Mag je persoonsgegevens vastleggen bij de niet wettelijke taken?
Beste Zaalberg,
Mijn vraag heeft betrekking op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Om een goede registratie te voeren hebben wij persoonsgegevens nodig. Dit mag echter alleen bij wettelijke taken. Hoe kunnen we hier mee omgaan? Mag u persoonsgegevens vastleggen bij de niet wettelijke taken, zoals een algemene vraag of een klantcontact?
Antwoord
Zowel onder de Wbp als onder de komende Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt dat, onder voorwaarden, persoonsgegevens mogen worden vastgelegd.
Er zijn verschillende grondslagen op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Deze zijn gespecificeerd in artikel 6:
(1) toestemming: er is toestemming van de betrokkene;
(2) overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk op verzoek van overeenkomst;
(3) wettelijke verplichting: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
(4) vitaal belang: de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van betrokkene of andere natuurlijke personen te beschermen;
(5) algemeen belang: de verwerking is noodzakelijk ter vervulling van een taak van algemeen belang of openbaar gezag;
(6) gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.
Bij een algemene vraag of klantcontact zal het noodzakelijk zijn om enkele persoonsgegevens van de persoon die de vraag stelt of het contact legt te vragen om zodoende de vraag te beantwoorden (op zijn minst contactgegevens om bijvoorbeeld het antwoord te mailen of terug te bellen) en in sommige gevallen ook naam of adres of geboortedatum (als het bijvoorbeeld van belang is om de leeftijd van een persoon vast te stellen). Belangrijk hierbij is om altijd kritisch te kijken welke gegevens worden gevraagd en of deze gegevens daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor het beantwoorden van de vraag of het leggen van klantcontact (zogenaamde beginsel van dataminimalisatie).
Het model-DSP/de i-Navigator houdt rekening met de aankomende AVG. Per werkproces waarin persoonsgegevens worden verwerkt is de grondslag hiervan vastgelegd. U kunt dit gebruiken in bijvoorbeeld de verplichte communicatie over de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer het een wettelijk verplichting omvat wordt ook aangegeven in welke wet(ten) de grondslag terug te vinden is.