Nieuwe functies in de RecordsManagementTool
De RecordsManagementTool (RMTool) is ontwikkeld met het doel om de informatieprofessionals een (digitale) gereedschapskist aan te bieden waarin diverse instrumenten zitten die zij naar eigen inzicht kunnen toepassen voor het beheer van digitale informatie. Gezien de gebruikerservaringen en reacties blijkt de applicatie voor een groeiend aantal organisaties in Nederland en België hieraan tegemoet te komen. De RMTool is inmiddels een gewaardeerd en gekend hulpmiddel en verwelkomt binnenkort de 75e gebruiker van het pakket.
De doorontwikkeling van de applicatie wordt op dit moment vooral en nog steeds gedreven door vraagstukken die bij archiefinstelllingen spelen rondom de opname van archieven in een digitaal archief, ook wel e-depot genoemd. De pre-ingest betreft alle voorbereidingen, beslissingen, stappen en acties die nodig zijn voordat digitale objecten opgenomen kunnen worden in het archiefbeheersysteem van een instelling. De digitale informatie blijkt niet altijd één-op-één en zonder aanvullende bewerkingen vanuit de oorspronkelijke beheeromgeving op te nemen in het e-depot. Dat geldt zowel voor digitaal ontstane (digital born) als gedigitaliseerde (gescande) informatie.
De RMTool is met recht een gereedschapskist voor de digitale informatiespecialist te noemen. De functionaliteiten die de RMTool aanbiedt voor het beheren van informatie op netwerkschijven kan ook worden ingezet voor de pre-ingest van digitale informatie. Denk hierbij aan het opsporen van uitgepakte en niet-uitgepakte ZIP-bestanden, gelinkte AutoCAD-bestanden, corrupte .PDF-, .DOC(X), .XLS(X)-, .PPT(X)-bestanden en e-mails (MSG-formaat), dode links, documenten met onvoldoende metadata, met te lange padnamen en documenten die ontdaan moeten worden van door medewerkers aangebrachte wachtwoorden. Het maakt de applicatie (technisch gezien) natuurlijk niets uit of het gaat om een dynamisch document dat nog bij een archiefvormer in bewerking is of een statisch document dat moet worden overgebracht. Ook maakt het niets uit of het nu om overheids- of particulier archief gaat.
De functionaliteit waarvan momenteel het meest gebruik wordt gemaakt voor de pre-ingest, bestaat uit de mogelijkheden om ToPX-sidecarstructuren (hierna: sidecarstructuur) aan te maken, controleren en te bewerken. De ToPX-sidecarstructuur is de structuur waarin digitaal archief moet worden geplaatst zodat het kan worden opgenomen in het e-depot. In een sidecarstructuur heeft een digitaal archief de vorm van een mappenstructuur. Een archief, serie, dossier en elk document is een map; elke versie van een document is een bestand. Elke map en elk bestand heeft zijn eigen metadatabestand. In dat metadatabestand wordt automatisch de metadata geplaatst die betrekking heeft op het archief, serie, dossier of document. Dit metadatabestand is een zogeheten “sidecarbestand” in de sidecarstructuur. Diverse e-depotleveranciers ondersteunen de sidecarstructuur van het Nationaal Archief, die ook in de RMTool is opgenomen.
Het toevoegen van sidecarbestanden kon al enige tijd met behulp van de RMTool. Dit houdt in dat op basis van de mappenstructuur van het digitaal archief en een Excelbestand waarin de metadata staat van het digitaal archief, de gebruiker zelf kan aangeven welke metadata moet worden toegevoegd aan bepaalde series, dossiers en documenten in het archief.
Het is nu ook mogelijk om met behulp van de RMTool al bestaande sidecarstructuren te bewerken en bijvoorbeeld om te zetten naar de structuur die het Nationaal Archief of het Regionaal Historisch Centrum waarbij een organisatie is aangesloten, het meest gewenst acht, de ToPX-structuur. Dat kan bijvoorbeeld een export van een zaaksysteem, DMS of vakapplicatie zijn. Met de RMTool kan metadata worden toegevoegd aan de export. Dit kan metadata zijn die niet in het systeem kan worden vastgelegd of is vastgelegd, bijvoorbeeld de openbaarheid die wordt bepaald op het moment van overbrenging. Ook kan er metadata uit worden verwijderd of worden verplaatst en aangepast.
De controlefunctie van de RMTool controleert een sidecarstructuur op een aantal syntactische aspecten. Die zijn beschreven in de exportvoorwaarden van het Nationaal Archief. Bijvoorbeeld of er voor elk zogeheten “contentbestand” een sidecarbestand is en of de sidecarbestanden voldoen aan het voorgeschreven XML-schema.
De RMTool is een applicatie waarin de behoeften van de eindgebruiker centraal staan. Dat betekent dat wij openstaan voor suggesties van gebruikersorganisaties, maar zeker ook voor die van andere organisaties die informeren naar de mogelijkheden van de RMTool en wat er zoal mee mogelijk is of mogelijk mee gemaakt kan worden.
Een voorbeeld is de ExportTool die wij ontwikkelden voor het omzetten van een standaard-exportformaat van een zaaksysteem (Zaaksysteem.nl) naar de ToPX-sidecarstructuur. De ExportTool is ontwikkeld in samenwerking met een Regionaal Historisch Centrum. Hierover is al een publicatie verschenen. Een ander voorbeeld is een casus die recentelijk is gestart bij een ander RHC, dat op zoek was naar functionaliteit soortgelijk aan die voor de ToPX-sidecarstructuur in verband met de ingebruikname van haar e-depotvoorziening. We hebben de mogelijkheid in de RMTool gecreëerd om metadatabestanden aan te maken op basis van een Excelbestand en deze toe te voegen aan een mappenstructuur conform het XML-formaat voor de door het RHC gekozen e-depotoplossing.
Wilt u meer weten over hoe de RMTool u kan helpen? Wij beantwoorden graag uw vragen en geven desgewenst een vrijblijvende demonstratie. Ook kunt u de factsheet op de website raadplegen.
Mark Rijpkema