De Selectielijst 2020

De Selectielijst 2020: de veranderingen

Het is zover: de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 is vastgesteld. De terinzagelegging is afgesloten zonder zienswijzen zodat de Selectielijst onveranderd aan de Minister is voorgelegd. Waar in eerste instantie het idee was om de Selectielijst 2017 te actualiseren, gelijk aan de actualisering van de Selectielijst 1995 in 2012, is het nu een nieuwe selectielijst geworden, waarbij de Selectielijst 2017 wordt ingetrokken. Dit houdt in dat de Selectielijst 2017 maar drie jaar heeft gelopen. Dat levert wat praktische problemen op met de toepassing van de selectielijst. Die problemen worden opgelost door het feit dat organisaties zelf kunnen bepalen welke selectielijst ze willen hanteren bij het uitvoeren van vernietiging. Omdat in de Selectielijst 2020 omissies uit de Selectielijst 2017 worden rechtgezet, is het in sommige gevallen verstandiger om bij het vernietigen van zaken of dossiers uit bijvoorbeeld 2018 de Selectielijst 2020 van toepassing te verklaren. Dit kan worden besloten in het Strategisch Informatie Overleg.

De Selectielijst 2020 is op een aantal punten gewijzigd ten opzichte van de Selectielijst 2017. Aan de systematiek van de selectielijst is (bijna) niets gewijzigd. De manier waarop bewaartermijnen in elkaar zijn gestoken, is onveranderd. De wijzigingen zijn voornamelijk inhoudelijk en wat daarbij opvalt zijn de bewaartermijnen voor ‘nieuwe’ soorten gegevens (algoritmes, logingegevens, e.d.). Uiteraard is er ook aandacht voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gecombineerd met het feit dat de bewaartermijnen uit het Vrijstellingsbesluit Wbp zijn vervallen. Een aantal bewaartermijnen is daarom aangepast of toegevoegd. Daarnaast is er nieuwe wetgeving met nieuwe bewaartermijnen, worden omissies uit de Selectielijst 2017 aangepast en worden ontbrekende resultaten toegevoegd. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste veranderingen.

Dit artikel verwijst ook naar de Handreiking Selectielijst 2020 die in mei door de VNG zal worden gepubliceerd. De nieuwe SelectTool is al op de site van de VNG te vinden: https://vng.nl/nieuws/selectielijst-2020-vastgesteld

Steekproeven
In de Selectielijst 2020 is in paragraaf 1.3 het woord ‘representatief’ opgenomen. Op zich lijkt dat geen grote verandering ten opzichte van 2017. Maar met dit ene woord wordt het mogelijk voorbeelddossiers te bewaren, onder andere door steekproeven uit te voeren. De Selectielijst 1995 bevatte de mogelijkheid om steekproeven uit te voeren, wat niet was overgenomen in de Selectielijst 2017. Dit wordt gecorrigeerd in de Selectielijst 2020 door het woord ‘representatief’ toe te voegen aan de mogelijkheid om archiefbescheiden uit te zonderen van vernietiging. In 2019 heeft het Nationaal Archief een handreiking steekproeven uitgebracht. De adviescommissie Archieven van de VNG heeft ervoor gekozen deze handleiding niet te volgen. Daarmee wordt geen gehoor gegeven aan de systematiek van steekproeven die in de handreiking worden besproken. Mocht u echter een keer een steekproef willen uitvoeren om een (gedeelte van) een serie of voorbeelddossiers te bewaren, dan geeft de handreiking wel een aantal methodes die u kunt gebruiken om een steekproef op een verantwoorde wijze uit te voeren.

Bewaartermijnen Sociaal Domein
In het sociale domein en dan met name bij de jeugdhulp is een aantal bewaartermijnen aangepast. Met de vaststelling van de Wijzigingswet van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) is de bewaartermijn van artikel 454 van het Burgerlijk Wetboek 7 verhoogd van 15 jaar naar 20 jaar. Daarmee zijn ook de bewaartermijnen onder de Jeugdwet aangepast naar 20 jaar. De WMO blijft voor gemeenten op 15 jaar, omdat voorzieningen die worden verstrekt onder de WMO niet worden gezien als ‘geneeskundige behandelingen’ waardoor de WGBO niet van toepassing is op de WMO. Artikel 454 BW7 is echter wel van toepassing op de nieuwe wetten ‘Wet Zorg en Dwang’ en ‘Wet verplichte Geestelijke GezondheidsZorg’. Deze wetten vervangen de BOPZ. Daarmee wordt de bewaartermijn voor verplichte opnames van cliënten verhoogd van 5 jaar naar 20 jaar.

