Laat je inspireren door de Digital CleanUp Day op 19 maart

Heb je jezelf ooit gerealiseerd hoeveel digitale rommel we met ons allen verzamelen in kantoren en -niet te vergeten- thuis? Al die vergeten e-mails, foto’s, verlopen documenten, whatsappberichten…

En heb je ooit nagedacht wat dit alles kost aan beheer?

Digitale data lijkt dan wel te zweven in de ruimte, maar dat is natuurlijk niet zo. Elke byte wordt vaak meerdere keren opgeslagen, om verlies te voorkomen. Wordt hiervoor een magnetische schijf gebruikt in de Cloud, dan kost dit elektriciteit. Die moet worden opgewekt door windmolens, zonnepanelen, maar ook kolen- kern- en biomassacentrales. Niet zo erg milieuvriendelijk dus, want die stoten weer CO2 uit.

Niet alle digitale data is nuttig en de moeite van het bewaren waard. Veel is digitale rommel die ook moet worden beheerd. Het wordt opgeslagen op servers, ontsloten door software, duurzaam toegankelijk gehouden op nanoseconden afstand. Getransporteerd door netwerken, kabels, routers en wat al niet meer. Je vindt de rommel terug op persoonlijke schijven, in mailboxen, in social media, in kantoorapplicaties, samen met de belangrijke data, die we vaak niet meer kunnen terugvinden als we zoeken doordat er zoveel ‘ruis’ meekomt. De servers worden zo warm, dat ze moeten worden gekoeld, met kostbaar drinkwater. De rommel leidt ertoe dat we te lang moeten zoeken, gemiddeld zijn we daar onder werktijd twee uur per dag mee bezig.  Met andere woorden: digitale rommel kun je beter niet hebben.

Inmiddels hebben we al zo veel data dat het internet -met de systemen die ervoor nodig zijn- elk jaar 900 miljoen ton CO2 uitbraakt. Wil je dat compenseren, dan moet je 450 miljoen bomen planten. Elk jaar worden dat er meer, want het internet groeit nog steeds en vreet in Nederland nu al meer energie dan alle windmolens samen kunnen opbrengen.

We moeten dus verzinnen hoe duurzaam om te gaan met digitale informatie, zowel privé als in onze organisaties. Daarvoor is de Digital Cleanup Day bedoeld, die dit jaar op 19 maart plaatsvindt. Een grote schoonmaak van alle digitale bestanden, door iedereen. Het idee erachter is: als we allemaal onze onnodige data weggooien dan beperken we niet alleen de CO2-uitstoot, maar verlengen we ook de levensduur van onze machines. Onze systemen draaien beter. Als we dan ook erop letten minder afhankelijk te worden van onze digitale hulpmiddelen dan gaan we misschien geconcentreerder, efficiënter werken, zonder afleidingen, en krijgen we meer voldoening van ons werk.

Wat je niet nodig hebt, hoef je niet op te slaan. Dat is de gedachte achter de Digital Cleanup Day: hou grote schoonmaak op je computer, je tablet en je telefoon. Eerder onderzoek heeft aangetoond dat slechts 15% van de data die een bedrijf bijhoudt, bedrijfskritisch is. De rest is overbodig, onnodig of onbekend qua herkomst. De waarde zou daarom tegen het licht moeten worden gehouden. Het is juist de niet-bedrijfskritische data die we tijdens de Digital Cleanup Day willen aanpakken. Wat we weggooien hoeven we niet meer te beheren, dus levert geen CO2-uitstoot en zoekruis meer.

De site over het project, https://www.digitalcleanupday.org/ , geeft voorbeelden hoe je hiermee als bedrijf aan de slag kunt gaan. Dat kan als volgt:

1. Bepaal wat rommel is en wat niet: niet elk concept is rommel, soms moet je concepten bewaren om te herleiden hoe iets tot stand is gekomen. Dit vraagt kennis van de materie!
2. Breng in kaart waar je digitale rommel zich bevindt: kijk in je backups, je e-mails, je vervallen documenten: alles wat op je server staat en inje mailbox komt hiervoor in aanmerking.
3. Organiseer een digitale cleanup. Leer je medewerkers wat digitale rommel is en organiseer de CleanupDay samen. Stimuleer ze om hun persoonlijke en groepsbestanden te schonen. Maak IT tot medewerker in dit project. Begin met een inventarisatie wat er op dat moment is, zodat je aan het eind van de dag kunt vertellen wat er geschoond is (ooit lukte het ons in een project om 100% data terug te brengen tot 60%, wat een jaarlijkse structurele besparing opleverde in een nieuw Cloudcontract van 4 ton).
4. Hou het idee om regelmatig te schonen levend:
   1. Als een project is afgerond: schoon het projectdossier op
   2. Als de bewaartermijn van het project is afgerond: vernietig het dossier volgens de voorschriften
   3. Organiseer je werkruimte en hou die netjes
   4. Kies je communicatiekanalen: welk kanaal is het meest effectief in welke situatie?
   5. Werk systematisch, zorg voor voldoende focus. Zet regelmatig je social media en mail uit en laat weten wanneer je beschikbaar bent
   6. Leer je collega’s digitaal werken; wissel slimmigheden uit
   7. Systemen, nieuwsbrieven en andere digitale zaken die je niet gebruikt? Doe ze weg.

De site https://www.digitalcleanupday.org/ geeft nog meer ideeën hoe je persoonlijk en in de bedrijfsomgeving beter met digitalisering kunt omgaan. Het is als met de reclame voor kaas in het verleden: wat er niet aan komt, hoeft er ook niet af. Dus na de Digitale Schoonmaak gaan we op digitaal dieet!

Gepubliceerd in Sited 196