Overbrenging agendapunten vergaderingen naar e-depot

Beste Zaalberg,

Wij zijn bezig om ons archief (periode 2011-2018) over te brengen naar een e-depot. Ook de vergaderingen ( raad, commissie, college en presidium) worden overgezet. Nu is mijn vraag:
(Vooral) in de collegevergaderingen worden er nog wel eens zaken behandeld die op termijn vernietigd moeten worden in het zaaksysteem. Deze zaken worden dan ook niet meegenomen naar het e-depot. Maar er zijn wel documenten uit die vernietigbare zaken destijds in kopie opgenomen bij een agendapunt om te komen tot besluitvorming.
Dus naast het collegevoorstel, ongetekend besluit (getekend besluit behoort bij de zaak) bevat het agendapunt dus ook bijvoorbeeld een inkomende brief, uitgaande conceptbrieven en nog meer van dit soort documenten wat dus eigenlijk bij die vernietigbare zaak behoort.
Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld subsidieverleningen. Hiervan is een zaak uit 2012 al vernietigd maar de kopie-documenten hangen nog wel aan het agendapunt. Ook zaken omtrent bezwaarschriften bijstand die behandeld werden in het college. Deze worden als zaak dus op termijn vernietigd maar de documenten bij de het agendapunt worden blijvend bewaard. U kunt zich wel voorstellen dat hier ook veel persoonlijke aangelegenheden in documenten voorkomen.
Nu ontstaat de discussie hier dat de ene partij zegt dat deze documenten gewoon bij dit agendapunt moeten blijven staan omdat dit naar de besluitvorming leidt. De andere partij, wij (de DIV-ers) zeggen dus dat het er niet bij hoort want het is raar als je een zaak gaat vernietigen en je het op andere plaatsen nog kan terugvinden.
Hoe hier nu mee om te gaan?

NB: de registratie in Notubiz was in deze periode nog niet volledig dus wil ik deze even buiten beschouwing laten.

Antwoord: 

De gemeentelijke selectielijst onder 19.1.6 heeft het over “Agenda, verslag , opnames en besluitenlijst van bestuurlijke besluitvorming”.

Een agenda bestaat uit de agenda inclusief de bijlagen. Bij bestuurlijke vergaderingen (waaronder de vergaderingen van het college) is het te allen tijden noodzakelijk om te kunnen achterhalen over welk voorstel (versie) een besluit is genomen. In de oorspronkelijke zaak is dat vaak slecht of zelfs helemaal niet te herleiden. Vandaar over dit soort vergaderingen wordt gezegd dat ook de bijlagen moeten worden bewaard.

Dat er dan zaken worden bewaard, die normaal vernietigbaar zijn, is een gegeven. Dit wordt geaccepteerd.

Het wordt natuurlijk wel een issue als in die bijlagen (bijzondere) persoonsgegevens aanwezig zijn. Deze zullen dan geanonimiseerd/gepseunonimiseerd moeten worden.