Uw digitale omgeving in kaart brengen en optimaliseren met een QuickScan met behulp van de RMTool

Heel wat organisaties staan voor grote veranderingen op het vlak van informatiemanagement en digitaal werken. Vaak is dit een onderdeel van een digitale transformatie, die nu nog meer versneld is door de recente pandemie en de aanverwante maatregelen. We spreken nu ook niet alleen over “Het Nieuwe Werken” maar over “Het Nieuwe Normaal”. Hierbij is een makkelijke – maar tevens veilige – toegang tot bedrijfsinformatie van vitaal belang. Bij de overgang naar nieuwe oplossingen moet rekening gehouden worden met de reeds aanwezige informatie op bestaande systemen. Een eerste stap hierin is het in kaart brengen van de digitale werkomgeving (mappen en documenten op traditionele netwerkschijven of in Cloud-oplossingen zoals Microsoft365) en het analyseren van de aanwezige informatie. Dit is een onmisbaar onderdeel van het proces om te komen tot een nieuwe oplossing.

Dit proces kan worden uitgevoerd met behulp van een QuickScan waarin optimaal gebruik wordt gemaakt van de functionaliteiten van de RMTool. Aan de hand van de analyse worden mogelijke verbeterpunten onder de aandacht gebracht met heel concrete tips hoe u deze verbeteringen kunt realiseren in uw organisatie.

Een QuickScan is daardoor veel meer dan een nulmeting waarbij alleen de huidige omgeving in kaart wordt gebracht. Na een QuickScan kan meteen actie worden genomen om een verhoogde efficiëntie tot stand te brengen die zich kan vertalen in:

  • Minder tijd die nodig is om documenten terug te vinden
  •  Verminderd risico om met verouderde of verkeerde informatie aan de slag te gaan
  • Reduceren van de gebruikte ruimte op schijven, in applicaties of in de Cloud
  • Reduceren van de tijd nodig om back-ups te nemen
  • Verminderde risico’s op verlies van bedrijfsinformatie

Eerdere oefeningen met de QuickScan gaven mooie resultaten, met onder andere aanzienlijke besparingen op opslagkosten, verhoogde efficiëntie bij de gebruikers (ook naar het toekomstige werken toe). Bij een van de QuickScans vormde dit de aanzet om de opslagkosten aanzienlijk terug te brengen.

Hoe gaan we te werk bij een Quickscan?
Na een introductiebijeenkomst waar onze adviseur duidelijke afspraken met de opdrachtgever over de planning van de oefening, de afbakening van het te onderzoeken terrein, de aangewezen personen voor een interview en de toegang tot de systemen, start de QuickScan.
Met behulp van de RMTool worden op de te onderzoeken platformen een aantal scans uitgevoerd. De uitkomsten daarvan worden verwerkt in de rapportage.
De interviews zijn bedoeld als kwalitatieve aanvulling op de kwantitatieve scanresultaten. De combinatie van beide geeft een beter inzicht in de huidige informatiehuishouding van de platformen die met de QuickScan onder de loep genomen worden.

De uitkomsten van de scans en de interviews worden verwerkt in een rapport waarin helder de huidige situatie wordt weergegeven op basis waarvan conclusies worden getrokken, en concrete aanbevelingen worden gedaan voor het verbeteren van het digitale informatiebeheer.

De uitkomsten van de QuickScan bieden overigens ook goede handvatten om te beslissen over de wenselijkheid van aanschaf van RMTool en KlasseerTool (indien ook e-mail mee in scope zit). Ook is het op basis van de resultaten van de QuickScan mogelijk aangewezen een onderzoek naar de volledige mappenstructuur in te plannen.

Een QuickScan past perfect in een digitale transformatie, maar heeft voor u ook zonder ingrijpende veranderingen een mooie business case. VHIC helpt u met plezier verder om deze business case op te stellen.

Heeft u interesse in een quickscan met de RMTool van de digitale omgeving in uw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via telefoon +31 (0)70 319 41 84, of via e-mail op info@vhic.nl.
Wij informeren u graag over de vele mogelijkheden.

Terug naar overzicht