iTem – By Design

Eindélijk worden suffe onderwerpen sexy. Eindelijk wordt ons vakgebied sexy. In 2018 zijn we geen DIV-ers meer. Of recordmanagers. Nee, we worden designers. In 2018 noemen we het allemaal archive by design. Het is een geheel nieuwe kijk op ons werk en hoe we het op de juiste manier kunnen doen. Het is eigenlijk gek dat er niet eerder zo over is gedacht!

Wat is het geval? Wij zaten altijd achteraf te archiveren. In deze digitale tijden is dat niet de juiste keuze. In een digitale omgeving is het achteraf archiveren heel lastig: informatie is immers veel minder zichtbaar en kan zomaar verstopt zitten in verschillende informatiesystemen die niet op elkaar zijn afgestemd. Om dan achteraf het (zaak)dossier volledig te krijgen en goed te kunnen archiveren is gewoon niet te doen. Het is beter om bij het ontwerp van nieuwe informatie- en archiefsystemen al rekening te houden met de wensen en eisen voor een goede archivering. Of in hedendaags: met de eisen voor duurzame toegankelijkheid van alle verschillende vormen van informatie die we vandaag de dag tegenkomen.

Als deze gedachtegang nieuw voor je is, dan is er in de afgelopen jaren iets niet helemaal goed gegaan. Als de gedachtegang niet nieuw voor je is, waarom heb je er dan zo weinig mee gedaan? Want archivering is nog op weinig plaatsen op orde! Twee verwijten die niet echt passen in de decembermaand en die weinig bijdragen. Dat soort opmerkingen en reacties doen we in 2018 hopelijk allemaal niet meer.

De gedachtegang is goed en in ontwikkeling. Zoals we allemaal in ontwikkeling zijn. We kunnen daarbij inspiratie putten uit diverse bronnen. In dit geval vanuit het design. “Design is de vormgeving en presentatie van objecten, omgevingen en ervaringen. Doel is het gebruik te bevorderen of te verbeteren. Design beïnvloedt niet alleen de functie, maar ook de beleving van en identificatie met een product. Design voegt waarde, betekenis en kwaliteit toe (…).” (1)

De belangstelling voor design is er ook op ander gebied. Zo wordt in het kader van de komst van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ook gesproken over privacy by design. En over privacy by default. In de AVG zijn beide zelfs verplicht. Artikel 25 van de AVG geeft voorschriften voor ‘Gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen’. Daar gaat het ook om bij archivering by design. Archivering by default kunnen we daar aan toevoegen: zorg dat de (technische) omgeving zodanig is ingericht en vormgegeven dat archivering als vanzelf goed is geregeld. Dit betekent het zo effectief mogelijk automatiseren van archivering. Zodat degenen die het moeten doen er zo weinig mogelijk last van hebben en zo weinig mogelijk mis kan gaan. Of: zodat het zo goed mogelijk gaat. Da’s een prima ambitie, vind ik. Maar voor sommigen is dat niet ambitieus genoeg. Maak je eigen keuze. Passend bij jouw situatie. Werk bewust aan verbetering. Noem jezelf designer als je denkt dat het helpt :).

(1) http://www.dickhoffdesign.com/wat-is-design/

Auteur: Jack Karelse


Cursusmogelijkheden: Hoe kunt u goed op de hoogte blijven van de wet- en regelgeving rondom de AVG?

Tijdens onze cursus Privacy en bescherming van (persoons)gegevens of Praktijkdagen informatiewet- en regelgeving leert u alles wat u moet weten als informatieprofessional over de AVG.

Klaar voor de toekomst?

Bent u een CISO of verantwoordelijk voor de technische informatiebeveiliging van persoonsgegevens? Krijg grip op de gegevensverwerking en zorg dat u uw informatiehuishouding op orde heeft.

Terug naar overzicht