Afgebroken aanvragen in het Sociale Domein
Er is ook een nieuwe bewaartermijn toegevoegd voor ‘afgebroken aanvragen in het Sociale Domein’ (6 weken na afhandeling). Onder de AVG dienen persoonsgegevens te worden vernietigd als er geen belang meer is om die te bewaren. Tevens kunnen betrokkenen een verzoek indienen om gegevens te laten verwijderen, waaraan gemeenten, zeker in het sociale domein, moeten voldoen. Aanvragen voor voorzieningen die niet zijn doorgegaan, bevatten vaak bijzondere persoonsgegevens en veel gemeenten krijgen verzoeken om gegevens van deze aanvragen te vernietigen. Om makkelijker te kunnen voldoen aan die verzoeken en ook om die verzoeken voor te zijn, is een specifieke bewaartermijn opgenomen in de Selectielijst 2020.

Algemene Verordening Gegevensbescherming
In de Selectielijst 2020 is onder paragraaf 1.3 een gedeelte opgenomen over de invloed van de AVG op de vernietiging of bewaring van archieven. Dit is ook de paragraaf waar naar als grondslag verwezen kan worden, als een organisatie een verzoek krijgt om persoonsgegevens te vernietigen.

Functionerings- en beoordelingsgesprekken
Tevens is een aantal bewaartermijnen aangepast. De voornaamste wijziging betreft het bewaren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Gingen we in 2017 al van 10 jaar na einde dienstverband naar 10 jaar na afhandeling, gaan we in 2020 naar een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling. Belangrijkste reden is dat in dit soort gesprekken veel persoonsgegevens worden opgenomen. Dan moet weer gekeken worden naar het belang van de organisatie om dit soort gegevens te bewaren. Omdat de organisatie wel een dossier moet kunnen opbouwen over eventueel slecht functioneren van een medewerker, is gekozen voor een bewaartermijn van 5 jaar. Dit in tegenstelling tot andere meningen die pleitten voor een bewaartermijn van 2 jaar.

Er is ook gekeken naar de functioneringsgesprekken van burgemeesters. Een handreiking van de Kring van Burgemeesters sprak over het vernietigen van deze gesprekken na aftreden van de burgemeester. De VNG is daar niet in meegegaan en hanteert voor de verslagen dezelfde bewaartermijn als voor functioneringsgesprekken van ‘normale’ medewerkers met dezelfde redenatie als in de vorige paragraaf beschreven.

Algoritmes
Met de huidige ontwikkelingen met steeds verdergaande informatisering en automatisering, treden nieuwe methodes hun intreden in de werking van overheden. Steeds meer gemeenten maken gebruik van algoritmes voor het analyseren van informatie en maken op basis van die analyses besluiten. Sommige besluiten worden al genomen door ontwikkelde algoritmes en dus zonder tussenkomst van een medewerker. Dat maakt dat algoritmes deel uitmaken van de informatiehuishouding en dat deze beheerd moeten worden. Overheden dienen namelijk verantwoording af te leggen over hun besluitvorming en dus dienen zij gebruikte algoritmes te kunnen overleggen. In de Selectielijst 2020 is nu één resultaat opgenomen voor een ‘Algoritme met ingrijpend maatschappelijk effect en/of complexe structuur’ (permanent bewaren). Voor andere algoritmes worden verwezen naar de generieke resultaattypen. De adviescommissie realiseert zich dat dit een eerste aanzet is voor het bewaren van algoritmes en de documentatie rondom die algoritmes. Zij wil gemeenten er echter op wijzen dat zij een plicht hebben om algoritmes te bewaren en dat sommige algoritmes zelfs deel zijn van de ontwikkeling van de maatschappij en daarom permanent bewaard moeten worden. In nieuwere versies van de selectielijst zullen meer bewaartermijnen worden opgenomen voor algoritmes, afhankelijk van de achtergronden hiervan.

