Green IT en de bijdrage die informatiebeheer daarbij kan leveren
Door Ad van Heijst, VHIC.
Inleiding
We moeten vergroenen. Op meerdere gebieden zoeken we naar manieren om onze aarde minder schade te berokkenen. Dit gaat met heftige confrontaties gepaard. Sommige bedrijfstakken blijven daarbij buiten schot, terwijl zij een grote bijdrage leveren aan de vervuiling van het milieu. Eén daarvan is de IT-industrie en de digitalisering, die qua CO2-uitstoot een even grote bijdrage leveren als de commerciële luchtvaart. We zijn van een economie die op schaarste van gegevens was gebaseerd terechtgekomen in een overvloed aan data, waarmee we geen weg meer weten.
Overal zijn data te vinden, van navigatiesystemen tot beveiligingscamera’s, van mediabedrijven tot reclamezuilen, van privéchats tot chatboxen. Meta, het moederbedrijf van Facebook, stelt zich tot doel om alle gegevens die een persoon ooit heeft gepubliceerd op Facebook, eeuwig te bewaren. Filmstudio’s maken hun films tegenwoordig digitaal. Door een gebrek aan opslagcapaciteit zijn er steeds meer verloren films. En ook overheden gebruiken steeds meer opslagmedia, denk bijvoorbeeld aan de videotulen van raadsvergaderingen die eeuwig moeten worden bewaard voor ons nageslacht.
We moeten ons bezinnen op de vraag wat we willen bewaren en waarom, wie er bewaart, waar en voor wie toegankelijk, hoe lang we dat willen doen, in welke vorm en welk formaat, op welke media, met welke veiligheid omgeven. Over de kosten van bewaring -en dan met name de milieukosten- gaat dit artikel. Het is tijd voor bewustwording over de rol van de informatieprofessional in de informatiemaatschappij, waarin we nu leven.
Eerst wat definities
Wat is infonomics? Slechts weinigen zien informatie die zij produceren en verwerken als het belangrijkste bedrijfsmiddel waarmee je waarde kunt creëren, maar waarmee je ook je imago in één actie om zeep kunt helpen (dus: waarde kunt vernietigen). Als je het bedrijfsmiddel informatie, via een weldoordacht ingerichte informatiehuishouding hebt georganiseerd, kun je jezelf beter presenteren en acteer je beter in de sterk concurrerende samenleving. Dit levert concurrentievoordeel en/of waardering van de klant op. Door de gegevens slim te organiseren bereiken we sneller onze klanten, geven we ze een stem in het productieproces en vergemakkelijken we de beslissing van de klant om voor ons product te kiezen. Het goed inrichten van de informatiehuishouding bezorgt de organisatie én de klant tijdwinst, vermijdt irritaties en kan dus cruciaal zijn voor het imago van de organisatie: kijk naar de recente problemen bij de Belastingdienst. Mensen die ooit les van mij hebben gehad kennen infonomics waarschijnlijk nog als information resources management. In de jaren tachtig bedacht door Forest W. Horton jr. en Cornelius F. Burk jr., die er twee boeken over schreven: InfoTrends en InfoMap: A Complete Guide to Discovering Corporate Information Resources: er is een nieuwe en pakkende naam op geplakt.
Wat is datahygiëne? Het proces van het actueel, geordend, accuraat en daardoor optimaal bruikbaar houden van gegevens. Het ongeorganiseerd laten verouderen van opgeslagen gegevens getuigt van slecht gegevensbeheer en leidt tot fouten, misverstanden en irritaties. Fouten kunnen ontstaan bij een eerste invoer, bij een wijziging tijdens het verwerken van records of bij het abusievelijk verwijderen van records. Opschoning is een goede eerste stap in de richting van datahygiëne. Voor een bedrijf dat een opschoning nodig heeft zijn er verschillende belangrijke stappen die moeten worden uitgevoerd:
- Dubbele gegevens vinden en ontdubbelen;
- Verouderde en irrelevante gegevens verwijderen;
- Ongewenste gegevens filteren om fouten en duplicaten te voorkomen;
- Ontbrekende gegevens aanvullen door waarden in te voeren of door records samen te voegen;
- Valideren van de gegevens en parameters voor de gegevensverzameling om de kwaliteit te waarborgen.
Wat is CO2? Koolstofdioxide is een gas dat van nature in de atmosfeer aanwezig is. Door de verbranding van fossiele brandstoffen is de hoeveelheid CO2 in de atmosfeer in de laatste 150 jaar extreem toegenomen. De toename van dit voornaamste broeikasgas verandert het klimaat van de aarde. Reden genoeg dus voor pogingen om onze CO2-uitstoot flink omlaag te brengen. 1 ton CO2 uitstoten doe je bijvoorbeeld wanneer je 319 liter diesel verbrandt of 500 dagen en nachten ademhaalt. Het ziet eruit als een luchtballon van 200 kubieke meter.
Green IT staat voor Green Information Technology. Het wordt ook wel Green Computing, Green ICT of ICT sustainability (= duurzaamheid) genoemd. Green IT is een verzamelnaam voor alle vormen van ecologisch verantwoord werken binnen de informatietechnologie. Het doel van Green IT is om de negatieve impact van ICT-oplossingen op het milieu te beperken. Deze gevolgen worden vaak onderschat. De informatie zit immers in de cloud? En het gebruik van Google is gratis, je krijgt er zelfs 15GB aan ruimte bij, dus waar zeur ik nou over!
Is een elektrische fiets duurzaam?
Iedereen is het er wel over eens dat de fiets een van de meest duurzame vormen van transport is. Als we meer pedaleren op onze fiets vermindert dit het verbruik van fossiele brandstoffen en vervuiling, bespaart het ruimte en verbetert de volksgezondheid. De fiets heeft een positief imago, en de elektrische fiets deelt in dat imago. In vergelijking tot de auto wordt de fiets dan ook als duurzaam beschouwd.
Zo begint een zeer lezenswaardig artikel van Kris De Decker over de elektrische fiets. Hij noemt ook een aantal nadelen in het productieproces. Zo zijn de accu’s weinig inwisselbaar, zelfs zodanig dat bij een kapotte accu in sommige gevallen geen nieuwe geleverd kan worden, omdat het model al niet meer bestaat. Voor een lange levensduur moeten sommige onderdelen van een fiets worden vervangen. Dit zijn typisch kleinere onderdelen zoals versnellingen, kettingen en remmen. Tot een paar decennia geleden was standaardisatie, dus vervangbaarheid van onderdelen, een kenmerk van de fietsfabricage. Dit maakte onderhoud en reparatie makkelijk: iedere fietsenmaker kon elke fiets repareren en zelf had je een reparatiedoosje voor de meest eenvoudige reparaties onderweg. De opkomst van merkgebonden onderdelen maakt het echter steeds moeilijker om een fiets te onderhouden. Naarmate het aantal niet gestandaardiseerde onderdelen toeneemt, wordt het voor de fietsenmaker onmogelijk om een complete voorraad reserveonderdelen te hebben. Zie ook de inspanningen van de Europese Commissie om artikelen repareerbaar te maken.
Het is dus niet zo dat een elektrische fiets per definitie duurzaam is. Voor duurzaamheid gelden veel meer aspecten, maar vooral geldt de context waarin het object waaraan wij duurzaamheidsaspecten willen toekennen, wordt toegepast.
Is de toepassing van digitale informatie duurzaam?
Zo kan een website CO2-uitstoten, maar tegelijkertijd heel veel CO2-vervuiling besparen als we kijken welke reisbewegingen ermee worden voorkomen. Wanneer iemand vanuit Sint-Annaland naar het Nationaal Archief in Den Haag moet reizen om daar een bepaald archiefstuk in te zien, stoot hij of zij uiteraard CO2 per kilometer uit, afhankelijk van het vervoermiddel. Op zo een moment is het raadplegen van de website waarschijnlijk milieuvriendelijker.
We moeten onszelf dus steeds de vraag stellen of we voor een bepaalde activiteit de beste middelen inzetten. Dit betekent dat we die middelen moeten optimaliseren om het gebruik ervan zo duurzaam mogelijk te laten zijn. Met andere woorden: alle onderdelen die we gebruiken dienen op zich duurzaam te zijn.
We produceren steeds meer digitale informatie en maken analoge informatie digitaal, dus algemeen beschikbaar en bruikbaar. Digitale informatie kost energie, water en levert vervuiling op door de grondstoffen die we gebruiken voor servers, gebouwen, verbindingen voor het oproepen van, zoeken naar, downloaden en gebruiken van informatie. We kunnen weinig anders dan de digitale samenleving verder uitbouwen, maar dan wel gebaseerd op de behoeften van onze klanten. Die kennen we nog niet goed: de generatie Z werkt en denkt anders dan de generaties daarvóór en is van de wieg af gewend om met disruptie en digitale informatie om te gaan.
