Griffiers digitaliseren
Het Rathenau Instituut heeft een rapport geschreven over hoe griffiers de mogelijkheden van digitalisering kunnen inzetten om de Raad zo goed mogelijk te ondersteunen. Net als bij vele andere beroepsgroepen, heeft de digitalisering van de samenleving ook invloed op de beroepspraktijk van griffiers. Er komen steeds meer en ook meer diverse informatiestromen bij, die invloed hebben op de interactie tussen de Raad en het College van burgemeester en wethouders, als ook op de relatie met inwoners. Voor dit rapport heeft het Rathenau Instituut bekeken welke uitdagingen momenteel spelen voor de lokale democratie. De drie voornaamste uitdagingen worden uiteengezet, en de manier waarop digitalisering hierbij kan helpen.
Ten eerste is er het te lijf gaan van de informatie-overload, daarnaast het vaker eigen prioriteiten stellen vanuit de Raad in plaats van alleen de agenda van het College te volgen, en ten derde in verbinding blijven met inwoners. Per uitdaging wordt ook een ontwikkelingsperspectief gegeven.
Omgaan met de overvloed aan potentieel relevante informatie
De hoeveelheid informatie is voor raadsleden flink toegenomen. Hier zijn meerdere redenen voor. Er worden meer taken bij de gemeente neergelegd, waardoor raadsleden zich in meer onderwerpen moeten verdiepen. Digitaal werken levert het risico dat er steeds meer potentieel relevante informatie toegevoegd blijft worden, omdat de omvang van een dossier niet zichtbaar is. Ook zijn er meer informatiekanalen bijgekomen. Hierdoor wordt het moeilijker om te sturen op hoofdlijnen.
Eigen prioriteiten stellen vanuit de raad
Door invoering van het duale stelsel is bij gemeenten steeds meer nadruk gekomen op de controlerende functie door raadsleden. Dit controleren van het college en het verwerken van alle informatie die daarbij hoort slokt zo veel tijd op, dat raadsleden weinig tijd overhouden om de koers uit te zetten. Hierdoor vervallen ze toch weer in het volgen van de college-agenda.
In verbinding blijven met inwoners
Een ander gevolg van de toegenomen werklast is dat het voor raadsleden een uitdaging is geworden om de blik naar buiten te blijven keren en zich bewust te blijven van wat de burgers willen. Tegelijkertijd zijn aan de ene kant bepaalde bevolkingsgroepen moeilijk te bereiken, terwijl aan de andere kant burgers mondiger zijn geworden en meer kanalen hebben gekregen om zich te laten horen. Het is moeilijk om een manier te vinden waarop ze alle bevolkingsgroepen op een goede manier kunnen bereiken.
Om griffiers te helpen met deze uitdagingen, heeft het Rathenau Instituut drie ontwikkelperspectieven bedacht, die ieder uit drie niveaus bestaan. Ten eerste wat in ieder geval op orde zou moeten zijn om de uitdaging aan te gaan; daarna wat op de korte termijn geregeld zou moeten worden en ten derde wat op de lange termijn gerealiseerd zou kunnen worden. Aan de basis van deze drie ontwikkelperspectieven liggen twee focuspunten. Ten eerste kunnen digitale innovaties gericht zijn op efficiëntiewinst in bestaande processen en ten tweede op invoering van nieuwe processen. Het eerste zorgt voor tijd en ruimte om het tweede te kunnen ontwikkelen.
Informatie beter managen
Eén van de redenen van de toegenomen werkdruk van raadsleden, is de toegenomen informatiestroom. Als griffiers informatie overzichtelijker en beter gestructureerd kunnen aanbieden, kunnen raadsleden deze efficiënter verwerken. Zo ontstaat ruimte om actiever te kijken naar input vanuit de samenleving, waardoor zij beter op de hoogte zijn van wat speelt onder burgers. Uiteindelijk zou ook input van onafhankelijke experts en externe onderzoeken meegenomen kunnen worden.
Betere informatiesystemen met een goede zoekfunctie kunnen hierbij helpen. Logisch gestructureerde informatie is inzichtelijker door te nemen. Digitale hulpmiddelen kunnen ook ingezet worden om input vanuit de samenleving te verzamelen; sociale media kunnen gemonitord worden en er kan actief input gevraagd worden via online petities, burgerinitiatieven en burgerpanels. Daarnaast kan digitale ingekomen post ook makkelijker geordend worden, zodat deze overzichtelijker aan raadsleden aangeboden kan worden.
