Verslag en presentaties Inspiratiedag 2022
Onze RMTool inspiratiedag afgelopen 2 december was een succes. Op vrijdagochtend verzamelden ruim 70 belangstellenden zich, om nog meer geïnspireerd te raken over de mogelijkheden van de RMTool.
Key-note spreker Geert-Jan Van Bussel trapte af met zijn visie op de informatiemaatschappij van 2025. Hij ziet Informatiemanagement ‘as a challenge’. Volgens hem is het onze taak als informatiespecialisten om kunstmatige intelligentie beter te maken. Daarvoor moeten we onze kennis inbrengen. Kunstmatige intelligentie lijkt ver weg maar, als we het inzetten op basis van onze kennis, is het heel dichtbij. Zorg dus dat je weet wat kunstmatige intelligentie is en wat het doet. Je hoeft niet zelf het algoritme te schrijven, maar begrijp hoe het werkt. Gebruik daarbij je gezonde verstand en laat je helpen. Als iemand iets zegt dat ’to good to be true’ lijkt, is dat het ook. Blijf dus nadenken!
Tweede spreker van deze dag was Joep Jacobs van het Nationaal Archief. Zijn presentatie ging specifiek in op de inzet van de RMTool voor webarchivering van legacy websites van de Algemene Rekenkamer.
Joep beschrijft de RMTool als een Zwitsers zakmes dat je voor allerlei bewerkingen van digitale informatie kunt inzetten. Van het inventariseren hoeveel informatie er op fileshares aanwezig is en het ontdubbelen daarvan, tot het uitvoeren van checksums op bestanden. Ook wordt de tool ingezet voor het controleren van de staat van digitale archieven van bewindspersonen.
Resultaat: de verschillende websites kunnen nu via Python wayback geraadpleegd worden in context tot elkaar en met een weergave op de verschillende momenten dat de websites geharvest zijn. Hierdoor is publiekscommunicatie van de overheid terug vindbaar en in context gearchiveerd.
Tijdens de paneldiscussie over emailarchivering van Willem Vanneste van Universiteit Antwerpen en Eva van den Hurk – van ’t Klooster van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen werd duidelijk dat de problematiek van emailarchivering nog lang niet is opgelost.
Er waren vooral heel veel vragen: Wordt er niet veel te veel bewaard bij toepassing van de capstone methodiek? Hoe rijmen we dit met de AVG? Hoe verhoudt het opslaan van zoveel data zich tot green IT? Wat hopen we te bewaren als we volledige emailboxen opslaan? Zit besluitvorming niet in andere bestanden? Als we e-mail anders behandelen moeten we dat dan niet ook doen met whatsapp en andere communicatie tools?
Kortom: er zijn nog meer dan voldoende uitdagingen om echt tot een oplossing van de problematiek rondom emailarchivering te komen. Of zoals onze eerste spreker van de dag zou zeggen EAAC (E-mail As A Challenge).
Na de lunchpauze was het tijd voor de inspiratie carrousel. In drie aparte ruimte werden verschillende presentaties gegeven.
In de sessie geleid door Ingeborg Entrop stond de toepassing van de RMTool als pre-ingest tool bij het Drents Archief centraal. In haar presentatie vertelde ze over hun ervaringen met de pre-ingest functionaliteit richting het e-depot. Het was erg interessant om te horen hoe verschillende datasets uit verschillende soorten systemen en van verschillende kwaliteit werden voorbereid voor opname. Denk hierbij aan videotulen, GIS data en informatie uit een zaaksysteem.
Peter Stoop van het West-Brabants Archief presenteerde de uitkomsten van het project dat het WBA samen met VHIC heeft doorlopen om te komen tot een optimalisatie van het pre-ingest proces naar hun e-depot. Stap voor stap is het proces beschreven en zo veel mogelijk geautomatiseerd. Met succes: aangeleverde databestanden zijn nu voorzien van beschrijvende metadata die worden gecontroleerd met behulp van de RMTool. Peter omschreef duidelijk de verschillende stappen tot aan het moment van opname.
De sessie met Karel van de Mieroop was vooral een vraag en antwoord sessie. Het publiek bestond uit ervaren gebruikers en gasten waarvoor de RMTool nieuw was. Veel vragen gingen over de timeline en over de RMTool in combinatie met Sharepoint. Daarnaast ook over het gebruik van de Tool bij Archiefvormers van gemeenten.
Daarna was het de beurt aan Rita de Bruijckere van de Provincie Noord-Brabant. Zij vertelde hoe de RMTool ingezet werd voorafgaand aan de migratie naar een Microsoft365 omgeving. Door de RMTool in te zetten bij het scannen van de afdelingsschijf te scannen kregen ze inzicht en overzicht in de aanwezige informatiebestanden en dit bood aanleiding om nieuwe afspraken te maken over het opslaan van informatie binnen de nieuwe omgeving. In de toekomst zullen regelmatig scans ingezet worden om de kwaliteit binnen SharePoint te monitoren en waar nodig bij te sturen. Ook is de wens om de inzet van de tool uit te breiden naar andere onderdelen van de organisatie.
Vervolgens vertelde Karel van de Mieroop over twee andere projecten waar de RMTool is ingezet in relatie tot Microsoft365. Bij het Vlaams Parlement werd de tool ingezet na afloop van een migratie en bij een Belgisch adviesbureau tijdens de migratie. Dit toont aan dat de RMTool kan worden ingezet in iedere fase een migratie naar Microsoft365.
De Inspiratiedag werd afgesloten door Filip Boudrez, ontwikkelaar van de RMTool. Hij begon zijn presentatie met de bekende quote van the A-team ‘I love it when a plan comes together’. Ooit is hij met de ontwikkeling van de RMTool begonnen, denkend aan wat er zou moeten gebeuren als op een dag een persoon bij het archief zou aankloppen met een harde schijf met daarop een bedrijfs- of persoonlijk archief. Wat zouden we met die informatie moeten doen om deze te ontsluiten voor het publiek?
Inmiddels zijn we daar belangrijke stappen in aan het nemen door metadataschema’s op te stellen en de metadata van de aangeleverde bestanden hierop te mappen. Maar hoe zorgen we dat we relevant blijven als informatie- en archiefspecialisten in een veranderende informatiemaatschappij? Hierbinnen zijn drie belangrijke trends die bij elkaar komen: datagedreven werken, het centraal stellen van de gebruiker (wat verwachten zij, wat zijn hun zoekvragen) en de trend dat alles personaliseerbaar moet zijn en informatie als het ware proactief bij de gebruiker terecht moet komen.
Ondanks dat wij stappen maken op het gebied van ingest, blijft het een moeizaam proces. Waar we ons in de toekomst over moeten buigen is hoe het zit aan de access kant. Hoe krijgt een gebruiker toegang tot de informatie op een proactieve manier in de vorm die gewenst is. Als we ons daarop gaan focussen blijven we relevant en kunnen we zelfs een essentiële schakel worden in de data architectuur.
Hoe speelt de RMTool hier een rol in? De Tool kan zorgen dat de oorspronkelijke metadata in de oorspronkelijke structuur en met de oorspronkelijke betekenis bewaard blijft. Deze metadata wordt mee geïndexeerd en zo kun je door het toevoegen van nieuwe metadata een toegang opbouwen die je vervolgens weer kunt verbinden met andere archiefreeksen. Zo kunnen wij de vertaalslag blijven maken om optimale toegang voor de gebruikers te creëren. Nu en in de toekomst!
Hieronder vindt u de presentaties: