Nieuwe release RMTool beschikbaar
Vorige week werd versie 2022.1.0.0 van de RMTool gedistribueerd naar de gebruikers in Nederland en België. Ook deze nieuwe release is het resultaat van een nauwe samenwerking tussen het ontwikkelteam en gebruikers, die middels feedback aangeven welke wensen er zijn t.a.v. nieuwe functionaliteiten in de tool. In de nieuwe release valt vooral de functie op die opspoort welke bestandsextensies niet overeenkomen met het geïdentificeerde bestandsformaat. De resultaten kunnen afzonderlijk worden getoond en de extensies kunnen worden aangepast. Er kwam al heel wat positieve feedback over deze functie, onder andere van een regionaal archief waar men een DMS kende dat enkel PDF bestanden toelaat. In de praktijk zagen ze daar dat gebruikers de extensie van bestanden aanpasten om ze te kunnen opslaan in het DMS, waarna de informatie niet meer toegankelijk is. Met de nieuwe functie van de RMTool kunnen deze ‘mismatches’ worden opgespoord, en kunnen correcte extensies automatisch worden aangebracht vooraleer de documenten eventueel in het e-depot onder te brengen.
Een andere interessante toevoeging is de mogelijkheid om te zoeken naar documenten met macro’s. Vaak wordt bij het werken met Excel- of andere documenten gewerkt met macro’s, om bepaalde acties te automatiseren. Wanneer deze documenten in een e-depot worden ondergebracht waar ze raadpleegbaar zijn deze macro’s niet meer bruikbaar en zouden ze zelfs voor problemen kunnen zorgen bij het openen van de documenten.
Ook zijn er een aantal verbeteringen aangebracht aan de preingest functies, op basis van feedback van de gebruikers. Zo werden er aanpassingen gedaan voor de werking met de e-depots van onder andere DiVault en Digitaal Archief Vlaanderen (DAV), en werden algemene optimalisaties aangebracht aan de functie om ToPX sidecarstructuren te maken. Deze zijn noodzakelijk voor opname in enkele e-depots in Nederland, waaronder Preservica.
De functie ‘Schonen van mappen’ heeft een nieuw indeling gekregen, meer bepaald in technisch en inhoudelijk schonen. Tevens is het nu mogelijk om vanuit dit scherm gerelateerde configuratie-instellingen te beheren.
Daarnaast werden enkele aanpassingen gedaan met het oog op de performantie. Meer en meer worden we geconfronteerd met organisaties die te kampen hebben met enorm grote volumes (van zowel mappen als documenten), en met scenario’s waarin de RMTool in minder optimale omstandigheden de data kan bereiken (denk bijvoorbeeld aan werken op afstand, virtuele desktopsessies en technische beperkingen omwille van informatieveiligheid). Om hieraan tegemoet te komen werden enkele opties ingebouwd en wat defaults bijgesteld.
Wel blijft het steeds aan te raden om de RMTool op een selectie van mappen en documenten uit te voeren, ook om op die manier met werkbare resultaten geconfronteerd te worden.
Ondertussen wordt al gewerkt aan de volgende release die gepland is voor april-mei met daarin een eerste versie van het MDTO. Voorafgaand daaraan zullen enkel klanten deze functies testen. Zo ontwikkelen we de RMTool samen met onze gebruikers en op basis van hun feedback en suggesties continue door.
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van de RMTool voor uw organisatie? Plan dan vrijblijvend een online demo met ons in en we vertellen u graag meer over de vele mogelijkheden die de tool u biedt op het gebied van digitaal informatiebeheer. Neem contact op via info@vhic.nl of bel +31 (0)88-053 5400.
Gepubliceerd in Sited 196