De Capstone approach: een oplossing voor e-mailarchivering?
Het Amerikaanse Nationaal Archief (NARA) raadt al enige tijd aan om e-mailberichten via een elektronisch recordmanagementsysteem te beheren. Desondanks wijst de praktijk uit dat veel instellingen nog altijd gebruik maken van een zogenaamd print-and-file systeem, waarbij medewerkers een papieren kopie van een e-mail uitdraaien en deze vervolgens opslaan in een papieren archief. Deze manier van werken legt veel druk op medewerkers, die elke individuele e-mail moeten categoriseren om deze te kunnen archiveren. Dit kan er makkelijk toe leiden dat e-mails veel te lang worden opgeslagen of juist ten onrechte worden verwijderd. Verscheidene vooraanstaande instellingen zoals de IRS en de EPA zijn reeds in opspraak gekomen vanwege het verlies van e-mails. Zulke problemen worden idealiter voorkomen door het implementeren van software waarmee het categoriseren en opslaan van e-mails geautomatiseerd verloopt. Dergelijke software functioneert op het moment van schrijven echter niet altijd naar behoren en is bovendien voor veel kleinere organisaties onbetaalbaar. Om de periode te overbruggen tot deze software voldoende doorontwikkeld is om wel functioneel en betaalbaar te zijn, stelt NARA een nieuwe benadering van Ee-mailbeheer voor: de Capstone Approach. Deze benadering moet ervoor gaan zorgen dat druk wordt weggehaald bij individuele eindgebruikers en dat organisaties minder gebruik gaan maken van papieren archieven.
Eén reden waarom e-mailbeheer in de praktijk gemakkelijk tot fouten kan leiden, is de complexe regelgeving rond het vernietigen van e-mails. De inbox van een medewerker omvat -mails met inhoud waarop een veelheid van selectiecriteria van toepassing is, waardoor een medewerker gemakkelijk het overzicht kwijt kan raken. Om dit probleem te ondervangen, richt de Capstone Approach zich voor categorisatie op de rol of de positie van de e-mailverwerker in plaats van de inhoud van de mail. Een bijkomend voordeel van deze benadering is dat e-mails niet langer individueel hoeven te worden gecategoriseerd, maar dat categorisatie nu systematisch verloopt. In de praktijk houdt deze benadering in dat alle e-mails van een medewerker in een bepaalde rol diens eigen digitale dossier vormen waarop richtlijnen voor opslag en vernietiging van toepassing zijn. In aanvulling hierop raadt NARA medewerkers aan om zo veel mogelijk e-mails die niet beheerd hoeven te worden, zoals duplicaten en persoonlijke e-mails, te verwijderen. De Capstonebenadering verleent op zichzelf niet de autoriteit om tijdelijk opgeslagen e-mail na verloop van de opslagtermijn te vernietigen. In aanvulling op de Capstone Approach heeft NARA voor federale overheidsinstellingen die deze benadering toepassen een algemene selectielijst opgesteld.
Binnen de Capstone Approach worden drie categorieën van rollen onderscheiden:
– zogenaamde Capstone officials, oftewel hogere leidinggevenden en direct aan hen verbonden staf, waarvan e-mails permanent bewaard moeten blijven,
– een kleine groep medewerkers die enkel routinematige ondersteunende taken uitvoert en
– een grotere groep van overige medewerkers.
De selectielijst bevat een specifieke beschrijving van de verschillende rollen die binnen deze benadering worden gezien als Capstone official. Ook welke werkzaamheden worden gezien als routinematig en ondersteunend worden hierin specifiek benoemd. Doel van deze uitwerking is om de selectielijst binnen organisaties toepasbaar te maken zonder dat de toepassing leidt tot verwarring over welke posities binnen welke categorie zijn inbegrepen. Voor e-mails die binnen een routinematige rol gebruikt zijn, geldt onder deze selectielijst een standaard bewaartermijn van drie jaar; voor overige tijdelijk te bewaren e-mails een standaard bewaartermijn van zeven jaar. Volgens NARA is deze bewaartermijn nodig om federale instellingen in staat te stellen te voldoen aan regelgeving vanuit de overheid op het gebied van archiefbeheer. Tot slot heeft NARA bij de algemene selectielijst een FAQ opgesteld om het toepassen van de Capstone Approach verder te faciliteren.
