Proefperiode RMTool bij Vestia toont mogelijkheid tot grote besparingen
Net als vele andere organisaties kampt Vestia met veel ongestructureerde informatie op netwerkschijven en was er de behoefte om de netwerkschijven op te schonen, te ordenen en AVG-proof te maken. Om dit te realiseren toonde het team DIV van Vestia interesse in de functionaliteiten van de RMTool. Alvorens tot daadwerkelijke aanschaf over te gaan besloot de organisatie een proefperiode af te nemen. Tijdens de RMTool Inspiratiedag die op 5 maart werd gehouden presenteerde woningcorporatie Vestia haar ervaringen opgedaan tijdens deze proefperiode met veelbelovende resultaten!
De RMTool is een gereedschapskist met digitale hulpmiddelen voor de informatieprofessional, waarmee de informatiehuishouding kan worden ingericht en grote hoeveelheden digitale informatie in één keer kunnen worden ontdubbeld, geselecteerd voor aanpassing van metadata of verwijdering. Het product wordt nu al gedurende tien jaar door VHIC op de markt gebracht. Inmiddels zijn er een 75-tal gebruikers van de RMTool in Nederland zowel als in Vlaanderen.
Tijdens de proefperiode konden de informatieprofessionals al snel overweg met de tool, dankzij de handleiding, ondersteuning vanuit VHIC en door zelf te testen. Vervolgens konden ze in een testmap de verscheidene functies van de tool uitvoeren. Voornamelijk werd er gezocht naar identieke document- en mapnamen, ZIP-bestanden, documenttypes, lege-, oude- en nieuwe mappen. De focus lag daarbij op het opsporen van ‘verdubbelingen’. De resultaten van de scans worden weergegeven in excel spreadsheets die vervolgens door de informatieprofessionals besproken kunnen worden met de medewerkers van de organisatie. Op die manier is snel inzichtelijk om welke informatie het gaat en waar deze informatie zich bevindt. De RMTool toonde aan dat van de 10 miljoen bestanden die op de netwerkschijf aanwezig waren, ruim 3 miljoen bestanden dubbel waren.
Een andere belangrijke stap die wordt genomen is het opnieuw ordenen van de mappenstructuur. Ook dit is eenvoudig op te zetten met de RMTool. Om dit te realiseren zocht team DIV de samenwerking met de proceseigenaren. Zij denken hierdoor zelf mee over de nieuwe mappenstructuur en door deze duurzamer in te richten en hier ook op te controleren wordt wildgroei in de toekomst voorkomen en worden de netwerkschijven onder duurzaam beheer gebracht. Zo wordt ook een samenwerking tot stand gebracht die jaren voordeel op kan leveren voor het onderhoud van de informatiehuishouding.
De informatieprofessionals van Vestia berekenden dat wanneer de resultaten in relatie worden gebracht tot de beheerkosten van de netwerkschijven op jaarbasis Vestia met inzet van de RMTool alleen al door het verwijderen van de dubbele bestanden € 30.000 tot € 35.000 per jaar kan gaan besparen op opslagkosten. In deze berekening is nog niet meegenomen wat er verder nog kan worden geschoond als diepere analyses worden uitgevoerd. Daarnaast is ook de tijd die straks zal worden bespaard op het zoeken naar de juiste informatie nog niet in deze berekening meegenomen. Kortom, de proefperiode toont aan dat het werken met de RMTool grote besparingen tot gevolg kan hebben en dat daarmee de kosten snel worden terugverdiend. Nog een bijkomend voordeel dat het team DIV, dat de presentatie tijdens de Inspiratiedag verzorgde, aangaf is dat ook het team weer goed op de kaart wordt gezet in de organisatie doordat ze gebruikers op de werkvloer écht helpen hun informatie beter toegankelijk te maken.
Wij wensen Vestia heel veel succes met het verdere gebruik van de RMTool nu zij definitief tot aanschaf van de tool zijn overgegaan en horen graag hoe het hen verder vergaat.
Wanneer uw organisatie ook interesse heeft in een proefperiode met de RMTool kunt u vrijblijvend contact opnemen voor meer informatie via info@vhic.nl of telefonisch via 088 – 053 5400.
Nieuwsgierig naar de andere presentaties tijdens de Inspiratiedag RMTool?
Op onze website zijn alle presentaties van de dag en de on-demand sessies en demo’s terug te kijken. Kijk hiervoor op On demand sessies Inspiratiedag RMTool – VHIC