Vervroegde overbrenging Archieven en openbaarheid

Beste Zaalberg,

Wij gaan binnenkort de archieven afsluiten tot en met 2021.
Nu is het zo dat wij op dit moment alleen de verplichting hebben om archieven tot en met 2011 over te dragen, echter de organisatie is opgehouden te bestaan en de afsluiting per 2021 leek ons een goed idee, bovendien zijn we dan weer voor langere periode klaar. Echter het levert ons wel een lastige situatie op met betrekking tot de openbaarheid. Het overgedragen archief valt immers onder de archiefwet en is daarmee geheel openbaar. Uiteraard kun je wel bedenken dat er best nog een aantal precaire lopende zaken zijn, en dat de inwoners veel recente dossiers gaan opvragen. Maar hoe waarborg je in dit geval de privacy van de lopende zaken, en kun je nog besluiten om zaken toch niet openbaar te maken. Moet het college dan een besluit vooraf nemen over alle stukken jonger dan 10 jaar en daarvan de openbaarheid geheel beperken, of valt alles onder de AVG ? Algemeen besluit is uiteraard makkelijk dan per verzoek te bekijken of er privacy in het geding is. Hoe hiermee om te gaan ?

Antwoord:

U kunt op het gehele archief een beperking van de openbaarheid van bijvoorbeeld 10 jaar opleggen. Dat voorkomt dat lopende dossiers openbaar worden gemaakt. Ik gebruik hier bewust de term ‘dossiers’ omdat lopende zaken qua verantwoordelijkheid overgaan naar de nieuwe organisatie terwijl afgesloten dossiers die nog wel een rol spelen in lopende zaken wel onder het archief van de oude gemeente vallen.

Er zijn wel een paar dingen waar u aan dient te denken.

Uiteraard bevat het archief zaken die langer niet openbaar moeten blijven en dus moet u voor die dossiers/zaken/informatie aparte beperkingen opnemen. U moet motiveren waarom u deze beperking oplegt.

Daarnaast bevat het archief veel zaken die al openbaar zijn omdat deze al tijdens de besluitvorming openbaar gemaakt zijn. Hier verandert een beperking van de openbaarheid niets aan.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) speelt geen rol: daar dient u altijd rekening mee te houden. Persoonsgegevens mogen ten eerste niet zomaar in het archief aanwezig zijn. Of, zoals een rechtbank in 2017 al zei:

Archivering is geen excuus om onder alle omstandigheden persoonsgegevens te bewaren die oorspronkelijk niet mochten worden verwerkt

Met andere woorden: indien u een archief overbrengt, dient er goed te worden nagedacht of persoonsgegevens in die zaken/dossiers aanwezig mogen zijn. Als het antwoord ‘Ja’ is, dan betekent dat niet dat die persoonsgegevens automatisch openbaar worden. Ook indien een archief openbaar is, vallen de daarin aanwezige persoonsgegevens onder de AVG en dient er een afweging te worden gemaakt door de beheerder van het archief (uw archivaris) of die persoonsgegevens ook daadwerkelijk mogen worden ingezien. In de meeste gevallen is dat niet zo. Uiteraard moet deze afweging elke keer worden gemaakt indien er een inzageverzoek komt. Afhankelijk van wie het verzoek doet en wat hij/zij wil inzien, zullen de persoonsgegevens gedeeld of juist niet gedeeld worden.

U dient bovenstaande goed door te nemen met uw archivaris tijdens de voorbereidingen van de overbrenging. Deze zal dan wel vragen naar welke (bijzondere) persoonsgegevens in welke zaken/dossiers aanwezig zijn en op basis daarvan een aanpak voorstellen.