De hotspotmonitor in 2018

6 juli 2017 was een belangrijke datum voor iedereen die nauw betrokken was bij het vaststellen van de nieuwe selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen. Die dag werd de selectielijst gepubliceerd in de Staatscourant en trad deze officieel in werking. Dit betekende een nieuwe selectiemethodiek die moest aansluiten bij de voortgaande digitalisering van informatie. Met de selectielijst kwam ook de verplichting voor gemeenten om nieuwe instrumenten in te voeren: de hotspotmonitor en het Strategisch Informatie-overleg.

Het Nationaal Archief introduceerde de hotspotmonitor in 2015 in het rapport Belangen in Balans waarin de doelstellingen van het visierapport Gewaardeerd Verleden werden uitgewerkt. In het visierapport formuleerde het Nationaal Archief een nieuwe selectiedoelstelling. De focus zou niet alleen op het functioneren van de overheid moeten liggen, maar op de maatschappij als geheel en op de interactie tussen overheid en burger. Er moest bij de waardering van informatie, naast het belang voor de organisatie, ook worden gekeken naar het belang van de maatschappij. Als informatie actuele ontwikkelingen en bijzondere gebeurtenissen in de maatschappij beschreef, dan zou die informatie moeten worden uitgezonderd van vernietiging. Om dat structureel aan te pakken werd de periodieke hotspotmonitor ingezet. Door het benoemen van hotspots en het archiveren van informatie rondom die hotspots zou het overheidsarchief een meer maatschappelijke afspiegeling krijgen.

Een jaar na de inwerkingtreding van de selectielijst is het aantal gemeenten dat een hotspotmonitor al heeft uitgevoerd, heel beperkt. Bij de meeste gemeenten is de verplichting nog niet doorgedrongen. Dat betekent onder andere dat er geen budget beschikbaar is om de hotspotanalyse en de daarop volgende dataverzameling uit te voeren. De verplichting houdt in dat gemeenten de hotspotmonitor 1x per 2 jaar uitvoeren. Wachten tot 1 januari 2019 is dus nog een optie. Echter, de tijd begint te dringen.

Deskundigen
Het uitvoeren van een hotspotanalyse kan leuk en interessant zijn! Dat zijn tenminste de geluiden van de deskundigen, zoals de hotspotmonitor dat noemt, die betrokken waren bij al uitgevoerde hotspotmonitors. Ze mochten meedenken over iets dat vaak dicht bij hun hart ligt en waar ook nog iets mee gedaan wordt. Externe vertegenwoordigers zijn vaak bereid om mee te denken over de vraag waar informatie vandaan kan worden gehaald, als ze het maar niet zelf hoeven te verzamelen (want dat kost veel tijd). Journalisten wijzen bijvoorbeeld op hun eigen archieven en stellen die graag beschikbaar. Sportverenigingen verwijzen naar hun clubbladen en historische verenigingen naar hun jaarverslagen. Externe deskundigen kunnen particuliere archieven daarmee beter bereikbaar maken voor gemeenten. Het is daarom van belang dat de externe deskundigen een brede groep van de maatschappij vertegenwoordigen. Als er bijvoorbeeld journalisten worden uitgenodigd is het verstandig om meerdere lokale kranten te benaderen, zeker als er meerdere kernen in een gemeente zijn die hun eigen lokale krant hebben. Te veel deskundigen is echter ook niet goed. Geadviseerd wordt om per jaar ongeveer 3 hotspots aan te wijzen. Hoe meer deelnemers aan de hotspotmonitor, hoe groter de kans dat het aantal hotspots groter wordt en dus ook de inspanning om alle data te verzamelen. Kies dus deskundigen die een brede kennis hebben van de gemeente of die zelf een breed netwerk hebben dat zij eventueel kunnen raadplegen. Bijna elke gemeente heeft wel een Stichting Welzijn of andere overkoepelde organisatie waarin bijvoorbeeld meerdere sportverenigingen zijn vertegenwoordigd. Er dient een balans te zijn tussen de hoeveelheid deskundigen, de vertegenwoordiging van de maatschappij en de contacten van die deskundigen in relatie tot de hoeveelheid hotspots.