Gerry McGovern schreef hierover in World Wide Waste het volgende: Digitaal is fysiek. Digitaal is niet groen. Digitaal put de aarde uit. Elke keer dat ik een e-mail download draag ik bij aan de globale opwarming. Iedere keer dat ik tweet, een zoekactie uitvoer, een webpagina zoek, zorg ik voor vervuiling. Datacentra bevinden zich niet in de cloud. Ze staan op land in enorme fysieke gebouwen vol computers die hongeren naar energie. Het lijkt onzichtbaar. Het lijkt goedkoop en gratis. Dat is het niet. Digitaal gaat ten koste van de aarde.
Hoe maken we digitale informatie duurzaam?
We moeten wel aan de slag om ICT groener te maken, minder vervuilend. We produceren steeds meer digitale informatie en maken analoge informatie digitaal, dus algemeen beschikbaar en bruikbaar, maar wél digitaal.
De voordelen van digitalisering zijn legio. IT-systemen kunnen gebruikt worden om productdesign te verbeteren, transport te verminderen, om mensen beter te informeren. Met IT kunnen we de klimaatregeling in huis verbeteren door apparaten pas in te schakelen als we ze nodig hebben. We kunnen van op afstand de verlichting en verwarming regelen in ruimten. We kunnen productieprocessen bewaken, zelfs vanuit satellieten. Maar het kan groener, het kan slimmer.
Groener en slimmer noemden we vroeger zuinig, er was zelfs een spreekwoordelijk gezegde voor: zuinigheid met vlijt bouwt huizen als kastelen. Bij IT zijn die kastelen de computercentra, wat we ook wel ‘de Cloud’ noemen, want een datacenter is de meest efficiënte manier van dataopslag. Het is de enorme hoeveelheid gegevens die we opslaan en dagelijks gebruiken die tot deze datacenters hebben geleid. Het is onder andere bewaarzucht, gebruiksgemak, slordigheid en de wil tot beschikbaarstelling die ertoe leidt dat de informatieberg steeds hoger wordt. Hoe kunnen we dan toch onze ICT vergroenen en meteen het laaghangende fruit incasseren?
Bedrijven die zich met Green IT bezighouden ontwikkelen of kopen hardware die zo weinig mogelijk schadelijke (chemische) stoffen bevat en die (deels) hergebruikt, biologisch afgebroken of gerecycleerd kan worden. Ook wordt er binnen de Groene ICT gestreefd naar langdurig gebruik van dezelfde hardware en een zo laag mogelijk energieverbruik. Er wordt gezocht naar nieuwe mogelijkheden om informatie op te slaan, in tape- en glasplatenbibliotheken en in DNA-structuren. Onlangs hebben we hiernaar nog een studie gedaan in opdracht van KIA, de resultaten kunt u lezen in een blogserie.
Maar ook software kan aan vergroening bijdragen: minder zware softwarepakketten besparen op energieverbruik. Websites kunnen lichter. We kunnen onze vervuiling compenseren: de zoekmachine Ecosia probeert de CO2-uitstoot van de servers in haar datacenters te neutraliseren door per aantal zoekopdrachten een boom te planten.
Goede voorbeelden van vergroening (en andere tips die lager grondstoffenverbruik mogelijk maken) geeft Low Tech Magazine, de website van Kris de Decker in Barcelona. Kris stelt dat het laden van een webpagina gemiddeld drie keer meer dataverkeer vraagt dan in 2010, dit komt door hogere resoluties en verfraaiingen. Samen met webdesigner Marie Otsuka en kunstenaar Roel Oskam Abbing heeft hij een website gemaakt die drie keer minder energie vraagt dan de gemiddelde webpagina van 2018. Hij gebruikt al jarenlang dezelfde computer en legt in een van zijn blogs (waarom ik geen nieuwe laptops meer koop) uit waarom hij dit doet. De website kan 1500 bezoekers per uur aan, werkt op zonne-energie, waardoor het gebeurt dat bij veel raadplegingen en bij slecht weer de site dus off-line kan zijn. Hoe je zo een website bouwt is op de site zelf te lezen; we gaan er nu niet verder op in.
Green IT en de invloedsfeer van de informatieprofessional
Eerst moeten we kijken waar de kosten van onze ICT-activiteiten zich bevinden. We hebben de hardware: gebouwen, apparatuur en verbindingen. Dan is er de software met de onderhoudslicenties. Er is het personeel dat alle systemen en databestanden laat werken. We hebben de databestanden zelf die enorm groeien de laatste jaren omdat het gemakkelijker lijkt een server bij te plaatsen dan op te schonen. Als laatste zijn er energie- en watergebruik. Dit zijn grofweg enkele categorieën waar we mee te maken hebben.
