Retrospectief vervangingsbesluit

Geachte Zaalberg, Is het mogelijk een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen? Onze gemeente heeft van de provincie groen licht gekregen per 1-10-2012 terzake substitutie. In ons gemeentelijk archief zitten vele duizenden bouwvergunningen uit de periode 1930 tot 2010 (het jaar dat we digitaal gegaan zijn). Mogen de originele vergunningen uit die periode vernietigd worden nadat ze gescand zijn?

Antwoord
Substitutiebesluiten bestaan niet! De wet kent uitsluitend vervanging, dus kunt u uitsluitend een vervangingsbesluit nemen. Dit om mee te beginnen. Maar nu de kwestie zelf. U bent dus nu vanaf 1-10-2012 volledig digitaal. Het inmiddels genomen vervangingsbesluit geldt niet met terugwerkende kracht.
Het is mogelijk om een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen. Natuurlijk moeten uw handboek, procedures en digitale archiefomgeving dan op orde zijn.
Ook kunt u een vervangingsbesluit nemen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Belangrijk hierbij is dat u advies vraagt aan uw regionale archiefdienst. U zou hierop de regionale samenwerkingsovereenkomst kunnen naslaan, omdat hierin waarschijnlijk is vastgesteld dat u de archivaris in archiefaangelegenheden om advies dient te vragen; het kan zelfs zo geregeld zijn dat dit advies bindend is.

U geeft aan dat in uw archief veel bouwvergunningen aanwezig zijn, over de periode 1930 tot 2010. Bouwvergunningen over de periode 1930 tot en met 1995 kwamen, op grond van de voor deze periode geldende vernietigingslijst, voor vernietiging in aanmerking. Dit was destijds geregeld op verzoek van de gemeente Amsterdam, die -bij blijvende bewaring van de bouwvergunningen- hiervoor een extra archiefbewaarplaats had moeten bouwen en bezwaar had tegen de kosten hiervan. Doordat de vergunningen voor vernietiging werden voorgedragen, was het mogelijk deze op microfilm te zetten en de originelen te vernietigen.
Veel gemeenten hebben echter ervoor gekozen om de bouwvergunningen te bewaren. Ook uw gemeente.

U dient dus een vervangingsbesluit te nemen voor de bouwvergunningen, hiervoor goedkeuring van uw archivaris te verkrijgen, de bouwvergunningen te scannen en de papieren exemplaren te vernietigen. Dit betekent dus dat het scanproces in overeenstemming is met de eisen die de Handleiding Vervanging daaraan stelt. Indien u een vervangingsbesluit neemt en de bouwvergunningen digitaal maakt, dan bent u overigens verplicht om de papieren bouwvergunningen daarna te vernietigen; anders is er van vervanging geen sprake. Vergeet niet om een gedegen controle uit te voeren van de scans voordat u tot vernietiging overgaat; ook in digitalisering gespecialiseerde bureaus kunnen fouten maken.