De Capstone Approach is inmiddels ook in de Nederlandse context getest. In de gemeente Vlaardingen is een pilot uitgevoerd waarbij gekeken is of naast een tool voor geautomatiseerde e-mailbewaring de Capstone Approach in de praktijk te verwezenlijken is. Uit de feedback naar aanleiding van deze pilot bleek onder meer dat binnen de gemeente het besef is gegroeid dat naast technisch beheer ook inhoudelijk beheer nodig is. Ook werd aangegeven dat modernisering van de e-mailbewaring noodzakelijk is. Deze bevindingen onderstrepen het belang van een perspectief vanuit informatiebeheer bij e-mailbewaring. Naar aanleiding van deze pilot is door VNG Realisatie dan ook de aanbeveling gedaan, zowel richting informatiebeheerders die binnen een gemeentelijke context werken als richting landelijke instanties als BZK, om te werken volgens de Capstone Approach. Vanzelfsprekend dient hierbij in overweging genomen te worden dat in andere contexten andere selectielijsten en enigszins aangepaste criteria van toepassing zijn. Zo geldt voor BZK de richtlijn dat naast de e-mails van functionarissen van wie alle mail permanent wordt bewaard, alle andere e-mails voor een termijn van tien jaar worden bewaard. De benadering wordt daarbij gezien als realiseerbaar en pragmatisch. Zowel op gemeentelijk als op landelijk niveau kan met de Capstone Approach dan ook de stap worden gezet om niet langer met e-mail om te gaan als een informeel medium, maar om e-mail te behandelen als de vorm van archiefbescheiden die het in de praktijk al lang is.
Capstone is geen oplossing
Is dit de oplossing? VHIC meent van niet. Mail, met bijlagen, die betrekking hebben op een zaak, hoort bij die zaak te worden opgeborgen: dit maakt immers onderdeel uit van het dossier. Door voor e-mail een andere strategie te kiezen, wordt de totale zaak gefragmenteerd opgeborgen, wat het ook lastig maakt om de zaak te reconstrueren.
Dit betekent dat een functionaris deze mail niet in de mailbox dient te bewaren, maar dient te (laten) verplaatsen naar de betreffende zaak. Daarvoor is in het vorige decennium al een hulpmiddel ontwikkeld: de ClassiFiler, een plug-in voor Microsoft Outlook. Deze is ontwikkeld voor het beheer van e-mails, digitale agenda’s en hun bijlagen die via email uitgewisseld worden.
Een email met een enkele klik in het juiste dossier plaatsen, met de bijlage(n) en mail apart. Met de ClassiFiler houdt u uw mailbox leeg en uw werkdossier compleet, de informatie blijft dan toegankelijk voor uw collega’s.
Hoe gaat dit in zijn werk?
• Een email (of aantal e-mails) wordt aangeklikt;
• De mail wordt geplaatst in een werkmap naar keuze;
• Mail en bijlage(n) worden gescheiden geplaatst, maar wel gelinkt;
• Mail wordt automatisch voorzien van metadata;
• Agenda’s worden gearchiveerd in XMLformaat;
• Plaatst uw collega dezelfde email met bijlage(n) in de werkmap, dan krijgt u een signaal dat mail en/of bijlage al is opgenomen.
Gevolgen van deze manier van werken, die eenvoudig in uw organisatie is in te voeren:
• dossiers blijven up to date;
• mailboxen blijven beheersbaar;
• mail wordt snel verwerkt;
• Uw mail en agenda zijn gearchiveerd.
Documentnamen voor email worden voorzien van default instellingen voor metadata,
zoals: datum mail, afzender/geadresseerde, onderwerp van de mail. Zo is deze gemakkelijk terug te vinden. De mails worden opgeslagen in het originele .msg-bestandsformaat, waardoor ze niet verliezen aan functionaliteit.
De gebruiker van de ClassiFiler kan binnen de rechten in Windows, onder meer de volgende acties
uitvoeren:
• E-mails inclusief of exclusief bijlagen opslaan;
• Outlookagenda’s archiveren;
• Herinneringen ontvangen om e-mails te archiveren;
• E-mails en bijlagen vanuit Outlook archiveren in de juiste dossiers;
• E-mails in voorkeursmappen slepen;
• E-mails en documenten vernietigen vanuit Outlook wanneer deze zijn gearchiveerd;
• Archiefkopieën van e-mails vernietigen;
• E-mails zoeken/raadplegen die zich reeds in dossiers op de vaste schijven bevinden;
• Outlookagenda’s archiveren;
• Gearchiveerde agenda’s terugzoeken en raadplegen.
Bergt u uw post op in uw postbus? Nee, natuurlijk niet! Toch doen we dat met mail wel… En nu gaan we dan ook nog al die mailbussen bewaren?
Zie voor nadere informatie:
https://www.rijkaaninformatie.nl/projecten/e-mailarchivering
https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/nieuws/archivering-van-e-mail-noodzakelijk-en-realiseerbaar
https://www.vhic.nl/producten/classifiler/
Ad van Heijst en Samuel van Bruchem