Processen vernieuwen
De tweede uitdaging die behandeld wordt, is hoe de raad pro-actiever kan optreden. Raadsleden zijn te veel tijd kwijt aan hun controlerende taken en worden te laat betrokken bij beleidsvorming. Ten eerste moet het vergaderproces efficiënter gemaakt worden, zodat de raad het college effectiever kan controleren en tijd overhoudt om actiever het politieke debat te kunnen voeren. Raadsleden kunnen zelf kwesties op de agenda zetten, en zo meer hun eigen prioriteiten stellen. De derde stap is om ook input van buitenaf mee te nemen in het opstellen van de agenda, zodat het werk van de raad beter aansluit op de behoeften van burgers.
In het vergaderproces kan veel gedigitaliseerd worden. In de voorbereiding kan gekozen worden voor het automatiseren van hamerstukken, invoeren van een sterrensysteem (hierbij krijgen agendastukken punten, en als ze boven een bepaalde puntengrens uitkomen worden het hamerstukken), en de methode Duisenberg (voor de behandeling van begrotingen of jaarrekeningen worden twee rapporteurs aangesteld, die de overige raadsleden informeren over de inhoud via een presentatie. Zo kunnen financiële stukken efficiënter behandeld worden door de raad). Voor het vergaderproces zelf kan ook veel gedigitaliseerd worden. Er kan gekozen worden voor digitaal vergaderen, wat uiteen kan lopen van audio- en videoverslag van een vergadering tot automatische notificaties bij nieuwe vergaderstukken, digitaal akkoord geven en digitaal stemmen waarbij de uitslag direct inzichtelijk is. Daarnaast kunnen ook bepaalde werkzaamheden van de griffie geautomatiseerd worden met bijvoorbeeld automatisch notuleren met behulp van voice recognition software.
Meer verbinden met de samenleving
Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat de verbinding tussen raadsleden en de samenleving verstevigd moet worden; raadsleden moeten hun zichtbaarheid bij burgers vergroten om zo ook de positie van de gemeenteraad te versterken. De eerste stap hierin is om de transparantie over het democratische proces te vergroten en burgers inzicht te geven in de besluitvorming. De tweede stap is om meer inspraak of consultatie van inwoners mee te nemen. Dit kan zowel over input voor de politieke agenda gaan als over het besluitvormingsproces zelf. De derde stap is om burgers zelf mee te laten doen, bijvoorbeeld door hen te laten meebeslissen bij specifieke vraagstukken of burgers zelf publieke taken te laten oppakken.
Om de transparantie te vergroten kan gekozen worden om vergaderingen te livestreamen. Op deze manier kunnen burgers altijd vergaderingen volgen, ook als ze niet op locatie aanwezig kunnen zijn. Als vergaderingen opgenomen worden, kunnen deze later teruggekeken worden. Het vergroten van inspraak door burgers kan door het gebruik van online petities, burgerinitiatieven en burgerpanels. Het is ook mogelijk om burgers te laten mee vergaderen via remote participation: ze hoeven hiervoor niet fysiek aanwezig te zijn bij de vergadering, maar kunnen via een video conference-programma, zoals Skype, aansluiten en meestemmen bij relevante agendapunten.
Het rapport sluit af met drie aanbevelingen hoe griffiers digitalisering kunnen toepassen in de praktijk. De eerste is om als griffier in gesprek te gaan met de Raad over een digitale (innovatie)agenda. In het rapport worden meerdere ideeën voor digitale innovatie genoemd en door samen hier specifieke doelstellingen uit te kiezen, kan er actief aan de uitdagingen gewerkt worden. De tweede aanbeveling is om te zorgen dat de basisprocessen zo efficiënt mogelijk georganiseerd zijn, om ruimte te creëren voor het werken aan het realiseren van de ambities. De derde aanbeveling is gericht aan de Vereniging voor Griffiers, om griffiers te ondersteunen bij het ontwikkelen van digitale (innovatie)agenda’s. Extra ondersteuning vanuit de Vereniging kan helpen om de ambities efficiënter te bereiken en sneller de voordelen van de digitalisering mee te pakken.
