Selectielijsten 2017 en 2020
Beste Zaalberg,
Het lijkt er op dat de lijst van 2017 een ’tussenlijst’ is die geldt van 2017 t/m 2019 en vervangt (of actualiseert) de lijst van 2020 die van 2017 niet. Nu vind ik in de selecttool geen concordans 2017-2020. Er lijken niet veel verschillen te zijn. Was een actualisatie wellicht beter geweest en/of dat de geldigheid van de lijst van 2020, 01-01-2017 zou zijn.
Begrijp ik het zo goed? En waarom is er geen concordans 2017-2020 beschikbaar?
Antwoord:
In de selecttool die op de site van de VNG staat (deze is in 2020 vervangen door een nieuwe versie) vindt u achter de downloadknop (rechts naast ZOEKEN) een aantal bestanden: de oude selectielijsten, de nieuwe selectielijst in pdf- en Excelvorm en een concordans tussen de selectielijsten 1996, 2017 en 2020.
Als u die bestanden niet heeft, moet u even controleren of u de juiste versie heeft (en versie van 2017 vervangen heeft door de versie van 2020).
De adviescommissie van de VNG had 2 opties in 2019:
- De selectielijst 2017 volledig vervangen door een nieuwe selectielijst. Gevolg: alle gemeenten zouden ALLE zaken/dossiers uit de periode 2017 t/m 2019 opnieuw moeten waarderen, wat ontzettend arbeidsintensief zou zijn.
- Een nieuwe selectielijst vaststellen vanaf 01-01-2020. Gevolg: een selectielijst 2017 met een looptijd van maar 3 jaar.
Het actualiseren van de selectielijst 2017 is wettechnisch niet mogelijk. Dat betekent inderdaad dat de actualisatie van de selectielijst 1996 in 2012 eigenlijk ook niet correct was.
Daar is meer aandacht voor met de komst van de AVG. Als je tegen een betrokkene in 2017 zegt dat de gemeente de persoonsgegevens in 2021 gaat vernietigen op basis van de selectielijst 2017 en bij een actualisatie wordt de bewaartermijn verlengd naar 10 jaar (bij voorbeeld), dan is de betrokkene verkeerd ingelicht. Actualisatie was dus geen optie.
De nieuwe archiefwet gaat het mogelijk maken om selectiebesluiten (nieuwe naam voor selectielijsten) in onderdelen aan te passen, dus wordt ‘actualisatie’ wel weer mogelijk.