Succesvolle uitfasering zaaksysteem Centric bij de Gemeente Zoetermeer
In oktober 2021 werd door de Gemeente Zoetermeer aan VHIC gevraagd om te helpen bij de uitfasering van het oude zaaksysteem van Key2Zaken (Centric) (en het achterliggende Key2Documenten (Microsoft SharePoint). Het zaaksysteem werd uitgefaseerd omdat Centric Key2Zaken niet verder doorontwikkelt en de ondersteuning hiervoor ophield. Daarnaast draaide Key2Zaken op een oude Windowsomgeving die door Microsoft niet meer ondersteund werd. Dit vormt een groot beveiligingsrisico. VHIC kreeg opdracht de zaken en documenten uit de beide systemen te exporteren en deze samen te stellen tot nieuwe dossiers in een pre-depot. Beide systemen moeten eind 2021 uit de lucht zijn.
Bij de aanpak werd gekozen om geen zaken en documenten te migreren naar het nieuwe zaaksysteem, maar om de afgesloten zaken uit Key2Zaken en Key2Documenten direct over te brengen naar het pre-depot van de gemeente Zoetermeer. Daar worden ze dan beschikbaar gesteld voor raadpleging met behulp van de RMTool Zoektool en (uiteindelijk) MyLex. Openstaande zaken die niet konden worden afgesloten, werden in het nieuwe zaaksysteem opnieuw aangemaakt. (Voordeel van deze aanpak was ook dat dit meteen een goede training was voor de gebruikers, en er geen conversie noodzakelijk was)
In totaal werden zo’n 1.300.000 documenten met bijhorende metadata geëxporteerd naar het pre-depot. De documenten en hun metadata zelf waren opgehaald uit een oude – en moeilijk toegankelijke – versie van SharePoint.
Na de export werden de zaak- en documentenmetadata omgezet naar ToPX, en werden de zaken en documenten op een gestructureerde manier opgeslagen in het pre-depot.
In afwachting van de werkzaamheden van MyLex werd een toegang voorzien tot de zaken via de ZoekTool (een optionele module van de RMTool waarmee via geïndexeerde metadata kan worden gezocht in de zaken).
Hierdoor konden de medewerkers van de Gemeente Zoetermeer zonder problemen raadplegingen doen in de zaken uit Centric, en konden zowel het oude zaaksysteem als de documentenbibliotheek worden afgesloten.
Tijdens het project waren er heel wat uitdagingen en onvoorziene hindernissen, zoals
- Het grote aantal zaken en documenten
- De verouderde infrastructuur (met name de SharePoint omgeving)
- De strenge regels die door ICT waren opgesteld voor externe toegang (onder andere disconnection intervals waardoor export-acties moesten worden herhaald)
- De impact van een security-breach (Log4j) op de externe toegang waardoor we verplicht waren om over te schakelen op laptops van de Gemeente Zoetermeer.
- Onvoorziene scenario’s en onvolledige zaakmetadata (met name voor zaken die een aantal jaren geleden werden geconverteerd)
- De specifieke vereisten voor het aanleveren van de metadata voor gebruik door MyLex
- Alle activiteiten dienden op afstand uitgevoerd te worden.
Na afloop van het project werd een nabespreking georganiseerd tussen VHIC en de Gemeente Zoetermeer. De voornaamste conclusie was dat ondanks de vele uitdagingen en hindernissen het project tot een goed einde werd gebracht. De vooraf gestelde doelen werden behaald. De verouderde systemen werden uitgezet. Waardoor risico’s op het gebied van informatieveiligheid worden vermeden. Bijkomende voordeel is dat er aanzienlijk bespaard wordt op onderhouds- en licentiekosten.
Eerder hielp VHIC de Gemeente Zoetermeer ook bij het uitfaseren van de systemen BIZ, Odias en Liaan.
Benieuwd hoe wij u kunnen helpen met het uitfaseren van legacy systemen? Neem vrijblijvend contact met ons op via (088) 053 5400 of info@VHIC.nl en we vertellen u er meer over.
Gepubliceerd in Sited 197.