koppeling een gearchiveerde agenda in een DMS op te nemen. Bijv. op onderstaande manier:
• Periodiek en/of naar aanleiding van bepaalde gebeurtenissen zoals een bestuurswissel, archiveert het bestuurssecretariaat of DIV de agenda(s) van (een) bestuurder(s) met behulp van de ClassiFiler/KlasseerTool
• Het xml-bestand en de map met de eventuele bijlagen (het geheel van het xml-bestand en de map met eventuele bijlagen is feitelijk de gearchiveerde agenda) worden op een afgesproken locatie op een netwerkschijf gezet
• Een dossier wordt aangemaakt in het DMS door de gebruiker
• Het xml-bestand en de map met eventuele bijlagen worden in het dossier geplaatst door de gebruiker vanaf de netwerkschijf
• Het dossier wordt eventueel van aanvullende metadata, zoals een omschrijving, voorzien
• Het dossier wordt afgehandeld door de gebruiker
• De agenda kan van de netwerkschijf worden verwijderd

Tot slot, het is mogelijk om vanuit het raadpleeg/zoekscherm afspraken te exporteren naar een .CSV-bestand. De metadata (zie vraag 1a) van de afspraken wordt in het .CSV-bestand gezet. De gebruiker kan zelf bepalen welke afspraken in een .CSV-bestand worden gezet. Deze functionaliteit hebben wij ingebouwd naar aanleiding van een gebruikersorganisatie die dit nodig had voor WOB-verzoeken.

N.B. Dinsdag 19 november a.s. wordt de Inspiratiedag RMTool gehouden en hier wordt de ClassiFiler ook in meegenomen. Meer weten of u aanmelden? Klik dan hier.

Beste Zaalberg,

Welk zaaktype in de i-Navigator kan gebruikt worden voor aanvragen duurzaamheidslening? Ik las bij een eerder gestelde vraag dat het in de selectielijst onder Voorzieningen verstrekken valt, 10 jaar bewaren indien verstrekt. Wat is het bijbehorende zaaktype, anders dan Duurzaamheidsfonds (25 jaar bewaren na verstrekking)? Degene die bij ons over de duurzaamheidsleningen gaat zegt dat het Duurzaamheidsfonds iets heel anders is dan de duurzaamheidslening.

Antwoord:

Op dit moment staan er in het model-DSP 2 zaaktypen die op uw vraag betrekking hebben:
1) Duurzaamheidlening B1317
2) Energiesubsidie B1429

Dit dekt beide mogelijkheden die via uw fonds kunnen worden aangevraagd.

Beste Zaalberg,

Op de VNG Selectielijst 2017 wordt in het kader van de Leerplichtwetgeving bewaartermijnen van resp. 19 en 21 jaar na geboorte aangehouden. Echter als de leerlingen ouder zijn dan 18 en de leerplichtwet is niet meer van toepassing is de gemeente toch nog verplicht er naar te streven om deze vroegtijdige schoolverlaters zonder kwalificatie scholing of opleiding te laten volgen. Tot dat die de leeftijd van 23 jaar hebben bereikt. Concrete vraag in dit kader: Hoe lang moet die correspondentie bewaard blijven. Wordt dat iets met 25 jaar na geboorte ? Of is dat veel te lang vanwege het ontbreken van een Leerplicht basis.

Antwoord:

Na afloop van de leerplicht geldt de kwalificatieplicht. Onder resultaat 12.1.4 is in de selectielijst een bewaartermijn van 2 jaar opgenomen voor het toezicht houden op de kwalificatieplicht.
M.a.w. de bewaartermijn loopt 2 jaar door na het einde van de kwalificatieplicht. Dat betekent dus 2 jaar nadat iemand heeft voldaan aan de kwalificatieplicht of 2 jaar na het 23ste levensjaar.
U kunt deze redenering ook nalezen in de handreiking die hoort bij de selectielijst.

Beste Zaalberg,

Naar aanleiding een vraag over bestemmingsplannen bedenk ik me dat wij alle bestemmingsplannen analoog in ons archief hebben, de digitale versie is een zip file in ons zaak systeem.
Nu vraag ik me af of wij wel juist handelen. een zip file is niet direct benaderbaar.

Antwoord:

Uit uw vraag kunnen wij niet afleiden of u de analoge of digitale versie beschouwt als archiefexemplaar. Ook als we uitgaan van digitale archivering handelt u niet onjuist door de bestemmingsplannen als .zip-bestand op te slaan in uw zaaksysteem.

Natuurlijk zullen de bestemmingsplannen wel moeten voldoen aan de eisen op gebeid van authenticiteit en integriteit, zoals opgenomen in de Archiefregeling. Ook adviseren we u in uw bewaarstrategie op te nemen op welke manier u de .zip-bestanden beheert en zorgdraagt voor duurzame toegankelijkheid van de informatie.

Beste Zaalberg,

Een bij ons streekarchief aangesloten gemeente wil haar persoonskaarten naar ons toe overbrengen. Ik loop echter op dit moment tegen artikel 4.18 van de Wet Basisregistratie Personen aan. Daarin staat, zo lees ik het, dat alleen persoonskaarten van overleden personen overgebracht mogen worden.

Is het mogelijk om dit te omzeilen en toch alle persoonskaarten over te brengen door ons te beroepen op artikel 13 van de archiefwet?

Antwoord:

Artikel 13 van de Archiefwet 1995 biedt zorgdragers de mogelijkheid om archieven, jonger dan 20 jaar, over te brengen naar een archiefbewaarplaats als de beheerder van de bewaarplaats hiervoor ruimte beschikbaar stelt.

Art. 4.18 van de Wet Brp schrijft voor dat “De termijn,bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de Archiefwet 1995 vangt aan bij degene die op de dag van zijn overlijden ingezetene is, op die dag, en bij degene die na vertrek uit Nederland op de dag vallende honderd jaar na de geboorte niet ingezetene is, op die dag.”

Art. 12 van de Archiefwet schrijft voor dat archiefbescheiden, ouder dan twintig jaar, overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats.

De regelgeving in de Wet Brp is een nadere specificatie van de regelgeving van de Archiefwet. In beginsel zal deze specifieke regelgeving gevolgd moeten worden. De Wet Brp geeft niet aan dat toepassing van art. 13 van de Archiefwet is uitgesloten.

Naar onze mening kunnen de persoonskaarten naar uw streekarchief worden overgebracht. Hierbij moet u wel met de zorgdrager duidelijke afspraken maken over de bewaring en de openbaarheid van de persoonskaarten.

Overigens gaan wij er van uit dat de betreffende gemeente intern overleg heeft gevoerd met de betreffende afdeling over deze (vervroegde) overbrenging.

 

Beste Zaalberg,

Welke archieftermijn zouden jullie een bankgarantie geven volgens de nieuwe selectielijst?

Antwoord:

Een bankgarantie maakt altijd onderdeel uit van een project. Aangezien de selectielijst zaakgericht is opgebouwd, is er geen aparte bewaartermijn te vinden in de selectielijst.
Technisch gesproken krijgt de bankgarantie dus dezelfde bewaartermijn als de bewaartermijn van het project waar de bankgarantie onderdeel van uitmaakt.
Indien een project is afgesloten, heeft u wel de mogelijkheid om de zaak op te schonen. Daar kan het vernietigen van een bankgarantie ook onder vallen. Hoe opschoning moet worden toegepast, wordt niet bepaald in de selectielijst. Elke organisatie is daar vrij in. Praktisch gezien wordt een bankgarantie ingetrokken als het project is afgelopen en daarmee is de waarde van die informatie ook vervallen. De bewaartermijn van een bankgarantie kunt u daarom op bijvoorbeeld 1 jaar na vervallen zetten.

Beste Zaalberg,

Volgens de AVG moeten gegevens over loonbeslag van personeelsleden worden vernietigd direct na opheffing loonbeslag. In de selectielijst staat een termijn van 5 jaar na opheffing beslag. Welke termijn moet ik hanteren?

Antwoord:

De AVG vermeldt geen bewaartermijnen. Er wordt alleen gezegd dat de persoonsgegevens moeten worden vernietigd als de organisatie er geen belang meer bij heeft om die gegevens te bewaren. De organisatie dient zich echter wel te verantwoorden voor het feit dat zij loon in heeft gehouden. Direct vernietigen is dus geen verplichting. U dient de gegevens wel extra vertrouwelijk te behandelen.

Beste Zaalberg,

Onze gemeente is eigenaar van een museum en de kunstcollectie. In de i-Navigator zijn hiervoor maar een paar zaaktypen beschikbaar. Een daarvan is bruikleenovereenkomsten. Uit i-Navigator blijkt dat die na 5 jaar vernietigd mogen worden. De museumarchivaris geeft aan dat bruikleenovereenkomsten nooit vernietigd mogen worden: deze zijn onderdeel van een kunstobject en geven de historie aan (met name of deze rechtmatig is verkregen). Zaaktypen die ontbreken zijn die voor restauratie of die voor statussen van kunstwerken op het moment van lenen of uitlenen i.v.m. mogelijke aansprakelijkheidsstellingen. Kijkende naar de BSD rijksmuseale instellingen zijn er nog meer zaaktypen te noemen die niet in de i-Navigator voorkomen, terwijl het wel werkprocessen zijn die we uitvoeren.

Er zijn vast meer gemeenten die kunstwerken lenen, uitlenen en beheren. Er zijn wellicht ook meerdere gemeenten die een gemeentemuseum hebben. Waarom zijn hiervoor geen zaaktypen beschikbaar? Of kunnen die nog worden toegevoegd aan de i-Navigator (bijvoorbeeld op basis van de BSD rijksmuseale instellingen)?

Antwoord

De BSD rijksmuseale instellingen is geen selectielijst waar we in het gemeentelijk DSP rekening mee houden. Zover wij weten zijn er in Nederland weinig gemeenten die een museum beheren. Vaak zijn deze musea al afgestoten of ondergebracht in stichtingen.

Omdat het zo weinig voorkomt, nemen wij voor het beheer van musea ook geen Model-processen op. Wij zien dit als een bijzondere aangelegenheid en adviseren klanten om in dit geval eigen lokale werkprocessen op te nemen.

In het gemeentelijk DSP, en ook in de huidige gemeentelijke selectielijst, is het uitlenen van eigendommen vernietigbaar. In de selectielijst 1996 dienden verzekeringspolissen van kunst en overzichten van uitlenen van kunst (dus niet de overeenkomsten zelf) permanent bewaard te worden. In de huidige selectielijst is dat niet meer opgenomen omdat het wordt gezien als iets bijzonders (omdat het maar weinig voorkomt). U kunt het daarom wel permanent bewaren, maar dan dient u zelf uw DSP aan te passen.

Beste Zaalberg,

Een van de gemeenten waar ik voor werk heeft een grote serie dossiers met aanvragen voor omgevingsvergunningen uit 2015 die vergunningvrij blijken te zijn. De aanvragers hadden dus geen vergunning hoeven aan te vragen. De gemeente wil deze aanvragen met de brief waarin staat dat er geen vergunning nodig is vernietigen op basis van categorie 2.7 (3 jaar). Ik zelf zou deze vergunningvrije aanvragen graag laten bewaren of anders laten vernietigen op basis van categorie 2.9 (5jaar).

Wat vindt u? Ik hoor graag uw mening hier over.

Antwoord

Vergunningvrije aanvragen bevatten geen brondocumenten voor de BAG die bewaard moeten worden. Strikt genomen zijn het niet-gehonoreerde aanvragen en vallen dus onder categorie 2.7 van de selectielijst 1996, actualisatie 2012.

Categorie 2.9 gaat over het uitvoeren van toezicht en daar passen vergunningvrije aanvragen niet onder.

Overigens zien we wel vaker dat gemeenten vergunningvrije aanvragen bewaren met het argument dat ze in de gaten willen houden wat er aan woningen gebeurt. Ze benoemen dit dan als een uitzondering op de selectielijst.

Het is de vraag of vergunningvrije aanvragen informatie bevatten die in de toekomst nog nodig, bijvoorbeeld bij het berekenen van de woz-waarde van een woning of bij discussie over de status van aangebrachte voorzieningen of bouwsels. Het permanent bewaren van deze aanvragen is volgens ons overbodig.

Geachte Zaalberg,

De beleidsmedewerker Sociaal Domein stelt de volgende vraag:

Wij hebben een proces Woonlastenfonds, waarbij rechthebbenden stukken aanleveren die wij vervolgens inscannen. Omdat de scankosten heel hoog liggen, overwegen wij om de stukken op een goede manier te archiveren zonder ze in te scannen. Kun je mij vertellen of wij dat zo mogen doen? Of zijn wij verplicht om digitaal te archiveren?

Het proces is digitaal ingericht enkele jaren geleden. Vervanging is nog niet geregeld. Natuurlijk gaan we intern kijken of het proces efficiënter kan.

Maar is digitale archivering verplicht? Volgens mij niet.

Als het maar in geordenden en toegankelijke staat is. Betreft te vernietigen bescheiden, bewaartermijn 7 jaar. Ik hoor graag van u!

 

Antwoord

Er is geen verplichting om digitaal te werken of te archiveren. In het algemeen streeft de overheid er naar dat burgers en bedrijven digitaal zaken kunnen doen met de overheid. Zo zou het streven moeten zijn om een aanvraag en de behandeling van een aanvraag Woonlastenfonds digitaal te behandelen. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, die in 2021 in werking treedt, legt hier nog eens de nadruk op: de elektronische weg moet voor alle berichtenverkeer open staan.

 

Als de digitale manier van werken in de praktijk (nog) niet efficiënt en effectief is, is er geen enkele reden om aan deze manier van werken vast te houden. Voor het archief geldt inderdaad dat het in geordende en toegankelijke staat moet zijn. Fysiek, digitaal of hybride.

Beste Zaalberg,

De Gemeente Pekela en Veendam maken gebruik van een extern bedrijf, die voor ons de belgegevens bewaard van burgers die in het weekend en in de nacht het antwoordapparaat inspreken. Hoelang mogen deze gegevens bewaard worden en op grond van welke wet is dit gebaseerd? Ze bewaren het nu 500 dagen, maar is dit ergens op gebaseerd?

 

Ons antwoord

Het is ons niet bekend op basis waarvan de betreffende gegevens door het externe bedrijf worden bewaard. Uit uw vraag kunnen wij niet afleiden welke gegevens worden bewaard. Wij veronderstellen dat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing is en u, samen met het bedrijf, moet vaststellen welke gegevens worden vastgelegd en hoe lang deze gegevens bewaard moeten worden. In algemene zin mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan het doel waarvoor zij zijn vastgelegd. Ook is het belangrijk dat dit duidelijk wordt gecommuniceerd. Ons advies is om in het voicemailbericht melding te maken van de bewaring van de opname zodat bellers weten wat er met hun gegevens gebeurd (een verkort privacy statement).

Goedemorgen Zaalberg,

Bij ons zijn wij het proces aanvragen duurzaamheidslening aan het inrichten. Nu lopen we bij het bepalen van de resultaten aan tegen het feit dat de nieuwe selectielijst naar ons inziens niet het juiste proces aangeeft.
Duurzaamheidslening wordt genoemd bij hoofdstuk 8: Voorzieningen verstrekken.
Dit klopt volgens ons niet helemaal. Het enige wat wij als gemeente doen is controleren of de klant voldoet aan de eisen en geven dat dan door waarna de klant zich kan melden bij de SVn voor de daadwerkelijke lening.

Verzoeken behandelen of status toekennen lijkt ons een goed alternatief. Voor de SVn kunnen wij ons voorstellen dat het inderdaad voorziening verstrekken is maar voor ons als gemeente niet.

Antwoord

Voor een duurzaamheidslening geldt hetzelfde als voor een starterslening: de SVN voert de regeling die u heeft vastgesteld. De overeenkomst wordt weliswaar door de SVN opgesteld, maar het geld komt bij de gemeente vandaan. Strikt genomen heeft de ontvanger daarmee een (indirecte) overeenkomst met de gemeente. M.a.w. u verstrekt wel degelijk een voorziening.

Volgens de selectielijst valt een duurzaamheidslening daarom onder resultaat 8.1

Vraag

Uw gemeente is voornemens om de gedigitaliseerde serie verleende bouwvergunningen op termijn over te dragen aan een e-depot en het daarbij mogelijk te maken dat deze dossiers rechtstreeks raadpleegbaar worden via de site van dat e-depot. Hierbij zal de privacy-wetgeving in acht worden genomen.

Een dossier van een verleende bouwvergunning bevat in uw ogen de beschikking, de gewaarmerkte bijlage(n) en de melding “bouw gereed”.

U vraagt hoe lang andere documenten die in het proces ontstaan, zoals ontwerptekeningen, de niet publiceerbare aanvraag, interne memo’s etc. bewaard blijven?

Antwoord

Op basis van de huidige, procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat.

In een zaak die als ‘blijvend te bewaren’ is gewaardeerd, kan desgewenst een onderscheid gemaakt worden tussen de archiefbescheiden die tijdelijk en blijvend bewaard moeten worden. De archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn voor reconstructie van de zaak mogen worden ‘opgeschoond’. Verplicht is het opschonen niet. In de selectielijst zijn geen documenten opgenomen die onder deze opschoontermijn zouden kunnen vallen.

In uw vraag geeft u een voorbeeld van een zaakdossier dat u zou willen opschonen en u vraagt naar de bijbehorende bewaartermijn van documenten.

U kunt voor deze documenten een eigen bewaartermijn opstellen, rekening houdend met belangen van o.a.  bedrijfsvoering, privacy, bewijs en verantwoording. Ook kunt u de bewaartermijnen baseren op termijnen van de voorgaande selectielijst(en). Op grond hiervan kunt u een bewaartermijn van 20 jaar hanteren voor diverse bescheiden.

Wij adviseren u vooraf te overleggen met uw archivaris. Ook over de blijvend te bewaren documenten. In uw vraag noemt u de beschikking, gewaarmerkte bijlagen en de gereedmelding. In de praktijk zien we dat o.a. constructieberekeningen en -tekeningen en bodemonderzoeken bewaard worden.

Geachte Zaalberg,
Bij het digitaal archiveren van bestemmingsplannen wil ik alle “voorbereidingsstukken” in een te vernietigen dossier archiveren.
“Voorbereidingsstukken” zijn bv alle ontwerpen, concepten, interne notities etc.
De selectielijst biedt m.i. geen handvat voor de bewaartermijn van dergelijke stukken.
Welke bewaartermijn adviseren jullie voor de z.g. “voorbereidingsstukken”?

Antwoord

U merkt terecht op dat de huidige selectielijst niet spreekt over voorbereidende stukken. De selectielijst kijkt alleen naar zaken en niet naar documenten. Er wordt wel gesproken over opschoning maar geeft daar geen handvatten voor. Dat betekent dat elke zorgdrager zelf kan bepalen hoe hier mee moet worden omgegaan.

U dient dan een risicoanalyse uit te voeren om te zien welke documenten verwijderd (opgeschoond) kunnen worden en welke niet. Voor bestemmingsplannen dient u in overweging te nemen, dat bestemmingsplannen eens in de tien jaar vernieuwd moeten worden. Dat pleit ervoor om de op te schonen documenten minimaal 10 jaar te bewaren. De praktijk leert echter dat het vernieuwen van een bestemmingsplan langer op zich laat wachten. De keuze voor 15 jaar of 20 jaar is daarmee een te verdedigen standpunt.

Op de achtergrond speelt nog wel het terugbrengen van het overdrachtstermijn. Dat was 20 jaar, maar er is sprake van het terugbrengen van die termijn naar 10 jaar. Dat zou betekenen dat zaken over het vaststellen van bestemmingsplannen eerder worden overgebracht dan dat de opschoningstermijn is verlopen. Dat kan dus praktische problemen opleveren waar nog over nagedacht moet worden.

Beste Zaalberg, Als gemeente ontvang je veel digitale stukken, vaak gescand via de smartphone. De kwaliteit is soms bijzonder slecht. Kun je eisen stellen aan de verstuurde digitale stukken? In de Archiefwet kom ik dit onderwerp niet tegen. Als gemeente moet je voor substitutie aan hoge eisen voldoen aan apparatuur en borging kwaliteit. Blijkbaar is de burger/bedrijf vogelvrij?

Antwoord

Als overheid kun je in beperkte mate eisen stellen aan de manier waarop je met burgers en bedrijven communiceert. Zo komt het voor dat overheden de elektronische weg hebben afgesloten voor het indienen van een Wob-verzoek. En in bepaalde gevallen staat voor bedrijven alleen de digitale weg open, bijvoorbeeld voor de aangifte omzetbelasting. Op grond van de Archiefwet kunnen geen eisen gesteld worden aan binnenkomende documenten. Hoogstens kun je als overheid aangeven dat ingestuurde documenten bij voorkeur in een bepaald formaat worden ontvangen. Hierover zou je in gesprek moeten gaan met collega’s van de afdelingen die dit digitale verkeer regelen binnen uw organisatie.

Lang niet alle documenten behoeven aan dezelfde (hoge) kwaliteitseisen te voldoen als opgenomen in de Archiefregeling. Deze geldt immers alleen voor blijvend te bewaren documenten (analoog of digitaal).

Wat we wel kunnen -en moeten- doen is vaststellen aan welke eisen wij vinden dat documenten moeten voldoen. Voldoen documenten niet aan deze eisen en kan dit problemen opleveren voor de beschikbaarheid van de informatie, w.o. leesbaarheid, dan moeten we er voor zorgen dat ze overgezet worden naar een versie die wel aan onze eisen voldoet. Het gaat dan om vervangen van een document met als doel het behoud van informatie.

Wat betreft substitutie (of vervanging, conform de Archiefwet) geldt dat dat de eisen die je hieraan stelt kunnen verschillen per document.

Geachte Zaalberg, onze archivaris kwam onlangs met de onthutsende mededeling dat videotulen eeuwig bewaard moeten worden! Wie heeft dit bedacht? Wat kost dat allemaal wel niet!

Antwoord
Wij citeren uit de Handleiding voor gebruik van de Selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2017 onder 6.14: Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard. In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen. Hier in werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om verslagen te maken. Als ze wel zijn gemaakt, dienen deze op grond van de Archiefwet 1995 eeuwigdurend te worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben. Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijsten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard. Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen in extenso.

In oktober 2016 verscheen een rapport van Archief2020 wat stelde dat indien er alleen een videoverslag is gemaakt, dit op basis van de Archiefwet een te bewaren archiefstuk is. Deze optie past bij de huidige trend om van de raadsvergaderingen alleen een videoverslag te publiceren en geen schriftelijk verslag meer te maken. Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag. Een verplichting is dit echter niet; er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend. Werd in 2013 dus nog van uitgegaan dat er een verplichting was voor het archiveren van beide versies (besluitenlijst en videotulen). Een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) bevestigde een bepaling in de Gemeentewet dat het maken van een vergaderverslag niet verplicht is. Dit arrest draaide om de vraag of een gemeente een audioverslag van een raadsvergadering integraal had moeten bewaren. De samenstellers van het recente rapport pleiten overigens wel voor het archiveren van videotulen vooral om het democratisch en maatschappelijk belang te dienen.

Best Zaalbergmeneerke, bij Werk en Inkomen worden handhavingsonderzoeken uitgevoerd naar de rechtmatigheid van de verstrekte uitkering. Deze onderzoeken kan ik goed plaatsen in de selectielijst. Deze onderzoeken kunnen leiden tot een strafrechtelijk onderzoek, dat door de Buitengewoon Opsporings Ambtenaar (BOA) wordt uitgevoerd. Dit leidt tot een procesverbaal, dat overdragen wordt naar politie/justitie voor evt. vervolging. Ik ben op zoek naar hoe lang wij als gemeente deze strafrechtelijke onderzoeken moeten/mogen bewaren, en onder welk proces in de selectielijst ik ze moet brengen.

Bij Werk en Inkomen worden handhavingsonderzoeken uitgevoerd naar de rechtmatigheid van de verstrekte uitkering. Deze onderzoeken kan ik goed plaatsen in de selectielijst.
Deze onderzoeken kunnen leiden tot een strafrechtelijk onderzoek, dat door de Buitengewoon Opsporings Ambtenaar (BOA) wordt uitgevoerd. Dit leidt tot een procesverbaal, dat overdragen wordt naar politie/justitie voor evt. vervolging.

Ik ben op zoek naar hoe lang wij als gemeente deze strafrechtelijke onderzoeken moeten/mogen bewaren, en onder welk proces in de selectielijst ik ze moet brengen.

Antwoord

De vraag is of de BOA dit onderzoek uitvoert namens de gemeente of namens de politie. De selectielijst is vrij duidelijk: voor de bewaartermijn van handhavingszaken binnen Werk en Inkomen geldt resultaat 12.2 en dus 10 jaar na sluiting van de handhavingszaak. Werkzaamheden die de BOA uitvoert namens de gemeente vallen daar dus ook onder.
Als de BOA werkzaamheden verricht namens de politie of Openbaar Ministerie, horen de documenten ook daar te worden opgeslagen en hoort een gemeente daar niets van te bewaren.
Vandaar dat de bewaartermijn afhangt van wie er verantwoordelijk is voor de werkzaamheden.

Archiveren

Beste Zaalberg,

In 2013 zijn de archieven van Veendam – Wildervank 1767-1995 overgebracht naar de archiefbewaarplaats, toen is er een beperking van openbaarheid ingesteld op grond van artikel 15 Archiefwet en artikel 10 van het Archiefbesluit, voor een aantal dossiers, met name dossiers over de oorlog, koninklijke onderscheidingen etc. Deze beperking is voor 75 jaar opgelegd na sluiting van de dossiers. Mijn vraag is wanneer eindigt deze 75 jaar na sluiting van de dossiers ?

Ga je dan uit van datum overbrenging 2013, of het recentste stuk van een dossier. Kan het college deze beperking opheffen ? Moeten we dan nog nagaan of de gegevens nog levende personen kunnen schaden; met andere woorden moeten we nog nagaan of de mensen die in de dossiers genoemd staan nog in leven zijn ?

