Verzoeken om aanvullende gegevens

Beste Zaalberg,

Normaliter wordt een brief met een verzoek om aanvullende gegevens van een cliënt nav een aanvraag voorziening bij de stukken opgeborgen van de aanvraag voorziening.

Nu is echter een hele flinke stapel met Brieven inzake verzoeken om aanvullende gegevens apart binnengekomen op het archief.
Op de brief staan alleen naam en adres van betreffende aanvrager en niet bij welke werkproces/aanvraag deze brief hoort.

Mogen wij deze stapel apart in een verzamel map opbergen en zo ja, onder welk procesnummer komt dit dan te vallen….

Onder welkprocestype horen dit soort brieven thuis?

Antwoord:

Er is geen resultaat voor deze stukken in de selectielijst. Deze brieven horen natuurlijk bij de zaak waar ze bij horen.
Als het alleen de uitgaande brieven betreft waarbij de cliënt om gegevens wordt gevraagd is het op zich geen probleem: indien de cliënt de gevraagde gegevens op tijd heeft ingeleverd, is de noodzaak om de verzonden brief te bewaren, vervallen.
U kunt de brieven dan scharen onder 19.1 (V 5 jaar). In het Model-DSP is hier geen zaaktype voor.
Problemen gaan zich voordoen indien bij deze brieven ook de antwoorden zijn geregistreerd. Die antwoorden maken onderdeel uit van de aanvraag en het betreft vaak gegevens waarop de cliënt gecontroleerd kan worden. Aangezien de bewaartermijn van de bijstand V 10 jaar na einde uitkering is, zullen ook de aanvullende gegevens zo lang bewaard moeten worden. Als dat het geval is, kunt u het beste kiezen voor ‘Bijstand aanvraag’ kiezen.