De RecordsManagement Tool (hierna: RMTool) is een digitale gereedschapskist waarin verschillende functies gecombineerd zijn. De kracht van de RMTool zit in de verzameling en de combinatie. De RMTool heeft zich al bewezen bij verschillende organisaties. De tool is ontwikkeld en als eerste succesvol in gebruik genomen door de Stad Antwerpen. Het succes bleek zodanig te zijn dat de toepassing en bijbehorende filosofie zich verder verspreid heeft in Vlaanderen en Nederland. Hieronder schetsen wij een beeld van wat er zoal mogelijk is met de digitale gereedschapskist.

De RMTool voor mappenstructuren en netwerkschijven

De RMTool is de onmisbare tool voor informatiespecialisten, recordmanagers en archivarissen die mappenstructuren willen ontwerpen, beheren en opschonen. Met deze tool kun je sjablonen voor mappenstructuren en dossiertypes vastleggen, metadata aan mappenstructuren en documenten toekennen, interne audits en kwaliteitscontroles uitvoeren, dubbele dossiers en documenten opsporen, uitgepakte ZIP-bestanden verwijderen, enz.

Vanwege haar gebruiksgemak is het ook geschikt om secretariaten en administraties te ondersteunen in hun informatiebeheer op omgevingen als fileservers, externe harde schijven of zelfs in Microsoft365.

Pre-ingest en e-depots

Met de RMTool kunnen pre-ingestwerkzaamheden worden verzorgd voor verschillende e-depots waaronder die van Preservica, DiVault en Digitaal Archief Vlaanderen (DAV). Daarnaast biedt het de nodige functionaliteiten voor het samenstellen, het bewerken en het controleren van de SIP’s.

Voor e-depots als Preservica (ToPX-Nationaal Archief, XIP Preservica CE) en DiVault (TMLO) maakt de RMTool de voorgeschreven sidecarstructuren aan. Bestaande sidecarstructuren kunnen tevens aangevuld of gecorrigeerd worden. Archiefdiensten kunnen voor het aanmaken of het bewerken van sidecarstructuren sjablonen definiëren.

Voor DAV maakt de RMTool het voorgeschreven Excel-metadatabestand aan. De tool genereert zelf metadata of put uit de metadata die de informatiebeheerder of de archivaris reeds heeft geregistreerd. De RMTool valideert ook de inhoud van de metadata zodat voor opname in DAV al kan worden gecontreerd of de SIP correct is samengesteld.

Met de RMTool kan ook de inhoud van een SIP worden voorbereid. Beveiligde documenten, onderling gelinkte documenten en dergelijke. kunnen worden opgespoord. De informatiebeheerder of archivaris kan ook controleren of de aanwezige bestandsformaten geaccepteerd of verboden worden door het edepot.

Legacy-applicaties

Met de RMTool kan ook informatie uit legacysystemen op een archiefschijf worden opgeslagen en beheerd. Daarna kan de overbodig geworden legacysoftware worden uitgeschakeld, waarna licenties kunnen worden opgezegd. Tot slot kunnen door de zoekfaciliteiten de gegevens worden opgevraagd op een vergelijkbare manier zoals dit in de oorspronkelijke applicatie mogelijk was.

Meer informatie

Wilt je ontdekken wat de RecordMangement Tool kan betekenen in jouw organisatie? Neem contact met ons op of download de factsheet.