VHIC organiseert digitale editie Inspiratiedag RMTool

Op 5 maart 2021 organiseert VHIC de eerste digitale editie van de Inspiratiedag voor de RMTool. Een dag die geheel in het teken staat van de vele verschillende toepassingen van de tool op het gebied van digitaal informatie- en archiefbeheer met dit jaar extra aandacht voor ontwikkelingen rondom e-depots.

Net als tijdens de vorige edities zullen klanten uit Nederland en Vlaanderen hun ervaringen met de tool delen en zullen we u informeren hoe de Roadmap voor het komende jaar eruit zal zien. De dag duurt van 9.00 tot 15.00 uur. Daarnaast zullen er on demand sessies beschikbaar worden gesteld die u op een door u uit te kiezen dag en tijd kunt volgen en is er een week na de Inspiratiedag een ‘Meet the expert’ sessie waar u naar aanleiding van de presentaties tijdens de Inspiratiedag en de on demand sessies al uw vragen kunt stellen aan de ontwikkelaar en consultants van de RMTool.

Programma Inspiratiedag 2021

9.00 – 9.15 Opening door dagvoorzitter

9.15 – 10.30 De RMTool in actie – getuigenissen van klanten uit Nederland en Vlaanderen

De RMTool kan op verschillende manieren worden ingezet in een organisatie. Graag delen wij de ervaringen van onze klanten zodat u hierdoor geïnspireerd wordt om zelf aan de slag te gaan. In het ochtenddeel zullen twee presentaties live gehouden worden. De overige presentaties zijn als een on-demand sessie, op elk door u gewenst moment, te bekijken

Een greep uit het aanbod van klantpresentaties:

Gemeente Zoetermeer: Tijdens deze presentatie zal Yvonne Versteeg, recordmanager van de gemeente Zoetermeer vertellen hoe zij de RMTool inzetten in hun organisatie. Zoetermeer gebruikt de RMTool in het grotere geheel van digitaal duurzaam opslaan van data, waaronder data uit systemen die niet meer in gebruik zijn (zogenaamde legacy-systemen). De gemeente denkt daarnaast na over de inrichting van het e-depot en hoe moet worden omgegaan met verschillende typen data (met verschillende bewaartermijnen) in een pre- en e-depotfase. Graag neemt Yvonne u mee in hoe de gemeente dit vormgeeft.
• Intergemeentelijke Archiefwerking Gemeente Brasschaat: Arnaud Manise (intergemeentelijk archivaris) en Ingrid de Paep (procesmanager) delen de ervaringen met de RMTool binnen de gemeente Brasschaat. In deze presentatie is veel aandacht voor de verschillende manieren waarop de gemeente de medewerkers heeft betrokken bij het gebruik van de RMTool door het organiseren van oefensessies en het verstrekken van korte gebruikshandleidingen. Ook zullen zij vertellen over de geplande aanpak bij de door hen ondersteunde gemeenten in de regio.
Woningcorporatie Vestia: Onlangs werd bij Vestia de proefperiode met de RMTool succesvol afgesloten. De woningcorporatie maakte een maand gebruik van de RMTool. Ad Boom (teamleider DIV) vertelt wat de proefperiode voor Vestia heeft opgeleverd en welke plannen de woningcorporatie heeft bij het toepassen van de tool in de toekomst.
Liberas: Jeroen Buysse, archivaris bij Liberas Gent (voorheen bekend onder de naam Liberaal Archief) vertelt hoe hij sinds begin 2020 de RMTool inzet bij het voorbereiden van opgeleverd archiefmateriaal, zowel wat betreft opschonen als het omzetten in het juiste formaat en het voorzien van de nodige metadata, alvorens dit op te laden in het e-depot StrongRoom.

10.30 – 11.00 Koffiepauze + inspiratiesessies

Nu deelnemers elkaar niet live kunnen treffen in de rij bij de koffieautomaat, zullen de deelnemers vanaf 10.10 over break-out rooms worden verdeeld waar ze onderling aan de hand van stellingen ervaringen kunnen uitwisselen. Zo ontmoeten deelnemers toch nog vakgenoten en kunt u zich laten inspireren door de ervaringen van anderen.

11.00 – 12.00 Paneldiscussie ‘Het e-depot van de toekomst’

Digitale informatie is niet meer weg te denken uit de hedendaagse organisaties. Deze digitale informatie bevat ook archiefwaardige informatie die duurzaam bewaard moet worden en digitaal toegankelijk moet worden gemaakt voor de juiste doelgroepen. De meeste archiefinstellingen en overheidsorganisaties beschikken momenteel nog niet over een e-depot of toegang daartoe. Velen zijn zich wel aan het oriënteren op de diverse mogelijkheden die er zijn om een e-depot in te richten of om informatie voor te bereiden op digitale overdracht.

