Bestaansrecht
Half januari startte ik een discussie op BREEDNETWERK. Ik vroeg me af waarom wij ons druk maken over het informatiebeheer. Het lijkt verder niemand echt te boeien en er gaat ook niet heel vaak iets echt mis. Hoogstens is het soms ongemakkelijk als informatie is verdwenen of juist nog wel aanwezig is. Volgens mij heeft het een of het ander nog nergens tot een wezenlijk andere houding van management, bestuur en werkvloer geleid op het gebied van het informatiebeheer.
De discussie heeft reactie uitgelokt van een handvol leden van het netwerk. Na een week is de discussie van de hoofdpagina verdwenen en dat is het dan. Zou je denken.
Een paar dagen na het posten van mijn bericht, op de derde bijeenkomst van de VNG-proeftuin rond de Wet open overheid, spraken verschillende deelnemers me aan over de discussie. Het aantal lezers en bezoekers van BREEDNETWERK is blijkbaar hoger dan het aantal mensen dat zich in het gesprek mengt. Prima. Toch zet het me aan het denken en vraag ik me af wat de lezers er verder mee doen. Nemen ze het voor kennisgeving aan? Zet het ze aan het denken? Lachen ze me uit om mijn bizarre hersenspinsels? Geen idee. Misschien zijn het verstandige collega’s en maken ze zich niet druk om mijn mening en gedachten en werken ze in stilte verder aan een goed informatiebeheer voor hun organisatie. Ik hoop dit laatste. Het is niet noodzakelijk om mee te doen aan online gesprekken. Natuurlijk is het leuk om gelijkgestemden te ontmoeten. Of juist collega’s die het gemotiveerd met me oneens zijn.
Hoe dan ook hoop ik dat een ieder, of dit nu collega’s zijn die wel reageren of niet reageren, op de juiste momenten ook en wel van zich laten horen. Bijvoorbeeld wanneer de inrichting of werking van één van de applicaties waarin gearchiveerd wordt niet naar behoren werkt. En dan met name wanneer dit een zaaksysteem of DMS is waarvan we vinden dat dit een voorname applicatie is. Juist wij behoren aan te kunnen geven wat deze applicatie wel of niet moet doen en kunnen. De inrichting, met zaaktypecatalogus, moet deugdelijk en correct zijn. Dit is de kapstok, de basis. En wij moeten alert zijn op bijvoorbeeld de vormgeving van selectie op vernietiging en conversie naar een duurzaam formaat, versiebeheer en behoud van het oorspronkelijke documentformaat. Dit moeten we niet overlaten aan goedwillende (functioneel) applicatiebeheerders of opstellers van zaaktypecatalogi die onvoldoende op de hoogte zijn van het wat en waarom hiervan. En we moeten helemaal alert zijn als mensen met onvoldoende kennis van zaken en op ondeugdelijke gronden gaan schermen met de Archiefwet. Als we dat niet doen of daartoe niet in staat zijn, dan hebben we ons bestaansrecht verloren!
Jack Karelse