De implicaties van de Wet open overheid (treedt in werking per 1 juli 2022)

Per 1 juli 2022 heeft de informatieprofessional te maken met de Wet open overheid, die de Wet openbaarheid van bestuur gaat vervangen. Met name de Toeslagenaffaire heeft ertoe geleid dat het Kabinet omvangrijke maatregelen treft om de informatiehuishouding op peil te brengen en te houden. Op niet mis te verstane wijze is in het rapport Open op orde aangegeven waar de schoen wringt; daarover is al veel gepubliceerd.
Om de informatievoorziening en -huishouding te verbeteren wil het Kabinet een aantal maatregelen realiseren. Allereerst dient er een standaardisatie en harmonisatie van het beleid voor informatiehuishouding plaats te vinden. De informatiehuishouding wordt daarbij gedefinieerd als “het totaal aan regels, activiteiten en processen, gericht op de informatiestromen en het beheer van informatie. Deze informatiehuishouding ondersteunt de primaire processen van de overheidsorganisatie en waarborgt democratische, juridische en historische waarden. Om dit tweeledig doel van ondersteunen en waarborgen te bereiken moet de informatiehuishouding zo worden ingericht dat (digitaal) die informatie die nodig is om het handelen van de overheid te reconstrueren van meet af aan duurzaam is en blijft. Dit geldt vanaf het moment van creatie of ontvangst tot het moment dat de informatie niet meer nodig is, ook niet als cultureel erfgoed.”( citaat uit Open op Orde)

Informatie dient aan zes criteria te voldoen en dient vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstgericht te worden vastgelegd en beheerd. De professionaliteit van de ambtenaar, met name in het omgaan met informatie, moet worden verbeterd Voor informatiesystemen moeten concrete eisen worden vastgesteld en gehandhaafd en waar nodig moet nieuwe techniek worden ingezet om informatie beter beheersbaar te maken en te houden. PLOOI wordt verplicht gesteld als publicatiemedium voor alle overheidsorganisaties en het is onder de Wet elektronische publicaties inmiddels al sinds 1 juli 2021 verplicht om digitale bekendmakingen te publiceren. Voor decentrale overheden gebeurt dit in DROP: alle openbare overheidsinformatie, inclusief adviezen van externen (met enkele uitzonderingen) moeten worden gepubliceerd. Om dit voor overheden gemakkelijker te maken is KOOP, het Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële OverheidsPublicaties ingesteld..

In het verleden dienden archieven ook al in goede, geordende en toegankelijke staat te worden gebracht, waarbij de nadruk lag op de blijvend te bewaren archieven. Echter: nu wordt gesproken over de totale informatiehuishouding, over berichten en data vanaf het moment van ontvangst of creatie tot het moment van vernietiging. Alle informatie wordt belangrijk geacht om op een goede manier te beheren. Steeds meer informatie wordt opgeslagen in de vorm van databases of ruwe data (denk aan emissiegegevens, data van verkeersbewegingen, meetgegevens van waterstanden).

De Woo is er op gericht dat de publieke taak transparanter wordt gemaakt. Het zal dan vooral ook gaan over de informatie: documenten in velerlei vormen. Zo wordt vanaf 1 juli 2022 actieve openbaarmaking een plicht voor meer organisaties dan in het verleden het geval was (voor alle organisaties die het publiek belang dienen). Ook dient de openbaarheid voor een groter aantal gevallen dan onder de Wob het geval was: artikel 3.3 noemt de categorieën informatie die openbaar gemaakt moeten worden. Dit gebeurt op PLOOI. Voor openbaarheid gelden uitzonderingen, zoals wanneer openbaarmaking in strijd is met de goed functionerende overheid, indien de beveiliging van personen en bedrijven hiermee in gevaar komt en wanneer het formatie-informatie betreft.

De Woo gaat uit van een zorgplicht voor de informatiehuishouding, deze moet in een goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden. Dit wordt gezien als een meerjarenplan wat zeker 8 jaar in beslag zal nemen. Om die reden treedt de Woo gefaseerd in werking.