Antwoord:

De termijn van 75 jaar heeft betrekking op de looptijd van het dossier en niet het moment van overbrenging. Het college kan altijd besluiten om de openbaarheid op te heffen. Dit zal altijd in overleg moeten zijn met de gemeentearchivaris. Formeel is het beheer van het archief namelijk overgedragen aan de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris kan zelf ook in uitzonderlijke gevallen besluiten de beperking op te heffen.
Daarbij zijn twee mogelijkheden:
1. Het opheffen van de beperking: dat betekent dat iedereen inzage kan krijgen in de archieven
2. Het buitentoepassing verklaren van de beperking: alleen voor een verzoeker wordt de beperking opgeheven. Voor alle andere personen blijft de beperking bestaan.

Bij het opheffen van de beperking zal altijd moeten worden nagegaan welke persoonsgegevens bij zo’n besluit openbaar worden. Dat was al zo onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens en heeft met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) nog meer aandacht gekregen. In sommige gevallen wordt al afgevraagd of de termijn van 75 jaar voldoende is. Formeel gesproken vallen namelijk persoonsgegevens van overleden personen niet meer onder de AVG. Er zijn echter al uitspraken over het openbaar maken van persoonsgegevens van overleden personen die (indirect) herleidbaar waren naar nog levende personen. Denk daarbij aan de discussie over het openbaar maken van gezinskaarten na 75 jaar. Hierbij werden gegevens van de kinderen van die gezinnen openbaar terwijl die nog in leven waren. Deze gegevens mogen, naar de laatste rechterlijke uitspraken, onder de AVG dus niet openbaar zijn.
Dit geldt voor alle persoonsgegevens in archieven. Elke keer dat gegevens openbaar worden gemaakt, dient een soort risicoanalyse te worden uitgevoerd waarbij wordt gekeken naar de aanwezige persoonsgegevens en de invloed dat het openbaar maken van die gegevens mogelijk heeft op levende personen.

In uw voorbeelden betekent dat dat de dossiers over koninklijke onderscheidingen bekeken moeten worden of daar persoonsgegevens in zitten die niet openbaar mogen worden gemaakt. Denk daarbij aan bijvoorbeeld politiegegevens, BSN-nummers en identiteitsgegevens. Voor dossiers uit de Tweede Wereldoorlog zijn voorbeelden bekend van gegevens over collaborateurs die niet openbaar worden gemaakt omdat kinderen van die collaborateurs daar tot op de dag van vandaag op worden aangesproken.

Kortom: u dient altijd een afweging te maken over de belangen van de betrokkenen als u persoonsgegevens openbaar wilt maken.

Beste Zaalberg,

Sinds de vorming van de Omgevingsdienst IJsselland maakt het team VTH van de gemeente Olst-Wijhe, voor het verlenen van (omgevings)vergunningen, gebruik van de applicatie Powerbrowser van de firma Genetics (lokaal IJVI genoemd).

Om digitaal te kunnen archiveren staan wij voor de vraag of we deze applicatie gaan koppelen aan ons archief/zaaksysteem (e-suite van ATOS) met alle voor- en nadelen. Een andere optie is om Powerbrowser aan te wijzen als digitale archiefomgeving voor verleende vergunningen van de gemeente.

Een van de vragen die we hebben is: Powerbrowser is geen applicatie van de gemeente maar aangeschaft door de Omgevingsdienst. Als we besluiten dit als gemeentelijke archiefomgeving te gaan gebruiken moeten we dat zien als een vorm externe (uit)plaatsing. Wat moeten we formeel regelen om e.e.a conform wet- en regelgeving goed in te richten?

 

Antwoord

Als uw organisatie besluit om een deel van uw archief te (laten) vormen in Powerbrowser, zult u zich af moeten vragen op welke manier de informatie in deze applicatie wordt beheerd en of dit in lijn is met de eisen die uw organisatie hieraan stelt. Is de informatie die in Powerbrowser wordt vastgelegd (metadata en documenten) integer, authentiek en betrouwbaar. Als deze vragen met ‘ja’ kunnen worden beantwoord en u heeft hierover afspraken gemaakt met de Omgevingsdienst, dan is het prima om de informatie in Powerbrowser te laten staan. Tot het moment dat de blijvend te bewaren informatie opgenomen kan worden in het e-depot/digitale archiefbewaarplaats.

Daarnaast zult u afspraken moeten maken over de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie.

 

Het koppelen van systemen heeft, zoals u aangeeft, voor- en nadelen. Als een koppeling niet noodzakelijk is, wordt steeds vaker gekozen om de informatie te beheren in de vakapplicatie tot het moment dat dit niet meer kan. Bijvoorbeeld doordat de applicatie wordt vervangen of de informatie kan of moet worden overgedragen. In alle gevallen is het belangrijk dat de relevante informatie overgezet kan worden, uit de applicatie te halen is.

Geachte Zaalberg, Is het mogelijk een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen? Onze gemeente heeft van de provincie groen licht gekregen per 1-10-2012 terzake substitutie. In ons gemeentelijk archief zitten vele duizenden bouwvergunningen uit de periode 1930 tot 2010 (het jaar dat we digitaal gegaan zijn). Mogen de originele vergunningen uit die periode vernietigd worden nadat ze gescand zijn?

Antwoord
Substitutiebesluiten bestaan niet! De wet kent uitsluitend vervanging, dus kunt u uitsluitend een vervangingsbesluit nemen. Dit om mee te beginnen. Maar nu de kwestie zelf. U bent dus nu vanaf 1-10-2012 volledig digitaal. Het inmiddels genomen vervangingsbesluit geldt niet met terugwerkende kracht.
Het is mogelijk om een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen. Natuurlijk moeten uw handboek, procedures en digitale archiefomgeving dan op orde zijn.
Ook kunt u een vervangingsbesluit nemen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Belangrijk hierbij is dat u advies vraagt aan uw regionale archiefdienst. U zou hierop de regionale samenwerkingsovereenkomst kunnen naslaan, omdat hierin waarschijnlijk is vastgesteld dat u de archivaris in archiefaangelegenheden om advies dient te vragen; het kan zelfs zo geregeld zijn dat dit advies bindend is.

U geeft aan dat in uw archief veel bouwvergunningen aanwezig zijn, over de periode 1930 tot 2010. Bouwvergunningen over de periode 1930 tot en met 1995 kwamen, op grond van de voor deze periode geldende vernietigingslijst, voor vernietiging in aanmerking. Dit was destijds geregeld op verzoek van de gemeente Amsterdam, die -bij blijvende bewaring van de bouwvergunningen- hiervoor een extra archiefbewaarplaats had moeten bouwen en bezwaar had tegen de kosten hiervan. Doordat de vergunningen voor vernietiging werden voorgedragen, was het mogelijk deze op microfilm te zetten en de originelen te vernietigen.
Veel gemeenten hebben echter ervoor gekozen om de bouwvergunningen te bewaren. Ook uw gemeente.

U dient dus een vervangingsbesluit te nemen voor de bouwvergunningen, hiervoor goedkeuring van uw archivaris te verkrijgen, de bouwvergunningen te scannen en de papieren exemplaren te vernietigen. Dit betekent dus dat het scanproces in overeenstemming is met de eisen die de Handleiding Vervanging daaraan stelt. Indien u een vervangingsbesluit neemt en de bouwvergunningen digitaal maakt, dan bent u overigens verplicht om de papieren bouwvergunningen daarna te vernietigen; anders is er van vervanging geen sprake. Vergeet niet om een gedegen controle uit te voeren van de scans voordat u tot vernietiging overgaat; ook in digitalisering gespecialiseerde bureaus kunnen fouten maken.

Geachte meneer Zaalberg, het volgende is mij niet duidelijk kunt u dit mij uitleggen?

Het werkproces B1066 betreft het vaststellen van de benoeming van een ambtenaar burgerlijke stand. Het kan hierbij gaan om een reguliere ambtenaar burgerlijke stand of om een buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand (BABS). Deze functionaris voltrekt namens de gemeente huwelijken en registreert partnerschappen.
Waardering vernietiging 1 jaar na vervallen
Tot dusver werden alle stukken met betrekking tot de benoeming van ambtenaren burgerlijke stand en bijzonder ambtenaren burgerlijke stand bewaard. Wat is de reden dat dit nu vernietigd moet worden?

Antwoord
Er is gekeken naar de informatiewaarde van het benoemen van de burgerlijke stand. Er werd geconcludeerd dat er vanuit wettelijk oogpunt geen vereiste is om deze informatie permanent te bewaren. Vervolgens is er een inschatting gemaakt van de waarde van de benoemingen in historisch perspectief. Deze is als heel laag ingeschat. Op basis van die inschatting is gekozen om benoemingen van ambtenaren van de burgerlijke stand op termijn te vernietigen.

Beste Zaalberg, Wat is de reden dat Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) nu 10 jaar bewaard moeten worden in tegenstelling tot de lijst 2012 (vernietigen na 1 jaar)?

Antwoord
Voor een VOG dient te worden betaald. Daarmee zit er een financiële component aan deze stukken, om die reden dienen ze langer bewaard te worden, zoals met alle financiële bescheiden. Overigens zal een VOG zelf niet worden bewaard. Dit is immers een uitdraai uit het systeem van de Burgerlijke Stand die wordt meegegeven aan de aanvrager. Het betreft hier alleen de aanvragen voor een VOG.

Ja maar…. Als ik in de selecttool kijk beoordeel ik een aanvraag VOG op 6.1.1, verzoek met financiële consequenties. Daar staat 7 jaar bij. Zelf kom ik nergens op uit wat 10 jaar vermeld. Waar komt nu de 10 jaar vandaan of is meegegaan met de 10 jaar zoals in de vraag opgesloten zit?

Zaalberg kijkt bedenkelijk: In het Model-DSP werd verwezen naar 8.1 (V 10 jaar). Na een evaluatie is geconstateerd dat het proces beter thuis hoort onder 5.1.1 en dus als een geleverd product met financiële consequenties. De bewaartermijn is daarmee inmiddels per update 26 teruggebracht naar 7 jaar.

Beste Zaalberg, in onze gemeente gebruiken wij het document “Structuur in Selectie” van VHIC (de voorloper van de SelectTool, die gratis te downloaden is via https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/publicaties/handreiking-gebruik-selectielijst . Ik wil u vragen om een verduidelijking. Het gaat om de categorie 3.14.3 Zorg voor bepaalde groepen, kinderopvang en registerkinderopvang.
In de lijst staat dat:
– toezicht op de kinderopvang, inspectierapporten en beschikkingen tot exploitatie van een kindercentrum of gastouderbureau vernietigbaar zijn (na 7 jaar).
– bij het Kinderopvangregister staat: bewaren.

In de praktijk is het zo dat de gemeente een aanvraag ontvangt (en na onderzoek door de GGD) een besluit aanvraag voor kindervoorziening gastouderopvang/ kindercentrum afgeeft en een nummer toekent voor het Landelijk Register Kinderopvang (LRK). Vervolgens kunnen er mutaties optreden, en kan een gastouderbureau of kindercentrum weer verwijderd worden uit het LRK. De gemeente is de verantwoordelijk voor het opnemen van een gastouderbureau of kindercentrum in het LRK (het bewaarniveau is dus de gemeente). Daarnaast voert de GGD inspecties uit bij de geregistreerde voorzieningen (bewaarniveau is het LRK).

Mijn vraag aan u is:
– dient de gemeente het besluit waarin het LRK-nummer wordt toegekend te bewaren? De gemeente levert immers de gegevens aan het LRK, op deze gegevens is de registratie in het LRK gebaseerd.
– wat wordt bedoeld met het bewaren van het Kinderopvangregister? Wordt hiermee bedoeld dat het LRK hiervoor verantwoordelijk is?
Duidelijk is wel dat de inspectierapporten van de GGD voor de gemeente vernietigbaar zijn.

Antwoord
In de vorige selectielijst, waaraan u refereert, is opgenomen dat het Kinderopvangregister een blijvend te bewaren document is. Dit register wordt landelijk bijgehouden en berust niet bij de gemeente.
Met betrekking tot het landelijk register is er geen voorschrift waarin is opgenomen dat dit permanent bewaard moet worden. Gemeenten zijn wel bronhouder, maar zij moeten de brondocumenten zolang bewaren als de opvang bestaat. Dit is het uitgangspunt in de huidige selectielijst.
Bij de samenstelling van de huidige selectielijst is onderzocht of deze informatie voor permanente bewaring in aanmerking kwam en is geoordeeld dat dit niet zo is.
De betreffende besluiten kunnen, conform de selectielijst, vernietigd worden.

Beste Zaalberg, er wordt bij ons gewerkt met een digitale handtekening. Dit is een vinkje in een bepaalde applicatie. De documenten die digitaal getekend worden zitten niet in deze applicatie, maar gaan door middel van een koppeling naar het centrale zaaksysteem. Aan de documenten in het zaaksysteem is niet te zien dat het digitaal ondertekend is. Ook komt de digitale handtekening niet mee als metadata. Maar sommige documenten moeten wel tot in de eeuwigheid bewaard blijven, bijvoorbeeld verleende omgevingsvergunningen.

Onze vragen zijn:
– Wat moeten wij straks overbrengen naar het e-depot?
– Is het dan belangrijk dat de digitale handtekening zichtbaar is?
– Zo ja, betekent dat, dat wij de applicatie waar de digitale handtekening gezet wordt, ook bewaard moet blijven?
– OF te wel, maakt het voor de langere termijn iets uit dat aan het document zelf niet te zien is, dat er ooit een digitale handtekening gezet is?
– EN of de digitale handtekening nog een waarde heeft bij de overbrenging van de documenten?

Antwoord
In art. 24 van de Archiefregeling zijn de volgende vereisten opgenomen over de vast te leggen metadata van een digitale handtekening:
(…) voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening:
1°.de houder van de digitale handtekening;
2°.het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;
3°.de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en
4°.voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.

Wikipedia zegt over een handtekening het volgende: “Een handtekening heeft twee functies. Ten eerste wordt iemands identiteit ermee vastgesteld, hoewel er geen wetgeving bestaat die regelt wat iemands authentieke handtekening is. Ten tweede dient het ter vaststelling van de wil van de desbetreffende persoon met betrekking tot de bovenstaande tekst.” (…) “De handtekening geeft aan dat men de inhoud van de tekst kent en het ermee eens is. Dit is vooral van belang bij documenten die niet met de hand geschreven zijn, zoals overschrijvingen en contracten.”

Het gaat er om dat duidelijk is wie het document heeft ondertekend, op welk moment en of deze persoon inderdaad bevoegd was om te tekenen. Met andere woorden: is het document getekend en/of een besluit genomen door de juiste persoon? In geval van twijfel moet dit aangetoond kunnen worden.
In uw situatie bevinden de metadata van de handtekening zich in een andere applicatie dan in het centrale zaaksysteem, waarin het bijbehorende document is opgeslagen.
U zult vast moeten leggen op welke manier het (digitale) handtekeningproces verloopt. Daarnaast is het belangrijk om ook de interne bevoegdheden- en mandaatregeling beschikbaar te hebben en te houden.

Beste Zaalberg,

Moeten de bestemmingsplannen ook nog in papieren vorm worden gearchiveerd na een vervangingsbesluit. Een gemeente doet het wel, een andere niet. Voor het wel (extra) bewaren in papieren vorm wordt aangegeven dat dit op basis zou zijn van een besluit RO.

Artikel 1.2.3 van het Besluit Ruimtelijke Ordening zegt:
1. Een visie, plan, besluit en verordening als bedoeld in artikel 1.2.1, eerste lid<https://maxius.nl/besluit-ruimtelijke-ordening/artikel1.2.1/>, in voorkomend geval met de daarbij behorende toelichting of onderbouwing, worden elektronisch vastgesteld. Van een zodanig elektronisch document wordt tevens een papieren versie gemaakt.
2. Indien de inhoud van een elektronisch document als bedoeld in het eerste lid tot een andere uitleg aanleiding geeft dan de papieren versie, is het eerstgenoemde document beslissend

In de toelichting op het BRO staat:
“Digitale plannen en besluiten dienen in ontwerp en na vaststelling echter ook op papier beschikbaar zijn. Het gaat om een complete analoge verbeelding van het digitale plan of besluit. Gelijktijdig met het digitale besluit dient derhalve een volledige analoge verbeelding te worden vastgesteld. Indien de digitale inhoud en de analoge verbeelding tot een verschillende uitleg aanleiding geven, gaat de digitale inhoud voor. Het vooralsnog handhaven van beide vormen van vastlegging naast elkaar waarborgt dat zij die (nog) geen toegang hebben tot het elektronisch verkeer, toch kunnen beschikken over en kennis kunnen nemen van het bestemmingsplan met de toelichting daarop en de andere ruimtelijke plannen en besluiten.”

Er wordt dus verlangd dat er 2 versies zijn van een bestemmingsplan: een papieren versie en een digitale versie. De digitale versie is daarbij het leidende exemplaar. Dit is dan ook het exemplaar dat (permanent) bewaard dient te worden.
De papieren versie is alleen nodig ter inzage voor burgers die niet digitaal onderlegd zijn. Er zijn dus gemeenten die na de terinzagelegging de papieren versie vernietigen. Deze gemeenten zorgen er dan wel voor dat ze burgers begeleiden bij het digitaal raadplegen van bestemmingsplannen. Er zijn ook gemeenten die het artikel en de toelichting interpreteren als zijnde een verplichting om beide exemplaren te bewaren. Dat is op zich niet logisch.

In ieder geval dient het digitale exemplaar permanent bewaard te worden. Als er een mogelijkheid is om de digitale versie uit te printen, dan kan de papieren versie vernietigd worden na de terinzagelegging. Als die mogelijkheid er niet is, is het verstandig om een papieren versie te bewaren. Die kunt u dan vernietigen als een nieuw bestemmingplan wordt vastgesteld.

Het vervangingsbesluit speelt geen rol. Het is namelijk niet mogelijk om de papieren versie te vervangen. Er is namelijk al digitaal exemplaar.

Beste Zaalberg,
De gemeente vraagt soms als rechtspersoon een vergunning aan bij zichzelf als bevoegde overheidsinstantie. Dit betreft meestal WABO-vergunningen. Dit kunnen enerzijds te vernietigen WABO-vergunningen voor het kappen van een boom zijn of te bewaren WABO-vergunningen voor het bouwen/slopen/verbouwen/restaureren van een gemeentelijk pand zijn (evt. i.c.m. met een kapvergunning). In al deze gevallen is de gemeente zowel verlener als ontvanger van de vergunning.

Omdat het hier feitelijk twee verschillende processen betreft, vergunning/ontheffing verlenen en vergunning/ontheffing van een derde aanvragen of het uitvoeren van een project zouden er strikt genomen twee aparte zaken/dossiers moeten worden aangemaakt.

Na intern overleg is binnen de onze organisatie het standpunt ingenomen dat het aanmaken van twee zaken niet nodig is omdat dit zou leiden tot dubbele registratie van dezelfde documenten, omdat de dossiers elkaars spiegelbeeld zouden zijn. Bovendien is doordat er al een dossier aanwezig is de zaak toch te reconstrueren.

In een samenwerkende gemeente, waar onze organisatie de werkwijzen zo veel mogelijk mee wil afstemmen, heerst daarentegen de opvatting dat er, omdat er sprake is van twee processen, ook twee dossiers moeten worden aangemaakt.

Naar aanleiding van bovenstaande kwestie heb ik de volgende vragen:

  •  Is het inderdaad noodzakelijk om twee verschillende zaken aan te maken of hoeft dat niet als dezelfde informatie dubbel geregistreerd wordt.
  •  Zo ja is er dan nog een onderscheid tussen te bewaren en te vernietigen zaken?

Antwoord
Wij zijn voorstander van de manier van werken van de naburige gemeente: er is sprake van twee afzonderlijke processen, waarbij de afhandeling door verschillende proceseigenaren plaats zal vinden. Er zijn twee afzonderlijke informatiestromen, met afzonderlijke documenten. Een verleende vergunning is een ander document dan een verkregen vergunning. De context is niet dezelfde.

Beste Zaalberg,
Vanaf 1 mei 2017 zijn bedrijven verplicht om documenten betreffende het proces asbest te archiveren in het Landelijk Asbestvolgsysteem. Het zou veel tijdwinst opleveren als wij deze documenten niet zelf meer hoeft te archiveren. De vraag is of het wettelijk is toegestaan om deze gegevens niet op te slaan in het eigen archief?

Antwoord
U kunt uw archief bij een andere partij in beheer geven. Hiervoor is het wel nodig dat u voldoende inzicht heeft in de manier waarop de andere partij met uw archief omgaat. U bent immers verantwoordelijk voor uw archief en u kunt bijvoorbeeld te maken krijgen met een aansprakelijkstelling. In dergelijke gevallen zult u over de juiste informatie moeten kunnen beschikken waarmee u zich kunt verantwoorden.
Wij weten niet of het Landelijk Asbestvolgsysteem voldoende is ingericht om uw archief zodanig te beheren dat het aan uw wensen en eisen voldoet.

Om onnodige extra invoer te voorkomen kunt u, zo lezen we op de website LAVSINFO.nl, een koppeling maken tussen het LAVS en uw eigen software. “Dan moet u het PKI-overheid-services-certificaat aanschaffen. Dit kost wel geld. Aan de andere kant bespaart het tijd, omdat u projecten maar 1 keer hoeft in te voeren.”.

Beste Zaalberg,
DIV wil (het archiefregister van de) persoonskaarten uit de periode 1936-1963 overdragen aan de archiefdienst. Burgerzaken stelt dat de persoonskaarten nooit openbaar worden en onder het verstrekkingsregime vallen van de wet BRP. In de wet BRP lezen wij inderdaad in artikel 4.4 dat voor de oude persoonskaarten het verstrekkingsregime BRP van toepassing is. Het niet openbaar worden vinden wij in strijd met de Archiefwet, maar wij hebben geen aanknopingspunt voor wel openbaarmaking na een bepaalde tijd.
In de toelichting op artikel 4.4. lezen wij dat het persoonsregister geen functie meer heeft. De BRP of onderliggende regelgeving geeft geen indicatie tot wanneer de beperking op de openbaarheid gelden. In de regeling BRP, artikel 30, wordt verwezen naar 20 jaar na het overlijden van een persoon, maar dat heeft betrekking op diens adres en ook op het centraal archief van overledenen bij het cbg. Wij kunnen kortom niet bepalen tot wanneer de beperking moet gelden. De Archiefwet stelt 75 jaar, maar vanuit privacyoogpunt is dit ongewenst. In het BW boek 1 wordt bij de registers BS geboorten 100 jaar gesteld. Kan deze termijn aangehouden worden? Of is sinds de invoering van de BRP het persoonsregister tussen wal en schip gekomen en is het onduidelijk wanneer de beperkingen op de openbaarheid opgeheven kunnen worden?

Antwoord
Voor de behandeling van uw vraag zijn we op onderzoek gegaan bij verschillende archieven en wat zij over persoonskaarten vermelden. We kwamen o.a. terecht bij het Historisch Centrum Overijssel. Op de website staat vermeld “De persoonskaart was een onderdeel van de bevolkingsregistratie in Nederland tussen 1938 en 30 september 1994. Deze kwam in de plaats van gezinskaarten die van 1917-1937 gebruikt werden. Een persoonskaart bevat gegevens van één persoon; als dat een gezinshoofd is, staan ook de gegevens van de inwonende kinderen op de kaart. De kaart werd bewaard en bijgehouden door de woongemeente. Na overlijden ging de kaart eerst naar het CBS en daarna naar het Centraal Bureau voor genealogie (CBG). Persoonskaarten en -lijsten van personen die langer dan een jaar dood zijn, kunnen worden opgevraagd bij het CBG. De adresgegevens worden pas openbaar als de betreffende persoon langer dan twintig jaar dood is.”

Beste Zaalberg,
Als je in 2017 een dossier uit 2015 wil archiveren wordt in mijn organisatie de regel gebruikt dat je de selectielijst hanteert die in 2015 gold. Volgens mij klopt die regel, maar ik heb ook weleens een andere visie gehoord: je archiveert nu (in 2017), dus je gebruik de regels/selectielijst van nu. Wat is nu correct?

Antwoord
U heeft gelijk: je hanteert de selectielijst die de betreffende periode geldig was. Een dossier, afgesloten in 2015, selecteer je aan de hand van de selectielijst die op dat moment geldend was. Voor uw organisatie is dat de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”.

Een selectielijst geldt voor documenten, opgemaakt of ontvangen vanaf een bepaalde datum, tot en met een bepaalde datum. In dit geval tot en met 31 december 2016.

Als een dossier een looptijd heeft die overlapt, het dossier is bijvoorbeeld aangemaakt in 2015 en loopt door tot in 2017, zal over het algemeen de nieuwe selectielijst worden gevolgd.

Beste Zaalberg,
Op grond van de nieuwe selectielijst dienen agenda’s van bestuurders ook gearchiveerd te worden. Wij willen het bestuur voorstellen ook hun (volledige) mailboxen te laten archiveren (1x per kwartaal). Mijn vraag is of dit juridisch uit oogpunt van privacy mag.

Antwoord
De nieuwe selectielijst kent een bewaartermijn van zeven jaar toe aan de agenda’s van bestuurders. De agenda’s worden dus op termijn vernietigd.
De volledige archivering van de mailbox van bestuurders staat op gespannen voet met privacywetgeving. In zakelijke mailboxen is veelal ook persoonlijke e-mail te vinden, aan en van de bestuurder. Het gaat hierbij dus niet alleen om de privacy van de bestuurder. Bovendien is er een wijziging van artikel 13 van de Grondwet in behandeling, waarin e-mail en andere elektronische berichtgeving onder het briefgeheim vallen.
Voordat u over kunt gaan tot volledige archivering of opslag van de e-mailboxen van bestuurders raden wij u aan tenminste helder te formuleren waarom u hiertoe over wenst te gaan, op welke manier u de mailbox archiveert en hoe de toegang en vernietiging van de e-mail is geregeld. Wilt u e-mailboxen gaan archiveren, of bestuurlijke agenda’s, dan brengt VHIC hiervoor een tool op de markt, de KlasseerTool, waarmee e-mail (desgewenst bepaalde mappen uit de e-mailbox), maar ook agenda’s met bijlagen en aantekeningen, eenvoudig in XML kunnen worden gearchiveerd. Binnen deze tool kunnen keuzes worden gemaakt welke items worden gearchiveerd; de privé-afspraken kunnen bijvoorbeeld van archivering worden uitgesloten.

