Justitiële uittreksels bij een Koninklijke Onderscheiding

Beste Zaalberg,

We zijn bekend met de kortere bewaartermijn voor justitiële uittreksels bij een aanvraag voor een Koninklijke Onderscheiding. Deze termijn geldt vanaf 4 juni 2020. Wat moeten wij doen met de uittreksels van daarvoor? Zijn deze ook vernietigbaar? Of moeten deze samen met alle andere stukken in de zaak blijvend bewaard blijven zoals de in de periode geldende selectielijst voorschrijft?

Antwoord:

Het voorschrift voor het vernietigen van justitiële uittreksels is per 4 juni 2020 ingegaan (Besluit van de Minister voor Rechtsbescherming van 4 juni 2020, nr. 2901763, houdende toestemming tot het verstrekken en verder verstrekken van politiegegevens en justitiële gegevens ten behoeve van de verlening van de Orde van de Nederlandse Leeuw, de Orde van Oranje-Nassau en de Erepenning voor menslievend hulpbetoon). Vanaf dat moment dienen de justitiële uittreksels 8 weken na het koninklijk besluit vernietigd te worden.

Vóór die datum geldt deze verplichting dus niet, wat betekent dat de justitiële uittreksels van vóór 4 juni 2020 technisch gesproken nog mogen worden bewaard.

Echter, vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het maar de vraag of dit wenselijk is. Het betreft hier bijzondere persoonsgegevens waarvoor de gemeente eigenlijk geen grondslag heeft om deze langer te bewaren dan noodzakelijk. Koninklijke onderscheidingen worden permanent bewaard omdat het ‘bijzondere’ dossiers zijn. Het gaat daarbij om het feit dat iemand een onderscheiding heeft gekregen en niet hoe. Permanente bewaring van justitiële uittreksels (waardoor de gegevens ooit openbaar worden) lijkt daarom geen optie. Het is daarom verstandig om dossier omtrent koninklijke onderscheidingen vóór overdracht naar een streekarchief te ontdoen van deze gegevens.”