Registreren ‘Brief aan gemeenteraad’

Beste Zaalberg,

Bij ons (DIV) hebben we de afspraak dat brieven gericht aan de gemeenteraad, daar ook rechtstreeks heengaan, na registratie in ons zaaksysteem met het zaaktype ‘brief aan gemeenteraad’.
Zoals altijd zijn er natuurlijk uitzonderingen. Bij ons zijn dat brieven die gericht zijn aan de raad, maar betrekking hebben op bestemmingsplannen (aanvragen, wijzigingen, bezwaar/beroep). De afspraak is dat deze brieven eerst naar de behandelende afdeling gaan en in ‘kopie’ naar de Griffie. Wat is jullie advies om als zaaktype te gebruiken?

Antwoord:

Voor vragen over de toepassing van werkprocessen en bijbehorende zaaktypen kunt u bij voorkeur gebruik maken van helpdesk.dsp@sdu.nl . Abonnees mailen vanuit de i-Navigator via ‘Help-mail helpdesk’, omdat we dan ook uw versie van de i-Navigator en uw Modelversie kunnen zien: dit kan van belang zijn bij de beantwoording..

Niet alle brieven aan de gemeenteraad worden geregistreerd onder het zaaktype ‘brief aan gemeenteraad’. Bepalend voor het zaaktype is immers de inhoud van de vraag, oftewel: de zaak die wordt behandeld. Dat is het uitgangspunt bij zaakgericht werken, waar we alle informatie over een bepaalde zaak verzamelen tot één dossier (de schriftelijke neerslag van een zaak).

De toelichting van dit proces is: “Dit werkproces betreft het behandelen van een brief gericht aan de gemeenteraad of een van haar leden. De brieven die aan de raad als geheel zijn gericht worden op de lijst van mededelingen en ingekomen stukken voor de raadsvergadering geplaatst en tijdens de vergadering behandeld. Het betreft dus eigenlijk alle brieven aan de raad, behalve de brieven die vanwege het proces bij een al bestaande zaak horen zoals zienswijze en bezwaarschriften.”

Zo kunnen zienswijzen over bestemmingsplannen worden gericht aan de gemeenteraad. Dit valt dan onder het zaaktype ‘zienswijzen’, of ‘bestemmingsplan opstelling’ (als u het zaaktype ‘zienswijze’ niet gebruikt). Als het een beroep- of bezwaarschift betreft (of civiele procedure)  dient u gebruik te maken van de zaaktypen bezwaarschrift, beroep of civielprocedure. Dat is het proces dat de gemeente uitvoert, en dus ook het zaaktype.

Of de brief aan de gemeenteraad is gericht, verandert daar niets aan. De geadresseerde is in de procedure opgenomen.