Nieuwe functionaliteiten RMTool voor Digitaal Archief Vlaanderen (DAV)

In het voorjaar ging Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) van start. Veel Vlaamse RMTool-gebruikers sluiten aan bij DAV. Om hen te ondersteunen bij het geautomatiseerd samenstellen en het controleren van een SIP voor DAV zijn nieuwe functies aan de RMTool toegevoegd. De ontwikkeling en het testen van deze nieuwe functies gebeurde in goed overleg met de Vlaamse overheid.

DAV voorziet 3 methoden om digitale archieven op te nemen. In samenspraak met de Vlaamse overheid kozen we voor implementatie van de semi-geautomatiseerde invoer. De algemene verwachting is dat dit de komende tijd de meest toegepaste opnamemethode zal zijn. In deze piste wordt per serie een SIP samengesteld. De dossier- en documentmetadata worden in een Excel-bestand aangeleverd.

De RMTool automatiseert het samenstellen van dit Excel-bestand. Hierbij worden automatisch metadata ingevuld: metadata die de RMTool volledig automatisch genereert op basis van de inhoud van de dossiers en metadata die informatiebeheerders en archivarissen met de RMTool registreerden. Voor de mapping van deze metadata met het DAV-metadatamodel kunnen informatiebeheerders en archivarissen in de RMTool sjablonen definiëren. Hierin kunnen ze ook de DAV-metadata extensions vastleggen.

Informatiebeheerders en archivarissen kunnen met de RMTool de SIP ook controleren alvorens ze die aanbieden aan DAV. De RMTool controleert hierbij niet alleen of de structuur en de inhoud van het Excel-bestand correct is, maar gaat ook na of de SIP correct is samengesteld: dossiers met/zonder metadata, lege dossiers, maximale omvang van de SIP, maximaal aantal objecten in de SIP, enz.

Tijdens het derde kwartaal van dit jaar testten de Vlaamse overheid en enkele pilotgebruikers succesvol de DAV-functies. De nieuwe DAV-functies zijn nu beschikbaar in de nieuwe release van de RMTool (november 2020). Vanaf januari 2021 is ook een light versie van de RMTool beschikbaar. Deze light versie wordt aangeboden op abonnementsbasis en bevat enkel die functies die voor DAV relevant zijn.

Wilt u meer informatie over de RMTool of de specifieke functionaliteiten voor DAV? Neem dan contact op met Karel van de Mieroop, senior adviseur, bereikbaar via ons kantoor 088-0535400 of via info@vhic.nl

Ook zullen we tijdens de Inspiratiedag voor de RMTool op 5 maart 2021 meer informatie geven over de RMTool en het Digitaal Archief Vlaanderen. Meldt u nu gratis aan

Terug naar overzicht