Beste Zaalberg,
Per 01-01-2017 is onze gemeente een fusie aangegaan met een nieuwe organisatie. Moeten we het archief afsluiten en nieuwe cliëntendossiers gaan maken vanaf 2017? (lopende dossiers van ISD zij overgedragen)? graag uw advies.

Antwoord
Meerdere gemeenten zijn gefuseerd, waardoor er een nieuwe organisatie is ontstaan. Bij een dergelijke fusie worden de archieven van beide organisaties afgesloten. De lopende zaken worden overgedragen aan de nieuwe organisatie. Belangrijk is dat hier afspraken over worden gemaakt. Afhankelijk van de aard en inhoud van dossiers kunnen verschillende afspraken worden gemaakt. De verplichting om deze afspraken te maken is opgenomen in artikel 4 van de Archiefwet 1995. In uw vraag betreft het cliëntendossiers. Logisch en gebruikelijk is dat de lopende zaken betreffende cliënten overgedragen worden aan de nieuwe organisatie. U stelt een lijst op van de lopende dossiers en stelt een verklaring op dat de betreffende dossiers zijn overgedragen aan de nieuwe organisatie. Het komt voor dat in cliëntendossiers, vooral in papieren vorm, meerdere zaken zijn opgenomen, waaronder zaken die reeds afgesloten zijn. Deze afgesloten zaken behoren niet over te gaan naar de nieuwe organisatie.

Beste Zaalberg,
Bezwaarcommissies worden bemenst met externe juristen. Gemeentes leveren administratieve ondersteuning. Hoe zit dit archieftechnisch? Krijgen bezwaarcommissies een eigen archief (rechtspersoon)?

Antwoord
Een bezwarencommissie is een onafhankelijke commissie en vormt zelfstandig archief.
Hoewel het een onafhankelijke commissie is, behoort de zorg voor het archief wel tot de verantwoordelijkheid van het college. Een bezwarencommissie is een bestuurscommissie als bedoeld in art. 84 Gemeentewet.

In Sited 161 behandelden we een soortgelijke vraag over het archief van de Rekenkamercommissie: De Rekenkamercommissie is een zelfstandig orgaan van de gemeente. Het college van B&W is verantwoordelijk voor de zorg van het archief. In de Handreiking lokale rekenkamer en rekenkamerfunctie (VNG, 2011) staat hierover het volgende: “Alle overheidsorganen, dus ook de lokale rekenkamers, zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden (artikel 3 Archiefwet 1995). De Archiefwet 1995 benoemt daarvoor zogenaamde zorgdragers. Een zorgdrager is “degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden”. De zorgdrager is bijvoorbeeld verplicht een selectielijst te maken waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.(…). Ook treft de zorgdrager voorzieningen voor de door hem opgemaakte archiefbescheiden en stelt hij regels vast voor het beheer. Zorgdragers zijn bijvoorbeeld de ministers, Gedeputeerde Staten, Burgemeester en Wethouders en het dagelijks bestuur van “andere overheidsorganen”. De rekenkamers en rekenkamercommissies vallen dus onder het zorgdragerschap van B&W.”

Beste Zaalberg,
Kan ik uit uw reactie aflezen dat het archief weliswaar onderdeel is van het gemeentearchief, maar gescheiden gearchiveerd moet worden ? Betekent dit tevens dat als het college van B&W als zorgdrager verantwoordelijk is de via haar aangewezen archiefbeheerder (team DIV), zij ook zelfstandig het archief van de onafhankelijke commissie moet archiveren? Er ontstaat dan misschien een dubbele archief(opslag), weliswaar vanuit gescheiden gezichtspunt. Hoe kijkt u hier tegenaan?

Antwoord:
Dat klopt: de bezwarencommissie vormt zelfstandig archief.

In het gemeentelijk archief komen de stukken terecht die de bezwarencommissie aan de gemeente richt, zoals het uitgebrachte advies. Deze stukken worden dan inderdaad dubbel gearchiveerd. Veelal wordt het beheer van het archief uitgevoerd door de secretaris van de commissie, al dan niet in overleg en samenwerking met team DIV. Vanuit DIV gezien is het goed contact te onderhouden met de (secretaris van de) bezwarencommissie over het beheer van het archief.

 

AVG/WBP/Privacy

Beste Zaalberg,

In 2013 zijn de archieven van Veendam – Wildervank 1767-1995 overgebracht naar de archiefbewaarplaats, toen is er een beperking van openbaarheid ingesteld op grond van artikel 15 Archiefwet en artikel 10 van het Archiefbesluit, voor een aantal dossiers, met name dossiers over de oorlog, koninklijke onderscheidingen etc. Deze beperking is voor 75 jaar opgelegd na sluiting van de dossiers. Mijn vraag is wanneer eindigt deze 75 jaar na sluiting van de dossiers ?

Ga je dan uit van datum overbrenging 2013, of het recentste stuk van een dossier. Kan het college deze beperking opheffen ? Moeten we dan nog nagaan of de gegevens nog levende personen kunnen schaden; met andere woorden moeten we nog nagaan of de mensen die in de dossiers genoemd staan nog in leven zijn ?

Antwoord:

De termijn van 75 jaar heeft betrekking op de looptijd van het dossier en niet het moment van overbrenging. Het college kan altijd besluiten om de openbaarheid op te heffen. Dit zal altijd in overleg moeten zijn met de gemeentearchivaris. Formeel is het beheer van het archief namelijk overgedragen aan de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris kan zelf ook in uitzonderlijke gevallen besluiten de beperking op te heffen.
Daarbij zijn twee mogelijkheden:
1. Het opheffen van de beperking: dat betekent dat iedereen inzage kan krijgen in de archieven
2. Het buitentoepassing verklaren van de beperking: alleen voor een verzoeker wordt de beperking opgeheven. Voor alle andere personen blijft de beperking bestaan.

Bij het opheffen van de beperking zal altijd moeten worden nagegaan welke persoonsgegevens bij zo’n besluit openbaar worden. Dat was al zo onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens en heeft met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) nog meer aandacht gekregen. In sommige gevallen wordt al afgevraagd of de termijn van 75 jaar voldoende is. Formeel gesproken vallen namelijk persoonsgegevens van overleden personen niet meer onder de AVG. Er zijn echter al uitspraken over het openbaar maken van persoonsgegevens van overleden personen die (indirect) herleidbaar waren naar nog levende personen. Denk daarbij aan de discussie over het openbaar maken van gezinskaarten na 75 jaar. Hierbij werden gegevens van de kinderen van die gezinnen openbaar terwijl die nog in leven waren. Deze gegevens mogen, naar de laatste rechterlijke uitspraken, onder de AVG dus niet openbaar zijn.
Dit geldt voor alle persoonsgegevens in archieven. Elke keer dat gegevens openbaar worden gemaakt, dient een soort risicoanalyse te worden uitgevoerd waarbij wordt gekeken naar de aanwezige persoonsgegevens en de invloed dat het openbaar maken van die gegevens mogelijk heeft op levende personen.

In uw voorbeelden betekent dat dat de dossiers over koninklijke onderscheidingen bekeken moeten worden of daar persoonsgegevens in zitten die niet openbaar mogen worden gemaakt. Denk daarbij aan bijvoorbeeld politiegegevens, BSN-nummers en identiteitsgegevens. Voor dossiers uit de Tweede Wereldoorlog zijn voorbeelden bekend van gegevens over collaborateurs die niet openbaar worden gemaakt omdat kinderen van die collaborateurs daar tot op de dag van vandaag op worden aangesproken.

Kortom: u dient altijd een afweging te maken over de belangen van de betrokkenen als u persoonsgegevens openbaar wilt maken.

Beste Zaalberg,

Bij het sociaal wijkteam is een verzoek binnengekomen van de ouders van een kind tot vernietiging van een dossier. Het betreft een huishouden met vader, moeder en minderjarig kind. De hulpverlening was aanwezig voor ondersteuning aan ouders en het kind.

De ouders willen het dossier vernietigd hebben omdat zij het niet eens zijn met de inhoud hiervan. Ze hopen door het dossier te vernietigen de geschiedenis van de hulpverlening achter zich te laten. Ze zien geen meerwaarde in het bewaren van het dossier. Ze hebben volgens de AGV het recht te verzoeken om verwijdering persoonsgegevens. De gemeente heeft echter ook een bewaartermijn voor dit soort dossiers.

Wat moet hier nu de doorslag geven?

Antwoord:

Dit is een geheel juridische kwestie met een lastig antwoord.
Ik verwijs u naar artikelen 7.3.8 en 7.3.9 van de jeugdwet.

Artikel 7.3.8
1.De jeugdhulpverlener richt een dossier in met betrekking tot de verlening van jeugdhulp. Hij houdt in het dossier aantekening van de gegevens omtrent de geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen en neemt andere stukken, bevattende zodanige gegevens, daarin op, een en ander voor zover dit voor een goede hulpverlening aan de betrokkene noodzakelijk is.
2.De jeugdhulpverlener voegt desgevraagd een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de in het dossier opgenomen stukken aan het dossier toe.
3.Onverminderd artikel 7.3.9, bewaart de jeugdhulpverlener het dossier gedurende vijftien jaar, te rekenen vanaf het tijdstip van ontvangst of waarop zij door de jeugdhulpverlener is vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener voortvloeit.

Artikel 7.3.9
1.De jeugdhulpverlener vernietigt het dossier, of delen daarvan, binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene.
2.Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.

Met andere woorden:
De betrokkene (ouders en/of kinderen boven 12 jaar) mogen een verzoek doen tot vernietiging van het dossier. Dit verzoek gaat boven de bewaartermijn van 15 jaar zoals dat in lid 3 van artikel 7.3.8 staat of in de selectielijst voor gemeenten 2017. Er geldt dan een vernietigingsplicht voor de gemeente.
Er gelden dan wel een paar voorwaarden:
– Het dossier moet zijn afgesloten, m.a.w. de begeleiding is afgelopen.
– Er zijn wettelijke bepalingen die voorkomen dat het dossier vernietigd kan worden. Indien de gemeente zich op basis van het dossier dient te verantwoorden (onder de wet) kan het dossier dus nog niet vernietigd worden. Er zal dan wel een overweging moeten worden gemaakt welke persoonsgegevens voor de verantwoording moeten worden bewaard. De andere persoonsgegevens dienen dan alsnog vernietigd te worden.
– Vernietiging van het dossier treft een aanmerkelijk belang van een ander.
In uw geval is dus de vraag of vernietiging van het dossier invloed heeft op het belang van een ander. Daarbij wordt het kind ook gezien als een ‘ander’.
Als het verzoek van de ouders zou leiden tot vernietiging van gegevens die volgens de zorgverlener strijdig is aan de belangen van het kind, dan kan de zorgverlener zich beroepen op ‘goed hulpverlenerschap’. Dit betekent dat hij de zorg moet betrachten die de redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot in dezelfde omstandigheden zou hebben betracht’. De hulpverlener handelt in overeenstemming met de op hem rustende verantwoordelijkheid voortvloeiend uit de voor hulpverleners geldende professionele standaard. In deze gevallen hoeft de zorgverlener het dossier dus niet te vernietigen.
Dat geldt ook als de motieven van de ouders zijn ingegeven door eigen belang (bijvoorbeeld vanwege hun positie in een juridische procedure).

Kortom: het verzoek tot vernietigen gaat boven de termijn in de selectielijst of Jeugdwet, maar er dient dan wel aan voorwaarden te worden voldaan.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming speelt hier eigenlijk geen rol. Ten eerste is er, in dit geval, een bewaartermijn in de selectielijst en ten tweede zijn er regels uit de Jeugdwet (of artikel 446 en verder van Burgerlijk Wetboek 7, ofwel de WGBO) die alle verzoeken afdekken. Naar een verzoek op basis van de AVG hoeft in dit geval dus niet worden geluisterd.

P.s. overigens wordt de termijn van 15 jaar per 1 januari 2020 omgezet naar 20 jaar onder de Wet Geneeskundige BehandelingsOvereenkomst (WGBO).

Beste Zaalberg,

Als adviseur informatiebeheer bij de gemeente Den Haag kreeg ik onlangs een vraag over het verwerken van bijzondere persoonsgegevens. Ook na overleg met mijn collega’s ben ik er nog niet uit.

Dit is de situatie:

Het Centrum voor Jeugd en Gezin (Jeugdgezondheidszorg) werkt met digitale kinddossiers. Poststukken die het CJG ontvangt, worden aldaar geopend en scanklaar gemaakt en vervolgens doorgestuurd naar de centrale gemeentelijke scanstraat. De scanstraat scant de documenten in. Daaruit ontstaan digitale bestanden (pdf’s) die door onze functioneel beheerders worden overgezet van de gemeentelijke omgeving naar de omgeving van de leverancier van de kinddossier-applicatie. De leverancier uploadt de aangeleverde bestanden naar de applicatie, zodat de vakspecialisten inhoudelijk met het digitale dossier aan de slag kunnen.

Het CJG stelt dat zowel de medewerkers van de scanstraat alsook de functioneel beheerders “toegang” hebben tot de hierbij betrokken bijzondere (medische) persoonsgegevens. Alhoewel de beheerders de bestanden zelden openen, is er m.i. inderdaad sprake van het verwerken van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG, artikel 9. Dat geldt ook voor de scanmedewerkers en voor de leverancier.

Lid 1 van AVG artikel 9 stelt dat de verwerking van bijzondere persoonsgegevens is verboden. Lid 2 somt een aantal uitzonderingen op – ik kijk met name naar lid 2h waar wordt gesproken over “noodzakelijk voor doeleinden van […] medische diagnosen […] of behandelingen dan wel het beheren van gezondheidszorgstelsels […]”. Lid 3 stelt dat er in het geval van een uitzondering door of onder de verantwoordelijkheid moet worden gewerkt van een beroepsbeoefenaar voor wie een geheimhoudingsplicht geldt.

Biedt dit nu voldoende juridische grondslag voor de werkzaamheden van de functioneel beheerders, de werknemers van de centrale scanstraat en de leverancier? En wat wordt er bedoeld met de in lid 3 genoemde beroepsbeoefenaar? Onze functioneel beheerders oefenen hun beroep uit. Of wordt hier bedoeld dat onze functioneel beheerders (en scanmedewerkers en leverancier) onder verantwoordelijkheid van een beroepsmedicus zouden moeten werken?

Dat laatste zou lastig zijn. Zo hebben we bij de gemeente ook beheerders van het centrale documentmanagementsysteem waarin bijzondere persoonsgegevens staan; en omdat beheren ook verwerken is in de zin van de AVG, zouden die dan ook onder verantwoordelijkheid van een beroepsmedicus moeten werken? Tenslotte: als adviseur moet ik soms ook toegang hebben tot bijzondere persoonsgegevens om een adviesvraag van een afdeling te kunnen beantwoorden – waaraan ontleen ik zelf het recht om die gegevens in te zien / te verwerken?

Ik hoop dat u mij van een antwoord kunt voorzien. Wellicht denk ik er te ingewikkeld over.

 

Antwoord:

De verwerking van bijzondere persoonsgegevens door of t.b.v. het CJG valt onder de vrijstelling zoals genoemd in AVG artikel 9 tweede lid onder h. In dat geval moet ook voldaan worden aan AVG artikel 9 derde lid. Een jeugdarts verbonden aan het CJG kun je zien als een voorbeeld van de in dit artikel genoemde beroepsbeoefenaar. Verwerking van de bijzondere persoonsgegevens mag door de beroepsbeoefenaar worden uitgevoerd of onder diens verantwoordelijkheid, dus door anderen worden uitgevoerd. Als de bij het CJG betrokken beroepsbeoefenaren hebben ingestemd met de door jou omschreven wijze waarop de ontvangen documenten worden verwerkt, en daar ga ik van uit, dan kun je stellen dat die verwerking plaatsvindt onder de verantwoordelijkheid van de beroepsbeoefenaren van het CJG.

Wel is het zaak te zorgen dat een aantal zaken goed is geregeld of dat er over een aantal zaken goed wordt nagedacht. Het gaat dan om: :
– Beperking van opslag van data– is het echt noodzakelijk dat deze informatie over zoveel schijven gaat (postkamer, scanstraat, applicatiebeheerder, behandelend ambtenaar)?
– Is de geheimhouding op al deze lagen goed geregeld (zowel intern met medewerkers – ook inhuur als met externe leverancier – in een verwerkersovereenkomst)?
– Data minimalisatie – zijn alle medische gegevens die binnenkomen ook echt nodig om het werkproces uit te voeren.
– Zorg dat de procedures op orde zijn richting betrokkenen – informeer van te voren (dus op het moment dat iemand bijv. een opvoedvraag stelt waarbij medische gegevens van toepassing zijn) de betrokkenen wat er met de gegevens gebeurt en zorg dat je zelf als organisatie helder hebt welke gegevens zich waar bevinden mochten er vragen of verzoeken komen vanuit betrokkenen aangaande hun rechten op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.
– Zorg dat de applicaties waarin de bijzondere gegevens zich bevinden goed zijn beveiligd en dat er ook organisatorisch maatregelen zijn getroffen (trainen van bewustzijn van medewerkers over de omgang met (bijzondere) persoonsgegevens.

Beste Zaalberg,

Ik ben werkzaam bij een samenwerkingsverband van de Gemeente XXX en ik kreeg de volgende vraag :
Graag zou een burger een afschrift willen van een koninklijk besluit tot benoeming van een burgemeester wellicht voor publicatie. Om specifieker te zijn, het gaat om de burgemeester van XXX, van 1910-1916 van XXX, het archief is overgedragen maar er staat wel bij vermeld valt onder de wet bescherming persoonsgegevens. De burgemeester is inmiddels overleden. Mijn vraag is mag dit ?

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) is sinds 25 mei 2018 vervallen en vervangen door de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). De AVG is niet van toepassing op overleden personen. Er is dus wettelijk gezien geen belemmering om de akte openbaar te maken. U dien wel rekening te houden met eventuele beperkingen van openbaarheid die vaak bij de overdracht van archieven op dit soort dossiers wordt geplaatst. Als die beperking er niet is, is dit dossier gewoon openbaar en dus vrij om in te zien.

Beste Zaalberg,
Als gemeente krijgen we steeds vaker e-mail binnen via een beveiligde omgeving. De mails zijn beveiligd met een code en zijn slechts een korte periode beschikbaar. Deze mails zijn onderdeel van een zaak en moeten dan ook in het zaaksysteem opgenomen worden. Opslaan van de mails in de originele staat kan niet (Wel kopiëren en in Word opslaan) Hoe moeten we met deze berichten omgaan?

Antwoord:
In hoeverre doet uw werkwijze afbreuk aan de waarde van de e-mails? Om gezaghebbend te zijn moeten archiefstukken authentiek, betrouwbaar, integer en  bruikbaar zijn. In werkprocedures legt u vast op welke manier u met deze e-mails omgaat. In metadata legt u de kenmerken van het archiefstuk vast, zodat inhoud, structuur, vorm en eventueel gedrag worden vastgelegd.

Kopiëren en in Word opslaan of afdrukken als PDF-document en in de zaak opnemen van deze mails kan een juiste werkwijze zijn, waarmee geen afbreuk gedaan wordt aan de waarde van deze documenten.

 

Beste Zaalberg,
Maakt een actueel verwerkingsregister, op te stellen in het kader van de AVG, een samenhangend overzicht van je archief overbodig?

 

Antwoord
Het antwoord op uw vraag hangt af van de vorm waarin beide overzichten zijn of worden opgetuigd. Er gelden geen vormvereisten voor het verwerkingsregister. Het is dus mogelijk dat het register wordt geordend op basis van de typen persoonsgegevens die verwerkt worden, waarbij dan per type persoonsgegevens o.a. wordt vastgelegd bij welke werkprocessen die gegevens worden verwerkt. Is voor een dergelijke opzet gekozen, dan vloeit daar geen samenhangend overzicht van de archieven uit voort. Dit laatste overzicht moet namelijk geordend zijn overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur (zie Archiefregeling artikel 18 eerste lid).

Daarnaast is er nog een mogelijke oorzaak waarom beide overzichten van elkaar kunnen afwijken. Het verwerkingsregister moet opgesteld worden voor alle werkprocessen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Kijk je naar het overzicht van de archieven dan is de grondslag te vinden in de Archiefregeling, die in principe alleen geldt voor de op termijn te vernietigen archieven. Is aldus het overzicht opgesteld, dan dekt dat weer niet alle archieven.

Tevens zijn er een aantal werkprocessen waarbij geen verwerking van persoonsgegevens plaats vindt. Die processen duiken dus niet op in het verwerkingsregister, maar wel in het overzicht van archiefbestanden.

Samenvattend: door het opstellen van een verwerkingsregister vervalt nog niet de noodzaak tot het hebben van een overzicht van de archiefbestanden en -bestanddelen. Maar als dit overzicht  organisatiebreed is opgesteld en gebruikt wordt als basis voor het opstellen van het verwerkingsregister, dan is het opstellen van een afzonderlijk verwerkingsregister niet noodzakelijk. Overigens kan een verwekingsregister wel onderdeel zijn van het overzicht van de informatiehuishouding, dit is het overzicht van informatiebestanden (en de software waarmee die informatiebestanden bruikbaar worden). De i-Navigator (waarin ook het Model-DSP voor gemeenten) werkt al op dit manier en heeft een verwerkingsregistermodulen evenals aparte tabbladen voor de beheerde informatiebestanden en de software waarmee deze informatiebestanden worden beheerd.

Beste Zaalberg,
Onlangs hoorde ik dat het Model-DSP voor gemeenten ook een verwerkingsregister volgens de AVG had. Wat is het verschil met het model dat KING op de markt heeft gebracht?

 

Antwoord
Het verwerkingsregister van KING, tegenwoordig VNG Realisatie, is een lege spreadsheet waarbij je per proces moet nagaan hoe het proces loopt, welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke verwerking plaats vindt, of er sprake is van doorgifte, wat de grondslag is van de verwerking, hoe lang persoonsgegevens worden bewaard etc. Het Model-DSP met de daarin opgenomen metagegevens m.b.t. de AVG biedt al standaard vulling (hoe het proces er idealiter uit ziet – dus ook de principes van dataminimalisatie zijn al toegepast). Met die gegevens hoef je alleen nog een controle uit te voeren of dit inderdaad overeenkomt met de werkwijze in jouw organisatie. Je kunt dan vaststellen waar de afwijkingen zitten en wat je met deze afwijkingen gaat doen (bijvoorbeeld dat er meer persoonsgegevens worden verwerkt in jouw lokale proces en of je dit wel of niet kunt verantwoorden – misschien is er een goede reden waarom je ook de geboortedatum van iemand wil verwerken bij een aanvraag parkeervergunning o.i.d.).

Met de spreadsheet van KING moet je dus zelf het wiel nog gaan uitvinden, terwijl het model-DSP voor gemeenten een werkend wiel is.

Beste Zaalberg,
Naar aanleiding van de Roadmap over de implementatie van de AVG ben ik benieuwd hoe het zit met de verantwoordelijkheid voor en eigenaarschap van informatie binnen een organisatie. Hoe dien je die te beleggen? Met name rondom basis-, bron- en kerngegevens die door meerdere processen gebruikt worden. Maak je een centrale I&A afdeling eigenaar? En hoe zit het met informatie in systemen zoals outlook, DMS en een zaaksysteem?

Antwoord
Wanneer persoonsgegevens centraal worden opgeslagen en door meerdere processen worden gebruikt, zal de verantwoordelijkheid voor die informatie dus ook bij meerdere proceseigenaren liggen. In samenwerking met de Functionaris Gegevensbescherming dienen zij ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens enkel voor de juiste doeleinden worden verwerkt (dataminimalisatie). Puur praktisch maak je ICT in samenwerking met de CISO verantwoordelijk voor de gegevensbescherming. Een centrale afdeling als I&A zal de tijdige vernietiging van gegevens vanuit een DMS of Zaaksysteem uitvoeren en de vernietigingslijst zal altijd ondertekend worden door de betreffende proceseigenaar.

Er is dus een gedeelde verantwoordelijkheid die door een goede inventarisatie duidelijk dient te worden belegd en periodiek dient te worden geëvalueerd.

De bron van persoonsgegevens die verwerkt worden in een DMS of Zaaksysteem zal per zaaktype verschillen. Zo heb je bij een extern getriggerd zaaktype te maken met persoonsgegevens die afkomstig zijn van een burger en bij een intern geïnitieerd zaaktype met een burger als betrokkene heb je te maken met persoonsgegevens die afkomstig zijn uit een externe (basis)registratie of een interne registratie. Daarom is het van belang om dit per zaaktype te inventariseren en niet per informatiesysteem.

Informatie die in mails in Outlook zit verborgen blijft een probleem, omdat die informatie bijvoorbeeld niet gewaardeerd wordt en niet tijdig (op grond van een Selectielijst) wordt vernietigd. (Los van het feit dat de betreffende informatie onvoldoende beschikbaar is binnen de organisatie.) In een ideale wereld zou die informatie worden opgeslagen in een centraal informatiesysteem en na een zekere tijd worden verwijderd uit Outlook, maar de werkelijkheid ziet er nu eenmaal anders uit.

