De pen van VHIC – De archivaris is eeuwig, de DIV’er is bijzonder
Door: Ronald Groenweg (Digital)
Soms noem ik mezelf gewoon maar ‘archivaris’ omdat ik de dingen graag netjes opberg. Vroeger had je daar mappen en dozen voor, vandaag de dag metadata. Ook wel eigenschappen of kenmerken genoemd. Vroeger stopte je je document in het dossier waar het in hoorde, vandaag hang je een kenmerk aan je document zodat het op een goede dag in het dossier valt dat je op dat moment nodig hebt. En op een andere dag in een ander dossier.
Sommige kenmerken zijn ‘archiefkenmerken’: het proces, de bewaartermijn. In Zwolle, lang geleden, een filosofische discussie: “Wanneer is een document gearchiveerd?” Ik: “Als het de status ‘gearchiveerd’ heeft, als het onwijzigbaar geworden is, als de bewaartermijn (de houdbaarheidsdatum) is gaan lopen omdat het gekoppeld is aan een proces en een resultaat.”
Een moeilijk vak is het eigenlijk niet, archiveren. Vandaar dat archivaris geen beschermd beroep is en ik me gewoon archivaris mag noemen, ook zonder opleiding of diploma. Het vak wordt vaak wel erg moeilijk gemaakt – met veel overbodige en onbegrijpelijke normen die weinig bijdragen aan de goede, geordende en toegankelijke staat van je informatie. Terwijl je kunt vaststellen: “De norm ben je zelf, de norm bepaal je zelf.” De Archiefregeling is er duidelijk over sinds die voorzien is van een gelijkwaardigheidsbepaling. Die zegt: “Zolang je de bedoeling van goed archiveren (ten overvloede beschreven in de Archiefwet) voor ogen hebt, is je eigen norm even goed als welke andere ook.”
Onbegrijpelijke normen dragen verder niets bij aan volledigheid van je informatie. Als het onbegrijpelijk wordt, wordt het moeilijk, en dan haken gewone mensen af. Ze slaan hun documentjes voortaan wel op in Dropbox, op USB-stick, in de mail. “Simpel documenten delen,” dat is het mantra. “Simpel, simpel.” Delen moet meteen archiveren zijn. Dat regelt de archivaris op de achtergrond. Sinds wanneer heeft de archivaris er bezwaar tegen op de achtergrond te werken?
De archivaris blijft altijd bestaan, denk ik. Iemand moet toch de relatie tussen proces en document leggen en blijven leggen?
Je hebt natuurlijk ook nog de beroepsgroep van de DIV’ers. Die staat, door de digitalisering, al een kwart eeuw op uitsterven. “Dus zo’n vaart zal het wel niet lopen.” Over nieuwe rollen van de DIV gaat het hier niet. De DIV’er moet al zijn collega’s in de organisatie elke dag weer helpen steeds beter te gaan werken met documenten. Dat is het zo’n beetje.
Ik ben zelf nooit archivaris geweest, wel was ik enige tijd Hoofd DIV. En ik kan u vertellen: het zijn bijzondere mensen, DIV’ers. Met bijzondere eigenschappen (kenmerken, metadata). Ik ontmoette er eentje die modelvliegtuigjes uit de Tweede Wereldoorlog in elkaar zet en beschildert, van binnen en van buiten. Van die kleine plastieken dingen die uit duizenden onderelen bestaan. Ik: “Da’s een hoop werk, veronderstel ik.” “Zeker. Je moet bijvoorbeeld in de vliegtuigstoeltjes kleine barstjes schilderen. Anders is het net of nooit iemand op die stoeltjes heeft gezeten. En dat gelooft niemand.” Ik ontmoette er eentje die 150 wetenschappelijke publicaties op zijn naam heeft staan. En eentje die godsdienstles gaf op een middelbare school (dat was Piet Tromp).
Door hun bijzondere eigenschappen vind je DIV’ers terug in de DIV. Hadden ze die eigenschappen niet, dan zaten ze in een ander vak. En daardoor maak je soms ook vriendschappen in de DIV, zelfs op latere leeftijd.
De pen van VHIC geef ik dan ook graag door aan mijn grote vriend Peter Brand.