Prioriteit ontruiming depot bij een calamiteit

Beste Zaalberg,

Voor het ontruimings-/calamiteitenplan voor het depot moeten we een prioriteitenlijst van ontruiming vaststellen.
In het depot staan 4 ladekasten met persoons- en woningkaarten. De kaarten zijn allemaal gedigitaliseerd.
Vraag: moeten we prioriteit 1 aan deze documenten toekennen of prioriteit 2 omdat ze gescand en zodoende beschikbaar zijn.

Antwoord:

In uw vraag geeft u aan dat de kaarten gedigitaliseerd zijn. Dit kan betekenen dat de kaarten gescand zijn of dat de gegevens van de kaarten digitaal beschikbaar zijn gesteld in een database en daardoor doorzoekbaar.
In het tweede geval moet prioriteit 1 aan de documenten worden toegekend. In dit geval zijn weliswaar de gegevens, afkomstig van de kaarten, toegankelijk en bruikbaar gemaakt, maar zouden de kaarten in oorspronkelijke vorm niet meer raadpleegbaar zijn. Alleen de inhoud, afkomstig van de kaarten is dan bewaard gebleven.
In het eerste geval zou gekozen kunnen worden voor prioriteit 2. Ook als de persoons- en gezinskaarten niet officieel vervangen zijn, heeft u een digitale kopie van deze documenten beschikbaar die de plaats van de originele kaarten in zouden kunnen nemen.

Belangrijk is dat niet reconstrueerbare en kwetsbare documenten worden veiliggesteld zodat ze beschikbaar blijven voor onderzoek en als bron van informatie. We willen hierbij zo dicht mogelijk bij het origineel blijven, zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke inhoud, vorm en structuur.