De informatie moet actief worden verstrekt in elektronische vorm, wat in overeenstemming is met de Wet op de elektronische publicaties en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. De informatie moet beschikbaar worden gesteld in een machineleesbaar, open formaat, samen met de bijbehorende metadata. De openbaarmaking gebeurt twee weken na ontvangst door het overheidsorgaan of de vaststelling; gaat het om een informatieverzoek dan dient dit binnen zes weken te worden behandeld in plaats van de huidige 8. Alleen daarom al dient de informatiehuishouding te worden verbeterd: de afwikkeling van Wob-verzoeken kost de overheid op dit moment enorm veel tijd, dus middelen.

Nieuw in de Woo is dat ook persoonlijke beleidsopvattingen worden bekend gemaakt, zij het geanonimiseerd. Geheime informatie moet worden beperkt en zal door het tijdsverloop minder lang geheim blijven dan op dit moment het geval is. Zelfs indien inzage in informatie gemotiveerd is geweigerd, kunnen de weigeringsgronden in de loop der tijd hun relevantie verliezen.

Dit openbaar maken van informatie zal gebeuren door publicatie. Dit betekent dat de informatieprofessional nieuwe documenten te verwerken zal krijgen. Bij de totstandkoming van documenten die openbaar worden gemaakt zal waarschijnlijk, voorafgaand aan publicatie, een Woo-toets worden ingevoerd, waarbij bepaalde onderdelen van documenten worden weggelakt. Er komen dus documenten, rijp voor publicatie (en dat gebeurt dus op PLOOI) en documenten, die niet rijp zijn voor publicatie. De originele documenten mogen niet door het weglakken van informatie worden verminkt. Op gebied van informatiebeheer komen er dus verschillende versie van documenten: gelakte en niet gelakte. Die moeten van elkaar worden onderscheiden, maar wel beide bewaard. Ook nieuw is dat vanaf het moment dat een verzoek om informatie binnenkomt, de relevante informatie dient te worden bevroren: vanaf dat moment is het vernietigen hiervan onrechtmatig, een handelswijze die in de USA al gemeengoed was (retaining of information).

Werk dus voor informatieprofessionals om de huishouding op orde te brengen- en te houden! Voor abonnees op VIND-IM heeft de Redactieraad alle processen die vallen onder de Woo geïnventariseerd, met alle bekendmakingen die gepubliceerd moeten worden via DROP en de documenten die op PLOOI moeten terecht komen. Ook is bekeken welke documenten geanonimiseerd moeten worden en welke niet. Er wordt dus hard gewerkt aan oplossingen die later dit jaar gepresenteerd zullen worden.

Zie voor nadere informatie onder meer op de artikelsgewijze ingerichte website WOO – Overheid en Openbaarheid, de website van mr. Dr. C.N. van der Sluis, die een ruim aantal publicaties op zijn naam heeft staan (zie onder meer ook https://overheidenopenbaarheid.nl/publicaties/ ).

Bronnen

Digitale Overheid. (2021, 2 juli). Wet elektronische publicaties (WEP) per 1 juli van kracht. https://www.digitaleoverheid.nl/nieuws/wet-elektronische-publicaties-wep-per-1-juli-van-kracht/

Otter, R. den (2021, 2 juli). De invoering van de Wet elektronische publicaties. Omgevingsweb. https://www.omgevingsweb.nl/nieuws/de-invoering-van-de-wet-elektronische-publicaties/

Veer, J. van der (2021, 21 juni). Bekendmakingen in de Stadsberichten blijven voorlopig te lezen in De Stad Amersfoort. De Stad Amersfoort. https://www.destadamersfoort.nl/lokaal/maatschappelijk/691203/bekendmakingen-in-de-stadsberichten-blijven-voorlopig-te-lezen-

VNG. (2021, 15 april). Bent u voorbereid op de Wet elektronische publicaties? https://vng.nl/nieuws/bent-u-voorbereid-op-de-wet-elektronische-publicaties