Welke selectielijst bij Regionale Energie Transitie

Beste Zaalberg,

Ons waterschap is trekker van een RES (regionale energie transitie). Ook het secretariaat en de archivering zijn bij ons belegd. Aan de RES nemen ook gemeenten deel.

Welke selectielijst moet gebruikt worden voor de archivering van de data van de RES? De gemeentelijke lijst of die van de waterschappen?
Op de gemeentelijke lijst staat de regionale energietransitie niet expliciet genoemd als samenwerking waar de lijst voor geldt, de selectielijst van de waterschappen maakt -volgens mij- helemaal geen melding van samenwerkingsverbanden.

Antwoord: 

U dient het samenwerkingsverband te zien als een aparte organisatie met een eigen archief. Omdat deze in dit geval onder de verantwoordelijkheid van het waterschap valt, is het logisch dat het archief onder de selectielijst voor Waterschappen (2012) valt, zeker als er geen afspraken zijn gemaakt over welke selectielijst zal worden toegepast.

Omdat de RES dus gezien moet worden als een aparte organisatie is Hoofdstuk 3 (ondersteunende processen) van de selectielijst voor waterschappen van toepassing.

Vergaderingen van het RES vallen bijvoorbeeld onder 3.4.1. Categorieën 2.1.1 en 2.2.1 zijn toepassing op de plannen en beleidsstukken van het samenwerkingsverband. Deze categorieën zullen de meeste documenten uit het archief afdekken.

De gemeentelijke selectielijst benadert dit op dezelfde manier. Daar is bijvoorbeeld 19.1.6 bedoeld voor de vergaderingen van de RES.