WPTool

De WorkPlaceTool (hierna: WPTool) ondersteunt organisaties bij het terugbrengen van overzicht en grip in hun Microsoft 365‑omgeving. In veel SharePoint‑ en Teams‑omgevingen is door snelle adoptie, decentralisatie en beperkt beheer een wildgroei aan informatie ontstaan. Dit gebrek aan samenhang en structuur vergroot de risico’s op het gebied van informatiebeveiliging en compliance, terwijl slechte vindbaarheid leidt tot inefficiënt werken en hogere kosten.

De WPTool biedt ondersteuning bij het duurzaam, veilig en conform wet‑ en regelgeving beheren van informatie. De oplossing brengt structuur aan, maakt risico’s inzichtelijk en ondersteunt informatiebeheerders in hun regierol tussen business en ICT.

Structuur in SharePoint en Teams

De WPTool brengt orde in SharePoint‑sites en Teams‑omgevingen waar versnippering en gebrek aan governance tot onoverzichtelijkheid hebben geleid. Informatie wordt inzichtelijk en beheersbaar. Dit ondersteunt archivering, opschoning en lifecyclemanagement op een consistente manier.

Identieke of verouderde mappen en documenten, evenals ongewenste documenttypen, kunnen gericht worden opgespoord en – waar nodig – verwijderd.

Duurzame archivering van chats en berichten

Communicatie via Teams speelt een steeds grotere rol in de dagelijkse bedrijfsvoering. De WPTool maakt het mogelijk om chat‑ en berichtcommunicatie geïntegreerd vast te leggen en te archiveren. Zo blijven conversaties duurzaam toegankelijk en kan beter worden voldaan aan archief‑, transparantie‑ en verantwoordingsvereisten.

Retentie en classificatie

Met de WPTool kunnen grote aantallen documenten in één keer worden voorzien van classificaties en retentielabels. Hierdoor kan een vastgesteld retentiebeleid daadwerkelijk worden toegepast binnen SharePoint, met aandacht voor bewaarplichten, risicobeheersing en informatiebeveiliging.

RACI‑rollen toepassen in de praktijk

De oplossing ondersteunt informatiebeheerders bij het toepassen van RACI‑rollen (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) binnen document‑ en sitebeheer. Verantwoordelijkheden worden expliciet en uitvoerbaar, terwijl informatie‑eigenaren worden ontzorgd. De WPTool fungeert hierbij als schakel tussen business en ICT.

Export en archivering in sidecar‑structuren

Documenten, metadata en relevante context kunnen worden geëxporteerd naar zogenoemde sidecar‑structuren. Dit ondersteunt duurzame archivering en het overbrengen van informatie naar archief‑ of e‑depotvoorzieningen.

Versiebeheer

De WPTool geeft inzicht in documentversies. Dit maakt het mogelijk om gericht versiebeheer toe te passen en verouderde of overbodige versies op te schonen. Hierdoor nemen opslagkosten af en verbetert de kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie.

Rechten en risicobeheersing

De tool analyseert welke gebruikers en groepen toegang hebben tot welke informatie en signaleert afwijkende permissies. Dit maakt tijdig bijsturen mogelijk, beperkt ongewenste toegang en verkleint het risico op datalekken.

Meer informatie

Wilt je ontdekken wat de WorkPlace Tool kan betekenen in jouw organisatie? Neem contact met ons op.