iTem – Wat archieven niet altijd vertellen.

En waarom dat geen probleem is

Niet zo lang geleden bezocht een makelaar het archief van de gemeente. Hij kwam voor het dossier van een (oude) bouwvergunning. Toen mijn collega een scan ging maken van de gewenste tekening vertelde de makelaar een smakelijk verhaal over het ontstaan van de straatnaam bij het huis waarvoor hij de tekening nodig had. In het archief komen we vaak wel de besluiten tegen rondom straatnaamgeving, maar niet altijd de achterliggende verhalen. “Het zou leuk zijn om dit verhaal ook in de stukken terug te vinden,” merkte ik op. “Waarom?”, vroeg de makelaar. Hij vond het zeker een goed verhaal, maar vroeg zich af waarom het in de openbaarheid zou moeten kunnen komen. Wie schiet daar iets mee op?

En daar had hij een punt. Welke toegevoegde waarde zou het verhaal hebben? Is dit verhaal nodig ten behoeve van onderzoek naar de besluitvorming? Zou de beschikbaarheid van de betreffende informatie een positieve bijdrage leveren aan de wereld en de betrokken personen? Het is een smakelijk verhaal. Niet meer dan dat. Vastlegging en opname van dit verhaal zou verder van geen enkele waarde zijn of zijn geweest.

Een goede les!

Om meerdere redenen. Denk aan de discussies die op gang komen als gevolg van de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Denk aan de discussies over het gebruik van sociale media en dan met name de hoeveelheid ‘bagger’ die zomaar over mensen heen gestort kan worden. Met en vooral zonder reden of enige kennis van zaken.
Wat is daarbij de rol van archieven? Een archief is een bron van informatie, voor de bedrijfsvoering, bewijs en verantwoording en archieven hebben cultuur-historische waarde. Archieven dragen bij aan openheid en transparantie. Dat is prima. Het hanteren van grenzen en kaders ook. En zorgvuldige selectie op vernietiging van informatie, mocht deze de archieven hebben bereikt, evenzo!

Loopt u vast of heeft u een vraag die te groot is om zelf op te lossen?

Stel dan uw vraag aan Zaalberg, onze gratis digitale adviseur. Of bekijk eerder beantwoorde vragen over allerlei onderwerpen afkomstig van uw vakgenoten.

Auteur: Jack Karelse