De informatiespecialist als informatiecoach
Hoe kunnen informatiespecialisten griffiers hierin ondersteunen? Vooral voor de uitdaging om informatie beter te managen, is de expertise van informatiespecialisten goed in te zetten. De informatie die raadsleden nodig hebben, wordt aangeboden via digitale raadsinformatiesystemen (RIS). Hierin staan niet alleen de vergaderstukken, maar ook alle andere relevante documenten. Deze informatie wordt doorgaans gestructureerd volgens de vergaderagenda, in plaats van op onderwerp of dossier. Hierdoor wordt de informatie in veel gevallen niet overzichtelijk aangeboden en is het moeilijk voor raadsleden om documenten terug te vinden. Ook werken de zoekfuncties vaak niet optimaal, waardoor het voor veel raadsleden makkelijker is om via Google informatie terug te vinden dan in het systeem zelf.
Het zou goed zijn dat de informatiespecialist in gesprek met de griffier de vind- en zoekmogelijkheden voor raads- en commissieleden verbetert. Raadsleden geven aan dat ze graag een systeem met een zoekfunctie à la Google zouden willen, maar er kan ook gekeken worden naar het beter registreren en het inzetten van metadata. Het voordeel van metadata is niet alleen dat hier zoekopdrachten op uitgevoerd kunnen worden, maar ook dat metadata de inhoud van documenten inzichtelijker maakt en waar nodig context kan geven.
Wat betreft het structureren van informatie geeft het Rathenau Instituut zelf ook een aantal tips. Bij langlopende kwesties zouden griffiers digitale dossiers kunnen aanleggen, zodat alle informatie over hetzelfde onderwerp op één plek te vinden is (vergelijk wat de VNG doet op www.vng.nl met de thema’s en wat bij kranten gebeurt, bijvoorbeeld www.nrc.nl ). Ook is het mogelijk om bijvoorbeeld digitale platforms zoals Pleio of Microsoft Teams in te zetten. In deze tools wordt alle inkomende informatie in een feed (een soort startpagina waarop in het kort alle geplaatste informatie overzichtelijk bij elkaar staat) weergegeven en kan de gebruiker zelf instellen wanneer meldingen gegeven worden. Er zijn zo veel mogelijkheden om informatie gestructureerder en beter inzichtelijk aan raadsleden aan te bieden! De informatiespecialist kan hierin een goede partner vormen voor de griffier.
Ook op het vlak van verbinding tussen raadsleden en de bevolking kunnen informatiespecialisten een rol spelen. Naast het overzichtelijk en gestructureerd aanbieden van informatie aan raadsleden, is het ook belangrijk om dit voor burgers te regelen. Dit verhoogt de transparantie van de besluitvorming. Daarnaast kunnen informatiespecialisten ook helpen met het nadenken over hoe input vanuit de samenleving het beste ingewonnen kan worden en doorheen de organisatie geleid kan worden. Burgers kunnen zelf makkelijk hun mening delen via verschillende sociale media, maar als organisatie is het ook mogelijk om specifieke (digitale) kanalen open te zetten voor input, zoals bijvoorbeeld webformulieren. Het is belangrijk om alle informatiestromen te inventariseren, zodat de organisatie een goed beeld heeft van wat er binnenkomt via welke kanalen. Als er een duidelijk beeld is van welke informatie waar binnenkomt, is het belangrijk om goed na te denken over hoe deze informatie verwerkt en gebruikt wordt. Informatiespecialisten kunnen ook hier ondersteuning bieden, zodat de ingewonnen informatie zo optimaal mogelijk gebruikt kan worden.
De informatiespecialist als informatiecoach kan veel goodwill winnen in de organisatie, zeker ook bij bestuurders, door juist daar goed te luisteren wat de behoeften aan informatie zijn en te anticiperen op die behoeften. Door informatie beter toegankelijk te maken via betere informatiestructuren, het gebruik van de juiste metadata en zelf steeds op de hoogte te blijven van de actuele ontwikkelingen. Zo plaatst de informatiespecialist zich weer in het centrum van de organisatie en bespaart hij of zij veel tijd bij alle betrokkenen, die zo snel mogelijk van informatie voorzien moeten worden. Door de inzet van juiste hulpmiddelen, het helpen met de juiste metadata en informatie die niet meer nodig is, te verwijderen. Ga eens het gesprek aan met uw griffier: wie weet waar het toe leidt!
Eveline Heij