Kwaliteit digitale stukken

Beste Zaalberg, Als gemeente ontvang je veel digitale stukken, vaak gescand via de smartphone. De kwaliteit is soms bijzonder slecht. Kun je eisen stellen aan de verstuurde digitale stukken? In de Archiefwet kom ik dit onderwerp niet tegen. Als gemeente moet je voor substitutie aan hoge eisen voldoen aan apparatuur en borging kwaliteit. Blijkbaar is de burger/bedrijf vogelvrij?

Antwoord

Als overheid kun je in beperkte mate eisen stellen aan de manier waarop je met burgers en bedrijven communiceert. Zo komt het voor dat overheden de elektronische weg hebben afgesloten voor het indienen van een Wob-verzoek. En in bepaalde gevallen staat voor bedrijven alleen de digitale weg open, bijvoorbeeld voor de aangifte omzetbelasting. Op grond van de Archiefwet kunnen geen eisen gesteld worden aan binnenkomende documenten. Hoogstens kun je als overheid aangeven dat ingestuurde documenten bij voorkeur in een bepaald formaat worden ontvangen. Hierover zou je in gesprek moeten gaan met collega’s van de afdelingen die dit digitale verkeer regelen binnen uw organisatie.

Lang niet alle documenten behoeven aan dezelfde (hoge) kwaliteitseisen te voldoen als opgenomen in de Archiefregeling. Deze geldt immers alleen voor blijvend te bewaren documenten (analoog of digitaal).

Wat we wel kunnen -en moeten- doen is vaststellen aan welke eisen wij vinden dat documenten moeten voldoen. Voldoen documenten niet aan deze eisen en kan dit problemen opleveren voor de beschikbaarheid van de informatie, w.o. leesbaarheid, dan moeten we er voor zorgen dat ze overgezet worden naar een versie die wel aan onze eisen voldoet. Het gaat dan om vervangen van een document met als doel het behoud van informatie.

Wat betreft substitutie (of vervanging, conform de Archiefwet) geldt dat dat de eisen die je hieraan stelt kunnen verschillen per document.