WOZ bezwaren per email ontvangen van WOZ bureaus
Beste Zaalberg,
In onze gemeente is de email niet open gesteld voor het indienen van een WOZ bezwaar. Particulieren kunnen hun bezwaar indienen via een webformulier. De WOZ bureaus willen geen gebruik maken van de webformulieren om diverse redenen. Zij willen hun WOZ bezwaren aanleveren per email. Hierover is in de organisatie uitvoerig gesproken.
Het standpunt is en blijft: E-mail is onveilig, dus dit kanaal is niet beschikbaar.
Gevolg is dat de bureaus hun WOZ bezwaren per post toezenden. En dat zijn grote hoeveelheden. Dit alles wordt weer gescand en geregistreerd in het zaaksysteem. Mijn vraag: Kunnen we verbieden dat WOZ bureaus geen bezwaren per email mogen indienen? En hebt u misschien een suggestie om dit praktisch op te lossen?
Antwoord:
Onder Wet Openbaarheid Bestuur werden er per mail ontzettend veel Wob-verzoeken ingediend in de hoop dat gemeenten niet op tijd reageerden zodat er aanspraak kon worden gemaakt op een dwangsom.
Mensen verzamelden de mailadressen van alle gemeenten en stuurden in één keer een mail naar alle gemeenten.
Gemeenten hebben toen de weg van de mail geblokkeerd door te eisen dat een verzoek schriftelijk moest worden ingediend. Daarbij werd gewezen op Afdeling 2.3 en dan met name artikel 2:15 van de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB):
Artikel 2:15 Algemene wet bestuursrecht
Hierin staat dus de mogelijkheid om een elektronisch bericht te weigeren en nadere eisen te stellen. Het bericht mag worden gewijzigd als aanvaarding van dat bericht tot een onevenredige belasting voor het bestuursorgaan zou leiden of als de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid onvoldoende gewaarborgd kan worden.
Uit de memorie van toelichting volgt dat selectieve openstelling mogelijk is en dat het uitsluiten van e-mail specifiek voor bezwaarschriften WOZ daadwerkelijk kan.
Voor wat betreft WOB-verzoeken is daar een uitspraak van de Raad van State over geweest (https://uitspraken.rechtspraak.nl/#!/details?id=ECLI:NL:RVS:2008:BG5897). De uitsluiting van mailverkeer is een beleidskeuze en dus staat daar geen beroep op open.
Een weigering tot in behandeling nemen moet zo spoedig mogelijk aan de afzender worden medegedeeld. Het alleen mededelen van de uitsluiting van mail op de website is dan niet voldoende.
Dan blijft wel de vraag open of de gemeente mailverkeer kan weigeren als het specifiek over WOZ bezwaren gaat. De gemeente zal duidelijk moeten maken dat er sprake is van een ‘onevenredige belasting’ of dat de betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid niet kan worden gewaarborgd. Indien zij dat kan aantonen, lijkt het mogelijk om dergelijk verkeer uit te sluiten. Dit moet dan wel een officieel genomen (beleids)besluit zijn door het College die dan ook weel gepubliceerd is.
Met de komst van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv, huidige planning 1 juli 2024) zal de gemeente sowieso kanalen moeten aanwijzen voor elektronisch bestuurlijk verkeer. Naast de papieren weg (die voorlopig open blijft voor alle berichtenverkeer) moet de gemeente ook minstens één digitale manier aanbieden om elektronische berichten te kunnen ontvangen. U kunt dan formeel verwijzen naar een webformulier en dan specifiek mailverkeer uitsluiten.