Bijeenkomst Kennisnetwerk Informatie en Archief

Op 15 november 2018 werd de bijeenkomst Waardering, selectie en vernietiging in de digitale tijd georganiseerd. Doel van deze bijeenkomst was om bestaande knelpunten en mogelijke oplossingen binnen de archieven van rijks- en centrale overheden beter in beeld te krijgen en om te zoeken naar raakpunten met de voorgenomen wijziging van de Archiefwet. De organisatie van deze bijeenkomst lag in handen van het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA), in samenwerking met het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en het Nationaal Archief. KIA is een ontmoetingsplaats voor iedereen die kennis wil opdoen, kennis wil delen of ervaringen uit wil wisselen over het archiefwezen. KIA maakt onderdeel uit van Pleio, een grootschalig online samenwerkingsplatform voor tal van overheidsorganisaties. Binnen KIA wordt samengewerkt door KVAN/BRAIN, Archief 2.0, het Netwerk Digitaal Erfgoed en het Nationaal Archief. KIA richt zich met name op het ontwikkelen en delen van nieuwe kennis en inzichten op het gebied van archivering, maar ook het omgaan met de rol van social media en het bevorderen van het hergebruiken van gearchiveerde kennis behoren tot speerpunten van de organisatie. KIA beschikt onder meer over een ArchiefWiki en een open discussieforum voor alle geïnteresseerden, maar organiseert ook regelmatig bijeenkomsten, zoals de bijeenkomst Waardering, selectie en vernietiging in de digitale tijd.

De aftrap voor de bijeenkomst werd gegeven door Berenschot met een presentatie van hun evaluatierapport. Het Ministerie van OCW had Berenschot de opdracht gegeven om vast te stellen in welke mate werken volgens de nieuwe selectielijst sneller en kwalitatief beter verloopt, waarvan dit evaluatierapport het eindresultaat was. In het rapport werd een aantal positieve signalen afgegeven, maar ook bespeurde Berenschot een aantal knelpunten, onder meer dat de doorlooptijd niet minder lijkt te zijn geworden. Onderwerp van de volgende presentatie, gegeven door het Nationaal Archief, was dan ook in welke mate de gesignaleerde knelpunten al zijn opgepakt en welke punten meer aandacht verdienen, zoals het overzicht hebben over informatie die niet in een DSM terechtkomt. Na deze presentaties kwamen deelnemers in een zevental workshops bijeen om hun ervaringen en best practices te delen en te bespreken welke vragen omtrent selectie bij hen leven. De workshops werden gekenmerkt door een positieve en probleemoplossende houding, waarbij deelnemers ook vragen signaleerden die in het digitale tijdperk van wezenlijk belang zijn. Voorbeelden van gestelde vragen zijn wat juridisch gesproken het verschil is tussen verwijdering en vernietiging en welke bewaartermijnen gelden voor (elementen uit) datasets en algoritmen. Vragen, suggesties en opmerkingen van deelnemers zijn door het Nationaal Archief verzameld en op de website van KIA in de vorm van een overzicht beschikbaar gemaakt. De organisatoren kijken zeer positief terug op de uitwisseling van kennis en ervaringen tussen verschillende overheidslagen en hopen archiefvormers en -verwerkers in de toekomst vaker de gelegenheid te kunnen bieden om bijeen te komen.

Meer informatie over deze bijeenkomst of over KIA? Ga naar: www.kia.pleio.nl

Samuel van Bruchem

Terug naar overzicht