Verwijderen van persoonsgegevens

Beste Zaalberg,

Tussen ons en de leverancier van software voor de grafadministratie is verwarring ontstaan over hoe lang persoonsgegevens bewaard mogen worden. Wij zijn van mening dat als een grafbedekking of grafuitgifte is beëindigd (door bijvoorbeeld een ruiming) een vernietigingstermijn van 1 jaar gaat lopen, conform selectielijst 11.1. De stukken dienen vernietigd te worden inclusief de persoonsgegevens van de rechthebbende (de aanvrager). Ook vinden wij vanuit de AVG beredeneerd dat persoonsgegevens alleen verwerkt mogen worden zo lang als nodig voor het doel waarvoor ze verwerkt worden. Dat doel valt volgens ons dan ook weg bij beëindiging van bijvoorbeeld een grafrecht en dienen deze persoonsgegevens dus verwijderd te worden uit het systeem.

De leverancier van deze software is echter van mening dat het noodzakelijk is om de NAW-gegevens van de rechthebbende vast te laten houden voor het houden van een goede administratie.

Antwoord: 

Artikel 27 van de Wet op de lijkbezorging eist dan een houder van een begraafplaats een register van alle daar begraven lijken, met een nauwkeurige aanduiding van de plaats waar zij begraven zijn.

Daar wordt niet gesproken over de rechthebbenden.

De gemeentelijke selectielijst houdt een bewaartermijn voor grafrechten aan van 1 jaar na vervallen van het recht, op basis van resultaat 11.1.2. Als deze termijn is vervallen, vervalt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming ook de noodzaak om de persoonsgegevens van de rechthebbenden te bewaren.

Vaak worden wel contactpersonen van graven bewaard vanwege de mogelijk ruiming van een graf, maar technisch gesproken is dat niet noodzakelijk omdat als een grafrecht is vervallen de beheerder het graf mag ruimen (indien het lijk minimaal 10 jaar in het graf heeft gelegen).

Vanuit het oogpunt van de AVG zullen de namen van rechthebbenden dus verwijderd moeten worden.