Waar hebben we invloed op als informatieprofessional? Als eerste op de data- of gegevensbestanden. We zullen de databestanden in ons selectiebeleid moeten betrekken. Wanneer we gaan kijken naar de informatie die ICT beheert, zullen we zien dat alles bewaard wordt in optimale staat tot een gebruiker aangeeft dat iets weg kan: een signaal dat doorgaans niet wordt gegeven. We zullen eerst een beeld moeten krijgen van wat er is voordat we kunnen beslissen wat we willen bewaren, in welke vorm en onder welke condities. Diverse wetten geven richtlijnen over bewaartermijnen van gegevens; die zullen we moeten respecteren en toepassen. We kunnen analyseren hoe onze informatie wordt gebruikt. Welke zoekacties voeren onze klanten uit en met welk succes, welke zoektijden zijn daarbij gerealiseerd? Is dit niet altijd het werk van een informatieprofessional geweest?
Als we de informatiehuishouding in beeld hebben maken we een groen recordsmanagementplan. Per collectie maken we een afweging in welke vorm en onder welke voorwaarden we deze willen bewaren en voor hoe lang. Niet alles hoeft digitaal te zijn; er kunnen ook delen uit een bestand digitaal worden gemaakt, afhankelijk van het verwachte gebruik. We kunnen er ook aan werken om collecties beter doorzoekbaar te maken: dit brengt het surfgedrag terug met bijbehorende zoektijden en kosten
Dit zul je moeten inventariseren. De uitkomst van de inventarisatie zou zijn hoeveel dubbelen zich bevinden in de dataverzamelingen, de ouderdom en de omvang van bestanden, met welke software de bestanden zijn gemaakt, in welke formaten ze zijn opgeslagen en of de bestanden nog de moeite waard zijn om te bewaren.
Weten we wat er is, dan kunnen we een doel stellen om tot besparingen te komen. Bij een woningcorporatie bleek dat 1,5 TB aan gegevens aanwezig was op de afdelingsschijven. Wat we daarbij in beeld brachten was hoeveel CO2-uitstoot dit betekende: de compensatie per terabyte kan vergeleken worden met de aanplant van 100 jonge boompjes. Elk jaar opnieuw! Daarna zijn we met de medewerkers aan de slag gegaan om de data op te schonen. Dit betekende dat we binnen enkele maanden 65% van de data konden opruimen, een besparing van enkele miljoenen documenten die onnodig werden bewaard. En er zijn grote besparingen te bereiken: bij een andere woningcorporatie wordt per dag € 60.000,- uitgegeven aan ICT-kosten.
Communiceer en doe het samen
Je zult dit niet alleen kunnen. Het is nodig om je plannen bekend te maken bij alle belanghebbenden. Bewustwording is daarbij het sleutelwoord: niemand beseft hoeveel energie het versturen van een bericht kost. Opruimen wordt de boodschap: documenten daar brengen waar ze nodig zijn en delen waar dit mogelijk is. Het management kun je blij maken met duurzaamheidsdoelstellingen en door besparingen aan te geven, niet alleen in bespaarde Terabytes, maar ook in zoektijden. Collega’s worden blij als ze weten welke collecties zij beheren en welke niet (meer), wanneer zij hun informatie sneller kunnen terugvinden. De afdeling Communicatie kan een rol spelen in het vertalen van je boodschap in een taal die iedereen begrijpt, ontdaan van vakjargon. Zij kunnen zich bewuster worden van de kosten van het gebruik van de website, het afbeeldingengebruik, de manier van communiceren. De afdeling ICT ten slotte moet echt je vriend zijn in dit traject: je hebt elkaar hard nodig want hoe minder data er te beheren is, des te beter er overwegende keuzes kunnen worden gemaakt om het IT-gebruik beter in te richten. Dat je, door nieuwe methoden en technieken toe te passen ook nog eens efficiënter gaat werken is mooi: Nederland heeft van de top 10-landen met de hoogste productiviteit de zwakste productiviteitsgroei gehad in de periode 2009-2022.
