Persoonsdossiers

Beste Zaalberg,

Ik las gisteren in een artikel, dat je in het sociaal domein geen dossiers meer mag vormen van afzonderlijke cliënten. Geldt dit enkel voor dossiers die na 2020 gevormd zijn? En geldt dit voor dossiers in alle vormen dus, papier en digitaal?

Stel er is lang geleden besloten om voor een bepaald onderdeel van het sociaal domein met persoonsdossiers te werken. Mag je die dan, nu de dag van vandaag nog steeds aanvullen en vernietigen op persoonsniveau? Dus enkel vernietigen als de persoon overlijdt of de voorziening afloopt. Of moet je in het persoonsdossier vernietigen op proces. Dus als een bepaald werkproces is afgesloten moet dit dan uit het persoonsdossier worden verwijderd en vernietigd.

Antwoord: 

U heeft het over dossiers van afzonderlijke cliënten. Dit noemen we een persoonsdossier. In zo een persoonsdossier zitten alle zaken die horen bij een bepaalde cliënt.

Een persoonsdossier is een verzameldossier: een map waarin meerdere zaken over een persoon zijn verzameld.

We kennen ook verzameldossier  van bepaalde objecten en van bepaalde onderwerpen, zoals: een gebeurtenis (alle festiviteiten voor Koninginnedag, waaronder alle vergunningen, plaatsing van dranghekken, enz.)

In de selectielijst staan bewaartermijnen die verwijzen naar ‘na afhandeling’. Dat betekent bijvoorbeeld voor de WMO dat een beschikking na 15 jaar vernietigd moet worden, ongeacht of de client nog steeds andere voorzieningen krijgt.

Zo een WMO-beschikking betreft een zaak: alles wat is gecorrespondeerd tussen de aanvrage en de beschikking op de aanvrage.

Als u een persoonsdossier zou hanteren waarin alle aanvragen van een bepaalde persoon, worden allerlei aanvragen van één persoon in één map opgeborgen; dit kan zowel digitaal als in papier zijn.

U loopt hierdoor de kans dat bepaalde zaken, zoals bijvoorbeeld voorzieningen, langer worden bewaard dan bedoeld, want een persoonsdossier wordt net zolang bewaard als een client onder de WMO valt en dat kan heel lang zijn.

Daarnaast kan niet eeuwig iemand worden nagedragen dat hij/zij iets verkeerd heeft gedaan. Dus stel dat iemand ooit een terugvordering heeft ondergaan omdat er dingen verkeerd zijn opgegeven, dan hoort dat na 10 jaar vernietigd te worden.

Ook is het niet nodig om allerlei onderzoeken langer te bewaren dan noodzakelijk, zeker als er tijdens het onderzoek is geconstateerd dat er niets aan de hand is/was. De AVG staat dat niet toe.

Zaken binnen het Sociale Domein kunnen dus niet zomaar behandeld worden als onderdeel van een ‘(persoons)dossier’. Die zaken kunnen verschillende vernietigingstermijnen hebben en dienen volgens die termijnen te worden vernietigd.

Daar tegenover staat dat de WMO en de Jeugdwet iets zijn aangepast. De bewaartermijn zoals die staat in de selectielijst klopt niet meer. Nu kunnen voorzieningen worden bewaard ’15 jaar (of 20 in geval van de jeugdwet) na de laatste wijziging’. Met andere woorden: de voorzieningen kunnen 15 jaar worden bewaard nadat ze beëindigd zijn. Dat zou u dus wel op dossierniveau kunnen oplossen.

Het blijft echter wel zo dat we tegenwoordig meer denken in zaken dan in verzameldossiers en dat bewaartermijnen altijd zijn gerelateerd aan een zaak.

Een (verzamel)dossier is een verzameling van zaken over 1 object, een subject of een bepaalde gebeurtenis, in uw geval een client. Die onderlinge zaken kunnen verschillende bewaartermijnen hebben. Het is daarom altijd beter om bewaartermijnen op zaakniveau te regelen.