100ste klant RMTool
In december vorig jaar verwelkomden we de 100ste klant van de RMTool. Een mooie mijlpaal waar we trots op zijn. Die gaf ook direct aanleiding voor klantonderzoek. We waren nieuwsgierig naar de manieren waarop onze klanten de RMTool inzetten en wat hun toekomstvisie was voor het product in hun instelling.
Klantonderzoek RMTool-gebruikers
28 respondenten (van 23 organisaties) reageerden op onze oproep. 79 % gaf aan de RMTool regelmatig (dagelijks, wekelijks of maandelijks) te gebruiken. De ervaring met de RMTool was positief: 64 % gaf aan goed, 32% zeer goed en 4% voldoende. Geen enkele respondent had slechte of zeer slechte ervaringen.
Op de vraag waar de organisatie initieel de RMTool voor heeft aangeschaft waren de antwoorden heel gevarieerd. Klanten konden meerdere opties aangeven wat resulteerde in 122 antwoorden. Gemiddeld wordt de RMTool dus binnen organisaties op vier verschillende manieren ingezet. Niet gek natuurlijk voor een gereedschapskist die meerdere functionaliteiten voor digitaal informatie- en archiefbeheer omvat. Immers uit een gereedschapskist gebruikt u ook niet alleen de hamer. Het overgrote deel van de organisaties gaf aan de tool in te zetten voor het opschonen van ongestructureerde informatie op de gedeelde netwerkschijven (71% – 20 van de 28 respondenten). Gevolgd door 19 respondenten (68%) die de tool inzetten voor de voorbereiding op een ingest in het e-depot). Op de derde plaats (57% van de respondenten) wordt de RMTool ingezet voor controle-, correctie- en nabewerkingsacties op digitale (archief)bestanden. De helft van de respondenten zet de tool in voor het opzetten van een digitaal archief/e-depot, het uitvoeren van een audit op digitale archiefbestanden (46%), het inrichten van een digitale werkomgeving met een logische mappenstructuur en regels (43%) en het opschonen van ongestructureerde informatie op persoonlijke schijven (32%). In mindere mate wordt de tool ingezet voor:
- uitfaseren van legacy applicaties (11%)
- ondersteuning bij het migreren naar een Microsoft 365 omgeving (7%)
- opschonen van de SharePoint omgeving (7%)
- archiveren van websites (4%)
- en het voorbereiden van migratie naar een DMS (4%).
Kijkend naar de toekomst ligt de nadruk op de toepassing van de RMTool als pre-ingest (voorbereiding van ingest in het e-depot) (86%). Daarnaast wil men de tool inzetten voor het opschonen van netwerkschijven (64%). Tot slot zijn er plannen voor inzet van de controle-, correctie- en nabewerkingsacties van digitale bestanden (54%), het uitvoeren van audits op digitale archiefbestanden (50%) en het opschonen van ongestructureerde informatie op persoonlijke schijven (43%). Een derde van de respondenten geeft aan de tool in de toekomst te willen inzetten voor het opschonen van de SharePointomgeving(32%), het opzetten van een digitaal archief (29%) en ondersteuning bij een migratie naar een Microsoft 365omgeving (29%). Een kwart wil de tool gebruiken voor het inrichten van een digitale werkomgeving met een logische mappenstructuur en regels (25%). Een klein deel heeft plannen op het gebied van het uitfaseren van legacy applicaties met behulp van de RMTool, het aanmaken van een centrale mappenstructuur of het archiveren van websites (11%).
Achtergrond informatie RMTool
De RMTool wordt sinds 2011 in Nederland en België op de markt gebracht. De RMTool is een digitaal hulpmiddel bij digitaal informatie- en archiefbeheer.
Meer en meer organisaties hebben het nut ontdekt van deze software. Zij zetten deze in bij het pro- en retroactief beheer van hun digitale omgeving, het opzetten van een digitaal archief, als ondersteuning bij het migreren naar een Microsoft365 omgeving en het uitfaseren van legacy-applicaties.
Gebruikers van de RMTool bevinden zich op dit moment vooral in de publieke sector. Ze bestaan uit lokale en provinciale besturen, regionale archiefdiensten en overheidsdiensten in Nederland en België.