Klasseertool

Het archiveren van e-mails is voor veel organisaties een uitdaging. In e-mails worden afspraken gemaakt, contracten verstuurd en opdrachten gegeven. Hierdoor kunnen mailboxen overstromen met inkomende en uitgaande berichten, wat uiteindelijk resulteert in een overvolle opslagplaats van waardevolle informatie en kennis voor de bedrijfsprocessen. Deze informatie is echter alleen toegankelijk voor de gebruiker van de mailbox en wordt niet verder gedeeld. Met de KlasseerTool van VHIC is deze situatie verleden tijd. 

E-mail archiveren: geen luxe, maar noodzaak!

Om je informatiehuishouding goed te organiseren, is het van groot belang dat deze digitale informatiestroom op een centrale locatie wordt opgeslagen onder optimale voorwaarden. Dit resulteert in een volledig dossier met actuele informatie. Met behulp van de KlasseerTool, een handige plug-in voor Microsoft Outlook, kun je je e-mailbox op orde houden, je werkdossier compleet maken en ervoor zorgen dat de informatie toegankelijk is voor je collega’s.

Controle

E-mails en hun bijlagen, evenals agenda-items, kunnen moeiteloos worden gearchiveerd met behulp van de KlasseerTool. Dankzij geavanceerde software die documenten herkent en classificeert, verloopt dit proces automatisch. Zowel de e-mail als eventuele bijlagen worden afzonderlijk opgeslagen, zonder dat de koppeling tussen bijlage en e-mail verloren gaat. Standaardmetadata-instellingen, zoals afzender, geadresseerde, onderwerp en berichtdatum, worden aan de e-mail toegevoegd, waardoor deze altijd gemakkelijk terug te vinden is.

Berichten worden opgeslagen in hun originele formaat, zodat ze leesbaar blijven in Outlook en hun oorspronkelijke functionaliteit behouden. Dit waarborgt de authenticiteit en integriteit van zowel documenten als e-mails.

Kostenbesparing met de KlasseerTool

Met de KlasseerTool behoud je overzichtelijke en doorzoekbare mailboxen, zonder last te hebben van overvolle en trage mailservers. E-mails die betrekking hebben op een zaak kunnen eenvoudig aan die specifieke zaak worden toegewezen. Bovendien voorkomt het systeem duplicatie van documenten door al opgeslagen documenten te herkennen. Dit vereenvoudigt het proces van documentterugvinding en vermindert de kosten die ermee gepaard gaan.

Bekijk voor meer informatie onderstaande demo-video over de KlasseerTool:

Wil je de KlasseerTool in actie zien binnen jouw eigen mailbox? Ben je benieuwd naar de oplossing voor het duurzaam archiveren van bestuurlijke agenda’s? We verzorgen graag een demonstratie bij jou op locatie.

Meer informatie

Wilt je meer informatie over de KlasseerTool? Neem contact met ons op of download de factsheet.