Opslaan voorbeelddocumenten

Beste Zaalberg,

Als bestaande informatie gebruikt wordt bij een ander proces verandert de context en wordt het document ook gearchiveerd bij het ander proces. Dit mag omdat de context van de informatie verandert, al is de inhoud nog hetzelfde.
Nu merken we dat iedere recordmanager binnen onze organisatie hier anders naar kijkt.

Voorbeeld: Je hebt een projectplan geschreven. Hierin staan een aantal mooie tabellen, grafieken en andere teksten die je graag wil bewaren als werkdocument voor het geval je deze nog een keer wil gebruiken bij een ander project. Op SharePoint is een bibliotheek aangemaakt met voorbeelden werkdocumenten waar een aantal documenten van dit team staan opgeslagen. Mag dat? Er wordt wel op toegezien dat alle AVG gegevens hierin worden verwijderd. Ik ben benieuwd naar jullie antwoord.

Antwoord: 

Als provincie dient u zich aan de provinciale selectielijst te houden. Indien een zaak vernietigbaar is en ook daadwerkelijk volgens de selectielijst vernietigd dient te worden, hoort de zaak vernietigd te worden zonder een spoor achter te laten. Dat betekent dat alle informatie van die zaak binnen de provincie niet meer te vinden zou moeten zijn. Zeker als een zaak persoonsgegevens bevat, worden er behoorlijke risico’s gelopen indien dit niet goed gebeurt.

Voorbeelddocumenten maken echter niet echt deel uit van een zaak en hebben in de provinciale selectielijst geen bewaartermijn. Dat houdt in dat u een bibliotheek kunt maken van voorbeelddocumenten. Voorwaarde is dat wel dat deze documenten geen informatie bevatten over al vernietigde zaken.