Volgens selectielijst gaat het bij een dossiers verkoop grond, om een bewaardossier. Deze dossiers zijn blijvend te bewaren. Maar een aantal documenten komen voor vernietiging in aanmerking. Hoe moeten we hiermee omgaan?

Beste Zaalberg,
Volgens selectielijst gaat het bij een dossiers verkoop grond, om een bewaardossier. Deze dossiers zijn blijvend te bewaren. Maar een aantal documenten komen voor vernietiging in aanmerking. In de selectielijst is niet terug te vinden hoe lang je die te vernietigen bescheiden moet bewaren. Kunt u mij hier antwoord op geven?

Antwoord
Op basis van de selectielijst 2017 is informatie aangaande overdracht van onroerend goed, schenkingsovereenkomst blijvend te bewaren.

In de toelichting op de selectielijst is opgenomen dat ‘concepten, dat willen zeggen, (al dan niet automatisch opgeslagen) versies van archiefbescheiden die verder geen rol of status hebben in het proces, hoeven niet bewaard te worden.’

In de Handreiking gebruik gemeentelijke selectielijst wordt de mogelijkheid genoemd te bewaren zaakdossiers op te schonen: ‘Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.’

U zult hiervoor dus zelf richtlijnen op moeten stellen. Wij adviseren hiervoor gebruik te maken van de voorgaande selectielijst en een bewaartermijn van 7 jaar te hanteren voor documenten die overbodig zijn voor de kennis van de zaak en/of rechten en plichten, bijvoorbeeld inzake gevoerde en afgeronde procedures.

VHIC is van plan te komen met algemene richtlijnen voor dit soort vragen. Wij denken aan een aanvulling op de Selecttool.