De RecordsManagement Tool (hierna: RMTool) is een digitale gereedschapskist waarin verschillende functies gecombineerd zijn. De kracht van de RMTool zit in de verzameling en de combinatie. De RMTool heeft zich al bewezen bij verschillende organisaties. De tool is ontwikkeld en als eerste succesvol in gebruik genomen door de Stad Antwerpen. Het succes bleek zodanig te zijn dat de toepassing en bijbehorende filosofie zich verder verspreid heeft in Vlaanderen en Nederland. Hieronder schetsen wij een beeld van wat er zoal mogelijk is met de digitale gereedschapskist.

Mappenstructuren en netwerkschijven

De RMTool is in eerste instantie gemaakt voor informatiespecialisten, recordmanagers en archivarissen die mappenstructuren willen samenstellen, opschonen en beheren (bijv. interne audits en kwaliteitscontroles). Er kan onder meer worden gecontroleerd of (dossier)mappen voldoen aan een van tevoren afgesproken mappenstructuursjabloon en op welke punten er afwijkingen zijn. Ook kan worden gezocht naar identieke mappen (qua naam en inhoud). De RMTool is vanwege haar gebruiksgemak ook geschikt voor secretariaten en ander administratieve ondersteunende organisatieonderdelen voor het informatiebeheer in een netwerkschijfomgeving.

Pre-ingest en e-depots

Met de tool kunnen pre-ingestwerkzaamheden worden verzorgd voor e-depots. De RMTool maakt metadata sidecarstructuren aan die vervolgens in e-depots zoals Preservica (ToPX-Nationaal Archief) en DiVault (TMLO) worden opgenomen. Verschillende archiefdiensten met e-depots die in productie zijn, doen dit. Met de RMTool voegen zij sidecarbestanden toe aan digital born of gedigitaliseerd archief, vullen ze bestaande (onvolledige) sidecarbestanden aan in exports van zaak- en documentmanagementsystemen of voeren ze correcties uit op bestaande sidecarbestanden.

Daarnaast kan het digitaal archief onderzocht worden op aspecten zoals MS Office-, PDF- en ZIP-bestanden met een wachtwoordbeveiliging voor openen, niet-uitgepakte ZIP-bestanden, gelinkte MS Office- en AutoCADbestanden. Correctie- en nabewerkingsacties zijn ook mogelijk, onder meer het aanpassen van map- en bestandsnamen, en het toevoegen van EXIF-metadata aan afbeeldingen (fotocollecties).

Legacy-applicaties

Met de RMTool kan ook informatie uit legacysystemen op een archiefschijf worden opgeslagen en beheerd. Daarna kan de overbodig geworden legacysoftware worden uitgeschakeld, waarna licenties kunnen worden opgezegd. Door de zoekfaciliteiten van de RMTool kunnen de gegevens worden opgevraagd op een vergelijkbare manier zoals dit in de oorspronkelijke applicatie mogelijk was.

Meer informatie

Wilt u meer weten over de RMTool? Neem contact met ons op of download de factsheet.