Selectielijst 2020 – Bewaartermijn 6 weken

Beste Zaalberg,

In de nieuwe selectielijst 2020 wordt bij 8.4.1 gesproken over een bewaartermijn van 6 weken.Normaliter hebben jaarlijks een vernietigingslijst, waarvan de dossiers die er op staan, na goedkeuring B&W, worden vernietigd.Moeten we met het oog op het bewaartermijn met betrekking tot deze stukken/dossiers nu 6 wekelijks een vernietigingslijst opstellen?

Hoe moeten we hier mee omgaan?

Antwoord:

Er is in de selectielijst 2020 inderdaad sprake van een bewaartermijn van een aantal weken. Op zich is dat niet nieuw: er was al een wettelijke vernietigingstermijn voor afgewezen sollicitaties waarvoor geen toestemming was om die langer te bewaren. De termijn van 6 weken is geïntroduceerd om gevoelige, bijzondere persoonsgegevens snel te vernietigen indien deze niet meer nodig zijn. Het betreft hier dan ingetrokken of vervallen aanvragen voor voorzieningen in het sociale domein.
De VNG kreeg signalen dat gemeenten veel verzoeken kregen tot verwijdering van persoonsgegevens bij deze ingetrokken of vervallen aanvragen en wilde deze verzoeken voor zijn.
De termijn van 6 weken houdt in dat het vernietigen van zaken vaker moet gebeuren. De ‘normale’ cyclus van het vernietigen van zaken 1x per jaar zou betekenen dat zaken met een bewaartermijn van 6 weken veel te lang bewaard zouden worden en juist omdat deze termijn is geïntroduceerd om aan te sluiten bij de AVG loopt de organisatie dan risico’s.
U dient dus veel vaker te gaan vernietigen. Het is dan verstandig om voor deze specifieke zaken een doorlopende machtiging tot vernietiging aan te vragen bij uw archivaris. Dat scheelt heel veel rompslomp. Het betreft namelijk zaken die nooit permanent bewaard worden en die heel specifiek op het sociale domein betrekking hebben.