i-Tem: Rijk aan informatie

De Rijksoverheid kent het programma Rijk aan Informatie (RaI). Op de bijbehorende webpagina’s wordt het programma op een aansprekende manier toegelicht. Vind ik. Het begint al met de ondertitel en het doel van het programma. Dat zijn ‘Bewust omgaan met informatie’ en ‘de informatiehuishouding op een zo eenvoudige mogelijke manier op orde krijgen’. Het eerste geldt voor iedereen die met informatie werkt. Het tweede is iets waar wij voor kunnen of moeten zorgen. En het eerste ook.

De oude en nieuwe NEN-ISO 15489 zijn hier duidelijk over. Er moet een trainingsprogramma zijn voor iedereen die verantwoordelijkheden heeft voor het aanmaken, opnemen en beheren van archiefstukken. Deze personen moeten competent zijn om deze taken naar behoren uit te kunnen voeren. Kortom: het is hoog tijd voor de informatiebewuste medewerker. En het mag duidelijk zijn: dit informatiebewustzijn gaat over meer dan informatieveiligheid en -beveiliging.

In mijn ogen moet het bedoelde trainingsprogramma ook meer zijn dan de bekende knoppencursus voor het te gebruiken DMS of zaaksysteem. In dergelijke trainingen is te weinig aandacht voor het waarom van het DMS of zaaksysteem. En voor het waarom niet. Bij het waarom niet gaat het om de redenen van medewerkers om geen gebruik te maken van het beoogde DMS of zaaksysteem. Dit wordt niet gehoord, de medewerker wordt niet gehoord. Hij moet gewoon werken met het DMS of zaaksysteem. En als hij dat kan, dan is de medewerker competent.

Onzin natuurlijk. De medewerker kan al lang archiefstukken aanmaken, opnemen en beheren. Hij doet dat alleen op een andere manier dan wij in gedachten hebben. Heel vaak doe hij dat op een veel eenvoudiger manier dan de manier waarop dit in het DMS of zaaksysteem is georganiseerd. Het is ook niet de manier zoals deze officieel en formeel binnen de organisatie is vastgesteld. Dus niet goed? Ik vraag het me af. Waarom is de formeel vastgestelde manier van werken, inclusief gebruik van DMS of zaaksysteem, de juiste manier van werken? Blijkt dit uit de monitoring en evaluatie van de vastgestelde manier van werken? Want ook dat is iets waar we invulling aan moeten geven. We moeten niet alleen controleren of documenten goed worden geregistreerd, zaken compleet zijn en op de juiste manier worden afgesloten. Juist daar hebben we het maar druk mee. Het is ook nodig. Misschien wel juist omdat de huidige manier van werken en de huidige inrichting van de informatiehuishouding dermate complex is geworden dat de werkbaarheid in het gedrang komt.  Volgens mij is het goed dat Rijk aan Informatie aandacht besteed aan de uitdaging van de eenvoud. Het schijnt al eens gezegd: het is niet moeilijk om eenvoudige zaken complex te maken, maar wel om complexe zaken eenvoudig te maken.

Auteur: Jack Karelse

Terug naar overzicht