Het archiveren van e-mails is voor veel organisaties een uitdaging. In e-mails maken we afspraken, versturen contracten en verlenen opdrachten. Met als gevolg dat mailboxen uitpuilen met inkomende en uitgaande berichten en uiteindelijk fungeren als verzamelbak met kostbare informatie en kennis voor uw bedrijfsprocessen. Informatie, die alleen is afgeschermd voor de gebruiker van de mailbox en die verder niet wordt gedeeld.

E-mail archiveren: geen luxe, maar noodzaak!

Om uw informatiehuishouding op orde te krijgen is het essentieel dat deze digitale informatiestroom op een centrale plaats en onder goede condities wordt bewaard. Alleen op deze manier ontstaat er een compleet dossier met actuele informatie. Met de ClassiFiler, een plug-in voor Microsoft Outlook, houdt u uw e-mailbox op orde, uw werkdossier compleet en is de informatie toegankelijk voor collega’s.

Controle

E-mails en hun bijlagen, maar ook agenda-items, kunnen met behulp van de ClassiFiler automatisch gearchiveerd worden, dankzij software die documenten herkent en classificeert. De e-mail en eventuele bijlage worden los van elkaar opgeslagen, zonder de band tussen bijlage en e-mail te verliezen. E-mail wordt voorzien van standaardinstellingen voor metadata, zoals afzender, geadresseerde, onderwerp en berichtdatum. Zo is deze altijd gemakkelijk terug te vinden.

Berichten worden in het originele formaat opgeslagen, dat als Outlook gelezen kan worden, maar ook als zodanig behandeld: de e-mail behoudt de oorspronkelijke functionaliteit. Hierdoor blijft de authenticiteit en integriteit van documenten en e-mails gewaarborgd.

Kostenbesparing

Door gebruik te maken van de ClassiFiler kunnen mailboxen overzichtelijk en doorzoekbaar blijven en heeft u niet meer te maken met bomvolle (trage) mailservers. Mails die bij een zaak horen, kunnen aan die zaak worden toegewezen. Doordat documenten, die al zijn opgeslagen, worden herkend, worden verdubbelingen voorkomen. Dit maakt het terugvinden van documenten een stuk makkelijker en minder kostbaar.

Bekijk voor meer informatie onderstaande demo-video over de ClassiFiler.

Wilt u de ClassiFiler aan het werk zien binnen uw eigen mailbox? Wilt u de oplossing zien om bestuurlijke agenda’s te archiveren op een duurzame manier? Wij geven graag een demonstratie bij u op locatie.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over de ClassiFiler? Neem contact met ons op of download de factsheet.