Bewaartermijnen personeel
In dit domein is een aantal bewaartermijnen aangepast of nieuw opgenomen. De nieuwe bewaartermijn voor functionerings- en beoordelingsgesprekken is hierboven al besproken. Andere aanpassingen zijn onder andere:

Assessments
In de Selectielijst 2017 viel dit onder het resultaat voor het aanstellen van een personeelslid. In de Selectielijst is dit resultaat apart opgenomen (4.1.11, 1 jaar na geldigheidsduur). Er is bewust gekozen voor een bewaartermijn die afhankelijk is van de geldigheidsduur van het assessment omdat voor sommige functies gecontroleerd moet kunnen worden of de medewerker ook daadwerkelijk geschikt is/was voor de functie die hij/zij bekleedt. In de praktijk hebben de meeste assessments maar een beperkte geldigheid en moet een assessment met het oog op de privacy na 1 jaar worden vernietigd. Alleen voor specialistische functies zal het nodig zijn om assessments langer te bewaren. Deze dienen dat wel extra beveiligd te worden.

Risico-inventarisatie en -evaluatie
Voor een Risico-inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) was al een resultaat in de selectielijst: 4.1.6 (V10 jaar na afhandeling). Hier werd echter geen rekening gehouden met mogelijke evaluaties van de gevaren van het werken met gevaarlijke stoffen. Daarom is 4.1.14 (V40 jaar na afhandeling) opgenomen, zodat deze rapporten qua bewaartermijn aansluiten bij de bewaartermijn voor gevaarlijke stoffen.

Diploma’s, certificaten personeelsleden
In de Selectielijst 2017 worden diploma’s en certificaten bewaard onder het resultaat dat betrekking heeft op de aanstelling van de medewerker. Er ontbrak dus een resultaat voor diploma’s en certificaten die worden behaald tijdens het dienstverband van de medewerker. In de Selectielijst 2020 is daar een nieuw resultaattype voor opgenomen met een bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband. In de praktijk betekent dat dus dat er niets verandert.

Overige aanpassingen
In de Selectielijst 2020 zijn meer wijzigingen ten opzichte van de Selectielijst 2017. Deze wijzigingen zijn opgenomen in bijlage 8 van de Selectielijst 2020. De meeste wijzigingen spreken voor zich en worden daarom niet besproken in dit artikel. Bij een aantal wijzigingen of punten zijn echter nog aantekeningen te maken. Deze worden in deze paragraaf behandeld.

Videotulen
Er is veel discussie geweest of opnames (geluid en/of beeld) van gemeenteraadsvergaderingen bewaard moeten worden. Een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) en een rapport van Archief2020 uit 2016 maken duidelijk dat het maken van opnames niet verplicht is. Sterker nog: er is geen verplichting om überhaupt een verslag te maken. Maar als er een verslag is gemaakt, dan moet dit bewaard worden. Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag. De discussie is dan nog wat het meest uitgebreide verslag is: het schriftelijke verslag of de opname? Deze discussie gaat de Selectielijst 2020 uit de weg door te stellen dat, indien aanwezig, beide vormen permanent moeten worden bewaard. Daarbij stelt de VNG zich op het standpunt dat met name de opnames een grote culturele en maatschappelijke bron van informatie kunnen zijn en daarom permanent bewaard moeten worden. De Selectielijst 2020 verplicht gemeenten en intergemeentelijke organen daarom om ook opnames van bestuurlijk vergaderingen permanent te bewaren.

Waardering Onroerende Zaken (WOZ)
De bewaartermijn voor zaken die van invloed zijn op een WOZ-beschikking is verhoogd van 7 jaar naar 12 jaar. Dit heeft te maken met de Bronregistratie WOZ die beheerd wordt door de Waarderingskamer. Gemeenten beheren deze bronregistratie dus niet, maar zijn wel verantwoordelijk voor het opnemen van de juiste data in deze bronregistratie. Gemeenten zijn daarom bronhouders van de gegevens in de basisregistratie en daarmee verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. Een gemeente stelt een WOZ-beschikking op en moet zich 7 jaar lang verantwoorden over die beschikking. Voor de bedrijfsvoering heeft een gemeente de beschikking dus maar 5 jaar nodig. Doordat de beschikking echter wordt opgenomen in de basisregistratie, kan de beschikking door andere aangesloten instanties worden gebruikt. Bijvoorbeeld de belastingdienst kan een WOZ-beschikking 5 jaar lang gebruiken om als basis te dienen voor een aanslag. Die aanslag dient dan weer 7 jaar bewaard te worden. In het uiterste geval wordt dus een vijf jaar oude beschikking gebruikt voor een aanslag. Die vijf jaar oude beschikking moet dan dus nogmaals 7 jaar bewaard worden. De Waarderingkamer heeft daarom aan gemeenten gevraagd om de WOZbeschikkingen 12 jaar te bewaren. Daarom is deze bewaartermijn opgenomen in de Selectielijst 2020.