Beste Zaalberg,
Op de vernietigingslijst vermelden wij dat we cliëntdossiers vernietigen. Nu vraagt onze archiefdienst om een overzicht van deze cliëntdossiers. Deze cliëntdossiers zijn op termijn te vernietigen. We vragen ons af hoe het noemen van namen van cliënten op de vernietigingslijst zich verhoudt tot de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de privacy van betrokkenen? Bovendien is een vernietigingslijst blijvend te bewaren. Als we de archiefdienst zouden volgen, dan zou dat betekenen dat de persoonsgegevens van de cliënten voor altijd bewaard blijven, terwijl deze gegevens op termijn vernietigd behoren te worden.

Antwoord
Wij complimenteren u met de gehanteerde werkwijze en uw vraag hierover. Wij zijn het met u eens dat bewaring van de namen van de (ex)cliënten op gespannen voet kan staan met de huidige Wet bescherming persoonsgegevens en de toekomstige Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Archiefvorming is een van de uitzonderingsgronden die de AVG kent. Dat betekent dat de AVG, onder bepaalde voorwaarden, niet van toepassing is op archieven. Het lijkt gemakkelijk om een beroep te doen op deze uitzonderingsgrond. Toch zouden wij daar voorzichtig mee zijn. Het doel van de vernietigingslijst is om op vast te stellen welke (zaak)dossiers op een bepaald moment vernietigd kunnen worden. Daarvoor wordt de lijst voorgelegd aan diverse partijen, waaronder de archiefdienst. De vernietigingslijst wordt bewaard om, ook in de toekomst, terug te kunnen zien welk materiaal is vernietigd. Of ook in de toekomst nog inzichtelijk moet zijn van welke cliënten de dossiers zijn vernietigd? Wij denken van niet.

De privacy van de cliënten kan gewaarborgd worden door de vernietigingslijsten uit te zonderen van openbaarheid.

Ook zou u er voor kunnen kiezen de specificatie van de cliëntdossiers op termijn te vernietigen, bijvoorbeeld 7 jaar nadat de vernietigingslijst is goedgekeurd. Op de vernietigingslijst neemt u alleen op dat de daarvoor in aanmerking komende cliëntdossiers zijn vernietigd, eventueel voorzien van het aantal.

Deze manier van werken biedt de archiefdienst voldoende informatie om de vernietigingslijst goed te kunnen keuren.

Een andere optie is eventueel het pseudonimiseren van de vernietigingslijst. Wij vinden dit een te zwaar middel, gelet op het doel van de vernietigingslijst.

Beste Zaalberg,
Mijn vraag heeft betrekking op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Om een goede registratie te voeren hebben wij persoonsgegevens nodig. Dit mag echter alleen bij wettelijke taken. Hoe kunnen we hier mee omgaan? Mag u persoonsgegevens vastleggen bij de niet wettelijke taken, zoals een algemene vraag of een klantcontact?

Antwoord
Zowel onder de Wbp als onder de komende Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt dat, onder voorwaarden, persoonsgegevens mogen worden vastgelegd.

Er zijn verschillende grondslagen op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Deze zijn gespecificeerd in artikel 6:
(1) toestemming: er is toestemming van de betrokkene;
(2) overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk op verzoek van overeenkomst;
(3) wettelijke verplichting: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
(4) vitaal belang: de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van betrokkene of andere natuurlijke personen te beschermen;
(5) algemeen belang: de verwerking is noodzakelijk ter vervulling van een taak van algemeen belang of openbaar gezag;
(6) gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.

Bij een algemene vraag of klantcontact zal het noodzakelijk zijn om enkele persoonsgegevens van de persoon die de vraag stelt of het contact legt te vragen om zodoende de vraag te beantwoorden (op zijn minst contactgegevens om bijvoorbeeld het antwoord te mailen of terug te bellen) en in sommige gevallen ook naam of adres of geboortedatum (als het bijvoorbeeld van belang is om de leeftijd van een persoon vast te stellen). Belangrijk hierbij is om altijd kritisch te kijken welke gegevens worden gevraagd en of deze gegevens daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor het beantwoorden van de vraag of het leggen van klantcontact (zogenaamde beginsel van dataminimalisatie).

Het model-DSP/de i-Navigator houdt rekening met de aankomende AVG. Per werkproces waarin persoonsgegevens worden verwerkt is de grondslag hiervan vastgelegd. U kunt dit gebruiken in bijvoorbeeld de verplichte communicatie over de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer het een wettelijk verplichting omvat wordt ook aangegeven in welke wet(ten) de grondslag terug te vinden is.

Bewaartermijnen

Beste Zaalberg,

Bij ons op kantoor is er verwarring ontstaan omtrent de bewaartermijn van een melding voor het verwijderen van asbest wanneer het minder dan 35 m2 betreft. Is het hier de bedoeling dat de I-navigator aangehouden dient te worden (vernietigen na 1 jaar)? of valt dit onder een sloopmelding en moet het blijvend bewaard worden?

Antwoord:

In de i-Navigator is het proces voor he melden van asbestverwijdering afgesloten met de volgende toelichting:
Dit werkproces is afgesloten, aangezien bij het verwijderen van asbest uit een bouwwerk 4 weken tevoren via het OLO een sloopmelding dient te worden gedaan (zie werkproces B1469) op grond van het Bouwbesluit 2012. Indien het gaat om een hoeveelheid van minder dan 35 vierkante meter, kan de sloopmelding 5 werkdagen voorafgaand aan de werkzaamheden worden gedaan en is er geen asbestinventarisatierapport nodig.

Het valt dus inmiddels onder een sloopmelding en die moeten permanent bewaard blijven

Datamanagement

Beste Zaalberg,

Sinds de vorming van de Omgevingsdienst IJsselland maakt het team VTH van de gemeente Olst-Wijhe, voor het verlenen van (omgevings)vergunningen, gebruik van de applicatie Powerbrowser van de firma Genetics (lokaal IJVI genoemd).

Om digitaal te kunnen archiveren staan wij voor de vraag of we deze applicatie gaan koppelen aan ons archief/zaaksysteem (e-suite van ATOS) met alle voor- en nadelen. Een andere optie is om Powerbrowser aan te wijzen als digitale archiefomgeving voor verleende vergunningen van de gemeente.

Een van de vragen die we hebben is: Powerbrowser is geen applicatie van de gemeente maar aangeschaft door de Omgevingsdienst. Als we besluiten dit als gemeentelijke archiefomgeving te gaan gebruiken moeten we dat zien als een vorm externe (uit)plaatsing. Wat moeten we formeel regelen om e.e.a conform wet- en regelgeving goed in te richten?

 

Antwoord

Als uw organisatie besluit om een deel van uw archief te (laten) vormen in Powerbrowser, zult u zich af moeten vragen op welke manier de informatie in deze applicatie wordt beheerd en of dit in lijn is met de eisen die uw organisatie hieraan stelt. Is de informatie die in Powerbrowser wordt vastgelegd (metadata en documenten) integer, authentiek en betrouwbaar. Als deze vragen met ‘ja’ kunnen worden beantwoord en u heeft hierover afspraken gemaakt met de Omgevingsdienst, dan is het prima om de informatie in Powerbrowser te laten staan. Tot het moment dat de blijvend te bewaren informatie opgenomen kan worden in het e-depot/digitale archiefbewaarplaats.

Daarnaast zult u afspraken moeten maken over de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie.

 

Het koppelen van systemen heeft, zoals u aangeeft, voor- en nadelen. Als een koppeling niet noodzakelijk is, wordt steeds vaker gekozen om de informatie te beheren in de vakapplicatie tot het moment dat dit niet meer kan. Bijvoorbeeld doordat de applicatie wordt vervangen of de informatie kan of moet worden overgedragen. In alle gevallen is het belangrijk dat de relevante informatie overgezet kan worden, uit de applicatie te halen is.

Geachte Zaalberg, Is het mogelijk een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen? Onze gemeente heeft van de provincie groen licht gekregen per 1-10-2012 terzake substitutie. In ons gemeentelijk archief zitten vele duizenden bouwvergunningen uit de periode 1930 tot 2010 (het jaar dat we digitaal gegaan zijn). Mogen de originele vergunningen uit die periode vernietigd worden nadat ze gescand zijn?

Antwoord
Substitutiebesluiten bestaan niet! De wet kent uitsluitend vervanging, dus kunt u uitsluitend een vervangingsbesluit nemen. Dit om mee te beginnen. Maar nu de kwestie zelf. U bent dus nu vanaf 1-10-2012 volledig digitaal. Het inmiddels genomen vervangingsbesluit geldt niet met terugwerkende kracht.
Het is mogelijk om een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen. Natuurlijk moeten uw handboek, procedures en digitale archiefomgeving dan op orde zijn.
Ook kunt u een vervangingsbesluit nemen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Belangrijk hierbij is dat u advies vraagt aan uw regionale archiefdienst. U zou hierop de regionale samenwerkingsovereenkomst kunnen naslaan, omdat hierin waarschijnlijk is vastgesteld dat u de archivaris in archiefaangelegenheden om advies dient te vragen; het kan zelfs zo geregeld zijn dat dit advies bindend is.

U geeft aan dat in uw archief veel bouwvergunningen aanwezig zijn, over de periode 1930 tot 2010. Bouwvergunningen over de periode 1930 tot en met 1995 kwamen, op grond van de voor deze periode geldende vernietigingslijst, voor vernietiging in aanmerking. Dit was destijds geregeld op verzoek van de gemeente Amsterdam, die -bij blijvende bewaring van de bouwvergunningen- hiervoor een extra archiefbewaarplaats had moeten bouwen en bezwaar had tegen de kosten hiervan. Doordat de vergunningen voor vernietiging werden voorgedragen, was het mogelijk deze op microfilm te zetten en de originelen te vernietigen.
Veel gemeenten hebben echter ervoor gekozen om de bouwvergunningen te bewaren. Ook uw gemeente.

U dient dus een vervangingsbesluit te nemen voor de bouwvergunningen, hiervoor goedkeuring van uw archivaris te verkrijgen, de bouwvergunningen te scannen en de papieren exemplaren te vernietigen. Dit betekent dus dat het scanproces in overeenstemming is met de eisen die de Handleiding Vervanging daaraan stelt. Indien u een vervangingsbesluit neemt en de bouwvergunningen digitaal maakt, dan bent u overigens verplicht om de papieren bouwvergunningen daarna te vernietigen; anders is er van vervanging geen sprake. Vergeet niet om een gedegen controle uit te voeren van de scans voordat u tot vernietiging overgaat; ook in digitalisering gespecialiseerde bureaus kunnen fouten maken.

Geachte heer Zaalberg, al vele jaren lees ik uw reacties op allerhande vragen, waarvoor zeer veel dank. Nu wend ik mij tot u met het volgende. Onze jurist mist het zaaktype “Planschadeovereenkomst”. Volgens het model-dsp voor gemeenten valt dit onder zaaktype Beheersverordening/Bestemmingsplanwijziging. Volgens de jurist is dit onjuist “Anterieure exploitatieovereenkomsten moeten dan bijv. ook onder Bestemmingsplanwijziging vallen, terwijl daar wel een zaaktype voor is. Het is logisch dat dit twee zaken zijn: een bestemmingsplanwijziging (publiekrechtelijk) leidt niet per sé tot het sluiten van een planschade- of anterieure exploitatieovereenkomst (privaatrechtelijk). Het opstellen en sluiten van een overeenkomst staat op zichzelf (vgl. vestigen erfpacht, etc.)”.

We hebben hierop de andere zaaktypen mbt exploitatie geadviseerd. Hij gaf aan “Een planschadeovereenkomst en een anterieure exploitatieovereenkomst dienen hetzelfde doel: kostenverhaal bij een planologische wijziging. Beiden worden gestart naar aanleiding van een verzoek van een derde. Als de gemeente zelf een bestemming wil wijzigen hoeft zij geen overeenkomst te sluiten. Het verschil is dat als alleen de kosten voor planschade worden vastgesteld je een planschadeovereenkomst (art 6.4a Wro) sluit. Wil je ook nog andere kosten verhalen, bijv. kosten voor aanpassingen in de openbare ruimte, dan sluit je een anterieure exploitatieovereenkomst (art 6.24 Wro). Iemand heeft een bouwinitiatief waarna, afhankelijk dus van de te verhalen kosten, een van de twee overeenkomsten gesloten. Een intentieovereenkomst sluit hierbij niet aan: daarin zijn “intenties” vastgelegd die worden uitgewerkt in een nadere overeenkomst, nog geen definitieve afspraken. Dat is bij een planschade- en een anterieure exploitatieovereenkomst wel. Overal in het land worden planschadeovereenkomsten gesloten. Het is bovendien een door de wet “benoemde” overeenkomst (vergelijk anterieure exploitatie-, etc. overeenkomsten)”.

Komt er een zaaktype Planschadeovereenkomst? Zo niet, wat is dan het advies?

Antwoord
Binnen de zaaktypen B0511 ‘Bestemmingsplan opstelling’, B1200 ‘Bestemmingsplan wijziging’, B1195 ‘Beheersverordening opstelling’ en B1294 ‘Omgevingsvergunning activiteit planologisch strijdig gebruik’ zijn in het Model-DSP voor gemeenten documenttypen opgenomen voor het voorstel voor een planschadeovereenkomst, het besluit en de definitieve planschadeovereenkomst. Wanneer de gemeente een ruimtelijk plan vaststelt kan een betrokkene een planschadevergoeding aanvragen. De planschade is de vermogensschade (waardevermindering van onroerende zaken) of inkomensschade die ontstaat na de wijziging van de planologie. Wanneer de gemeente voorafgaand aan de planologische wijziging een planschadeovereenkomst heeft gesloten met de initiatiefnemer kan zij de kosten van de planschadevergoeding verhalen bij de initiatiefnemer. De gemeente zal door medewerking te verlenen aan de planologische wijziging de ondertekening van de planschadeovereenkomst door de initiatiefnemer verlangen.

Een voorbeeld hiervan is de zaak die in januari 2012 liep bij de Raad van State (LJN: BV1816). Een agrariër met een veehoudersbedrijf wilde uitbreiden om sleufsilo’s en een extra mestopslag te realiseren. De gemeente wilde in principe wel meewerken aan een wijzigingsplan. Omdat er mogelijk planschade voor omwonende burgers en bedrijven kon ontstaan, wilde de gemeente een planschadeovereenkomst met de agrariër sluiten. Nadat het ontwerp wijzigingsplan al ter inzage had gelegen, weigerde de agrariër echter de planschadeovereenkomst te tekenen. Vervolgens weigerde het college van B&W om het wijzigingsplan voor de mestopslag definitief vast te stellen. De agrariër ging in beroep bij Raad van State. De Raad gaf uiteindelijk de gemeente gelijk, omdat het om een planologische wijziging ging die alleen voor de agrariër voordeel zou hebben en omdat de gemeente de planschadekosten niet op een andere manier zou kunnen verhalen.

Omdat de planschadeovereenkomst vast onderdeel kan uitmaken van de vaststelling of wijziging van een planologisch plan, is dit in het gemeentelijk Model-DSP opgenomen in de documenttypen van de betreffende zaaktypen.

Nu de overeenkomsten die een gemeente kan sluiten om de kosten met betrekking tot grondexploitatie te regelen: de intentieovereenkomst grondexploitatie (B1651), de anterieure grondexploitatieovereenkomst (B1650) of de posterieure grondexploitatieovereenkomst (B1652) sluit de gemeente met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Op die manier kan de gemeente afspraken maken over de kosten die zij zal maken voor bouw- en woonrijp maken, groenvoorzieningen, milieu- en archeologisch onderzoek en bodemsanering. De exploitatieovereenkomst wordt op vrijwillige basis gesloten met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Wanneer geen overeenstemming kan worden bereikt, heeft de gemeente de mogelijkheid om tegelijk met het betreffende ruimtelijk besluit een exploitatieplan met een verplichtend karakter vast te stellen (B1201). Zoals uit deze tekst blijkt, zijn er verschillende scenario’s om de exploitatiekosten te regelen. Daarom is in het Model-DSP voor gemeenten gekozen om hier aparte zaaktypen voor op te nemen.

Wij adviseren u om de documenten met betrekking tot het vaststellen van een planschadeovereenkomst op te slaan in het zaakdossier van de betreffende vaststelling of wijziging van een planologisch plan. Uiteraard heeft u ook altijd de mogelijkheid om een lokaal zaaktype aan te maken voor de opstelling van een planschadeovereenkomst.

Beste Zaalberg, er wordt bij ons gewerkt met een digitale handtekening. Dit is een vinkje in een bepaalde applicatie. De documenten die digitaal getekend worden zitten niet in deze applicatie, maar gaan door middel van een koppeling naar het centrale zaaksysteem. Aan de documenten in het zaaksysteem is niet te zien dat het digitaal ondertekend is. Ook komt de digitale handtekening niet mee als metadata. Maar sommige documenten moeten wel tot in de eeuwigheid bewaard blijven, bijvoorbeeld verleende omgevingsvergunningen.

Onze vragen zijn:
– Wat moeten wij straks overbrengen naar het e-depot?
– Is het dan belangrijk dat de digitale handtekening zichtbaar is?
– Zo ja, betekent dat, dat wij de applicatie waar de digitale handtekening gezet wordt, ook bewaard moet blijven?
– OF te wel, maakt het voor de langere termijn iets uit dat aan het document zelf niet te zien is, dat er ooit een digitale handtekening gezet is?
– EN of de digitale handtekening nog een waarde heeft bij de overbrenging van de documenten?

Antwoord
In art. 24 van de Archiefregeling zijn de volgende vereisten opgenomen over de vast te leggen metadata van een digitale handtekening:
(…) voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening:
1°.de houder van de digitale handtekening;
2°.het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;
3°.de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en
4°.voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.

Wikipedia zegt over een handtekening het volgende: “Een handtekening heeft twee functies. Ten eerste wordt iemands identiteit ermee vastgesteld, hoewel er geen wetgeving bestaat die regelt wat iemands authentieke handtekening is. Ten tweede dient het ter vaststelling van de wil van de desbetreffende persoon met betrekking tot de bovenstaande tekst.” (…) “De handtekening geeft aan dat men de inhoud van de tekst kent en het ermee eens is. Dit is vooral van belang bij documenten die niet met de hand geschreven zijn, zoals overschrijvingen en contracten.”

Het gaat er om dat duidelijk is wie het document heeft ondertekend, op welk moment en of deze persoon inderdaad bevoegd was om te tekenen. Met andere woorden: is het document getekend en/of een besluit genomen door de juiste persoon? In geval van twijfel moet dit aangetoond kunnen worden.
In uw situatie bevinden de metadata van de handtekening zich in een andere applicatie dan in het centrale zaaksysteem, waarin het bijbehorende document is opgeslagen.
U zult vast moeten leggen op welke manier het (digitale) handtekeningproces verloopt. Daarnaast is het belangrijk om ook de interne bevoegdheden- en mandaatregeling beschikbaar te hebben en te houden.

Geachte Zaalberg, wat is in de Gemeentelijke selectielijst de categorie en bijbehorende bewaartermijn voor geconstateerde datalekken?

Antwoord
De juiste categorie is 29.1. Het betreft het doen van aangifte van een bepaald feit, situatie of voornemen waar een ander overheidsorgaan op basis van wet- en regelgeving een administratie van voert. De melding wordt gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beste Zaalberg,
Binnen onze gemeente wordt het datamanagement en de kwaliteit daarvan actief en serieus opgepakt (conform baseline, datawarehouse, gegevensbeheer, data-analyse). Daarnaast moet het I-beleid geactualiseerd worden en zijn er opgaven op het gebied van het bijbehorende I-beheer. Vraag/discussie die op dit moment speelt of kwaliteitsverbetering van het datamanagement en die van het informatiebeheer niet hetzelfde zijn. Ik probeer dat met voorbeelden en beroep op wetgeving te weerleggen. Data zijn m.i. vaak onderdeel van een informatie-object.

Antwoord
Wij benaderen datamanagement als onderdeel van informatiemanagement / informatiebeheer, zoals ook documentmanagement hier een onderdeel van is. Datamanagement doet sterk denken aan gegevensbeheer, wat een meer gangbare term is binnen gemeenten. Beide hebben veel met elkaar te maken, digitaal documentmanagement is voor een belangrijk deel metadatamanagement.

Op de site van Eburg vinden wij een heldere uitleg. In het artikel wordt gesteld dat datamanagement afkomstig is uit het informatiemanagement. Kwaliteitsverbetering in datamanagement is daarmee dus automatisch ook kwaliteitsverbetering in informatiemanagement (en informatiebeheer). Omgekeerd hoeft dat niet het geval te zijn. Het is dus niet hetzelfde, maar wel aan elkaar verbonden.

Digitalisering

Beste Zaalberg,

Bij ons op kantoor is er verwarring ontstaan omtrent de bewaartermijn van een melding voor het verwijderen van asbest wanneer het minder dan 35 m2 betreft. Is het hier de bedoeling dat de I-navigator aangehouden dient te worden (vernietigen na 1 jaar)? of valt dit onder een sloopmelding en moet het blijvend bewaard worden?

Antwoord:

In de i-Navigator is het proces voor he melden van asbestverwijdering afgesloten met de volgende toelichting:
Dit werkproces is afgesloten, aangezien bij het verwijderen van asbest uit een bouwwerk 4 weken tevoren via het OLO een sloopmelding dient te worden gedaan (zie werkproces B1469) op grond van het Bouwbesluit 2012. Indien het gaat om een hoeveelheid van minder dan 35 vierkante meter, kan de sloopmelding 5 werkdagen voorafgaand aan de werkzaamheden worden gedaan en is er geen asbestinventarisatierapport nodig.

Het valt dus inmiddels onder een sloopmelding en die moeten permanent bewaard blijven

Geachte Zaalberg, Is het mogelijk een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen? Onze gemeente heeft van de provincie groen licht gekregen per 1-10-2012 terzake substitutie. In ons gemeentelijk archief zitten vele duizenden bouwvergunningen uit de periode 1930 tot 2010 (het jaar dat we digitaal gegaan zijn). Mogen de originele vergunningen uit die periode vernietigd worden nadat ze gescand zijn?

Antwoord
Substitutiebesluiten bestaan niet! De wet kent uitsluitend vervanging, dus kunt u uitsluitend een vervangingsbesluit nemen. Dit om mee te beginnen. Maar nu de kwestie zelf. U bent dus nu vanaf 1-10-2012 volledig digitaal. Het inmiddels genomen vervangingsbesluit geldt niet met terugwerkende kracht.
Het is mogelijk om een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen. Natuurlijk moeten uw handboek, procedures en digitale archiefomgeving dan op orde zijn.
Ook kunt u een vervangingsbesluit nemen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Belangrijk hierbij is dat u advies vraagt aan uw regionale archiefdienst. U zou hierop de regionale samenwerkingsovereenkomst kunnen naslaan, omdat hierin waarschijnlijk is vastgesteld dat u de archivaris in archiefaangelegenheden om advies dient te vragen; het kan zelfs zo geregeld zijn dat dit advies bindend is.

U geeft aan dat in uw archief veel bouwvergunningen aanwezig zijn, over de periode 1930 tot 2010. Bouwvergunningen over de periode 1930 tot en met 1995 kwamen, op grond van de voor deze periode geldende vernietigingslijst, voor vernietiging in aanmerking. Dit was destijds geregeld op verzoek van de gemeente Amsterdam, die -bij blijvende bewaring van de bouwvergunningen- hiervoor een extra archiefbewaarplaats had moeten bouwen en bezwaar had tegen de kosten hiervan. Doordat de vergunningen voor vernietiging werden voorgedragen, was het mogelijk deze op microfilm te zetten en de originelen te vernietigen.
Veel gemeenten hebben echter ervoor gekozen om de bouwvergunningen te bewaren. Ook uw gemeente.

U dient dus een vervangingsbesluit te nemen voor de bouwvergunningen, hiervoor goedkeuring van uw archivaris te verkrijgen, de bouwvergunningen te scannen en de papieren exemplaren te vernietigen. Dit betekent dus dat het scanproces in overeenstemming is met de eisen die de Handleiding Vervanging daaraan stelt. Indien u een vervangingsbesluit neemt en de bouwvergunningen digitaal maakt, dan bent u overigens verplicht om de papieren bouwvergunningen daarna te vernietigen; anders is er van vervanging geen sprake. Vergeet niet om een gedegen controle uit te voeren van de scans voordat u tot vernietiging overgaat; ook in digitalisering gespecialiseerde bureaus kunnen fouten maken.

Geachte heer Zaalberg, al vele jaren lees ik uw reacties op allerhande vragen, waarvoor zeer veel dank. Nu wend ik mij tot u met het volgende. Onze jurist mist het zaaktype “Planschadeovereenkomst”. Volgens het model-dsp voor gemeenten valt dit onder zaaktype Beheersverordening/Bestemmingsplanwijziging. Volgens de jurist is dit onjuist “Anterieure exploitatieovereenkomsten moeten dan bijv. ook onder Bestemmingsplanwijziging vallen, terwijl daar wel een zaaktype voor is. Het is logisch dat dit twee zaken zijn: een bestemmingsplanwijziging (publiekrechtelijk) leidt niet per sé tot het sluiten van een planschade- of anterieure exploitatieovereenkomst (privaatrechtelijk). Het opstellen en sluiten van een overeenkomst staat op zichzelf (vgl. vestigen erfpacht, etc.)”.

