Succesvolle uitfasering zaaksysteem Centric bij de Gemeente Zoetermeer

In oktober 2021 werd door de Gemeente Zoetermeer aan VHIC gevraagd om te helpen bij de uitfasering van het oude zaaksysteem van Key2Zaken (Centric) en  het achterliggende Key2Zaken (Microsoft SharePoint). Doel was het exporteren van zaken en documenten uit deze systemen en het opnieuw samenstellen van de dossiers in een pre-depot met als uiteindelijke resultaat het definitief uitschakelen van deze systemen eind 2021.

Bij de aanpak werd gekozen om geen  zaken en documenten te migreren naar het nieuwe zaaksysteem maar om de afgesloten zaken uit Key2Zaken en Key2Documenten direct over te brengen naar het pre-depot van de gemeente Zoetermeer. Daar worden ze dan beschikbaar gesteld voor raadpleging met behulp van de RMTool Zoektool en met MyLex. Openstaande zaken die niet konden worden afgesloten, werden in het nieuwe zaaksysteem opnieuw aangemaakt. (Voordeel van deze aanpak was ook dat dit meteen een goede training was voor de gebruikers, en geen conversie noodzakelijk was)

In totaal werden zo’n 1.300.000 documenten met bijhorende metadata geëxporteerd naar het pre-depot. De documenten en hun metadata zelf waren opgehaald uit een oude – en moeilijk toegankelijke – versie van SharePoint.

Na de export werden de zaak- en documentenmetadata omgezet naar ToPX, en werden de zaken en documenten op een gestructureerde manier opgeslagen in het pre-depot.

In afwachting van de werkzaamheden van MyLex werd een toegang voorzien tot de zaken via de ZoekTool (een optionele module van de RMTool waarmee via geïndexeerde metadata kan worden gezocht in de zaken).

Hierdoor konden de medewerkers van de Gemeente Zoetermeer zonder problemen raadplegingen doen in de zaken uit Centric, en konden zowel het oude zaaksysteem als de documentenbibliotheek worden afgesloten.

Tijdens het project waren er uitdagingen in de vorm van onvoorziene hindernissen, zoals:

• Alle activiteiten dienden op afstand uitgevoerd te worden.
• Het grote aantal zaken en documenten, de verouderde infrastructuur (met name de SharePoint omgeving) en de strenge regels die door ICT opgezet waren voor externe toegang (onder andere disconnection intervals waardoor export-acties moesten worden herhaald)
• De impact van een security-breach (Log4j) op de externe toegang waardoor we verplicht waren om over te schakelen op laptops van de Gemeente Zoetermeer.
• Onvoorziene scenario’s en onvolledige zaakmetadata (met name voor zaken die een aantal jaren geleden werden geconverteerd)
• De specifieke vereisten voor het aanleveren van de metadata voor gebruik door MyLex

Na afloop van het project werd een nabespreking georganiseerd tussen VHIC en de Gemeente Zoetermeer met als voornaamste conclusie dat ondanks de uitdagingen het project tot een goed einde werd gebracht en de vooropgestelde objectieven werden behaald, namelijk het uitzetten van verouderder systemen. Met het uitzetten van de systemen konden verschillende risico’s op het gebied van informatieveiligheid worden vermeden en konden aanzienlijke onderhouds- en licentiekosten worden gereduceerd.

Eerder hielp VHIC de Gemeente Zoetermeer ook bij het uitfaseren van de systemen Odias en Liaan.

Gepubliceerd in Sited 196