Wat je aandacht geeft groeit.

Een bekende uitspraak. En een waarheid als een koe. In vele gevallen dan toch. Het geldt duidelijk niet voor de hoeveelheid informatie die we met elkaar produceren. De berg aan informatie groeit. Daar hoeven we niets aan te doen, dus ook geen aandacht aan te schenken. Eindelijk eens iets dat vanzelf gaat. Hetzelfde geldt voor de problemen die ontstaan met deze berg aan informatie. Aandacht is nodig als je wilt dat de informatie op termijn nog bruikbaar en te vinden is. Dat hoef ik jullie niet te vertellen, toch? Zonder de juiste aandacht krijg je, als overheid of organisatie, de informatieberg die je verdient. Voor het gemak zal ik die berg het archief noemen.

Archieven hebben zorgdragers en beheerders. De zorgdrager is er verantwoordelijk voor dat voldoende middelen beschikbaar zijn om aan deze zorgplicht handen en voeten te geven. De gemiddelde zorgdrager is hier niet dagelijks mee bezig. Ik moet de eerste zorgdrager nog tegenkomen die zich actief bemoeit met de archiefzorg, met de groeiende berg aan informatie die in de organisatie is ontstaan. Het zal ze een zorg zijn. Zit je, als lezer, nu enthousiast ‘JA’ te knikken? Dat is niet zo mooi! Waarom niet? Omdat je dit niet kunt laten gebeuren. Het is niet goed als de groeiende informatieberg de zorgdrager een zorg zal zijn.

Wat gaan we er aan doen? We hebben de verantwoordelijkheid de zorgdrager hierop aan te spreken en te informeren als de middelen onvoldoende zijn en de goede zorg niet gegeven wordt of kan worden. Dat is lekker makkelijk: als de zorgdrager niet zorgt, is dat mede een verantwoordelijkheid van ons allemaal? Zo werkt het wel en niet. Natuurlijk moet een ieder doen wat in zijn/haar vermogen ligt om zowel de zorg als het beheer van de informatieberg op orde te hebben. En we moeten er duidelijk over zijn. Wij moeten duidelijk zijn wat we willen, waar de schoen wringt en wat er niet deugt. En de zorgdrager moet duidelijk zijn over wat wel en niet kan en welke keuzes worden gemaakt. Zo komt het allemaal goed! Of niet.

Hoe dan ook: iedere organisatie krijgt het archief dat ze verdient.

Auteur: Jack Karelse