We hebben hierop de andere zaaktypen mbt exploitatie geadviseerd. Hij gaf aan “Een planschadeovereenkomst en een anterieure exploitatieovereenkomst dienen hetzelfde doel: kostenverhaal bij een planologische wijziging. Beiden worden gestart naar aanleiding van een verzoek van een derde. Als de gemeente zelf een bestemming wil wijzigen hoeft zij geen overeenkomst te sluiten. Het verschil is dat als alleen de kosten voor planschade worden vastgesteld je een planschadeovereenkomst (art 6.4a Wro) sluit. Wil je ook nog andere kosten verhalen, bijv. kosten voor aanpassingen in de openbare ruimte, dan sluit je een anterieure exploitatieovereenkomst (art 6.24 Wro). Iemand heeft een bouwinitiatief waarna, afhankelijk dus van de te verhalen kosten, een van de twee overeenkomsten gesloten. Een intentieovereenkomst sluit hierbij niet aan: daarin zijn “intenties” vastgelegd die worden uitgewerkt in een nadere overeenkomst, nog geen definitieve afspraken. Dat is bij een planschade- en een anterieure exploitatieovereenkomst wel. Overal in het land worden planschadeovereenkomsten gesloten. Het is bovendien een door de wet “benoemde” overeenkomst (vergelijk anterieure exploitatie-, etc. overeenkomsten)”.

Komt er een zaaktype Planschadeovereenkomst? Zo niet, wat is dan het advies?

Antwoord
Binnen de zaaktypen B0511 ‘Bestemmingsplan opstelling’, B1200 ‘Bestemmingsplan wijziging’, B1195 ‘Beheersverordening opstelling’ en B1294 ‘Omgevingsvergunning activiteit planologisch strijdig gebruik’ zijn in het Model-DSP voor gemeenten documenttypen opgenomen voor het voorstel voor een planschadeovereenkomst, het besluit en de definitieve planschadeovereenkomst. Wanneer de gemeente een ruimtelijk plan vaststelt kan een betrokkene een planschadevergoeding aanvragen. De planschade is de vermogensschade (waardevermindering van onroerende zaken) of inkomensschade die ontstaat na de wijziging van de planologie. Wanneer de gemeente voorafgaand aan de planologische wijziging een planschadeovereenkomst heeft gesloten met de initiatiefnemer kan zij de kosten van de planschadevergoeding verhalen bij de initiatiefnemer. De gemeente zal door medewerking te verlenen aan de planologische wijziging de ondertekening van de planschadeovereenkomst door de initiatiefnemer verlangen.

Een voorbeeld hiervan is de zaak die in januari 2012 liep bij de Raad van State (LJN: BV1816). Een agrariër met een veehoudersbedrijf wilde uitbreiden om sleufsilo’s en een extra mestopslag te realiseren. De gemeente wilde in principe wel meewerken aan een wijzigingsplan. Omdat er mogelijk planschade voor omwonende burgers en bedrijven kon ontstaan, wilde de gemeente een planschadeovereenkomst met de agrariër sluiten. Nadat het ontwerp wijzigingsplan al ter inzage had gelegen, weigerde de agrariër echter de planschadeovereenkomst te tekenen. Vervolgens weigerde het college van B&W om het wijzigingsplan voor de mestopslag definitief vast te stellen. De agrariër ging in beroep bij Raad van State. De Raad gaf uiteindelijk de gemeente gelijk, omdat het om een planologische wijziging ging die alleen voor de agrariër voordeel zou hebben en omdat de gemeente de planschadekosten niet op een andere manier zou kunnen verhalen.

Omdat de planschadeovereenkomst vast onderdeel kan uitmaken van de vaststelling of wijziging van een planologisch plan, is dit in het gemeentelijk Model-DSP opgenomen in de documenttypen van de betreffende zaaktypen.

Nu de overeenkomsten die een gemeente kan sluiten om de kosten met betrekking tot grondexploitatie te regelen: de intentieovereenkomst grondexploitatie (B1651), de anterieure grondexploitatieovereenkomst (B1650) of de posterieure grondexploitatieovereenkomst (B1652) sluit de gemeente met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Op die manier kan de gemeente afspraken maken over de kosten die zij zal maken voor bouw- en woonrijp maken, groenvoorzieningen, milieu- en archeologisch onderzoek en bodemsanering. De exploitatieovereenkomst wordt op vrijwillige basis gesloten met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Wanneer geen overeenstemming kan worden bereikt, heeft de gemeente de mogelijkheid om tegelijk met het betreffende ruimtelijk besluit een exploitatieplan met een verplichtend karakter vast te stellen (B1201). Zoals uit deze tekst blijkt, zijn er verschillende scenario’s om de exploitatiekosten te regelen. Daarom is in het Model-DSP voor gemeenten gekozen om hier aparte zaaktypen voor op te nemen.

Wij adviseren u om de documenten met betrekking tot het vaststellen van een planschadeovereenkomst op te slaan in het zaakdossier van de betreffende vaststelling of wijziging van een planologisch plan. Uiteraard heeft u ook altijd de mogelijkheid om een lokaal zaaktype aan te maken voor de opstelling van een planschadeovereenkomst.

Beste Zaalberg,
Als informatiespecialisten hebben we al veel ervaring opgedaan met het digitaliseren van werkprocessen, zoals de WABO, alle APV-, Samenlevingsprocessen etc. Maar het beleid is nieuw voor ons. Zijn er voorbeelden/uitgangspunten hoe een beleidsdossierstructuur vorm gegeven kan worden, waarmee het hele Cluster Beleid kan gaan werken? Rekening houdend met het feit dat digitaal werken voor het Cluster nog in de kinderschoenen staat en rekening houdend met het bewaren en vernietigen?

Antwoord
In uw vraag geeft u aan dat al de nodige ervaring is opgedaan met het digitaliseren van diverse processen. In deze processen zult u ook gekeken hebben naar de stappen binnen het proces om het zaakdossier vorm te geven. Voor beleidsprocessen hoeft dat niet anders te zijn: op basis van welke stappen komt beleid tot stand en wat is de daarbij passende indeling? In het model-DSP zijn de volgende stappen opgenomen: initiatief – voorbereiding – formulering – besluitvorming.

In de inleiding op uw vraag geeft u aan dat het Cluster Beleid dezelfde indeling wil hanteren als op de G-schijf. Zij willen deze schijf ook behouden. Ons advies is altijd om de dossieropzet zo dicht mogelijk bij de beleving van de gebruiker te houden; als het Cluster een bepaalde opzet heeft en deze opzet is voor hen doelmatig en efficiënt, waarom zou je dit dan veranderen?

Ook geeft u aan dat de G-schijf omvangrijk is. U kunt overwegen om voor het beheer hiervan een hulpmiddel als de RMTool in te zetten. Aan de hand van deze tool kan de schijf worden geschoond, de mappenstructuur worden opgezet en beheerd.

Overigens gaat de nieuwe selectielijst ervan uit dat binnen werkprocessen geen selectie meer plaats hoeft te vinden. Dat zou de manier van dossiervormen kunnen vergemakkelijken, omdat u dan geen rekening hoeft te houden met te bewaren en te vernietigen stukken. Wij zijn hier geen voorstander van; wij vinden dat informatie die niet meer relevant is gewoon vernietigd moet worden. Hoe meer informatie er wordt bewaard, hoe hoger de kosten die hieraan verbonden zijn, nu en in de toekomst en hoe langer het duurt voordat u het bewuste document, waarnaar u op zoek bent, terug vindt.

 

Nieuwe selectielijst

Beste Zaalberg,

Hoelang moeten we de functioneringsgesprekken die met de burgemeester zijn gehouden bewaren? In de selectielijst kom ik ze niet tegen. In verordening van de diverse gemeenten die op internet te vinden zijn staat vernietiging direct na aftreden.

Antwoord:

Daar is over gesproken tijdens het opstellen van de komende update van de selectielijst:
De termijn ‘direct na aftreden’ komt uit een handreiking van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uit 2008. Deze gaat echter voorbij aan de verantwoording die een gemeente moet afleggen over bijvoorbeeld een ontslag of over het functioneren van de burgemeester. Omdat het geen wettelijk vastgelegd bewaartermijn is, moet de termijn in de handreiking ook worden gezien als een advies en dit advies is door de VNG niet overgenomen.

De adviescommissie archieven van de VNG heeft daarom besloten de functioneringsgesprekken van burgemeesters gelijk te trekken met de functioneringsgesprekken van personeelsleden met die aantekening dat als het bijzondere gesprekken betreft (spraakmakende onderwerpen/ontslag) ze ook nog voor permanente bewaring in aanmerking kunnen komen.

Voor functionerings- en beoordelingsgesprekken komt in de update van de selectielijst een nieuw resultaat: 4.1.13 met een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling. Hierbij is rekening gehouden met Algemene Verordening Gegevensbescherming. In de huidig geldende selectielijst valt het nog onder resultaat 4.1.6 (V 10 jaar), maar ik adviseer u om al 4.1.13 (V 5 jaar) te hanteren.

Beste Zaalberg,

Sinds de vorming van de Omgevingsdienst IJsselland maakt het team VTH van de gemeente Olst-Wijhe, voor het verlenen van (omgevings)vergunningen, gebruik van de applicatie Powerbrowser van de firma Genetics (lokaal IJVI genoemd).

Om digitaal te kunnen archiveren staan wij voor de vraag of we deze applicatie gaan koppelen aan ons archief/zaaksysteem (e-suite van ATOS) met alle voor- en nadelen. Een andere optie is om Powerbrowser aan te wijzen als digitale archiefomgeving voor verleende vergunningen van de gemeente.

Een van de vragen die we hebben is: Powerbrowser is geen applicatie van de gemeente maar aangeschaft door de Omgevingsdienst. Als we besluiten dit als gemeentelijke archiefomgeving te gaan gebruiken moeten we dat zien als een vorm externe (uit)plaatsing. Wat moeten we formeel regelen om e.e.a conform wet- en regelgeving goed in te richten?

 

Antwoord

Als uw organisatie besluit om een deel van uw archief te (laten) vormen in Powerbrowser, zult u zich af moeten vragen op welke manier de informatie in deze applicatie wordt beheerd en of dit in lijn is met de eisen die uw organisatie hieraan stelt. Is de informatie die in Powerbrowser wordt vastgelegd (metadata en documenten) integer, authentiek en betrouwbaar. Als deze vragen met ‘ja’ kunnen worden beantwoord en u heeft hierover afspraken gemaakt met de Omgevingsdienst, dan is het prima om de informatie in Powerbrowser te laten staan. Tot het moment dat de blijvend te bewaren informatie opgenomen kan worden in het e-depot/digitale archiefbewaarplaats.

Daarnaast zult u afspraken moeten maken over de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie.

 

Het koppelen van systemen heeft, zoals u aangeeft, voor- en nadelen. Als een koppeling niet noodzakelijk is, wordt steeds vaker gekozen om de informatie te beheren in de vakapplicatie tot het moment dat dit niet meer kan. Bijvoorbeeld doordat de applicatie wordt vervangen of de informatie kan of moet worden overgedragen. In alle gevallen is het belangrijk dat de relevante informatie overgezet kan worden, uit de applicatie te halen is.

Beste Zaalberg, in onze gemeente gebruiken wij het document “Structuur in Selectie” van VHIC (de voorloper van de SelectTool, die gratis te downloaden is via https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/publicaties/handreiking-gebruik-selectielijst . Ik wil u vragen om een verduidelijking. Het gaat om de categorie 3.14.3 Zorg voor bepaalde groepen, kinderopvang en registerkinderopvang.
In de lijst staat dat:
– toezicht op de kinderopvang, inspectierapporten en beschikkingen tot exploitatie van een kindercentrum of gastouderbureau vernietigbaar zijn (na 7 jaar).
– bij het Kinderopvangregister staat: bewaren.

In de praktijk is het zo dat de gemeente een aanvraag ontvangt (en na onderzoek door de GGD) een besluit aanvraag voor kindervoorziening gastouderopvang/ kindercentrum afgeeft en een nummer toekent voor het Landelijk Register Kinderopvang (LRK). Vervolgens kunnen er mutaties optreden, en kan een gastouderbureau of kindercentrum weer verwijderd worden uit het LRK. De gemeente is de verantwoordelijk voor het opnemen van een gastouderbureau of kindercentrum in het LRK (het bewaarniveau is dus de gemeente). Daarnaast voert de GGD inspecties uit bij de geregistreerde voorzieningen (bewaarniveau is het LRK).

Mijn vraag aan u is:
– dient de gemeente het besluit waarin het LRK-nummer wordt toegekend te bewaren? De gemeente levert immers de gegevens aan het LRK, op deze gegevens is de registratie in het LRK gebaseerd.
– wat wordt bedoeld met het bewaren van het Kinderopvangregister? Wordt hiermee bedoeld dat het LRK hiervoor verantwoordelijk is?
Duidelijk is wel dat de inspectierapporten van de GGD voor de gemeente vernietigbaar zijn.

Antwoord
In de vorige selectielijst, waaraan u refereert, is opgenomen dat het Kinderopvangregister een blijvend te bewaren document is. Dit register wordt landelijk bijgehouden en berust niet bij de gemeente.
Met betrekking tot het landelijk register is er geen voorschrift waarin is opgenomen dat dit permanent bewaard moet worden. Gemeenten zijn wel bronhouder, maar zij moeten de brondocumenten zolang bewaren als de opvang bestaat. Dit is het uitgangspunt in de huidige selectielijst.
Bij de samenstelling van de huidige selectielijst is onderzocht of deze informatie voor permanente bewaring in aanmerking kwam en is geoordeeld dat dit niet zo is.
De betreffende besluiten kunnen, conform de selectielijst, vernietigd worden.

Geachte Zaalberg, wat is in de Gemeentelijke selectielijst de categorie en bijbehorende bewaartermijn voor geconstateerde datalekken?

Antwoord
De juiste categorie is 29.1. Het betreft het doen van aangifte van een bepaald feit, situatie of voornemen waar een ander overheidsorgaan op basis van wet- en regelgeving een administratie van voert. De melding wordt gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beste Zaalberg,
In de selectielijst die wij gebruiken staat dat een mandaatregeling blijvend te bewaren is. Houd dit ook in dat de mandaatbesluiten ook bewaard moeten worden? Of mogen we de mandaatbesluiten wel openbaar maken, omdat er handtekeningen van medewerkers op staan?

Antwoord:
De door uw bewindvoerders aangehaalde bewaartermijn is afkomstig uit de (vervallen) Kwaliteitsnormen bewindvoerdersorganisaties WSNP II (geldend van 1-12-2013 t/m 31-12-2015).

De in de (actuele) selectielijst opgenomen bewaartermijn is gebaseerd op de bij de selectielijst behorende risicoanalyse.

In beginsel moet u uitgaan van de bewaartermijn uit de selectielijst. Uw gemeenschappelijke regeling heeft zich immers geconformeerd aan deze selectielijst. Daarbij is de selectielijst gebaseerd op in geldende wet- en regelgeving opgenomen bewaartermijnen en genoemde risicoanalyse. U kunt zo nodig, in overleg met uw bewindvoerders, afwijken van de bewaartermijn uit de selectielijst indien hier noodzaak toe is of goede redenen voor zijn. In dit geval zien wij deze noodzaak niet, omdat de aangehaalde bewaartermijn onderdeel is van een vervallen kwaliteitsnormering.

In het werkproces/zaaktype ‘Mandaatbesluiten’ is een vastgesteld mandaatbesluit het eindproduct.

Beste Zaalberg,
Onder welke categorie in de selectielijst kan ik geheimhoudingsverklaringen van medewerkers kwijt? Het betreft verklaringen waarin een medewerker gevraagd wordt om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan.

Antwoord:
Dit kunt u zien als een overeenkomst tussen de medewerker en de organisatie. Daarmee valt dit onder resultaat 16.1 van de selectielijst 2017: V 10 jaar na einde overeenkomst.

Beste Zaalberg,
Wij zijn bezig een zaaksysteem in te richten. Vanuit de gemeentelijke selectielijst is het ons niet duidelijk hoe lang het proces van afgehandelde aangiften met betrekking tot akten van de burgerlijke stand bewaard moeten blijven. Bijvoorbeeld voor echtscheiding. Moeten alle documenten in het proces van aangifte 110 jaar bewaard blijven (selecttool 7.1.5)? Op basis van selecttool 7.1.21, zou je ook kunnen zeggen dat de documenten uit het proces maar 1,5 jaar bewaard hoeven te worden. De akte zelf, en de aantekening van echtscheiding daarop, hoe lang moet die dan bewaard worden? En hoe kun je dit makkelijk inrichten in een zaaksysteem? Moet je dan twee verschillende zaaktypen inrichten voor iets wat nu één proces is? Een voor de afhandeling van het proces, en een voor de akten? Daarnaast vraag ik mijzelf af wat er in de toelichting bij selecttool 7.1.5 bedoeld wordt met “Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd.” Gaat dit dan om vluchtelingen die in Nederland willen trouwen?


Antwoord
De resultaten zoals die in de selectielijst 2017 staan vermeld komen rechtstreeks uit bijlage 6 van de regeling BRP.

De bijlage zegt dat akten in ieder geval 110 jaar bewaard moeten worden. Bescheiden die gebruikt zijn om die akten op te stellen mogen na 1,5 jaar weg. Dat is procesmatig in  zaaksystemen lastig in te richten, omdat er eigenlijk hier gepraat wordt over een ‘opschoningstermijn’. De meeste zaaksystemen hebben geen geautomatiseerde functie om zaken automatisch te kunnen schonen. Hoe dit praktisch wordt aangepakt, is een vraag waar veel organisaties nog mee zitten.

Een manier om dit in dit specifieke geval aan te pakken, zou zijn om de akten, na afhandeling van de zaak, uit de zaak te halen en ergens anders op te slaan (dit wordt overigens vaak al door Burgerzaken zelf gedaan). Maar dit zou dan een handmatige actie moeten zijn. Het inrichten van 2 zaaktypen zien wij niet als een goede optie.

‘Niet reproduceerbaar uit een Nederlands register’ staat dus voor documenten die niet uit een Nederlands register komen. Het betreft meestal huwelijksakten uit het buitenland en geboorteaktes.

Voor vluchtelingen die in Nederland willen trouwen geldt dat ze documenten moeten aanleveren die niet uit een Nederlands register zijn te halen. Deze documenten vallen dan ook onder de termijn van 110 jaar.

NB: de selecttool is een hulpmiddel om de selectie van gemeentelijke archieven te vergemakkelijken en kan gratis gedownload worden

Beste Zaalberg,
Waarom zijn er onder de vlag van procestype geschillen behandelen bij bezwaar en beroep slechts twee resultaattypen mogelijk volgens de selectielijst; te weten: ‘afgehandeld’ of ‘afgebroken’. We missen hier concrete resultaten ‘gegrond’, ‘ongegrond’ ‘Gedeeltelijk gegrond’ ‘buiten behandeling’ ed. Of dient dat op een andere wijze te worden vastgelegd ? Als besluittype wellicht?

 

Antwoord
U dient dit op de volgende manier te interpreteren: Een geschil dat wordt afgewezen (of ongegrond wordt verklaard) valt onder 13.1, omdat het geen financiële consequenties heeft.

Een geschil dat wordt toegewezen (of gegrond) valt onder 13.1.1 (omdat het financiële consequenties heeft) of 13.1.3 als het invloed heeft op een te bewaren zaak.

Een geschil dat gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, is een toegewezen geschil en valt dus weer onder 13.1.1 (als het financiële consequenties) of 13.1.3 als het invloed heeft op een te bewaren zaak. Er wordt dus geen onderscheid gemaakt tussen ‘gegrond’ en ‘gedeeltelijk gegrond’. De uitkomst van beide zaken is namelijk dat een oorspronkelijk besluit moet worden aangepast.

Een geschil dat buiten behandeling wordt gelaten (of niet ontvankelijk) valt onder 13.1.4.

De resultaattermen gegrond en ongegrond, worden in de selectielijst bewust niet gebruikt. De selectielijst is niet bedoeld als voorschrift voor het inrichten van een DMS of zaaksysteem. Het is alleen bedoeld om naar te verwijzen, net zoals dat bij de oude selectielijst zo was. In een zaak zullen resultaattypen staan die als naam ‘Gegrond’, ‘Ongegrond’, etc. zullen hebben. Bij die resultaattypen hoort dan een verwijzing te staan naar het resultaat in de selectielijst. Met andere woorden: het resultaattype ‘Gegrond’ dient te verwijzen naar 13.1.1 en ‘Ongegrond’ naar 13.1. Er is in de selectielijst bewust gekozen voor ‘Afgehandeld’ om zo een generiek resultaat te maken voor alle soorten geschillen. Als alle mogelijke resultaattypen van de verschillende vormen van geschillen genoemd zouden moeten worden in de selectielijst, zou de selectielijst teveel (onnodige) resultaattypen krijgen. Het zou de selectielijst minder flexibel maken. Vandaar dat er is gekozen voor een zo generiek mogelijke oplossing.

Gebruikers horen dus de uitkomst van de zaak te zien aan de resultaattype van de zaak(type) en niet aan de verwijzing naar de selectielijst.

Beste Zaalberg,
Op dit moment staan er op de vernietigingslijst van de organisatie waar ik werk veel ingetrokken bouw/omgevingsvergunningen. In het verleden konden deze vernietigd worden, maar op de toelichting bij de categorie 3.6.2 van de selectielijst vond ik onderstaande tekst: ‘De ingetrokken bouwvergunningen dienen conform de Wet BAG bewaard te blijven. De VNG voert overleg met het ministerie van Infrastructuur en Milieu om te bepalen of dit ook eeuwige bewaring inhoudt. Tot het resultaat van dat overleg bekend is wordt geadviseerd ze niet te vernietigen.’.

Is bij u bekend wat de uitkomst is van dit overleg en wat is uw advies m.b.t. het vernietigen c.q. bewaren van ingetrokken bouw/omgevingsvergunningen?


Antwoord

Het is ons niet bekend wat de uitkomst van dit overleg is geweest. In de nieuwe selectielijst staan de ingetrokken bouw/omgevingsvergunningen nog steeds op blijvend te bewaren.

Het gaat hierbij om vergunningen die verleend zijn, maar op een later moment worden ingetrokken. Het gaat niet om aanvragen waarop geen beslissing is genomen omdat de aanvrager deze heeft ingetrokken. Deze kunnen wel vernietigd worden.

Wij zullen informeren bij de Archiefcommissie van de VNG en u laten weten wat het resultaat hiervan is.

Beste Zaalberg,
Wij zijn een gemeenschappelijke regeling en hebben binnen onze dienst 2 bewindvoerders die de WSNP (wet schuldsanering natuurlijke personen) uitvoeren. Nu staat er in de selectielijst dat bij de schuldregeling de termijn van vernietiging 5 jaar na beëindiging is.

De bewindvoerders vallen terug op de volgende regeling:

“3.17 Bewaartermijn (A) De organisatie neemt na de beëindiging van een Wsnp-dossier de wettelijke bewaartermijn van minimaal zeven jaar in acht conform artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en artikel 8 van de Douanewet voor zowel het papieren als het digitale dossier.”

Wat is leidend?


Antwoord
De door uw bewindvoerders aangehaalde bewaartermijn is afkomstig uit de (vervallen) Kwaliteitsnormen bewindvoerdersorganisaties WSNP II (geldend van 1-12-2013 t/m 31-12-2105).

De in de (actuele) selectielijst opgenomen bewaartermijn is gebaseerd op de bij de selectielijst behorende risicoanalyse.

In beginsel moet u uitgaan van de bewaartermijn uit de selectielijst. Uw gemeenschappelijke regeling heeft zich immers geconformeerd aan deze selectielijst. Daarbij is de selectielijst gebaseerd op in geldende wet- en regelgeving opgenomen bewaartermijnen en genoemde risicoanalyse. U kunt zo nodig, in overleg met uw bewindvoerders, afwijken van de bewaartermijn uit de selectielijst indien hier noodzaak toe is of goede redenen voor zijn. In dit geval zien wij deze noodzaak niet, omdat de aangehaalde bewaartermijn onderdeel is van een vervallen kwaliteitsnormering.

Beste Zaalberg,
In ons zaaksysteem hebben we het zaaktype Kwaliteitstoets zaakdossiers. Dit zaaktype gebruiken we voor het controleren van zaakdossiers.
Nu kan ik niet goed de bewaartermijn vinden in de nieuwe Selectielijst. Naar mijn idee valt het onder punt 19 secretariaat voeren en gegevens administreren/verwerken.

 

Antwoord
Wat u in dit zaaktype doet, is in de basis het evalueren van het zaakdossier. Aangezien dit een interne controle betreft, valt uw zaaktype onder resultaat 4.1.3 Interne controle zonder financiële gevolgen, V 5 jaar na afhandeling.

Beste Zaalberg,
Wat is de bewaartermijn van een verklaring van afstand van de Nederlandse (of een andere nationaliteit)? Wie heeft voor deze documenten de bewaarplicht?

Antwoord
In de geactualiseerde versie van de Selectielijst uit 2012 was hierover het volgende opgenomen bij cat. 3.7.3 ‘Nationaliteit’: Het Naturalisatiebesluit, zoals vermeld in de Selectielijst 2005 onder categorie 3.7.3, is komen te vervallen. Het bewaarniveau van dit besluit ligt bij het Rijk (de Immigratie- en Naturalisatiedienst IND) en niet bij de gemeente.

Bewaartermijn 12 jaar.

In de huidige selectielijst vindt u de bewaartermijn onder procestype 7, specifiek resultaattype 7.1.19, bewaartermijn 10 jaar.

Beste Zaalberg,
Hoe interpreteren jullie de bewaartermijn van verstrekkingen uit de reisdocumentenadministratie op grond van art. 73 van de paspoortuitvoeringsregeling?

Antwoord
Gegevens over reisdocumenten staan vermeld is het Basisregister Reisdocumenten dat beheerd wordt door het Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. Artikel 73 van de paspoortuitvoeringsregeling gaat over mensen aan wie inlichtingen verstrekt mogen worden. Er wordt niet gesproken over bewaartermijn (dit in tegenstelling tot gegevens uit de BRP).

Dit houdt in dat voor de selectielijst de verstrekking van gegevens uit het Basisregister Reisdocumenten valt onder de ‘normale’ verzoeken om informatie en daarmee valt onder resultaat 6.1.3 Informatieverzoeken, bewaartermijn 1 jaar na afhandeling.

