Maakt een actueel verwerkingsregister een samenhangend overzicht van je archief overbodig?

Beste Zaalberg,
Maakt een actueel verwerkingsregister, op te stellen in het kader van de AVG, een samenhangend overzicht van je archief overbodig?

Antwoord
Het antwoord op uw vraag hangt af van de vorm waarin beide overzichten zijn of worden opgetuigd. Er gelden geen vormvereisten voor het verwerkingsregister. Het is dus mogelijk dat het register wordt geordend op basis van de typen persoonsgegevens die verwerkt worden, waarbij dan per type persoonsgegevens o.a. wordt vastgelegd bij welke werkprocessen die gegevens worden verwerkt. Is voor een dergelijke opzet gekozen, dan vloeit daar geen samenhangend overzicht van de archieven uit voort. Dit laatste overzicht moet namelijk geordend zijn overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur (zie Archiefregeling artikel 18 eerste lid).

Daarnaast is er nog een mogelijke oorzaak waarom beide overzichten van elkaar kunnen afwijken. Het verwerkingsregister moet opgesteld worden voor alle werkprocessen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Kijk je naar het overzicht van de archieven dan is de grondslag te vinden in de Archiefregeling, die in principe alleen geldt voor de op termijn te vernietigen archieven. Is aldus het overzicht opgesteld, dan dekt dat weer niet alle archieven.

Tevens zijn er een aantal werkprocessen waarbij geen verwerking van persoonsgegevens plaats vindt. Die processen duiken dus niet op in het verwerkingsregister, maar wel in het overzicht van archiefbestanden.

Samenvattend: door het opstellen van een verwerkingsregister vervalt nog niet de noodzaak tot het hebben van een overzicht van de archiefbestanden en -bestanddelen. Maar als dit overzicht  organisatiebreed is opgesteld en gebruikt wordt als basis voor het opstellen van het verwerkingsregister, dan is het opstellen van een afzonderlijk verwerkingsregister niet noodzakelijk. Overigens kan een verwekingsregister wel onderdeel zijn van het overzicht van de informatiehuishouding, dit is het overzicht van informatiebestanden (en de software waarmee die informatiebestanden bruikbaar worden). De i-Navigator (waarin ook het Model-DSP voor gemeenten) werkt al op dit manier en heeft een verwerkingsregistermodulen evenals aparte tabbladen voor de beheerde informatiebestanden en de software waarmee deze informatiebestanden worden beheerd.