Maak het praktisch
Belangrijk is: maak duidelijk wat je gaat doen. Als je afspraken hebt gemaakt, kom ze dan ook na. Voer een stringent bewaar- en vernietigingsbeleid in, waarin buiten de gemaakte afspraken niets wordt bewaard of weggegooid. Het vernietigen en verplaatsen van je data moet onderdeel worden van je plannings- en kwaliteitscyclus. Begin met kleine stappen, maar zet stug door en wees tevreden met elke mijlpaal. Stel ook prioriteiten: moet alle informatie met dezelfde zorg worden omgeven, of mag je voor bepaalde bestanden minder strenge preserveringseisen stellen? Een voorbeeld is het uitvoeren van checksums op bestanden. Dit kost veel computercapaciteit, en dus energie. Met welke frequentie worden de checksums uitgevoerd? Zou een lagere frequentie ook voldoen? Bereken je winst, deel de resultaten ruimhartig met alle betrokkenen; elke Terabyte die je niet hoeft te beheren scheelt je kosten, niet alleen nu, maar als het eeuwig te bewaren informatie is, ook latere jaren. Maak zichtbaar wat je hebt gedaan in sprekende voorbeelden. Zoals Delpher heeft onderzocht: de totale impact in 2021 was 53 ton aan CO2-equivalenten. Dat zegt niet zoveel, maar is gelijk aan de opname van 2.650 bomen gedurende een jaar. Of 53 luchtballonnen van 200m3 gevuld met CO2.
Te verwachten resultaten
Welke resultaten mogen we nu verwachten van onze inspanningen om de omvang van gegevens terug te dringen en het gebruik te verminderen? De resultaten liggen op meerdere terreinen. Niet alleen krijgen we een betere energie-efficiency, maar we gaan ook minder schadelijke materialen gebruiken. Er zal meer aandacht komen voor recycling, reparatie en hergebruik. De duurzaamheid van de organisatie neemt toe, evenals het bewustzijn in de organisatie. Er komt een gedragsverandering op gang in de omgang met data en digitale erfgoedcollecties.
Samenvattend
We hebben onze tips voor je samengevat:
- Maak een gedegen digitaliseringsplan. Heroverweeg je selectiecriteria en zorg ervoor dat je afscheid neemt van alles wat niet tot je collectie behoort, inclusief ROT-data (redundant, obsolete en trivial, oftewel: dubbel, overbodig en onbekend). Dit betekent dat we wederom de missie-visie-doelstellingen van de organisatie overwegen. Past een collectie daarin? Bespreek dit plan uitvoerig met alle betrokkenen zodat geen overwegingen worden vergeten.
- Kijk kritisch welke bestanden de moeite waard zijn om te digitaliseren. We kennen een organisatie die het digitaliseren van collecties laat afhangen van een risicoanalyse en daarmee goede resultaten behaalt. Zijn bestanden digitaal gemaakt, dan is er minder risico en verkrijgt de papieren collectie die ook wordt bewaard een lagere urgentie in het calamiteitenplan. Ook worden bij organisaties keuzes gemaakt over de uitvoering van checksumcontroles. De baseline hierbij is: ga niet uit van one size fits all, maar bezie collecties op hun eigen merites, en wellicht zelfs deelcollecties. Vaak kan met de publicatie van de inventaris of index al een goede start worden gemaakt en kan scanning op aanvraag de volgende stap zijn. Analyseer de vragen van je klanten: waar is belangstelling voor? Welke belangrijke gebeurtenissen, herdenkingen of festiviteiten liggen in het verschiet?
- Neem bij aanschaf van software en/of hardware altijd green IT mee in je overwegingen.
- Maak van klimaatbewustzijn een businesscase die aantoont wat jouw aanpak aan besparingen oplevert.
- Houd de (inter)nationale ontwikkelingen in de gaten via de Preservation Watch op het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Blijf lezen over je vakgebied, verrijk je kennis via het Netwerk Digitaal Erfgoed en Digitaal Erfgoed Nederland en de andere kanalen die er zijn: Breed, Od, het Nationaal Archief, het RDDI: mogelijkheden te over.
- Volg de normen die (inter)nationaal gelden voor opslagformaten, software e.d. Deze worden ook op nationaal niveau vertaald en beschikbaar gesteld in opleidingen. Afwijking van een norm brengt verhoogde kosten met zich mee.
Het is een begin. Dat kan voorzichtig zijn, maar naarmate je er meer mee aan de slag gaat, zal het beter en gemakkelijker gaan. Alle begin is moeilijk, maar beginnen met omdenken helpt je al voorzichtig op stap. Het begin van een mooie reis.