Ad Hominem
Mark Zuckerberg is ondervraagd door de Europese Commissie, 25 mei is gepasseerd en de wereld draait nog steeds. We weten nu wat persoonsgegevens zijn en dat we er zorgvuldig mee moeten omspringen. Mijn digitale postbus is rijk gevuld met verwerkingsovereenkomsten, privacyverklaringen, mededelingen welke informatie organisaties over mij bewaren en verzoeken om toch zeker berichten naar mij te mogen blijven sturen.
Er zijn zoveel vragen, en de antwoorden zijn er voorlopig nog niet, want de AVG is niet in alle opzichten even duidelijk. Maar dat komt nog wel, naarmate we meer met de wet te maken krijgen. Belangrijk is wel dat de Autoriteit Gegevensbeheer heeft aangegeven de eerste twee jaren de pijlen vooral op de overheid te gaan richten.
Ondertussen is het een goede zaak dat iedereen nu bezig is met persoonsgegevens en de vraag wat hiermee te doen. De bottom line daarbij is belangrijk: uiteindelijk gaat het erom dat organisaties zich bewust worden van het omgaan met persoonsgegevens en dat je daar niet zomaar alles mee mag en kan. Dat het transparant wordt voor betrokkenen wat er met hun gegevens gebeurt. Dat deze niet zomaar worden doorverkocht of worden gebruikt om allerlei slimme marketingtrucs op mensen los te laten waarmee ze onbewust worden beïnvloed in hun koop- en stemgedrag. Het gaat erom dat organisaties zich bewust zijn dat er persoonsgegevens in de organisatie zijn en wie daar allemaal toegang toe hebben. Het gaat daarbij om de geest van de wet: waar is deze wet voor bedoeld, neem dat als leidraad in de praktische toepassing. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft al aangegeven dat ze niet voldoende capaciteit hebben om te handhaven en dat ze in de eerste periode vooral op voorlichting blijven focussen en het helpen van bedrijven (zie alle hulpmiddelen die ze de afgelopen maanden hebben gepubliceerd op hun site). Natuurlijk is er wel geroepen dat als een gemeente op 25 mei nog geen FG heeft aangesteld dat dit een kwalijke zaak is (en mogelijk ook een met consequenties) maar echte harde handhaving in het eerste jaar verwacht ik niet en je moet wel erg buiten je boekje gaan om een boete opgelegd te gaan krijgen.
Het bevreemd me dat er weinig reactie is gekomen vanuit de archiefwereld om het belang van archivering aan te tonen en duidelijk te maken hoe dat belang dan moet worden ingevuld. Persoonsgegevens van overledenen vallen al buiten het kader van de AVG. Maar door archivering bouwt een organisatie een geheugen op, en dat kan niet door de namen en eigenschappen van personen te anonimiseren: deze zijn juist bepalend voor een goed inzicht in een zaak. Archivering heeft een algemeen belang: zonder archief is geen bewijsvoering, geen waarheidsvinding, geen wetenschappelijk of historisch onderzoek mogelijk. Om die reden zijn archieven ook uitgesloten van de AVG. Er zijn dus ook grenzen te stellen aan het recht op vergetelheid, op anonimisering, op archivering. Dit uiteraard met inachtneming van de bescherming van de persoonsgegevens: de AVG is van grote waarde voor iedereen die de spam uit zijn of haar mailbox wil halen, die niet wil dat zijn of haar gegevens worden versjacherd, die recht heeft op transparante, integere en discrete verwerking van persoonsgegevens, ongeacht de gebruikte techniek.
Een tweede ontwikkeling, aangejaagd door digitalisering, zien we gebeuren door de neiging van organisaties om zo veel mogelijk gegevens op het internet te plaatsen. Hiermee kan de organisatie in conflict komen met de Auteurswet. Enkele archiefdiensten -en niet alleen zij- hebben te horen gekregen dat zij auteursrechtelijk beschermd werk op de site hebben staan. Dat gaat niet gepaard met een waarschuwing, maar meteen met een brief waarin het feit wordt geconstateerd met een factuur voor de vergoeding voor het gebruik (onder voorwaarde dat het auteursrechtelijk beschermd werk van de site wordt gehaald. Wordt niet betaald dan volgt een aanvullende boete, die oploopt naarmate de periode, dat het materiaal op de site staat en “de termijn gedurende welke de organisatie langer heeft kunnen genieten van het gebruik van de informatie”. Van zo een boete schrik je: het is ons ook wel overkomen; niet altijd ben je het zelf die een plaatje op je website hebt gezet, het kan ook door iemand anders zijn aangeleverd, maar vervelend is het wel en het kost je al snel honderden euro’s om de zaak te schikken. De bureaus die zich specialiseren in dit werk hebben de tijd; op hun gemak struinen ze websites af en hebben ze beet, dan zijn ze verzekerd van inkomsten. Dit heeft ertoe geleid dat archiefdiensten en ook andere organisaties hun sites screenen op auteursrechtelijk materiaal en soms zelfs de beeldbank van het internet halen.
En ondertussen rennen we maar door. We zijn bezig met de ontwikkeling van e-depots, terwijl we onze basisvoorzieningen niet eens op orde hebben. We smeden grootse plannen, besteden grootse budgetten en beramen grootse projecten. We hebben onze procesapplicaties nog niet op orde, beheren onze schijven niet, roepen luid “dat alles in het DMS of zaaksysteem moet en de rest moet maar zien”. We halen onze schouders op bij de inrichting van de informatiehuishouding, benoemen een Chief Information Officer en halen verlicht adem: wie dan leeft, die dan zorgt.
Is dit het algemene beeld? Nee, natuurlijk niet. Er zijn veel organisaties serieus bezig hun informatiehuishouding digitaal te maken en te zorgen dat werkprocessen digitaal worden uitgevoerd. Maar toch. Veel organisaties bouwen hun fundament op drijfzand, omdat ze de basis niet op orde hebben. Of omdat ze het principe ‘one size fits all’ toepassen, denken dat elk probleem op dezelfde manier kan worden aangepakt en elk werkproces op dezelfde manier kan worden ingericht. Vier fasen en hopla, klaar is het zaaksysteem.
En dat in een bedrijf dat honderden werkprocessen uitvoert….. Net alsof je voor elke reis steeds hetzelfde vervoermiddel gebruikt. We richten een straaljager in, terwijl we veel ritjes op de fiets kunnen doen. En dat doen we voor burgers waarvan het merendeel nauwelijks computervaardig is.
Dat geeft u hopelijk te denken.
Auteur: Ad van Heijst en Tineke van Heijst
Foto: Ruden Riemens