Selectielijst 1996

Beste Zaalberg,

Van een adviseur van het NHA hadden we geleerd dat vragen van en antwoorden aan de raad (van de wethouder) gearchiveerd kunnen worden afhankelijk van het onderwerp.
Ik ben met achterstanden (2007-2017) bezig en zie veel brieven van de wethouder aan de raad met o.a. beantwoording van vragen uit de raad. Deze werden eerst allemaal bewaard, maar ik denk dat deze ook kunnen worden geselecteerd op grond van het onderwerp. Ik hoor graag wat ik hiermee het best kan doen.

Antwoord: 

In het verleden werden veel (eigenlijk alle) vragen van raadsleden permanent bewaard op basis van categorie 2.2 van de Selectielijst 1996 omdat ze werden gezien onderdeel van de raadsvergaderingen waarin deze vragen vaak werden behandeld/gesteld. Bovendien werden van de vragen vaak verzameldossiers gemaakt en daarmee werden alle vragen als 1 dossier bewaard en gewaardeerd.

Technisch gesproken dient u inderdaad de vragen te waarderen op onderwerp omdat de Selectielijst 1996 ook op onderwerp is geordend. Dat vraagt echter dat u vraag voor vraag moet gaan beoordelen en dat is behoorlijk tijdrovend.

De Selectielijsten 2017 en 2020 zijn procesmatige geordend. Daar wordt een vraag van een raadslid gewoon gezien als een informatieverzoek. Informatieverzoeken worden in deze selectielijsten gewaardeerd op resultaat 6.1.3 (V 1 jaar).

Daarbij wordt wel gesteld dat als de organisatie ‘interessante’ vragen tegenkomt, deze onder de uitzonderingencategorie (paragraaf 1.3) permanent worden bewaard.

Voor de vragen uit 2017 kunt u deze tactiek dus hanteren.

Voor de vragen uit 2001 t/m 2016 geldt de Selectielijst van 1996. Als de NHA u vraagt de vragen onderwerpsgewijs te benaderen, zult u alle vragen één voor één moeten doornemen en waarderen.

U kunt echter ook verwijzen naar categorie 2.6 (verstrekken van inlichtingen) en alle vragen op deze manier waarderen. Interessante of bijzondere vragen vanuit de raad dient u nog wel permanent te bewaren.