Verschil tussen identificeren en schonen
Beste Zaalberg,
Er zijn meerdere momenten die gaan over het beoordelen van de waarde van documenten: identificeren, waarderen en opschonen.
Doordat er documenten buiten het archiefsysteem worden ontvangen, gemaakt en verzonden. Wordt niet alles direct in een archiefsysteem gevangen (zodat het hele proces hetzelfde termijn krijgt). Concepten en aantekeningen kunnen mogelijk wel direct in het archiefsysteem worden opgeslagen. Echter is de praktijk weerbarstig. Wanneer je van concepten in het archiefsysteem de waarde gaat bepalen, hebben we het over schonen. Echter wanneer het document zich buiten een archiefsysteem bevindt, kan het schonen ook al worden meegenomen in de identificatie.
1. Hoe kijkt u hier tegenaan? Er wordt dan bijv. niet gelogd wanneer deze documenten worden verwijderd.
Wanneer documenten van de zaak in het archiefsysteem niet langer van betekenis zijn (voor de zaak, cultuurhistorisch, ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie, etc.) en niet gearchiveerd hoeven te worden, kan het worden geschoond/verwijderd.
2. Kan alleen worden geschoond na afhandelen van de zaak of kan ook tussentijds worden geschoond?
3. De documenten die alsnog geschoond worden uit het archiefsysteem komen niet op een vernietigingslijst. Of is het wenselijk hiervoor een nieuwe zaak aan te maken die op korte termijn vernietigd wordt?
Antwoord:
Technisch gesproken dient er altijd te kunnen terug gevonden wanneer informatie wordt vernietigd (of eigenlijk wat er met informatie gebeurt). Daarnaast hoort informatie zoveel mogelijk maar op één locatie te worden opgeslagen. Met andere woorden: informatie over een zaak hoort te worden bewaard bij die zaak. De praktijk is inderdaad heel weerbarstig: medewerker werken om systemen heen want ‘dat is makkelijk’. Dat betekent dat informatie over 1 zaak, vaak op meerdere locaties wordt opgeslagen (zaaksysteem, outlook, G-schijf, SharePoint, etc.). Hier houdt b.v. de selectielijst geen rekening mee, omdat er wordt uitgegaan van de ideale situatie dat er correct gewerkt wordt (wat ook het doel van de organisatie zou moeten zijn).
Dit resulteert in niet volledige zaken en een versplinterd informatielandschap. Vernietiging of opschoning van informatie betekent dan veel uitzoekwerk wat tijdrovend is. Tijd die er vaak niet is. Er wordt dan vaak de praktische keuze gemaakt om niet alles vast te leggen en alleen die informatie vast te leggen die absoluut nodig is om de zaak te kunnen reconstrueren. Dat betekent dat geaccepteerd wordt dat informatie ook buiten het archiefsysteem wordt vernietigd en dat alleen informatie nodig voor een reconstructie later alsnog wordt opgeslagen in een informatiesysteem.
Nogmaals: die zijn kunstgrepen want idealiter wilt u dat informatie over 1 zaak op 1 locatie wordt opgeslagen. Opschoning wordt dan ook beter vastgelegd.
Daarnaast: technisch gesproken hoort van opschoning ook een vernietigingslijst te worden opgesteld. Er wordt namelijk informatie vernietigd dat onderdeel uitmaakt van het archief. Omdat we hier echter praten over individuele documenten en het niet te doen is om van individuele documenten een vernietigingslijst te maken, wordt dit vaak nagelaten. Het beste is om goede afspraken te maken met uw archivaris over hoe hier mee om te gaan.
Opschoning is mogelijk volgens de selectielijst. De selectielijst geeft echter geen termijnen voor opschoning. Dat betekent dat u zelf kunt besluiten wanneer u opschoning toepast. Opschonen kunt u echter alleen maar doen, nadat een zaak is afgehandeld. Documenten opschonen terwijl een zaak nog open is, lijkt volstrekt onlogisch. U dient namelijk een zaak te kunnen reconstrueren en het is vaak niet duidelijk wat de rol van een document is binnen zaak totdat de hele zaak is afgehandeld. Dat betekent dat ook vaak alle tussenversie van documenten worden bewaard. Zonder deze documenten kunt u namelijk niet nagaan hoe een document tot stand is gekomen. Tussentijds opschonen wordt daarom niet aangeraden.