Voor deze paneldiscussie hebben we de voornaamste leveranciers van e-depot oplossingen voor de Nederlandse en Vlaamse markt uitgenodigd te weten (in alfabetische volgorde) Data Matters, DiVault, Preservica en Zeticon (leverancier van het Digitaal Archief Vlaanderen). Zij zullen onder leiding van Marcel Ras van het Netwerk Digitaal Erfgoed met elkaar in discussie gaan over de toekomst van het e-depot. Hoe ziet dit e-depot van de toekomst eruit? Hoe kunnen organisaties zich hierop het beste voorbereiden (pre-ingest), waar moet rekening mee worden gehouden en hoe wordt hier door de leveranciers op ingespeeld? Welke tips zijn er voor organisaties die aan de vooravond van dit selectie- of implementatietraject staan? Daarnaast kijken we ook naar trends en ontwikkelingen, denk hierbij aan migratie naar de Cloud, mogelijkheden van artificiële intelligentie (AI), pervasive computing etc.

12.00 – 13.00 Lunchpauze

Tijdens de lunchpauze zullen vanaf 12.30 de deelnemers opnieuw verdeeld worden over break-out rooms om onderling ervaringen te delen en aan de hand van stellingen met elkaar in gesprek te gaan. Na 10 minuten worden de deelnemers in nieuwe groepen verdeeld om zo in korte tijd verschillende vakgenoten te kunnen spreken.

13.00 – 14.00 Presentatie van de Roadmap van de RMTool in 2021 door Filip Boudrez

De techniek staat niet stil en ook de eisen en wensen die hiermee gesteld worden aan de RMTool veranderen. De licentiegelden worden om die reden o.a. besteed aan constante doorontwikkeling van de RMTool. In deze sessie deelt Filip de ontwikkelplannen voor het komende jaar. Aan het einde is er ruimte voor vragen.

14.00 – 14.30 Wrap up van de Inspiratiedag

14.30 Start van de On demand sessies

Na de afsluiting van de Inspiratiedag kunt u zich verder laten inspireren door het volgen van on demand sessies. Deze bestaan uit vier demo’s van de RMTool en de aanverwante KlasseerTool en drie verhalen van klanten. U krijgt een link naar een afgesloten website waar u deze sessies op het tijdstip dat het u uitkomt en in de volgorde die u wilt kunt volgen. De on demand sessies blijven tot drie maanden na de digitale Inspiratiedag beschikbaar.
De vier demo’s:
(1) Aan de slag met de RMTool
Tijdens deze demo krijgt u een korte rondleiding in de RMTool, wordt u bekend gemaakt met de navigatie en de voornaamste functionaliteiten. Aan de hand van enkele sprekende voorbeelden worden de meest populaire functies getoond.
(2) Uw mailbox onder controle met de KlasseerTool
Iedereen zal er wel mee bekend zijn: overspoeld worden met e-mails waar uiteenlopende acties op moeten worden genomen. Met de KlasseerTool kan u bij het ontvangen of verzenden van e-mails meteen beslissen wat er moet gebeuren met de betreffende mail. Ook kunnen selectief of in bulk e-mails (al dan niet met een automatisch toegekende documentnaam) worden geklasseerd in de juiste map samen met andere stukken. Deze demo maakt u duidelijk hoe dit op een eenvoudige manier kan gebeuren met behulp van de KlasseerTool.
(3) De RMTool en e-depots in Nederland
Meer en meer wordt de RMTool ingezet als pre-ingest tool, waarbij gebruik gemaakt wordt van functies zoals analyseren en opschonen van dossiers (mappen) en stukken (documenten), het verrijken van deze documenten met de nodige metadata en het aanleveren van de dossiers in het juiste formaat voor de voornaamste e-depots. De beschikbare mogelijkheden en ondersteunde e-depots worden tijdens deze demo getoond.
(4) De RMTool in Vlaanderen – Digitaal Archief Vlaanderen (DAV)
De meeste recente versie van de RMTool (2020.3.0.0) bevat de noodzakelijke functionaliteiten om Vlaamse besturen toe te staan dossiers op een semi-automatische manier in te laden bij Digitaal Archief Vlaanderen (DAV), een dienstverlening van het agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid. In samenwerking met Het Facilitair Bedrijf werden functies toegevoegd om de noodzakelijke voorbereidingen te treffen (het inladen van sjablonen aangeleverd door DAV, het aanmaken van SIP met metadata, en het controleren van SIP). Het proces en ondersteunende rol van de RMTool hierbij worden aan de hand van een voorbeeld geïllustreerd.

Q&A sessie ‘Meet the experts’ op vrijdag 12 maart van 13.00 – 14.30

Een week na de Inspiratiedag kunt u opnieuw inloggen voor een ontmoeting met de experts op het gebied van de RMTool. Tijdens deze sessie besteden we aandacht aan de belangrijkste vragen die tijdens de Inspiratiedag in de live chat zijn gesteld en die achteraf bij de on demand sessies zijn ingediend. Ook is er natuurlijk de mogelijkheid tot het live stellen van vragen.

Registreren

Deelname aan deze digitale editie is gratis voor iedereen. Klik hier om u aan te melden.

Log in en laat u inspireren!

Meer weten over de RecordsManagementTool?

In contact

Heeft u vragen over de RMTool of over de inspiratiedag?

Wij helpen u graag. Neem contact met ons op via telefoon: 088 053 5400 of mail ons.