Beste Zaalberg,
Wij zijn bezig om de huidige resultaattypen aan te passen aan de nieuwe resultaattypen van de Selectielijst 2017. Bij de omgevingsvergunning hebben ze nu het type “buiten behandeling”. Deze staat er niet meer bij. Is dit dan Afgebroken?
Verder is er onduidelijkheid over het type “afgebroken” en “ingetrokken”. Afgebroken is als de aanvrager bijvoorbeeld de  aanvraag intrekt en bij ingetrokken gaat het om het intrekken van de verleende vergunning. Dit wel wat verwarrend voor de gebruiker merken we. Klopt dit bovenstaande?

Antwoord
Buiten behandeling wordt beschouwd als een geweigerde vergunning. Die valt onder 11.2 (V 5 jaar). Afgebroken is inderdaad van toepassing op aanvragen die zijn ingetrokken.
Het resultaat ‘ingetrokken’ is van toepassing op verleende vergunningen die later worden ingetrokken. In dit geval dient u het resultaat te lezen als zijn ‘een ingetrokken toestemming’.

Beste Zaalberg,
Volgens selectielijst gaat het bij een dossiers verkoop grond, om een bewaardossier. Deze dossiers zijn blijvend te bewaren. Maar een aantal documenten komen voor vernietiging in aanmerking. In de selectielijst is niet terug te vinden hoe lang je die te vernietigen bescheiden moet bewaren. Kunt u mij hier antwoord op geven?

Antwoord
Op basis van de selectielijst 2017 is informatie aangaande overdracht van onroerend goed, schenkingsovereenkomst blijvend te bewaren.

In de toelichting op de selectielijst is opgenomen dat ‘concepten, dat willen zeggen, (al dan niet automatisch opgeslagen) versies van archiefbescheiden die verder geen rol of status hebben in het proces, hoeven niet bewaard te worden.’

In de Handreiking gebruik gemeentelijke selectielijst wordt de mogelijkheid genoemd te bewaren zaakdossiers op te schonen: ‘Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.’

U zult hiervoor dus zelf richtlijnen op moeten stellen. Wij adviseren hiervoor gebruik te maken van de voorgaande selectielijst en een bewaartermijn van 7 jaar te hanteren voor documenten die overbodig zijn voor de kennis van de zaak en/of rechten en plichten, bijvoorbeeld inzake gevoerde en afgeronde procedures.

VHIC is van plan te komen met algemene richtlijnen voor dit soort vragen. Wij denken aan een aanvulling op de Selecttool.

Beste Zaalberg,
Op onze afdeling vragen wij ons af waarom volgens de nieuwe selectielijst 2017, de bewaartermijn van de gemeentelijke klachtenafhandeling zo drastisch is verlengd. Van 1 jaar naar 5 jaar. Wat is hiervan de achtergrond? Ontgaat ons iets (in verband hiermee) ten aanzien van de overige wet- en regelgeving?

Antwoord
Vanuit de methodiek van de selectielijst is er voor processen waar geen wettelijk bewaartermijn voor is, maar een beperkte keuze in bewaartermijnen. De risicoanalyse bepaalt dat er in die gevallen alleen kan worden gekozen voor een bewaartermijn van 1, 5, 10, 20 of 50 jaar. Bij de bepaling van de bewaartermijn voor meldingen uit de openbare ruimte waar u hier op doelt, werd de termijn van 1 jaar als ontoereikend beoordeeld, omdat deze meldingen vaak worden gebruikt voor (management)rapportages, bijvoorbeeld om te kijken welke meldingen in een gebied vaak voorkomen. Daarom is gekozen voor de termijn van 5 jaar.

Beste Zaalberg,
In de selectielijst wordt vermeld dat de contracten van inhuur van tijdelijk personeel 10 jaar na beëindiging vernietigd moeten worden. In de vorige selectielijst werd ook benoemd dat contracten van tijdelijk personeel die met gevaarlijke stoffen in aanraking zijn geweest, net als vast personeel, pas 40 jaar na beëindiging vernietigd mogen worden. Mijn vraag is of die bewaartermijn in de nieuwe lijst is overgenomen.

Antwoord
19.1.13 gaat over ‘Gegevens over personeelslid dat in aanmerking komt met gevaarlijke stoffen’. Er wordt daarbij geen onderscheid tussen tijdelijke en vaste personeelsleden.

Dat betekent overigens niet dat het contract over het tijdelijk personeelslid 40 jaar bewaard hoeft te worden. Wat volgens bovenstaande resultaat bewaard moet worden, zijn gegevens over het contact dat het (tijdelijk) personeelslid heeft gehad met gevaarlijk stoffen. Als het contract al beschrijft dat het (tijdelijk) personeelslid in contact zal komen met gevaarlijke stoffen (bijvoorbeeld vanwege de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden), dan is dat wel aan te raden, maar niet verplicht.

Alleen de registratie van het contact met gevaarlijke stoffen is van belang.

Beste Zaalberg,
In de nieuwe gemeentelijke selectielijst 2017 staat bij procestype 11 Toestemming verlenen, onderdeel 11.1.6, o.a. de omgevingsvergunning genoemd. Bij de selectiegegevens staat als waardering: Bewaren. Betekent dit dat alle bij dit proces behorende stukken bewaard dienen te blijven? Voorheen was er een deel te bewaren stukken en een deel te vernietigen stukken bij dit proces.

Antwoord
We kunnen uw vraag heel kort beantwoorden: ja.
Een compleet antwoord op uw vraag vindt u in paragraaf 4.4 en verder in de Handreiking bij de selectielijst:
“Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.”

In de Handreiking vindt u ook richtlijnen voor opschoning en voor- en nadelen van toepassing van opschoning. U vindt de Handreiking o.a. op de website van de VNG.

Hoewel er geluiden opgaan in de toekomst helemaal geen selectie op vernietiging toe te passen, zijn wij hier geen voorstander van. Wij denken dat het, ook in de toekomst, verstandig is informatie die hiervoor in aanmerking komt en niet meer nodig is te selecteren op vernietiging. In geautomatiseerde systemen moet het mogelijk zijn om per document in een zaaktype aan te geven of het document nodig is voor bewijs of niet. Een blijvend te bewaren dossier dat nog dubbelen bevat, of versies die niet meer nodig zijn, dient naar onze mening geschoond te worden voordat het wordt opgenomen in het e-depot.

Beste Zaalberg,
De nieuwe selectielijst is voor ons niet duidelijk onder welke resultaat nu een eenvoudig inkoop – levering thuis hoort. Bij resultaat 16.1.1 staat: Inkoopovereenkomst zonder contract of garantiebepalingen en bij resultaat 28 is er Product of dienst aanvragen. Waar hoort nu een eenvoudige inkoop thuis waarvan er alleen een offerte en een opdracht is. Denk bijvoorbeeld aan het leveren van bomen of het eenmalig verwijderen van straatvuil.

Antwoord:
Indien een organisatie (of gemeente) een product inkoopt, zijn er twee opties: Er zit een doorlopend contract of een garantiebepaling aan het product, of het betreft het inkopen van ‘simpele’ opdrachten.
In het eerste geval valt dit proces onder het resultaat 16.1 (V 10 jaar na einde contract of garantie). In het tweede geval valt het proces onder resultaat 16.1.1 (V 7 jaar).
Hoofdproces 28 is de ‘gespiegeld’ versie van hoofdproces 5, waarbij een organisatie (gemeente) vraagt om een dienst of product zoals bedoeld in hoofdproces 5. De gemeente betaalt er dan niet voor.

Het leveren van bomen valt daarmee onder 16.1.1, tenzij er een garantie op die bomen is (wat meestal niet zo is). Het eenmalig verwijderen van straatvuil (uitgevoerd door een derde, in opdracht van de gemeente) valt onder 16.1.1 als dit de inkoop van een dienst is bij een derde. Indien dit niet als een inkoopproces gezien kan worden, maar als een verzoek aan een andere organisatie (de gemeente betaald er dus niet voor), dan valt het proces onder 28.1 (V 1 jaar na uitvoering van de dienst).

Beste Zaalberg,
Als je in 2017 een dossier uit 2015 wil archiveren wordt in mijn organisatie de regel gebruikt dat je de selectielijst hanteert die in 2015 gold. Volgens mij klopt die regel, maar ik heb ook weleens een andere visie gehoord: je archiveert nu (in 2017), dus je gebruik de regels/selectielijst van nu. Wat is nu correct?

Antwoord
U heeft gelijk: je hanteert de selectielijst die de betreffende periode geldig was. Een dossier, afgesloten in 2015, selecteer je aan de hand van de selectielijst die op dat moment geldend was. Voor uw organisatie is dat de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”.

Een selectielijst geldt voor documenten, opgemaakt of ontvangen vanaf een bepaalde datum, tot en met een bepaalde datum. In dit geval tot en met 31 december 2016.

Als een dossier een looptijd heeft die overlapt, het dossier is bijvoorbeeld aangemaakt in 2015 en loopt door tot in 2017, zal over het algemeen de nieuwe selectielijst worden gevolgd.

Beste Zaalberg,
Binnenkort gaan we voor onze eigen organisatie de zaaktypes inrichten aan de hand van de selectielijst 2017. Afgelopen jaar is voor het inrichten bij de Omgevingsdienst en het Sociaal Domein de (concept) Selectielijst 2016 gebruikt. Zijn er grote verschillen ( voornamelijk in de bewaartermijnen) tussen beide lijsten?

Antwoord
Er zitten enkele verschillen in de bewaartermijnen voor de processen in het Sociaal Domein en voor de Omgevingsdienst.

Bij Jeugdhulp (8.1.2) en WMO (8.1.1) wordt toegevoegd: ‘Vernietigen binnen drie maanden na ontvangst van een strekkend verzoek van de betrokkene, mits geen aanmerkelijk belang van een derde of wetgeving zich daartegen verzet.’ Dit is conform de wetsartikelen die op deze resultaten betrekking hebben.
De sanering van tanks gaat van 50 jaar naar permanent bewaren (nieuw resultaat bij 11.1.16).

Beste Zaalberg,
Op grond van de nieuwe selectielijst dienen agenda’s van bestuurders ook gearchiveerd te worden. Wij willen het bestuur voorstellen ook hun (volledige) mailboxen te laten archiveren (1x per kwartaal). Mijn vraag is of dit juridisch uit oogpunt van privacy mag.

Antwoord
De nieuwe selectielijst kent een bewaartermijn van zeven jaar toe aan de agenda’s van bestuurders. De agenda’s worden dus op termijn vernietigd.
De volledige archivering van de mailbox van bestuurders staat op gespannen voet met privacywetgeving. In zakelijke mailboxen is veelal ook persoonlijke e-mail te vinden, aan en van de bestuurder. Het gaat hierbij dus niet alleen om de privacy van de bestuurder. Bovendien is er een wijziging van artikel 13 van de Grondwet in behandeling, waarin e-mail en andere elektronische berichtgeving onder het briefgeheim vallen.
Voordat u over kunt gaan tot volledige archivering of opslag van de e-mailboxen van bestuurders raden wij u aan tenminste helder te formuleren waarom u hiertoe over wenst te gaan, op welke manier u de mailbox archiveert en hoe de toegang en vernietiging van de e-mail is geregeld. Wilt u e-mailboxen gaan archiveren, of bestuurlijke agenda’s, dan brengt VHIC hiervoor een tool op de markt, de KlasseerTool, waarmee e-mail (desgewenst bepaalde mappen uit de e-mailbox), maar ook agenda’s met bijlagen en aantekeningen, eenvoudig in XML kunnen worden gearchiveerd. Binnen deze tool kunnen keuzes worden gemaakt welke items worden gearchiveerd; de privé-afspraken kunnen bijvoorbeeld van archivering worden uitgesloten.

Beste Zaalberg,
Wat is de reden dat Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) nu 10 jaar bewaard moeten worden in tegenstelling tot de lijst 2012 (vernietigen na 1 jaar)?

Antwoord
Voor een VOG dient te worden betaald. Daarmee zit er een financiële component aan deze stukken, om die reden dienen ze langer bewaard te worden, zoals met alle financiële bescheiden. Overigens zal een VOG zelf niet worden bewaard. Dit is immers een uitdraai uit het systeem van de Burgerlijke Stand die wordt meegegeven aan de aanvrager. Het betreft hier alleen de aanvragen voor een VOG.

Beste Zaalberg,
Wij proberen de selectielijst 2017 zo goed mogelijk toe te passen op de cliëntendossiers van een gemeenschappelijke regeling met betrekking tot Sociale Zaken. Zij zijn recentelijk gefuseerd met een werkvoorzieningsschap, wat voor ons naast het toepassen van de selectielijst 2017, ook de vorming van nieuwe cliëntendossiers meebrengt, waarop wij zo goed mogelijk de selectielijst willen toepassen. Wij merken dat het toepassen van de selectielijst op papier een stuk bewerkelijker en lastiger is, dan wanneer wij reeds digitaal zouden zijn. De toekenning van een uitkering (cq bijzondere bijstand etc.) hoort onder Voorzieningen verstrekken.

Wij lopen tegen de volgende vragen aan: Wat doen we met beslaglegging? Hoe gaan we om met een verkorte aanvraag voor een uitkering of wanneer personen samen gaan wonen of uit elkaar gaan, maar nog wel een uitkering hebben? Hoe moeten wij de verschillende onderzoeken zien in verhouding tot de selectielijst en hoe de wijzigingen en herzieningen? Hebben jullie advies hoe wij een en ander kunnen aanpakken?

Antwoord
Het antwoord op deze vraag is beschreven in paragraaf 6.5 van de Handreiking gebruik Selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen 2017. Die is vrij te downloaden van de website van de VNG via deze link. Daarin staat ook een toelichting hoe om te gaan met papieren dossiers (paragraaf 4.3).

Beste Zaalberg,
Voor jaarlijkse verantwoordingen door buiten gemeentelijke instellingen ben ik op zoek naar een zaaktype die daar geschikt voor is. De SelectTool zegt b.v. bij 12.1.5 financieel en contractueel toezicht niets over een bepaald zaaktype. Ook in i-Navigator kan ik niets vinden dat hierop van toepassing is.

Antwoord
In de SelectTool zijn enkele bijlagen bijgevoegd. Eén daarvan is de concordans. Daar is de jaarlijkse verantwoording vertaald naar 12.1.5 indien er financiële consequenties zijn, zoals bijvoorbeeld de verantwoording van een jaarlijkse subsidie.

Daar wordt ook aangegeven dat als de jaarstukken alleen ter kennisname zijn verstuurd, het juiste resultaat in de selectielijst 19.2 (V 1 jr.) is.

Als uw vraag betrekking heeft op de zaaktypen uit het Model-DSP verwijs ik u naar processen B1097 ‘Voor kennisgeving aannemen’ en B1521 ‘Subsidie vaststelling’.

Beste Zaalberg,
Binnen onze organisatie zijn we bezig een was-wordt lijst op te stellen van de oude en nieuwe selectielijst gemeenten. dit vindt plaats in combinatie met een traject bij DIV om de dossiervorming beter in beeld te krijgen. In de handreiking is opgenomen dat het aanwijzen van een bedrijfsbrandweer onder het procestype status toekennen valt. Echter we kunnen niet goed achterhalen wat de categorie en bewaartermijn in de oude selectielijst waren. Kunnen jullie ons helpen om de juiste codering van voor 2017 te bepalen voor dossiers waarvoor de oude selectielijst nog van toepassing is?

Antwoord
Het aanwijzen van een bedrijfsbrandweer is in de oude selectielijst niet opgenomen. Bij het opstellen van de nieuwe selectielijst kwamen we dit proces tegen bij een reactie van een Veiligheidsregio op de ter inzagelegging van de conceptselectielijst in 2016. Daarom is deze als extra toelichting wel opgenomen in de handreiking.

Beste Zaalberg,
Mijn vraag heeft betrekking op de Gemeentelijke Selectielijst 2017, categorie 18.1.1. Hier staat namelijk vermeld dat het om betalen facturen gaat. Echter hebben wij dit ook staan bij aanvraag voor een invorderingsregeling belastingen. Dat heeft niks te maken met onroerend goed. Kan het daar ook niet onder vallen?

Antwoord
Ook de invorderingsregeling valt onder 18.1. Het resultaat van dit resultaat is immers 7 jaar als het resultaat ‘Betaald’ is. M.a.w. als de factuur is voldoen. Een betalingsregeling valt onder 6.1.1 verzoek met financiële consequenties: V 7 jaar na afhandeling (van de regeling).

Organisatieontwikkeling

Beste Zaalberg,
Onze organisatie gebruikt Kofax voor het scannen van documenten. Ook e-mails worden via Kofax in het zaaksysteem gezet, omdat ze dan meteen ge-ocr’t worden. De instelling van de Kofax is zodanig dat van e-mails met bijlagen één pdf-document gemaakt wordt. Mijn vraag luidt in hoeverre is dit strijdig met het principe van authenticiteit? Het document dat je in je archief plaatst is niet hetzelfde als het document dat door de maker gecreëerd en ingediend is.

Antwoord
Vandaag de dag zijn veel documenten die in het archief worden opgenomen niet meer gelijk aan het document dat is gecreëerd. Voor papieren documenten passen we vervanging toe, waarbij het gescande document de plaats inneemt van het origineel. We doen dit op basis van een handboek en zodanig dat we aan de (archiefwettelijke) eisen voldoen. Ook als we (nog) papieren documenten opnemen in het archief, zijn deze niet meer gelijk aan het digitaal origineel.

Een document is authentiek als het is wat het beweert te zijn. We moeten er, conform art. 17 van de Archiefregeling, voor zorgen dat “van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces”. Waarschijnlijk zal het pdf-document dat ontstaat bij uw manier van werken er zo uitzien dat zichtbaar is dat het gaat om een e-mail met bijlagen. De oorspronkelijke inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn vast te stellen.

Verder moeten de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kunnen worden vastgesteld. Dit betekent dat u moet vastleggen op welke manier u met e-mails omgaat. In uw vraag geeft u dit in grote lijnen aan. Dit kunt u nader beschrijven en vastleggen in uw Handboek of kwaliteitssysteem.

RecordsManagementTool

Beste Zaalberg,
Ik wil graag ToPX als eigen metadatamodel toevoegen aan de RecordsManagementTool. Is dit mogelijk en hoe kan ik dit het beste realiseren?

Antwoord
In de tool kun je zelf je metadatamodel vastleggen.
Dat doe je onder Tool -> Configuratie -> Metadata mappen -> Metadatamodel. Hier leg je vast welke categorieën (tabbladen), groepen en velden je wenst. Van de velden kun je meerdere eigenschappen vastleggen (verplicht of niet, herhalend of niet, overerfbaar of niet, enz.)

Vervolgens leg je vast:
1. Voor welke mappenstructuren/locaties je metadata wil (laten) registreren
2. Waar deze metadata worden opgeslagen (in welk bestand)

Dat doe je in Tool -> Configuratie -> Metadata mappen -> Metadatabestanden. Dat kunnen er meerdere zijn, maar als je je het gemakkelijk wilt houden dan kies je een hoog niveau.

Selectie en vernietiging

Beste Zaalberg,

Bij het sociaal wijkteam is een verzoek binnengekomen van de ouders van een kind tot vernietiging van een dossier. Het betreft een huishouden met vader, moeder en minderjarig kind. De hulpverlening was aanwezig voor ondersteuning aan ouders en het kind.

De ouders willen het dossier vernietigd hebben omdat zij het niet eens zijn met de inhoud hiervan. Ze hopen door het dossier te vernietigen de geschiedenis van de hulpverlening achter zich te laten. Ze zien geen meerwaarde in het bewaren van het dossier. Ze hebben volgens de AGV het recht te verzoeken om verwijdering persoonsgegevens. De gemeente heeft echter ook een bewaartermijn voor dit soort dossiers.

Wat moet hier nu de doorslag geven?

Antwoord:

Dit is een geheel juridische kwestie met een lastig antwoord.
Ik verwijs u naar artikelen 7.3.8 en 7.3.9 van de jeugdwet.

Artikel 7.3.8
1.De jeugdhulpverlener richt een dossier in met betrekking tot de verlening van jeugdhulp. Hij houdt in het dossier aantekening van de gegevens omtrent de geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen en neemt andere stukken, bevattende zodanige gegevens, daarin op, een en ander voor zover dit voor een goede hulpverlening aan de betrokkene noodzakelijk is.
2.De jeugdhulpverlener voegt desgevraagd een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de in het dossier opgenomen stukken aan het dossier toe.
3.Onverminderd artikel 7.3.9, bewaart de jeugdhulpverlener het dossier gedurende vijftien jaar, te rekenen vanaf het tijdstip van ontvangst of waarop zij door de jeugdhulpverlener is vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener voortvloeit.

Artikel 7.3.9
1.De jeugdhulpverlener vernietigt het dossier, of delen daarvan, binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene.
2.Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.

Met andere woorden:
De betrokkene (ouders en/of kinderen boven 12 jaar) mogen een verzoek doen tot vernietiging van het dossier. Dit verzoek gaat boven de bewaartermijn van 15 jaar zoals dat in lid 3 van artikel 7.3.8 staat of in de selectielijst voor gemeenten 2017. Er geldt dan een vernietigingsplicht voor de gemeente.
Er gelden dan wel een paar voorwaarden:
– Het dossier moet zijn afgesloten, m.a.w. de begeleiding is afgelopen.
– Er zijn wettelijke bepalingen die voorkomen dat het dossier vernietigd kan worden. Indien de gemeente zich op basis van het dossier dient te verantwoorden (onder de wet) kan het dossier dus nog niet vernietigd worden. Er zal dan wel een overweging moeten worden gemaakt welke persoonsgegevens voor de verantwoording moeten worden bewaard. De andere persoonsgegevens dienen dan alsnog vernietigd te worden.
– Vernietiging van het dossier treft een aanmerkelijk belang van een ander.
In uw geval is dus de vraag of vernietiging van het dossier invloed heeft op het belang van een ander. Daarbij wordt het kind ook gezien als een ‘ander’.
Als het verzoek van de ouders zou leiden tot vernietiging van gegevens die volgens de zorgverlener strijdig is aan de belangen van het kind, dan kan de zorgverlener zich beroepen op ‘goed hulpverlenerschap’. Dit betekent dat hij de zorg moet betrachten die de redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot in dezelfde omstandigheden zou hebben betracht’. De hulpverlener handelt in overeenstemming met de op hem rustende verantwoordelijkheid voortvloeiend uit de voor hulpverleners geldende professionele standaard. In deze gevallen hoeft de zorgverlener het dossier dus niet te vernietigen.
Dat geldt ook als de motieven van de ouders zijn ingegeven door eigen belang (bijvoorbeeld vanwege hun positie in een juridische procedure).

Kortom: het verzoek tot vernietigen gaat boven de termijn in de selectielijst of Jeugdwet, maar er dient dan wel aan voorwaarden te worden voldaan.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming speelt hier eigenlijk geen rol. Ten eerste is er, in dit geval, een bewaartermijn in de selectielijst en ten tweede zijn er regels uit de Jeugdwet (of artikel 446 en verder van Burgerlijk Wetboek 7, ofwel de WGBO) die alle verzoeken afdekken. Naar een verzoek op basis van de AVG hoeft in dit geval dus niet worden geluisterd.

P.s. overigens wordt de termijn van 15 jaar per 1 januari 2020 omgezet naar 20 jaar onder de Wet Geneeskundige BehandelingsOvereenkomst (WGBO).

Beste Zaalberg,

Als adviseur informatiebeheer bij de gemeente Den Haag kreeg ik onlangs een vraag over het verwerken van bijzondere persoonsgegevens. Ook na overleg met mijn collega’s ben ik er nog niet uit.

Dit is de situatie:

Het Centrum voor Jeugd en Gezin (Jeugdgezondheidszorg) werkt met digitale kinddossiers. Poststukken die het CJG ontvangt, worden aldaar geopend en scanklaar gemaakt en vervolgens doorgestuurd naar de centrale gemeentelijke scanstraat. De scanstraat scant de documenten in. Daaruit ontstaan digitale bestanden (pdf’s) die door onze functioneel beheerders worden overgezet van de gemeentelijke omgeving naar de omgeving van de leverancier van de kinddossier-applicatie. De leverancier uploadt de aangeleverde bestanden naar de applicatie, zodat de vakspecialisten inhoudelijk met het digitale dossier aan de slag kunnen.

Het CJG stelt dat zowel de medewerkers van de scanstraat alsook de functioneel beheerders “toegang” hebben tot de hierbij betrokken bijzondere (medische) persoonsgegevens. Alhoewel de beheerders de bestanden zelden openen, is er m.i. inderdaad sprake van het verwerken van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG, artikel 9. Dat geldt ook voor de scanmedewerkers en voor de leverancier.

Lid 1 van AVG artikel 9 stelt dat de verwerking van bijzondere persoonsgegevens is verboden. Lid 2 somt een aantal uitzonderingen op – ik kijk met name naar lid 2h waar wordt gesproken over “noodzakelijk voor doeleinden van […] medische diagnosen […] of behandelingen dan wel het beheren van gezondheidszorgstelsels […]”. Lid 3 stelt dat er in het geval van een uitzondering door of onder de verantwoordelijkheid moet worden gewerkt van een beroepsbeoefenaar voor wie een geheimhoudingsplicht geldt.

Biedt dit nu voldoende juridische grondslag voor de werkzaamheden van de functioneel beheerders, de werknemers van de centrale scanstraat en de leverancier? En wat wordt er bedoeld met de in lid 3 genoemde beroepsbeoefenaar? Onze functioneel beheerders oefenen hun beroep uit. Of wordt hier bedoeld dat onze functioneel beheerders (en scanmedewerkers en leverancier) onder verantwoordelijkheid van een beroepsmedicus zouden moeten werken?

Dat laatste zou lastig zijn. Zo hebben we bij de gemeente ook beheerders van het centrale documentmanagementsysteem waarin bijzondere persoonsgegevens staan; en omdat beheren ook verwerken is in de zin van de AVG, zouden die dan ook onder verantwoordelijkheid van een beroepsmedicus moeten werken? Tenslotte: als adviseur moet ik soms ook toegang hebben tot bijzondere persoonsgegevens om een adviesvraag van een afdeling te kunnen beantwoorden – waaraan ontleen ik zelf het recht om die gegevens in te zien / te verwerken?