Politiek en besluitvorming
Betrek je de politiek bij de hotspotmonitor? Het gevaar hiervan is dat de gekozen hotspots een politieke lading krijgen. Aan de andere kant kan de betrokkenheid van een politicus, naast unieke ingangen, status geven aan het project en zorgen voor een verankering in de organisatie.
Diezelfde afweging moet ook worden gemaakt als er nagedacht wordt over de besluitvorming. Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) is een prima plek om de hotspotmonitor te laten vaststellen. Aan de andere kant geeft vaststelling in het college van B&W meer bekendheid aan de hotspotmonitor en indirect ook aan de werkzaamheden van de informatiemanagers/-beheerders en aan de waarde van een goed archief.

Het kiezen van trends
In uitgevoerde trendanalyses (zoals de trendanalyse van de selectielijst 2017) en recentere hotspotmonitors heeft een aantal gemeenten gekozen om ook trends als hotspots aan te wijzen. Dat levert een probleem op: hoe laat je in een archief zien wat ‘het libertijnse karakter’ van de stad is zoals één gemeente dat noemde? Het is daarom belangrijk om bij het aanwijzen van een trend als hotspot ook te beschrijven welke informatie verzameld moet worden om deze trend zichtbaar te maken. De ‘ontwikkelingen van zorginstellingen’ in een gemeente is makkelijker te archiveren of te beschrijven dan ‘het libertijnse karakter van de stad’.

Wie doet wat?
Als de hotspotmonitor eenmaal is vastgesteld, moet iemand er voor zorgen dat de informatie over de benoemde hotspotmonitors wordt verzameld en bewaard. Informatiemanagers van de gemeente voelen zich niet geroepen om informatie van buiten de organisatie te moeten gaan verzamelen: ze hebben het al druk genoeg. Echter, om het doel van de hotspotmonitor te realiseren is dit wel een absolute vereiste. Vaak is de (streek)archivaris bereid om hier een rol in te spelen. Deze heeft vanuit het verleden al ervaring met het acquireren van externe archieven. Uitgangspunt moet zijn dat de taak van verzamelen goed is belegd. Een hotspotmonitor heeft pas nut als er actie volgt na het aanwijzen van de hotspots.

AVG
Er is een (nog) voortdurende discussie over de aanwezigheid van persoonsgegevens in archieven in relatie tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De hotspotmonitor betekent dat er archieven worden uitgezonderd van vernietiging. Er moet dus worden nagegaan of er persoonsgegevens in die archieven aanwezig zijn en of het noodzakelijk is om de persoonsgegevens te bewaren om de context van de informatie te bewaren. Als het antwoord ‘Nee’ is, mogen de persoonsgegevens niet worden bewaard en moeten deze worden verwijderd uit de informatie die wordt uitgezonderd van vernietiging. Het is daarom van belang om de functionaris gegevensbescherming om advies te vragen, hoe te handelen indien de gemeente binnen dit project persoonsgegevens verzamelt. Als de doelbinding afwezig is, mogen de persoonsgegevens niet worden bewaard.

Tot slot
De hotspotmonitor is verplicht. Dat moet geen belemmering zijn om het project interessant en leuk te maken. Met name de externe deskundigen zullen dat zo zien. Want wie wil er niet helpen aan een project waarin je kan zeggen dat iets belangrijk is en waar ook daadwerkelijk iets mee wordt gedaan? Je helpt mee aan een verrijking van het archief en dat archief blijft eeuwig bewaard. Dat geeft de hotspotmonitor een goede kans om archiefbeheer en informatiemanagement op de kaart te zetten. Zie de hotspotmonitor dus als een kans en niet als verplichting.

De aanpak voor een hotspotmonitor kunt u vinden in de handreiking https://vng.nl/files/vng/publicaties/2017/aido_handreiking_hotspot-monitor.05-10-2017.pdf

Auteur: Kees-Jan Vermeulen