Bibob-onderzoek
In de Selectielijst 2017 was geen apart resultaat voor een bibob-onderzoek en werd verwezen naar resultaat 12.1 (V 5 jaar na afhandeling). Er werd toen voor deze oplossing gekozen omdat er geen wettelijke bewaartermijn voor een bibob-onderzoek bestaat. In wetgeving wordt alleen een termijn genoemd van 2 jaar waarin het bibob-onderzoek kon worden hergebruikt. Onder invloed van de AVG werd dus getwijfeld aan de keuze voor 5 jaar vanwege die termijn van 2 jaar en vanwege de aanwezigheid van bijzondere persoonsgegevens. Aan de andere kant is de wens van met name burgemeesters om bibob-onderzoeken langer dan 5 jaar te bewaren omdat deze gegevens gebruikt kunnen worden in het bestrijden van ondermijning. Uiteindelijk is ervoor gekozen om een apaoekrt resultaat voor bibob-onderzoeken op te nemen en te kiezen voor een (ongewijzigde) bewaartermijn van 5 jaar. Dit heeft ook te maken met de Wijziging Wet Bibob die in de maak is, en waarin de hergebruikstermijn van een bibob-onderzoek wordt verlengd naar 5 jaar.

Login-gegevens
Volgens de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG) 10.10.3 (lid 5) moeten login-gegevens minimaal 3 maanden bewaard worden en bij een informatiebeveiligingsincident minimaal 3 jaar. De opvolger van de BIG, de Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO), zegt onder 9.4.4.2 “Het gebruik van systeemhulpmiddelen wordt gelogd. De login is een halfjaar beschikbaar voor onderzoek”. De verwachting is dat in de komende jaren meer van dit soort termijnen voor logingegevens zullen worden opgenomen in wetgeving en normenkaders. Zo is al een wettelijke verplichting om login-gegevens voor medische gegevens 5 jaar te bewaren. Daarom is in de Selectielijst 2020 een bewaartermijn van 6 maanden opgenomen voor logingegevens. Indien er sprake is van een (informatiebeveiligings)incident, vallen de bijbehorende logingegevens bij dat incident en daarmee onder 15.1 (V 5 jaar na afhandeling).

Conclusie
Alle wijzigingen die in de Selectielijst 2020 ten opzichte van de Selectielijst 2017 zijn opgenomen, kunt u terug vinden in bijlage 8 van de Selectielijst 2020. Omdat de Selectielijst 2017 maar drie jaar geldig is geweest, dient een organisatie een praktische afweging te maken over welke selectielijst wordt toegepast op welke zaken. In sommige gevallen is het beter om de Selectielijst 2020 te volgen omdat de bewaartermijn uit 2017 bij nader inzien verbetering behoefde of omdat in het kader van de AVG de bewaartermijn uit de Selectielijst 2020 beter te verdedigen is, zoals bijvoorbeeld bij functioneringsgesprekken en WOZ-beschikkingen. In andere gevallen moet de Selectielijst 2017 gevolgd worden omdat bijvoorbeeld in de jeugdhulp de wettelijke bewaartermijnen pas per 01-01- 2020 zijn ingegaan en de zaken uit 2017 t/m 2019 dus andere bewaartermijnen hebben. Een organisatie dient zich dus te verdiepen in de verschillen tussen de Selectielijst 2017 en de Selectielijst 2020 voordat zij keuzes maakt in de toepassing van de Selectielijst 2020 voor de waardering van zaken uit 2017 t/m 2019.

Kees-jan Vermeulen

Terug naar overzicht