Ik hoop dat u mij van een antwoord kunt voorzien. Wellicht denk ik er te ingewikkeld over.

 

Antwoord:

De verwerking van bijzondere persoonsgegevens door of t.b.v. het CJG valt onder de vrijstelling zoals genoemd in AVG artikel 9 tweede lid onder h. In dat geval moet ook voldaan worden aan AVG artikel 9 derde lid. Een jeugdarts verbonden aan het CJG kun je zien als een voorbeeld van de in dit artikel genoemde beroepsbeoefenaar. Verwerking van de bijzondere persoonsgegevens mag door de beroepsbeoefenaar worden uitgevoerd of onder diens verantwoordelijkheid, dus door anderen worden uitgevoerd. Als de bij het CJG betrokken beroepsbeoefenaren hebben ingestemd met de door jou omschreven wijze waarop de ontvangen documenten worden verwerkt, en daar ga ik van uit, dan kun je stellen dat die verwerking plaatsvindt onder de verantwoordelijkheid van de beroepsbeoefenaren van het CJG.

Wel is het zaak te zorgen dat een aantal zaken goed is geregeld of dat er over een aantal zaken goed wordt nagedacht. Het gaat dan om: :
– Beperking van opslag van data– is het echt noodzakelijk dat deze informatie over zoveel schijven gaat (postkamer, scanstraat, applicatiebeheerder, behandelend ambtenaar)?
– Is de geheimhouding op al deze lagen goed geregeld (zowel intern met medewerkers – ook inhuur als met externe leverancier – in een verwerkersovereenkomst)?
– Data minimalisatie – zijn alle medische gegevens die binnenkomen ook echt nodig om het werkproces uit te voeren.
– Zorg dat de procedures op orde zijn richting betrokkenen – informeer van te voren (dus op het moment dat iemand bijv. een opvoedvraag stelt waarbij medische gegevens van toepassing zijn) de betrokkenen wat er met de gegevens gebeurt en zorg dat je zelf als organisatie helder hebt welke gegevens zich waar bevinden mochten er vragen of verzoeken komen vanuit betrokkenen aangaande hun rechten op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.
– Zorg dat de applicaties waarin de bijzondere gegevens zich bevinden goed zijn beveiligd en dat er ook organisatorisch maatregelen zijn getroffen (trainen van bewustzijn van medewerkers over de omgang met (bijzondere) persoonsgegevens.

Beste Zaalberg,

Hoelang moeten we de functioneringsgesprekken die met de burgemeester zijn gehouden bewaren? In de selectielijst kom ik ze niet tegen. In verordening van de diverse gemeenten die op internet te vinden zijn staat vernietiging direct na aftreden.

Antwoord:

Daar is over gesproken tijdens het opstellen van de komende update van de selectielijst:
De termijn ‘direct na aftreden’ komt uit een handreiking van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uit 2008. Deze gaat echter voorbij aan de verantwoording die een gemeente moet afleggen over bijvoorbeeld een ontslag of over het functioneren van de burgemeester. Omdat het geen wettelijk vastgelegd bewaartermijn is, moet de termijn in de handreiking ook worden gezien als een advies en dit advies is door de VNG niet overgenomen.

De adviescommissie archieven van de VNG heeft daarom besloten de functioneringsgesprekken van burgemeesters gelijk te trekken met de functioneringsgesprekken van personeelsleden met die aantekening dat als het bijzondere gesprekken betreft (spraakmakende onderwerpen/ontslag) ze ook nog voor permanente bewaring in aanmerking kunnen komen.

Voor functionerings- en beoordelingsgesprekken komt in de update van de selectielijst een nieuw resultaat: 4.1.13 met een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling. Hierbij is rekening gehouden met Algemene Verordening Gegevensbescherming. In de huidig geldende selectielijst valt het nog onder resultaat 4.1.6 (V 10 jaar), maar ik adviseer u om al 4.1.13 (V 5 jaar) te hanteren.

Beste Zaalberg:

De ingewilligde KO’s worden volgens de I-navigator bewaard. Wij werken zaakgericht, dat betekent dat de opgevraagde justitiele gegevens en politiegegevens ook aan de zaak gekoppeld zijn. Deze gegevens zouden echter vernietigd moeten worden. Hoe gaan we hier mee om. Het is niet praktisch om de te vernietigen stukken uit de zaak te halen. Kunt u mij hier een antwoord opgeven?

Antwoord:

Vanuit de gedachte van zaakgericht werken behoren justitiële gegevens en politiegegevens bij de zaak van het verlenen van een koninklijke onderscheiding.
Deze is inderdaad permanent te bewaren on de huidige selectielijst. De justitiële en politiegegevens dienen in het kader van de AVG verwijderd te worden als de onderscheiding is uitgereikt.
Dit betekent dat documenten binnen zaak een andere bewaartermijn hebben, dan de zaak. Op dit moment zijn er nog maar heel weinig zaaksystemen die er mee overweg kunnen dat een document een andere bewaartermijn heeft dan de zaak waar dat document bij hoort. Pas als dat wel het geval is kan dit automatisch worden geregeld. Tot die tijd zullen dit soort zaken handmatig geschoond moeten worden.

Geachte Zaalberg, Is het mogelijk een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen? Onze gemeente heeft van de provincie groen licht gekregen per 1-10-2012 terzake substitutie. In ons gemeentelijk archief zitten vele duizenden bouwvergunningen uit de periode 1930 tot 2010 (het jaar dat we digitaal gegaan zijn). Mogen de originele vergunningen uit die periode vernietigd worden nadat ze gescand zijn?

Antwoord
Substitutiebesluiten bestaan niet! De wet kent uitsluitend vervanging, dus kunt u uitsluitend een vervangingsbesluit nemen. Dit om mee te beginnen. Maar nu de kwestie zelf. U bent dus nu vanaf 1-10-2012 volledig digitaal. Het inmiddels genomen vervangingsbesluit geldt niet met terugwerkende kracht.
Het is mogelijk om een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen. Natuurlijk moeten uw handboek, procedures en digitale archiefomgeving dan op orde zijn.
Ook kunt u een vervangingsbesluit nemen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Belangrijk hierbij is dat u advies vraagt aan uw regionale archiefdienst. U zou hierop de regionale samenwerkingsovereenkomst kunnen naslaan, omdat hierin waarschijnlijk is vastgesteld dat u de archivaris in archiefaangelegenheden om advies dient te vragen; het kan zelfs zo geregeld zijn dat dit advies bindend is.

U geeft aan dat in uw archief veel bouwvergunningen aanwezig zijn, over de periode 1930 tot 2010. Bouwvergunningen over de periode 1930 tot en met 1995 kwamen, op grond van de voor deze periode geldende vernietigingslijst, voor vernietiging in aanmerking. Dit was destijds geregeld op verzoek van de gemeente Amsterdam, die -bij blijvende bewaring van de bouwvergunningen- hiervoor een extra archiefbewaarplaats had moeten bouwen en bezwaar had tegen de kosten hiervan. Doordat de vergunningen voor vernietiging werden voorgedragen, was het mogelijk deze op microfilm te zetten en de originelen te vernietigen.
Veel gemeenten hebben echter ervoor gekozen om de bouwvergunningen te bewaren. Ook uw gemeente.

U dient dus een vervangingsbesluit te nemen voor de bouwvergunningen, hiervoor goedkeuring van uw archivaris te verkrijgen, de bouwvergunningen te scannen en de papieren exemplaren te vernietigen. Dit betekent dus dat het scanproces in overeenstemming is met de eisen die de Handleiding Vervanging daaraan stelt. Indien u een vervangingsbesluit neemt en de bouwvergunningen digitaal maakt, dan bent u overigens verplicht om de papieren bouwvergunningen daarna te vernietigen; anders is er van vervanging geen sprake. Vergeet niet om een gedegen controle uit te voeren van de scans voordat u tot vernietiging overgaat; ook in digitalisering gespecialiseerde bureaus kunnen fouten maken.

Geachte meneer Zaalberg, het volgende is mij niet duidelijk kunt u dit mij uitleggen?

Het werkproces B1066 betreft het vaststellen van de benoeming van een ambtenaar burgerlijke stand. Het kan hierbij gaan om een reguliere ambtenaar burgerlijke stand of om een buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand (BABS). Deze functionaris voltrekt namens de gemeente huwelijken en registreert partnerschappen.
Waardering vernietiging 1 jaar na vervallen
Tot dusver werden alle stukken met betrekking tot de benoeming van ambtenaren burgerlijke stand en bijzonder ambtenaren burgerlijke stand bewaard. Wat is de reden dat dit nu vernietigd moet worden?

Antwoord
Er is gekeken naar de informatiewaarde van het benoemen van de burgerlijke stand. Er werd geconcludeerd dat er vanuit wettelijk oogpunt geen vereiste is om deze informatie permanent te bewaren. Vervolgens is er een inschatting gemaakt van de waarde van de benoemingen in historisch perspectief. Deze is als heel laag ingeschat. Op basis van die inschatting is gekozen om benoemingen van ambtenaren van de burgerlijke stand op termijn te vernietigen.

Beste Zaalberg, Wat is de reden dat Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) nu 10 jaar bewaard moeten worden in tegenstelling tot de lijst 2012 (vernietigen na 1 jaar)?

Antwoord
Voor een VOG dient te worden betaald. Daarmee zit er een financiële component aan deze stukken, om die reden dienen ze langer bewaard te worden, zoals met alle financiële bescheiden. Overigens zal een VOG zelf niet worden bewaard. Dit is immers een uitdraai uit het systeem van de Burgerlijke Stand die wordt meegegeven aan de aanvrager. Het betreft hier alleen de aanvragen voor een VOG.

Ja maar…. Als ik in de selecttool kijk beoordeel ik een aanvraag VOG op 6.1.1, verzoek met financiële consequenties. Daar staat 7 jaar bij. Zelf kom ik nergens op uit wat 10 jaar vermeld. Waar komt nu de 10 jaar vandaan of is meegegaan met de 10 jaar zoals in de vraag opgesloten zit?

Zaalberg kijkt bedenkelijk: In het Model-DSP werd verwezen naar 8.1 (V 10 jaar). Na een evaluatie is geconstateerd dat het proces beter thuis hoort onder 5.1.1 en dus als een geleverd product met financiële consequenties. De bewaartermijn is daarmee inmiddels per update 26 teruggebracht naar 7 jaar.

Geachte Zaalberg, wat is in de Gemeentelijke selectielijst de categorie en bijbehorende bewaartermijn voor geconstateerde datalekken?

Antwoord
De juiste categorie is 29.1. Het betreft het doen van aangifte van een bepaald feit, situatie of voornemen waar een ander overheidsorgaan op basis van wet- en regelgeving een administratie van voert. De melding wordt gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beste Zaalberg,
Wat is de juiste bewaartermijn voor back-up tapes? Wanneer moet je deze nu wel of niet vernietigen ook i.v.m. de AVG? Wat zijn de juridische punten waar wij rekening mee moeten houden.

Antwoord:
In feite geldt voor back-up tapes dezelfde maximale bewaartermijn als voor de originele bestanden (het is immers een reservekopie). Aan de andere kant zou je ook kunnen zeggen dat zodra het doel waarvoor de back-up is gemaakt behaald is de back-up (en dus de persoonsgegevens in de back-up) kunnen worden verwijderd. Het doel bepaalt dan in dat geval de bewaartermijn. Maar er spelen meer vragen rondom back-ups dan alleen de bewaartermijn. In de blog van Roeland de Korte op LinkedIn wordt ook ingegaan op de problematiek rondom back-ups en het verwijderen van persoonsgegevens daaruit. En als je dat plaatst in het licht van het verhaal van Ron Kowsoleea, die jarenlang moest bewijzen dat de in databases aangebrachte status van zijn persoonsgegevens niet klopte -waarbij steeds de gegevens in één bepaalde database werden verbeterd en daarop de volgende synchronisatie met andere databases zijn nieuwe gegevens werden overschreven- (problemen met het synchroniseren van de databases van de verschillende politiekorpsen en met Interpol waarbij steeds het vinkje terug verscheen) loop je dat risico natuurlijk ook met back-ups. Als er iets gebeurt waardoor je genoodzaakt bent een back-up terug te zetten loop je het risico dat gegevens die je op verzoek van de betrokkene hebt gewijzigd of hebt verwijderd weer terug in je systeem komen.

Het is dus van belang goed in kaart te hebben wat er gebeurt met je back-ups en via voorlichting te zorgen dat dit ook bekend is bij medewerkers. Je moet helder in beeld hebben waarvan back-ups gemaakt worden, hoe lang deze back-ups worden bewaard en wanneer deze back-ups worden geraadpleegd, verwijderd of terug worden geplaatst. Een lastige puzzel dus.

In het artikel op LinkedIn is ook een stuk van de AP over de problematiek rondom back-ups opgenomen.

Beste Zaalberg,
De gemeente vraagt soms als rechtspersoon een vergunning aan bij zichzelf als bevoegde overheidsinstantie. Dit betreft meestal WABO-vergunningen. Dit kunnen enerzijds te vernietigen WABO-vergunningen voor het kappen van een boom zijn of te bewaren WABO-vergunningen voor het bouwen/slopen/verbouwen/restaureren van een gemeentelijk pand zijn (evt. i.c.m. met een kapvergunning). In al deze gevallen is de gemeente zowel verlener als ontvanger van de vergunning.

Omdat het hier feitelijk twee verschillende processen betreft, vergunning/ontheffing verlenen en vergunning/ontheffing van een derde aanvragen of het uitvoeren van een project zouden er strikt genomen twee aparte zaken/dossiers moeten worden aangemaakt.

Na intern overleg is binnen de onze organisatie het standpunt ingenomen dat het aanmaken van twee zaken niet nodig is omdat dit zou leiden tot dubbele registratie van dezelfde documenten, omdat de dossiers elkaars spiegelbeeld zouden zijn. Bovendien is doordat er al een dossier aanwezig is de zaak toch te reconstrueren.

In een samenwerkende gemeente, waar onze organisatie de werkwijzen zo veel mogelijk mee wil afstemmen, heerst daarentegen de opvatting dat er, omdat er sprake is van twee processen, ook twee dossiers moeten worden aangemaakt.

Naar aanleiding van bovenstaande kwestie heb ik de volgende vragen:

  •  Is het inderdaad noodzakelijk om twee verschillende zaken aan te maken of hoeft dat niet als dezelfde informatie dubbel geregistreerd wordt.
  •  Zo ja is er dan nog een onderscheid tussen te bewaren en te vernietigen zaken?

Antwoord
Wij zijn voorstander van de manier van werken van de naburige gemeente: er is sprake van twee afzonderlijke processen, waarbij de afhandeling door verschillende proceseigenaren plaats zal vinden. Er zijn twee afzonderlijke informatiestromen, met afzonderlijke documenten. Een verleende vergunning is een ander document dan een verkregen vergunning. De context is niet dezelfde.

Beste Zaalberg,
Onze archiefinspecteur schrijft over vernietigingslijst 2018 die ik hem heb toegezonden: “Er zitten nogal  wat stukken tussen over kabels leidingen. Bijvoorbeeld vanaf Z 04137. Ik adviseer in dat kader de stukken waaruit de ligging van die kabels blijkt te bewaren. Ook als een derde partij het beheer op die kabels en leidingen voert. Een gemeente is tenslotte zelf verantwoordelijk voor de kabels en leidingen die door haar grondgebied  lopen.” Onze coördinator Civiel techniek en Gebouwenbeheer heeft steeds gezegd dat de gemeente niet de archiefvormende instantie is gezien KLIC
. Wat is uw oordeel?

Antwoord
Terecht geeft de archiefinspecteur aan dat de gemeente verantwoordelijk is voor de afgifte van vergunningen (toestemmingen) voor het leggen van kabels en leidingen in gemeentelijke grond (en water). De gemeente is de archiefvormende instantie. Het vergunningproces verloopt geautomatiseerd, via MOOR. Dit brengt o.a. met zich mee dat de vergunning/toestemming er veelal anders uitziet dan een ‘echte’ vergunning, zoals we dit gewend waren.

De gegevens over de ligging van de kabels en leidingen worden gedeeld met het Kadaster: Kabel- en leidingbeheerders moeten al hun (ondergrondse) kabels en leidingen binnen vastgestelde nauwkeurigheid digitaal beschikbaar hebben en aanbieden als het Kadaster daarom vraagt.

De vergunningen worden in de selectielijst gewaardeerd als vernietigbaar: 1 jaar na vervallen. In de praktijk is het lastig vast te stellen wanneer de vergunningen zijn vervallen en/of nog in de grond aanwezig zijn. Dit laatste geldt met name voor oudere kabels en leidingen. Daarom kiezen veel gemeenten voor blijvende bewaring of een langere bewaartermijn.

Beste Zaalberg,

De bewaartermijn voor het opleggen van een disciplinaire maatregel aan een personeelslid is 10 jaar. Als een personeelslid in een bezwaarprocedure, bewaartermijn 5 jaar, gelijk krijgt dat het opleggen van de disciplinaire maatregel niet terecht is geweest, betekent dit dan dat de bewaartermijn voor het opleggen van de disciplinaire maatregel terug kan worden gebracht naar 5 jaar?

Antwoord
Het opleggen van de disciplinaire maatregel en het behandelen van een bezwaar hierop zijn twee afzonderlijke zaken, met verschillende bewaartermijnen. Het lijkt ons niet onredelijk om de informatie over de maatregel gelijktijdig te vernietigen met de bezwaarprocedure. Wij vinden de bewaartermijn van 10 jaar voor deze informatie lang en we komen ook andere bewaartermijnen tegen. Op de website van de autoriteit persoonsgegevens vinden we bijvoorbeeld “Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet uw werkgever ze direct verwijderen.

Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden

Beste Zaalberg,
Hoe ga ik om met de volgende bewaartermijn:  Verlenging van graven en wijzigen van grafrechten(kinderen nemen graf over)? Ik loop vast bij het resultaat in een zaaktypesjabloon. Moet ik deze zien als een nieuwe grafuitgifte?

Antwoord
Als zaaktypen zijn het uiteraard aparte werkprocessen. Zo is het ook in het Model-DSP opgenomen. Voor de bewaartermijnen voor beide zaaktypen geldt dat de bewaartermijn 1 jaar na vervallen van de toestemming (het recht) is. De Selectielijst interpreteert de uitkomst als een nieuwe toestemming en verwijst naar resultaat 11.1.2.

Beste Zaalberg,
Ik zou gaarne een nadere uitleg hebben ten aanzien van de interpretatie van het begrip vernietiging. Wij hebben fysieke documenten in dozen in een archiefdepot, waarvan het moeilijk is om documenten van specifieke personen te vinden en te verwijderen. Ditzelfde geldt voor microrolfilms en WORM opslagmedia al dan niet voorzien van een index. Is het verwijderen van indexgegevens die verwijzen naar de documenten voldoende in deze? Waar kan ik hier nadere informatie over vinden?

Antwoord
Vernietiging is het proces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden. Vernietiging van archiefbescheiden houdt in dat informatiedragers een zodanige bewerking ondergaan, dat de informatie hierop niet meer te lezen of te herleiden is. Een informatiedrager kan een papieren stuk zijn, maar bijvoorbeeld ook een computerschijf of CD-ROM.

Enkel het verwijderen van index gegevens zal niet voldoende zijn.

Beste Zaalberg,
Onze organisatie is bezig met een handboek vervanging. Er zijn documenten die op basis van eigenschappen van het document niet vernietigd mogen worden na digitalisering (in het kader van het besluit vervanging). Dit betreft onder andere brondocumenten van burgerzaken. Nu is mijn vraag: op basis van welke wettekst is dit geregeld en om welke brondocumenten gaat het?

Antwoord
Graag verwijzen wij u naar de “Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0”, opgesteld vanuit het programma Archief2020. U vindt de Handreiking op de website van archief2020. In paragraaf 2.2.9 en bijlage 11 worden alle bekende uitzonderingen op vervanging en daarover bestaande misverstanden en inzichten behandeld.

Beste Zaalberg,
Als organisatie ontvangen wij stukken met betrekking tot aandeelhoudersvergaderingen en vergaderstukken van gemeenschappelijke regelingen. Wij zijn zelf geen archiefvormende instantie, intern wordt er wel richting de college over geadviseerd. Moeten we hier een bewaartermijn van 1 jaar aanhouden of valt dit onder bestuurlijk overleg met een bewaartermijn van 10 jaar?

Antwoord
U kunt hiervoor een bewaartermijn aanhouden van 1 jaar. Het gaat hier om overleg of een vergadering van een derde, georganiseerd door een derde (19.1.12). Bestuurlijk overleg met een bewaartermijn van 10 jaar is bijvoorbeeld overleg van burgemeester of wethouder met sportverenigingen of bedrijven.

Beste Zaalberg,
Wij hebben te maken met een fusie. Bij een fusie worden de archieven van de fuserende organisaties in principe afgesloten en wordt er een nieuw archief opgezet voor de ontstane nieuwe organisatie. Lopende zaken worden overgedragen. Wij lopen echter tegen het punt aan hoe dit op te pakken op het gebied van klantdossiers (van uitkeringsgerechtigden). Er zal voor iedere cliënt een nieuw dossier gemaakt worden, met een basis bestaande uit kopieën uit voormalige klantdossiers. Mogen de dossiers van klanten, van de oude organisatie, vervolgens op vernietiging weggezet worden, of moeten deze bewaard blijven zolang als dat men uitkering krijgt. En mag deze pas op vernietiging weggezet worden, zodra de uitkering e.d. beëindigd is?

Antwoord

U heeft het bij het rechte eind dat de archieven van de fuserende organisaties in principe afgesloten en wordt er een nieuw archief opgezet voor de ontstane nieuwe organisatie. Lopende zaken gaan mee naar de nieuwe organisatie. Dit betreft dus ook de lopende zaken van de cliënten van sociale zaken. Afgeronde zaken van deze cliënten blijven achter bij de oude organisatie en moeten op vernietiging worden afgesteld.

Vaak komt het voor dat in cliëntdossiers alle zaken, lopend en afgesloten, van een cliënt worden verzameld. In een papieren situatie leidend tot (over)volle mappen, waarin niet of zeer beperkt wordt geschoond. Nu, bij de fusie, heeft de nieuwe organisatie de kans om met een schone lei te beginnen en de dossiervorming zodanig vorm te geven dat alleen de lopende zaken in het dossier zijn opgenomen. Afgesloten zaken kunnen (moeten) daadwerkelijk worden afgesloten en op vernietiging afgesteld. U mag hier niet mee wachten totdat alle zaken zijn afgesloten.

Als er nog niet digitaal wordt gewerkt, is het ook een goed moment om de dossiers te digitaliseren en over te stappen op digitale dossiervorming. Met een vervangingsbesluit kunt u tevens voorkomen dat nieuwe papieren dossiers (kostbare) ruimte innemen en beheerd moeten worden.

Beste Zaalberg,
Vallen rekeningafschriften e.d. van de gemeente bij de BNG die online geraadpleegd kunnen worden onder de Archiefwet of geldt hiervoor alleen de fiscale bewaarplicht?

Antwoord
Uw vraag valt in twee delen uiteen: zijn de online beschikbaar gestelde rekeningafschriften van de gemeente bij de bank archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995? Geldt voor deze afschriften alleen de fiscale bewaarplicht?

Om met uw eerste vraag te beginnen. Archiefbescheiden zijn bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. De rekeningafschriften kunnen worden beschouwd als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. In tegenstelling tot het verleden worden geen fysieke afschriften meer ontvangen van deze afschriften. De bank stelt de ‘afschriften’ online beschikbaar. Ze behoren bij de bankrekening van de gemeente en vervullen een rol in het financieel beheer van de gemeente. Voor het selecteren van deze afschriften, het online inzicht in bij- en afschrijvingen op de rekening van de gemeente, is de gemeentelijke selectielijst van toepassing.

De bewaartermijnen in de gemeentelijke selectielijst zijn o.a. gebaseerd op geldende wet- en regelgeving. In dit geval ook op fiscale wet- en regelgeving. Op welke wetgeving de bewaartermijnen zijn gebaseerd kunt u ook terugvinden in de selectielijst.
In de actuele selectielijst vindt u dit terug onder procestype 19.1.1, bewaartermijn 7 jaar.

Zaakgericht werken

Beste Zaalberg:

De ingewilligde KO’s worden volgens de I-navigator bewaard. Wij werken zaakgericht, dat betekent dat de opgevraagde justitiele gegevens en politiegegevens ook aan de zaak gekoppeld zijn. Deze gegevens zouden echter vernietigd moeten worden. Hoe gaan we hier mee om. Het is niet praktisch om de te vernietigen stukken uit de zaak te halen. Kunt u mij hier een antwoord opgeven?

Antwoord:

Vanuit de gedachte van zaakgericht werken behoren justitiële gegevens en politiegegevens bij de zaak van het verlenen van een koninklijke onderscheiding.
Deze is inderdaad permanent te bewaren on de huidige selectielijst. De justitiële en politiegegevens dienen in het kader van de AVG verwijderd te worden als de onderscheiding is uitgereikt.
Dit betekent dat documenten binnen zaak een andere bewaartermijn hebben, dan de zaak. Op dit moment zijn er nog maar heel weinig zaaksystemen die er mee overweg kunnen dat een document een andere bewaartermijn heeft dan de zaak waar dat document bij hoort. Pas als dat wel het geval is kan dit automatisch worden geregeld. Tot die tijd zullen dit soort zaken handmatig geschoond moeten worden.

Geachte heer Zaalberg, al vele jaren lees ik uw reacties op allerhande vragen, waarvoor zeer veel dank. Nu wend ik mij tot u met het volgende. Onze jurist mist het zaaktype “Planschadeovereenkomst”. Volgens het model-dsp voor gemeenten valt dit onder zaaktype Beheersverordening/Bestemmingsplanwijziging. Volgens de jurist is dit onjuist “Anterieure exploitatieovereenkomsten moeten dan bijv. ook onder Bestemmingsplanwijziging vallen, terwijl daar wel een zaaktype voor is. Het is logisch dat dit twee zaken zijn: een bestemmingsplanwijziging (publiekrechtelijk) leidt niet per sé tot het sluiten van een planschade- of anterieure exploitatieovereenkomst (privaatrechtelijk). Het opstellen en sluiten van een overeenkomst staat op zichzelf (vgl. vestigen erfpacht, etc.)”.

We hebben hierop de andere zaaktypen mbt exploitatie geadviseerd. Hij gaf aan “Een planschadeovereenkomst en een anterieure exploitatieovereenkomst dienen hetzelfde doel: kostenverhaal bij een planologische wijziging. Beiden worden gestart naar aanleiding van een verzoek van een derde. Als de gemeente zelf een bestemming wil wijzigen hoeft zij geen overeenkomst te sluiten. Het verschil is dat als alleen de kosten voor planschade worden vastgesteld je een planschadeovereenkomst (art 6.4a Wro) sluit. Wil je ook nog andere kosten verhalen, bijv. kosten voor aanpassingen in de openbare ruimte, dan sluit je een anterieure exploitatieovereenkomst (art 6.24 Wro). Iemand heeft een bouwinitiatief waarna, afhankelijk dus van de te verhalen kosten, een van de twee overeenkomsten gesloten. Een intentieovereenkomst sluit hierbij niet aan: daarin zijn “intenties” vastgelegd die worden uitgewerkt in een nadere overeenkomst, nog geen definitieve afspraken. Dat is bij een planschade- en een anterieure exploitatieovereenkomst wel. Overal in het land worden planschadeovereenkomsten gesloten. Het is bovendien een door de wet “benoemde” overeenkomst (vergelijk anterieure exploitatie-, etc. overeenkomsten)”.

Komt er een zaaktype Planschadeovereenkomst? Zo niet, wat is dan het advies?

Antwoord
Binnen de zaaktypen B0511 ‘Bestemmingsplan opstelling’, B1200 ‘Bestemmingsplan wijziging’, B1195 ‘Beheersverordening opstelling’ en B1294 ‘Omgevingsvergunning activiteit planologisch strijdig gebruik’ zijn in het Model-DSP voor gemeenten documenttypen opgenomen voor het voorstel voor een planschadeovereenkomst, het besluit en de definitieve planschadeovereenkomst. Wanneer de gemeente een ruimtelijk plan vaststelt kan een betrokkene een planschadevergoeding aanvragen. De planschade is de vermogensschade (waardevermindering van onroerende zaken) of inkomensschade die ontstaat na de wijziging van de planologie. Wanneer de gemeente voorafgaand aan de planologische wijziging een planschadeovereenkomst heeft gesloten met de initiatiefnemer kan zij de kosten van de planschadevergoeding verhalen bij de initiatiefnemer. De gemeente zal door medewerking te verlenen aan de planologische wijziging de ondertekening van de planschadeovereenkomst door de initiatiefnemer verlangen.

Een voorbeeld hiervan is de zaak die in januari 2012 liep bij de Raad van State (LJN: BV1816). Een agrariër met een veehoudersbedrijf wilde uitbreiden om sleufsilo’s en een extra mestopslag te realiseren. De gemeente wilde in principe wel meewerken aan een wijzigingsplan. Omdat er mogelijk planschade voor omwonende burgers en bedrijven kon ontstaan, wilde de gemeente een planschadeovereenkomst met de agrariër sluiten. Nadat het ontwerp wijzigingsplan al ter inzage had gelegen, weigerde de agrariër echter de planschadeovereenkomst te tekenen. Vervolgens weigerde het college van B&W om het wijzigingsplan voor de mestopslag definitief vast te stellen. De agrariër ging in beroep bij Raad van State. De Raad gaf uiteindelijk de gemeente gelijk, omdat het om een planologische wijziging ging die alleen voor de agrariër voordeel zou hebben en omdat de gemeente de planschadekosten niet op een andere manier zou kunnen verhalen.

Omdat de planschadeovereenkomst vast onderdeel kan uitmaken van de vaststelling of wijziging van een planologisch plan, is dit in het gemeentelijk Model-DSP opgenomen in de documenttypen van de betreffende zaaktypen.

Nu de overeenkomsten die een gemeente kan sluiten om de kosten met betrekking tot grondexploitatie te regelen: de intentieovereenkomst grondexploitatie (B1651), de anterieure grondexploitatieovereenkomst (B1650) of de posterieure grondexploitatieovereenkomst (B1652) sluit de gemeente met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Op die manier kan de gemeente afspraken maken over de kosten die zij zal maken voor bouw- en woonrijp maken, groenvoorzieningen, milieu- en archeologisch onderzoek en bodemsanering. De exploitatieovereenkomst wordt op vrijwillige basis gesloten met de grondeigenaar of initiatiefnemer. Wanneer geen overeenstemming kan worden bereikt, heeft de gemeente de mogelijkheid om tegelijk met het betreffende ruimtelijk besluit een exploitatieplan met een verplichtend karakter vast te stellen (B1201). Zoals uit deze tekst blijkt, zijn er verschillende scenario’s om de exploitatiekosten te regelen. Daarom is in het Model-DSP voor gemeenten gekozen om hier aparte zaaktypen voor op te nemen.

Wij adviseren u om de documenten met betrekking tot het vaststellen van een planschadeovereenkomst op te slaan in het zaakdossier van de betreffende vaststelling of wijziging van een planologisch plan. Uiteraard heeft u ook altijd de mogelijkheid om een lokaal zaaktype aan te maken voor de opstelling van een planschadeovereenkomst.

Beste Zaalberg, Wat is de reden dat Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) nu 10 jaar bewaard moeten worden in tegenstelling tot de lijst 2012 (vernietigen na 1 jaar)?

Antwoord
Voor een VOG dient te worden betaald. Daarmee zit er een financiële component aan deze stukken, om die reden dienen ze langer bewaard te worden, zoals met alle financiële bescheiden. Overigens zal een VOG zelf niet worden bewaard. Dit is immers een uitdraai uit het systeem van de Burgerlijke Stand die wordt meegegeven aan de aanvrager. Het betreft hier alleen de aanvragen voor een VOG.

Ja maar…. Als ik in de selecttool kijk beoordeel ik een aanvraag VOG op 6.1.1, verzoek met financiële consequenties. Daar staat 7 jaar bij. Zelf kom ik nergens op uit wat 10 jaar vermeld. Waar komt nu de 10 jaar vandaan of is meegegaan met de 10 jaar zoals in de vraag opgesloten zit?

Zaalberg kijkt bedenkelijk: In het Model-DSP werd verwezen naar 8.1 (V 10 jaar). Na een evaluatie is geconstateerd dat het proces beter thuis hoort onder 5.1.1 en dus als een geleverd product met financiële consequenties. De bewaartermijn is daarmee inmiddels per update 26 teruggebracht naar 7 jaar.

Geachte Zaalberg, waar klasseer ik een Coalitieakkoord?

Antwoord
Het opstellen van een coalitieakkoord kunt u zien als het opstellen van een beleidplan. U kunt dus gebruik maken van B1334 Beleidsplan opstelling.

Beste Zaalberg,

In de nieuwe selectielijst vind ik onder categorie 14.1.3 het plaatsen van gedenktekens. Welk proces uit het DSP kan ik hiervoor gebruiken?

Daar is in het Model-DSP geen specifiek werkproces voor aanwezig.
In het generieke werkproces ‘Projectmanagement uitvoering’ B0700 is voor het gedenkteken een apart resultaattype opgenomen.

Overigens kunt u met vragen over Model-DSP (zowel technische als inhoudelijke) beter terecht in de helpdesk: helpdesk.dsp@sdu.nl. Dit mailadres vindt u ook in de i-Navigator, onder Help. Daar kunt u uw vraag direct mailen naar de helpdesk.

 

Beste Zaalberg, 

Help! Hoe krijgen we onze e-mail onder controle? Een onderzoek in onze organisatie heeft aangetoond dat elke ambtenaar bergen e-mail in de postbussen houdt. We hebben geprobeerd de omvang van de boxen terug te brengen, maar dit is teruggedraaid omdat ambtenaren dreigden hun mail naar andere media, waaronder g-mail, over te brengen.

VHIC beschikt over een tool -een plugin voor Outlook- om e-mail onder controle te krijgen en te houden: de ClassiFiler/KlasseerTool. Eenvoudig komt het er op neer dat een mail (of een mapje met mails over een zaak, dat al in de mailbox is bijgehouden) vanuit de mailbox wordt geplaatst in de map van de of over een bepaald onderwerp, op de gemeenschappelijke schijf. De mail wordt op dat moment automatisch voorzien van metadata: datum van demail, onderwerp (maximaal 30 karakters), en afzender/geadresseerde. De mail wordt opgeslagen als .msg-bestand, dus behoudt daar ook alle eigenschappen van.

Hoe zouden we het mailprobleem kunnen oplossen?
1. Werk samen met de medewerkers van een bepaald team aan een logische mappenstructuur op een netwerkschijf die overeenstemt met de structuur van het DMS.
2. Laat gebruikers de mails in de betreffende mappen plaatsen met behulp van de ClassiFiler. Die voorziet de mail dan automatisch van datum, onderwerp en correspondent (afzender/geadresseerde). Dit is een kwestie van seconden.
3. Is de zaak afgehandeld, breng dan die map op de schijf over naar het DMS met de CF.
4. Een andere mogelijkheid is om de mails steeds naar een map op de verkenner te slepen, of via het indrukken van de toets F12. In dat geval wordt de mail echter niet voorzien van extra metadata.

Beste Zaalberg,
Onze gemeente verwerkt veel gegevens die in een landelijke voorziening staan. Soms is dat het BRP of de BAG, maar soms ook een voorziening die elders staat, bijvoorbeeld de NHR. Op het moment dat hier een terugmelding van wordt gedaan omdat een medewerker hier een afwijking in constateert, gaat dit nu via een intern meldsysteem. Hier komen alle interne terugmeldingen binnen, geldig voor alle voorzieningen. Moeten deze meldingen ook worden geregistreerd en gearchiveerd in het zaaksysteem? Onder welk zaaktype valt dit dan? Is er nog een onderverdeling tussen die van BRP en BAG en die van de overige voorzieningen? Of is het inderdaad alleen nodig dat BAG en BRP terugmeldingen van externen worden bewaard?

Antwoord:
Een terugmelding is een constatering dat informatie niet correct is. Dat is een vorm van broninformatie. Dit wilt u dus wel degelijk registreren. Een terugmelding over een registratie waarvoor de gemeente zelf verantwoordelijk is (zoals de BAG en BRP), dient te worden bewaard afhankelijk van de registratie. Voor de BAG, BGT en de BRO geldt dat de terugmeldingen permanent moeten worden bewaard. Voor de BRP geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Een terugmelding (zoals de NHR) waar de gemeente niet verantwoordelijk voor is, wordt doorgestuurd naar de verantwoordelijke organisatie (in het geval van de NHR is dat het Kadaster). Deze terugmelding hoeft door de gemeente niet als brondocument te worden bewaard. In de gemeentelijke selectielijst wordt hiervoor een bewaartermijn van 5 jaar voor aangehouden.

In het Model-DSP staan op dit moment de volgende werkprocessen die u kunt gebruiken:

  • B0788 BRP terugmelding van derden
  • B1325 Terugmelding basisregistratie bij derden
  • B1203 BAG terugmelding

In update 26 zullen daarnaast nieuwe werkprocessen worden opgenomen voor terugmeldingen voor de BGT, BRO en WOZ

Beste Zaalberg,

We hebben een advocaat in dienst genomen die stukken wil gaan opslaan. Het gaat onder andere om vonnissen die 20 jaar te bewaren zijn en andere stukken die 5 jaar bewaard moeten blijven. Ik kan hiervoor echter geen zaaktypes vinden. Wat is een geschikt zaaktype?

 

Antwoord
Als de juriste in dienst is genomen, is ze dus onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Daarmee ‘moet’ zij voldoen aan de gemeentelijke selectielijst. In de selectielijst staat niets vermeld over 20 jaar voor juridische kwesties. Wij vermoeden dat dit een zelf gekozen termijn betreft. Onze eerste vraag zou dus zijn waar die 20 jaar (en die 5 jaar) vandaan komt. Immers, bijzondere vonnissen (die invloed hebben op een te bewaren zaak) dient de gemeente te bewaren.

Het juiste zaaktype in het Model-DSP zal afhangen van welk proces de gemeente uitvoert. Voor juridische kwesties zal dat meestal B0758 Beroep zijn (of één van de verschillende bezwaarprocessen).

Wij kunnen ons ook voorstellen dat zij advies moet uitbrengen over zaken die spelen in de gemeente. Dat advies hoort thuis in de originele zaak. Er zou daarnaast ook gebruik kunnen worden gemaakt van een subproces waarbij een behandeld ambtenaar een subzaak start op basis van het zaaktype B1367 Advisering intern. Deze keuze hangt af van hoe de gemeente het werkproces wil inrichten:

Zet de ambtenaar de hele zaak door naar de juriste of start hij/zij een subzaak en stuurt hij/zij die subzaak door naar de juriste?

Vraag is dus ook of het zin heeft om alle zaaktypen op haar naam te zetten. Juridische kwesties hebben een startpunt dat meestal of van buiten komt (bezwaarschrift/beroepschrift), of intern getriggerd wordt vanuit een al bestaande zaak. Het zal dus zelden voorkomen dat de juriste zelf een zaak zal starten en dus zelf een zaaktype moet kiezen.

Er zijn weinig zaaksystemen die het mogelijk maken om een document uit een zaak een andere bewaartermijn te geven. Deze mogelijkheid is wel opgenomen in de i-Navigator, maar is (nog) geen functie in zaaksystemen. Dus dat lijkt ons geen optie.

Al met al dient u zich dus af te vragen waarom de advocaat 20 jaar wil aanhouden en voor welke zaken dat dan zou moeten gelden. Aangezien ook dit gemeentelijke stukken zijn, dient wel zoveel mogelijk naar de gemeentelijke selectielijst gekeken te worden. Afwijken van het Model-DSP zouden wij voorkomen. Daarin is namelijk de selectielijst verwerkt en zijn alle bewaartermijnen al bepaald. Afwijken van het Model-DSP kan uiteraard wel, maar zou betekenen dat er dus ook van de selectielijst wordt afgeweken en daar dient u een onderbouwde reden voor hebben.

Beste Zaalberg,
Onze gemeente ontwerpt een nieuw logo. Welk zaaktype hoort hierbij? In de i-Navigator kom ik wel de werkprocessen voor een gemeentevlag en gemeentewapen tegen. In de selectielijst kom ik wel het gemeentewapen tegen maar verder niet een logo o.i.d. Hebben jullie suggesties?

Antwoord:

Hier bestaat niet echt een goed zaaktype voor. U kunt het beste kiezen voor ‘Beleid opstelling’.

Beste Zaalberg,
Voor een verkeersregelaar bestaat het zaaktype Evenementenverkeersregelaar aanstelling, gericht op evenementen en aanstellingen tot 12 maanden. De wet maakt echter onderscheid naar beroepsverkeersregelaars en evenementenverkeersregelaars. Onder welk zaaktype kunnen we het beste documenten registreren over beroepsverkeersregelaars? Daarnaast sluit VIHC in versie 25 van i-Navigator eerstgenoemde zaaktype af. Onder welk zaaktype kunnen we het beste de evenementenverkeersregelaars gaan registreren?

Antwoord:
Het werkproces  Evenementenverkeersregelaars is afgesloten aangezien per 1 oktober 2017 de regels voor evenementenverkeersregelaars zijn vereenvoudigd. De aanstellingspassen zijn niet meer nodig, er is een digitale database met inzetbare verkeersregelaars die een e-instructie dienen te volgen met een geldigheidsduur van een jaar.

Een evenementenverkeersregelaar wordt dus niet meer door een gemeente benoemd c.q. aangesteld. Dat betekent dat een gemeente dit werkproces niet meer nodig heeft.

Datzelfde geldt ook voor beroepsverkeersregelaars: zij volgen een aparte opleiding en worden ook niet aangesteld door een gemeente. Correspondentie over verkeersregelaars zal dus (bijna) altijd plaatsvinden in de context van een te verlenen evenementenvergunning.

Beste Zaalberg,
De gemeente waarvoor ik werk, is voornemens om bij de (her)inrichting van het zaaksysteem het aantal documenttypen terug te brengen naar drie (inkomend, uitgaand, intern). Men zegt daarmee te voldoen aan de TMLO, die het gebruik van documenttypes voorschrijft. Uiteraard voldoet men volgens mij dan sowieso niet aan de daarin geadviseerde NEN2084.

Ik begrijp dat deze inrichting voor veel beheer- en keuzegemak gaat zorgen, maar tegelijkertijd bekruipt mij het gevoel dat men zich hiermee ontzettend in de vingers snijdt. Alles staat of valt dan namelijk met de adequate omschrijving van de medewerker. Ook archief/IM ziet weinig bezwaren Hoe denkt u over het spanningsveld tussen teveel vs te weinig documenttypen?


Antwoord

Inkomend, uitgaand en intern dekt alle documenttypen af. Dus er is geen sprake van te weinig documenttypen. Het toepassen van specifieke documenttypen zorgt er voor dat je minder registratiekenmerken hoeft in te vullen. Ook heeft het voordeel als je gebruik maakt van documentsjablonen. Hoe meer specifieke documenttypen, hoe meer je gebruik kunt maken van specifieke documentsjablonen. Verder kun je met specifiekere documenttypen ook beter gebruik maken van de inrichtingsmogelijkheden van een zaaksysteem o.a. met business rules.

De meeste organisaties maken gebruik van een beperkte set documenttypen om de initiële inrichting van een zaaksysteem voor elkaar te krijgen. Een zogenaamde basisset van documenttypen (8-15 stuks) waarmee de meeste documenten geregistreerd kunnen worden. Denk aan agenda/memo/standaard brief/e-mail/college-, raads-, directievoorstel/verslag/notulen/etc en uiteraard ook inkomend, uitgaand, intern, om de rest van de documenten te kunnen registreren.

Daarna gaat men verder specificeren op documenttypen. Dit is mede afhankelijk van de wensen uit de organisatie. Waar je uiteindelijk naar toe wilt is dat je bij elk zaaktype genoeg documenttypen hebt zodat je 95% van alle documenten specifiek kunt registreren. Voor de overige 5% maak je dan gebruik van de categorieën inkomend, uitgaand, intern.

Je hebt ook te maken met het spanningsveld tussen DIV/Functioneel beheer en de eindgebruiker. De eindgebruiker heeft meer behoefte aan diversiteit in documenttypen dan DIV/Functioneel beheer.

Beste Zaalberg,
We lopen aan tegen de vraag of hertoetsen/renteherzieningen van een Starterslening bij de oorspronkelijke zaak van het zaaktype ‘aanvraag starterslening’ van I-navigator hoort, of bij een ander zaaktype en nieuwe zaak (welke dan, voor kennisgeving aannemen en dan 7 jaar bewaren is korter dan de aanvraag lening bewaard wordt)?

Antwoord
Het zaakgericht werken houdt in dat als de starterslening is verstrekt, de zaak afgehandeld is. Bij de naam in de i-Navigator staat dat het gaat om “Het behandelen van een aanvraag voor een starterslening”. Na toekenning (of afwijzing) dient de zaak gesloten te worden. Wat daarna volgt zijn de overzichten die Svn (Stimuleringsfonds Volkshuisvesting) met enige regelmaat naar de gemeente stuurt. De gemeente is namelijk verantwoordelijk voor de starterslening, de Svn regelt het alleen maar: het is het geld van de gemeente.

Deze overzichten zijn dan te plaatsen onder het zaaktype Uitzettingen toezicht. Aangezien dit jaarlijks gebeurt, kan elk voor overzicht dat ontvangen wordt van de Svn, een zaak gestart worden. Bij een looptijd van 30 jaar zullen er dan ook 30 toezicht-zaken zijn (per starterslening).

Beste Zaalberg,
Mijn gemeente maakt gebruik van het (regionale)informatiesysteem Carel voor het beheren van documenten over leerplicht en leerlingenvervoer. Wij vragen ons af of de documenten in dat systeem ook in het eigen DMS/RMS moeten worden opgeslagen en gearchiveerd. Is er iets over bekend of er een DVO is tussen een gemeente en degene die de voorziening levert en in hoeverre is daarin het archiveringsaspect voldoende opgenomen?

Antwoord
CAReL is de Centrale Administratie voor RMC en Leerplicht. CAReL heeft ook een module voor Leerlingenvervoer. In het systeem worden gegevens van leerlingen vastgelegd en de scholen die zij bezoeken. Ook kunnen rapportages worden gemaakt. Of er een DVO is tussen uw gemeente en de leverancier weten wij natuurlijk niet. De informatie die wordt vastgelegd en gecreëerd zal moeten worden beheerd. Het betreft immers informatie, behorend bij werkprocessen die door de gemeente worden uitgevoerd of waarvoor de gemeente verantwoordelijk is.

Of de documenten (ook) in het DMS moeten worden opgeslagen en gearchiveerd hangt af van de mogelijkheden die CAReL biedt. Als er bijvoorbeeld documenten worden gegenereerd die voorzien worden van een natte handtekening en in definitieve (gescande) vorm niet in CAReL kunnen worden opgenomen, dan zult u deze documenten op een andere manier moeten opslaan en beheren.

Indien alle relevante informatie en documenten op afdoende wijze in CARel opgenomen en beheerd kunnen worden, inclusief tijdige verwijdering en vernietiging, is er geen reden deze zelfde documenten ook op te nemen in het DMS. Dit zorgt immers alleen voor dubbele opslag en dubbel beheer. U zult dus na moeten gaan welke werkprocessen met behulp van CAReL worden uitgevoerd, welke informatie en documenten hierbij een rol spelen en of deze op juiste wijze beheerd kunnen worden.

Om dit te achterhalen adviseren wij u contact op te nemen met de betreffende afdeling. Vervolgens kunt u beoordelen of de wijze van opslag en beheer voldoet aan de eisen die hieraan gesteld moeten worden en , zo nodig, maatregelen nemen om dit in overeenstemming te brengen.

Beste Zaalberg,
Ons zaaksysteem Inproces is ons digitaal archief. Inproces is inmiddels gekoppeld aan een aantal backoffice applicaties. Hierin worden documenten gecreëerd, die vervolgens in het zaaksysteem opgeslagen worden. In de backoffice systemen wordt ook metadata opgeslagen. Wat moet er met deze metadata gebeuren als het document/de zaak in het digitale archief al vernietigd is? Moet de backoffice ook opgeschoond worden?

Antwoord
Ja, de plicht tot vernietiging geldt voor alle informatie, ongeacht de locatie van deze informatie.

Beste Zaalberg,
Welke zaaktype kan gebruikt worden voor correspondentie over/met een theaterinstelling inzake het bestuur/subsidiëring en eventuele privatisering? Het is geen gemeentelijk theater. De rechtspersoon is opgericht door de gemeente, plaatselijke muziekvereniging en woningstichting.

Antwoord
Hier zijn verschillende zaaktypen van toepassing. Voor de subsidiëring zal vermoedelijk het zaaktype ‘exploitatiesubsidie’ het meest van toepassing zijn. Voor de eventuele privatisering kunnen de zaaktypen ‘het beheren van een samenwerkingsovereenkomst’ of ‘het opstellen van beleid’ in aanmerking komen.

Het is belangrijk om vast te stellen wat en waarom iets gebeurt. Bijvoorbeeld: waarom is er correspondentie inzake het bestuur? Wat gaat de gemeente hiermee doen? Op basis van deze vragen kunt u het juiste zaaktype vervolgens bepalen. Alle relevante zaaktypen hebben te maken met het theater. Er is geen overkoepelend zaaktype waaronder alle genoemde correspondentie opgenomen kan worden. Dit is een gevolg van het zaakgericht werken. In het verleden konden deze stukken bij elkaar worden ondergebracht in een dossier op basisarchiefcode -1.854.11 waarbij de onderdelen onder verschillende tabstroken konden worden geordend.

Beste Zaalberg,
Wanneer is de zaak voor een gastouder gesloten: op het moment dat de vergunning verleend wordt (en als er een wijziging komt is dat een nieuwe zaak) of op het moment dat de gastouder er mee stopt?

Antwoord
Wij gaan ervan uit dat u doelt op de inschrijving van een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP). De gastouder vangt kinderen in een gezinssituatie op en doet dit door tussenkomst van een geregistreerd gastouderbureau. Een nieuwe gastouder dient zich te melden bij de gemeente. De gemeente onderzoekt in samenwerking met de GGD of de gastouder aan de gestelde eisen voldoet. Wanneer dit het geval is, schrijft de gemeente de gastouder bij in het Landelijk Register. De gastouder vormt naast het kinderdagverblijf, de buitenschoolse opvang en het gastouderbureau één van de kinderopvangvoorzieningen die in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LKKP) worden geregistreerd.

In het model-DSP worden verschillende zaaktypen benoemd:

  • beoordelen van de inschrijving van een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP).
  • beoordelen van een mutatie met betrekking tot een gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP) De inschrijving en wijziging zijn verschillende zaken. Als de gastouder besluit te stoppen is ook sprake van een mutatie. De afzonderlijke zaken zijn (vanzelfsprekend) wel aan elkaar gerelateerd.

In de praktijk zien we dat de proceseigenaren een voorkeur kunnen hebben voor een manier van werken waarbij de zaken niet afzonderlijk worden benoemd en de wijzigingen in een (verzamel)dossier worden opgenomen dat wordt afgesloten als de gastouder stopt. Het is goed hier vooraf duidelijke afspraken over te maken.